TIPS OM EEN BETERE MANAGER TE WORDEN

Transcriptie

1 TIPS OM EEN BETERE MANAGER TE WORDEN

2 101 Tips om een betere manager te worden Waarom deze uitgave? Deze uitgave van 101 tips voor managers is tot stand gekomen met dank aan de vele lezers van onze nieuwsbrieven. Regelmatig proberen wij in de nieuwsbrieven informatie en tips te geven die jij als manager in de praktijk kunt gebruiken. Na 30 jaar van het verzorgen van trainingen hebben we een grote schat aan informatie waarvan we besloten hebben om deze te bundelen en met je te delen. Omdat een bundeling van deze informatie een enorm boekwerk op zou leveren en er al boekenkasten vol staan met dit soort managementboeken, hebben we besloten om er een kort overzicht met tips van te maken! De 8 thema s van management Als je je ontwikkelt tot manager of leidinggevende is dat vaak op basis van de prestaties die je als medewerker behaald hebt. Maar zodra je de overstap maakt naar een managementfunctie moet je gebruik maken van hele andere vaardigheden. Communicatie, interactie en teamwork spelen bij een managementfunctie een grote rol. Daarnaast moet je ook kunnen inspireren, delegeren, veranderingen kunnen implementeren, conflicten hanteren en onderhandelen! Al deze onderdelen van management hebben wij onderverdeeld in 8 thema s: 1. Leiderschap 2. Commitment 3. Coachen 4. Beïnvloeden 5. Overtuigen 6. Adviseren 7. Veranderen 8. Onderhandelen > Voor meer informatie of direct inschrijven: T F info@training.nl

3 1. Tips over Leiderschap Er zijn in Nederland naar schatting managers en leidinggevenden. Maar van hoeveel kun jij zelf zeggen dat ze echt goed zijn? Als manager ben je persoonlijk verantwoordelijk om jouw doelstellingen te halen. Een goede manager weet dat deze doelstellingen alleen gehaald kunnen worden als elke persoon binnen het team even gemotiveerd en geïnspireerd is als jij. Daarnaast dien je ook goed te kunnen delegeren, te organiseren en uiteindelijk ook echt leiding te geven. 1. Wees zelfverzekerd in je uitstraling Een slechte manager is meestal geen slechte manager omdat hij slechte beslissingen neemt, maar omdat hij géén beslissingen neemt. Als je twijfelachtig overkomt zullen medewerkers ook gaan twijfelen aan jouw kwaliteiten. 2. Duidelijke doelstellingen vragen De eerste stap is duidelijkheid. Dit begint bij jezelf door van je eigen leidinggevende concrete, meetbare doelstellingen te vragen. Pas dan heb je een duidelijk uitgangspunt voor jezelf en voor je team. 3. Wat is het beleid Het is de taak van jouw leidinggevende om het opgestelde beleid naar jou toe helder te motiveren. Vervolgens kun je dit dan duidelijk maken aan je team. 4. Motiveren Neem de verantwoordelijkheid om je eigen medewerkers voor dit beleid te motiveren. Zoals vaak blijkt zit er een groot verschil tussen verantwoordelijkheid hebben en verantwoordelijkheid nemen. Als jij niet de verantwoordelijkheid neemt voor het gekozen beleid, dan wordt het moeilijk om je medewerkers ervoor te motiveren. Veel know how, super actief, trekt en houdt de aandacht van de deelnemers. Tanja Reemers, beleidsmedewerker, Ministerie van OCW

4 101 Tips om een betere manager te worden 5. Motiveren en Manipuleren Leer het verschil tussen motiveren en manipuleren. Er is een dunne scheidslijn die voor de ontvanger een wereld van verschil maakt. 6. Duidelijke doelstellingen communiceren Net zoals jij duidelijke doelstellingen wilt van jouw leidinggevende willen je medewerkers dat ook van jou. Bespreek verwachtingen t.a.v. medewerkers daarom op basis van concrete meetbare doelstellingen. 7. Geef duidelijk de spelregels aan Geef duidelijk aan wat er wel en niet geaccepteerd wordt binnen het team. Hiermee creëer je een sfeer van gelijkwaardigheid, waarin met onderling respect gewerkt kan worden. 8. Goed voorbeeld doet volgen Als manager ben je het voorbeeld en boegbeeld van je team. Laat daarom voorbeeldgedrag zien aan je medewerkers en zij zullen zeker volgen. 9. Spreek altijd vanuit jezelf Je woorden hebben veel meer kracht als je ze vanuit jouw situatie brengt. Betrek daarom bij conflicten de situatie op jouw persoon. Als je dat tegen mij zou zeggen, dan zou ik misschien ook het gevoel hebben dat je daar iets anders mee bedoelt. 10. Vertrouwen Processen en plannen moeten worden gecontroleerd; mensen moet je vertrouwen en motiveren. 11. Zoveel mogelijk delegeren Probeer zoveel mogelijk verantwoordelijkheden en bevoegdheden te delegeren. Als al je medewerkers meedelen in de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zal er een grotere drive zijn om de doelstellingen te halen. 12. Delegeren is niet bevelen geven Er is een groot verschil tussen delegeren en het geven van bevelen. Bij delegeren moet je ook achtergrondinformatie verstrekken en feedback vragen. 13. Geef altijd erkenning voor wat goed gaat Vaak wordt alleen die 5% gezien van wat er niet goed gaat en die 95% van wat wel goed gaat wordt als gewoon ervaren. Als jij laat merken dat je ook die 95% ziet van wat wel goed gaat, zullen medewerkers dat waarderen en sneller geneigd zijn om die 5% ook aan te pakken. 14. Deel de credits Deel de credits altijd met je team en vier succes samen. Hiermee versterk je het teamgevoel. 15. Wees open Probeer zoveel mogelijk geheime agenda s te voorkomen. Als het echt niet anders kan, leg dan altijd uit waarom je dat niet open kan communiceren. Je kunt niet verwachten dat mensen open en eerlijk tegen jou zijn als jij dat niet tegen hen bent. 16. Geef iedereen in het team voldoende aandacht Ieder persoon heeft behoefte aan aandacht en erkenning, ook diegenen die er niet om vragen. 17. Weet wat er speelt Zorg dat je op de hoogte bent van wat er speelt binnen het team: stel vragen en praat met de medewerkers. Laat zien dat je het oprecht meent. 18. Analyseer medewerkers en pas je hierop aan Analyseer het gedrag van je medewerkers eens aan de hand van de karakterstructuren van Wilhelm Reich. Het doel hiervan is om duidelijk in beeld te krijgen hoe personen zijn. Dan kun je hier rekening mee houden en daar op anticiperen. > Voor meer informatie of direct inschrijven: T F info@training.nl

5 19. Mensen zijn geen machines Ieder mens is uniek en reageert anders. Houd hier rekening mee en ga er respectvol mee om. 20. Test of je het wel goed doet Op gevoel leidinggeven is prima, maar toets ook van tijd tot tijd of het wel het juiste effect heeft. 21. Managen is vragen stellen Als medewerker of specialist was het je taak goede antwoorden te geven. Als manager is het je taak om goede vragen te stellen. Neem dus geen problemen van je medewerkers over, maar stel de juiste vragen die hen verder helpen. 22. Plan niet meer dan 75% van je tijd vol Plan niet meer dan 75% van je tijd vol met al je werkzaamheden, maar zorg ervoor dat je 25% beschikbaar houdt voor onverwachte zaken. Dan blijf je flexibel en benaderbaar voor het team. 23. Conflicten managen Een conflict kan al snel een testcase zijn voor je managementkwaliteiten. Let daarom op dat je niet probeert conflicten te vermijden, maar juist te managen. Dit doe je door het gezamenlijke belang te vinden en hier de nadruk op te leggen. 24. Hard op de inhoud Wees hard op de inhoud, maar zacht op de mens. Geef daarom altijd opbouwende feedback als prestaties of competenties onder de maat blijven en wees daarbij duidelijk over de boodschap maar begripvol naar de persoon toe. 25. Laat geen frustraties merken Als manager ben je geen gelijke meer! Blaas dus geen stoom af bij een medewerker, maar bij een buitenstaander. 26. Gebruik humor Humor is het beste lijmmiddel in een team. Veel know how, super actief, trekt en houdt de aandacht van de deelnemers. Tanja Reemers, beleidsmedewerker, Ministerie van OCW

6 101 Tips om een betere manager te worden 2. Tips over Commitment Voor elke actie, verandering of project is commitment van anderen noodzakelijk. Van je manager, mensen uit de lijn en overige medewerkers: je kunt het simpelweg niet alleen. 27. Wat is commitment Commitment krijgen is in essentie het zorgvuldig managen van verwachtingen 28. Communiceer commitment Commitment communiceer je niet alleen met woorden, maar vooral met gedrag. 29. It takes two to tango! Je bent voor je eigen succes afhankelijk van de inzet en het gedrag van anderen. Zoek overeenkomsten. 30. To commit betekent letterlijk: zich (ver)binden Houd daarom het volgende Chinese spreekwoord voor ogen: Leg het mij uit en ik vergeet het, laat het mij zien en ik onthoud het misschien, betrek mij erbij, en ik begrijp het! 31. De betrokkenen zijn het fundament Het systematisch in kaart brengen van alle betrokkenen vormt het fundament van een plan om commitment te verkrijgen. Analyseer hun behoeften, wensen en belangen en bepaal welke rol de betrokkenen spelen in het veranderingstraject. 32. Vermijd discussie en start de dialoog! 33. Daag ze uit Laat je medewerkers beter presteren door ze uit te dagen, te prikkelen en door te laten zien dat je bereid bent risico s te lopen. Doe dat met enthousiasme en vriendelijkheid. > Voor meer informatie of direct inschrijven: T F info@training.nl

7 34. Reputatie Werk aan een betrouwbare reputatie. Geen woorden maar daden! 35. Relatie vs Inhoud Relatie wint het altijd van de inhoud. Kreukels in de relatie strijkt je niet glad met inhoudelijke argumenten. 40. KIS Keep It Simple. Maak een sessie niet onnodig gecompliceerd. 41. Stel vragen Er is altijd een extra vraag die je kunt stellen die de medewerker verder helpt. Wees niet bang deze vraag te stellen. 36. Commitment is in People, not in Paper 3 Tips over Coachen De moderne manager is ook een coach. Jouw rol is om het beste uit mensen te halen en hoe je hen leert het beste uit zichzelf te halen. Leiding geven is niet hetzelfde als begeleiding. Je moet namelijk schakelen tussen 3 soms conflicterende rollen: Rol 1: Een inspirerende coach heeft visie en communiceert vanuit die visie. Rol 2: Een confronterende coach is gericht op output en resultaat en is gericht op het operationele proces. Rol 3: Een explorerende coach is gericht op ontwikkeling van medewerkers. Coachen is resultaatgericht begeleiden. Hiervoor moet er commitment zijn, er moeten beoordelingscriteria en beoordelingsmomenten zijn en er moet een termijnbepaling zijn. 37. Alle commitment begint bij jezelf! Als je als leidinggevende ergens niet volledig voor gaat, dan kun je niet verwachten dat je medewerkers dat wel doen. 38. Plan vooraf wat je wilt doen 'Een goed plan opstellen kost te veel tijd'. Dit is een veel gehoord argument. In de praktijk blijkt dat het vooraf opstellen van een plan onderaan de streep 3 keer meer tijd oplevert dan dat het gekost heeft. En het werkt ook nog eens een stuk prettiger! 42. Niet overladen Mondjesmaat voeden is beter dan overladen. Geef vaak maar met mate. 43. Geef geen oplossingen Vertel de medewerker niet wat hij/zij moet doen en geef ook geen oplossingen. Bij coachen gaat het er om dat je hem/ haar helpt dit voor zichzelf te ontdekken. 44. Luister, luister nog meer en stel vragen Dit punt komt vaak terug, maar dat komt omdat er zo slecht geluisterd wordt. 39. Wees zelfverzekerd en duidelijk in wat je over wilt brengen 45. Neem geen controle Neem het gesprek niet over en controleer niet. Veel know how, super actief, trekt en houdt de aandacht van de deelnemers. Tanja Reemers, beleidsmedewerker, Ministerie van OCW

8 101 Tips om een betere manager te worden 46. Wees aanwezig en flexibel 47. Doe het voor de ander en niet ter meerdere eer en glorie van uzelf Het doel van coachen is puur om de ander verder te helpen 48. Doe het omdat je het leuk vindt en iets terug wilt geven Het mooiste van coachen is als je ziet dat iemand niet alleen groeit in zijn werkomgeving, maar zelfs ook als persoon. 49. Blijf realistisch Of zoals ze zeggen: Wat god er niet in heeft gestopt, kun je er ook niet uithalen. 50. Wees niet bang om te onderbreken Wees niet bang om de sessie te onderbreken als je je niet zeker voelt of het gevoel hebt de taak niet goed uit te kunnen voeren. 54. Als je goed luistert, luistert de ander ook naar jou LSD (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen) is een bekend recept. Maar probeer het echt een keertje bewust toe te passen. Het liefst in een gesprek met iemand waar je normaal weinig invloed op hebt. Je zal merken dat die persoon ook echt beter naar jou zal luisteren. 55. Beïnvloed op kracht in plaats van op macht Als je alleen je hiërarchische positie gebruikt om invloed op mensen uit te oefenen houdt dat geen stand. Mensen verliezen dan de commitment en uiteindelijk sta je er dan alleen voor. 56. Bewust zijn is het halve werk, vaardigheden de andere helft 51. Stel je open om ook van je medewerker te leren 4 Tips over Beïnvloeden In je functie als manager ben je continu bezig met het bereiken van doelen. Of je daarin succesvol bent, hangt af van de manier waarop je de interactie tussen mensen positief weet te beïnvloeden en mensen meekrijgt Maak van bezwaren voorwaarden 52. Effectief beïnvloeden begint bij jezelf goed kennen Pas als je je eigen sterkere en zwakkere punten kent kun je deze benutten. 53. Stel je doel vast voor je aan een gesprek begint 58. Communiceer opvattingen over elkaar en verwachtingen van elkaar 59. It takes two to tango, dat danst fijner 60. Wees transparant Transparant zijn over je eigen doelen en belangen nodigt de ander uit open te zijn. > Voor meer informatie of direct inschrijven: T F info@training.nl

9 61. Beïnvloeden begint bij de ander vertrouwen 5. Tips over Overtuigen Als manager heb je draagvlak nodig. Hiervoor is het noodzakelijk dat je je medewerkers en je leidinggevende weet te overtuigen in presentaties, gesprekken, rapporten en in besluitvorming. 62. Voorbereiding geeft houvast Vergeet nooit je voorbereiding: dit is de veilige haven waarnaar je altijd terug kunt keren. Merk je dat je in een situatie terecht komt waar je je niet op voorbereid hebt en waar je ook niet direct een goed antwoord kunt geven? Laat je dan vooral niet verleiden tot het maken van beloftes die je moeilijk waar kunt maken. 63. Meer dan alleen argumenten Een overtuigend gesprek of presentatie bevat meer dan alleen maar argumenten. Let op dat je ook alleen die argumenten gebruikt waarvan je denkt dat ze zullen werken 64. Structuur is goud waard Een goede argumentatiestructuur is goud waard, maar zeer moeilijk om op te stellen. Check daarom je argumentatiestructuur op alle schakels! Wees zeer kritisch op je eigen betooglijnen. 65. Luister naar de ander Het belangrijkste onderdeel van overtuigen is luisteren 66. Argumenteren is aanvallen en verdedigen. Veel know how, super actief, trekt en houdt de aandacht van de deelnemers. Tanja Reemers, beleidsmedewerker, Ministerie van OCW

10 101 Tips om een betere manager te worden 67. Je betoog opleuken Maak je argumenten of betoog levendig met voorbeelden, beeldspaak en vergelijkingen. Dit maakt het voor de luisteraar leuker, duidelijker en het blijft langer hangen. 68. Blijf altijd kalm Beheers in discussies je emoties en laat je zeker niet verleiden tot geschreeuw. Als je stemverheffing nodig hebt om je argumenten kracht bij te zetten, dan zijn je argumenten gewoon niet sterk genoeg. 69. Reageer op drogredenen Het is belangrijk dat je reageert op drogredenen van anderen. Hiermee haal je de angel uit een discussie. Let wel op dat je niet reageert met dat is een drogreden. 70. De sterkste argumenten De sterkste argumenten zijn altijd de argumenten die gebaseerd zijn op gemeenschappelijke uitgangspunten. 71. Een goed begin Een goed begin is het halve werk: investeer maximaal in de opbouw van een vertrouwensrelatie. 6. Tips over Adviseren Als manager zul je ook regelmatig adviezen geven. In deze rol van adviseur ben je verantwoordelijk voor de realisatie en acceptatie van je adviezen. Je inhoudelijke deskundigheid alleen is hiervoor niet voldoende. Kennis van de valkuilen en dilemma s van een adviseur, maar ook communicatie- en beïnvloedingsvaardigheden zijn essentieel. Hierbij ontvang je een aantal tips om effectiever te adviseren Wees oprecht Oprecht gedrag leidt tot meer overtuigingskracht, meer vertrouwen en commitment. 73. Duidelijkheid Maak wederzijdse verwachtingen, verantwoordelijkheden en onzekerheden duidelijk. > Voor meer informatie of direct inschrijven: T F info@training.nl

11 74. Etaleer je kennis niet Je geloofwaardigheid als adviseur neemt toe door adequaat aan te sluiten op de situatie. Niet door het etaleren van je kennis. 80. Veranderen is als rallycrossen Veranderen is als rallycrossen. Bochten neem je het best door tegelijk gas te geven en te remmen. Ga bij veranderingen dus slim om met begrippen als snelheid, tempo en acceleratie. 7. Tips over Veranderen Actief en gericht veranderen is een continu proces en in elk bedrijf een absolute must. Elke manager zal hier mee te maken krijgen. Bij veranderen gaat het er om dat je de veranderingen weet te organiseren en alle betrokkenen actief aanstuurt. Inspireer en voorkom verandermoeheid! 75. Bied structuur Bied een heldere structuur en fasering. Daarmee creëer je veiligheid en vertrouwen. 76. Betrek de ander Betrek de ander maximaal bij het stellen van een diagnose en het ontwikkelen van een plan van aanpak. Hierdoor is de kans op acceptatie vele malen groter. 77. Luister aandachtig Je krijgt slechts betrouwbare en valide gegevens als je aandachtig luistert naar, en oog hebt voor, de binnenwereld van de ander. 81. Wil je werkelijk veranderen: Betrek alle betrokkenen! 82. Houd van alle mensen Succesvol veranderen en omgaan met weerstanden vereist Houden van Alle Mensen. Iedere eik is vroeger tenslotte een eikel geweest. 83. Onthoud de 3 magische B s Zorg ervoor dat veranderen mensen Boeit, Bindt en iets Brengt 84. De wil om te veranderen Besef dat mensen wel willen veranderen maar niet veranderd willen worden. 78. Wees voorzichtig met gevoelens Rapporteer je verzamelde gegevens en bevindingen zodanig dat de ander zich niet bedreigd voelt. 79. Niet voorleggen, maar vooropzetten Als de ander iets zelf inziet, bedenkt of in gang zet, is de impact vele malen groter dan wanneer jij hetzelfde aan hem voorlegt. 85. Voor iedereen Ver-anderen is niet ver van jezelf en voor anderen. De eerste vragen rond veranderen zijn daarom: Wat is jouw keuze? Waar ligt jouw inspiratie? Wat is jouw visie en doel. 86. Doorbreek een patroon Einstein begreep het al: Grote problemen kunnen niet worden opgelost in hetzelfde kader waarin ze zijn ontstaan. Anders gezegd: Als je blijft doen wat je altijd al deed, zul je krijgen wat je altijd al kreeg. Veel know how, super actief, trekt en houdt de aandacht van de deelnemers. Tanja Reemers, beleidsmedewerker, Ministerie van OCW

12 101 Tips om een betere manager te worden 87. Veranderen doet pijn Veranderen gaat niet zonder pijn. Overweeg in die gevallen: Liever een einde met pijn dan pijn zonder einde?. 88. Wanneer is het klaar Een verandering is pas af en werkelijk geïmplementeerd als het zowel op cognitief, gedrags- als gevoelsniveau is verwerkt. Durf op deze niveaus aan de slag te gaan. Te vaak wordt gestopt met het cognitieve, hoopt men slechts op gedragsverandering en komt men aan het gevoel al helemaal niet toe. Dan slaat de verandermoeheid toe! 89. Verwar bedrijvigheid en druk, druk, druk niet met prestatie en dynamiek 90. Reorganiseer niet het verleden maar bouw aan de toekomst Met het eerste schiet noch de organisatie, noch de individuele medewerker iets op. De toekomst wordt er niet mee afgedwongen. 91. Succes bestaat voor 95% uit doorzetten Nieuw gedrag, nieuwe werkwijzen, nieuwe processen. Alles vereist oefening en doorzetten. Succes is vaak één stap verder als waar de anderen die faalden, ophielden! 92. Hou je rustig Straal rust uit. Mocht je door een ander tot het kookpunt gebracht worden? Tel tot tien en denk dan aan deze wijze woorden: echte kracht komt van binnen. 93. Gebruik humor als middel Laat mensen lachen. Humor is de kortste afstand tussen mensen. 94. Onderhandel niet met iedereen Praat alleen met beslissers. Anders kun je alsnog concessies doen. 95. Vind gezamenlijke belangen Ken je eigen unieke samenwerkingsargumenten. Waarom is het voor hen nodig en nuttig om juist met jou zaken te doen? 96. Creëer empathie Begrijp je gesprekspartner. Verwoord wat hij of zij denkt. Gebruik zinnen als ik begrijp dat het voor u belangrijk is dat. 97. LSD Stel vragen, luister, vat samen en vraag door. 8. Tips over Onderhandelen Als manager zul je ook regelmatig moeten onderhandelen. Met klanten, opdrachtgevers, medewerkers of collega s. In onderhandelingen telt natuurlijk het resultaat. Maar de weg ernaartoe is minstens zo belangrijk. Bereid je beter voor, luister goed en verdiep je in de belangen en motieven van de ander. Door te ontdekken wat de andere partij belangrijk vindt, behaal je een beter resultaat. Zo geeft onderhandelen je meer voldoening! > Voor meer informatie of direct inschrijven: T F info@training.nl

13 98. Neem pauzes. Denk dan na en kom met een suggestie 99. Het Als dan wondermiddel Als dan is de perfecte techniek. Stel dat ik komen we dan tot zaken? 100. Voor wat hoort wat Voor wat hoort wat. Concessies moet je partner kunnen begrijpen Sluit af Sluit af! Gebruik een van de vele afsluittechnieken om de deal te sluiten. Veel know how, super actief, trekt en houdt de aandacht van de deelnemers. Tanja Reemers, beleidsmedewerker, Ministerie van OCW