UW WEBSITE ALS PERMANENT WERVINGSMEDIUM Waarom door uw website vacatures succesvol kunnen worden vervuld

Transcriptie

1 Trefwoorden: arbeidsmarkt, personeelswerving, website UW WEBSITE ALS PERMANENT WERVINGSMEDIUM Waarom door uw website vacatures succesvol kunnen worden vervuld Door uw website goed in te richten, te onderhouden en actief te gebruiken voor personeelswerving, Samenvatting De eigen website van uw organisatie leent zich goed als een permanente bron voor het werven van nieuwe medewerkers. Wanneer u het slim aanpakt wordt een belangrijk deel van de traditionele en kostbare wervingsmethoden overbodig. De website sluit bovendien aan bij het toenemend gebruik van internet. Maak uw website effectief door (structureel) aandacht te geven aan de herkenbaarheid en duidelijkheid, de mogelijkheid tot het interactief maken van de site, uw organisatie als merk neer te zetten op de arbeidsmarkt en potentieel goede kandidaten op te sporen en warm te houden. geeft u vorm en richting aan de propositie van uw organisatie op de arbeidsmarkt. Iedere manager wil immers talentvolle medewerkers (blijven) aantrekken en behouden. In dit artikel gaan wij in op de functie van een adequate website voor de personeelswerving van organisaties, waarom de website in toenemende mate van belang zal zijn en hoe deze past in het toekomstig personeelsmanagement. Personeelswerving nader bezien Het werven van medewerkers is aan de orde wanneer een functie vrijkomt (een vervangingsvacature) of wanneer de bezetting wordt uitgebreid (een uitbreidingsvacature). Voor een deel geschiedt de personeelswerving proactief en voor een deel reactief. Pro-actief houdt in dat de organisatie voor het tijdstip waarop de vacature wordt vastgesteld, acties heeft ondernomen om een geschikte kandidaat te vinden. Bij reactieve werving gaat het om de acties die worden ondernomen naar aanleiding van het 46

2 Management Tools nummer 4, 2003 Figuur 1. Pro-actieve en reactieve personeelswerving bekend worden van een vacature. In figuur 1 komen de verschillende aspecten van personeelswerving naar voren. Het is aan te bevelen (en in veel organisaties al gebruikelijk) om vacatures eerst bekend te maken aan de eigen medewerkers alvorens extern te gaan. In dit verband wordt een onderscheid gemaakt tussen de interne en de externe arbeidsmarkt. Op de arbeidsmarkt komen de vraag naar en het aanbod van werk bij elkaar. De interne arbeidsmarkt veronderstelt dat medewerkers de gelegenheid krijgen om te reageren op vacatures voordat deze naar buiten toe bekend worden gemaakt. Bovendien kunnen medewerkers in het kader van loopbaanbegeleiding worden benoemd in functies die vrijkomen of in nieuwe functies. Zo komt het onderscheid tussen geplande en nietgeplande werving ook op een andere wijze naar voren. Door actief aandacht te geven aan de beschikbaarheid en ontwikkeling van medewerkers (loopbaanbegeleiding), kan vanuit de interne arbeidsmarkt gestructureerd worden voorzien in vacatures. Dit geldt eveneens voor de externe arbeidsmarkt. Dan betreft het de zorg voor een permanente instroom, bijvoorbeeld van schoolverlaters die als trainee de organisatie betreden. Voor een effectieve personeelswerving staan organisaties verschillende mogelijkheden ter beschikking. Deze mogelijkheden kunnen al dan niet gecombineerd worden ingezet. Bij interne personeelswerving betreft het hoofdzakelijk het publiceren van interne vacaturemeldingen en het benoemen van medewerkers in het kader van hun loopbaanbegeleiding. 47

3 UW WEBSITE ALS PERMANENT WERVINGSMEDIUM Figuur 2. Interne en externe arbeidsmarkt, gepland en niet gepland Bij externe werving kan onder andere worden gedacht aan: het plaatsen van een of meer personeelsadvertenties in de gedrukte media (kranten, tijdschriften); het online publiceren van de personeelsadvertentie via een commerciële banensite; het inschakelen van een werving-en-selectiebureau; het uitzetten van de vacature bij een uitzendbureau met als oogmerk vaste aanstelling; aanmonstering via eigen medewerkers (premie voor het aanbrengen van een nieuwe medewerker). De eigen website van de organisatie leent zich eveneens goed voor het werven van nieuwe medewerkers. Sterker nog, wanneer u het slim aanpakt wordt een belangrijk deel van de hiervoor genoemde traditionele wervingsmethoden overbodig. Een personeelsadvertentie kost al gauw tot Voor de prijs van enkele personeelsadvertenties kunt u zeker een jaar lang een aantrekkelijke website in de lucht houden. Door succesvolle werving op de eigen website zijn de kosten snel terugverdiend. Ook kan worden gekozen voor een combinatie van werving via de website en een traditionele methode. Bijvoorbeeld door wel een advertentie te plaatsen, maar de inhoud te beperken tot de functienaam en de naam van de organisatie en voor de overige informatie te verwijzen naar de website. Voor de interne arbeidsmarkt kan een intranetapplicatie worden opgezet, het interne wervingsproces wordt door internettechnologie ondersteund en maakt externe werving niet zelden overbodig. De kenmerken van de internettechnologie zijn: direct, snel en toegankelijk. Hier moet wel rekening mee worden 48

4 Management Tools nummer 4, 2003 gehouden indien de eigen website wordt aangewezen als permanent wervingsmedium. Digitale communicatie in opmars De arbeidsmarkt mag dan momenteel relatief gunstig zijn voor werkgevers, de prognoses wijzen onverbiddelijk uit dat ons land de komende jaren te maken krijgt met een ontgroening en vergrijzing van de bevolking. In de (naaste) toekomst wordt arbeid weer een schaars goed. Zelfs nu, bij een stagnerende economie en een afnemende spanning op de arbeidsmarkt, bestaan tekorten aan gekwalificeerde arbeidskrachten op deelmarkten (zie de Arbeidsmarktanalyse 2003 van de Raad voor Werk en Inkomen). Uit onderzoek (Digitalisering van de leefwereld, rapport van het SCP, Den Haag 2000) weten wij dat steeds meer mensen gebruikmaken van de digitale mogelijkheden en daar ook naar handelen. Zij halen hun informatie in toenemende mate van internet en steeds minder uit de traditionele bronnen, zoals kranten en weekbladen. Dat geldt ook wanneer zij op zoek gaan naar werk. Hoe kunt u ervoor zorgen dat talentvolle medewerkers straks uw organisatie uitkiezen? Tips voor uw website Slimme personeelswervers beseffen dat de website van hun organisatie, naast de functie van een commercieel uithangbord, een grote rol kan spelen bij het aantrekken van medewerkers. De mate waarin u aandacht geeft aan uw site als wervingsmedium is vanzelfsprekend afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de intensiteit van de instroom van nieuwe medewerkers. Herkenbaarheid en duidelijkheid Het is op de eerste plaats van belang om op de landingspagina (homepage) van de site duidelijk te maken dat er informatie is te vinden over vacatures en personeelsvoorziening. Worden concrete vacatures op de site gepubliceerd, zorg er dan voor dat deze actueel zijn. Het is geen goede reclame om vacatures die zijn vervuld nog aan te bieden. Het geeft bovendien onnodig werk (de betreffende kandidaten moeten bericht krijgen). Realiseer u dat de drempel om te reageren bij een online contact doorgaans vrij laag ligt. Internet is immers een direct medium. Om nutteloze reacties te voorkomen dient daarom aandacht te worden gegeven aan een goede weergave van de functie-inhoud en de eisen die worden gesteld. Zorg er verder voor dat kandidaten snel van u horen. Anders dan bij de schriftelijke sollicitatie verwacht de elektronische sollicitant vrijwel per omgaande een reactie. Het maakt dan in feite niet veel uit of hij reageert naar aanleiding van een concrete functie of dat hij belangstelling toont voor het werken bij uw organisatie. Dit betekent dat vanuit de personeelsafdeling of degene die belast is met de werving, de binnengekomen reacties zo veel mogelijk dagelijks moeten worden afgehandeld. U kunt op de site ook informatie over de sollicitatieprocedure verstrekken, een sollicitatiecode tonen en de medewerkers die belast zijn met de werving presenteren. Het komt de aankleding van uw site ten goede. Interactief maken Het opnemen van de mogelijkheid tot het invullen van elektronisch sollicitatieformulier of CV-formulier is in principe handig omdat de organisatie bepaalt welke informatie zij ontvangt van de kandidaat. Websites van grote organisaties, zoals de Rijksoverheid, beschikken over een zoekmachine waar de kandidaat gebruik van kan maken. Door bepaalde criteria in te voeren zoekt hij dan gericht in het vacaturebestand van de organisaties die deel uitmaken van de overheid. Wil de kandidaat reageren, dan doet hij dit 49

5 UW WEBSITE ALS PERMANENT WERVINGSMEDIUM door het carrièredossier te voorzien van zijn gegevens en dit door te sturen. Het opnemen van elektronisch testmateriaal is eveneens een mogelijkheid. Door het gebruik van zulk materiaal kan de kandidaat toetsen of hij in voldoende mate beantwoordt aan de eisen. Het testmateriaal kan ook algemener van aard zijn en bijvoorbeeld leiden tot een vergelijking tussen wat de kandidaat van belang acht qua werk en werkomgeving en wat de cultuurkenmerken zijn van de organisatie. Het voordeel van het gebruik van testmateriaal is dat dit de aantrekkelijkheid van de site vergroot. Daar staat tegenover dat goed testmateriaal de nodige kosten impliceert en dat de validiteit van elektronische testresultaten discutabel is. Voor de permanente instroom kan van dezelfde mogelijkheden als hiervoor toegelicht gebruik worden gemaakt. In dit geval is de functie-informatie bijvoorbeeld een toelichting op het traineeship of in meer algemene zin wat werken bij deze organisatie inhoudt en welke doorgroeimogelijkheden worden geboden. Employment branding De cultuur van de organisatie kan worden gepresenteerd door enkele medewerkers die representatief zijn voor de manier van werken in de organisatie, hun ervaring naar voren te laten brengen. Het is van belang om de inhoud van deze testimonials in overeenstemming te laten zijn met de werkelijkheid. Het is namelijk van belang dat sprake is van een fit tussen de nieuwe medewerker en de organisatiecultuur. Al beantwoordt iemand aan de functie-eisen, dan kan het door een misfit met de bedrijfscultuur toch op een mislukking uitlopen. In dit verband wordt ook wel gesproken van employment branding, waarbij de organisatie wordt gezien als een merk dat op de markt van medewerkers en werkzoekenden aan de man/vrouw moet worden verkocht. De eigen website wordt dan vaak gebruikt als een company portal waarop een volledig rekruteringsonderdeel. De eigen organisatie gebruiken als merk kan eveneens van belang zijn bij het aan de organisatie binden van medewerkers. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht in een adequaat loopbaanbeleid, dat tevens ook voor externe wervingsdoeleinden kan worden ingezet. Door informatie te geven over het loopbaanbeleid van de organisatie wordt haar attractiviteit versterkt. Zeker voor jong talent is de vraag wat een organisatie doet aan loopbaanbeleid, een belangrijke afweging. De Universiteit van Amsterdam bijvoorbeeld bouwt daarom op de website ruimte in voor haar loopbaanbeleid. Lees voor meer informatie het artikel Employment branding uit Management Tools nr 1, Dit artikel is eveneens beschikbaar in de Management Tools Base. Voorbeelden van websites ProActief UvA, geeft een goed beeld van wat gedaan wordt op het gebied van loopbaanplanning en mobiliteitsbevordering op de Universiteit van Amsterdam. Door middel van een zoekmachine kan gericht naar vacatures worden gezocht (Vacaturebank) en kan elektronisch worden gesolliciteerd (Carrièredossier) bij de Rijksoverheid. Een goed voorbeeld van een doelgroepenbenadering (academici als één groep en hbo/mbo/lbo als tweede groep) bij Unilever. Deze site van Ericsson geeft specifiek aandacht aan young potentials. De site van CMG verschaft vrij complete informatie over de sollicitatieprocedure, de uitgangspunten die men hanteert, de loopbaanmogelijkheden, management development en de bedrijfscultuur. 50

6 Management Tools nummer 4, 2003 Kandidaten opsporen en warm houden Een aantrekkelijke website zal niet eenmalig, maar herhaaldelijk worden bezocht door mogelijke kandidaten, die ook niet altijd een vrije sollicitatie indienen. Als organisatie heeft u geen inzicht in wat deze kandidaten mogelijk zouden kunnen betekenen. Door een elektronische nieuwsrubriek voor sollicitanten op de site aan te bieden en belangstellenden toegang te geven door hen een summier CV te laten invullen, wordt wel (enig) inzicht verkregen in wat deze kandidaten mogelijk te bieden hebben. Zowel in het geval van een vacature als de permanente instroom kan op grond van de beschikbare informatie gericht worden gezocht naar kandidaten. Dit kan gesegmenteerd plaatsvinden. Een bedrijf als Unilever maakt op haar site van meet af aan een onderscheid tussen academisch geschoolden en hbo/mbo/lbogeschoolden en verstrekt op deze doelgroepen toegespitste informatie. De kandidaten die in principe interessant zijn, maar voor wie niet direct een vacature bestaat, worden aangehouden en bijvoorbeeld met een elektronische nieuwsbrief warm gehouden. Laat kandidaten die niet interessant zijn voor uw organisatie dit weten; het voorkomt een bestand dat is samengesteld uit appels en peren. Het is de vervanging van de oude map met de gegevens van sollicitanten die in portefeuille worden bewaard. In het administratieve werkproces van de personeels- of wervingsafdeling moet worden gewaarborgd dat bij het ontstaan van vacatures en het ontbreken van interne kandidaten, ook werkelijk gezocht wordt in het kandidatenbestand dat zich online heeft gemeld. Dit is, zoals een directeur van een banensite stelde, een fundamenteel andere benadering, een andere manier van het plannen van wervingen-selectieprocedures. 51

7 UW WEBSITE ALS PERMANENT WERVINGSMEDIUM De belangrijkste valkuilen bij werving en selectie via de website Negeren van de service-eis van de kandidaat (snel en adequaat reageren). Wervingsmededelingen die niet goed zijn doordacht en onvoldoende in overeenstemming zijn met de werkelijkheid. Onvoldoende rekening houden met de bedrijfscultuur. Onvoldoende opvolging (gestructureerd meten van de resultaten van de werving via de website, bepalen van return on investment. Verder lezen Adam, H. & R. van den Berg, e-hrm: inspelen op veranderende organisaties en medewerkers, Academic Service, Ekel, S., Online recruitment, Management Tools, 1, p , september Merlevede, P., Aanwerven? Vergeet de return on investment niet, Human Resources Magazine, mei Raad voor Werk en Inkomen, Arbeidsmarktanalyse 2003, RWI,

8 Management Tools nummer 4, 2003 Do s Zorg voor een prominente verwijzing op de landingspagina (homepage). Bouw de informatie logisch op en maak elk onderdeel toegankelijk. Maak het mogelijk om online een CV achter te laten of een verzoek tot nader contact of schriftelijke informatie. Reageer zo snel mogelijk op kandidaten die zich melden, ook wanneer geen sprake is van een concrete vacature. Plaats (een samenvatting van) het sociaal jaarverslag, informatie over de procedure, uw sollicitatiecode, testimonials en dergelijke om uitgebreide(re) informatie te geven. Zorg voor een goede uitstraling (look & feel). Waarborg het onderhoud en up-to-date houden. do s & don ts Don ts Een verwijzing naar de rubriek Vacatures en geen vacatures of inmiddels vervulde vacatures online publiceren. Onduidelijk zijn over de eisen die worden gesteld (de drempel om even een mailtje te sturen is laag). Niet of traag reageren op kandidaten die zich via de website melden, ongeacht of zij dit doen naar aanleiding van een concrete vacature of bij wijze van vrije sollicitatie. Rob van den Berg Rob van den Berg is verbonden aan Goodsign HRM en publiceert regelmatig op het HR-vakgebied. Hij is co-auteur van het boek e-hrm en heeft meegewerkt aan Inleiding in human resource management, beide verschenen bij Academic Service. Binnenkort verschijnt van zijn hand een boek over de personeelsadministratie en werkt hij momenteel aan een handboek over personeelsmanagement. rvdberg@goodsign.nl. 53