Bijlage BO - g) Rapport basisontwerp secretariaat sportvereniging

Transcriptie

1 Bijlage BO - g) Rapport basisontwerp secretariaat sportvereniging UITTREKSEL (!!) Uitgangspunten <hier niet uitgewerkt; moet je zèlf beslist wèl doen> Plan van aanpak <hier niet uitgewerkt; moet je zèlf beslist wèl doen> Toekomstige werkomgeving Op het verenigingssecretariaat (bij de secretaris thuis) zal een computer beeldscherm en printer worden geplaatst. Bij de computer zal een programma worden geleverd waarmee de verenigingsadministratie bijgehouden wordt. Dit alles ter vervanging van de kaartenbakken die op dit moment nog voor dat doel worden gebruikt. De geautomatiseerde administratie zal gebaseerd zijn op de kaarten die totnogtoe worden gebruikt. De "gecomputeriseerde" kaarten zullen op het beeldscherm te zien zijn. Ze kunnen net als de "papieren" kaarten ingevuld, bekeken, gemuteerd en verwijderd worden. Veranderingen op een gecomputeriseerde kaart zullen door het informatiesysteem automatisch worden bijgewerkt op alle andere gecomputeriseerde kaarten. Op basis van de gegevens op deze kaarten kan het informatiesysteem allerlei overzicht produceren. Deze overzichten kunnen zowel op het beeldscherm worden bekeken als worden afgedrukt op de regeldrukker in de vorm van de op dit moment gebruikte papieren kaarten. Het registreren van een lidmaatschap gaat in grote lijnen hetzelfde als voorheen, alleen een stuk eenvoudiger aangezien er maar een kaart ingevuld hoeft te worden. De lidmaatschapskaart van het geregistreerde lid wordt automatisch afgedrukt en de secretaris hoeft deze kaart alleen nog maar te voorzien van een pasfoto. Als het nieuwe lid op het aanvraagformulier tevens heeft aangeven dat hij of zij ook lid wil worden van de bond kan er automatisch een ingevuld aanvraagformulier voor het bondslidmaatschap afgedrukt worden. Dit kan natuurlijk ook als het lid achteraf besluit om lid te worden van de bond. Na het ontvangen van de bondslidmaatschapskaart moet het bondsnummer geregistreerd worden zodat gecontroleerd kan worden of het lid mag deelnemen aan externe competities en toernooien. Als de secretaris ontdekt dat er een fout is gemaakt bij het registreren van gegevens dan kunnen deze worden gecorrigeerd. Hetzelfde geldt als er wijzigingen optreden in de gegevens. Voor de brief die aan het eind van het jaar naar alle leden wordt gestuurd het verzoek de (bonds)contributie voor het nieuwe jaar over te maken kunnen adresetiketten worden afgedrukt. Ook kunnen er adresetiketten worden afgedrukt voor bepaalde leden. Na ontvangst van de ingevulde intekenlijst van de penningmeester dient de secretaris (het bondsnummer) van de leden die hun (bonds)lidmaatschap niet wensen te verlengen te verwijderen. Hierna kunnen de nieuwe lidmaatschapskaarten en een aanvraaglijst voor verlenging van de bondslidmaatschappen worden afdrukt. Als een lid zijn of haar lidmaatschapskaart verliest kan er tegen betaling een nieuwe worden afgedrukt. Er kunnen gegevens worden opgevraagd van een bepaald lid of een bepaalde groep leden. De getoonde gegevens zijn de gegevens die op dit moment ook op de papieren kaarten staan. De gegevens op de spelerskaart worden echter aangevuld informatie over het feit of een lid naast speler eventueel ook trainer en/of aanvoerder van een is. De pasfoto die bestemd is voor de spelerskaart wordt in de toekomst overbodig en kan bijvoorbeeld in de kantine in een fotogalerij worden geplaatst. Zoals gezegd wordt er gebruik gemaakt van een computer. De gegevens worden dan ook niet meer opgeslagen op papier, maar op schijf. Aangezien er net als papier ook het nodige mis kan gaan schijven is het aan te raden om één maal per maand een kopie daarvan te maken. BO- Bijlagen B blz. 1

2 Basisgegevensstructuur Voornaam / aanvoerder van heeft / van Team (naam) heeft / van Speler heeft / van Achternaam Straat_nr speelt in / van Klasse / trainer van / van / van Bondsnummer woont op is geboren op Adres Datum / van / van Plaatsnaam Identificatie van alle entiteit-objecttypen en een voorlopige bepaling van een [ruwe] geschikte relationele databasetabelstructuur levert ons: PK PK U1 Speler Voornaam Achternaam Straat_nr Plaatsnaam Geboortedatum Bondsnummer Teamnaam Teamklasse PK FK,U1 FK,U1 Team Teamnaam Aanvoerder voornaam Aanvoerder achternaam Klasse Teamtrainers PK,FK Voornaam PK,FK Achternaam PK,FK Teamnaam Het aantal spelers (uiteraard bijbehorende adressen e.d.) bedraagt op dit moment ca. 150; men hoopt dat, mede door de verbeterde dienstverlening, dit aantal zal uitgroeien tot ca Basisfunctiestructuur De verderop volgende lijst van basisfuncties is een vertaling van de in het vorige rapport definitiestudie vastgelegde gewenste informatievoorziening en levert een specificatie van deze voorziening in de toekomstige situatie. N.B. Bedenk dat in het voorbeeld-rapport definitiestudie van het secretariaat van de sportvereniging dat als bijlage bij fase 1 zit, slechts een uittreksel van de concrete uitwerking van de gewenste informatievoorziening is gegeven. De onderstaande uitwerking van de gewenste informatievoorziening betreft echter meer dan de in het voorbeeld-rapport aangegeven basisfuncties. De gewenste informatievoorzienig is in het rapport definitiestudie concreet uitgewerkt in functies op objecten. Deze concretisering van de gewenste informatievoorziening in het rapport definitiestudie leverde functies op die op objecten van het hoogste hiërarchische niveau werken. De manier waarop tot op dit moment binnen het secretariaat van de sportvereniging de spelers- en kaarten wordt omgesprongen geeft aan dat sommige van de aangegeven functies altijd in combinatie elkaar en nooit apart zullen worden uitgevoerd. Niet alle functies die de gewenste informatievoorziening in het rapport definitiestudie concretiseren zijn dan ook te beschouwen als echte, aparte basisfuncties. Functies uit het rapport definitiestudie die altijd in combinatie elkaar worden uitgevoerd, worden dan ook samengevoegd tot één basisfunctie. In het onderstaande rapport basisontwerp staat aangegeven welke functies uit het rapport definitiestudie steeds zijn samengevoegd tot één basisfunctie. Zo is de basisfunctie 'speler invoeren' een combinatie van de functies: 'speler toevoegen', 'adres van speler toevoegen', BO- Bijlagen B blz. 2

3 'geboortedatum van speler toevoegen', ' van speler toevoegen' en 'klasse van speler toevoegen'. De functie: 'bondsnummer van speler toevoegen' die op grond van het bovenstaande ook in de basisfunctie 'speler invoeren' kon worden verwacht, is in een afzonderlijke basisfunctie ondergebracht, aangezien het bondsnummer eerst aangevraagd moet worden en pas daarna toegevoegd kan worden. Voor de hier onderstaande - op bovengeschetste wijze samengestelde - basisfuncties worden eerst de relevante objecten en gegevens hun onderlinge hiërarchie weergegeven. Daarna volgt een specificatie van de basisfunctie naar: - naam - soort (toev oegen, verw ijderen, mut eren en info rmatie) - betrokken objecten van het hoogste niveau in de hiërarchie - selectiecriterium (bepaalde gegevenswaarde van een object waarop geselecteerd moet worden). Soms geven we ook een omschrijving van de bedoelde werking van de betreffende basisfunctie. Specificatie basisfuncties: In overleg de secretaris is besloten om bij het bekijken van spelersgegevens tevens aan te geven of de speler aanvoerder en/of trainer is, en zo ja van welk (welke s). Bij de volgende basisfuncties zijn dus zowel gegevens betrokken die te maken hebben de tabellen/objecten speler als : naam soort betrokken selectiecriterium basisfunctie tabel(len) speler invoeren toev speler (eventueel) de gegevens van een nieuwe speler moeten kunnen worden ingevoerd; indien gewenst inclusief de naam van het waarin deze speler gaat spelen. speler muteren mut speler speler = gekozen speler(nr) van de speler wiens spelernummer we moeten invoeren, moeten de gegevens kunnen worden veranderd; inclusief de naam van zijn/haar. speler verwijderen verw speler speler = gekozen speler(nr) van de speler wiens spelernummer we invoeren, moeten alle gegevens worden verwijderd. Zoals reeds vermeld was in overleg de secretaris besloten om bij het bekijken van spelersgegevens tevens aan te geven of de speler aanvoerder en/of trainer is, en zo ja van welk (welke s). Gezien de structuur van het hiervoor getoonde data-model (het conceptuele schema ), verwachten we dat voor het goed kunnen functioneren van het te ontwerpen informatiesysteem, we naast gegevenstabellen voor speler- en gegevens, we ook een tabel trainer-gegevens zullen nodig hebben. Dit betekent dat in de volgende basisfuncties ook de onderstaande gegevens relevant zijn. speler bekijken info speler speler = gekozen speler(nr), trainers van de speler wiens spelernummer we invoeren, moeten alle (NAW-) persoonsgegevens, de geboortedatum en het eventuele bondsnummer worden getoond, inclusief de naam en de klasse van zijn/haar en of hij/zij aanvoerder of trainer van een is. BO- Bijlagen B blz. 3

4 spelers van info speler spelers van = gekozen bekijken, trainers van het waarvan we de naam moeten invoeren, moeten de gegevens van de spelers kunnen worden getoond; inclusief de naam van de aanvoerder en de trainer(s) en de klasse. spelers klasse info speler spelers klasse bekijken, trainers = gekozen klasse van alle s die in de opgegeven klasse spelen moeten de spelergegevens worden getoond. alle spelers bekijken info speler van alle spelers moeten de volledige spelergegevens worden getoond, inclusief het waarin ze spelen en de klasse van dat. alle aanvoerders info speler (spelers die aanvoerder zijn) bekijken van alle s moeten de NAW-gegevens van alleen de aanvoerder worden getoond. alle trainers bekijken info speler (spelers die trainer zijn) trainers van alle s moeten de NAW-gegevens van alleen de trainers worden getoond. adresetiket van info speler speler = gekozen speler(nr) speler afdrukken alleen van de speler wiens spelernummer wordt opgegeven de NAW-gegevens tonen/afdrukken. adresetiketten van info speler alle spelers afdrukken van alle spelers de NAW-gegevens tonen/afdrukken.. lidmaatschapskaart info speler speler = gekozen speler(nr) van speler afdrukken alleen van de speler wiens spelernummer wordt opgegeven de NAW-gegevens, de geboortedatum, het bondsnummer, de naam en de klasse van het tonen/afdrukken. lidmaatschapskaarten info speler van alle spelers afdrukken van alle spelers de NAW-gegevens, de geboortedatum, het bondsnummer, de naam en de klasse van het tonen/afdrukken. spelerskaart info speler speler = gekozen speler(nr) van speler afdrukken BO- Bijlagen B blz. 4

5 hetzelfde als bij 'lidmaatschapskaart van speler afdrukken'; alleen is de lay-out verschillend. spelerskaarten info speler van alle spelers afdrukken hetzelfde als bij 'lidmaatschapskaart van alle speler afdrukken ; alleen is de lay-out verschillend. intekenlijst info speler afdrukken van alle spelers een overzicht van hun naam en naam en hun bondsnummer afdrukken. N.B. Bij het afdrukken van een intekenlijst worden de gegevens, die horen bij speler en bij het bondsnummer van die speler, voor iedere speler afgedrukt. Deze lijst kan onder andere gebruikt worden om te noteren welke spelers hun lidmaatschap van de vereniging en welke spelers hun lidmaatschap van de bond wensen te verlengen. bondslidmaatschap info speler speler = gekozen speler(nr) aanvragen bij het aanvragen van het bondslidmaatschap voor een speler wordt een ingevuld aanvraagformulier voor het bondslidmaatschap van die speler afgedrukt. bondslidmaatschaps- info speler alle spelers bondsnummer verlengingen aanvragen bij het aanvragen van verlengingen van het bondslidmaatschap wordt voor iedere speler die lid is van de bond een aanvraagformulier voor verlenging van het bondslidmaatschap afgedrukt. invoeren muteren verwijderen Alledrie de voorgaande basisfuncties komen neer op mutaties van een bepaald spelergegeven (alleen het bondsnummer wordt hetzij nieuw ingevoerd, hetzij gemuteerd, hetzij verwijderd). Het lijkt daarom niet alleen efficiënt, maar ook zinvol om deze drie basisfuncties te vervangen door één basisfunctie: bondsnummer aanpassen. aanpassen het bondsnummer van een speler kan hiermee worden aangepast (ingevoerd, veranderd, verwijderd) Hiermee is het overzicht van de gedetailleerde basisfuncties in de spelersadministratie voltooid. Het overzicht van de basisfuncties in de administratie is niet uitgewerkt. De basisdialoog (menuschermen/balken) is niet uitgewerkt. BO- Bijlagen B blz. 5

6 Structuur van de (hoofd- en basis)functies in het sportverenigingsinformatiesysteem De basisfuncties zijn op de volgende wijze (via functies) ondergebracht bij de hoofdfuncties. 1 spelers-administratie 1.1 speler invoeren 1.2 speler muteren 1.3 speler verwijderen 1.4 speler(s), aanvoerders en trainers bekijken speler bekijken spelers klasse bekijken spelers van bekijken alle spelers bekijken alle aanvoerders bekijken alle trainers bekijken 1.5 adresetiket(ten) afdrukken adresetiket van speler afdrukken adresetiketten van alle spelers afdrukken 1.6 kaart(en) afdrukken lidmaatschapskaart van speler afdrukken lidmaatschapskaarten van alle spelers afdrukken spelerskaart van speler afdrukken spelerskaarten van alle spelers afdrukken 1.7 intekenlijst afdrukken 1.8 bondslidmaatschappen bondslidmaatschap aanvragen bondslidmaatschaps-verlengingen aanvragen bondsnummer aanpassen 2 -administratie <de functiestructuur van de administratie is niet uitgewerkt> In overleg de secretaris is besloten enkele van bovenstaande basisfuncties te combineren tot één basisfunctie en verder enkele basisfuncties automatisch aan te roepen vanuit een andere basisfunctie, een en ander om het gebruiksgemak van het informatiesysteem te verbeteren. Vanuit meerdere basisfuncties moet het mogelijk worden om rechtstreeks adresetiketten (1.5.1) en/of spelerskaarten (1.6.3) te laten afdrukken Basisfunctie samengevoegd tot roept aan ' / / én: kaart afdrukken ' én: kaart afdrukken ' / ' / ' / ' / ' / ' ' ' BO- Bijlagen B blz. 6

7 De basisfunctie 'kaart afdrukken ' is een basisfunctie uit de hoofdfunctie administratie. Na her-nummering volgt hieruit de volgende (herziene) hiërarchie voor de functies in het sportverenigingsinformatiesysteem 1 spelers-administratie 1.1 speler invoeren 1.2 speler muteren 1.3 speler verwijderen 1.4 speler(s), aanvoerders en trainers bekijken speler(s) bekijken spelers klasse bekijken spelers van bekijken alle aanvoerders bekijken alle trainers bekijken 1.5 adresetiket(ten) afdrukken 1.6 kaart(en) afdrukken lidmaatschapskaart(en) afdrukken spelerskaart(en) afdrukken 1.7 intekenlijst afdrukken 1.8 bondslidmaatschappen bondslidmaatschap aanvragen bondslidmaatschaps-verlengingen aanvragen 2 -administratie <de functiestructuur van de administratie is niet uitgewerkt> N.B. Bovenstaande overeengekomen functie-indeling lijkt niet optimaal te zijn: hij betekent o.a. dat het onderliggende menuscherm 8 (en bij een tekst-georiënteerd scherm: door het opnemen van een 'retour'-optie: 9) menu-opties krijgt. Dat begint in de richting van een niet-meer-overzichtelijk menu-balk of menu-scherm uit te gaan! BO- Bijlagen B blz. 7