NOTULEN RAAD 08/03/2016

Transcriptie

1 Aanvang: Aanwezig: NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/03/2016 NOTULEN RAAD 08/03/ :00 uur Marie-Rose Harnie: voorzitter; Kjell Bosmans, Freddy Busselot, Carine De Cock, Valerie Hamelryck, Jeroen Hofmans, Kimberly Michel, Mathias Pierquin, Nicky Van Acker, Robert Vandenbranden: raadsleden; Jan De Winne: secretaris Verontschuldigd: Sven Pletincx: raadslid; Dirk Pieters: burgemeester Afwezig: Jeroen Hofmans: raadslid afwezig voor agendapunt 1, 2, 3, 4, 5, 6 OPENBARE ZITTING Ondersteunende afdelingen 2. FADI Meubilair Sociaal Huis - Perceel Akoestische schuifdeurkasten. Gunning van de opdracht. De Raad, Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Raming van de opdracht: Perceel 2 Akoestische Schuifdeurkasten: ,- (excl. 21 % BTW) (incl. 21 % BTW) Bedrag van de opdracht: Perceel 2 Akoestische Schuifdeurkasten: ,00 (excl. 21 % BTW) ,56 (incl. 21 % BTW) Duur van de opdracht: éénmalig Gelet op de voorziene voltooiing der werken aan het Sociaal Huis op 15/02/2016, is het aangewezen om de aanbestedingen voor het meubilair en inrichting van het Sociaal Huis op te starten. Huidig perceel betreft de levering en plaatsing van akoestische schuifdeurkasten, welke in de diverse burelen op de eerste, tweede en derde verdieping zullen worden geplaatst. In raadszitting van 8 december 2015 werd het lastenkohier en de raming goedgekeurd. Aan de Raad wordt vandaag voorgesteld deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige inschrijver conform de gunningscriteria. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel eerste lid. 1

2 Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. Advies en motivering: Gelet op de voorziene voltooiing der werken van het Sociaal Huis. In aansluiting van de afwerking van het gebouw kan er gestart worden met de inrichting en voorzien van het nodige meubilair. De studie van de binneninrichting van het los en vast meubilair was voorzien als discipline in de ontwerpopdracht toegekend aan WAW-Architecten. Deze opdracht spitst zich toe op de inrichting van de diverse ontvangstlokalen, balie, intakelokalen, gesprekslokalen, vergaderzalen, de bureelruimtes evenals de archiefruimte. Er is een opdeling voorzien in 3 percelen omwille van de specifieke invulling namelijk: Perceel 1: Los Meubilair bureaustoelen, bureeltafels, vergadertafels, vergaderstoelen en bezoekerstoelen, rolkastjes ed. Perceel 2: Akoestische Schuifdeurkasten. Perceel 3: Mobiel archiefmeubilair. Huidige opdracht betreft het Perceel 2 leveren en plaatsing van akoestische schuifdeurkasten. Dit zijn afsluitbare bureelkasten voorzien van perforaties in de deurbladen en een akoestisch membraan. De opdracht zal worden gegund in onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De gunningscriteria voor de toewijzing werden als volgt gedefinieerd: 1. Kostprijs 50 punten 2. Kwaliteit en conformiteit lastenboek en plannen 15 punten. 3. Esthetiek 15 punten. 2

3 4. Waarborg inzake wisselstukken en bevoorradingszekerheid 10 punten. 5. Garantieperiode 10 punten. Volgende firma s werden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelings-procedure: Pami nv - Industrielaan 20 - Nolimpark 1408, 3900 Overpelt. Tds Office Design - Begoniastraat 10, 1170 Watermaal-Bosvoorde. Inofec Kantoormeubelen - Gentseweg 518, 8793 Waregem. Ahrend Furniture - Romboutsstraat 9, 1932 Sint-Stevens-Woluwe. Robberechts nv - Slachthuisstraat 21, 2300 Turnhout We ontvingen een schrijven van de firma Robberechts nv dat deze niet zullen participeren in deze prijsaanvraag. Ons schrijven aan de firma Tds Office Design kwam ongeopend terug, de firma ging in faling in oktober Bij opening van offertes op 29/01/2016 werd aldus een aanbieding bekomen van: Pami nv - Industrielaan 20 - Nolimpark 1408, 3900 Overpelt. Inofec Kantoormeubelen - Gentseweg 518, 8793 Waregem. Ahrend Furniture - Romboutsstraat 9, 1932 Sint-Stevens-Woluwe. Uit het administratief nazicht bleek geen enkele reden waarom één van de inschrijvers diende uitgesloten te worden, er zijn enkel opmerkingen over de volledigheid van de bijlagen of de stalen. Dit kan eventueel worden bijgebracht. Voor het gunningscriteria kostprijs werd bij het rekenkundig nazicht geen rekenkundige afwijkingen vastgesteld, geen leemten of wijzigingen noch abnormale totaalprijzen of eenheidsprijzen. Wat betreft het gunningscriterium kostprijs (50 ptn) werd volgend overzicht bekomen: De raming van deze opdracht bedroeg: ,- (excl. BTW) ,- (incl. 21 % BTW) Wat betreft het gunningscriterium kwaliteit en conformiteit lastenboek en plannen (15 ptn), dient gesteld te worden dat alle aangeboden producten voldoen aan het lastenkohier en hiervoor maximaal scoren. Wat betreft het gunningscriterium esthetiek (15 ptn) dient gesteld te worden dat alle aangeboden producten van de inschrijvers voldoen aan de verwachtingen op het vlak van esthetiek en dit in relatie met de architectuur van het gebouw. Er zijn enkel lichte verschillen in de vorm van de akoestische perforaties. 3

4 Inzake het gunningscriterium waarborg inzake wisselstukken en bevoorradingszekerheid (10 ptn) is er eenzelfde maximale quotering voor alle inschrijvers gezien dit overal op 10 jaar werd vastgesteld. Inzake het gunningscriterium garantieperiode (10 ptn) krijgen alle inschrijvers dezelfde maximale quotering. Ahrend gaat met 10 jaar + 1 maand het verst, Inofec houdt het op 7 jaar, Pami limiteert de garantie op 5 jaar, maar dit is reeds de maximale score volgens het gunningscriterium. Samenvattend werd volgende quotering bekomen: De firma Ahrend Furniture nv bekwam bijgevolg de hoogste quotering en leverde de economisch meest voordelige offerte rekening houdend met de gunningscriteria. De totale uitvoeringstermijn voor levering en plaatsing bedraagt 60 kalenderdagen. De kredieten voor deze investeringsuitgave te financieren werden in volgend investeringsproject voorzien: / Meubilair en kantooruitrusting Sociale Bijstand- Armoede bestrijding Meubilair. Financieel advies en visum: Het visum werd verleend dd. 26/02/2016. Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1: De opdracht met als voorwerp: Sociaal Huis Perceel 02 Akoestische Schuifdeurkasten levering en plaatsing. wordt gegund na onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking aan de firma: Ahrend Furniture - Romboutsstraat 9 te 1932 Sint- Stevens-Woluwe. Voor een bedrag van ,00 (excl. 21 % BTW) ,56 (incl. 21 % BTW) 4

5 Art. 2: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal beheerd worden: enerzijds, door de Algemene Uitvoeringsregels Overheidsopdrachten anderzijds, door het bijzonder bestek dat bij onderhavige beslissing is gevoegd. Art. 3: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten voorzien in volgend investeringsproject: / Meubilair en kantooruitrusting Sociale Bijstand - Armoede bestrijding Meubilair. 3. FADI Verkoop deelperceel landbouwgrond te Sint-Pieters-Leeuw Sectie H, 100/2. Goedkeuring ontwerpakte. De Raad, Aanleiding en doel: Het OCMW is eigenaar van een perceel landbouwgrond gelegen te Sint-Pieters-Leeuw - kadastraal gekend sectie H 100/2 met een oppervlakte van 56 a 20 ca. Dit perceel is sinds geruime tijd verpacht, huidige pachter is de heer Van Keerbergen. De heer Defays bezit een woning gelegen op de Frans Pickéstraat 5. Omwille van een verbouwingsdossier verzoeken zij ons om een beperkt deel van dit perceel te kunnen aankopen zodoende dat de perceelgrens op meer dan 6 meter van de bebouwing komt te liggen. Dit deelperceeltje heeft een oppervlakte van 3a42ca, is driehoekig van vorm en is en blijft stedenbouwkundig landbouwzone. Deze vraag werd besproken in zitting van het Vast Bureau dd. 30/06/2014. Het Vast Bureau heeft principieel ingestemd met de verkoop van dit deelperceel mits in achtname van volgende modaliteiten: -opmeting en latere afpaling ten laste van de aanvragers. -waardering als tuinzone zijnde 30 euro/m². -alle gebruikelijke kosten (notaris, registratierechten) ten laste van de kopers. Deze voorwaarden werden door de kandidaat-kopers geaccepteerd. In zitting van het Vast Bureau van 18/01/2016 werd besloten notaris Meersman eveneens te mandateren namens het OCMW als instrumenterend notaris. Huidige beslissing betreft de goedkeuring van de ontwerp verkoopovereenkomst. Juridische gronden: Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De omzendbrief BB 2010/02 van 17 maart 2010 betreffende de vervreemding van onroerende goederen door lokale besturen. Advies en motivering: 5

6 De vooropgestelde afsplitsing van het deelperceel van sectie H - 100/2 grootte 3a 42ca 27 heeft slechts een beperkte impact op de verdere uitbating van het perceel. Het perceel blijft voldoende groot en rendabel met +/- 52a 78 ook de toegang tot het perceel wordt hierdoor niet gehypothekeerd. De heer Filip Vlaeminck werd aangesteld als landmeter door de kopers voor het opstellen van een opmetingsplan en verdelingsplan. Op 11/05/2015 werd het ontwerpplan van het deelperceel aangeboden op de preregistratie waardoor het een unieke perceel identificatie kreeg. Het OCMW verzocht aan landmeter Filip Branckaert om over te gaan tot schatting van het bewuste deelperceel. In zijn schattingsverslag van 20/12/2015 werd het perceel in zijn huidige toestand gewaardeerd op De huidige geboden prijs van ,10 zijnde 30 euro/m² overstijgt dit schattingsbedrag ruimschoots. Gelet op de specifieke vraagstelling van de koper om een deelperceel te kunnen aankopen zodat de huidige bebouwing voldoende ver komt te liggen van de perceelgrens en aldus voor renovatie in aanmerking kan komen en gelet op de specifieke meerwaarde die hierdoor gerealiseerd kan worden, maakt dat er bijgevolg voldoende elementen zijn om over te gaan tot de onderhandse verkoop van dit deelperceel. Op 28/12/2015 werd het OCMW gecontacteerd door notaris Meersman, welke optreedt als instrumenterend notaris namens de koper. Notaris Meersmans stelde ondertussen bijgevoegde verkoopovereenkomst op. In de akte van verkoop zal de pachter de heer Vankeerbergen - tussenkomen om te verzaken aan de pacht en zijn voorkooprecht op dit deelperceel. Hiervoor zal hem een vergoeding toekomen van driemaal de jaarpacht pro rata de oppervlakte van het deelperceel. Financieel advies en visum: Het visum werd verleend dd. 24/02/2016. Deze opbrengsten zullen ondergebracht worden in de (des)investeringsenveloppe /9. Beraadslaging: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De OCMW Raad geeft hierbij zijn goedkeuring voor de verkoop van een deel van perceel 100/2 geprekadastreerd 23583/10143 grootte 3a 42ca 27 - aan de heer Defays, Frans Pickéstraat 5, 1600 Sint-Pieters-Leeuw, voor een bedrag van ,10. Art. 2. De ontwerp-verkoopakte in bijlage aan deze raadsbeslissing wordt goedgekeurd. Art 3. Voorzitter en Secretaris zijn gemachtigd tot ondertekening van de verkoopakte ten overstaan van notaris Meersman. 6

7 4. FADI Principebeslissing - Verkoop deelperceel pastorij-site te Buizingen Sectie B, 117 D5 - K5. De Raad, Aanleiding en doel: Het OCMW is eigenaar van de pastorij site te Buizingen Kerkstraat 17. Deze site is uitgestrekt over 2 kadastrale percelen - Sectie B 117 D 5 17 a 117 K 5 1a 60ca. Dit laatste perceel werd recentelijk bijgekocht op 30/06/2015. Op 19 december 2015 ontving het OCMW een schrijven van de heer en mevrouw Muylaert Debaes, aanpalers aan de pastorij en dus wonende op Kerkstraat 21. In hun schrijven geven zij aan kandidaat-koper te zijn van de tussenliggende grond tussen de pastorij en hun woning. Tussen beide gebouwen is er vandaag een afstand van ongeveer 30m waarvan 15,30m op eigendom van het OCMW en 14.70m op eigendom van de heer en mevrouw Muylaert. Op een diepte van 16 m loopt de perceelgrens evenwel niet meer haaks op de straat maar diagonaal naar het lindengroen. Bij het verkavelen van de tussenliggende grond is er bijgevolg een bebouwing mogelijk van een alleenstaande villa met voorgevel van 18m, 2 halfopen bebouwingen of eventueel zelfs een meersgezinswoning. De beoogde oppervlakte van het af te splitsen deelperceel is om en bij de 9a. Huidige beslissing betreft de principiële goedkeuring van de verkoop van een deelperceel van de pastorij site te Buizingen. Juridische gronden: Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De omzendbrief BB 2010/02 van 17 maart 2010 betreffende de vervreemding van onroerende goederen door lokale besturen. Advies en motivering: De vooropgestelde afsplitsing van het deelperceel van sectie B 117 K5 en B117 X5 houdt in dat de toekomstige perceelgrens loodrecht op de straat en op minimaal 3m van het pastorijgebouw zal lopen. De huidige garage en tuinberging zal niet meer tot het perceel behoren. De oppervlakte van het afgesplitste deelperceel zal om en bij de 9a zijn, dit dient evenwel nog worden correct ingemeten. Het perceel van de pastorij zal dan nog steeds een 8a en oneffen groot zijn. Voor de aankoop van perceel B 117 K 5 verzocht aan landmeter Filip Branckaert om over te gaan tot schatting van het bewuste deelperceel. In zijn schattingsverslag van 4/02/2015 werd het perceel in zijn huidige toestand gewaardeerd op 50 euro/m². Ook de achterliggende driehoek werd op hetzelfde bedrag gewaardeerd. 7

8 Vandaag werd een bieding van ,- ontvangen van de heer en mevrouw Muylaert wat resulteert aldus in een bedrag van +/- 211 euro/m². Dit overstijgt ruimschoots de schattingswaarde, er wordt aldus een uitzonderlijke meerwaarde gecreëerd. Gelet dat de perceelgrens vooraan aan de straat ongeveer in de helft van beide percelen ( ) ligt waardoor een samenwerking met de heer en mevrouw Muylaert steeds noodzakelijk is voor een eventuele verkaveling van beide gronden. Hierdoor dient gesteld te worden dat beide elementen maken dat enkel een onderhandse verkoop een dergelijke meerwaarde kan geven. Qua modaliteiten werd door de kopers aangegeven dat zij zullen instaan voor de opmeting en afpaling, de gebruikelijke notariskosten en registratierechten en het plaatsen van een nieuwe afsluiting bestaande uit betonnen gleufpalen met houten planken. Er is overeenstemming met de koper om op te nemen in de verkavelingsvoorschriften en eventuele akte dat er een nieuw garage kan worden opgetrokken met scheidingsmuur op de perceelgrens. Zowel notaris Muyshondt als notaris Vereeken traden in het verleden reeds op in het dossier van de pastorij. Het ware aangewezen één van beiden notarissen opnieuw te mandateren namens het OCMW. Financieel advies en visum: Het visum werd verleend dd. 24/02/2016. Deze opbrengsten zullen ondergebracht worden in de (des)investeringsenveloppe /9. Beraadslaging: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De OCMW-raad geeft hierbij zijn principiële goedkeuring voor de verkoop van een deelperceel van sectie B 117 K5 en B117 X5, Kerkstraat 17, 1501 Buizingen met een geraamde oppervlakte van 9a. Art 2. Er zal een onderhandse verkoopovereenkomst worden opgesteld met de heer en mevrouw Muylaert met een verkoopsprijs van ,-. Volgende modaliteiten worden in acht genomen: 1. De kopers zullen instaan voor de opmeting en afpaling van het perceel 2. De gebruikelijke notariskosten en registratierechten zijn ten laste van de kopers 3. Het plaatsen van een nieuwe afsluiting bestaande uit betonnen gleufpalen met houten planken is volledig ten laste van de kopers 4. De eigenaar heeft de toestemming om een nieuwe garage te bouwen met scheidingsmuur op de perceelgrens 8

9 Art. 2. De ontwerp-verkoopakte zal in een later stadium ter bekrachtiging worden geagendeerd. Art 3. Voorzitter en Secretaris zijn gemachtigd tot ondertekening van de onderhandse verkoopovereenkomst en latere akte ten overstaan van notaris Muyshondt. 5. WE Aanstellen van een jurist in kader van collectieve schuldbemiddeling. De Raad, Aanleiding en doel: Sinds 2005 voldoet het OCMW aan de opgelegde voorwaarden in het kader van het erkenningsdecreet schuldbemiddeling van 24 juli In dat kader hebben we de mogelijkheid onderzocht om zelf een jurist in dienst te nemen en bijgevolg als OCMW aangesteld te worden als schuldbemiddelaar in het kader van collectieve schuldenregeling. Aan de Raad wordt gevraagd de goedkeuring te geven voor de opstart van de procedure in het kader van een beperkte selectie voor de aanwerving van een jurist 1 VTE. Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn Decreet Lokaal Sociaal Beleid en de beleidsplannen die in dat kader werden uitgezet. Erkenningsdecreet van 24 juli 1996 De goedgekeurde personeelsformatie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel categorie 4 De principebeslissing van de raad van 10/07/2012 betreffende de puntenverdeling van de selectietechnieken. De principebeslissing van het Vast Bureau van 05/10/2009 betreffende de richtlijnen met betrekking tot communicatie, feedback en bewaring van assessment - rapporten De principebeslissing van het Vast Bureau van 21/11/2011 betreffende de te gebruiken publicatiekanalen. Advies en motivering: In bijlage van dit besluit de nota waarin de mogelijkheid om als OCMW aangesteld te worden als schuldbemiddelaar wordt toegelicht. Tot op heden hebben wij een samenwerkingsovereenkomst met meester Luc Christiaens in het kader van het erkenningsdecreet. Op basis van een raming stellen wij vast dat wij euro minder uitgaven hebben indien wij intern een jurist zouden aannemen, doch belang is te benadrukken. (Zie interne nota) Bovendien zal dit leiden tot een kwalitatieve verbetering van onze dienstverlening. Binnen het departement welzijn, zijn wij dan ook overtuigd, dat de aanstelling van een jurist en het volledig zelf in handen nemen van de collectieve schuldenregeling een enorme 9

10 kwaliteitsverbetering voor de hulpvrager met zich zal meebrengen. De informatie-uitwisseling kan sneller en efficiënter, juridisch advies aan hulpvragers kan flexibeler (niet meer wachten op een zitdag) en er kan vooraf afgestemd worden tussen collectieve schuldenregelaar en maatschappelijk werker. De hulpvrager zal minder van maatschappelijk werker naar collectieve schuldbemiddelaar doorverwezen worden en omgekeerd. Rekening houdend met het beperkt aantal dossiers in de beginfase zal de jurist ondergebracht worden in de afdeling bestuursondersteuning. Naast het takenpakket dat hij/zij dient uit te voeren mbt juridische ondersteuning collectieve schuldenregeling en procedures die aanhangig worden gemaakt bij de arbeidsrechtbank, zal hij/zij de dagelijkse leiding van de afdeling op zich nemen ter ondersteuning van de directeur ondersteunende afdelingen. Indien we na een bepaalde periode vaststellen dat er meer focus komt te liggen op de dossiers collectieve schuldenregeling zullen wij het dossier op het Vast Bureau agenderen wat betreft een verder tewerkstelling binnen de afdeling bestuursondersteuning. Aan de Raad wordt voorgesteld om de procedure voor een beperkte selectie te organiseren voor het aanwerven van een jurist 1 VTE. Hiernaast wordt voorgesteld om de samenwerkingsovereenkomst met Mr. Luc Christiaens stop te zetten van zodra de mogelijkheid voordoet om als OCMW toegewezen te worden als collectieve schuldbemiddelaar. Deze functie werd niet opgenomen in de formatie en zal na een evaluatieperiode al dan niet meegenomen worden in een formatiewijziging. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Beraadslaging: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad beslist om een beperkte selectie te organiseren voor de aanwerving van een voltijdse functie van jurist. Art 2. De Raad gaat akkoord met de stopzetting van de samenwerkingsovereenkomst met Luc Christiaens van zodra de mogelijkheid zich voordoet om als OCMW toegewezen te worden als collectieve schuldbemiddelaar. BESTUURLIJK TOEZICHT De beslissingen van de raad worden opgenomen in een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden. Deze overzichtslijst wordt binnen de 10

11 20 dagen na de vergadering van de OCMW-raad opgestuurd naar de toezichthoudende overheid, met name: de Heer Gouverneur, PROVINCIE VLAAMS BRABANT - Diestsesteenweg te 3010 LEUVEN de Heer Burgemeester Stad Halle, Oudstrijdersplein 18 te 1500 HALLE Einde: 20:55 uur De secretaris Jan De Winne De voorzitter Marie-Rose Harnie Voor eensluidend afschrift De secretaris Jan De Winne De voorzitter Marie-Rose Harnie 11