Inhoud. Literatuur 50. Voorwoord 17 DEEL 1 ORGANISATIE EN SAMENLEVING

Transcriptie

1 Inhoud Voorwoord 17 DEEL 1 ORGANISATIE EN SAMENLEVING 1 Organisaties en hun omgeving Inleiding Plaats van een bedrijf in de samenleving Invoer-, doorvoer- en uitvoerstroom Stakeholders Omgevingsfactoren Bedrijfsbestuur en samenleving Sectoren van bedrijvigheid Non-profitorganisaties Samenwerkingsverbanden van bedrijven Maatschappelijke verantwoording 33 2 Organisatie en structuur Inleiding Arbeidsverdeling Functiebeschrijvingen Procedurebeschrijvingen Organisatieschema s Lijnorganisatie Lijn-staforganisatie Lijn- en stafstructuur met functionele relaties Matrixorganisatie Ententestructuur Welk organisatiemodel is geschikt? 49 Literatuur 50 DEEL 2 ADMINISTREREN 1 Personeelszaken Beleid Organisatie De personeelsafdeling De personeelsfunctionaris Personeels- en salarisadministratie 54

2 6 Inhoud 1.2 Werven en aannemen Is er wel een vacature? Introductie van de onderneming Functieprofiel Manieren van werving De personeelsadvertentie Selectie: omgaan met sollicitanten Personeelsdossier Attentiepunten bij indiensttreding De identificatieplicht Introductie Inwerken De arbeidsovereenkomst De kenmerken van een arbeidsovereenkomst Wat schriftelijk moet Wijziging van de arbeidsovereenkomst Soorten arbeidsovereenkomsten Flexibele arbeidsrelaties Opzegging van de dienstbetrekking Pensioen of vroegpensioen Ontslag op staande voet Ontslagprocedure Zwangerschaps- en bevallingsverlof Ouderschapsverlof Kortdurend zorgverlof Aansprakelijkheid en verzekering Auto van de zaak Particuliere autoverzekering Kostenvergoedingen Reiskosten woon-werkverkeer Verhuiskostenregeling 94 2 Bedrijfsadministratie Boekhouden De wettelijke verplichtingen Verschillende eisen per rechtsvorm? Basisprincipes boekhouden Winstbepaling Verplichtingen en vormvoorschriften Factuur en BTW Loonadministratie Verwerking van de mutaties Rekeningstelsel De accountant Belastingen Inkomstenbelasting: de boxen 106

3 Inhoud Loonbelasting en sociale premies Verzekeringen Werk en privé Inleiding Opvangmogelijkheden voor kinderen Werken en zorgen voor een zieke Meer tijd voor jezelf Adressering van binnenlandse brieven Adressering van buitenlandse brieven 120 Literatuur 126 DEEL 3 ARCHIVEREN EN POST VERWERKEN 1 Van archiefbeheer tot elektronisch documentbeheer Waarom archiveren? Wat archiveren? Archiefwet 1995 en andere wetgeving Archiefwet Bepalingen voor organisaties die niet vallen onder de Archiefwet Niet-wettelijke bewaartermijnen Rangschikken Opzet classificatieschema Algemene punten van aandacht een verhaal apart Hoe wordt onderdeel van het elektronisch archief? Het registreren van Een procedure voor het archiveren van Nog enkele tips tot besluit Postverwerking Binnenkomende post Uitgaande post Wie bewaakt de post? Over de essentie van professionele postbehandeling Digitale postverwerking Organisatie van het werk Agendabeheer 156

4 8 Inhoud 5.2 Het managen van de werktijd Feestdagen Vertalingen van feestdagen Gemeenschappelijke feestdagen in de Europese Unie Specifieke eigen feestdagen per land 166 Literatuur 167 DEEL 4 COMMUNICEREN 1 Klantvriendelijk telefoneren De eerste indruk Toekomst voor de telefonist(e) Plaatsbepaling communicatie Plaats in de organisatie Werkzaamheden communicatiemedewerker Zelf doen of uitbesteden Concerncommunicatie Belang van concerncommunicatie Imago en identiteit Afstemming imago en identiteit Huisstijl Interne communicatie Belang van interne communicatie Informatie en motivatie Interne publieksgroepen Interne communicatielijnen Personeelsblad Sociaal jaarverslag Communicatie bij veranderingen Communicatie-audit Perscontacten Omgaan met de pers Benadering door de pers Actief persbeleid Persconferentie en persbezoek Persbericht Persfoto s Spelregels Basisdocumentatie en informatiebronnen 207

5 Inhoud 9 6 Planmatige aanpak van communicatie Opzet plan Analyse Planning Uitvoering Evaluatie Praktijkvoorbeeld Mondelinge communicatie Communicatie Motiveren van medewerkers Samenwerken 225 Literatuur Nieuwsbrieven Inhoud Print of elektronisch? Opmaak Verzending Spam Huisstijl Meer dan knippen en plakken alleen Intercultureel communiceren Deinende demografie Diversiteit Europese culturele grenzen 248 Literatuur 248 DEEL 5 FACILITEREN 1 Wat houdt facility management in? Schoonmaakonderhoud Schoonmaakprogramma Schoonmaak in eigen beheer Catering Bedrijfscatering De hygiëne in het bedrijfsrestaurant Kantoorhygiëne 256

6 10 Inhoud 3.4 Catering bij speciale gelegenheden Beveiliging Arbeidsomstandigheden en bedrijfshulpverlening Inrichtingsaspecten Meubilair Bedrijfshulpverlening Groenvoorziening Leaseauto s Reprografie Inkoop kantoormeubilair en -artikelen ICT Infrastructuur Beveiliging van de computer Telefonie In eigen beheer of uitbesteden 277 Literatuur 278 DEEL 6 VERGADERINGEN VOORBEREIDEN EN NOTULEREN 1 Notuleren Inleiding Voor de vergadering Bespreek welke voorbereidende werkzaamheden je voor je rekening neemt Beschik tijdig over agenda en bijlagen, en neem deze door Weet wie er gaan vergaderen en wie welke vergaderrol heeft Weet bij wat voor soort vergadering je gaat notuleren Bepaal de juiste verslagvorm Ken de doelen van de agendapunten Controleer je registratiemateriaal Vraag om hulp als je moeilijkheden voorziet De sanitaire stop Tijdens de vergadering Luister op een actieve wijze 286

7 Inhoud Gebruik de juiste registratietechniek Na de vergadering Werk je aantekeningen binnen drie dagen uit in een rustige omgeving Zorg dat je verslag voldoet aan de eisen 296 Literatuur 299 DEEL 7 ORGANISEREN 1 Evenementenorganisatie Inleiding Fase I: Opstart van het project en kaderstelling Het organisatieteam samenstellen Projectplanning en projectmanagement Kaderstelling Fase II: Aanzet tot de invulling van het programma Aandachtspunten bij de invulling van het programma Zelf doen of uitbesteden? Selectie van een geschikte locatie Selectie van samenwerkingspartners Budgetteren en kosten bewaken Fase III: Programmakeuze en definitieve invulling Drukwerk Inrichting en decoratie Het culinaire palet Entertainment Audiovisuele benodigdheden Vervoer Diverse diensten Vergunningen en verzekeringen Het draaiboek Fase IV: De uitvoering Fase V: Afwikkeling en evaluatie 336 Literatuur Het organiseren van een interne vergadering Het ontvangen van bezoekers Het organiseren van een zakenlunch Zakenreizen Inleiding 347

8 12 Inhoud 5.2 Interne en externe zaken Interne zaken Externe zaken Reisdocumenten Paspoort/identiteitsbewijs Visum Rijbewijs Verzekeringspolis Vaccinatieboekje Reisplanning Hotels Vervoermiddelen Reizen per auto Reizen per trein Reizen per vliegtuig Financiële aspecten Creditcards Onkostendeclaraties Rapportages Diversen Landeninformatie Relatiegeschenken Daggeld Voltage en stekkers inbellen Mobiele telefoons Nazorg Beamers aansluiten 369 Literatuur 371 DEEL 8 ZAKELIJK SCHRIJVEN 1 De moderne zakenbrief Inleiding De zakenbrief Voordelen van de zakenbrief Nadelen van de zakenbrief Bellen en/of schrijven? Lay-out en briefconventies Lay-out Briefconventies De vaste onderdelen van een brief Adressering 378

9 Inhoud Plaats en datum Referentieregels Aanhef Begin- en slotzinnen Slotformule Ondertekening Kopie en Bijlage Vervolgbladen Structuur Soorten brieven Goed- en slechtnieuwsbrieven Informerende brieven Verzoekbrieven Stijl Duidelijke stijl Bondige stijl Persoonlijke stijl Stijlbreuk Woordkeus Zinsbouw Buitenlandse zakenbrieven De Engelse briefindeling De Duitse briefindeling De Franse briefindeling De Spaanse briefindeling De Italiaanse briefindeling Verzendinstructies Interpunctieverschillen Faxen Spelling Korte geschiedenis van de spelling De nieuwe spelling Spellinggidsen De nieuwe spellingregels Bastaardwoorden c/k Tussenletters -n- en -s Vervoeging van werkwoorden van Engelse herkomst Engelse samenstellingen en woordgroepen Accenten en trema s Samenstellingen Hoofdletter of kleine letter 438 Aanbevolen en gebruikte literatuur 439

10 14 Inhoud 6 Zakelijke Brief of wat is het verschil? Het schrijven van een mail; hoe pak je het aan? Het denkwerk vooraf Het schrijven zelf De nazorg Het beantwoorden van s De vaste onderdelen van een bericht De inhoud van het bericht De opbouw De alinea-indeling De toon De opmaak Het gebruik van emoticons De bijlagen 461 Aanbevolen en gebruikte literatuur Buitenlandse correspondentie Schrijven voor het intranet en internet Het profiel van de beeldschermlezer Gemeenschappelijke kenmerken van beeldschermlezers Gevolgen voor de schrijver De structuur van de pagina De pagina als geheel De kop, lead en inhoudsopgave De structuur van het middenstuk Tekstblokken Figuren, tabellen en foto s 481 Literatuur 482 DEEL 9 COÖRDINEREN SECRETARIAAT 1 Effectief vergaderen Inleiding Vergaderdoelen Informatief/instructief doel Inventariserend doel Acceptatiedoel Besluitvormingsdoel Probleemoplossingsdoel Afstemmingsdoel Aanzetten tot actie 489

11 Inhoud Besluitvormingsproces Stappen in het besluitvormingsproces Persoonlijke interactie in een besluitvormingsproces Partijvorming en het besluitvormingsproces De wandelgangen en het besluitvormingsproces De formele kanten van het vergaderproces De convocatie en de agenda Voorstellen tijdens de vergadering Stemmen tijdens de vergadering Formele en informele vergaderrollen De voorzitter De notulist De deelnemer Stijlen van communiceren Forceren, wedijveren Samenwerken, probleemoplossend onderhandelen Onderhandelen, compromis zoeken Ophouden met vergaderen De proceseigenaar De voorbereiding van de werkbijeenkomst De voorzitter als regisseur De status van agendapunten Kwaliteitsborging De spelregels samengevat Werkplekconcepten als telewerken en off site werken Soorten van werkplekken De (toekomstige) werkplek van de secretaresse 511 Literatuur Projectmatig werken S.O.S. voor secretariaten: werken met procedures Het secretaresseoverleg 524 Relevante literatuur en verwijzingen 534 Literatuur 534 Over de auteurs 535 Register 536 Overzicht Secretaresse Assistent Wijzers 537