Transparantiedocument PFG van Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij

Transcriptie

1 Transparantiedocument PFG van Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij Onderstaand treft u een beschrijving aan van de keuzes die het bestuur van Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij (Bpf Koopvaardij) heeft gemaakt met betrekking tot de fondsspecifieke invulling van de principes voor goed pensioenfondsbestuur. 1. Algemeen Doel Het bestuur van Bpf Koopvaardij streeft als eindverantwoordelijke uitvoerder van de door de sociale partners overeengekomen pensioenregeling naar een optimale kwaliteit, zorgvuldigheid en openheid met betrekking tot de uitvoering. Het bestuur onderschrijft de Principes voor Goed Pensioenfondsbestuur (Pension Fund Governance (PFG)) die de Stichting van de Arbeid in 2005 heeft vastgesteld en zal deze principes naleven. Met betrekking tot de in de Principes voor Goed Pensioenfondsbestuur opgenomen mogelijkheden heeft het bestuur de hierna gemaakte keuzes gemaakt. De algemene beschrijving van PFG is geplaatst op de website van het pensioenfonds en is opgenomen in het jaarverslag van het pensioenfonds. Samenstelling bestuur Het bedrijfspensioenfonds is van de werkgevers en werknemers samen. Het bestuur bestaat uit vier vertegenwoordigers van de werkgevers in de bedrijfstak en vier van de werknemers. Ze worden voorgedragen door de werkgevers- en werknemersorganisaties in de bedrijfstak en benoemd door het bestuur van Bpf Koopvaardij voor een periode van vier jaar. De werkgeversorganisaties zijn het Sociaal Maritiem Werkgeversverbond (twee leden) en de Vereniging van Werkgevers in de Handelsvaart (twee leden). De werknemersorganisaties zijn Nautilus International (drie leden) en de Nederlandse Vereniging van Kapiteins ter Koopvaardij (één lid). De leden van het bestuur worden benoemd voor een termijn van 4 jaar. Na afloop van deze termijn zijn zij opnieuw benoembaar. Rekening houdend met deze termijn treden zij af volgens een rooster van aftreden. Het bestuurslidmaatschap eindigt door periodiek aftreden, bedanken, overlijden, schorsing of ontslag, bij gerechtelijke uitspraak of door ontslag door de raad van toezicht. In geval van een vacature onder de bestuursleden wordt binnen drie maanden na het ontstaan van de vacature in een nieuwe voordracht voorzien door het orgaan dat het gedefungeerde bestuurslid heeft voorgedragen. De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden en te maken onkosten een jaarlijkse vergoeding volgens een door het bestuur vast te stellen regeling. Per 1 april 2012 zijn acht bestuursleden in functie voor een termijn van vier jaar. Als overgangsmaatregel zijn per 1 april 2012 zijn twee personen in functie voor een maximale termijn van vier jaar als plaatsvervangend bestuurslid. De bestuursleden hebben in de vergadering ieder één stem, indien de aantallen ter vergadering aanwezige leden namens de geledingen werkgevers en werknemers even groot zijn. Is dit niet het geval, dan brengt ieder bestuurslid van de geleding werkgevers, respectievelijk werknemers evenveel stemmen uit als er leden van de andere geleding aanwezig zijn. Geldige besluiten kunnen, tenzij de statuten daaromtrent anders bepalen, 1

2 slechts genomen worden in vergaderingen, waarin meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Vanaf januari 2009 is een bestuursbureau opgericht dat het bestuur ondersteunt. Gekozen is voor een model waarin het bestuursbureau een ondersteunende en controlerende taak heeft. Het bestuursbureau moet onder andere zorgen dat SLA s worden bewaakt, controles op de uitvoering op Vermogens- en Pensioenbeheer worden uitgevoerd en contacten met DNB en AFM worden onderhouden. Het bestuursbureau vertegenwoordigt het bestuur in project/stuurgroepen. Samenstelling van het bestuur in 2013: Werknemersleden De heer H.J.A.H. Hylkema, voorzittter De heer M.H.W. van Dam De heer R.E. Hulshof-Bink De heer J.L.A.M. d Hooghe Plv. lid werknemers: De heer F.M.A. Lefel Werkgeversleden De heer M.W. Zier, secretaris De heer C.C. van der Sluis De heer A.W.P.M. Zimmerman Mevrouw H.W.L.A. de Lange Plv. lid werkgevers: De heer T.P. Tammes 2. De besturing van het pensioenfonds Uitbesteding Bpf Koopvaardij heeft er voor gekozen om de uitvoering van het pensioen- en vermogensbeheer, de beleidsvoorbereiding hiervoor en de ondersteuning van het bestuur uit te besteden aan daarin gespecialiseerde uitvoeringsorganisaties. Het pensioenbeheer en het vermogensbeheer zijn uitbesteed aan MN. De bestuursondersteuning is belegd bij het bestuursbureau van het pensioenfonds. Het pensioenfonds heeft de hoofdlijnen van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) vastgelegd in de actuariële en bedrijfstechnische nota (ABTN). Het pensioenfonds heeft beleid vastgesteld met betrekking tot de beheersing van risico s die samenhangen met de uitbesteding. Belangrijke aspecten hierin zijn dat de pensioenuitvoerder, MN, beschikt voor zowel pensioen- als voor vermogensbeheer over een zgn. ISAE 3402 type 2 verklaring. Deze verklaring geeft zekerheid dat de bedrijfsprocessen en de daarin opgenomen interne controles, in opzet en bestaan adequaat zijn en effectief hebben gewerkt. Met MN is het pensioenfonds een gedetailleerde Service Level Agreement (SLA) overeengekomen. Met de vermogensbeheerders zijn ook beheerafspraken gemaakt. In een mandaat worden jaarlijks de beheersafspraken vastgelegd. Deze afspraken betreffen onder andere de samenstelling portefeuille, de tactische marges, de performancemeting, de benchmarks en het valuta- en derivatenbeleid en de risicometing en beheersing. Adviseurs Het bestuur laat zich bijstaan door externe adviseurs op actuarieel, juridisch, fiscaal en beleggingsgebied. Het bestuur blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor alle activiteiten van Bpf Koopvaardij en houdt dan ook toezicht op zijn adviseurs. De adviserend actuaris is de heer drs. B. van Boesschoten AAG, werkzaam bij Mercer Nederland BV. De waarmerkend actuaris is de heer drs. S.I. Keijmel AAG, werkzaam bij Mercer Certificering B.V.. De beleggingsadviseur is de heer dr. J. Beenen, werkzaam bij Mercer Nederland B.V.. De onafhankelijk accountant van het pensioenfonds is de heer 2

3 A.J.H. Reijns RA van KPMG. De juridische en fiscale advisering is uitbesteed aan MN en derden. De advisering over het vermogensbeheer is uitbesteed aan MN. De Geschillencommissie In de geschillencommissie hebben drie personen zitting die geen werkgever of werknemer zijn in de bedrijfstaken/of die lid zijn van het bestuur, de deelnemersraad of het verantwoordingsorgaan of met het interne toezicht zijn belast. In de geschillencommissie hebben de volgende personen zitting: De heer R. Degenhardt De heer L.L. Lennaerts De heer G.J. Heeres Nevenactiviteiten van het pensioenfonds Bpf Koopvaardij oefent geen nevenactiviteiten uit. Onafhankelijkheid van bestuursleden Bij het bestuurlijk proces wegen de bestuursleden de belangen van alle belanghebbenden en betrekken deze bij hun oordeel. Het bestuur van het pensioenfonds heeft zijn eigen verantwoordelijkheid. Alle (neven)functies van bestuurs- en commissieleden zijn opvraagbaar bij het bestuursbureau van het pensioenfonds. Transparantie, openheid en communicatie Het bestuur stelt jaarlijks een communicatieplan op. Het bestuur informeert de aangesloten werkgevers, de deelnemers, de slapers en de gepensioneerden via de website over algemene zaken van Bpf Koopvaardij. Het gaat hier onder meer over de ontwikkelingen op het gebied van: - de (pre)pensioenregeling; - het premie-, beleggings- en toeslagenbeleid; - afspraken over de dienstverlening; - het communicatiebeleid. Over individuele zaken wordt schriftelijk of, op verzoek via , binnen twee weken naar betrokkene toe gecommuniceerd. Verder wordt er informatie over beleid gegeven op het Uniform Pensioenoverzicht en in het jaarverslag. Geïnteresseerden kunnen het jaarverslag, de statuten en de reglementen van het pensioenfonds bij MN opvragen of via de website downloaden. Het bestuur publiceert de hoofdlijnen van zijn communicatie- en voorlichtingsbeleid op de website van het pensioenfonds en houdt deze actueel. Het pensioenfonds voldoet aan de in de Pensioenwet gestelde eisen ten aanzien van communicatie. Het communicatiebeleid van Bpf Koopvaardij bestrijkt een periode van vijf jaren en wordt door het bestuur besproken. Dit beleid wordt omgezet in een jaarlijks communicatieplan. Het bestuur neemt in zijn jaarverslag een hoofdstuk op over hoe het pensioenfonds de Principes voor Goed Pensioenfondsbestuur naleeft. De besluitvormingsprocedure staat beschreven in de statuten van Bpf Koopvaardij. Klachten- en geschillenregeling Het pensioenfonds heeft een klachten- en geschillenregeling en publiceert deze op de website van het pensioenfonds. Het bestuur heeft ook een geschillencommissie ingesteld. Een klacht is iedere vorm van ontevredenheid met betrekking tot de behandeling, bejegening of dienstverlening die door de klager als onjuist wordt ervaren. Een klacht heeft betrekking op de uitvoering van het pensioenreglement A, B of C. 3

4 Een klacht wordt ingediend bij het bestuursbureau. Het bestuursbureau handelt in samenspraak met de administrateur de klacht af en deelt de beslissing mede aan de klager. Indien klager niet akkoord gaat kan hij beroep doen op het bestuur van het pensioenfonds. Het bestuur doet uitspraak. Als klager niet akkoord gaat met uitspraak van het bestuur kan hij naar de Ombudsman Pensioenen stappen (mits klager geen advocaat in de arm heeft genomen). De Ombudsman Pensioenen behandelt geschillen die betrekking hebben op de uitvoering van de pensioenreglementen. Het advies van de Ombudsman Pensioenen is echter niet bindend. Er is sprake van een geschil als een belanghebbende zich niet kan verenigen met een inhoudelijk (uitsluitend) jegens hem genomen besluit van het bestuur. Met inachtneming van het pensioenreglement is de geschillencommissie uitsluitend bevoegd tot beslissen in geschillen tussen de deelnemer en het pensioenfonds terzake de uitvoering van de pensioenregeling en individuele beslissingen uit hoofde van die pensioenregeling die het bestuur terzake deze belanghebbende heeft genomen. De beslissing van de geschillencommissie is voor beide partijen bindend. Als een deelnemer in hoger beroep wil gaan tegen de beslissing van de geschillencommissie kan deze naar de civiele rechter stappen. De civiele rechter kan echter geen inhoudelijk oordeel meer vellen over de kwestie. Wel kan deze rechter kijken of er al dan niet sprake is geweest van procedurefouten en dergelijke. Deskundigheid en integriteit. Het bestuur hecht grote waarde aan verdere ontwikkeling van de deskundigheid van het bestuur. In 2011 hebben alle bestuursleden via SPO de cursus Leergang Besturen van een Pensioenfonds (niveau 2) gevolgd. Dit om de reeds aanwezige kennis en kunde verder uit te breiden. In 2012 heeft het bestuur via SPO met goed gevolg een collectieve toets op Niveau 2 afgelegd. Daarnaast worden er vier keer per jaar kennissessies gehouden waarin (externe) deskundigen een aantal actuele zaken verder doorspreken. Ook worden er gesprekken gehouden over het functioneren van de individuele bestuurders. De bestuursleden gaan regelmatig naar bijeenkomsten van VB, Pensioenfederatie, DNB en AFM en wonen verschillende seminars bij. Bij benoeming tekenen de bestuursleden de voor het pensioenfonds opgestelde gedragscode inzake integriteit. Voor de controle op de naleving van de gedragscode is door het bestuur een externe functionaris benoemd. Dit is de heer B. Peters, compliance officer, werkzaam bij het Nederlands Compliance Instituut (NCI). De jaarlijkse rapportage van de compliance officer wordt in het bestuur besproken. Evaluatie functioneren Het bestuur kan in geval een bestuurslid naar het oordeel van het bestuur onvoldoende functioneert het desbetreffende bestuurslid verzoeken te bedanken of het desbetreffende voordracht opmakend orgaan vragen een ander bestuurslid voor te dragen. Het bestuur heeft een procedure vastgelegd voor een periodieke evaluatie van het functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden. Het premie-, beleggings- en toeslagenbeleid In de hoogte van de pensioenpremie is opgenomen de actuarieel benodigde premie voor de inkoop van de onvoorwaardelijke onderdelen van het pensioen. Daarnaast zijn er opslagen voor uitvoeringskosten en het in stand houden van het vereist eigen vermogen. Dat laatste is nodig om een forse terugval in de beleggingen op te vangen. Er wordt geen opslag gevraagd voor de toeslagen. De financiële ruimte om het gewenste toeslagenbeleid uit te voeren moet 4

5 komen uit de beleggingsopbrengsten. De ambitie van het pensioenfonds is het indexcijfer te volgen. Het indexcijfer voor actieve deelnemers is gebaseerd op de CAO lonen particuliere bedrijven en het indexcijfer voor de gewezen deelnemers en de pensioengerechtigde is gebaseerd op de prijsindex (CBS) alle huishoudens, afgeleid over de periode juli-juli. Er geldt daarbij als eis dat door de financiering van de toeslagverlening de dekkingsgraad niet onder de vereiste dekkingsgraad uitkomt. Anders wordt de indexering zodanig aangepast dat de dekkingsgraad niet onder de vereiste dekkingsgraad uitkomt. De doelstelling van het beleggingsbeleid is de beleggingsresultaten van het pensioenfonds gegeven de verplichtingenstructuur en de risicoperceptie van het bestuur te maximaliseren. Zo wordt er gestreeft om op langere termijn de nominale pensioenaanspraken en - uitkeringen te garanderen en is er de ambitie naar het indexeren van de ingegane pensioenen en premievrije aanspraken. Op basis van de uitkomsten van de jaarlijkse continuïteitsanalyse van de actuaris kan een ALM-studie 1 gedaan worden naar het premie-, indexatie- en beleggingsbeleid en de gevolgen voor de dekkingsgraad op de langere termijn. De laatste ALM-studie heeft in oktober 2010 plaatsgevonden. 3. Medezeggenschap en verantwoording Pensioenraad Het pensioenfonds kent een pensioenraad. In de pensioenraad zijn de functies voor medezeggenschap en verantwoording geïntegreerd. De pensioenraad adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd over een aantal (voorgenomen) besluiten. Bijvoorbeeld bij wijziging van de reglementen, bij vaststelling van het jaarverslag en het verlenen van toeslagen. De samenstelling, taken en bevoegdheden van de pensioenraad liggen vast in het huishoudelijk reglement van de pensioenraad. De pensioenraad bestaat uit twaalf leden is samengesteld uit vier geledingen: - deelnemers - gewezen deelnemers - pensioengerechtigden - werkgevers De geledingen deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden van het pensioenfonds worden evenredig op basis van hun onderlinge getalsverhoudingen vertegenwoordigd in de pensioenraad en bezetten gezamenlijk tien zetels. De geleding werkgevers bestaat uit twee leden. Daarnaast worden twee leden benoemd voor de geleding deelnemers als plaatsvervanger. Plaatsvervangende leden hebben dezelfde rechten en plichten als raadsleden met dien verstande dat zij alleen stemrecht hebben indien zij optreden als raadslid. De leden worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Na afloop van de termijn zijn zij maximaal twee keer hernoembaar en kunnen een zittingsduur hebben van maximaal twaalf jaar. Advies- en enquêterechten De pensioenraad adviseert het bestuur over elk voorgenomen besluit tot: a. het nemen van maatregelen van algemene strekking; 1 In een ALM-studie (Asset Liability Management studie) wordt de afstemming van de beleggingen op de verplichtingen in allerlei mogelijke toekomstscenario s doorgerekend. Op deze wijze wordt inzicht verschaft in de effecten en risico s van beleidskeuzes en de effectiviteit van verschillende beleids-instrumenten onder uiteenlopende omstandigheden. 5

6 b. wijziging van de statuten en de reglementen; c. vaststelling van het jaarverslag, de jaarrekening, de actuariële en bedrijfstechnische nota als bedoeld in artikel 145 PW, een langetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 138 PW en een kortetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 140 PW; d. vermindering van de verworven pensioenaanspraken en pensioenrechten indien toepassing wordt gegeven aan artikel 134 PW; e. het vaststellen en wijzigen van het toeslagbeleid; f. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds; g. ontbinding van het pensioenfonds; h. het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; i. het terugstorten van premie of geven van premiekorting als bedoeld in artikel 129 PW; j. het vaststellen en wijzigen van de vergoedingsregeling voor bestuursleden; k. de vorm, inrichting en samenstelling van het interne toezicht; l. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure; m. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; n. het wijzigen van het beleid ten aanzien van medezeggenschap en verantwoording. Het recht van enquête houdt in dat de pensioenraad bij niet behoorlijk functioneren van het bestuur bij de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam een verzoek kan indienen tot onderzoek naar het beleid van en de gang van zaken bij het pensioenfonds. Ook het functioneren van het bestuur als zodanig kan worden getoetst. Deze advies- en enquêterechten staan beschreven in het reglement voor de pensioenraad. 4. Intern toezicht Inrichting intern toezicht Voor de inrichting van het interne toezicht heeft het bestuur gekozen voor een raad van toezicht. De raad van toezicht bestaat uit drie onafhankelijk, deskundige en gezaghebbende personen, zonder verdere banden met het pensioenfonds. Deze drie externe leden worden, nadat de pensioenraad advies over de beoogde samenstelling heeft uitgebracht, door het bestuur benoemd. In de raad van toezicht hebben de volgende personen zitting: De heer R.A. Nieuwenhoven (voorzitter) De heer D.M. Swagerman (secretaris) Mevrouw K. Bitter Deskundigheid van de leden van de raad van toezicht De deskundigheid van de leden van de raad van toezicht dient naar het oordeel van De Nederlandsche Bank voldoende te zijn met het oog op de belangen van de bij het pensioenfonds betrokken deelnemers, gewezen deelnemers en overige belanghebbenden.. Overleg De raad van toezicht heeft recht op overleg met het bestuur, met de adviserende en waarmerkende actuaris, de accountant en de compliance officer van het pensioenfonds alsmede met de pensioenraad. De raad van toezicht komt tenminste twee maal per jaar met het bestuur bijeen. Rapportage 6

7 De raad van toezicht rapporteert tenminste jaarlijks schriftelijk aan het bestuur van het pensioenfonds. De aanbevelingen van de raad van toezicht worden tevens jaarlijks gerapporteerd in het jaarverslag. 5. Lezerspanel Het lezerspanel is in 2011 opgericht en bestaat uit 10 actieve en gewezen deelnemers en uit pensioengerechtigden. Het lezerspanel houdt zich bezig met het beoordelen van de leesbaarheid van de fondsdocumenten zoals jaarverslag, brieven en aanvraagformulieren. Ook toetst het lezerspanel het PensioenKompas en de PensioenPeilingen vooraf op inhoud en leesbaarheid. 7