Inhoudstafel Kwaliteitshandboek

Transcriptie

1 Inhoudstafel Kwaliteitshandboek 1. Inleiding 1.1. Structuur van het kwaliteitshandboek 1.2. Beschrijving van het aanbod van de voorziening 2. Kwaliteitsbeleid 2.1. Missie, visie, waarden, objectieven, geschreven referentiekader 2.2. Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen 2.3. Het geven van toelating aan de overheid tot verificatie en evaluatie 3. Kwaliteitsplanning 4. Kwaliteitssysteem 4.1. Organisatiestructuur 4.2. Verantwoordelijke die met het kwaliteitssysteem is belast 4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen 4.4. Deelname aan externe overlegorganen 4.5. Middelen 4.6. Overzicht van de procedures De intake Het opstellen van het hulp- en dienstverleningsplan Het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel begeleidingsplan Het beëindigen van de hulp- en dienstverlening Het organiseren van het collectief overleg Het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers Het afhandelen van klachten van gebruikers Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen Het selecteren, en aanwerven van het personeel Het vormen, trainen en opleiden van het personeel Het ondersteunen en evalueren van het personeel Het periodiek evalueren van de ingezette middelen Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits Het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie Het detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers

2 1. Inleiding 1.1. Structuur van het kwaliteitshandboek Algemene inleiding, voorwoord door de directie Dit kwaliteitshandboek is het resultaat van het werk van vele betrokkenen. De directie steunt integraal de inhoud van het kwaliteitshandboek en waakt er over dat de bepalingen strikt worden nageleefd. Doel van dit kwaliteitshandboek - Het beschrijven van de structuur van het kwaliteitshandboek (SMK 3.7) - Het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel en aan geïnteresseerde derden (SMK 3.1) - Het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning (SMK 3.1) - Het op doeltreffende wijze implementeren en actualiseren van de elementen van het kwaliteitshandboek (SMK 3.7) - Het voorzien van een basis voor het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie (SMK 3.7) - Het voorzien van een basis voor het organiseren van interne en externe kwaliteitsaudits (SMK 3.7) Toepassingsgebied Dit kwaliteitshandboek is van toepassing op - het Dagcentrum van Primavera, erkend voor de opvang van 20 volwassenen met een matige tot ernstige mentale handicap, niet bekwaam om een officieel erkende beschutte werkplaats te bezoeken. - het Bezigheidstehuis van Primavera, erkend voor de opvang van 20 volwassenen met een matige tot ernstige mentale handicap. Structuur van het kwaliteitshandboek Kwaliteitshandboek Dit is het document waarin het kwaliteitssysteem van de vzw Primavera is beschreven. Bijlagen en formulieren bij het kwaliteitshandboek Dit is de map waarin de bijlagen en formulieren zich bevinden waarnaar in het kwaliteitshandboek verwezen wordt. Verspreiding van het kwaliteitshandboek Er zijn meerdere exemplaren ter inzage beschikbaar: - opvoederslokaal dc - nachtverblijf Bzt - bij de directeur - bij de orthopedagoge

3 Daarnaast is het kwaliteitshandboek en de bijlagen en formulieren bij het kwaliteitshandboek integraal vastgelegd op de computer. Verklaring van de koptekst Logo en naam van de voorziening Kwaliteitshandboek Titel van het document Bestandsnaam Pagina / totaal aantal pagina s van het document Opbouw van de bestandsnaam: Khb = Kwaliteitshandboek 1.1 = specificering van het item, zoals vastgelegd in de inhoudstabel Verklaring van de tabel boven elk document Beoordeeld: Goedgekeurd Geldig vanaf: De beoordeling gebeurt door de kwaliteitscoördinator of de inhoud-eigenaar van de procedure of het document. De goedkeuring gebeurt door de directie. Geldig vanaf: datum vanaf wanneer de inhoud van het document geldig is. 2. Kwaliteitsbeleid 2.1. Missie, visie, waarden, objectieven, geschreven referentiekader Doel - Het beschrijven van de missie, visie en waarden ten aanzien van de hulp- en dienstverlening (SMK 3.1) - Het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel en aan derden (SMK 3.1) - Het beschrijven en periodiek actualiseren van de objectieven ten aanzien van de doelgroepen (SMK 3.1) - Het respectvol bejegenen van de gebruiker (SMK 1.3) Missie van onze voorziening In het bezigheidstehuis bieden wij opvang aan volwassenen met een matige of ernstige mentale handicap. Met opvang bedoelen we dat we een thuis willen bieden aan bewoners die geen gezin meer hebben dat zij als hun thuis kunnen beschouwen of bewoners van wie de ouders of de bewoner zelf bewust gekozen hebben voor een bezigheidstehuis als stap in de ontwikkeling naar meer zelfstandigheid. In het dagcentrum bieden wij dagopvang aan volwassenen met een mentale handicap.

4 Met opvang bedoelen we dat we d.m.v. een gevarieerd aanbod van activiteiten onze cliënten een zinvolle dagbesteding willen bieden. Het dagcentrum wordt dan ook beschouwd als de plaats waar onze cliënten komen werken. Via de activiteiten willen we inspelen op de verschillende ontwikkelingsgebieden, interesses en mogelijkheden van onze cliënten. Wij beogen dat onze cliënten kunnen deelnemen aan de samenleving als volwaardige burgers. Zij hebben het recht om zelf vorm en inhoud te geven aan hun eigen leven. Dit betekent dat zij zelf keuzes kunnen maken. Soms hebben zij ondersteuning nodig bij het maken van deze keuzes. Wij zien het als onze opdracht om de gepaste ondersteuning te bieden en daarbij de kwaliteit van het leven van onze cliënten centraal te stellen. Dit betekent dat wij de ondersteuning individueel afstemmen op de zorgvraag van onze cliënten. Visie van onze voorziening Wij willen een voorziening zijn die aan volwassenen met een mentale handicap de mogelijkheid biedt zich optimaal te ontplooien en te functioneren als volwaardige burgers in de maatschappij. Wij willen ons profileren als een veilige plaats voor onze cliënten, een plaats waar ze tot rust kunnen komen en zichzelf kunnen zijn. Hoe kijken wij naar onze doelgroep? In 1992 stelde de AAMR haar nieuwe definitie van mentale handicap voor. Er is hier eigenlijk sprake van meer dan alleen een nieuwe definitie. De definitie kadert in een heel nieuw referentiekader, een paradigmaverschuiving die zijn basis vindt in de filosofie van de normalisatie en later het burgerschapsparadigma, zoals dat benoemd werd door van Gennep. Een handicap wordt niet langer als een persoonskenmerk gezien, maar als een kenmerk van de actuele wijze van functioneren van de persoon binnen de context van de samenleving (Buntinx en Bernard, 1996) 1. Een handicap ontstaat pas, als men beperkingen ondervindt ten aanzien van de omgeving. Een omgeving kan dan ook in die zin aangepast worden dat zij een beperkende dan wel een faciliterende invloed heeft. Handicap is een zeer relatief begrip. Ondersteuning is een zeer belangrijk begrip in de definitie en het nieuwe paradigma in het algemeen. Deze ondersteuning op maat van de cliënt is dan ook het vertrekpunt van de hulpverlening. Wij willen onze cliënten in de eerste plaats zien als mensen met mogelijkheden, met daarnaast respect voor hun grenzen bepaald door hun handicap. Waarden van onze voorziening 1 Buntinx W.H.E. en Bernard S., Verstandelijke handicap: Kritische beschouwingen van de definitie volgens de American Association on Mental Retardation (AAMR)., 1996.

5 Emancipatie Wij willen werken op een emancipatorische manier en hanteren hierbij de invulling van het begrip emancipatie door van Gennep. Hij stelt vier begrippen centraal. Ten eerste spreekt van Gennep over het primaat van de samenleving. Mensen met een mentale handicap hebben recht op een volwaardig burgerschap, zodanig dat zij op een gelijkwaardige manier kunnen deelnemen aan de samenleving. Een volgend begrip dat centraal gesteld wordt, is de kwaliteit van het bestaan. Mensen met een mentale handicap hebben het recht om zelf vorm en inhoud te geven aan hun bestaan, onder gewone omstandigheden, zodanig dat zij tevreden zijn met hun leven. Ten derde spreekt van Gennep over empowerment. Onze cliënten hebben het recht zelf keuzes te maken, om controle te krijgen over hun eigen leven. Dit kan een risico inhouden. Onze cliënten moeten voldoende ruimte krijgen om te leren, maar een leerproces houdt automatisch in dat niet alles meteen zal lopen zoals het hoort. Tenslotte wordt gesproken over het begrip ondersteuning. Dit is niet gelijk aan zorg. Zorg wil immers zeggen dat men alles overneemt van de cliënt, terwijl ondersteuning meer de nadruk legt op het aansluiten bij de keuze van de cliënt. Respect voor ieders eigenheid Wij willen werken met respect voor ieders eigenheid. Ieder van onze cliënten is opgegroeid met een eigen waarden- en normensysteem. Wij willen een omgeving scheppen waarin ruimte is tot het beleven van die eigenheid. Inclusieve maatschappij Wij willen kiezen voor een inclusieve maatschappij, d.w.z. een pluralistische, diverse, kleurrijke samenleving waar verscheidenheid de norm vormt. Inclusie is een proces en strekt zich uit op meerdere gebieden tegelijkertijd (tewerkstelling, vrije tijd, wonen). Vooral op het gebied van werken en sociale contacten proberen wij actief mee te werken aan de integratie en inclusie van onze cliënten in het gewone circuit. Individualisatie Hoewel onze cliënten in leefgroepen zijn ingedeeld en de meeste activiteiten in groep plaats vinden, willen wij gedifferentieerd werken naar onze cliënten toe. Daarbij proberen we een evenwicht te vinden tussen het groepsgebeuren en de belangen van het individu. Scheiding tussen wonen en werken In de doorstroming van informatie tussen de woon- en werksituatie wordt bewust gekeken naar de functionaliteit ervan en wordt geprobeerd zo veel mogelijk de privacy van de gebruiker de bewaken. Dit geldt eveneens voor de scheiding tussen dagcentrum en bezigheidstehuis, ook al zijn deze fysiek enkel gescheiden door een deur. Bewust worden van eigen waarden- en normensysteem De waarden- en normensystemen van de verschillende betrokkenen in een begeleidingssituatie worden bewust ter discussie gesteld en afgewogen. Gezinsgericht werken Wij vinden het belangrijk om familiale banden stevig te onderhouden en om onze cliënten te stimuleren om hun sociale omgeving verder uit te breiden.

6 Privacy Wij willen op een respectvolle manier omgaan met de privacy van onze cliënten en dit zowel op verschillende vlakken (informatie-overdracht, eigen ruimte, ) Affectieve relatie Wij hechten veel belang aan de gevoelswereld van onze cliënten en willen hen helpen bij het opbouwen en beleven van affectieve relaties. Verantwoordelijkheidszin Wij proberen onze cliënten verantwoordelijkheidszin bij te brengen. Daartoe stimuleren wij ook hun zelfstandigheid. Pluralisme Wij houden er een pluralistische levensvisie op na. De missie, visie en waarden worden als volgt kenbaar gemaakt: Aan de gebruikers: via de informatiebrochure en de ouderavond Aan het personeel: via teamvergaderingen) personeel werd betrokken bij het opstellen van visie, missie en waarden Aan derden: via informatiebrochure Objectieven ten aanzien van de doelgroep - Bevorderen van de zelfredzaamheid - het actief meewerken aan de sociale integratie en inclusie van onze cliënten in de maatschappij - onze cliënten stimuleren bij het maken van eigen keuzes - het vergroten van de empowerment van onze cliënt - in open dialoog treden met de cliënt - structuur en flexibiliteit: wij willen een evenwicht vinden tussen structuur en flexibiliteit, naargelang de noden en eigenheid van de cliënt - planmatig en methodisch handelen: voor elke cliënt wordt een individueel begeleidingsplan opgemaakt Geschreven referentiekader Integriteit In onze begeleiding proberen wij aan iedere bewoner de zorg te bieden die het meest bij hem/haar past. Dat wil zeggen dat zij erkend worden als individu. De begeleiding wordt afgestemd op de individuele behoeften en mogelijkheden, die eigen zijn aan iedere cliënt. Het uitgangspunt is daarbij steeds een onvoorwaardelijke aanvaarding van de cliënt. Deze kan zijn wie hij is. Hij wordt gewaardeerd voor wat hij kan. Betrokkenheid Om een begeleiding te bieden die afgestemd is op de individuele zorgvraag van de cliënt, is het nodig om actief op zoek te gaan naar wie de cliënt is en wat deze nodig heeft. Voor de meeste cliënten is het immers niet vanzelfsprekend om aan te geven wat voor hun een kwaliteitsvol bestaan betekent. Dit vraagt een communicatie die eerlijk en respectvol is.

7 Er wordt uitgegaan van een wederzijdse relatie. Een empathische opstelling van de begeleiding is daarbij van belang. Privacy De dossiers van de cliënten worden bewaard in het administratieve gedeelte. Zij zijn enkel toegankelijk voor bevoegde personeelsleden. Er wordt enkel informatie aan derden doorgegeven mits schriftelijke toestemming van de cliënt of zijn wettelijke vertegenwoordiger. In het bezigheidstehuis wordt ook in sterke mate de nadruk gelegd op privacy in de ruimtelijke zin. Iedere bewoner heeft zijn eigen kamer, die slechts betreden mag worden door anderen, indien de bewoner daar zijn toestemming voor geeft. Enkel in noodsituaties kan de begeleiding hierop een uitzondering maken. De directie engageert zich om de missie, visie, waarden, objectieven en het geschreven referentiekader minstens 1 keer per jaar te evalueren en indien nodig bij te sturen. Zie ook: Procedure Procedure voor het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie. Doel 2. Kwaliteitsbeleid 2.2. Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen - Het beschrijven op welke manier aan de SMK s voldaan wordt (SMK 3.7.). Relatie SMK s en documenten van het kwaliteitshandboek 1. Gebruikersgerichtheid Definitie gebruiker Een gebruiker is een persoon die een beroep doet op de hulp- en dienstverlening van een voorziening, erkend door het Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap. Indien in de hiernavolgende teksten de term gebruiker wordt gehanteerd, worden impliciet ook de wettelijke vertegenwoordigers en/of de vertrouwenspersonen en/of belangrijke betrokken derden van de gebruikers bedoeld, met inbegrip van de plaatsende instanties bij gedwongen hulp- en dienstverlening. Definitie gebruikersgerichtheid Gebruikersgerichtheid is de mate waarin de hulp- en dienstverlening afgestemd is op de specifieke behoeften van de gebruiker. 1.1.Overleg tussen de gebruiker en de voorziening op individueel en collectief vlak

8 Informatierecht De voorziening en de gebruiker bepalen samen over welke elementen van de hulp- en dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening geeft volledig, nauwkeurig en tijdig informatie aan de gebruiker over deze elementen. De voorziening geeft de gebruikers, op collectief vlak, informatie over de inzet van haar financiële middelen. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , , en Adviesrecht De voorziening en de gebruiker bepalen samen over welke elementen van de hulp- en dienstverlening voorafgaandelijk overlegd wordt met en advies gevraagd wordt aan de gebruiker, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De gebruiker heeft het recht om advies uit te brengen inzake de hulp- en dienstverlening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , , , en Antwoordplicht De voorziening hoort de gebruiker inzake alle aangelegenheden die de verhouding voorziening-gebruiker aangaan, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening antwoordt op de door de gebruiker gestelde vragen binnen overeengekomen termijnen. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , , , en Medezeggenschap van de gebruiker De voorziening garandeert medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulp- en dienstverlening van de voorziening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , , , , en Aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker De voorziening maakt gebruik van de ervaringen en inzichten van de gebruiker inzake de hulp- en dienstverlening van de voorziening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , , , en Ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker

9 De voorziening neemt de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker met betrekking tot de hulp- en dienstverlening van de voorziening te ondersteunen en te versterken, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening, waar de gemiddelde duur van de hulp- en dienstverlening meer dan twee jaar bedraagt, neemt het initiatief tot het oprichten en het ondersteunen van een structureel collectief overlegorgaan. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , , , 4.6.5, en Duidelijkheid van het aanbod Wederzijdse rechten en plichten De wederzijdse rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening worden in overleg opgesteld, schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , en Kenbaar maken van het aanbod Het aanbod van de voorziening en de modaliteiten ervan worden beschreven en kenbaar gemaakt aan de gebruiker en aan derden. SMK wordt gerealiseerd in KHB 1.2. en Respectvolle bejegening van de gebruiker Integriteit De voorziening respecteert steeds de eigenheid van de gebruiker en aanvaardt hem/haar als een volwaardig persoon. De voorziening neemt maatregelen om de integriteit van de gebruiker te waarborgen. Hiertoe ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader. SMK wordt gerealiseerd in KHB 2.1 en Betrokkenheid De voorziening garandeert dat de relatie met de gebruiker vertrekt vanuit een grondhouding van vertrouwen en gekenmerkt wordt door inleving en echtheid. Hier ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader. SMK wordt gerealiseerd in KHB Privacy De voorziening respecteert de privacy van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. Hiertoe ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader.

10 SMK wordt gerealiseerd in KHB Hulp- en dienstverlening op maat van de gebruiker Kennis van de behoefte aan hulp- en dienstverlening De voorziening peilt naar en registreert de wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , en Geïndividualiseerd De voorziening beschrijft haar hulp- en dienstverlening voor elke gebruiker en houdt hierbij rekening met de individuele wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker. SMK wordt gerealiseerd in KHB , , , en Zelfstandigheid en zelfbeschikkingsrecht van de gebruiker De voorziening houdt rekening met en bevordert de zelfstandigheid en het zelfbeschikkingsrecht van de gebruiker. SMK wordt gerealiseerd in KHB en Keuzevrijheid De gebruiker beschikt over keuzevrijheid in het aanbod waar mogelijk. SMK wordt gerealiseerd in KHB en Flexibiliteit De voorziening past de hulp- en dienstverlening aan aan de zich wijzigende behoeften van de gebruiker. SMK wordt gerealiseerd in KHB en Aangepaste fysieke omgeving De voorziening neemt maatregelen om haar gebouwen, inrichting en uitrusting af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker. SMK wordt gerealiseerd in KHB 4.5., , en Toegankelijke communicatie De voorziening neemt maatregelen om haar communicatie af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker.

11 SMK wordt gerealiseerd in KHB 4.5., , , , , en Tevredenheid van de gebruiker Toetsing van de tevredenheid van de gebruikers De voorziening heeft permanent aandacht voor en peilt periodiek naar de tevredenheid van de gebruikers over de hulp- en dienstverlening. SMK wordt gerealiseerd in Klachtenprocedure De voorziening beschrijft, in overleg met de gebruikers, de wijze waarop ze de klachten van de gebruikers afhandelt. De voorziening maakt kenbaar aan alle gebruikers hoe klachten ingediend en afgehandeld worden. De voorziening stelt de gebruiker ervan op de hoogte dat hij zich kan wenden tot het Vlaams Fonds indien de interne klachtenprocedure geen voldoening geeft. SMK wordt gerealiseerd in , en Maatschappelijke aanvaardbaarheid Definitie De hulp- en dienstverlening wordt aangeboden vanuit in consensus aanvaarde maatschappelijk waarden en rechten die minimaal vervat liggen in de Grondwet en de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en van de VN-verklaring omtrent de rechten van de personen met een handicap (resolutie ) Maatschappelijke integratie van de gebruiker De voorziening streeft bij de hulp- en dienstverlening naar maatschappelijke integratie van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. SMK 2.1. wordt gerealiseerd in , , en Niet-discriminerend De voorziening streeft bij de hulp- en dienstverlening naar maatschappelijke integratie van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. SMK 2.2. wordt gerealiseerd in KHB , , en Regionaal overleg

12 De voorziening werkt mee aan het regionaal overleg met het oog op de afstemming van vraag en aanbod van de hulp- en dienstverlening en aan het overleg omtrent de invulling van de niet-beantwoorde behoeften in de regio. SMK 2.3. wordt gerealiseerd in KHB Veiligheid en gezondheid De voorziening neemt de nodige maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren. SMK wordt gerealiseerd in KHB 4.5., , en Doeltreffendheid Definitie Doeltreffendheid is de mate waarin de doelstellingen gerealiseerd worden Kwaliteitsbeleid De voorziening beschrijft haar missie, visie en waarden ten aanzien van de hulp- en dienstverlening, en maakt deze kenbaar aan de gebruikers, het personeel en aan derden. De voorziening beschrijft en actualiseert periodiek haar objectieven ten aanzien van haar doelgroep(en). De voorziening beschrijft haar kwaliteitsplanning en evalueert en actualiseert deze jaarlijks. SMK 3.1. wordt gerealiseerd in 1.1, 2.1. en Planmatig en methodisch handelen De voorziening beschrijft voor elke gebruiker de hulp- en dienstverlening. Deze hulp- en dienstverlening wordt in overleg met de gebruiker gepland, uitgevoerd, periodiek geëvalueerd, bijgestuurd en geregistreerd. SMK 3.2. wordt gerealiseerd in en Kennis De voorziening actualiseert haar kennis inzake ontwikkelingen in de hulp- en dienstverlening. De voorziening stelt periodiek een vormings-, trainings- en opleidingsplan op voor het personeel en voert dit uit. SMK 3.3. wordt gerealiseerd in Corrigerende en preventieve maatregelen De voorziening stelt corrigerende en preventieve maatregelen op ten aanzien van de hulp- en dienstverlening, voert deze uit en evalueert ze.

13 SMK 3.4. wordt gerealiseerd in en Personeel De voorziening beschrijft de wijze waarop ze het personeel selecteert, ondersteunt en evalueert. SMK 3.5. wordt gerealiseerd in , en Organisatiestructuur De voorziening beschrijft de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van het personeel, en maakt deze kenbaar aan haar gebruikers, het personeel en de overheid. SMK 3.6. wordt gerealiseerd in Kwaliteitshandboek De voorziening beschrijft de structuur van het kwaliteitshandboek. De voorziening beschrijft op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen voldaan wordt. De voorziening zorgt ervoor dat de elementen van het kwaliteitshandboek op een doeltreffende wijze geïmplementeerd en geactualiseerd worden. SMK 3.7. wordt gerealiseerd in 1.1., , en Doelmatigheid Definitie Doelmatigheid is de mate waarin de resultaten zich verhouden tot de middelen. - Resultaten: antwoord op de behoefte(n) van de gebruiker. - Middelen: personeel, financiën, gebouwen en inrichting, uitrusting, technieken en methoden Overlegkanalen De voorziening beschrijft de wijze waarop ze de interne communicatie en het overleg organiseert. SMK 4.1. wordt gerealiseerd in KHB Interdisciplinaire werking De voorziening bevordert interdisciplinaire werking. SMK 4.2. wordt gerealiseerd in KHB en Evaluatie van ingezette middelen

14 De voorziening evalueert periodiek haar ingezette middelen in functie van de resultaten. SMK 4.3. wordt gerealiseerd in Financiële middelen De voorziening zet de toegekende financiële middelen van de overheid en de persoonlijke financiële bijdrage van de gebruiker in op een doelmatige manier. SMK 4.4. wordt gerealiseerd in Continuïteit Definitie Continuïteit is de mate waarin de hulpverlener zorg draagt voor een goede overdracht van hulp- en dienstverlening, en dit in situaties waarin verschillende hulp- en dienstverleners betrokken zijn die elkaar aflossen, vervangen of opvolgen Aanmelding Indien de voorziening, na kennisname van de behoeften van de gebruiker, niet kan voorzien in de aangewezen hulp- en dienstverlening, verwijst de voorziening de gebruiker door. SMK 5.1. wordt gerealiseerd in Naadloosheid De voorziening zorgt voor een soepele overgang tussen de verschillende vormen van de hulpen dienstverlening binnen haar eigen werking. SMK 5.2. wordt gerealiseerd in en Samenwerking met derden Indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker, zoekt zij actief naar samenwerking met derden. SMK 5.3. wordt gerealiseerd in 4.4., en Doorverwijzing De voorziening zoekt actief mee naar alternatieven wanneer zij vaststelt dat zij niet meer kan voldoen aan de behoeften van de gebruiker. De voorziening streeft naar een soepele overgang bij doorverwijzing. SMK 5.4. wordt gerealiseerd in en Beëindiging

15 De voorziening maakt duidelijke afspraken met de gebruiker over de omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulp- en dienstverlening beëindig wordt. SMK 5.5. wordt gerealiseerd in en Informatieoverdracht De voorziening waarborgt een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking tot de hulp- en dienstverlening in overleg met de gebruiker. SMK 5.6. wordt gerealiseerd in en , en Kwaliteitsplanning Doel - het beschrijven van de kwaliteitsplanning (SMK 3.1) - het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning (SMK 3.1) Werkwijze De kwaliteitsplanning komt tot stand tijdens de jaarlijkse beoordelingsvergadering in oktober. Vooraf worden de teams, tijdens de teamvergaderingen geconsulteerd over onderwerpen die ze willen voordragen. Het zijn uiteindelijk de directie, orthopedagoge en hoofdopvoeders die beslissen hoe de kwaliteitsplanning voor het komende jaar er zal uitzien. Evaluatie en actualisatie van de kwaliteitsplanning De evaluatie en actualisatie van de kwaliteitsplanning gebeurt tijdens de jaarlijkse beoordelingsvergadering die plaats vindt in oktober. Voor kwaliteitsplanning en evaluatie: zie bijlage 4. Kwaliteitssysteem 4.1. Organisatiestructuur Doel - Beschrijven van de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van het personeel, en het kenbaar maken aan de gebruikers, het personeel en de overheid. (SMK 3.6.)

16 Algemene Vergadering Beheerraad Directeur Orthopedagoge Maatschappelijk Assistant Psychiater Kwaliteitscoördinator Administratief medewerker Logistiek Personeel Begeleider Hoofdbegeleiders Bzt Begeleider Begeleider Hoofdbegeleider Dc Begeleider Administratief medewerker kokkin kokkin Begeleider Begeleider Begeleider Begeleider klusjesman Begeleider Begeleider Begeleider Begeleider logistiek assistant Begeleider Begeleider Begeleider Begeleider Begeleider Begeleider Kinesist logistiek assistant logistiek assistant Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De functie-omschrijvingen zijn terug te vinden in de bijlagen van het kwaliteitshandboek. Kenbaar maken van de organisatiestructuur De organisatiestructuur wordt kenbaar gemaakt aan de gebruikers, het personeel en de overheid via de informatie-brochure, de website en de inspectiebezoeken Verantwoordelijke die met het kwaliteitsbeleid is belast De verantwoordelijke die met de kwaliteit is belast, is de kwaliteitscoördinator. Binnen de v.z.w. Primavera wordt deze functie vervuld door de orthopedagoge. Zij combineert de functie van orthopedagoge met de functie van kwaliteitscoördinator. Vereiste kwalificaties Minstens een A1-diploma (of gelijkwaardig) in een pedagogische richting Planmatig en projectmatig kunnen werken Analytisch kunnen denken en handelen Voldoende communicatieve vaardigheden bezitten Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Het inleiden, begeleiden en leiden van het proces dat moet resulteren in het tot stand komen van een kwaliteitshandboek

17 Zorg dragen voor de implementatie, evaluatie en het actualiseren van het kwaliteitshandboek Rapporteren aan de directie over de status en doeltreffendheid van het kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de kwaliteitsplanning en de regelgeving Verifiëren of de documenten van het kwaliteitshandboek: - in overeenstemming zijn met de eisen van het kwaliteitsdecreet - in overeenstemming zijn met de interne afspraken inzake de vormelijke aspecten - niet in tegenspraak zijn met andere opgestelde documenten Rapportage aan De directeur Vervanger bij afwezigheid De directeur 4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen Doel - het beschrijven van de wijze waarop de interne communicatie en het overleg georganiseerd zijn. (SMK 4.1.) Overlegorganen Algemene Vergadering Raad van Beheer Teamvergadering Overleg directie hoofdbegeleiders orthopedagoge (organisatie-overleg) Overleg directie logistiek personeel Leefgroepoverleg Voorbespreking Algemene Vergadering De Algemene Vergadering bestaat uit 16 leden en komt één keer per jaar samen. Er is een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Men kan lid worden van de Algemene Vergadering door een gemotiveerde kandidatuurstelling in te leveren waarna er door de leden van de Algemene Vergadering wordt beslist over de kandidatuur. Zij worden benoemd voor een periode van drie jaar. De onderwerpen waar de Algemene Vergadering over vergadert zijn o.a.: het goedkeuren van de jaarrekening, controle van de boekhouding, het aanstellen van commissarissen voor het

18 nazicht van de boekhouding en het benoemen van nieuwe leden van de Algemene Vergadering. De verslagen worden gemaakt door de secretaris en bewaard door de directeur van Primavera. De Raad van Beheer De Raad van Beheer bestaat uit 16 leden en vergadert twee maandelijks. Er is een voorzitter, een secretaris en een penningmeester (dezelfde mensen die deze functies vervullen in de Algemene Vergadering). Onderwerpen voor de vergaderingen zijn o.a.: het dagelijks bestuur, personeelszaken, maandelijks overzicht van de financiën. De verslagen worden gemaakt door de secretaris en bewaard door de directeur van Primavera. Teamvergadering In het bezigheidstehuis vindt wekelijks een teamvergadering plaats (in vakantieperiodes ligt de frequentie lager), voor het dagcentrum is dit ongeveer 3 keer per maand (tijdens de zomervakantie wordt niet vergaderd). Hierbij is het voltallige begeleidend team aanwezig, alsook de orthopedagoge. Een gedeelte van de vergadering wordt bijgewoond door de maatschappelijk assistente. De agenda wordt bepaald door de hoofdbegeleider(s) en de orthopedagoge. De vergadering wordt geleid door een hoofdbegeleider. Tijdens de teamvergadering worden individuele begeleidingsplannen besproken. Verder komen er zowel thema s van praktische als pedagogische aard aan bod. Het verslag wordt beurtelings door een van de teamleden neergeschreven en verder door de orthopedagoge gedistribueerd. De verslagen worden bewaard in het opvoederslokaal, het nachtverblijf en in het bureau van de orthopedagoge. Overleg tussen de directie, de hoofdbegeleiders en de orthopedagoge (organisatieoverleg) Wekelijks vindt een overleg plaats tussen de hoofdbegeleiders van het bezigheidstehuis, de hoofdopvoeder van het dagcentrum, de orthopedagoge en de directeur. Bij afwezigheid van één van de leden wordt bekeken of het overleg al dan niet doorgaat. Volgende agendapunten zijn meestal aan de orde: visie en beleid, praktische en organisatorische afspraken, formeel vastleggen van een aantal afspraken, inzichten verwerven in de werking van de twee afdelingen, de gezamenlijke benadering van probleemgedrag bij bewoners, evaluatie van voorbije activiteiten, signaleren van knelpunten en eventueel een aantal varia. Het verslag van dit overleg wordt gemaakt, bewaard en verspreid door de orthopedagoge. Overleg tussen de directie en het logistiek personeel Dit overleg vindt minstens 2 maal per jaar plaats. Er wordt gesproken over praktische zaken die te maken hebben met schoonmaken en koken. Van dit overleg wordt geen verslag gemaakt.

19 Volgende overlegorganen gelden enkel in het dagcentrum: Voorbespreking Dagelijks zitten alle aanwezigen samen om de dagelijkse gang van zaken te overlopen. Van dit overleg wordt geen verslag gemaakt. Leefgroepoverleg Halfjaarlijks hebben de 2 vaste begeleiders van de verschillende leefgroepen een overleg met de orthopedagoge. Tijdens dit overleg wordt ieder van de gebruikers besproken, kunnen nieuwe afspraken gemaakt worden, enz. De orthopedagoge noteert het verslag in de ortho-agogische opvolgingskaft Deelname aan externe overlegorganen Doel - Primavera werkt mee aan het regionaal overleg met het oog op de afstemming van vraag en aanbod van de hulp en dienstverlening en aan het overleg omtrent de invulling van de niet beantwoorde behoeften in de regio. (SMK 2.3) - Indien Primavera zelf niet meer kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker zoekt zij, in samenwerking met de gebruiker, naar samenwerking met derden. (SMK 5.3) Overlegorganen De Stichting Welzijnszorg Provincie Antwerpen coördineert het Regionaal Overleg. Dit overleg wordt verwezenlijkt op twee niveaus: in de werkgroepen van de Centrale Wachtlijst en in het Regionaal Overleg. Het geheel wordt gecoördineerd door de Stichting Welzijnszorg. Centrale Registratie Zorg De CRZ is opgedeeld in een vijftal werkgroepen. Primavera is vertegenwoordigd binnen de werkgroep Groot Antwerpen door de maatschappelijk assistente. De werkgroep wordt gecoördineerd door een medewerker van de Stichting Welzijnszorg die ook de verslagen maakt en bewaart. De leden van de werkgroep zijn de medewerkers van de sociale diensten van de participerende voorzieningen. De werkgroep komt maandelijks bijeen. De doelstelling is drieledig: - de registratie van alle mogelijke kandidaten voor de bestaande voorzieningen - zorgen voor een zo efficiënt mogelijk zorgaanbod - de afstemming van vraag en aanbod van verbruiker en voorziening Er wordt een driemaandelijks verslag aan het Vlaams Fonds gedaan.

20 Regionaal Overleg Ook het Regionaal overleg is opgedeeld in een vijftal groepen. Primavera is vertegenwoordigd in de groep Groot Antwerpen door de directeur. Het Regionaal Overleg wordt gecoördineerd door medewerkers van de Stichting Welzijnszorg die ook de verslagen maakt en bewaart. De leden van het Regionaal Overleg zijn de directies van de door het Vlaams Fonds erkende voorzieningen of voorzieningen die initiatief nemen om erkend te worden, vertegenwoordigers van de verwijzers en vertegenwoordigers van de gebruikers. Het Regionaal Overleg komt minimaal 3 maal per jaar bijeen. De doelstellingen zijn: - de evaluatie van de werking van de Centrale Wachtlijst - de evolutie van de centrale wachtlijst - afspraken maken aangaande onderlinge afstemming en /of functionele samenwerking - regionale werkgroepen opvolgen - procesopvolging / visieontwikkeling Welzijnsoverleg Merksem Alle welzijnswerkers van Merksem worden enkele malen per jaar uitgenodigd om samen te komen. In overleg staat er telkens een bepaald thema centraal en er wordt dan telkens een gastspreker uitgenodigd die iets kan vertellen rond dit thema (voorbeelden van thema s: zorgverzekering, schuldbemiddeling, depressie, enz.) De doelstellingen van het welzijnsoverleg zijn: - de diensten en voorzieningen in Merksem beter te leren kennen alsook de mensen die er werken - rond bepaalde thema s algemene informatie verschaffen Overzicht van de procedures De Intake Doel - Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker over welke elementen van de hulp- en dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt op individueel vlak Het tijdig geven van volledige en nauwkeurige informatie aan de gebruiker over deze elementen (SMK ) - Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker waarin de gebruiker het recht heeft om advies uit te brengen inzake de hulp- en dienstverlening op individueel vlak (SMK ) - Het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulp- en dienstverlening op individueel vlak (SMK ) - Het aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker inzake de hulp- en dienstverlening op individueel vlak (SMK ) - Het voorzien van de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker te ondersteunen en te versterken op individueel vlak (SMK )