Inhoudsopgave. Welkom bij Car-Systems... 4 Wie zijn wij... 4 Installatie van CSS Inplannen van een afspraak / werkkaart... 7

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Welkom bij Car-Systems... 4 Wie zijn wij... 4 Installatie van CSS... 5 Inplannen van een afspraak / werkkaart... 7 Extra functies bij een afspraak / werkkaart... 9 Werkkaart info:... 9 Verplaats naar andere dag:... 9 Werkkaart ook op andere dag inplannen:... 9 Veranderen klant of voertuig werkkaart:... 9 Verwijder uit planning:... 9 Nieuw kenteken aanmaken VWE & RDC & A2SP - TVI VWE & RDC & A2SP - RV Handmatig Nieuw klant aanmaken Extra functies bij klanten Van werkorder t/m factuur Werkopdrachten (F2) Artikelen (F3) Losse verkoop (F4) Werkplaats tarieven en verrichtingen (F6) Tekstblokken (F11) Brandstoffen (F10) Pakketten Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 2 van 22

3 Externe onderdeel catalogussen (F12) SORT ROB OPM Info Muteren Geklokt APK Bestel Historie Print Factuur Verschillende opmaken Enkele basis instellingen VWE instellingen Externe onderdelen catalogussen Aldoc MijnGrossier instellingen Contact gegevens Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 3 van 22

4 Welkom bij Car-Systems Car-Systems heeft al ruim 20 jaar ervaring met de automatisering van het garagebedrijf. Car-Systems is ontstaan in het garagebedrijf van de eigenaar, dus letterlijk op de werkvloer. Dit betekent dat de software past binnen de dagelijkse gang van zaken in het garagebedrijf Eerste release van Car-Systems Tweede geheel vernieuwde release van Car-Systems e Certificering door de BOVAG ABA afdeling --> Car-Systems krijgt het certificaat Derde release van Car-Systems Eerste plaats tijdens 1e Relatieonderzoek softwareleveranciers Autobedrijven e Certificering door de BOVAG ABA afdeling --> Car-Systems krijgt het certificaat Eerste plaats tijdens 2e Relatieonderzoek softwareleveranciers Autobedrijven 2009 Van A tot Z herschreven release van Car-Systems naar CSS e Certificering door de BOVAG onafhankelijke autobedrijven Eerste plaats tijdens 3e Relatieonderzoek softwareleveranciers Autobedrijven Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 4 van 22

5 Installatie van CSS Open de mail die u van Car-Systems heeft ontvangen of ga naar de download pagina (link licentie sticker). Hier vindt u de link naar de laatste versie van CSS. Klik op de Download link en kies voor uitvoeren / openen. Zodra de download klaar is krijgt u een beveiligingswaarschuwing, kies dan voor uitvoeren. Tijdens de installatie wizard kunt u kiezen op welke schijf u het programma wilt installeren. Ook kan er gekozen worden om het programma met voorbeeld klanten/kentekens te installeren. Start na het voltooien van de installatie het programma. Vul het serienummer en de licentie sleutel in, deze vindt u in de of op uw licentie sticker. Hierna zal het programma u om uw bedrijfsgegevens gaan vragen. Vul de gegevens zo nauwkeurig mogelijk in, deze worden op verschillende plaatsen door het programma toegevoegd. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 5 van 22

6 Stel vervolgens een inlognaam in en herhaal het wachtwoord 2 keer. Bijvoorbeeld: Inlognaam: Wachtwoord: Herhaal wachtwoord: demo demo demo Het programma is nu geïnstalleerd. Tijdens de demo periode kunt u minimaal 1 maand gebruik maken van het programma. Indien u vragen heeft over de installatie of de werking van het programma, bel dan met onze helpdesk Tijdens uw demo periode wordt u geholpen alsof u al klant zou zijn. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 6 van 22

7 Inplannen van een afspraak / werkkaart Kies in het linker menu Agenda. Het agenda scherm zal altijd openen met de vorige werkdag helemaal links. Vandaag is dan dus altijd de 2 e kolom. Klik op het (groene plusje) boven de dag waarop u de afspraak wilt plannen. Geef het kenteken of de klantnaam in voor wie u de afspraak wilt aanmaken. Wilt u zoeken in uw klant / kenteken bestand klik op het vergrootglaasje (F4). Staat de klant of het kenteken er niet bij? Volg de handleiding voor het aanmaken van een nieuwe klant / kenteken. Controleer na het selecteren van de klant / kenteken de gegevens die in het scherm staan. Kloppen deze gegevens? Klik dan op verder. Vul de gevraagde gegevens in. Bij Type selecteert u het type werkkaart, bijvoorbeeld APK. U kan instellen dat APK Uitvoeren automatisch wordt aangevinkt als deze optie is geselecteerd. Door het type te selecteren, krijgt de werkkaart een bepaalde kleur. Hierdoor kunt u in het agenda overzicht precies zien hoeveel APK s u bijvoorbeeld hebt op een dag of in een week. Ieder type werkkaart heeft dus een eigen kleur. Bovenin het programma bij Agenda en dan Instellingen zijn de type werkkaarten en hun kleuren te maken / bewerken. Met de knop Toevoegen werkopdracht kunt u werkopdrachten voor de monteurs gaan selecteren. In het dropdown menu bij Monteur kunt u ook de monteur selecteren die aan de werkkaart gaat werken. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 7 van 22

8 U kunt ook instellen als de klant gebeld of ge-sms t wilt worden als de auto klaar is door de vinkjes te zetten. Indien er een telefoonnummer bekend is zal het programma deze automatisch invullen. Als u aanvinkt dat de klant wacht op reparatie zal er ook een koffie kopje verschijnen in het agenda overzicht. De monteurs zien dan meteen van welke werkkaart de klant aan het wachten is. Als er een APK uitgevoerd dient te worden, vink dit dan aan. In het agenda overzicht zal er dan ook een RDW veertje verschijnen. Is deze grijs, dan betekent dit dat de APK nog uitgevoerd moet worden. Is hij oranje, dan is de APK al uitgevoerd. Als u Bandwissel uitvoeren aanvinkt, verschijnt er een knop Bandeninfo. Hiermee kunt u zien welke banden er van het huidige kenteken op voorraad liggen. En ziet de monteur ook dat er dus een bandenwissel uitgevoerd dient te worden. In het veld rechtsonder kunt u binnen de afspraak reminders aanmaken door op Nieuw te klikken. Denk hierbij aan ophalen klant, thuisbrengen klant, auto naar poetser. Op het moment dat de tijd van de reminder is verstreken zal de afspraak gaan knipperen. Ook zal er over het agendaplaatje links in de balk een uitroep teken gaan knipperen. Tevens hoort u een Koekoeks geluidje indien het geluid aanstaat en er speakers aanwezig zijn. Heeft u alle gegevens ingevuld? Klik dan op Opslaan. De afspraak en de werkkaart zijn nu aangemaakt. Wilt u de afspraak verplaatsen? Dan kunt u dit doen door de afspraak naar de juiste dag te slepen. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 8 van 22

9 Extra functies bij een afspraak / werkkaart Als u met de rechtermuisknop op een afspraak / werkkaart klikt dan kunt u extra functies selecteren. Werkkaart info: U krijgt dan de informatie over de afspraak / werkkaart te zien. Dit is hetzelfde scherm dat je te zien krijgt wanneer je de afspraak / werkkaart voor het eerst aanmaakt. Verplaats naar andere dag: U kan een andere datum ingeven waarop de afspraak ingeplant dient te worden. Zelfde effect als wanneer u de afspraak sleept naar een andere dag. Werkkaart ook op andere dag inplannen: U kan dan een 2 e afspraak inplannen op een andere dag. De 1 e afspraak krijgt dan ook een A in het overzicht en de 2 e een B. Veranderen klant of voertuig werkkaart: Hiermee kunt u een kentekenbon omzetten naar bijv. een naambon. De inhoud van de werkkaart blijft daarmee hetzelfde. Alleen staat hij dan op naam van een klant i.p.v. een kenteken gekoppeld aan een klant. Verwijder uit planning: Hiermee verwijderd u de werkkaart uit de planning. De werkkaart blijft wel bestaan, maar is dan alleen nog te vinden bij het werkorder overzicht (F2). Wilt u de hele werkkaart verwijderen? Doe moet u dit doen via het werkorder overzicht (F2). Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 9 van 22

10 Nieuw kenteken aanmaken Alle bestaande voertuigen vindt u onder de knop voertuigen in de linker menubalk. Een nieuw kenteken aanmaken is mogelijk vanuit meerdere schermen. Meestal vindt u er de knop Nieuw voertuig. Zodra u hierop klikt opent het voertuig detail scherm. Geef het kenteken van de auto in. Geeft de naam van de eigenaar in, of zoek deze op met de vergrootglaasje (F4) knop. Is de klant nog niet bekend? Maak deze dan eerst aan. Hoe een klant aangemaakt moet worden, leest u in het volgende hoofdstuk van deze korte handleiding. De detail gegevens van een auto kunt u op meerdere manieren ophalen / invoeren. VWE & RDC & A2SP - TVI Via de providers VWE, RDC en A2SP kunt u de TVI gegevens van een voertuig ophalen, de meldcode ingeven is hiervoor niet verplicht. Zonder meldcode krijgt u alleen geen chassisnummer van het voertuig terug. Voor een abonnement bij een van de providers neem contact op met ons. Het ophalen van de TVI gegevens doet u door op de wereldbol te klikken tenzij dit niet automatisch is ingesteld. VWE & RDC & A2SP - RV Bent u APK-keurings instantie en u beschikt over een RDW certificaat? Dan kunt u de gegevens van een voertuig ophalen door op de RV knop te klikken. Wilt u gebruik maken van de dienst RV dan zal wel de meldcode van het voertuig bekend moeten zijn. Alleen is de informatie die je terug krijgt een stuk minder dan bij TVI. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 10 van 22

11 Handmatig Beschikt u (nog) niet over een abonnement bij een van de gegevens providers, dan kunt u alle detail gegevens handmatig invullen. Door op de pijltjes te klikken rechts van een veld kunt u een lijst uitklappen met daarin de suggesties voor dat bepaalde veld. Datums kunt u intypen of selecteren via de datum selector. Heeft u alle gegevens ingevuld? Klik op de knop opslaan om deze te bewaren. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 11 van 22

12 Nieuw klant aanmaken Alle bestaande klanten vindt u onder de knop klanten in de linker menu balk. Een nieuwe klant aanmaken kan vanuit meerdere schermen van het programma. Meestal vindt u er een knop Nieuwe klant. Zodra u hier op klikt opent zich het klanten detail scherm. Geef de naam en de rest van de gegevens van de klant in. Bij het adres begint u met de postcode. Zodra de postcode is ingevoerd en u drukt op enter, zal het programma u om het huisnummer vragen. Hierna zal het programma de juiste straat en woonplaats opzoeken en deze gegevens invullen in de klantgegevens. Bij een klant kunt u maximaal drie adressen aangeven, twee onder het tabblad algemeen en een via het tabblad adres3 / facturatie instellingen. Onder het laatst genoemde tabblad kunt u ook kiezen welk van deze adressen als standaard ingesteld moet worden. Dit ingesteld adres komt dan boven alle facturen en mailingen. Gaat het om een leasemaatschappij? Vergeet dan niet om het leasemij nummer in te vullen. Dit kan bij het tabblad Financieel. Dit nummer is nodig om bijv. ROB facturen te kunnen versturen. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 12 van 22

13 Extra functies bij klanten In het programma kunnen ook de zgn. mailinglijsten van VWE en RDC ingelezen worden. Deze klanten komen echter niet in uw actieve klantenbestand, maar in een extern klanten bestand. Dit heeft als voordeel dat er geen onnodige klanten in het systeem komen te staan. U kunt uiteraard wel mailingen versturen naar deze klanten. Op verschillende manieren kan er een mailing verstuurd worden naar uw klanten / kentekens. Via onze eigen brieven generator of via Microsoft Word. Voor het versturen van mailingen via Microsoft Word adviseren wij versie 2003 of hoger. Om een mailing te versturen gaat u bovenin het programma naar klanten en dan naar mailingen / aanmaningen. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 13 van 22

14 Van werkorder t/m factuur In Carsys is een afspraak een werkorder en de werkorder is de factuur. We gaan de werkorder vullen met o.a. onderdelen, werkplaats tarieven en verrichtingen. Werkopdrachten (F2) Onder de knop (F2) vindt u een overzicht van alle werkopdrachten, u kunt een aantal werk opdrachten selecteren door ze aan te vinken. Eventuele vrije werkopdrachten kunt u toevoegen door onder het kopje Eigen werkopdrachten een code, werkkaart en factuur omschrijving in te geven, vergeet niet om op toevoegen te klikken. Sluit het werkopdrachten scherm weer door op OK te klikken de werkopdrachten worden dan toegevoegd aan de werkkaart. Artikelen (F3) Onder de knop F3 in de rechter menubalk vindt u een overzicht van artikelen die u in uw magazijn hebt liggen. Selecteer hieruit het artikel dat u op de werkorder wilt hebben. Geef het aantal en eventueel de prijs in en klik op OK. Het artikel wordt toegevoegd op de werkkaart. U kunt ook meerdere artikelen tegelijk toevoegen door in het artikelenscherm op F2 te drukken. Zodra u dan alle artikelen hebt geselecteerd klikt u op OK, vervolgens kunt u nog per artikel het aantal enz. aanpassen. Ook kunt u artikelen op werkkaart zetten vanuit het externe magazijn. Losse verkoop (F4) Dit zijn artikelen die niet in uw eigen magazijn staan, maar wel eventueel met een artikelcode op de werkkaart wilt zien. Denk aan marge artikelen en onderdelen die u eenmalig doorverkoopt. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 14 van 22

15 Werkplaats tarieven en verrichtingen (F6) Onder de knop F6 vindt u alle werkplaats tarieven en verrichtingen. Verrichtingen zijn vast uit te voeren handelingen met een vaste prijs, die arbeid bevatten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een APK van 30min + RDW kosten. Tarieven kan het werkplaats tarief zijn of bijvoorbeeld een monteur tarief. F2 zijn de tarieven en F3 zijn de verrichtingen. Tekstblokken (F11) Tekstblokken met daaraan eventueel een prijs gekoppeld kunt u vinden onder (F11). Er kunnen ook standaard tekstblokken gekozen worden, deze vindt u onder de knop Standaard Tekstblok. Deze functie bouwt geen duidelijke historie op en wordt ook alleen uitzonderlijk geadviseerd. Brandstoffen (F10) Onder de F10 knop vindt u alle brandstoffen die u kunt toevoegen aan een werkkaart. Denk hierbij aan bijvoorbeeld benzine, na het selecteren van de juiste brandstof kun je aangeven hoeveel liter je wilt toevoegen aan de werkkaart. Pakketten Als u pakketten heeft aangemaakt, dan kun u ze via deze knop toevoegen aan de werkkaart. Een pakket is een verzameling van artikelen, tarieven, verrichtingen en/of werkopdrachten die voor een totaalprijs wordt gefactureerd. Door een pakket toe te voegen aan de werkkaart worden al deze onderdelen in 1 keer op de werkkaart geplaatst. Externe onderdeel catalogussen (F12) Onder de F12 knop vindt u alle externe onderdeel catalogussen. Enkele voorbeelden zijn MijnGrossier, Aldoc en AutoMasterbase. Hiernaast vindt u een overzicht van alle catalogussen waarvan u gebruikt kunt maken met ons pakket. U kan dan vanuit deze catalogus onderdelen op de werkkaart zetten. Bij bijvoorbeeld MijnGrossier kunt u de onderdelen op de werkkaart zetten en vanuit CSS bestellen. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 15 van 22

16 SORT Sorteert de werkkaart in een vrij in te stellen volgorde. Bijvoorbeeld eerst alle artikelen dan alle verrichtingen enz. Deze volgorde is geheel naar eigen wens in te stellen. Dit kunt u doen door bovenin het programma naar Werkplaats en dan Werkkaart instellingen te gaan. In het venster dat u dan te zien krijgt, kunt u bij het tabblad Groeperen de gewenste volgorde instellen. ROB Reparatie onderhoud en banden van lease voertuigen. Hier kunt u het ROB opdrachtnummer invullen als u een factuur wilt versturen naar een leasemaatschappij. OPM Hier kan een opmerking worden ingevoerd die bij het aanmaken van een nieuwe werkorder voor dit kenteken duidelijk op het scherm komt te staan. Bijvoorbeeld bij een volgend bezoek remmen vervangen. Ook vindt u hier de opmerking van de vorige werkorder / factuur. U kunt er dan ook voor kiezen om de opmerking over te nemen naar de volgende keer. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 16 van 22

17 Met de balk bovenin de werkorder kunnen vanuit de werkkaart ook nog een aantal handelingen worden uitgevoerd. Info Via deze knop komt u weer in de werkkaart info terecht zie het hoofdstuk het plannen van een afspraak / werkorder. Hier kunt u bijvoorbeeld de datum aanpassen of de monteur veranderen die aan de werkkaart moet werken. Ook kunt u hier herinneringen instellen. Muteren Vanuit deze knop kunt u rechtstreeks de klant- of kenteken gegevens aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld een adres veranderen of de eigenaar van een auto aanpassen. Geklokt Indien u gebruik maakt van de Uren Verantwoording Module kunt u hier de geklokte tijden van een monteur bekijken en deze op de werkkaart plaatsen. APK Via deze knop kunt u het voertuig APK melden en het APK rapport printen. Hiervoor dient u een abonnement te hebben bij VWE, RDC of A2SP. Ook dient er een geldig RDW certificaat geïnstalleerd te zijn op de computer waarop u de APK wil afmelden of printen. Bestel Via deze knop kunt u uw onderdelen bestellen bij verscheidene grossiers die een koppeling hebben met ons pakket. Bijvoorbeeld MijnGrossier behoort hier tot een van de mogelijkheden. U kunt dan automatisch bestellen of per . Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 17 van 22

18 Historie Hier kunt u bijvoorbeeld de factuurhistorie van een klant bekijken, of de historie van het kenteken. Daarnaast is het ook mogelijk om de historie van de onderdelen op de werkkaart te bekijken. Print Het printen van de werkorder. Er zijn meerdere opmaken beschikbaar. Klik op het vergrootglaasje (F4) om een voorbeeld op het scherm te krijgen en op de printer om direct naar de ingestelde printer af te drukken. U kan ook op Andere opmaak selecteren klikken als u liever een andere opmaak heeft voor de werkkaart. Ook hier geldt weer dat het vergrootglaasje (F4) gebruikt kan worden om een voorbeeld te zien. Factuur Het printen van de factuur. Er zijn diverse opmaken beschikbaar. Klik de eerste keer daarom op instellingen en afdrukken om de voor u juiste printer en factuur opmaak te kiezen. Ook kunt u voordat u gaat printen aanvinken of het een normale factuur, pakbon of proforma (offerte) is. Standaard staat deze altijd op normale factuur. Belangrijk bij het afdrukken!! Heeft u bij het printen van de werkorders en facturen de juiste aantallen, printers, bakken en opmaak ingesteld zet het vinkje dan aan bij deze instellingen bewaren voor de volgende afdrukken. Deze instellingen worden dan vanaf nu altijd gebruikt als je een factuur of werkkaart wilt afdrukken. Deze instellingen worden per werkstation opgeslagen. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 18 van 22

19 Verschillende opmaken In ons pakket vindt u een aantal basis opmaken voor de facturen, werkorders en allerlei overzichten. Deze zijn voor de meeste bedrijven toereikend. Een groene opmaak is standaard door ons meegeleverd met het programma. Een rode opmaak is eigen opmaak of een standaard opmaak met enkele kleine aanpassingen. Deze worden niet ondersteund door Car-Systems. Voorbeelden van de opmaken zijn te bekijken door op het vergrootglaasje (F4) te klikken. De positie van de klantgegevens, bedrijfsgegevens, en de onder en boven marge kunnen aangepast worden bij de facturatie-instellingen. Probeer eerst alle opmaken uit of er de juiste voor u of uw bedrijf tussen zit. Wilt u echter toch een opmaken naar uw eigen specifieke wensen neem dan contact op met de helpdesk. Voor het ontwerpen van een eigen opmaken worden kosten in rekening gebracht. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 19 van 22

20 Enkele basis instellingen VWE instellingen. Bent u al klant bij VWE? Dan kunt u dit direct instellen in CSS. De instellingen vindt u onder het menu RDW bovenin het programma, en dan VWE en VWE instellingen. Vul hier al uw klant gegevens in, en vink de diensten aan waar u gebruik van wilt maken en klik op Opslaan en het pakket is nu klaar voor het gebruik met VWE. Externe onderdelen catalogussen. Deze vindt u onder Koppelingen bovenin het programma. Aldoc In het instellingen scherm van Aldoc moeten de catalogusnaam, gebruikersnaam, wachtwoord en de URL s ingegeven worden van de Catalogus, Winkelwagen en de Bestel URL. Werken de instellingen niet? Of weet u ze niet? Neem dan contact op met de helpdesk. MijnGrossier Voor MijnGrossier hoeft u alleen gebruikers naam en wachtwoord in te geven, selecteer ook een leverancier. Hierna is deze catalogus beschikbaar vanuit de werkkaart. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 20 van 22

21 instellingen Facturen worden steeds meer via naar de klant gestuurd, natuurlijk hebben we hier in CSS ook de mogelijkheid voor gemaakt. Bij het menu Afdrukken bovenin het programma en dan instellingen kunt u de gegevens invullen. Vul hier uw naam en in. Ook kan er een standaard handtekening ingesteld worden die bij iedere mail onderaan wordt getoond. Bij server instellingen wordt gevraagd om de mailhost. Dit is de server voor de uitgaande (SMTP) deze gegevens kunt u vinden bij uw internet provider. Gebruikersnaam en wachtwoord zijn in de meeste gevallen niet nodig. Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 21 van 22

22 Contact gegevens Car-Systems Heerlen is bereikbaar op werkdagen (maandag t/m vrijdag) van 8.30u tot 17:00u. Heeft u vragen en / of opmerkingen neem dan contact op met de helpdesk. Ook demo klanten kunnen gebruik maken van onze helpdesk. Tel: Mail: helpdesk@garagesoftware.nl Web: Kloosterweg 24 / 6412 CN Heerlen / Pagina 22 van 22