GITP. Inge Telting. Crisis! What Crisis!

Transcriptie

1 GITP Inge Telting Crisis! What Crisis!

2 Even voorstellen Inge Telting > Inge Telting > Consultant GITP Medezeggenschap / ORC > Werkgebied: Reorganiseren met draagvlak Trefwoorden (in willekeurige volgorde) > Procesbegeleider & inhoudelijk adviseur, Strategisch Human Resources, stakeholder benadering. Op zoek naar knoppen en hendels in plaats van sloten en grendels. Mijn strategie: > Maak mensen medeverantwoordelijk voor hun stukje in de vertaling en uitvoering van strategie: creëer maximaal draagvlak door eigenaarschap. 2

3 Thema s voor nu: > Een blik op veranderen: Inge Telting Fases van een organisatie Urgentie bepaalt werkwijze > Voorbeeld van organisatieverandering Large Scale Interventie creëert draagvlak en medeverantwoordelijkheid 3

4 GITP Inge Telting De blik op veranderen door innovatie

5 Huidige crisis Inge Telting > Hoe overleef ik met mijn organisatie de huidige economische crisis? > Wat maakt huidige crisis anders dan voorgaande crises? > Wij horen geluiden als: Vraaguitval steil Vraaguitval door hele keten heen Heel moeilijk om financiering te krijgen, ook voor financieel redelijk gezonde bedrijven Het blijft maar doorgaan Is dit herkenbaar? Verder krimpen en bezuinigen kan niet meer (geen vet meer op het lijf) > Herkenbaar? 5

6 Inge Telting Ingrijpen? Maar hoe dan? > Denk nou niet: Hé een buitje ik zet de paraplu op. Als de bui over is, is het vóór en ná de bui hetzelfde En dat doet de Nederlandse overheid! > Nee denk alsof je van Zwitserland door de Gotthardtunnel naar Italië reist. Begin en einde van de reis zijn totaal anders De landschappen zijn totaal verschillend > Grijp NÚ de kans en creëer een nieuw perspectief! 6

7 Inge Telting Nieuw perspectief: visueel weergegeven Dood Opnieuw beginnen Leven Dood winter lente zomer herfst winter lente zomer herfst A.28

8 Inge Telting Omgang met crisis, passend bij fase van organisatie 2 3. Kosten reduceren: bestaande product / werkwijze met minder middelen realiseren Bestaande werkwijze / producten verbeteren 4. Product / werkwijze vernieuwen 1. Nieuwe werkwijzen / producten ontwikkelen 8

9 Inge Telting Zowel people-focus als de technologie-focus hebben eigen S- Curves Vinden van klantbehoeften Netwerken contracteren Research & Testfase development Onderhoud Service Opleveren Quality control Optimaliseren Productie Opleveren Upschalen Op zoek naar nieuwe klantbehoeften Financiele controle De RODE-CURVE > De relaties met klanten, medewerkers, allianties, leveranciers, partners hebben allemaal hun eigen specifieke performance-flow en veranderingen De BLAUWE-CURVE > De relaties met inhoud, technologie, materie, know how hebben allemaal een eigen performance-flow and veranderingen > Beide Curves moeten permanent gealigned zijn om te performen. > Zoals mensen zich thuisvoelen op een bepaalde positie op de curve, zo voelen ze zich ook meer thuis bij de rode óf blauwe curve. 9

10 Zorg voor sterk doelbewustzijn Zorg voor een stevige (veilige) basis in het Waardengedreven midden van de turbulentie leiderschap Communiceer en monitor het turbulente systeem Gebruik de kracht van het water, als het zichzelf in beweging zet Waag de sprong! Inge Telting Veranderfase weergegeven door zalmsprong : diversiteit noodzakelijk! Alignment: waarden, visie, strategie Wees bewust van alle informatie Ga om met weerstand Creëer een kritische massa 10

11 Inge Telting Het Feed Forward vs Feed Back dilemma Escher's Val: Witte ruiters en witte paarden Ondernemers, kansen zien en creëren. Nieuwe concepten en ideeën. Verbinders: kennen de klant en medewerkers. een vriend verandert in een vijand Zwarte ruiters en zwarte paarden Boekhouders: op controle, efficiency, kwaliteit, kosten Gericht. Korte termijndenken. De helden in crises. 11

12 Inge Telting Wat zijn uw dilemma s bij deze crisis? > In welke fase zit u met uw bedrijf? > Heeft u vertrouwen dat u in deze crisis de juiste keuzes heeft gemaakt? > Beschikt u over de juiste mensen / rollen die de vernieuwing kunnen starten om in een groeistrategie te komen? > Zijn de huidige plannen toereikend? Worden de kansen die er liggen herkent en opgepakt? > Hoe denkt u uit deze crisis te komen? 12

13 Innovatie en crisis Inge Telting > In crisistijd is innovatie vaak kind van de rekening. Géén geld, saneren. > Hoe te voorkomen? Anticyclisch handelen. > Diversiteit aan mensen helpt: vernieuwers, verbinders, organisatoren, kwaliteitsmensen, controllers 13

14 Inge Telting Kijk op veranderen > Veranderen is al langere tijd sexy : veel theorieën en aanpakken over > Meer wegen die naar Rome leiden > Veranderen heeft met loslaten en kwetsbaar opstellen te maken: hebben we weliswaar nu maar kort de tijd voor: maar mag tóch! > Onze kijk op veranderen: veranderen is organisch proces, geen project 14

15 Inge Telting Noodzaak tot veranderen > Wat is noodzaak? > Wat gebeurt er als er niets verandert? > Op welke termijn? > Met andere woorden: hoe urgent is de situatie? 15

16 16 Inge Telting Het klokmodel 12 uur uur Crisis Pioniersfase Terugval Stabiliseren 11.30

17 17 Inge Telting Het klokmodel Bank op de stoep. Onder curatele? Organisatie in crisis Financieel ongezond Zoeken naar nieuwe mogelijkheden Stuurloos, ad hoc beslissingen Crisismanagement 12 uur 11uur Groeiende markten, niches Groeiende producten en diensten Organisatie met visie Gericht op taken en opdrachten Crisis Pioniersfase Terugval Stabiliseren Slechte feedback van afnemers en klanten Slecht renderende dienstverlening Onduidelijkheid over richting en maatregelen Financieel rode cijfers / val in banchmark / kwaliteit Conflicten binnen management Energie richt zich naar binnen Stabiele herkenbare dienstverlening Financieel gezond Organisatie goed beheersbaar Organisatie weet wat ze wil

18 Het klokmodel Bank op de stoep. Onder curatele? Organisatie in crisis Financieel ongezond Zoeken naar nieuwe mogelijkheden Stuurloos, ad hoc beslissingen Crisismanagement Herstructureren Crisis Inge Telting 12 uur 11uur Pioniersfase Groeiende markten, niches Groeiende producten en diensten Organisatie met visie Gericht op taken en opdrachten Terugval Stabiliseren Innoveren Reorganiseren Slechte feedback van afnemers en klanten Slecht renderende dienstverlening Onduidelijkheid over richting en maatregelen Financieel rode cijfers / val in banchmark / kwaliteit Conflicten binnen management Energie richt zich naar binnen (re)vitaliseren Stabiele herkenbare dienstverlening Financieel gezond Organisatie goed beheersbaar Organisatie weet wat ze wil

19 Inge Telting Wat leert het model? > De kunst is: hoe blijven we of komen we weer in het tweede kwart? ( uur) > Revitaliseren is belangrijkste taak van management: continue zorgdragen voor motivatie, flexibiliteit en sturen op acceptatie. > uur is vaak een moment dat wordt ontkend. > Vóór uur: revitaliseren, ontwikkelen. > Ná uur: reorganiseren, harde maatregelen, saneren, nieuwe keuzes. > Organisaties/diensten/afdelingen verkeren vaak in verschillende tijdsvakken 19

20 Inge Telting Checklist verschillende veranderingsaanpakken > Ontwerpbenadering. > Topdown > Oplossingsgericht > Stabiele eindsituatie. Blauwdruk > Crisissituatie (5 voor 12) > Grootschalig, uniforme invoering > Werken volgens voorschriften, taakgericht leidinggeven. > Gericht op beheersing > Grote weerstanden > Lineair proces > Strakke normen + planning > tell en sell communicatie > Ontwikkelbenadering. > Bottum up > Probleemgericht > Veranderingsvermogen > Voldoende tijd > Kleinschalige doorvoering, differentiatie > Participatie, ondernemen, risico en dialoog > Beperkte weerstanden wegnemen > Vanuit bestaande organisatie verbeteren. > buy en join communicatie 20

21 Vraag Inge Telting > Hoe laat is het in jullie organisatie? > Waarom? > Welke veranderingsmethode zie je? Lijkt het op ontwerp of meer op ontwikkelen? 21

22 22 Inge Telting

23 GITP Inge Telting Voorbeeld uit de praktijk: Large Scale Interventions in de Thuiszorg

24 Inge Telting Ontwikkelingen tot nu toe (1) Hiervoor een aantal pogingen tot positionering van de Thuisbegeleiding. Aanleiding: > Veranderingen financiering > Opkomst van andere dienstverleners > Structuurvraagstuk in de positionering en aansturing van het team Toenemend belang van de netwerkfunctie richting gemeente Lacune op inhoudelijke aansturing Toenemende inhoudelijke kennis nodig van psychiatrie, geriatrie en ontwikkelingen Positionering van specialistisch product (voor een kleine markt) vraagt om relatief hoge investering. Diverse oplossingen geïmplementeerd: > Scholing > Inhoudelijke expertise > Strategische keuze: integratie in de grotere teams (met een andere dienstverlening)

25 Evaluatie 2012 Inge Telting Ontwikkelingen tot nu toe (2) > Werklast niet evenwichtig verdeelt over de regio s. > Scholing voorziet niet in de behoefte. > Binding met de organisatie is weg. > De standaard werkmiddelen zijn niet op maat. > Verschillen in aansturing door inhoudelijke specialisten en teamleiders als gevolg van te weinig kennis / affiniteit met het product en specifieke cliëntsysteem.

26 Inge Telting Large Scale Interventie als aftrap voor verandering Vooraf >! strategische keuze bij vooraf: We gaan door met deze dienstverlening. >? Maar hoe moeten we het inrichten, aansluiten, structureren en faciliteren? > Welke problemen zijn er, en welke oplossingen zijn mogelijk? Doelstelling > Een evaluatie van de huidige structuur van Thuisbegeleiding. > Breed gedragen aanbevelingen om te komen tot een optimale structuur en inrichting van Thuisbegeleiding

27 Inge Telting Werkwijze > Vooraf: Serie interviews met manager, planner, wijkverpleegkundigen en een 5-tal Thuisbegeleiders Overzicht van kaders en randvoorwaarden Commitment voor uitslag onder de directie Jargon > LSI fase 1: Gesprek met alle teamleden en aantal betrokken medewerkers > Tussenmoment: Conceptrapport presentatie aan management. Bepalen van verdere kaders > LSI fase 2: werkconferentie om de resultaten te vertalen Plenaire terugkoppeling aan het team en andere belanghebbenden Advies GITP Besluit management + aftrap nieuwe organisatie.

28 Inge Telting Opstellen agenda via Open Space

29 29 Inge Telting Werkwijze: oplossingsfabriek

30 30 Inge Telting Werkwijze: oplossingsfabriek

31 31 Inge Telting Werkwijze: oplossingsfabriek

32 32 Inge Telting Werkwijze: oplossingsfabriek

33 Gesignaleerde Knelpunten Strategie > Onzichtbare strategie, > Gebrekkige profilering en positionering, > Interne concurrentie, > Geen eenduidige uitvoering van beleid. Inge Telting Structuur en inrichting > geen onderdeel van het grotereteam: ander cliëntsysteem, werkwijze, en andere professionele vraagstukken. > Gemis aan klankbord en steun bij crisis en op inhoudelijk gebied, > Werklast niet evenwichtig verdeeld, Professie > Verloop van expertise en inzetbaarheid, > Behoefte aan professionalisering (intervisie en casuïstiek), Systemen en werkmateriaal > Werkmateriaal is niet up to date, > Administratieve organisatie is niet passend voor het product.

34 Inge Telting Belangrijkste oplossingen > Aansturing moet Inhoudelijk kundig zijn en affiniteit met product hebben > Dringende behoefte aan professionalisering > Duidelijke positionering van het product > Verschillende rollen binnen het team 'De marketeer': gericht op interne en externe profilering 'De coördinator': gericht op het coördineren, casten en plannen 'De kennisbank': als inhoudelijk aanspreekpunt (bij crisis) en tevens organisa tor van scholing en ontwikkeling in samenwerking met de andere 'kennisbanken'. Bovenstaande vraagt om: duidelijke strategische keuze en doorvertaling naar de rollen en taken van De manager: Vermarkten van het product, De Wijkverpleegkundige: bij indicatiestelling Thuisbegeleiding als dienst kunnen neerzetten, Het wijkteam: herkennen welke vraagstukken specifiek om Thuisbegeleiding vragen, Facilitering op maat, Meer regelruimte. Dit komt niet goed van de grond in het huidige model.

35 Inge Telting Advies Structuur en inrichting Thuisbegeleiding > Strategische keuze voor Thuisbegeleiding als product vraagt om een duidelijke positionering, afbakening en belijden van deze keuze. > Kies een structuur en inrichting die zorgt voor een thuishaven: Een specialistische groep voor collectieve vraagstukken: professionalisering, marketing en systemen en materialen, Twee sub-teams voor dagelijkse aangelegenheden en werkoverleg, Per sub-team invullen van de rollen van marketeer, kennisbank en coördinator, Regelmatige afstemming tussen de sub teams over coördinatie en verdeling workload en best practises in marketing Thuisbegeleiding. > Wmo kan leiden tot gemeentelijke verschillen in afname product. Keuze voor Thuisbegeleiding vraagt om visie op minimum aanbod. > Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor binnenhalen van financiering en spreek deze mensen er op aan (onderdeel van functioneren en beoordelen). > Op maat gesneden facilitering, systemen en werkmateriaal > Betrek Thuisbegeleiders bij het uitwerken van de businesscase.

36 Inge Telting Aftrap op weg naar de toekomst Er zijn een aantal zaken die moeten worden georganiseerd: > Scholing en professionaliteit > Coördinatie (planning e.d) > Systemen en formulieren > Marketing intern en extern 4 werkgroepen moeten opgestart worden. Nu nog doen: aanzet tot de opdracht voor de werkgroepen Werkwijze Carrousel: 4 thema s + tafel dame of heer 10 minuten per ronde brainstormen Wat wordt de opdracht voor de werkgroepen? Wat moet de werkgroep verder regelen? Iedereen wordt ergens bij betrokken. Heb je een voorkeur voor een thema? Geef dat dan aan

37 Najaar 2012 Inge Telting 37

38 Eerste trajecten Inge Telting > Overlegcoach: diverse projecten en een artikel in OR Informatie > Corporate Ownership - Project bij Evean NHN: Vraagstuk over inrichting en ophanging van de dienstverlening Thuisbegeleiding. 38

39 Inge Telting Crisis: mondt vaak uit in veranderingsfase Consistentie Afstemming Permanente Dialoog Kritische massa Omgaan met weerstand Goed doorvoeren van veranderingen houdt in: sturen op alle 5 elementen tegelijkertijd 39

40 Inge Telting Fase van een organisatie, schematisch weergegeven 40

41 Inge Telting Fases van organisaties koppelen aan: - drijfveren van mensen op invloed / beslisposities - oriëntatie van afdelingen Focus op verleden Focus op groei Focus op toekomst Zijn drijfveren, oriëntaties en bijbehorend gedrag afgestemd op fase van de organisatie en op bijbehorende doelen? 41

42 Inge Telting 42