Inhoudstafel. Referentiedocumenten. 1 ste uitgave augustus Beleidsplan

Transcriptie

1 Jump & Joy Turnkring Hechtel-Eksel Beleidsplan

2 Inhoudstafel 1. Inleiding Bewaking, bijsturing en vernieuwing van het beleidsplan 2. Missie, visie en waarden 3. Huisstijl gebruik clubnaam, logo en lettertype 4. Beschrijving van de vereniging Geschiedenis 5. Structuur van de vereniging Organogram, clubwerking en doelgroepen 6. SWOT-analyse 7. Doelstellingen Referentiedocumenten A. Huishoudelijk reglement B. Informatiefolder C. Website 1 ste uitgave augustus 2010 Opsteller: Crommelinck Goedgekeurd tijdens de bestuurvergadering van 24 sep Crommelinck Monique Verduyckt Heidi Derous Elke Jacobs Tine Vranken Niels Vanbuel Jodie Bonke Uitgave augustus 2010 Pagina 2

3 1. Inleiding Bewaking, bijsturing en vernieuwing van het beleidsplan Dit beleidsplan moet de leidraad zijn voor onze turnkring. Het geeft de structuur weer, de werking en de inhoud van de club. Bewaking Jaarlijks wordt er aan de hand van een jaarverslag een evaluatie opgemaakt van het afgelopen seizoen. Hierbij wordt het uitvoering van het beleidsplan getoetst aan de realiteit. Bijsturing Aan de hand van het jaarlijkse evaluatieverslag komen we tot een bijsturing van het beleidsplan. Een nieuw document zal dan in augustus verschijnen. In de voettekst vind je de duiding hiervan (vb. Uitgave augustus 2011 Bijsturing 1 - Seizoen 2011/2012 ). Vernieuwing Het beleidsplan beloopt een periode van 5 seizoenen. Op dat ogenblik (augustus 2015) verschijnt er een nieuw beleidsplan, aangepast aan de situatie. Uitgave augustus 2010 Pagina 3

4 2. Missie, visie en waarden * Missie De vereniging heeft tot doel bij te dragen tot de sportieve ontwikkeling en het welzijn van al haar leden door het aanbieden van welbepaalde gymnastiekdisciplines, waarbij kwaliteit een centrale plaats inneemt. Visietekst De vereniging wil dit doel realiseren door: Haar leden te laten sporten in optimale omstandigheden (begeleiding, accommodatie, structuur) Zoveel mogelijk mensen plezier te laten beleven aan sport Vaardige gymnasten te detecteren en de mogelijkheid bieden zich te engageren voor competitiesport Bij te dragen tot de visie en mentaliteit van mens sana in corpore sana, een gezonde geest in een gezond lichaam Bij te dragen tot positieve eigenschappen, zoals het bevorderen van de groepsgeest, leren doorzetten, niet te vlug opgeven, zelfvertrouwen creëren Ons te profileren als een gezonde en kwaliteitsvolle club, in al zijn facetten Waarden ronddolen, doelloos =====> afspraken niet nakomen =====> engagementen niet naleven voorbeeldfunctie niet voor ogen veel blabla, weinig boemboem taken niet naar behoren uitvoeren Kwaliteit (begeleiding, beleidsvoering, communicatie, organisatie, clubsfeer, accommodatie) Betrouwbaarheid =====> Betrokkenheid =====> Verantwoordelijkheid =====> Pragmatisch =====> Efficiëntie, gedrevenheid * Zie ook Huishoudelijk Reglement & Website Uitgave augustus 2010 Pagina 4

5 3. Huisstijl naam De volledige benaming van de club is Jump & Joy, Turnkring Hechtel-Eksel. Deze benaming zal nauwelijks voorkomen in deze vorm, maar wel als Jump & Joy, al dan niet gevolgd door de vermelding Turnkring Hechtel-Eksel. In mailing en in functie van de bestemmelingen mag de afkorting J&J worden gebruikt. Het symbool & wordt daar gebruikt waar mogelijk en niet vervangen door and of en. Een uitzondering hierop is de website wegens technische redenen. logo (zie voorblad + koptekst van dit document) Het logo van de club bestaat uit een speling van de letter J die voorkomt in beide delen van de clubnaam. Het is een bewuste keuze van de ontwerpster (Els Knevels) om het logo vrij strak te houden, waardoor het veelal afwijkt van logo s die menige gymnastiekverenigingen kennen. Het logo van de club wordt gebruikt in alle documenten die de club verspreid. De basiskleuren van het logo zijn donkerblauw en wit, tevens de clubkleuren. Het logo zal veelal in zwart-wit verschijnen om kosten te sparen bij het kopiëren van documenten. Afhankelijk van de noodzaak zal het clublogo hetzij volledig worden afgebeeld, hetzij afgekort. Logo GymnastiekFederatie Vlaanderen Het logo van de GymFed (affiliatie van de club, stamnummer 748) wordt met regelmaat gebruikt in briefwisseling van de club en op de website (link, achtergronden). Lettertype Alle briefwisseling en clubdocumenten worden opgesteld in het lettertype Calibri. De lettergrootte, dikte en onderlijning is vrij te bepalen door te opsteller. De bepaling van het lettertype op de website is verschillend, volgens de mogelijkheden. Uitgave augustus 2010 Pagina 5

6 4. Beschrijving van de vereniging Geschiedenis naam In de aanloop naar de oprichting van de turnkring werd er met de kerngymnasten een brainstorming uitgevoerd naar een passende clubnaam. Van de 14 voorgestelde clubnamen bleek Jump & Joy de meest geschikte. Jump spring verwijst naar het specifieke tumblingkarakter tumblingbaan, airtrack, (mini)trampoline, sprong van de club, Joy vreugde legt het verband dat er moet zijn tijdens de sportbeoefening. Oprichting Jump & Joy is een feitelijke gymnastiekvereniging ontstaan door een splitsing van de Duinrakkers. Het grote deel van de clubkern (wedstrijdgroep tumbling en groeigroep) heeft in juni 2010 de overstap gemaakt deze nieuwe vereniging. De redenen voor de splitsing van één club in twee houden verband met het gebrek aan kwaliteit, een professionele benadering, het nakomen van afspraken/engagementen en de competentie/zin voor verantwoordelijkheid van enkelingen. Het gebrek of tekort van deze eigenschappen heeft ertoe geleid dat onze gemeente nu twee gymnastiekverenigingen kent. Op datum van 1 juli 2010 werd Jump & Joy opgenomen bij de GymnastiekFederatie Vlaanderen en het stamnummer 748 toegewezen. Huishoudelijk Reglement Het huishoudelijk reglement van de club bepaalt naast de algemeenheden eveneens de lidgelden, de rechten en plichten van de leden, de functieomschrijvingen, mogelijkheden tot opleiding en scholing, kosten en vergoedingen,. Het beleidsplan en het huishoudelijk reglement vormen de twee basisdocumenten van de club. Net zoals het beleidsplan wordt ook het huishoudelijk reglement jaarlijks bijgestuurd en door het bestuur waar nodig aangepast. Website Online sinds 23 juli Updating gebeurt uiterlijk wekelijks. Correspondentie is, naast de persoonlijke mailadressen, ook mogelijk via bestuur@jumpandjoy.net. Zie ook website Uitgave augustus 2010 Pagina 6

7 5. Structuur van de vereniging Doelgroepen Organogram Jump & Joy Trainers Begeleiders Recreatie Precompetitie Competitie Kids Groeigroep Tumbling Jeugd Tieners werking : zorgt voor de gedragenheid van beslissingen, het aanreiken (en mogelijks uitvoeren) van ideeën en een constructieve aanpak tot verbetering van de club. o Voorzitter, secretaris, penningmeester : Crommelinck o Leden: Monique Verduyckt, Heidi Derous, Elke Jacobs, Tine Vranken, Niels Vanbuel en Jodie Bonke. Trainers: zijn ten minste 16 jaar en kunnen zelfstandig training geven aan een groep. Begeleiders: zijn tussen 14 en 16 jaar. Zij mogen niet zelfstandig training geven, maar onder begeleiding van een trainer. Namen zie De specifieke taken van voorzitter, secretaris en penningmeester worden uitgevoerd door eenzelfde persoon, aangezien het een kleine club betreft met relatief weinig administratie en financiële verrichtingen. Uitgave augustus 2010 Pagina 7

8 Doelgroepen ** Recreatie Kids, Jeugd en Tieners: Kinderen en jongeren krijgen wekelijks 1,5 uur training. Volgens hun mogelijkheden en progressie maken we werk van de verbetering van de basismotorische eigenschappen en het aanleren van acrobatische elementen (overslagen, flikflakken, salto s, ) op de airtrack. De (mini)trampoline komt aan bod in functie van de discipline tumbling. Precompetitie Groeigroep: Kinderen krijgen wekelijks 3 uur training. Hierbij staat een algemene gymnastische basisvorming centraal, met veel aandacht voor de verbetering van de basismotorische eigenschappen en ontwikkeling van hun vaardigheden op alle beschikbare turntoestellen. Na hun verblijf in deze doelgroep (uiterlijk t/m 3 de leerjaar) hebben zij mits selectie de mogelijkheid door te stromen, hetzij naar de wedstrijdgroep tumbling in onze vereniging, hetzij naar een andere discipline wedstrijdgymnastiek bij een andere turnvereniging. Competitie: Kinderen en jongeren krijgen wekelijks 5 tot 6 uur training, waarbij zij worden voorbereid op wedstrijden tumbling in één van de bestaande wedstrijdniveaus. Sinds 2001 behaalden onze wedstrijdgymnasten tumbling reeds meer dan 30 provinciale titels in alle wedstrijdniveaus, samen met verscheidene Vlaamse en Belgische kampioenen en podiumplaatsen. ** Zie ook en informatiefolder Uitgave augustus 2010 Pagina 8

9 6. SWOT-analyse Sterkten Intern Zwakten S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 Goodwill en dynamiek van vrijwilligers (bestuursleden, trainers, begeleiders) Bewustzijn bestuur en trainers van professionele aanpak (beleid) Goede contacten club ouders leden Jaarlijkse activiteiten (sportkamp, clubwedstrijd, nevenactiviteiten) Veel eigen materiaal (patrimonium) Goede structuur en doorstromingsmogelijkheden Eigen website Veel trainers/begeleiders met gymnastiekclub opgegroeid Een aantal gediplomeerde trainers Gebruik van eigen turnhal Z1 Z2 Z3 Z4 Z5 Gebrek aan gekwalificeerde trainers Weinig jongens Verenigingsvorm als een feitelijke vereniging Geen erkende vereniging binnen de gemeente Te jonge trainersgroep Kansen Extern Bedreigingen K1 Nieuwe start met positieve uitstraling K2 Goede samenwerking met gemeentelijke sportdienst K3 Groot aanbod en gunstigere geografische situering van cursussen VTS K4 Subsidies voor opleidingen K5 Nieuwe bestuursleden K6 Goede verstandhouding met andere clubs K7 Nieuwe trainers K8 Erkenning door de gemeente K9 Opbouw ledenbestand K10 Samenwerkingsverband met omliggende verenigingen (tumbling) B1 B2 B3 B4 B5 Gebrek aan deskundigheid buiten de club Moeilijke samenwerking met andere verenigingen Verlies van trainers en bestuursleden Gebrek aan erkenning door de gemeente Gebrek aan sponsoring Uitgave augustus 2010 Pagina 9

10 7. Doelstellingen Jump & Joy wil in verschillende domeinen verschillende doelstellingen bereiken en bereikte doelen consolideren. Het beleidsplan voorziet 10 domeinen 7.1. Ledenbestand 7.2. Activiteiten 7.3. Kader werking 7.4. Accommodatie Patrimonium Uitrusting 7.5. Communicatie 7.6. Financiën 7.7. Profilering 7.8. Kwaliteit 7.9. Beleidsvoering Samenwerkingsverbanden Voor ieder domein zijn er doelstellingen geformuleerd doelstelling(en) op lange termijn = strategische doelstellingen = 5 jaar doelstelling(en) op korte termijn = operationele doelstellingen = 2 à 3 jaar seizoensgebonden doelstellingen = maatregelen = 1 jaar Uitgave augustus 2010 Pagina 10

11 7.1. Ledenbestand STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.1.SD 1 Drop out tegengaan Oudere gymnasten de mogelijk bieden zich tevens als begeleider te engageren in de club 7.1.SD 2 Ledenaantal evenredig laten stijgen met het trainers- /begeleiderpotentieel Tijdig aantrekken van trainers/begeleiders Ledenstop indien noodzakelijk Trainers Begeleiders OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.1.OD OD 2 Jaarlijkse lichte stijging van het ledenaantal Opnemen van persoonlijke gegevens van de leden Promotie van de club via de informatiefolder naar de scholen in de omgeving Aandacht voor verwerking van kledijmaten, verjaardagen, deelnames wedstrijden, activiteiten, MAATREGELEN 7.1.M 1 Actualisering van het ledenbestand Continu bijhouden van ledengegevens (inschrijvingen, betalingen, licenties, ongevallendossiers, ) 7.1.M 2 Attent voor gebeurtenissen Verjaardagskaart naar ieder lid (per mail), attentie bij geboorte, overlijden, huwelijk, diploma, Uitgave augustus 2010 Pagina 11

12 7.2. Activiteiten STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.2.SD 1 Organisatie clubactiviteiten Turnfeest, externe demo s 7.2.SD 2 Behoud van traditionele activiteiten Planning kalender met weerkerende activiteiten OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.2.OD 1 Organisatie clubactiviteiten Voortzetting sportkamp 7.2.OD 2 Organisatie GymFed activiteiten Aanvraag voor organisatie van een provinciale voorronde, een Vlaams of een Belgisch kampioenschap MAATREGELEN 7.1.M 1 Organisatie clubactiviteiten wedstrijd groeigroep (+ recreatie), deelname wedstrijden GymFed + interclubs 7.1.M 2 Organisatie nevenactiviteiten Bezoek gymgala, alternatieve sporten (lopen, zwemmen, skiën, oriëntatieloop, bosspel, ), attentie sinterklaas, nieuwjaarsreceptie, einde seizoensactiviteit Leden Tumbling Uitgave augustus 2010 Pagina 12

13 7.3. Kader werking STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.3.SD 1 50% gekwalificeerde trainers Aanbieden van cursussen VTS 7.3.SD 2 100% bijgeschoolde trainers Aanbieden van bijscholingen, clinics, bijkomende vormingen, OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.3.OD 1 30% gekwalificeerde trainers Aanbieden van cursussen VTS 7.3.OD 2 50% bijgeschoolde trainers Aanbieden van bijscholingen, clinics, bijkomende vormingen, MAATREGELEN 7.3.M M 2 Sensibilisering van het kader voor het belang van vormingen en bijscholingen Opmaken van een overzicht van de kwalificaties van de trainers Agendapunt cursussen en bijscholingen als vast agendapunt tijdens de trainersvergaderingen Aanleggen van een opleidingsjaarplan Uitgave augustus 2010 Pagina 13

14 7.4. Accommodatie Patrimonium Uitrusting STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.4.SD SD 2 Onderhoud en aanvulling van het patrimonium Drukken van eigen stempel op het gebruik van de turnzaal Volgens de noden van de club Door beheer als een goede huisvader, het vertrouwen krijgen van de gemeente en alzo beheersbevoegdheden verkrijgen OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.4.OD 1 Verfraaiing turnzaal Posters, schilderwerken, i.s.m. gemeente 7.4.OD 2 Praktische inrichting van de turnzaal Voorzien van bergruimte voor sporttassen, kleding en drank i.s.m. gemeente MAATREGELEN 7.4.M 1 Verbetering inrichting turnzaal Informatiebord van de club, kast met klein materiaal, clubhistoriek, 7.4.M 2 Duiding ordening turnzaal voor eigen Duidelijke afspraken met eigen leden leden en derden en derden m.b.t. het gebruik van de toestellen en de plaatsing van het materiaal na de training Uitgave augustus 2010 Pagina 14

15 7.5. Communicatie STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.5.SD SD 2 Vertrouwenspersoon in de club als contactpersoon tussen bestuur trainers begeleiders leden Communicatieverantwoordelijke binnen het clubbestuur In functie van de noodzaak in de club In functie van de noodzaak in de club OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.5.OD OD 2 Verbeteren van communicatie tussen alle betrokkenen Aanreiken van andere communicatiemiddelen Actualisering van de website; aandacht voor ontwikkelingen in de club, de gemeente, de andere sportclubs, de GymFed, ; Instandhouding van goede maatregelen Uitgifte van een nieuwsbrief, een clubblad, i.f.v. de behoefte MAATREGELEN 7.5.M M 2 Verzorgen van de externe communicatie Verzorgen van de interne communicatie Opstart website; contact met de ouders van de leden bij gelegeneheden; duidelijkheid bij briefwisseling; mailing naar leden Opstart website; aanmaak van intranet binnen de club; verspreiding van verslagen naar alle betrokkenen; contact met alle betrokkenen bij de clubwerking Uitgave augustus 2010 Pagina 15

16 7.6. Financiën STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.6.SD 1 Penningmeester als exclusieve functie in de club In functie van de behoeften van de club 7.6.SD 2 Boekhoudkundig financieel beheer In functie van de behoefte van de club noodzaak als vzw (zie 7.9. beleidsvoering) bestuur OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.6.OD 1 Reserve opbouwen Spaarpot aanleggen voor onvoorziene omstandigheden 7.6.OD 2 Commercieel verantwoordelijke als In functie van de behoeften van de exclusieve functie in de club club MAATREGELEN 7.6.M 1 Aantrekken sponsors Opstellen sponsordossier; contacteren van mogelijke sponsors 7.6.M 2 Gezonde financiële balans behouden Maandelijks overzicht van de inkomsten/uitgaven; Driemaandelijkse bijsturing van de begroting Uitgave augustus 2010 Pagina 16

17 7.7. Profilering STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.7.SD 1 Innovatie en uitbreiding van de club In functie van de behoefte van de club en de ontwikkeling als nieuwe vereniging 7.7.SD 2 Verwezenlijking van een voorbeeldclub Blijven verzekeren van de aangeboden kwaliteit en attent voor de ontwikkeling op sportief maatschappelijk gebied OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.7.OD 1 Continuïteit van de profilering naar clubleden, gemeente en sportraad Blijven verzekeren van de aangeboden kwaliteit 7.7.OD 2 Profilering binnen de GymFed Organisatie van wedstrijden GymFed; bijdrage bij activiteiten (jureringen) MAATREGELEN 7.7.M 1 Profilering t.a.v. de clubleden Aanbieden van kwalitatieve trainingen en getuigen van een een professionele clubwerking 7.7.M 2 Profilering t.a.v. de gemeente en de sportraad Aanvragen tot erkenning door de gemeente en de sportraad teneinde te kunnen genieten van de faciliteiten en subsidies Uitgave augustus 2010 Pagina 17

18 7.8. Kwaliteit STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.8.SD SD 2 Consolideren van het kwaliteitslabel IKGym + Toezicht op het doorlichten van mogelijke nieuwe disciplines Bijsturen van de clubdocumenten (beleidsplan, huishoudelijk reglement, sponsordossier, enz Aanvragen discipline-audit voor mogelijke nieuwe clubdisciplines indien van toepassing voor de club OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.8.OD 1 Installatie van een Ideeënbus, een forum Opnemen en verwerking van ideeën van leden, ouders, 7.8.OD 2 Bewaking van de kwaliteit Bijsturen van de clubdocumenten (beleidsplan, huishoudelijk reglement, sponsordossier, enz MAATREGELEN 7.8.M M 2 Behalen van het kwaliteitslabel IKGym + Voldoen aan kwaliteitsvereisten; alle interne en externe betrokkenen overtuigen van kwaliteit en deze aanbieden in alle domeinen Audit IKGym (clubaudit + audit aangeboden disciplines) Opmaak van alle noodzakelijk clubdocumenten; opvolgen handelingen volgens draaiboek van het kwaliteitshandboek Uitgave augustus 2010 Pagina 18

19 7.9. Beleidsvoering STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.9.SD 1 VZW als verenigingsvorm Omvorming van een feitelijke vereniging naar een vzw 7.9.SD 2 Consolidatie van een goed clubbeleid Screenen van mogelijke kandidaatbestuurders, trainers en begeleiders en zo vermijden dat personen met onvoldoende competentie en zin voor kwaliteit in de club sluipen OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.9.OD OD 2 Invoeren van exclusieve functies in het clubbestuur Zorg dragen voor de continuïteit van het clubbeleid Aanwerven van een voorzitter, secretaris, penningmeester, communicatieverantwoordelijke, commercieel verantwoordelijke, enz.. in het clubbestuur in functie van de behoefte van de club Aantrekken van mogelijke kandidaatbestuursleden, trainers en begeleider MAATREGELEN 7.9.M M 2 Duidelijkheid en informatie naar alle betrokkenen Inwerking van nieuwe betrokkenen bij de clubwerking Maandelijkse trainers- en bestuursvergaderingen; onderhoud van de communicatie (mondeling, mail, ) Informatie en duidingen continu meegeven aan de betrokkenen om zo in te werken en voeling te krijgen met de gymnastieksport en de federatie Uitgave augustus 2010 Pagina 19

20 7.10. Samenwerkingsverbanden STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN 7.10.SD 1 Nauwe samenwerking met GymFed 7.10.SD 2 Nauwere samenwerking met andere verenigingen Mogelijkheid tot trainingsplaats voor regiotrainingen topsport Organisatie van gezamenlijke activiteiten en initiatieven OPERATIONELE DOELSTELLINGEN 7.910OD 1 Uitdieping van de regionale samenwerking 7.10.OD 2 Consolideren van de samenwerking met medegebruikers Continuïteit van de regiotrainingen samengaand met andere activiteiten (nevenactiviteit, sportkamp, stage, ) Samenkomst volgens de noodzaak van de clubs om gemaakte afspraken te herzien of verlengen + omliggende tumblingclubs MAATREGELEN 7.10.M M 2 Samenwerking met afdelingen tumbling uit de omgeving Vlotte samenwerking met medegebruikers van de turnzaal Regiotrainingen met omringende tumblingclubs Overeenkomsten en contracten met 2 de gemeentelijke turnvereniging Duinrakkers + omliggende tumblingclubs It is better to have tried in vain than never tried at all Uitgave augustus 2010 Pagina 20