Het papier-efficiënte kantoor. Efficiënte toegang tot actieve documenten

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Het papier-efficiënte kantoor. Efficiënte toegang tot actieve documenten"

Transcriptie

1 2 Het papier-efficiënte kantoor Efficiënte toegang tot actieve documenten

2 DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK Fase Stage 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging van uw informatie verbeteren > Kosten reduceren > Opslagruimte voor uw documenten optimaliseren > Toegang tot uw informatie verbeteren Uw behoefte: > Toegang tot uw informatie verbeteren > Eenvoudig documenten delen tussen verschillende vestigingen > Compliance en audit vereisten borgen Uw behoefte: > Binnenkomende documenten efficiënter verwerken > Toegang tot uw informatie verbeteren > Compliance en audit vereisten borgen Fase Stage 2 2 Fase Stage 3 3 Inzicht krijgen Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten Papierreductie Efficiënte toegang tot actieve documenten Ballast afgooien Efficiëntere bedrijfsprocessen door goed beheer van uw binnenkomende informatie Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging Oplossing > Archiefbeheer > Active File Management > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Fase Stage 4 4 Uw behoefte: > Optimaal waarde uit uw informatie halen Lichtjaren voor zijn De waarde van uw informatie volledig benutten MANAGE Oplossing > Veelomvattende oplossingen voor informatiebeheer PAPIER-EFFICIËNT 2

3 De volgende stap op uw weg naar een papier-efficiënt kantoor Uw organisatie bevindt zich in fase 2 Papierreductie Een papier-efficiënte omgeving realiseren Hoe is uw huidige kantoor georganiseerd? Vertraagt het zoeken naar informatie uw bedrijfsprocessen en daarmee uw klantenservice? Hebben inefficiënte manieren van het bewaren en delen van papieren documenten een negatief effect op uw productiviteit? Het is nu tijd de procedures voor actieve documenten in uw bedrijf aan te passen. Mensen houden informatie bij de hand omdat ze deze regelmatig moeten raadplegen of hierover snel willen kunnen beschikken. Volgens AIIM vindt 72% van de bedrijven dat het lastiger is om eigen informatie te vinden dan informatie waarvan ze geen eigenaar zijn. Toch vinden veel bedrijven het moeilijk om standaardprocedures voor het indexeren en toegankelijk maken van belangrijke documenten te implementeren. Het bewaren van documenten in archiefkasten en bureauladen verspreid over het kantoor is niet de beste manier om belangrijke documenten te beschermen en te raadplegen. U moet gaan nadenken over een alternatief. Een professioneel beheerprogramma voor uw fysieke archief in combinatie met slimme digitalisering biedt de snelle toegang tot informatie die uw organisatie nodig heeft. 3

4 Het papier-efficiënte kantoor Het papier-efficiënte kantoor HET PAPIERLOZE KANTOOR IS NOG HEEL VER WEG Bij Iron Mountain weten we dat het papierloze kantoor nog heel ver weg is. Wij geloven meer in het papier-efficiënte kantoor. Het concept papierloos kantoor werd algemeen bekend in 1975 en was bedoeld om een toekomstvisie aan te geven waarbij bedrijven geen papier meer zouden gebruiken. Dit staat ver af van de realiteit van hedendaagse kantooromgevingen. Uit een recent onderzoek 1 blijkt dat bijna een derde (29%) van de leidinggevenden van de bedrijven in het middensegment niet gelooft dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden. Bij een derde (32%) van de bedrijven neemt het papiergebruik toe. Veel bedrijven hebben een hybride manier van werken ontwikkeld, waarbij digitale en papieren documenten naast elkaar bestaan. Als we accepteren dat papier de eerstkomende tijd niet zal verdwijnen, hoe kunnen we papieren documenten dan beter toegankelijk en bruikbaar maken? Iron Mountain is een deskundige leverancier in oplossingen en services voor informatiebeheer die bedrijven helpen buiten de kaders te denken en efficiënter te werken. Wij maken een papier-efficiënte benadering mogelijk waarbij documenten buiten het bedrijf op een centrale plek worden opgeslagen en gedigitaliseerd. Hierdoor hebt u snel toegang tot documenten, bespaart u tijd en ruimte, en kunnen uw werknemers efficiënter werken en uw klanten beter helpen. Als u wordt bedolven onder uw papieren administratie of gewoon efficiënter wilt werken: Iron Mountain kan u helpen bij de realisatie van een papier-efficiënt kantoor. 29 % van de leidinggevenden binnen middelgrote bedrijven gelooft niet dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden 1 Information Risk Business Survey, Iron Mountain,

5 De uitdagingen Veel bedrijven ondervinden moeilijkheden bij het implementeren van standaardprocedures voor het indexeren en toegankelijk maken van belangrijke documenten. Maar liefst 72% van alle bedrijven vindt het moeilijker eigen informatie te vinden dan informatie waarvan ze geen eigenaar zijn. Het is belangrijk om na te gaan of het opslaan van documenten binnen uw eigen locatie de beste manier van werken is. Hieronder volgen de uitdagingen en de feiten. Toegang tot Onjuist beheerde informatie kan lastig te vinden zijn. Dat kost tijd, is inefficiënt en stemt de klant ontevreden. Met de verborgen kosten van het opslaan en terugvinden van informatie wordt zelden rekening gehouden. Toch kunnen deze kosten behoorlijk oplopen. IDC voorspelt een exponentiële toename van informatie, dus een slim bedrijf neemt nu maatregelen om hierop voorbereid te zijn. Een uitgebreid programma voor informatiebeheer met veilige off-site opslag- en digitaliseringservices geeft u toegang tot de juiste informatie op het juiste moment. Een overstap die uw volledige organisatie zal veranderen. Feit In 2010 genereerde de wereld meer dan 1 ZB* aan gegevens; in 2014 zal dit naar verwachting 7 ZB per jaar zijn. *1 ZB = 1 miljard terabytes Bron: IDC Big Data Whitepaper Delen Moeten uw documenten eenvoudig toegankelijk zijn voor medewerkers op verschillende locaties? Zijn het delen van documenten en samenwerking van essentieel belang voor uw dagelijkse bedrijfsprocessen? Komen uw processen stil te liggen als medewerkers moeten wachten tot een gekopieerde versie van een dossier per post bezorgd is? Veel organisaties vinden het moeilijk om papieren bestanden op efficiënte wijze te delen binnen teams, laat staan binnen diverse locaties. Eerst moet u het desbetreffende document vinden en daarna kopiëren. Dit resulteert in onnodige duplicatie, om nog maar te zwijgen van papierverspilling. In veel gevallen is een gedrukte versie niet eens noodzakelijk. Digitale documenten zijn niet alleen veiliger, maar kunnen bovendien de samenwerking verbeteren. Een goede leverancier van informatiebeheer kan uw informatie scannen en digitaal opslaan, zodat deze tegelijkertijd door meerdere afdelingen gedeeld kan worden. Problemen en wachten behoren tot het verleden. Iedereen heeft direct toegang tot de gewenste informatie. En door bedrijfsprocessen te automatiseren, verlaagt u bovendien uw kosten en verbetert u de efficiëntie. Feit Onderzoek wijst uit dat het niveau van service en responstijd met bijna een derde (32%) kan worden verbeterd als medewerkers onmiddellijk kunnen beschikken over klanten zaakgerelateerde informatie. Bron: AIIM onderzoek 5

6 De uitdagingen Compliance en audit De wet- en regelgeving wordt voortdurend ingewikkelder, met steeds strengere wettelijke voorschriften en auditprocedures. U moet wellicht documenten zeer snel uit het archief kunnen halen om te bewijzen dat uw organisatie alle wet- en regelgeving naleeft. Of u moet voor een audit een controlespoor van uw documenten kunnen overleggen. Wat gebeurt er als u deze documenten niet kunt vinden of compliance niet kunt aantonen? Als u werkt met een papieren archief kan dit proces dagen of zelfs weken in beslag nemen, zeker als u informatie moet opvragen bij andere afdelingen of kantoren. Feit Betere controlesporen en naleving van wettelijke voorschriften zijn belangrijker dan Snellere responstijd en verbeterde productiviteit als gekeken wordt naar de voordelen van papierloze processen. Bron: Winning the paper wars, AIIM, 2013 Het realiseren van een papier-efficiënt kantoor biedt een uitgelezen kans de wet- en regelgeving te onderzoeken voordat u uw informatie digitaliseert. Door meer inzicht in de wettelijke voorschriften en procedures kunt u compliance vanaf het begin inbouwen. Daarnaast moet een professioneel documentbeheerprogramma bestaan uit een webportal zodat u op een eenvoudige manier een overzicht hebt van al uw informatie. U weet dan precies welke informatie u hebt, waar deze is opgeslagen en voor wie deze toegankelijk is. Zorgen over compliance en audits behoren daarmee tot het verleden. De oplossing Snel toegang tot uw informatie met Iron Mountain Beheer uw informatie- en werkomgeving met een efficiënte documenttoegang tot actieve bestanden. Buiten uw locatie betekent niet buiten uw bereik. Directe toegang tot informatie en archieven is van essentieel belang voor de verbetering van uw bedrijfsactiviteiten en waarborgt dat u snel kunt reageren op klanten. Door het merendeel van uw archief off-site op te slaan, krijgt u beter toegang tot uw actieve informatie dankzij onze intelligente oplossingen voor documentbeheer en scannen. Onderstaand schema beschrijft het informatiemanagementproces om een papier-efficiënte organisatie te realiseren. 6

7 EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR REALISEREN MIDDELS OPLOSSINGEN VOOR ARCHIEBEHEER OP LOCATIE OVERMATIG PAPIERGEBRUIK IDENTIFICEREN Bepaal welke documenten extern worden opgeslagen > Inactieve papieren documenten > Actieve papieren documenten Documenten die mogen worden vernietigd EXTERN ARCHIEFBEHEER Opslaan Stel vast hoe vaak u papieren documenten nodig hebt. Dit helpt u te bepalen of opslag op doosof op dossierniveau de juiste keuze is BEHEREN Toegang tot uw informatie wanneer dat nodig is: > Papieren documenten opvragen > Gescande documenten opvragen DIGITALISEREN Maak informatie bruikbaarder door digitalisering ter ondersteuning van uw bedrijfsprocessen VERNIETIGEN Reduceer uw archief door documenten met een verstreken bewaartermijn veilig te vernietigen PAPIER-EFFICIËNT 7

8 De uitdagingen Veilige off-site opslag Onze opslagmogelijkheden voorzien in alle specifieke behoeften van uw bedrijf. Opslag in archiefdozen is ideaal voor documenten die u moet bewaren, maar niet regelmatig hoeft te raadplegen. Open-shelf-opslag geeft u gemakkelijk toegang tot documenten die u vaak nodig hebt, waaronder dossiers van actieve klanten, kredietdossiers en medische gegevens. Voor meer informatie over onze veilige off-site opslagoplossingen downloadt u de informatie voor Fase 1 Inzicht krijgen. ActivFile Management Het opslaan en beheren van actieve bestanden binnen uw organisatie en het verplaatsen van inactieve bestanden naar een locatie buiten uw kantoor is kostbaar, inefficiënt en omslachtig. Onze ActivFile -oplossingen verlagen de kosten van ingewikkeld informatiebeheer en verbeteren de toegang tot informatie. De beste keuze voor het veilig opslaan, beheren en ophalen van de informatie die u het vaakst nodig hebt. Bij het beheer van uw informatie is een informatiebeheerprogramma dat past bij uw manier van werken cruciaal. Wij kunnen u helpen uw informatiestroom in kaart te brengen en vast te leggen hoe u deze wilt gebruiken. Door gebruik te maken van een slim indexeringssysteem wordt alles op een gestandaardiseerde manier geordend zodat informatie binnen de gehele organisatie eenvoudig geraadpleegd kan worden. Image on Demand U kunt uw documenten op verschillende manieren beschikbaar maken. Reeds gescande documenten zijn toegankelijk via onze gebruiksvriendelijke online portal. Een beveiligd datacenter geeft u snel toegang vanaf verschillende locaties. U kunt ook een ad-hocaanvraag doen voor een papieren document dat u bij ons hebt opgeslagen. Wij scannen het fysieke document en stellen de elektronische versie direct voor u beschikbaar. Digitale documenten kunt u sneller bekijken en eenvoudiger delen, en ze verkleinen uw ecologische voetafdruk. Maar we kunnen u ook de originele papieren documenten bezorgen met onze eigen, extra beveiligde voertuigen. U beschikt hoe dan ook op het gewenste tijdstip over de juiste documenten. Feit Slim scannen Twee derde van de organisaties die overstappen op papierloze processen geeft aan binnen 18 maanden hun investering terugverdiend te hebben. Bron: Winning the paper wars, AIIM, 2013 Het werken met papieren documenten kan nadelig zijn. Het is traag, duur en foutgevoelig, allemaal factoren die van negatieve invloed kunnen zijn op de klanttevredenheid. Iron Mountain biedt een beter alternatief. Digitalisering. We scannen de documenten die uw werknemers het vaakst nodig hebben en gebruiken, waardoor deze digitaal beschikbaar worden. De documenten zijn dan direct toegankelijk en kunnen veilig gebruikt en opnieuw opgeslagen worden. In bulk scannen Maak ruimte vrij die nu wordt gebruikt voor archiefopslag en krijg direct digitaal toegang tot uw gegevens. Progressief scannen Scan facturen en aanvraagformulieren direct bij binnenkomst. De informatie is zo voor iedereen digitaal beschikbaar, wat leidt tot een snellere verwerking en een verbeterde efficiëntie. Hosting Geef uw organisatie de mogelijkheid om documenten vanaf iedere locatie te raadplegen met een veilige elektronische hostingoplossing voor gescande documenten. 8

9 casestudy Woonstad Rotterdam UITDAGING Woonstad Rotterdam is een woningcorporatie met circa woningen. Het bedrijf wilde de toegang tot huurdersdossiers verbeteren en de fysieke dossiers verplaatsen voor een optimaler gebruik van de kantoorruimte. OPLOSSING Iron Mountain adviseerde de actieve dossiers in het interne IT-systeem van het bedrijf te digitaliseren, de papieren dossiers extern op te slaan en een veilige vernietigingsprocedure op te stellen voor documenten die niet langer nodig zijn. WAARDE Het online beschikbaar hebben van huurdersdossiers heeft de werkwijze van de administratieve afdeling ingrijpend veranderd. De rechtstreekse toegang heeft de efficiëntie van het bedrijf en de klantenservice verbeterd en tegelijkertijd zijn de kosten omlaag gegaan. We kozen Iron Mountain omdat het bedrijf een helder en doordacht voorstel op tafel legde, en omdat we het een betrouwbare partij vonden. Informatiemanagement is de kernactiviteit van Iron Mountain, en ze boden een complete oplossing voor een redelijke prijs. Jeroen van Gent, Projectmanager Informatie en Automatisering, Woonstad Rotterdam 9

10 casestudy CSC UITDAGING CSC, een van de meest vooraanstaande internationale IT-bedrijven ter wereld, beschikte over een wijd verspreid personeelsbestand van ruim medewerkers en inconsistente rapportage- en administratieprocedures. Om de efficiëntie te verbeteren werd besloten om personeelsdossiers te digitaliseren en te uploaden naar een wereldwijde uniforme HR-omgeving. OPLOSSING Iron Mountain bood CSC Nederland een totaal oplossing voor het digitaliseren van de personeelsdossiers. De rol van Iron Mountain behelsde het ophalen en verpakken van de papieren dossiers en het off-site scannen en indexeren. Na twee weken werden de dossiers weer terugbezorgd bij CSC, samen met een DVD met daarop in Visio-formaat de nieuwe gedigitaliseerde dossiers. WAARDE Dankzij Iron Mountain beschikt CSC nu over kwalitatief betere en consistentere HR-informatie die wereldwijd geraadpleegd kan worden door geautoriseerd personeel. Iron Mountain heeft veel expertise aan het project toegevoegd. Ook hebben zij ons uitgebreide informatie verstrekt over de veiligheidsmaatregelen die zij zouden nemen tijdens het scannen. We hebben deze informatie gedeeld met onze ondernemingsraad om de zorg met betrekking tot het vertrouwelijke karakter van de gegevens weg te nemen. Diana Berghorst, HR Operations Manager, CSC 10

11 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren Best practices op uw weg naar een papier-efficiënt kantoor Het realiseren van een papier-efficiënt kantoor lijkt een behoorlijke klus, maar de voordelen zijn veel groter dan de uitdagingen die u onderweg tegen zult komen. Hieronder volgt een overzicht van zaken waarmee u rekening moet houden voordat u gaat digitaliseren. Zoals u zult zien, is de weg naar een papier-efficiënt kantoor geen rechte lijn. Uw organisatie springt wellicht tussen de verschillende stappen, begint aan het einde, slaat stukken over of herhaalt stappen. Dat maakt niet uit. Het belangrijkste is dat u vorderingen blijft maken. Deze praktische tips helpen u op weg Weet wat uw einddoel is > Bepaal uw prioriteiten voor externe archiefopslag: compliance, kosten besparen, etc. > Begrijp in welke bedrijfsbehoeften u wilt voorzien door het digitaliseren van documenten Weet wat u bewaart en waar > Categoriseer uw informatie op documenttype > Geef waardevolle informatie zoals intellectuele eigendom en klanteninformatie prioriteit Begrijp uw bedrijfsprocessen en hoe digitalisering ze kan verbeteren > Weet wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak > Zorg dat u het effect van het digitaliseren kunt meten Zorg dat uw mensen achter u staan > Betrek uw personeel bij elke fase van het proces > Zorg ervoor dat geïmplementeerde processen niet kunnen worden omzeild Houd rekening met compliance en wettelijke vereisten > Houd vanaf het begin rekening met de geldende wettelijke vereisten > Zorg dat u de fysieke locatie van al uw digitale gegevens kent Denk na over kosten > Achterhaal de verborgen kosten die intern informatiebeheer met zich meebrengt > Scan alleen de documenten die u regelmatig nodig hebt Het belang van voorbereiding > Definieer de metagegevens zoals tags, labels en indexen > Schoon, groepeer en controleer documenten op leesbaarheid en accuraatheid In huis of extern? > Zorg voor inzicht in de risico s en nadelen van opslag op eigen locatie > Weeg de kosten af tegen andere factoren, zoals expertise en toegankelijkheid Binnenkomende documenten niet vergeten > Identificeer de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten > Gebruik scanoplossingen om uw klantenservice te verbeteren Denk na over de mogelijkheden van Big Data > Orden en prioriteer de informatie binnen uw bedrijf > Zorg zo snel mogelijk voor een werkend proces 11

12 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 1 WETEN WAT UW EINDDOEL IS Weten wat uw einddoel is, betekent dat u helder voor ogen hebt wat uw bedrijfsdoelen zijn. Dit is belangrijk omdat u zo beter uw digitaliseringsstrategie kunt bepalen en u ervan verzekerd bent dat u uw informatie optimaal gebruikt. Bedrijfsdoelen die door programma s voor een papier-efficiënte omgeving worden beïnvloed, zijn: Snellere processen en betere toegankelijkheid van informatie Gereduceerde kosten en hogere winstgevendheid van kantoorruimte Ondersteuning van veilig flexibel werken Benutting van de volledige waarde van informatie Gereduceerde risico s en verbeterde beveiliging 2 3 WETEN WAT U BEWAART EN WAAR Er zijn verschillende soorten informatie en voor elk soort gelden andere opslag- en toegangsvereisten. Om te beslissen wat u bewaart en waar, moet u voor elk type document bepalen hoe vertrouwelijk het is en hoe lang het volgens de wet moet worden bewaard. U moet beslissen wie toegang tot het document moet hebben en hoe vaak, en u moet bepaalde stappen uitvoeren om de meest waardevolle documenten te beschermen. Zeer waardevolle documenten zijn onder andere researchdocumenten, intellectuele eigendom en bestanden met klantgegevens. Zorg ervoor dat alles geïndexeerd is, zodat u informatie gemakkelijk en snel kunt vinden. UW BEDRIJFSPROCESSEN BEGRIJPEN EN INZIEN WAT MET DIGITALISERING KAN WORDEN VERBETERD Digitalisering helpt de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren. Zo kan een verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld nagaan hoe claims van klanten beter kunnen worden afgehandeld zonder papieren documenten. Ook hier moet weer worden bepaald wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak. Moet het bedrijf toegang tot de gegevens hebben terwijl ze extern worden gescand? Andere factoren waarnaar moet worden gekeken, zijn beveiliging, de manier waarop medewerkers naar gegevens zoeken, flexibiliteit wat betreft de verschillende bestandsindelingen, de toegevoegde waarde voor compliance/bewijsvoering, en de kosten van het scannen, opslaan en beschikbaar maken. Met dit in gedachten is het belangrijk over cijfers te beschikken, zodat u de invloed van digitalisering op uw bedrijfsprocessen kunt meten. 12

13 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 4 UW MENSEN MEEKRIJGEN Als uw werknemers de veranderingen niet begrijpen of accepteren, bedenken ze mogelijk alternatieve methoden waardoor uw informatie nog minder goed beveiligd is. Het is belangrijk dat u uw personeel bij het proces betrekt. U kunt bijvoorbeeld een werkgroep oprichten van zowel belanghebbenden als eindgebruikers en ervoor zorgen dat de processen uiteindelijk worden geïmplementeerd en dat het onmogelijk is ze te omzeilen. 5 AANDACHT SCHENKEN AAN COMPLIANCE EN WETTELIJKE VEREISTEN Neem de tijd om goed voor ogen te krijgen aan welke voorschriften u moet voldoen. Zorg ervoor dat vanaf het begin rekening wordt gehouden met geldende wettelijke vereisten. Digitale gegevens worden vaak in de cloud of op een server in een datacenter opgeslagen en het is belangrijk precies de geografische locatie te weten, aangezien wetten ten aanzien van gegevensbeveiliging per regio kunnen verschillen. Ook moeten sommige soorten informatie in het land van herkomst worden bewaard. Digitale documenten, waaronder gescande papieren documenten, kunnen inmiddels ook als bewijs dienen in juridische procedures. Maar digitale informatie wordt uitsluitend toegelaten als de gegevens gedurende iedere stap en handeling (van creatie tot vernietiging) aantoonbaar veilig zijn beheerd. In het kader van de bewijskracht van een record, alsmede de eisen van de Nederlandse wet voor de omzetting van papieren naar elektronische records, wordt de NEN-ISO norm als leidend gezien. Deze internationale standaard voor informatie- en archiefbeheer geeft richtlijnen van wat u allemaal moet doen om tot een adequate en op de uitvoering van taken afgestemde inrichting van de informatiehuishouding te komen, ongeacht de vorm of medium. Vrijwel elk document kan mogelijk als bewijs worden verlangd. Dus als u overweegt om uw papieren archief te vervangen door gedigitaliseerde documenten, moet u ervoor zorgen dat voor de complete levenscyclus van de documenten, van creatie, conversie, opslag en vernietiging, de procedures worden gevolgd die garanderen dat de documentatie als rechtsgeldig bewijs kan dienen. Ook dit is een terrein waarop een goede leverancier van informatiebeheer u kan helpen. 6 7 KOSTEN BEPALEN De volledige kosten van informatiebeheer zijn vaak niet direct zichtbaar en kunnen aanzienlijk zijn. Deskundigen kunnen inefficiënties identificeren, zoals kosten die gepaard gaan met het onnodig lang bewaren van archiefstukken of het ontwikkelen van eigen dure beheersystemen die derden wellicht goedkoper, beter en veiliger kunnen aanbieden. Kosten kunnen snel oplopen als u alles zelf en in één keer probeert te doen. Het is bijvoorbeeld niet nodig alle documenten te scannen. Het is belangrijk dat u scant wat u nodig hebt en wat van veel waarde is. De rest kunt u fysiek archiveren. Bovendien doet u er goed aan voor ogen te houden dat het bij sommige processen handiger is papier te blijven gebruiken. HET BELANG VAN VOORBEREIDING Om er zeker van te zijn dat er niets van de zojuist gedigitaliseerde informatie verloren gaat, zijn een goede planning en voorbereiding belangrijk. Dit omvat het definiëren van metagegevens (tags, labels en een index), zodat u snel het gewenste digitale document kunt zoeken. Zorg ervoor dat bestanden opgeschoond en gegroepeerd zijn voordat ze worden gescand en bepaal of u ze inderdaad wilt digitaliseren en of ze leesbaar en actueel zijn. 13

14 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 8 IN HUIS OF EXTERN De beslissing om digitale bestanden in huis of extern te beheren en op te slaan varieert per bedrijf. De behoefte aan bedrijfscontinuïteit is een belangrijke overweging. Als u van plan bent kantoren te sluiten of personeel te ontslaan, is er een kans dat er papieren documenten achterblijven. Dit kan een groot risico voor de beveiliging en gegevensbescherming vormen. Ga ook na over welke interne deskundigheid u beschikt en vergelijk dit met de mogelijkheden die u door een externe provider worden geboden, en kijk altijd naar de kosten en kwaliteit. 9 BINNENKOMENDE DOCUMENTEN NIET VERGETEN Wat moet er gebeuren met al het nieuwe papier dat elke dag uw organisatie binnenkomt? Bijvoorbeeld facturen, aanvraagformulieren, declaraties of klachtbrieven. Een goed beheer van binnenkomende informatie helpt de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen te verbeteren en beperkt bottlenecks in de werkstroom. Veel bedrijven hebben moeite dit efficiënt te beheren, omdat informatie vele vormen kan hebben en door verschillende teams wordt verwerkt. Met een scanoplossing bijvoorbeeld kunnen eerstelijns medewerkers van de klantenservice onmiddellijk inspelen op communicatie met klanten die op grond van prioriteit in de wachtrij zijn geplaatst. De processen verlopen zo sneller en de klantenservice wordt veel beter. Deze aanpak helpt ook de werklast te reduceren en dus de kosten te verlagen. U moet weten hoe en wanneer uw teams in de verschillende stadia van uw bedrijfsprocessen toegang tot informatie moeten hebben. Bij de juiste informatiebeheerstrategie voor uw bedrijf wordt rekening gehouden met uw bestaande bedrijfsprocessen en hebt u meer controle over de informatie. Toonaangevende organisaties houden vanaf het begin rekening met de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten, evenals gearchiveerde papieren dossiers. 10 MOGELIJKHEDEN VAN BIG DATA OVERWEGEN De hoeveelheid, diversiteit en snelheid van informatie neemt toe en slechts weinig organisaties zullen dit niet merken. Uw documentbeheerprocessen moeten geschikt zijn voor steeds grotere hoeveelheden. Maak informatie beheersbaar door deze in segmenten onder te verdelen en prioriteiten toe te kennen. Een begin maken is het belangrijkste dus kies voor voortgang in plaats van perfectie. Wat uw strategie ook is, zorg ervoor dat u kiest voor een betrouwbare opslagoplossing voor de lange termijn en dat u alle gegevens kunt terugvinden en ermee aan de slag kunt gaan. 14

15 OVER Iron Mountain Iron Mountain is wereldleider op het gebied van informatiebeheer. Meer dan 85% van de bedrijven uit de FTSE 100 en meer dan bedrijven in 39 landen vertrouwen het beheer van hun informatie aan ons toe. Onze services helpen bedrijven hun informatie te optimaliseren en te beschermen, ongeacht het soort gegevens, de locatie of fase in de levenscyclus, en verzekeren dataherstel en naleving van wet- en regelgeving.dankzij toonaangevende beveiligingsniveaus bent u beschermd tegen het risico van gegevensinbreuk en de daaraan gekoppelde reputatieschade. Iron Mountain doet meer dan het efficiënt en toegankelijk opslaan van archieven. Wij kunnen u helpen bij het vereenvoudigen van uw informatiebeheer, het besparen van kosten en het vergroten van de efficiëntie. ANALYSEREN EN ADVISEREN OPSLAAN EN BEVEILIGEN SCANNEN EN DIGITALISEREN FLEXIBELE TOEGANG VEILIGE VERNIETIGING Meer weten? Iron Mountain levert een volledig pakket aan informatiebeheerdiensten op lokaal niveau. Wij leveren service van de hoogst mogelijke kwaliteit dankzij onze strenge veiligheidsnormen en een eenvoudige online interface waarmee uw documenten altijd toegankelijk zijn. Bezoek dan of bel ons op

Het papier-efficiënte kantoor. Binnenkomende informatie beheren voor efficiënte bedrijfsprocessen

Het papier-efficiënte kantoor. Binnenkomende informatie beheren voor efficiënte bedrijfsprocessen 3 Het papier-efficiënte kantoor Binnenkomende informatie beheren voor efficiënte bedrijfsprocessen DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK Fase Stage 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging

Nadere informatie

Het papier-efficiënte kantoor. Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten

Het papier-efficiënte kantoor. Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten 1 Het papier-efficiënte kantoor Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK Fase Stage 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging van uw informatie

Nadere informatie

HET PAPIER-EFFICIËNTE KANTOOR. De waarde van uw informatie volledig benutten

HET PAPIER-EFFICIËNTE KANTOOR. De waarde van uw informatie volledig benutten 4 HET PAPIER-EFFICIËNTE KANTOOR De waarde van uw informatie volledig benutten DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK FASE STAGE 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging van uw informatie

Nadere informatie

5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER

5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER Inhoud: Verborgen kosten 5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- DEZE BEST PRACTICE GEEFT U INFORMATIE OVER: Kansen om verborgen kosten te reduceren Voorbeelden en onderzoeksresultaten

Nadere informatie

SEE INFORMATION DIFFERENTLY EEN GOED BEGIN IS HET BE-RM-EXT-220115-00. +32 2 712 2020 ironmountain.be

SEE INFORMATION DIFFERENTLY EEN GOED BEGIN IS HET BE-RM-EXT-220115-00. +32 2 712 2020 ironmountain.be SEE INFORMATION DIFFERENTLY A R C H I E F- E N I N F O R M AT I E B E H E E R : EEN GOED BEGIN IS HET H A LV E W E R K BE-RM-EXT-220115-00 DE BASISPRINCIPES VA N D I G I TA L I S E R I N G +32 2 712 2020

Nadere informatie

Archiefbeheer: van opslag tot uitgebreide programma s op maat

Archiefbeheer: van opslag tot uitgebreide programma s op maat Archiefbeheer Archiefbeheer: van opslag tot uitgebreide programma s op maat 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444 Meer ruimte en efficiency, optimale

Nadere informatie

HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE?

HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE? HOOFDSTUK 2 HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE? DE NOODZAAK OM PROCESSEN TE DIGITALISEREN INFORMATION ECONOMICS EBOOK WAAROM U DIT E-BOOK OVER DIGITALISERING

Nadere informatie

SEE INFORMATION DIFFERENTLY ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER: EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK BASISKENNIS OVER RETENTIESCHEMA'S

SEE INFORMATION DIFFERENTLY ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER: EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK BASISKENNIS OVER RETENTIESCHEMA'S SEE INFORMATION DIFFERENTLY ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER: EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK BASISKENNIS OVER RETENTIESCHEMA'S INLEIDING DEZE SNELGIDS HELPT U BIJ HET PLANNEN, MAKEN EN BEHEREN VAN RETENTIESCHEMA'S

Nadere informatie

HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE?

HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE? HOOFDSTUK 2 HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE? DE NOODZAAK OM PROCESSEN TE DIGITALISEREN INFORMATION ECONOMICS EBOOK WAAROM U DIT E-BOOK OVER DIGITALISERING

Nadere informatie

Acht redenen RECORDS MANAGEMENT ACHT REDENEN OM UW DOCUMENTMANAGEMENT TE OUTSOURCEN. 01 U betaalt alleen voor wat u nodig hebt.

Acht redenen RECORDS MANAGEMENT ACHT REDENEN OM UW DOCUMENTMANAGEMENT TE OUTSOURCEN. 01 U betaalt alleen voor wat u nodig hebt. RECORDS MANAGEMENT ACHT REDENEN OM UW DOCUMENTMANAGEMENT TE OUTSOURCEN Acht redenen 01 U betaalt alleen voor wat u nodig hebt. 02 Documentmanagement vereist een gespecialiseerde oplossing. 03 Wij werken

Nadere informatie

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Hyarchis.Net MKB Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Heeft uw bedrijf door alle uitpuilende archiefkasten soms meer weg van een papieropslag? Kunt u

Nadere informatie

8 REDENEN OM UW DOCUMENT- EN ARCHIEF- BEHEER UIT TE BESTEDEN

8 REDENEN OM UW DOCUMENT- EN ARCHIEF- BEHEER UIT TE BESTEDEN Inhoud: Onbenutte kansen 8 REDENEN OM UW DOCUMENT- EN ARCHIEF- BEHEER UIT TE BESTEDEN Kosten - efficiëntie - compliance DIT DOCUMENT LAAT VOORDELEN ZIEN VAN UITBESTEDING VAN UW RECORDBEHEER, DOOR: Het

Nadere informatie

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Snelle toegang tot uw dossiers optimaliseert uw productiviteit Informatie vormt de levenslijn binnen uw onderneming de basis van effectieve

Nadere informatie

ONE STOP ORGANIZING DÉ COMPLETE INFORMATION MANAGEMENT OPLOSSING

ONE STOP ORGANIZING DÉ COMPLETE INFORMATION MANAGEMENT OPLOSSING ONE STOP ORGANIZING DÉ COMPLETE INFORMATION MANAGEMENT OPLOSSING Organize it ONE STOP ORGANIZING Een allesomvattend aanbod voor een slim archief Met een goed doordacht archief kunt u klantgerichter en

Nadere informatie

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Lunadoc Lunadoc Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Een archief moet lang ter beschikking blijven, ook al veranderen bepaalde servers en computers. De interface is altijd op maat. Iedere KMO

Nadere informatie

Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie met name pijnpunt binnen MKB

Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie met name pijnpunt binnen MKB Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie met name pijnpunt binnen MKB Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie

Nadere informatie

Van papier naar digitaal in 2013

Van papier naar digitaal in 2013 DDi B.V. Binnenweg 18 2132 CT Hoofddorp T +31 (88) 567 2000 info@ddi.nl www.ddi.nl Rabobank 34.58.63.003 K.v.K. Haarlem 34081856 Van papier naar digitaal in 2013 DDi Van papier naar digitaal in 2013 5

Nadere informatie

Invoice Processing CANON BUSINESS SERVICES

Invoice Processing CANON BUSINESS SERVICES Invoice Processing CANON BUSINESS SERVICES Invoice Processing Marktinzicht Proces Steeds meer processen worden gedigitaliseerd. Wereldwijd worden er al meer dan 15 miljard facturen elektronisch verzonden

Nadere informatie

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Klantbeheer CRM

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Klantbeheer CRM Exact Synergy Enterprise Krachtiger Klantbeheer CRM 1 Inleiding Waar gaat het om? De klant komt op de eerste plaats. Maar geldt dat voor al uw klanten? En om hoeveel (potentiële) klanten gaat het; tientallen,

Nadere informatie

Grip op uw archief. Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions.

Grip op uw archief. Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions. Grip op uw archief Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions. Over View In 1998 zijn Wilfred Bussink en Diane Startman begonnen met het schrijven van een ondernemingsplan voor View.

Nadere informatie

Content Management Made Easy

Content Management Made Easy Content Management Made Easy Content management is voor bedrijven van doorslaggevend belang. Het op de juiste manier inzetten van het beschikbare kapitaal en personeel is de sleutel tot een rendabele onderneming.

Nadere informatie

Caag CRM. info@caagcrm.nl www.caagcrm.nl. Informatie Brochure

Caag CRM. info@caagcrm.nl www.caagcrm.nl. Informatie Brochure Caag CRM info@caagcrm.nl www.caagcrm.nl Informatie Brochure Over Ons Caag CRM is een cloud- based software onderneming. Onze kracht ligt in het ontwikkelen van slimme software oplossingen gebaseerd op

Nadere informatie

Dé complete information management oplossing

Dé complete information management oplossing Dé complete information management oplossing Organize it ONE STOP ORGANIZing Een allesomvattend aanbod voor een slim archief Met een goed doordacht archief kunt u klantgerichter en efficiënter werken.

Nadere informatie

Documenten afhandeling, archivering en workflow, tezamen leiden ze vaak tot de vorming van aanzienlijke kosten

Documenten afhandeling, archivering en workflow, tezamen leiden ze vaak tot de vorming van aanzienlijke kosten Documenten afhandeling, archivering en workflow, tezamen leiden ze vaak tot de vorming van aanzienlijke kosten Het beheren, onderhouden en opslaan van papieren documenten binnen uw organisatie is vaak

Nadere informatie

Efficiënter inkopen en meer controle over uw uitgaven en kasstromen. Purchase-to-Pay Canon Business Solutions

Efficiënter inkopen en meer controle over uw uitgaven en kasstromen. Purchase-to-Pay Canon Business Solutions Efficiënter inkopen en meer controle over uw uitgaven en kasstromen Purchase-to-Pay Canon Business Solutions Automatiseer uw Purchase-to-Payproces voor een betere afstemming tussen Inkoop en Finance Uw

Nadere informatie

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Financieel Management

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Financieel Management Exact Synergy Enterprise Krachtiger Financieel Management 1 Inleiding Waar gaat het om? Makkelijke vragen zijn vaak het moeilijkst te beantwoorden. Als het hectische tijden zijn, moet u soms veel beslissingen

Nadere informatie

Grip op uw juridische dossiers

Grip op uw juridische dossiers Grip op uw juridische dossiers Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions. Over View In 1998 zijn Wilfred Bussink en Diane Startman begonnen met het schrijven van een ondernemingsplan

Nadere informatie

De visie van Centric op datamanagement

De visie van Centric op datamanagement De visie van Centric op datamanagement De vijf elementen om optimaal invulling te geven aan datamanagement Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 2 Wat is datamanagement? 2 2.1 Actuele en statische data 3 3 De vijf

Nadere informatie

UW CORE BUSINESS VERDIENT HET

UW CORE BUSINESS VERDIENT HET Paragon Netherlands UW CORE BUSINESS VERDIENT HET Efficiency verbetering door uitbesteding van uw documentprocessen Efficiency EFFICIENCY Een ervaren marktspeler Ondernemingen hebben vandaag de dag te

Nadere informatie

Schatgraven naar inzicht

Schatgraven naar inzicht Juni 2015 Onderzoeksmethodologie IDC heeft een enquête uitgevoerd onder 1011 senior en executive managers die betrokken waren bij data-archivering binnen organisaties met meer dan 500 werknemers, in uiteenlopende

Nadere informatie

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs. Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.nl Belangrijkste voordelen Tijdsbesparing door de snelle, digitale distributie van

Nadere informatie

Anytime, anyplace, anywhere

Anytime, anyplace, anywhere Anytime, anyplace, anywhere Talent & Salaris de software voor Human Resource Management Self Service Overal om ons heen is Self Service een bekend begrip. Van internet bankieren en online vakanties boeken

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

5 CLOUD MYTHES ONTKRACHT

5 CLOUD MYTHES ONTKRACHT 5 CLOUD MYTHES ONTKRACHT Na enkele jaren ervaring met de cloud, realiseren zowel gebruikers als leveranciers zich dat enkele van de vaakst gehoorde mythes over cloud computing eenvoudigweg... niet waar

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

NIEUW! SEPA Service Center

NIEUW! SEPA Service Center NIEUW! SEPA Service Center SEPA: een nieuwe uitdaging voor uw onderneming! Een progressieve uniformisering van de betalingsinstrumenten binnen de Europese Unie Met het SEPA-project SEPA staat voor Single

Nadere informatie

Scan Docs Archive Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.

Scan Docs Archive Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs. Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.nl Belangrijkste voordelen Rendementsverhogend door centrale en gestructureerde opslag

Nadere informatie

SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning

SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING SimplifyScan maakt het voor gebruikers mogelijk om documenten op een eenvoudige wijze te scannen

Nadere informatie

Inhoud. 1 Veilig werken 2 Kostenbesparend werken 3. Efficiënt werken. Mobiel werken. Duurzaam werken

Inhoud. 1 Veilig werken 2 Kostenbesparend werken 3. Efficiënt werken. Mobiel werken. Duurzaam werken Tips & Tricks Inleiding Ricoh helpt u graag beter en makkelijker te werken en leven. Daarom vindt u in deze waaier praktische tips, die u inspireren om uw informatie effectiever te organiseren en te creëren.

Nadere informatie

Digitale documenten in het klein-mkb: Handreiking voor compliance en toezicht. Seminar Open Document Lifecycle: van vorm naar inhoud.

Digitale documenten in het klein-mkb: Handreiking voor compliance en toezicht. Seminar Open Document Lifecycle: van vorm naar inhoud. Digitale documenten in het klein-mkb: Handreiking voor compliance en toezicht Seminar Open Document Lifecycle: van vorm naar inhoud Patrick Frijns Inhoud 1. Archiveren: wat en hoe lang? 2. Conversie en

Nadere informatie

AccountAnders Portal. Grenzeloos. gemak

AccountAnders Portal. Grenzeloos. gemak AccountAnders Portal Grenzeloos gemak Het AccountAnders Portal Als het gaat over uw financiële informatie zijn efficiëncy, veiligheid en continuïteit erg belangrijk. Met het AccountAnders Portal, uw persoonlijke

Nadere informatie

UW CORE BUSINESS VERDIENT HET

UW CORE BUSINESS VERDIENT HET UW CORE BUSINESS VERDIENT HET Paragon Netherlands EFFICIENCY VERBETERING DOOR UITBESTEDING VAN UW DOCUMENT- PROCESSEN! Efficiëntie Wij verwerken en digitaliseren uw documentstromen, waarbij wij uw gehele

Nadere informatie

Digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid Digitale duurzaamheid Verantwoording van publieke diensten Bij het leveren van publieke diensten maakt de overheid gebruik van publieke middelen. De overheid moet zich over de besteding hiervan tegenover

Nadere informatie

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Personeelsmanagement HRM

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Personeelsmanagement HRM Exact Synergy Enterprise Krachtiger Personeelsmanagement HRM 1 Inleiding Waar gaat het om? Uw mensen zijn uw meest waardevolle bezit. U spaart tijd noch geld om uw mensen de erkenning te geven die zij

Nadere informatie

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid»

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» SCSZ/11/135 ADVIES NR 11/16 VAN 8 NOVEMBER 2011 BETREFFENDE DE AANVRAAG VAN HET NATIONAAL ZIEKENFONDS PARTENA

Nadere informatie

MODERNE EN EFFICIËNTE BEDRIJFSVOERING

MODERNE EN EFFICIËNTE BEDRIJFSVOERING MODERNE EN EFFICIËNTE BEDRIJFSVOERING Optimale veiligheid Gebruikersvriendelijk Efficiënte workflow, tijdwinst Optimale interactie burger Verkorten van wachttijden 100 % geautomatiseerd Minimaliseren van

Nadere informatie

Whitepaper. Veilig de cloud in. Whitepaper over het gebruik van Cloud-diensten deel 1. www.traxion.com

Whitepaper. Veilig de cloud in. Whitepaper over het gebruik van Cloud-diensten deel 1. www.traxion.com Veilig de cloud in Whitepaper over het gebruik van Cloud-diensten deel 1 www.traxion.com Introductie Deze whitepaper beschrijft de integratie aspecten van clouddiensten. Wat wij merken is dat veel organisaties

Nadere informatie

Independer.nl verhoogt efficiency met BizTalk Server

Independer.nl verhoogt efficiency met BizTalk Server Independer.nl verhoogt efficiency met BizTalk Server Door het proces tussen aanvraag en afsluiten van een verzekering te automatiseren, verloopt het sneller en is de kans op fouten sterk afgenomen. Independer.nl

Nadere informatie

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2 Gebruik en beheer van applicaties Wie doet wat? Pagina 1 Een kader Pagina 2 Bron: daanrijsenbrij, Elementaire bedrijfsinformatica 1 Functioneel beheer Applicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie.

Nadere informatie

Visma DBS Talent & Salaris Software voor HRM en salarisverwerking

Visma DBS Talent & Salaris Software voor HRM en salarisverwerking Visma DBS Talent & Salaris Software voor HRM en salarisverwerking 5 goede redenen Papierloze administratie Altijd en overal beschikbaar Manager & Employee Self Service (ESS/MSS) Waterdichte beveiliging

Nadere informatie

Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer!

Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer! Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer! brochure.indd 1 07-02-12 11:02 brochure.indd 2 07-02-12 11:02 Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer! Arrix optimus is

Nadere informatie

Office 365. Auteur: Roy Scholten Datum: 9/11/2015 Versie: 1.3 OPENICT B.V.

Office 365. Auteur: Roy Scholten Datum: 9/11/2015 Versie: 1.3 OPENICT B.V. Office 365. Auteur: Roy Scholten Datum: 9/11/2015 Versie: 1.3 Over Open ICT De afgelopen jaren zijn de technische ontwikkelingen snel gegaan, de typemachine is vervangen door de tablet. De ontwikkelingssnelheid

Nadere informatie

Het EPCglobal-netwerk: Wereldwijd paspoort voor RFID

Het EPCglobal-netwerk: Wereldwijd paspoort voor RFID Het EPCglobal-netwerk: Wereldwijd paspoort voor RFID Het EPCglobal-netwerk: Wereldwijd paspoort voor RFID U heeft te maken met eisen op het gebied van tracking & tracing. U wilt uw concurrenten voor blijven

Nadere informatie

Van Singapore tot Schiedam. Breng uw vestigingen dichtbij

Van Singapore tot Schiedam. Breng uw vestigingen dichtbij Van Singapore tot Schiedam Breng uw vestigingen dichtbij Wat is het systeem weer traag! Hoort u dat ook wel eens binnen uw organisatie? Niet gek. Uw organisatie groeit, meer vestigingen, meer mensen, meer

Nadere informatie

Personeels- en Salarisadministratie anno nu Snel schakelen door slimme online toepassingen. Audit Tax Advisory

Personeels- en Salarisadministratie anno nu Snel schakelen door slimme online toepassingen. Audit Tax Advisory Personeels- en Salarisadministratie anno nu Snel schakelen door slimme online toepassingen 2012 1 Overal en altijd toegankelijk Voor de toegang is alleen een pc nodig met een internetverbinding U heeft

Nadere informatie

Alfresco Document Management

Alfresco Document Management Pagina 1 van 6 Alfresco Document Management Efficiënter kunnen (samen)werken, altijd en overal kunnen beschikken over de benodigde informatie en geen zorgen hoeven maken over IT en back-up? Lagere kosten

Nadere informatie

Exact Online. Uw financiële cockpit op internet

Exact Online. Uw financiële cockpit op internet Exact Online Uw financiële cockpit op internet Eenvoudig online boekhouden Een onderneming staat of valt met haar financiële beleid. Met inzicht in de omzet, winst en cashflow nu en in de toekomst. Een

Nadere informatie

Meerdere clouds samensmeden tot één grote, hybride omgeving

Meerdere clouds samensmeden tot één grote, hybride omgeving Cloud of Clouds Meerdere clouds samensmeden tot één grote, hybride omgeving whitepaper CUSTOM 1 Bedrijven maken steeds vaker gebruik van meerdere clouddiensten, omdat ze aan iedereen in de organisatie

Nadere informatie

Customer Case Drenthe College

Customer Case Drenthe College Over Pink Elephant Pink Elephant is een internationale kennisleider op het gebied van bedrijfsinnovatie en bedrijfsverandering. Met advies- en IT-dienstverlening haalt Pink Elephant het beste bij opdrachtgevers

Nadere informatie

UNIT4 Personeel & Salaris. De oplossing die voor u werkt

UNIT4 Personeel & Salaris. De oplossing die voor u werkt UNIT4 Personeel & Salaris De oplossing die voor u werkt UNIT4 Personeel & Salaris De oplossing die voor u werkt Organisaties hebben steeds meer behoefte aan een HR business partner: een partij die meedenkt

Nadere informatie

WERKBOX WERKT MET JE MEE

WERKBOX WERKT MET JE MEE WERKBOX WERKT MET JE MEE Altijd je kantoor bij DE HAND Het Nieuwe Werken. We horen er veel over. Het staat voor slim en effectief werken. Voor het werken van nu dus. Wat betekent het in de praktijk? Flexibiliteit.

Nadere informatie

I-FourC Technologies. Digitaal en mobiel werken in de juridische praktijk. 1 => 3 x 3

I-FourC Technologies. Digitaal en mobiel werken in de juridische praktijk. 1 => 3 x 3 I-FourC Technologies Digitaal en mobiel werken in de juridische praktijk 1 => 3 x 3 In retrospect De ivoren toren binnen het ICT landschap De ICT analyse deel 1 Dossier Map Map Tabblad Tabblad Tabblad

Nadere informatie

Focus op winstgevendheid. Exclusieve zomeraanbieding voor klanten. Extra gebruikerslicenties

Focus op winstgevendheid. Exclusieve zomeraanbieding voor klanten. Extra gebruikerslicenties Mamut One Lees meer op pag. 6 Uw nieuwe oplossing! Focus op winstgevendheid Exclusieve zomeraanbieding voor klanten Kennis een veilige investering tot 50% Bestel nu en bespaar tot 50% op cursussen voor

Nadere informatie

Hét complete Uitzendbureau in de Cloud. matcher

Hét complete Uitzendbureau in de Cloud. matcher Hét complete Uitzendbureau in de Cloud matcher Een processysteem in plaats van een administratiesysteem Meer dan twee keer zoveel tijd besteden aan sales en zo uw omzet verhogen. e-matcher maakt het mogelijk.

Nadere informatie

DE TOSHIBA GIDS OVER MFP-BEVEILIGING

DE TOSHIBA GIDS OVER MFP-BEVEILIGING DE TOSHIBA GIDS OVER MFP-BEVEILIGING DE TOSHIBA S GIDS OVER MFP-BEVEILIGING > Inleiding tot MFP-beveiliging > Moet u zich zorgen maken? > Zakelijke voordelen > Een allesomvattende aanpak > De juiste MFP-beveiliging?

Nadere informatie

Introductie Digitale postkamer

Introductie Digitale postkamer Introductie Digitale postkamer Agenda Introductie OpenDocs Referentiemodel digitaal postproces Uitgangssituatie Oplossingsrichting Investering 2 Introductie Open Docs Oprichting in 2001 Partner Microsoft,

Nadere informatie

INFORMATIEBEVEILIGING: WAAR STAAT U NU?

INFORMATIEBEVEILIGING: WAAR STAAT U NU? INFORMATIEBEVEILIGING: WAAR STAAT U NU? HANDIGE CHECKLISTS VOOR DE OVERHEIDSSECTOR In deze whitepaper bieden we u handvatten en checklists voor hoe u om kunt gaan met de nieuwe meldplicht datalekken. Steeds

Nadere informatie

Software voor AGF ondernemers.

Software voor AGF ondernemers. NEOX Software voor AGF ondernemers. Uw rendement in beeld met Neddox. NEOX S O F T W A R E V O O R A G F O N E R N E M E R S Next Business Solutions Mission Statement e oorsprong van Neddox B.V. ligt in

Nadere informatie

UltimaX EDM for Microsoft Dynamics AX TM

UltimaX EDM for Microsoft Dynamics AX TM UltimaX EDM for Microsoft Dynamics AX TM Het beheer van niet-gestructureerde informatie in uw organisatie wordt elke dag een grotere uitdaging voor elk van uw medewerkers en collega s. Het dagelijks beheren

Nadere informatie

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid»

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» SCSZ/10/135 ADVIES NR 10/26 VAN 9 NOVEMBER 2010 BETREFFENDE DE AANVRAAG VAN MULTIPEN SOCIAAL VERZEKERINGSFONDS

Nadere informatie

Reference case Atlas Copco. Atlas Copco gebruikt Vodafone M2M om wereldwijd de klantondersteuning te verbeteren. Vodafone Power to you

Reference case Atlas Copco. Atlas Copco gebruikt Vodafone M2M om wereldwijd de klantondersteuning te verbeteren. Vodafone Power to you Atlas Copco gebruikt Vodafone M2M om wereldwijd de klantondersteuning te verbeteren Vodafone Power to you Atlas Copco gebruikt Vodafone M2M om wereldwijd de klantondersteuning te verbeteren Atlas Copco

Nadere informatie

Exact Online BUSINESS CASE MET EXACT ONLINE MEER FOCUS OP ACCOUNTMANAGEMENT EN ADVISERING. De 5 tips van Marc Vosse. www.exactonline.

Exact Online BUSINESS CASE MET EXACT ONLINE MEER FOCUS OP ACCOUNTMANAGEMENT EN ADVISERING. De 5 tips van Marc Vosse. www.exactonline. BUSINESS CASE Exact Online MET EXACT ONLINE MEER FOCUS OP ACCOUNTMANAGEMENT EN ADVISERING De 5 tips van Marc Vosse www.exactonline.nl 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY DE 5 TIPS VAN MARC VOSSE Voor

Nadere informatie

Het wordt tijd om afscheid te nemen van oude producten, bijbehorende processen en legacy-systemen. Vernieuwing

Het wordt tijd om afscheid te nemen van oude producten, bijbehorende processen en legacy-systemen. Vernieuwing Colosseus Vixion Onze organisatie combineert expertise in twee essentiële disciplines: IT en consultancy. Deze komen samen in een totaaloplossing, waarin onze applicatie Sequence TM centraal staat. Met

Nadere informatie

Mitsubishi Caterpillar Forklift Europe - producent van vorkheftrucks - verhoogt klanttevredenheid

Mitsubishi Caterpillar Forklift Europe - producent van vorkheftrucks - verhoogt klanttevredenheid Mitsubishi Caterpillar Forklift Europe - producent van vorkheftrucks - verhoogt klanttevredenheid Met een combinatie van Microsoft Dynamics CRM en een online besteltool krijgt MCFE niet alleen inzicht

Nadere informatie

Van Kluis naar Cloud. DLC 2013, 12 november. Peter van Miltenburg, Raet Simon Kornblum, IntraData

Van Kluis naar Cloud. DLC 2013, 12 november. Peter van Miltenburg, Raet Simon Kornblum, IntraData Van Kluis naar Cloud DLC 2013, 12 november Peter van Miltenburg, Raet Simon Kornblum, IntraData Agenda: Van kluis naar Cloud 1. Korte introductie: Raet IntraData/Solipsis 2. Visie: Nederland digitaliseert

Nadere informatie

certificering HET ADMINISTRATIEPAKKET

certificering HET ADMINISTRATIEPAKKET co 2 -administratie ketenverantwoordelijkheid aanbesteding certificering MVO HET ADMINISTRATIEPAKKET Wat levert digitalisering me op? En wat kost het me? Een boekhoudpakket hoeft niet duur te zijn. Toch

Nadere informatie

Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw

Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw In de whitepaper waarom u eigen documenten niet langer nodig heeft schreven we dat het rondmailen van documenten geen

Nadere informatie

Digital Independence. Plan Today to be ready for Tomorrow. Grip op uw continuïteit! Information Security and Continuity Services

Digital Independence. Plan Today to be ready for Tomorrow. Grip op uw continuïteit! Information Security and Continuity Services Digital Independence Grip op uw continuïteit! Plan Today to be ready for Tomorrow Information Security and Continuity Services Digital Independence Grip op uw continuïteit! Weet u welke risico s uw bedrijf

Nadere informatie

AirPlus Company Account compact. De ideale betaaloplossing voor bedrijven met een klein tot middelgroot reisbudget.

AirPlus Company Account compact. De ideale betaaloplossing voor bedrijven met een klein tot middelgroot reisbudget. AirPlus Company Account compact. De ideale betaaloplossing voor bedrijven met een klein tot middelgroot reisbudget. airplus. what travel payment is all about. Wist u dat, u tot 30% op uw reiskosten kunt

Nadere informatie

Nationale DenkTank 2014 De Datalogus

Nationale DenkTank 2014 De Datalogus De Datalogus Achtergrond en uitwerking De grote potentie van Big Data wordt niet gerealiseerd, onder andere omdat er te weinig data wordt gedeeld tussen partijen De potentie van Big Data is 45 miljard

Nadere informatie

Checklist calamiteiten

Checklist calamiteiten Checklist calamiteiten Op grond van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht dienen gevolmachtigde assurantiebedrijven te beschikken over een calamiteitenplan. Het calamiteitenplan moet erin voorzien

Nadere informatie

End-note. Sven Noomen Wouter Heutmekers

End-note. Sven Noomen Wouter Heutmekers End-note Sven Noomen Wouter Heutmekers 2 Ok, en morgenvroeg? Voorstellen 25111978 14 8 4 6 23 25031981 12 3 1 1339 3 Think BIG Act SMALL 2011 Scale FAST 4 5 6 Visie & strategie Strategie Ondersteuning

Nadere informatie

ICT in de zorg. Over de impact van wet- en regelgeving

ICT in de zorg. Over de impact van wet- en regelgeving ICT in de zorg Over de impact van wet- en regelgeving Impact van weten regelgeving op ICT in de zorg Voldoen aan wet- en regelgeving is voor ICT-afdelingen in de zorgsector een steeds vaker terugkerend

Nadere informatie

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch

Nadere informatie

Whitepaper ERP Vreemde ogen

Whitepaper ERP Vreemde ogen Whitepaper ERP Vreemde ogen Citrien Procesconsult Braamweg 77 3768 CE SOEST T 06 14 27 19 97 W www.roaldvanderheide.nl E info@roaldvanderheide.nl Vraagstelling Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie

Nadere informatie

Project Portfolio Management Altijd en overal inzicht PMO

Project Portfolio Management Altijd en overal inzicht PMO Project Portfolio Management Altijd en overal inzicht PMO Een eenvoudige en toegankelijke oplossing Thinking Portfolio is een snel te implementeren software applicatie. Een krachtig web-based hulpmiddel

Nadere informatie

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie.

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. As-Built Documentatie digitaal op orde Als uw bedrijf actief is in de Marine, Off-Shore, energie of chemische industrie, dan heeft u voor

Nadere informatie

SERVICE BESCHRIJVING. Een combinatie van off-site opslag bij Iron Mountain en opslag op uw eigen locatie (zie volgende servicecomponent).

SERVICE BESCHRIJVING. Een combinatie van off-site opslag bij Iron Mountain en opslag op uw eigen locatie (zie volgende servicecomponent). SERVICE BESCHRIJVING RECORDS MANAGEMENT Archiefbeheerservice van Iron Mountain Een combinatie van off-site opslag bij Iron Mountain en opslag op uw eigen locatie (zie volgende servicecomponent). Archiefbeheer

Nadere informatie

dé online facturenservice

dé online facturenservice dé online facturenservice Digitaal factureren is niet alleen goedkoper dan papieren facturatie, het legt ook minder beslag op uw organisatie, kent een hogere service gerichtheid naar uw klanten en het

Nadere informatie

DIS. Digital Information System

DIS. Digital Information System DIS Digital Information System Inhoud Digital Information System........................................ 4 ORGANI - Your Profit.................................................. 8 Digital Information

Nadere informatie

BROCHURE PRODUCTEN. Multifunctionals. Printers

BROCHURE PRODUCTEN. Multifunctionals. Printers BROCHURE PRODUCTEN Multifunctionals Printers 5 4 3 2 1 0 2 - BROCHURE PRODUCTEN DE MDS* VAN TOSHIBA Delegeer uw documentbeheer en concentreer u op uw doelstellingen Informatie- en documentbeheer is tegenwoordig

Nadere informatie

Efficiënter werken dankzij volledige integratie AFAS en Ricoh systemen

Efficiënter werken dankzij volledige integratie AFAS en Ricoh systemen Efficiënter werken dankzij volledige integratie AFAS en Ricoh systemen Unieke samenwerking AFAS en Ricoh Stel, een klant of leverancier belt met een vraag over een openstaande factuur, offerte of andere

Nadere informatie

5 GOUDEN TIPS VOOR HELDER ONLINE PROJECTMANAGEMENT IN HET MKB

5 GOUDEN TIPS VOOR HELDER ONLINE PROJECTMANAGEMENT IN HET MKB 5 GOUDEN TIPS VOOR HELDER ONLINE PROJECTMANAGEMENT IN HET MKB VIJF GOUDEN TIPS VOOR HELDER ONLINE PROJECTMANAGEMENT IN HET MKB Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Veranderingen in de markt 3 De vijf

Nadere informatie

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO)

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) 14 maart 2013 Inleiding Hieronder vind u een plan van aanpak, alsmede een prijsofferte voor het digitaliseren van milieudossiers

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Het Elektronisch Klant Dossier. in de bancaire omgeving. Auteur: Tobias van der Velde

Het Elektronisch Klant Dossier. in de bancaire omgeving. Auteur: Tobias van der Velde Het Elektronisch Klant Dossier in de bancaire omgeving Auteur: Tobias van der Velde NB: Alle referenties en internetadressen waren correct bij publicatie van dit whitepaper. De auteur kan echter niet verantwoordelijk

Nadere informatie

HULSHOFF. Terug naar een meter De vier sleutels naar succes. Arnoud van Breukelen Datum: 24-04-2015

HULSHOFF. Terug naar een meter De vier sleutels naar succes. Arnoud van Breukelen Datum: 24-04-2015 HULSHOFF Terug naar een meter De vier sleutels naar succes Auteur: Arnoud van Breukelen Datum: 24-04-2015 Het dupliceren van dit document of delen daarvan ten behoeve van derden is slechts geoorloofd na

Nadere informatie

Totaal oplossing voor loopbaanbegeleiding. coacher

Totaal oplossing voor loopbaanbegeleiding. coacher Totaal oplossing voor loopbaanbegeleiding coacher Loopbaancoach als regisseur U wilt als loopbaanbureau minder administratieve handelingen, de kansen van uw kandidaten vergroten en meer klanten werven.

Nadere informatie