DIRKJAN VAN ITTERSUM +20. onlinevideo s HET BESTE UIT DE CLOUD RUIM 50 ONMISBARE ONLINEDIENSTEN

Transcriptie

1 DIRKJAN VAN ITTERSUM HET BESTE UIT DE CLOUD RUIM 50 ONMISBARE ONLINEDIENSTEN +20 onlinevideo s

2 Het beste uit de cloud

3 DIRKJAN VAN ITTERSUM HET BESTE UIT DE CLOUD RUIM 50 ONMISBARE ONLINEDIENSTEN

4 1e druk, maart 2016 Copyright 2016 Consumentenbond, Den Haag Auteursrechten op tekst, tabellen en illustraties voorbehouden Inlichtingen Consumentenbond Auteur: Dirkjan van Ittersum Verder werkten mee: Ronald Kamp, Yvo Verschoor Eindredactie: Mediaeval Tekst en Vorm, Nijmegen Grafische verzorging: PUUR Publishers, Utrecht Beeld omslag: istock Foto auteur: Michel Walraven ISBN NUR 988 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende op het auteursrecht c.q. de uitgever van deze uitgave, door de rechthebbende(n) gemachtigd namens hem op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2, Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351) ex artikel 16B Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden. Hoewel de gegevens in dit boek met grote zorgvuldigheid zijn bijeengebracht, aanvaardt de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele (zet)fouten of onvolledigheden. De uitgever heeft ernaar gestreefd de rechten van derden zo goed mogelijk te regelen; degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich tot de uitgever wenden.

5 INHOUD Inleiding Welkom in de cloud Hoe het begon Voordelen Nadelen Veiligheid a Wachtwoord kiezen b Dubbele authenticatie Privacy a Hoezo gratis? b Google c Microsoft d Apple Verhuizen in de cloud Apps Een eigen cloud Opslag & back-up Back-updiensten a KPN Back-up Online b Livedrive (resellers) c Mozy d Crashplan e Acronis True Image Synchronisatiediensten a Dropbox b Tresorit c Google Drive d Microsoft OneDrive e Apple icloud Inhoud 5

6 3 Officesoftware Kantoor in de cloud a Samenwerken b Bestandsformaten c Printen in de cloud Google Docs a Documenten maken b Bestand bewerken c Revisies d Bestanden converteren e Delen f Offline instellen Microsoft Office Online a Documenten maken b Documenten uploaden c Paginering d Sjablonen gebruiken e Delen iwork voor icloud a Documenten maken b Gereedschappen c Delen Mail, agenda & contacten Webmail a Virussen en spam b Overstapservice c Apps d Contactpersonen exporteren e Webmail back-uppen f Extra beveiliging met PGP Gmail a Inbox kiezen b Meerdere adressen c Labels d Gespreksweergave e Offline instellen f Google Calendar HET BESTE UIT DE CLOUD

7 4.3 Outlook.com a Meerdere adressen b Regels beheren c Conversatieweergave d Agenda beheren e Skypen icloud Mail a icloudadres aanmaken b Regels beheren c Mail doorsturen d Afwezigheidsmelding e Contacten toevoegen f icloud Agenda Webmail van een provider Webmail op een eigen internetadres Andere aanbieders a Zoho Mail b Yahoo Mail c Mail.com/GMX d Protonmail Foto & video Foto- en videodiensten a Van wie is die foto? b Personen taggen Pixlr Editor a Afbeelding bewerken b Werken met lagen c Opslaan Flickr a Foto s uploaden b Foto s bewerken Google Foto s a Foto s uploaden b Instellingen c Collecties d Foto s bewerken Adobe Photoshop Express Inhoud 7

8 5.6 YouTube a Video s uploaden b Video s bewerken WeVideo a Uploaden b Video-editor Handige toepassingen Taken & notities a Wunderlist b Evernote Antivirus a ESET Online Scanner b Bitdefender QuickScan Huishoudboekje a Cashflow online b AFAS Personal Wachtwoordmanager a Dashlane b LastPass Bestanden converteren Muziek a Spotify b Google Music c Apple Music Overige clouddiensten a MindMeister b Jolicloud c IFTTT d Manything HET BESTE UIT DE CLOUD

9 INLEIDING Steeds meer mensen gebruiken clouddiensten. Niet zo gek, want de voordelen zijn legio. Door onlinesoftware te gebruiken, zit je niet vast aan een computer. Zolang er internet is, kun je overal aan de slag. En de meeste diensten zijn te gebruiken met een computer, smartphone of tablet. Zo is software op de pc grotendeels achterhaald geworden. In plaats van Microsoft Office op de pc kiezen veel mensen voor Google Docs of Microsoft Office Online. Het is niet alleen makkelijker, in veel gevallen is het zelfs gratis. Van vrijwel alle lokale software is een variant in de cloud beschikbaar In het eerste, algemene hoofdstuk leggen we uit waarom de cloud zo handig is, met tips waar u op moet letten bij het online plaatsen van bestanden. De cloud kent ook nadelen. Privacy en beveiliging van uw gegevens verdienen de aandacht. Daarom leggen we uit wat belangrijk is bij het selecteren van clouddiensten. Ook geven we tips hoe u de instellingen aanpast van diensten die het wat minder nauw nemen met de privacy, waardoor u ze kunt gebruiken zonder al te veel persoonlijke informatie prijs te geven. In dit boek bespreken we ruim 50 veelgebruikte clouddiensten van dit moment. Daarbij zult u soms verbaasd staan van de mogelijkheden, want dat zijn er echt heel veel. Bekend is misschien het opslaan van gegevens bij diensten als Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive. Die bespreken we in hoofdstuk 2. Aan cloudopslag zijn veelal diensten gekoppeld, die we in hoofdstuk 3 beschrijven. Zo heb je met Google Drive, Microsoft OneDrive en Apple icloud meteen een compleet officepakket in handen waarmee je teksten, spreadsheets en presentaties kunt maken. In hoofdstuk 4 komen de onlinemogelijkheden voor mail voorbij, met aanvullende diensten als adresboeken en agenda s. Zo zijn telefoonnummers en adresboeken altijd Inleiding 9

10 bij de hand. Als je de apps gebruikt, zijn die gegevens ook nog eens gesynchroniseerd met smartphone of tablet. Er zijn zelfs relatief zware toepassingen mogelijk in de cloud. Het bewerken van foto s en zelfs het monteren van video s kan in de browser! In hoofdstuk 5 komen deze mogelijkheden aan bod. Het laatste hoofdstuk is gereserveerd voor een scala aan andere clouddiensten die zeker het bekijken waard zijn. Van huishoudboekjes tot antivirusprogramma s en onlinejukeboxen tot geavanceerde takenlijstjes. Om u op weg te helpen bij het gebruik van clouddiensten geven we veel praktijkvoorbeelden, inclusief stappenplannen, om het maximale uit de dienst te halen. Daarbij verwijzen we regelmatig naar filmpjes op onze website. Als een stappenplan is voorzien van een video-icoon, kunt u op terecht voor een instructiefilmpje. Tot slot: de wereld van clouddiensten is volop in ontwikkeling. Er verschijnen regelmatig nieuwe diensten of bestaande diensten worden geüpdatet. Daarom is het mogelijk dat sommige genoemde diensten inmiddels net iets anders werken. Dirkjan van Ittersum is webondernemer, IT-journalist en auteur van computerboeken. Hij geeft graag uitleg over de mogelijkheden van nieuwe technologie. 10 HET BESTE UIT DE CLOUD

11 1 WELKOM IN DE CLOUD De term cloud wordt te pas en te onpas gebruikt. Maar wat is het precies? In dit hoofdstuk zetten we de mogelijkheden op een rijtje en bespreken we de voor- en nadelen.

12 Het eerste logo van Hotmail uit 1996 Dit is hoe IT-specialisten cloudcomputing schematisch weergeven 1.1 Hoe het begon Tot niet zo lang geleden moest je software installeren om iets gedaan te krijgen op de computer. Voorbeeld: pas als je het programma Word had geïnstalleerd, kon je tekstverwerken. En om mail te ontvangen had je Outlook (Express) nodig. Dat is veranderd met de komst van onlinesoftware. Je gebruikt de software via de browser en de programmatuur draait elders. Om een brief te typen, gebruik je geen Word, maar Google Docs. En een foto bewerk je niet met Photoshop, maar met een dienst als Pixlr. Deze programma s staan in de cloud en ook de bestanden worden online opgeslagen. Traditionele software is niet langer nodig. Een van de eerste internetdiensten die lokale software verving, was webmail. In 1996 ging Hotmail van start, inmiddels omgedoopt tot Outlook.com. Met de dienst konden gebruikers mail binnenhalen zonder daarvoor een mailprogramma op hun eigen computer te starten. Het zou nog wel even duren voordat andere software in de browser ging draaien. Een van de eerste onlinetekstverwerkers was Writely (2005), dat later werd opgekocht door Google en opging in Google Docs. Inmiddels zijn er veel verschillende diensten die in de browser werken, tot videomontage aan toe. Onlinesoftware wordt in vakkringen ook wel cloudcomputing genoemd. Het gebruik van de naam cloud vindt zijn oorsprong in diagrammen die IT-specialisten gebruiken voor netwerken van computers. Onder IT ers is het gebruikelijk om computers die internetdiensten aanbieden in een soort wolkje te tekenen. De computers zijn in praktijk ook vrijwel ongrijpbaar: ze staan met vele bij elkaar in grote, beveiligde gebouwen. Cloudcomputing maakt een nieuwe manier van werken mogelijk. Doordat software in de browser werkt, kun je op iedere computer, tablet of smartphone met internetverbinding aan de slag. Je zit dus niet langer vast aan die ene pc thuis of op het werk. Ook de bestanden komen niet op de harde schijf te staan, maar in de cloud. Ze staan op de servers van bijvoorbeeld Google, Microsoft of Dropbox. 12 HET BESTE UIT DE CLOUD

13 1.2 Voordelen De cloud is om verschillende redenen handig. We noemden al één voordeel: je bent niet meer gebonden aan een enkele computer. Met een account kun je een dienst vanaf iedere pc gebruiken. Bovendien zijn ook de bestanden overal beschikbaar. Dus nooit meer bestanden naar jezelf mailen om er verder aan te werken op een andere computer. Het gebruiksgemak van de diensten is over het algemeen groot. Het aanmaken van een account is voldoende om het programma te gebruiken. Vergeet niet om van tevoren de gebruikersvoorwaarden door te nemen, want die kunnen ongunstig zijn (zie par. 1.5). In zo n geval is het wellicht beter om een andere dienst te gebruiken. Onlinediensten zijn vaak voordeliger dan lokale software, in veel gevallen zelfs gratis. Google Docs is bijvoorbeeld een prima alternatief voor Microsoft Office. Dat softwarepakket kost al snel 100, terwijl de webdienst bij regulier gebruik geen geld kost. Maar onlinediensten verwachten wel een tegenprestatie, je betaalt vaak met je gegevens (zie par. 1.5a). Bij lokale software moet je soms betalen voor updates, maar bij onlinediensten is dat anders. Cloudaanbieders zorgen van tijd tot tijd voor verbeteringen, zonder dat de gebruiker daarvoor (extra) hoeft te betalen. Het gaat dan om beveiligingsverbeteringen, maar ook om nieuwe functionaliteiten. Welkom in de cloud 13

14 ONLINE PRIVACY & VEILIGHEID DIRKJAN VAN ITTERSUM + 28 onlinevideo s 1.3 Nadelen Er kleven ook nadelen aan clouddiensten. Wie zich aan een clouddienst verbindt, is daar ook afhankelijk van. Mocht de dienst stoppen, dan kunnen gebruikers in de problemen komen (zie par. 1.6). Verder krijgt de dienst de kans veel gegevens over zijn gebruikers op te slaan en zijn er nog meer privacybezwaren (zie par. 1.5). Door een account aan te maken, ga je akkoord met de algemene voorwaarden. Die moeten vóór het aanmaken van een account beschikbaar zijn. Het zijn vaak lange lappen tekst waarin staat wat de aanbieder met je gegevens mag doen en hoe je geacht wordt de dienst te gebruiken. Lees altijd de kleine lettertjes. Zo zijn er fotodiensten, bijvoorbeeld Photobucket, die zich het recht op de beelden van gebruikers toe-eigenen om ze te gebruiken voor eigen doeleinden, bijvoorbeeld advertenties. Bedenk goed of je zo n dienst wilt gebruiken. Vaak staat er in de algemene voorwaarden dat diensten bestanden ongevraagd mogen verwijderen, bijvoorbeeld als er sprake is van illegale inhoud. In zo n geval is er software actief die controleert wat er geüpload wordt. Als er twijfels zijn, kunnen medewerkers bestanden ongevraagd controleren. De algemene voorwaarden van een dienst kunnen veranderen. Vaak gebeurt dat zonder waarschuwing vooraf. Zo paste Google de voorwaarden aan, waardoor namen, foto s en recensies ingezet mogen worden voor advertentiedoeleinden. Dergelijke veranderingen zorgen vaak voor verontwaardigde reacties bij gebruikers. Een ander nadeel van onlinesoftware is dat functies kunnen veranderen. Bij pc-software heb je altijd de keuze een nieuwe versie niet te installeren als je de oude versie fijner vindt. Bij cloudsoftware heb je die keuze niet. editie 2015 TIP Meer info? Meer informatie over onlineprivacy en -veiligheid is te vinden in onze uitgave Onlineprivacy & veiligheid. 14 HET BESTE UIT DE CLOUD

15 Privacygevoelige documenten In juni 2014 ontdekte Google dat er een fout zat in de onlinesoftware Google Docs, waardoor privédocumenten konden uitlekken. Het bedrijf wist het lek snel te verhelpen, maar het is niet bekend of het in de tussentijd is misbruikt. Het onderstreept wel ons advies: privacygevoelige documenten kunt u beter niet in de cloud zetten of alleen nadat u ze zelf heeft versleuteld.! Gebruikers van clouddiensten zijn erg afhankelijk van de internetverbinding. Als die er een keer uit ligt, hebben ze pech. Het is dan niet mogelijk lokaal verder te werken. Enkele clouddiensten hebben wel een voorziening voor offlinegebruik (die vooraf ingeschakeld moet worden), maar ideaal is het niet. De snelheid van de verbinding heeft bovendien invloed op de functionaliteit. Wifi thuis of op kantoor is geen probleem, maar onderweg via het mobiele 3G-netwerk is het al behelpen. Een verbinding met het snellere 4G-netwerk is dan aan te bevelen. Traag en duur internet in het buitenland kan ook een probleem vormen. 1.4 Veiligheid Clouddiensten zijn handig, maar je wilt niet dat gegevens uitlekken. Het is daarom belangrijk te letten op de beveiliging van deze diensten. Diensten worden altijd beveiligd door een wachtwoord. Bedenk dat wachtwoorden gekraakt kunnen worden en kies een sterk wachtwoord (zie par. 1.4a) en schakel indien mogelijk dubbele authenticatie in (zie par. 1.4b). Let erop dat een dienst het internetverkeer tussen je computer en zichzelf versleutelt. Staat er voor het internetadres https in plaats van http? Dan is de verbinding beveiligd. Er moet dan ook een slotje in de browser staan. Welkom in de cloud 15

16 Let bij de keuze van een clouddienst op of de gegevens versleuteld worden opgeslagen. Als de bestanden onversleuteld worden opgeslagen, kan een hacker of veiligheidsdienst, eenmaal binnen, ze zo lezen. 1.4a Wachtwoord kiezen Niet alleen de dienst moet zorgen voor een goede beveiliging. Gebruikers kunnen zelf ook het een en ander doen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen. Daarbij is het wachtwoord het belangrijkste. Een sterk wachtwoord is essentieel. Volg daarvoor de volgende tips: Zorg dat het wachtwoord minstens 14 tekens lang is. Het ideale wachtwoord bestaat uit een volledig willekeurige reeks cijfers, letters en leestekens, maar is ook vrijwel niet te onthouden. Criminelen worden steeds behendiger in het raden van wachtwoorden. Combinaties van woorden zijn niet veilig meer. Een wachtzin waarbij steeds de eerste letter van het woord wordt gebruikt, leidt tot een veilig en goed te onthouden wachtwoord. Mijn Dell-laptop heeft een harde schijf van: 1500 GB wordt dan: MDlhehsv:1500GB. Wie toch een combinatie van woorden wil gebruiken, kan het best creatief afwijken van woorden en betekenissen. In plaats van smartphone met een hoog IQ wordt het bijvoorbeeld slimme föhn met een hoog iku. Vervang in een wachtzin spaties door minder gebruikte leestekens als ^, & of #. Zorg ervoor dat er geen relatie is tussen de website en de wachtzin. Gebruik dus niet Makkelijker kunnen we het niet maken voor de site van de Belastingdienst. Gebruik geen bekende uitspraken, gezegden of motto s. Ook persoonlijke lijfspreuken zijn taboe. Gebruik voor iedere site een ander wachtwoord. Wachtwoord onthouden Het onthouden van al die unieke, lange en ingewikkelde wachtwoorden is een bijna onmenselijke taak. Daarom 16 HET BESTE UIT DE CLOUD

17 geven we ook wat tips voor het onthouden van wachtwoorden: Gebruik een wachtwoordmanager. Dat is een programma waarin alle wachtwoorden worden opgeslagen (zie ook het kader hieronder). Wie zowel een wachtwoordmanager als zijn geheugen niet vertrouwt, kan de wachtwoorden het best ergens netjes opschrijven en veilig opbergen. Sla in geen geval wachtwoorden op in een onversleuteld bestand op de computer. Hoe dit bestand ook heet, het is waarschijnlijk eenvoudig te vinden voor criminelen als zij de computer gehackt hebben. Sommige diensten bieden een wachtwoordvergetenfunctie, waarbij meerdere vragen beantwoord moeten worden. Deze functie is vaak een zwakke plek gebleken. Vul de vragen niet in of geef, als invullen verplicht is, willekeurige woorden op als antwoord. Noteer die antwoorden wel voor jezelf. Wachtwoorden in de cloud Veel mensen laten de browser wachtwoorden opslaan, zodat ze niet elke keer het wachtwoord hoeven in te vullen. Met behulp van een programma als WebBrowserPassview is een lijst van alle opgeslagen wachtwoorden te achterhalen, zonder dat daar een extra wachtwoord voor nodig is. Kwaadaardige software kan de wachtwoorden dus ook uit de browser halen. Een veiliger alternatief is een wachtwoordmanager die helpt bij het onthouden van wachtwoorden. Deze software slaat wachtwoorden op en vult ze automatisch in als je ergens wilt inloggen (zie par. 6.4). Veel wachtwoordmanagers slaan de wachtwoorden versleuteld op in de cloud. Voorbeelden van wachtwoordmanagers zijn LastPass, Roboform, Dashlane en Safe in Cloud. Wie wachtwoorden juist niet in de cloud wil opslaan, kan kiezen voor een wachtwoordmanager die de cloud niet gebruikt. Keepass is het bekendste voorbeeld. Welkom in de cloud 17

18 Sterke wachtwoorden een probleem? Perfect wachtwoordmanagement heeft een keerzijde: bij overlijden zit alles op slot en kan niemand er meer bij. Dat kan tot vervelende situaties leiden. De locatie van de wachtwoordadministratie kunt u bekendmaken bij iemand die u vertrouwt. Eventueel kunt u het wachtwoord van een wachtwoordmanager ook bij een notaris onderbrengen. TIP Meer informatie Meer tips over sterke wachtwoorden en het onthouden ervan vindt u op 1.4b Dubbele authenticatie Om een account nog beter te beveiligen, bieden steeds meer diensten dubbele authenticatie aan. Je moet dan twee verschillende wachtwoorden ingeven. Naast het reguliere wachtwoord stuurt de dienst een extra code per mail, sms of app. Pas na het invoeren van de tweede code krijg je toegang tot het account. Hierdoor wordt de kans dat een hacker inbreekt met een wachtwoord aanzienlijk kleiner. Onder meer Google, Microsoft en Apple bieden dubbele authenticatie. Ga naar myaccount.google.com voor het instellen van dubbele authenticatie voor een Google Account. 18 HET BESTE UIT DE CLOUD

19 Stel op account.microsoft.com dubbele authenticatie in voor een Microsoftaccount. Ga naar appleid.apple.com voor het instellen van dubbele authenticatie voor een Appleaccount. Stel op dubbele authenticatie in voor een Dropboxaccount. Videohandleiding Op staan handige video s voor het instellen van dubbele authenticatie. TIP Welkom in de cloud 19