Het uurtarief: geniet met mate.

Transcriptie

1 Het uurtarief: geniet met mate. Het is een gekend fenomeen onder zwangere vrouwen- dat vrouwen die zwanger zijn plots overal zwangere vrouwen zien. Misschien moet ik daar de verklaring zoeken. Ik zie in de Angelsaksische gespecialiseerde pers plots overal artikelen opduiken over the billable hour. Nu ben ik zelf al enige tijd intensief bezig met het onderwerp. Dus ofwel leid ik aan het zwangere vrouwen syndroom, ofwel is er effectief iets loos aan de overkant van de plas. Billable hour moet zowat de meest verguisde term zijn binnen het hedendaagse advocatenkantoor. Het juk van de medewerker, de slapeloze nacht van de vennoot. En toch sluipt het beestje telkens weer de vennotenvergadering binnen, wurmt het zich tussen de regels van de jaarlijkse evaluatieronde, ligt het vooraan op de tong wanneer de bonussen moeten verdeeld worden. In een van de artikelen wordt het billable hour omschreven als de kakkerlak van de juridische wereld : verafschuwd, onuitroeibaar en omnipresent. Pour la petite histoire: wist u dat we het uurtarief te danken hebben aan ene Reginald Heber Smith die het in 1920 introduceerde bij Hale & Dorr. Het duurde echter tot de jaren 60 en 70 vooraleer het uurtarief definitief doorbrak in de VS en later de rest van de wereld. Smith baseerde zich op de Scientific Management theorie van Taylor. Taylor, herinnert u zich, veranderde de arbeidsorganisatie door de arbeid op te splitsen in meetbare handelingen. Zijn theorieën leidden o.a. tot de uitvinding van de lopende band. In de industrie is Taylor alweer lang geschiedenis. Het uurtarief floreert nog steeds. Het geeft te denken Tot spijt van al wie het benijdt, de realiteit is dat het uurtarief vandaag een vooraanstaande rol speelt in het management van advocatenkantoren. Billable hours zijn niet alleen meestal de basis voor het facturatieproces, ze spelen ook een belangrijke rol in cruciale management-processen zoals de verloning, de evaluatie, het carrièretraject etc. De kritiek op het uurtarief klinkt echter steeds luider. In deze blog tracht ik even in het koffiedik te kijken.

2 Onkruid vergaat niet In Why hourly billing survives, geeft Rees Morrison van Hildebrandt een mooi overzicht van de redenen waarom uurtarieven niet meteen zullen verdwijnen. Ik volg hem in zijn conclusie over de belangrijkste redenen die er voor zullen zorgen dat het uurtarief nog een hele tijd mee zal gaan: a) De eenvoud van het systeem: de waarde van juridisch advies is bijzonder moeilijk te meten, tijd echter is zeer meetbaar. Bovendien voelen zowel de advocaat als de cliënt zich vaak niet erg op hun gemak bij onderhandelingen over erelonen. Het uurtarief verlost hen van die klus, of schuift ze minstens een eind op in de tijd; b) De perceptie bij advocaten dat het uurtarief het meest rendabele vergoedingssysteem is (bekritiseerbaar naar mijn gevoel, maar ieder die er eens een robbertje wil over discussiëren, weet me te vinden); c) Het is één van de weinige, duidelijke, meetbare management-tools binnen het uiterst moeilijk te managen advocatenwereldje. De slinger is doorgeslagen Vóór de opkomst van het uurtarief werd het ereloon gewoonlijk discretionair bepaald door de advocaat. Een weinig transparant proces, maar de advocaat hield bij zijn inschatting wel rekening met aspecten zoals het belang van de zaak, de waarde van het advies en het behaalde resultaat. De introductie van het uurtarief zorgde voor een meer objectieve grondslag voor het ereloon en een eerste stap in het transparanter worden van het facturatieproces. Helaas is de slinger vervolgens doorgeslagen naar de andere kant. Het doorgedreven gebruik van uurtarieven heeft geleid tot een aantal excessen die maken dat het systeem onder druk komt te staan. Iedereen kent de kritiek op de excessieve billable hours targets die, voornamelijk op de Amerikaanse markt, gesteld worden aan medewerkers. Opgelegde targets van 1800 en hoger factureerbare uren per jaar leiden tot inefficiëntie of, erger, bijschrijven ( padding ). Ieder die dat betwist, verdedigt gewoon zijn korte termijn eigenbelang. Maar ook in het algemeen kan men m.i. stellen dat elk kantoor waar het aantal factureerbare

3 uren het enige of quasi enige criterium is waarop advocaten afgerekend worden, hetzelfde risico loopt. Een andere uitwas van het systeem, en eentje waar advocaten veel minder stil bij staan, is dat facturatie is verworden tot een administratief proces. Advocatenkantoren hebben zich performante informaticasystemen aangeschaft die het tijdschrijven en opmaken van ereloonstaten, iets waar advocaten een broertje dood aan hebben, een stuk efficiënter gemaakt hebben. Cliënten hebben het gevoel dat ereloonstaten worden uitgedraaid, zoals worstjes, zonder dat nagegaan wordt of de hoogte van het ereloon, op basis van gepresteerde uren, ook daadwerkelijk overeenkomt met de toegevoegde waarde voor de cliënt. Niet elk uur is voor de cliënt gelijk. De markt slaat terug Het basisidee achter het principe van de vrije mededinging is dat excessen uit de markt geduwd worden. En die markt reageert vandaag wel degelijk op die excessen. - Een eerste, logische, reactie, is de vraag naar meer informatie. Cliënten willen steeds meer gedetailleerde overzichten van de prestaties. - De tweede stap is controle. Cliënten willen kunnen inschatten hoeveel de tussenkomst van de advocaat gaat kosten. In de VS is het aantal dossiers waarvoor aan de advocaten vooraf een budget werd gevraagd tussen 2001 en 2004 gestegen van 37,5% naar 56,4% (Bron: 2005 ACC/Serengeti Managing Outside Counsel Survey). Ook de Orde van Vlaamse Balies moedigt dit zeer terecht- aan (zie In verschillende rechtsdomeinen gaat men al een stap verder: in banking & finance en M&A transacties zijn fixed en capped fees stilaan de regel. En kleinere, recurrente dossiers worden steeds vaker geforfaitiseerd. - Een derde reactie, tenslotte, is het delen van het risico, een vergoeding die in verhouding staat tot het behaalde resultaat of de uitkomt van het dossier. In corporate transacties linkt men de vergoeding steeds meer aan het al dan niet doorgaan van de deal. Ook in geschillen is er een vernieuwde aandacht voor het behaalde resultaat. In de VS klinkt de kritiek op het uurtarief luider en is de reactie heviger. Enkele voorbeelden:

4 - Offshoring: outsourcing van juridische diensten naar lage loonlanden, zoals India. Pangea3, bij voorbeeld, biedt outsourcing aan voor patentbeheer, contract drafing and contract management, due diligence, legal research etc. - In Fixating on fee systems for outside litigators leest u hoe ondernemingen als Tyco, Cisco en Unocoal recent overgestapt zijn op grootschalige alternatieve fee afspraken met hun advocaten. - Ondernemingen bepalen hoeveel billable hours een enkele advocaat maximaal mag factureren op dossiers voor die onderneming. Een voorbeeld, Altria: No one can bill the firm more than 200 hours a month. Nog te veel, stelt Rees Morrison van Hildebrandt: There is just no way a human can be cost effective and deliver good value for 200 hours in a month. In de VS, lobby-land, ontstaat er stilaan een lobby tegen het uurtarief, met drijvende krachten binnen de ABA (American Bar Association - zie hier en hier en hier en hier en nog veel meer op enkele multinationals en een aan invloed winnende - voor de ene parasitaire, voor de andere stuwende- sector van consultants en aanbieders van alternatieve dienstverlening zoals offshoring, outsourcing en online legal services. De evolutie op het terrein is eerder traag (zie artikel), maar de zaadjes worden gepland (zie ook overzicht van artikels onderaan de blog). De Amerikaanse multinationals waren in het verleden vaak, terecht of niet, trendsetters op het vlak van legal services. Kijk maar naar de invloed van Du Pont ( General Electric en andere. Vandaag werken ook Duitse, Franse, Belgische ondernemingen met panels en periodieke panel reviews. Als zij nu effectief het verzet tegen het uurtarief opvoeren, zullen ook andere multinationals volgen. Zeven statements om de discussie op gang te brengen De advocaten zullen zich op hun beurt aan de marktreacties aanpassen en opnieuw zal het ene kantoor sneller en pro-actiever reageren dan het andere. Geen reden tot revolutie, maar aandacht voor de evolutie. Hieronder doe ik 7 statement met betrekking tot erelonen en het facturatieproces. Gebruik ze als een soort checklist voor een discussie in de vennotenvergadering. Interactie verzekerd!

5 1. Stop een tijger in je tank was een succesvolle slagzin in de jaren zestig. Stop wat marketing in je facturatieproces, is minder catchy maar daarom niet minder krachtig. Prijs en prijscommunicatie zijn een essentieel onderdeel van een marketingstrategie. Ook voor advocaten. Ze hebben een belangrijke impact op de positionering van een kantoor, op diens reputatie en op de relatie met cliënten. Haal billing dus uit de administratieve sfeer en beschouw het als een marketinginstrument. Kantoren die de luxe hebben te beschikken over een marketing manager moeten deze actief betrekken bij het facturatieproces, de erelooncommunicatie en prijsstrategie. 2. Een stukje generositeit inbouwen in het facturatieproces. Eén van de belangrijkste kritieken die ik heb op het uurtarief zoals het vandaag veelal wordt toegepast is dat het weinig ruimte laat voor een geven en nemen relatie en zelfs een ingebouwde rem is op cliëntencontact en dus business development. De klok tikt zodra de telefoon rinkelt. Nochtans is de niet-factureerbare informatieuitwisseling een voorwaarde om de relatie verder uit te bouwen of om aan cross selling te doen. 3. Transparantie van het facturatieproces. Advocaten moeten zelf, pro-actief en zoveel als mogelijk mondeling communiceren over erelonen. Hoe transparanter het proces, hoe minder de cliënt nood heeft aan gedetailleerde lijsten van prestaties (discussies met de cliënt over prestatielijsten zijn altijd loose-loose situaties) 4. Steeds meer ondernemingen werken met budgetten. De voorspelbaarheid van de juridische kost wordt één van de belangrijkste criteria om efficiënte kantoren te onderscheiden van minder efficiënte. Informatica kan een belangrijke rol spelen. 5. Cliënten zijn zelden op zoek naar de goedkoopste advocaat, maar zoeken wel naar de beste prijs/kwaliteit verhouding. Het facturatieproces moet niet alleen efficiënt zijn, het moet ook een evenwicht nastreven tussen het ereloon en de waarde zoals die door de cliënt ervaren wordt. 6. Er bestaan vele alternatieven voor het uurtarief. De innovatiecultuur, die ook belangrijk is bij het ontwikkelen van nieuwe juridische diensten en producten, moet uitgebreid worden tot de waardebepaling van diensten (Voor een uitdagend en stimulerend boek, zie 'Value based fees' van Alan Weiss

6 7. Voor wat hoort wat. Cliënten erkennen de waarde van kwalitatief juridisch advies en een goede service. Het ereloon is een integraal onderdeel van die dienstverlening. Advocaten met de mentale flexibiliteit om ook dit onderdeel van hun dienstverlening op maat te snijden van de cliënt, hebben in een rijper wordende markt een concurrentieel voordeel. Dit impliceert afstappen van het uurtarief als een a-priori. Last but not least, beschouw de toenemende aandacht van cliënten voor billing als een opportuniteit, niet als een bedreiging. Ik ben nog niet uitgeschreven over dit onderwerp. Wordt zeker vervolgd. Barend Blondé Februari 2006 Overname van dit artikel of delen van dit artikel is toegestaan mits naamsvermelding. Nog enkele artikelen en websites: - Uitstekend overzicht van websites en boeken over alternative billing - The Tyranny of The Billable Hour - The billable hour: Are its days numbered? - Hourly legal fees under attack - Amusant: Attorney Work Life Balance Calculator: an online tool to calculate how many hours must be worked in order to reach a billable hour target and determine how many nights and weekends you need to work to meet your billable hour goals