Intervisiemoment Een vrijwilligersvriendelijke sportclub 5/3/2016

Transcriptie

1 Intervisiemoment Een vrijwilligersvriendelijke sportclub 5/3/2016 Vier getuigenissen van deelnemende clubs Tijdens het intervisiemoment getuigden enkele sportclubs over hoe zij met dit thema aan de slag gingen tijdens en na hun deelname aan het begeleidingstraject Een vrijwilligersvriendelijke sportclub. Getuigenis over de vraag Is je club meer vrijwilligersvriendelijk geworden? Onze club op zich bestaat al 30 jaar waarvan 10 jaar op onze huidige locatie. Het unieke aan die locatie en dus ook voor onze club is dat de zaal met eigen middelen werd gezet. Heel wat vrijwilligers hebben toen hun vakantie opgeofferd om te metselen, schilderen Een aantal vrijwilligers zijn nu op heden nog actief wat dus veel zegt over de sfeer in onze club. De keerzijde van de medaille is dat we jaarlijks heel wat activiteiten dienen te organiseren om onze bouw af te betalen. Als we spreken over activiteiten wil dit dus ook zeggen heel wat vrijwilligers die zich inzetten om die activiteiten vlot te laten verlopen. Dit gaat over eetfestijn, familieweekend, tornooien, turnfeesten, wijnverkoop, fuif, bloemenmarkt Iedere maand is er wel iets te doen. Met ruime variatie in aanbod zodat we verschillende doelgroepen kunnen bereiken. Bij het rekruteren van onze vrijwilligers werken wij vooral op taakniveau. Voor iedere activiteit hebben we een overzicht van waar er volk nodig is en hoeveel. De oproep gebeurt via mailing, facebook, schriftelijk Sommigen spreken ons ook aan om te horen of we geen hulp kunnen gebruiken. Het werken op taakniveau doen we al een aantal jaren. Zo kunnen de vrijwilligers vrij kiezen waar ze zich het liefst voor inzetten. De ene staat liever aan de afwas terwijl de andere liever aan de toog actief is. Voor de buitenwereld is het ook duidelijk wie er als vrijwilliger tijdens een activiteit actief is aangezien we allemaal dezelfde T-shirt van de club dragen. Tijdens ons traject hebben we een vrijwilligersverantwoordelijke aangesteld. Zij is heel aanwezig in de club daar ze dagelijks op en af komt om haar zoon te brengen. Ook op activiteiten is ze steeds precent. Naar de andere vrijwilligers toe is dit misschien nog niet echt geweten maar we zullen daar verandering in brengen. Op vrijdag 25 maart organiseren we een flexivolreceptie en zullen we van de gelegenheid gebruik maken om haar voor te stellen. De flexivol receptie is een item die we meekregen tijdens de cursus en waar we onmiddellijk voor te vinden waren. Een ideale manier om te weten wat er leeft in de club en of we op dezelfde golflengte zitten. Wanneer we onze vrijwilligers zouden moeten uitzetten op de betrokkenheidscirkels denk ik dat we heel wat Multi (losse vrijwilligers) en taakvrijwilligers hebben. Af en toe stroomt er iemand door voor een trekkersrol. Het bestuur blijft voorlopig gelijk maar als we kijken naar de gemiddelde leeftijd zullen we moeten uitkijken naar verjonging. De trekkers van den bouw hebben immers steeds gezegd we blijven in het bestuur tot alles in orde is en dan zetten we een stapje terug maar blijven we vrijwilliger op activiteiten. Dat stapje komt er voor onze 60+ ers aan in 1/5

2 september. De flexivol receptie zal misschien hier onrechtstreeks ook aan meewerken, wie weet vinden we nieuwe trekkers Wat loopt er goed en wat zijn de hindernissen? Tijdens de activiteiten loopt alles vlot. Iedereen weet wat zijn taak is. De nieuwe vrijwilligers worden wegwijs gemaakt in hun taak. Ze mogen ook hun eigen inbreng doen. Tijdens het klussen wordt er drank en eten aangeboden. De vrijwilligers worden geapprecieerd door hen jaarlijks uit te nodigen op de nieuwjaarsreceptie en er wordt ook een verrassingsactiviteit - teambuildingsactiviteit georganiseerd zodat we elkaar beter leren kennen. Ook de kinderen kunnen zich als vrijwilliger engageren om bv tijdens wedstrijden punten te lopen, mee te helpen met de deur aan deur verkoop, ook voor hen wordt er een verrassingsactiviteit georganiseerd. Wat we misschien wel als hindernis kunnen beschouwen en ik denk dat wij als club daar niet alleen voor staan is dat we moeten blijven aanklampen. De vrijwilligers zijn van goede wil maar de mails in de gaten houden en beantwoorden blijft toch iedere keer opnieuw een struikelblok. Het is niet dat ze niet willen maar het is eerder uit nonchalance. Het loopt dus niet perfect maar mijn collega s hier in de zaal zullen dit wel beamen het loopt goed en het feit dat de vrijwilligers terug komen of anderen motiveren om mee in te springen zegt al veel over de sfeer. Getuigenis over de vrijwilligersverantwoordelijke Toen we aan de cursus begonnen hadden we nog geen vrijwilligersbeleid of verantwoordelijken in de club. Aangezien het mijn taak was om evenementen en acties te organiseren, was het ook mijn taak om vrijwilligers te zoeken waar nodig. Maar daarin kroop altijd het meeste werk en tijd. De taak dat we tijdens de eerste sessie meekregen, het zoeken naar vrijwilligersverantwoordelijken, klonk dus als muziek in mijn oren. We zijn in het bestuur onmiddellijk begonnen met een lijstje te maken met mogelijk kandidaten. Uiteindelijk kozen we er twee die ons al een paar keer zelf hulp hadden aangeboden. De voorzitster van onze club heeft het hen mondeling gevraagd en ze waren beiden onmiddellijk enthousiast. Twee weken later zat ik al met hen aan tafel en bespraken we enkele doelstellingen. Zo is o.a. onze vaste vrijwilligersgroep tot leven gekomen. We wilden van de vaste vrijwilligers een aparte groep maken. Eén die loshangt van het bestuur en trainsters en onder leiding staat van de vrijwilligersverantwoordelijken. We gaven de vaste vrijwilligersgroep zelfs een eigen naam en eigen logo. Dat om het groepsgevoel te bevorderen. De taken van onze vrijwilligersverantwoordelijken zijn dus niet enkel het aanspreken van ouders en zoeken naar vrijwilligers. Ze leiden het volledige team. Laat mij even een voorbeeld gebruiken om dit te verduidelijken. Momenteel ben ik bezig met het organiseren van twee turnshows. Hiervoor hebben we een 50-tal medewerkers/vrijwilligers nodig. Deze heb ik in 4 teams verdeeld: - team techniek (iedereen die meehelpt aan belichting en muziek) 2/5

3 - team opmaak (bij de gymnasten blijven, zorgen dat ze op tijd aangekleed zijn, geschminkt zijn, op tijd klaar staan ) - team publiek (aan de kassa zitten, tombola, snoepverkoop, hotdogverkoop, VIP ) - team all-round (dokter, toneelmeester, vlinders ) Een hele boterham dus om te coördineren. Het leek mij logisch om elk team een verantwoordelijke te geven. Aangezien we met een externe organisatie werken voor belichting en muziek, gaven we de verantwoordelijkheid voor team techniek uiteraard aan hen. Team all-round is een groep dat het bestuur onder zich moet houden. Maar dan zitten we nog met team opmaak en team publiek. De twee teams dat ook de grootste aantal vrijwilligers nodig heeft. De verantwoordelijkheid van deze twee teams heb ik aan onze vaste vrijwilligersgroep gegeven. Twee teams waar ik dus geen tijd meer moet insteken. De vrijwilligersverantwoordelijken zoeken de vrijwilligers, verdelen de taken, zorgen voor alle communicatie, ontvangen de vrijwilligers de dag zelf, geven de nodige uitleg, zijn hun aanspreekpunt de dag zelf, zorgen voor een bedanking achteraf. Er zal ook voor elke vrijwilliger een enveloppe klaarliggen, met zijn eigen naam op, met daarin zijn persoonlijke takenlijst, enkele afspraken, dagverloop, een batch Ook dit zal door de vrijwilligersverantwoordelijken in elkaar gestoken worden. Wat een enorme stress minder is voor het bestuur natuurlijk! Uiteraard zijn er ook nog een aantal werkpuntjes. Ik vind het bijvoorbeeld belangrijk dat alle communicatie tussen de vaste groep vrijwilligers en de losse vrijwilligers, door de vrijwilligersverantwoordelijken gebeurt. Zodat er geen verwarring is over wie hun aanspreekpunt is en dat ze de vaste groep vrijwilligers als een aparte groep leren kennen waar ze dan, hopelijk, graag willen bij horen. Ook onze doelstelling, om alle vrijwilligers apart aan te spreken, is gemakkelijker op te volgen door de vaste groep vrijwilligers dan door het bestuur. Dit was niet onmiddellijk duidelijk voor de vrijwilligersverantwoordelijken waardoor ik vaak ook nog steeds de communicatie deed. Er is hier voornamelijk verandering in gekomen toen ik een draaiboek van een evenement doorgestuurd had naar de verantwoordelijken. Daarin stond de lijst van wat ik allemaal moest doen en de lijst van vrijwilligers dat we nodig hadden. Aangezien ze zagen dat mijn to-do lijst veel groter was dan hun lijst, zijn ze onmiddellijk in actie geschoten en beseften ze plotseling hun meerwaarde. Een werkpuntje voor mij is het enthousiasme van de vrijwilligersverantwoordelijken hoog houden. Vaak kom ik met een hele waslijst van taken waar we vrijwilligers voor nodig hebben. Hoe mooi ik het ook probeer te verbloemen, de verantwoordelijken weten al hoe laat het is als ze een berichtje van mij op facebook zien. Maar er staat al een grote bedanking op hen te wachten voor na de turnshows en vaak probeer ik nu ook berichten te sturen over positieve effecten van hun werk. De vrijwilligersverantwoordelijken en ik communiceren voornamelijk via facebook maar 3 maal per jaar komen we ook eens samen om ideeën uit te wisselen, enkele evenementen, acties, doelstellingen van de club te bespreken De verantwoordelijken communiceren met hun vrijwilligers vaak via mail en facebook. Maar ook Gimme (ons communicatiemiddel met de ouders), is een handig instrument dat ze vaak gebruiken. Kortom, de komst van de vaste groep vrijwilligers en de vrijwilligersverantwoordelijken is een enorme hulp voor het bestuur. We moeten geen uren meer spenderen aan het zoeken naar vrijwilligers, we moeten tijdens een evenement niet nog eens extra tijd maken om de vrijwilligers op te vangen... Vroeger zaten we vaak met de handen in het haar toen we dachten Aan wie kunnen we dit vragen?. En nu hebben we daar een vast aanspreekpunt voor! 3/5

4 Getuigenis over de vraag Is er ondertussen sprake van een vrijwilligersbeleid in de club? Sinds het volgen van het traject "werken met vrijwilligers" is er een andere (frisse) wind gaan waaien binnen onze club. - we hebben sinds kort iemand in het bestuur met de functie "vrijwilligersverantwoordelijke" - het item "vrijwilligersbeleid" wordt vanaf dit jaar op iedere bestuursvergadering op de dagorde geplaatst - er wordt continue aandacht besteed aan het zoeken naar mogelijke nieuwe vrijwilligers voor onze grote activiteiten - er werd ook gezocht naar een aantal vrijwilligers (binnen de clubleden) die een cursus aspirant- initiator willen volgen ter ondersteuning van de enige trainer in de club - er wordt gepolst naar de interesses (voorkeuren) van onze vrijwillige medewerkers - nieuwe vrijwilligers worden gevraagd om ook eens te polsen bij familie, vrienden, collega's, buren... voor het vinden van nieuwe vrijwilligers - er wordt aandacht besteed aan een duidelijke briefing (gebeurde vroeger ook), maar nu wordt er nog méér gedetailleerd en vooral vroeger gecommuniceerd - vroeger hadden wij altijd een briefing- moment, maar nooit geen débriefing. De vrijwilligersverantwoordelijke binnen de club polst nu nadien bij alle medewerkers over hun bevindingen! - niet alleen iets zeggen aan onze vrijwilligers, maar ook luisteren! - een nieuwe wind betekent ook soms "tegenwind". Niet iedereen staat open voor vernieuwing! Soms verliest men "oude" vrijwilligers door het binnenhalen van "nieuwe" vrijwilligers... Vrijwilligersbeleid is ook motiveren van vrijwilligers, hen het gevoel geven dat ze - al of niet tijdelijk - deel uitmaken van de club of de organisatie (betrokkenheid) Vrijwilligersbeleid is ook het waarderen van vrijwilligers - aandacht hebben voor hun mening, ook nadien vragen naar hun bevindingen, ze mee betrekken in de evaluatie van de activiteit - geven van een kleine attentie, tonen dat hun inzet en medewerking in dank wordt afgenomen - bedankingskaartje, geven van een kortingsbon... Vrijwilligersbeleid is ook de vrijwilligers op het voorplan zetten - zorgen dat ze "herkenbaar" zijn op de activiteit (wij hebben voor onze laatste activiteit voor al onze medewerkers een polo voorzien met als opschrift "V.A.D.- crew") - tijdens het slotwoord een speciaal dankwoord aan hen richten, een applaus vragen... Vrijwilligersbeleid is ook duidelijk communiceren met uw vrijwilligers - tijdig - wat wordt er van hen precies verwacht - duidelijke taakverdeling en taakomschrijving - hen initiatief laten nemen Momenteel is er nog geen neergeschreven visie, maar daar wordt aan gewerkt... - in de loop van het jaar voorzien wij nog een "bestuursdag" waarop wij in afzondering zullen gaan (vreemde locatie) waar er een halve dag zal gewerkt worden rond het thema "vrijwilligersbeleid" 4/5

5 Getuigenis over deelname aan het traject begeleidingstraject 1. Hoe belangrijk zijn vrijwilligers in jullie club? Vrijwilligers zijn heel belangrijk in onze club. Wij draaien eigenlijk volledig op vrijwilligers. Dus, zowel bestuursleden, trainers als mensen die naast de trainers helpen, zijn allemaal vrijwilligers. 2. Wat was de motivatie van jullie club om in te stappen in het traject? Omdat we een betere structuur zochten om met die vrijwilligers te kunnen werken. We dachten dat het begeleidingstraject ons daar bij kon helpen en dat is achteraf ook gebleken dat het inderdaad een goede keuze geweest is. 3. Wat is het belangrijkste dat je meeneemt uit de workshops? Het belangrijkste dat we meegekregen hebben, is de manier waarop we meer gestructureerd kunnen omgaan met vrijwilligers. Niet meer in het wilde weg en puur op het gevoel, maar weten wat we aan het doen zijn en hoe we dat het best doen. Hoe we best die vrijwilligers aanspreken, wat we van hen kunnen vragen, wat zij van ons verwachten en hoe zij zich goed kunnen voelen bij onze club. 4. Wat is het grootste effect dat de deelname op jouw club gehad heeft? Het grootste effect van die workshops is dat we voor onszelf beter weten wat we kunnen doen, wat we mogen verwachten, wat we mogen vragen, hoe we met die vrijwilligers moeten omgaan. We voelen ons zekerder in het werken met vrijwilligers. 5. Heb je het gevoel dat er een nieuwe wind in de club rond vrijwilligersbeleid waait? Het aantal vrijwilligers is iets gestegen omdat we nu naast het bestuur en de trainers nog heel wat helpers gekregen hebben. Ik ga daarvoor niet spreken van een nieuwe wind want wij waren al goed bezig, maar we hebben nu wel meer structuur dan dat we vroeger hadden. Dat is vooral wat ons een stuk vooruit geholpen heeft. 6. Zou je andere clubs aanraden om deel te nemen aan het traject en waarom? Absoluut zeker en dat heb ik ook al een aantal keer gedaan. Op de stadsvergadering vorig jaar heb de andere sportclubs uit onze regio duidelijk gemaakt dat het begeleidingstraject zeer interessant is om te volgen. Onlangs sprak de voorzitter van een naburige club me aan omdat hij graag zijn club ook wou laten instappen in een traject. Wij hebben hem aangemoedigd om dat zeker te doen. Het helpt en je kunt er heel wat uit leren. Jammer genoeg is zijn bestuur daar dan niet op ingegaan. Ik heb hem ook gezegd dat als hij in de toekomst de kans nog krijgt, dat hij zijn bestuur zeker moet proberen overtuigen want het heeft echt zin en het is heel interessant. Je kunt er maar voordeel uit doen! 5/5