BizManager 2020V61. Verkorte handleiding

Transcriptie

1 BizManager 2020V61 Verkorte handleiding

2 INHOUD. Verkorte handleiding. INLEIDING 3 Blokschema Biz manager 4 Opstarten BizManager 5 Het Hoofdscherm 6 Aanmaken nieuwe offerte 7 Klantgegevens noteren 7 Ontwerp maken in Design 8 Model bepalen 9 Artikelen boeken 10 Extra informatie aan de omschrijving toevoegen 10 Extra aanvullende teksten aanmaken. 10 Informatie alleen voor leverancier toevoegen 11 Prijs aanpassen 11 Artikel in andere productgroep plaatsen 12 Artikel van leverancier veranderen 12 Regel verwijderen 13 Regel tussenvoegen 13 Regel verplaatsen 13 Controle project 14 Wisselen van Catalogus 14 Vrije invoer artikel 15 Artikel overzicht 16 Kortingen 17 Offerte printen 18 Bestellingen 19 Bestellingen aanmaken maken 19 Overzicht bestelling 20 Bestelling wijzigen 21 Printen bestelling 22 Pagina 2 van 24

3 INLEIDING Gefeliciteerd, met het in gebruik nemen van de nieuwste versie BizManager V61. Om u continue te voorzien van de laatste mogelijkheden om uw bedrijfsadministratie optimaal te laten verlopen, is er achter de schermen hard gewerkt aan een nieuwe Business Manager. De naam is veranderd in de BizManager om aan te geven dat het niet zomaar een upgrade is, maar er vele nieuwe mogelijkheden bijgekomen zijn. Ook de Printmanager is weer uitgebreid met extra rapportage s. Om u op een snelle manier wegwijs te maken in deze vernieuwde versie zijn er een aantal hulp middelen die u ter beschikking staan. Meegeleverd wordt een uitgebreide handleiding waar alle details en in beschreven in beschreven zijn. Deze handleiding is ook als een Windows Help bestand aangemaakt, zodat uw hulp altijd aanwezig is. Het boekwerk dat u momenteel aan het lezen bent is een verkorte uitgave van de handleiding. D.m.v. dit boek kan de normale gebruiker snel de weg vinden van Klanteninformatie Artikeldetails Kortingen Uitprinten offerte Bestellingen aanmaken Bestellingen printen. Verwacht niet van dit boek dat alle In en Outs beschreven staan, alleen de dagelijkse gang van zaken is hier te vinden. Wat is er nieuw in de BizManager. Verbeterde klantenkaarten Losse apparaten kunnen geboekt worden Regels verplaatsen mogelijk Totaaloverzichten per productgroep Verbeterde interface met 2020Design Snellere bestelprocedure Standaard leverweek correctie bij leverancier Printmanager te gebruiken vanuit de klantenkaart Elektronische agenda Waarschuwing systemen wanneer actie s te ondernemen Overzicht manager voor bestellingen Overzicht manager voor de taken Elektronisch bestellen (EDI) (indien mogelijk bij uw leverancier) Controle over verloop bestelling bij de leverancier. (indien mogelijk bij uw leverancier) Via internet uw update s binnenhalen (indien mogelijk bij uw leverancier) Heeft nog tips verbeterpunten ten aanzien van de BizManager Printmanager, laat het ons dan weten zodat wij er in een volgende versie rekening mee kunnen houden. U bent het immers die de markt aanstuurt, en niet wij. Het is ons streven om constant de expertise die in de markt aanwezig is te gebruiken bij het doorontwikkelen van onze softwarepakketten. Uw Twenty Twenty Team Pagina 3 van 24

4 Blokschema Biz manager Om u een overzicht te geven hoe u de diverse programma onderdelen aan elkaar verknoopt zijn is er een blokschema ontwikkeld. Blok 1 Scherm waar nieuwe klant aangemaakt en bestaande klanten benaderd kunnen worden. Blok 2 Informatie scherm van waaruit de Klantgegevens Modelgegevens Artikelgegevens benaderd kunnen worden. Tevens kan van hieruit het Design programma worden opgestart. Blok 3 Het Design programma. Maak hier het ontwerp en transporteer de informatie direct in de ordergegevens van de offerte Blok 4 Ordegegevens: hier worden alle artikelen verwerkt. Blok 5 Menu waar kortingen en afrondingen gegeven kunnen worden. Blok 6 Modelgegevens kunnen hier bewerkt worden, indien er met Design gewerkt wordt komen deze gegevens automatisch hier te staan. Blok 7 De printmodule van waaruit alle documenten aangemaakt kunnen worden. Pagina 4 van 24

5 Opstarten BizManager Klik op Start. Ga naar : Alle programma's Ga naar : Technolochies Selecteer Business Manager Het programma wordt opgestart. Selecteer de juiste gebruikersnaam door op het pijltje te klikken en een keuze te maken. Indien de juiste naam niet aanwezig is, inloggen onder een andere naam en de juiste naam aanmaken bij Instellingen Gebruikers. Klik vervolgens op OK om door te starten. U komt nu in het hoofdscherm van de BizManager. Pagina 5 van 24

6 Het Hoofdscherm In de kop van het scherm staan de menu opties. Door op een van de onderwerpen te klikken worden weer nieuwe opties zichtbaar gemaakt. Voor meer informatie over alle opties zie de handleiding die op het internet geplaatst is of maak gebruik van de help functie van de BizManager. Het hoofdscherm bestaat uit een aantal onderdelen: Criteria Beeldopties : d.m.v. vele filters kunnen de klanten makkelijk gevonden worden. : Stel uw eigen maatwerk selectiescherm samen. Selectievenster : Sorteer de kolommen door in de titels te klikken, dubbelklik is een project openen Pagina 6 van 24

7 Aanmaken nieuwe offerte Voor het aanmaken van een nieuwe offerte klikt u op de knop Project en selecteert u Nieuw Project. U wordt doorgeschakeld naar een nieuwe lege klantenkaart. Klantgegevens noteren Klik op de knop Klantinformatie recht onder in het scherm U ziet een lege klantenkaart. Noteer alle informatie zoals in het voorbeeld. De regel Aanhef alg De regel Aanhef brief : wordt voor Facturen, vrachtbrieven, enz gebruikt. : Is de openingstekst van de offerte. Klik op het tabblad Postadres en noteer alle gegevens Indien het afleveradres en/of factuur adres anders zijn dan het postadres, klik u op deze tabbladen om ze in beeld te krijgen. Gebruik nu de knoppen Overnemen van adres om de reeds ingegeven informatie over te nemen. Verander daarna de afwijkende velden. Klik op de knop OK om het scherm klanteninformatie te verlaten. Pagina 7 van 24

8 Indien u een ontwerp wilt maken : Volgende pagina Indien u losse kasten apparaten wilt verkopen volgende pagina overslaan. Ontwerp maken in Design Indien u een ontwerp in Design wilt maken klikt u op de knop 2020 rechts naast het witte veld met de naam van de tekening. Er wordt doorgeschakeld naar Design. Maak hier uw tekening. Indien de tekening klaar is kan alle informatie worden overgezet d.m.v. de knop Nieuw/Wijzig project. Nieuwe / Wijzig project Alle informatie wordt direct in het artikel details scherm geplaatst. Aangezien alle Merk en Modelinformatie in het tekenprogramma is ingegeven wordt ook dit automatisch overgezet. Vanaf de volgende pagina's wordt er vanuit gegaan dat u losse verkoop doet. Pagina 8 van 24

9 Model bepalen (alleen indien u zonder tekening werkt) Klik op de knop Algemene modelinformatie De velden Catalogus en Modelcode zijn leeg. We moeten een catalogus kiezen en daarna een model. Klik op het Pijltje (Catalogus) en selecteer het gewenste merk. Klik op het Pijltje (Modelcode) en selecteer een model Alle modelgegevens worden in beeld gebracht en kunnen aangepast worden door op de pijltjes te klikken en een keuze te maken. Klik op de knop Artikelen om door te schakelen naar het scherm artikeldetails om artikelen te kunnen boeken. D.m.v. de knop Sluiten komt u weer in het scherm Project informatie Pagina 9 van 24

10 Artikelen boeken Bepaal de artikelgroep waarmee u wilt werken. Indien u apparaten wilt boeken moet u op de groep apparaten schakelen, voor werkbladen schakelt u naar werkbladen, enz. Druk op de F12 toets om naar een nieuwe lege regel te gaan De cursor staat nu in het veld waar een artikelnummer ingevoerd dient te worden. Manier 1 : Type het nummer in, de computer zal indien het nummer bestaat al aangeven wat u wilt. Manier 2 : Klik op het pijltje om de database te openen en geef vervolgens de artikelcode in. Indien de code in beeld is kan deze aangeklikt worden. Indien de artikelcode geplaatst is zal de omschrijving en prijs genoteerd worden. Voor een volgende regel drukt u weer op de F12 toets en herhaald de voorgaande procedure. Extra informatie aan de omschrijving toevoegen Indien de omschrijving van het artikel aangepast moet worden kan er direct in het veld geklikt worden. Noteer de extra informatie. Deze tekst komt in de offerte in hetzelfde schrift als de rest van de tekst. Extra aanvullende teksten aanmaken. Indien er extra informatie voor de klant of de leverancier aan de standaard tekst moet worden toegevoegd kan dit in het veld onder de omschrijving. Klik in het veld en noteer de extra informatie. Deze tekst komt in de offerte ingesprongen en schuin onder de standaard tekst!!!!! Voorbeeld tekst in de offerte. Pagina 10 van 24

11 Informatie alleen voor leverancier toevoegen Het is mogelijk om opmerking op regelniveau toe te voegen die alleen op de bestelling wordt afgedrukt. Klik een maal in de te bewerken regel. In het grijze vlak voor aan staat nu een pijl als teken dat deze regel actief is. Links onder in het scherm is een blok met velden waar de Speciaal, Groep en de leverancier aangegeven wordt. Noteer in de regel bij speciaal uw opmerking. Deze opmerking komt alleen op de bestelling en is daar eventueel ook nog te bewerken. Prijs aanpassen Indien het bedrag van het artikel veranderd moet worden gaat u als volgt te werk: Klik in het veld waar het bedrag staat. (klik links naast het bedrag en beweeg de muis naar rechts. Het bedrag is nu gemarkeerd. U kunt nu direct een ander bedrag ingeven) Noteer het nieuwe bedrag Pagina 11 van 24

12 Artikel in andere productgroep plaatsen Inden een artikel zich in de groep keukenmeubelen bevind, kan deze ook in een andere artikelgroep geplaatst worden. Klik een maal in de te bewerken regel. In het grijze vlak voor aan staat nu een pijl als teken dat deze regel actief is. Links onder in het scherm is een blok met velden waar de Groep en de leverancier aangegeven wordt. Klik op het pijltje aan het einde van het veld - Groep en selecteer een andere groep. Op de offerte wordt dit artikel nu onder de nieuwe groep geplaatst. Het artikel staat in een andere productgroep. Artikel van leverancier veranderen Indien een artikel besteld moet worden bij een andere leverancier gaat u als volgt te werk. Klik een maal in de te bewerken regel. In het grijze vlak voor aan staat nu een pijl als teken dat deze regel actief is. Links onder in het scherm is een blok met velden waar de Groep en de leverancier aangegeven wordt. Klik op het pijltje aan het einde van het veld -Leverancier en selecteer een andere leverancier. Dit artikel zal bij de bestellingen ook bij de aangegeven leverancier besteld worden. TIP. Indien u een artikel op voorraad heeft kunt u de leverancier op b.v. magazijn klikken. Op deze manier wordt het artikel bij het bedrijf zelf besteld. Pagina 12 van 24

13 Regel verwijderen Klik met de rechter muisknop in de te verwijderen regel. Optie 1: Er verschijnt een menu met de optie Verwijder artikel Klik op deze optie om de regel te verwijderen. Optie 2 : Klik met de muis voor in de regel op het grijze vlak. In het grijze veld staat nu een pijl. Druk op de DEL toets en de regel wordt verwijderd. De positie blijft leeg en het volgende artikel zal automatisch hierna toe gaan. Indien u dit niet wilt gaat u naar REGEL VERPLAATSEN en verplaatst de regel onder de vrije positie een regel omhoog. Regel tussenvoegen Klik met de rechter muisknop in de regel waarboven een nieuwe regel ingevoegd moet worden. Er verschijnt een menu met de optie Insert an artikel Klik op deze optie om de regel tussen te voegen boven de geselecteerde regel. Regel verplaatsen Indien een regel naar een andere positie verplaatst moet worden gaat u als volgt te werk: Klik met de rechter muisknop op de betreffende regel en selecteer uit het menu Verplaats artikel. Kies nu een van de aangeboden opties. Pagina 13 van 24

14 Controle project Indien u gebruikt maakt van de knop Controle project, worden alle omschrijvingen en prijzen gecontroleerd met de originele informatie. U maakt gebruik van deze functie als u een oude offerte wilt aanpassen aan de nieuwe prijzen van de geldende catalogi. Dit betekend dat indien u prijzen handmatig heeft aangepast, deze weer op de originele bedragen komen te staan. Indien bepaalde Artikelcode s in de nieuwere catalogus niet meer bestaan zal het bedrag op 0 komen te staan en de regel wordt rood gekleurd. De bedragen en extra omschrijvingen van een invoerregel kunnen geblokkeerd worden. Plaats een vinkje in het aangegeven hokje, van nu af aan worden de aangepaste bedragen en extra omschrijvingen van deze invoerregel gerespecteerd. Wisselen van Catalogus Indien een catalogus van een keukenleverancier verlopen is kan deze omgewisseld worden met de nieuwere catalogus van deze leverancier. Alle code s worden gecontroleerd op aanwezigheid, omschrijvingen en prijzen worden aangepast. Artikelregels waarvan de artikelcode s niet meer leverbaar zijn worden rood gekleurd. Wissel alleen binnen dezelfde leverancier!!! Selecteer de te wisselen catalogus. Selecteer vervolgens de Nieuwe catalogus. Klik op Wijzig om de procedure te starten. Pagina 14 van 24

15 Vrije invoer artikel Indien een artikel niet in de catalogus voorkomt kunt u ook zelf artikelen vrij invoeren. Bepaal boven in het scherm de actieve groep waarin het artikel geplaatst moet worden. F12 voor invoer van een nieuwe lege regel. Noteer de Artikelcode Noteer de omschrijving Noteer de aanvullende informatie Noteer het aantal Noteer de manier van berekenen Noteer de stuksprijs Ga linksonder in het scherm en controleer de productgroep Ga linksonder in het scherm en bepaal de leverancier U bent klaar met het invoeren van een vrij artikel. Pagina 15 van 24

16 Artikel overzicht Voor de overzichtelijkheid te waarborgen, is er een apart scherm waar u alle geboekte regels per productgroep of alle productgroepen te samen kunt bekijken. Klik met de rechter muisknop in een willekeurige regel en selecteer de optie Overzicht per productgroep Selecteer bij productgroep de gewenste groep of kies alle om een totaal overzicht te tonen. Pagina 16 van 24

17 Kortingen Dubbel Klik op het veld Bedragen incl. BTW van het artikelen detail scherm. U komt nu in het kortingen menu. U kunt hier kortingen geven in %, in geld of u kunt groepen afronden op een bedrag. Korting in %: Noteer in het veld de gewenste korting en geef een Enter, in het veld rechts ernaast wordt de gegeven korting in geld weergegeven. Korting in : Noteer in het veld de gewenste korting en geef een Enter, in het veld links ernaast wordt de gegeven korting in % weergegeven Afronden op : Selecteer de gewenste groep. Noteer het bedrag Klik op de knop Afronding toepassen. Het kortingspercentage en bedrag wordt voor u uitgerekend. Op Verwijderingsbijdragen worden geen kortingen berekend!!!! Pagina 17 van 24

18 Offerte printen Ga naar het hoofdscherm en klik een maal op de gewenste klant. De regel wordt nu gemarkeerd. Klik op de knop Rapporten om naar de Printmanager te gaan. Bepaal bij printopties hoe de offerte er uit moet zien. Selecties kunnen gemaakt worden door op de pijltjes te klikken en een keuze te maken, of door de opties aan / uit te vinken. Dit zijn eenmalige instellingen die voor de volgende keer onthouden worden. Selecteer de begin en de eindteksten. Aan te maken bij Instellingen Begin - Eindteksten. Klik op de knop Offerte, de offerte wordt nu op het scherm getoond. Navigeer door de pagina s m.b.v. de pijltjes aan de onderkant van het scherm Klik op de printer om de offerte uit te printen. Klik op de W om door te schakelen naar Word indien er nog veranderingen plaats moeten vinden. Klik op het mapje om dit scherm te verlaten. Klik in de printmanager op de knop Sluiten om terug te keren in het hoofdmenu. Pagina 18 van 24

19 Bestellingen Bestellingen aanmaken maken Voordat we tot een bestelling over kunnen gaan moeten we eerst de offerte in een andere fase dan Offerte plaatsen. Elke fase is goed. Klik op het tabblad Fase en Data Bepaal de nieuwe fase. b.v. Verkocht Bepaal nu de leverdatum bij de klant thuis. Ga nu naar de top van het scherm en selecteer hier Bestellingen en vervolgens Voorbereiden bestellingen Komt nu in het scherm waar de bestelnummers aangemaakt moeten worden. Controleer aan de linkerkant bij Te Bestellen of alle artikelen ook besteld moeten worden. Als alle te bestellen artikelen gemarkeerd zijn klikt u op OK. U wordt direct doorgeschakeld naar het scherm Overzicht bestellingen waar de leveranciers getoond worden. Pagina 19 van 24

20 Overzicht bestelling Indien de bestelnummers zijn aangemaakt komt u direct in het scherm Overzicht bestellingen. U ziet hier alle leveranciers waar artikelen van de order besteld worden. Indien er geen aanpassingen aan de bestelling gemaakt moeten worden kunt u direct naar de Printmanager gaan om de bestelling uit te printen. Indien er aanvullingen of veranderingen in de bestelling gemaakt moeten worden, selecteert u eerst de leverancier door in de regel te klikken en vervolgens klikt u op de knop Wijzigen. U komt nu en het menu waar de bestelling aangepast kan worden. Pagina 20 van 24

21 Bestelling wijzigen Pagina 21 van 24

22 Printen bestelling Markeer in het hoofdmenu de klant. Klik op de knop Rapporten. U wordt doorgeschakeld naar de Printmanager. Klik op de knop Bestelbon. Bepaal de leverancier waar de bestelbon van geprint moet worden. Geef aan bij Correctie leverweek hoeveel weken voor datum levering klant de goederen in het magazijn moeten zijn. Bij een houtleverancier kan een apparatenbijlage geprint worden. Indien het afleveradres anders is als het adres van het bedrijf kan dat worden opgegeven. Klik op de knop Volgende om het bestelformulier op het scherm te zien. Navigeer door de pagina s m.b.v. de pijltjes aan de onderkant van het scherm Klik op de printer om de offerte uit te printen. Klik op de W om door te schakelen naar Word indien er nog veranderingen plaats moeten vinden. Klik op het mapje om dit scherm te verlaten. Klik in de printmanager op de knop Sluiten om terug te keren in het hoofdmenu. Pagina 22 van 24

23 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van: Technologies Tel Algemeen : Postbus 587 Tel Support : AN Lelystad. Fax : SupportNL@2020.net Web Site : Pagina 23 van 24

24 Twenty Twenty Technologies Postbus AN Lelystad Pagina 24 van 24