Groenkeur-beoordelingsrichtlijn Boomverzorging + ISO Assessment Guideline Groenkeur Tree care Versie 2012, inclusief interpretatiedocument

Transcriptie

1 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 1 Groenkeur-beoordelingsrichtlijn Boomverzorging + ISO 9001 Assessment Guideline Groenkeur Tree care Versie 2012, inclusief interpretatiedocument Status: Vastgesteld 15 maart 2012 Stichting Groenkeur. Stichting Groenkeur is eigenaar van dit conformiteit beoordelend schema en heeft het recht van publicatie. Het schemabeheer is door het bestuur van Stichting Groenkeur bij reglement gemandateerd aan het College van deskundigen groen. Alleen de schemabeheerder is bevoegd deze beoordelingsrichtlijn te ontwikkelen en te wijzigen. Het College van deskundigen groen is tevens belast met toezicht en handhaving.

2 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 2 INHOUDSOPGAVE Voorwoord blz. 3 0 Inleiding blz Algemeen 0.2 Procesbenadering 0.3 Verhouding tot ISO Integratie met andere managementsystemen 1 Onderwerp en toepassingsgebied blz Algemeen 1.2 Toepassing 2 Normatieve verwijzing blz Termen en definities blz Kwaliteitsmanagementsysteem blz Algemene eisen 4.2 Documentatie-eisen 5 Directieverantwoordelijkheid blz Betrokkenheid van de directie 5.2 Klantgerichtheid 5.3 Kwaliteitsbeleid 5.4 Planning 5.5 Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie 5.6 Directiebeoordeling 6 Management van middelen blz Beschikbaar stellen van middelen 6.2 Personeel 6.3 Infrastructuur 6.4 Werkomgeving 7 Realiseren van het product blz Planning van het realiseren van het product 7.2 Processen die verband houden met de klant 7.3 Ontwerp en ontwikkeling 7.4 Inkoop 7.5 Productie en het leveren van diensten 7.6 Beheersing van monitorings- en meetuitrusting 8 Meting, analyse en verbetering blz Algemeen 8.2 Monitoring en meting 8.3 Beheersing van afwijkende producten 8.4 Analyse van gegevens 8.5 Verbetering Bijlage A1 Producteisen Boomverzorging uitvoering blz. 49 Bijlage A2 Producteisen Boomadvies blz. 68 Bijlage B Eisen aan Certificatie-instelling blz. 72 Bijlage C Enquêteformulier (aspirant) deelnemers blz. 75 Bijlage D Referentietabel blz. 75 Bijlage E Eindtermen vakbekwaamheid blz. 75

3 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 3 VOORWOORD De hoofdstukken 4 t/m 8 en de bijbehorende bijlagen A en E beschrijven de inhoudelijke eisen die aan het kwaliteitsmanagementsysteem van de deelnemer zijn gesteld. De eerste 3 hoofdstukken bevatten voornamelijk aanwijzingen voor de certificatie-instelling. Deze herziene beoordelingsrichtlijn is vastgesteld door het College van deskundigen groen 1. Het College heeft gebruik gemaakt van de adviezen van een Technische commissie. Deze Groenkeur-beoordelingsrichtlijn is vastgesteld per:15 maart De publicatiedatum van dit schema is: 1 juli De inwerkintreding geldt per 1 januari Voorgaande versies komen daarmee te vervallen. Vanaf 1 juli 2012 tot 1 januari 2013 kan - naar keuze van de (aspirant) deelnemer - een (her)certificatie volgens deze beoordelingsrichtlijn worden uitgevoerd. Deze beoordelingsrichtlijn is bestemd voor werkzaamheden in het groene domein. Deze beoordelingsrichtlijn voldoet aan minimaal dezelfde eisen als ISO Deze beoordelingsrichtlijn noemt extra, vakspecifieke normen. De inzet van gekwalificeerd personeel en het uitwisselen van kennis binnen het bedrijf is een verplicht onderdeel. Het opleveren van het eindproduct voldoet aan een vaste procedure. Bovendien zijn er extra eisen gesteld aan nazorg en onderhoud. Daar waar de controleerbaarheid van de vakspecifieke norm dat vordert, zijn de eisen uit het algemene kwaliteitsmanagementsysteem van deze beoordelingsrichtlijn overstijgend aan ISO In deze beoordelingsrichtlijn zijn normen opgenomen waar het kwaliteitsmanagementsysteem van Groenkeur-ondernemers aan voldoet. Een onafhankelijke certificatie-instelling (CI) 3, onderzoekt of het kwaliteitsmanagementsysteem van de deelnemer inderdaad aan de norm voldoet. Pas dan komt een groenbedrijf in aanmerking voor een certificaat.. Het bestuur van Stichting Groenkeur heeft als ambitieniveau uitgesproken om de Groenkeur-beoordelingsrichtlijn binnen de internationale norm te laten beoordelen. Op 13 oktober 2009 heeft het bestuur van Stichting Groenkeur daarom diverse reglementen vastgesteld. Met de wijziging brengt het College van deskundigen groen de beoordelingsrichtlijn binnen de kaders van de internationale richtlijn: Guide 72:2001. De wijzigingen zijn in hoofdlijnen de volgende: De vraag vanuit de markt naar een managementsysteem-standaard in het groene domein is mede in reglementen inzichtelijk gemaakt; De combinatie en verenigbaarheid met andere managementsysteemstandaards is vergroot; Voor zover nodig, de branchespecifieke variaties zijn geminimaliseerd; De toepasbaarheid in de branche is vergroot, zonder dat dit leidt tot een extra uitbreiding van het managementsysteem, ongeacht de bedrijfsomvang en zonder dat concurrentievoordeel of -nadeel ontstaat; De basis van eerdere evaluaties en ervaringen met wetenschappelijk bewezen en gevalideerde gegevens in de voorgaande beoordelingsrichtlijnen, is gehandhaafd en daar waar nodig toegevoegd; De eenvoudige eenduidigheid en de algemene toepasbaarheid zijn vergroot; Uit de beoordelingsrichtlijn zijn verwijderd alle eisen van protectie en voorschriften die de internationale vrijhandel beperken; 1 Een breed samengestelde groep deskundigen binnen het groene domein bestaande uit marktpartijen, Groenkeur-ondernemers en andere betrokkenen uit de private- en publieke sector onder voorzitterschap van een onafhankelijke hoogleraar. 2 Status : NEN-EN-ISO 9001:2008/C1:2009 Kwaliteitsmanagementsysteemeisen 3 Onafhankelijke instelling die onder toezicht van de Raad voor Accreditatie de audits uitvoert

4 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 4 De producten en diensten zijn vrijgemaakt van specificaties, testmethoden, prestatieniveaus of vormen van standaardisatie; In het kwaliteitsmanagementsysteem is primair gesteld dat aan de eisen van de klant is voldaan door de methoden voor borging en beheersing; De toetreding is losgekoppeld van een overeenkomst met Groenkeur. Een eerste toelatingsaudit kan plaatsvinden, zonder dat er een relatie bestaat met Groenkeur; De producteisen zijn vervat in een verplichte checklist of soortgelijk daarvoor geschikt document, waardoor de eisen van de klant, meer in het managementsysteem zijn geborgd. Deze wijzigingen hebben nagenoeg geen gevolgen voor het kwaliteitsmanagementsysteem van de deelnemer. Nog minder kent het gevolgen voor de kwaliteitseisen van de klant. Die zijn door de wijziging alleen maar nog beter in het managementsysteem geborgd. De wijzigingen zijn over het algemeen genomen procedureel van aard en kennen een aanpassing in definiëring en audittijden. Daar waar dit leidde tot verwijdering van teksten blijft de naadloze aansluiting met andere beoordelingsrichtlijnen van Groenkeur overeind. Ook de hoofdstukindeling met ISO is geheel conform. Een combinatie-audit met andere managementsysteemaudits en andere beoordelingsrichtlijnen blijven daardoor eenvoudig uit te voeren. SPECIFIEK BOOM- VERZORGING Status Groenkeur-beoordelingsrichtlijn Boomverzorging Deze Groenkeur-beoordelingsrichtlijn Boomverzorging is vastgesteld door het College van deskundigen groen. 1. De eerste versie:.02 juni De tweede (geheel herziene) versie:...02 maart De derde versie inclusief ISO 9001 (herzien) maart 2012 Prof. ir. N.A. Hendriks Voorzitter College van deskundigen groen 4 NEN-EN-ISO 9001:2008 kwaliteitsmanagementsysteemeisen

5 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 5 0 INLEIDING 0.1 Algemeen Stichting Groenkeur is een onafhankelijke stichting. De stichting heeft als primair doel: het ontwikkelen en beheren van een samenstel van regels op basis waarvan kwaliteitstoetsing plaatsvindt. Anders dan andere conformiteitbeoordelende schema s beschrijft de Groenkeurbeoordelingsrichtlijn het kwaliteitsmanagementsysteem gericht op het groene eindproduct als eis van de klant. De Groenkeur-ondernemer moet met name aantonen dat de kwaliteit van dat groene eindproduct door het bedrijf zelf is geborgd. Het toepassen daarvan is een strategische beslissing. Hij wil voldoen aan de wens van de klant. Dat toont hij aan door het gebruik van een verplichte checklist. Daarnaast moet hij ook de inzet van bekwaampersoneel en de kennisdeling binnen zijn managementsysteem waarmaken. Die kwaliteitsborging is op dat punt het best te beoordelen wanneer de projecten van de vestigingen door de certificatie-instelling daadwerkelijk zijn bezocht. Vandaar dat de opvolgingsaudit naast een systeemcontrole ook gericht is op de projectcontrole. Alleen op het project zelf is het mogelijk om vast te stellen of de Groenkeur-ondernemer de verplichte checklist juist heeft gehanteerd. Ook vinden audits tijdens de uitvoering plaats. Door het daadwerkelijk auditeren van het project zelf (groene eindproduct) naast een administratieve controle, is vast te stellen of de Groenkeur-ondernemer zijn methoden voor borging en beheersing (dat aan de eisen van de klant is voldaan) in zijn kwaliteitsmanagementsysteem structureel heeft geregeld. Het certificaat is een verklaring van de certificatie-instelling. Het certificaat bevestigt dat een Groenkeur-ondernemer - door middel van methoden voor borging en beheersing in het kwaliteitsmanagementsysteem - aan de eisen van de klant voldoet. De borging en beheersing kennen negen hoofdpunten: 1. een gezonde bedrijfsvoering; 2. de inzet van vakkundig personeel; 3. een beheersbaar proces; 4. communicatie met klanten en met het eigen personeel; 5. een periodieke kennisdeling en training; 6. een werkmethode volgens de laatste stand van de techniek; 7. de groene kwaliteit; 8. groene nazorg; 9. verbetermanagement. De eisen gesteld aan kwaliteitsmanagementsystemen zoals vastgesteld in ISO 9001 zijn in deze beoordelingsrichtlijn geïntegreerd. De kwaliteitsmanagementprincipes van ISO 9000 en ISO 9004 zijn in overweging genomen tijdens de totstandkoming van deze beoordelingsrichtlijn. 0.2 Procesbenadering Deze beoordelingsrichtlijn stimuleert een processtructuur bij het ontwikkelen, invoeren en verbeteren van de doeltreffendheid van een kwaliteitsmanagementsysteem. Daarbij komen de producteisen in een checklist te staan. Op deze manier is vast te stellen in hoeverre het managementsysteem op de kwaliteit van dat eindproduct is ingericht. De klanttevredenheid verhogen door te voldoen aan de eisen van de klant vormt de basis. De projectmatige niet beïnvloedbare audits en de eisen van vakbekwaamheid, kennisdeling, nazorg en garanties zijn specifiek groen gericht. De verplichte eigen check geeft deze beoordelingsrichtlijn een extra dimensie. Deze beoordelingsrichtlijn is een conformiteitbeoordelend schema. Conformiteit aan (voldoen aan de eisen van) dit schema wordt verkregen op basis van accreditatienorm ISO/IEC 17021:2011. De vertegenwoordigende marktpartijen hebben via marktconsensus in het College van deskundigen groen besloten, dat tot de afgifte van het certificaat niet eerder mag worden overgegaan, dan wanneer:

6 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 6 De certificatie-instelling geen enkele afwijking conform deze beoordelingsrichtlijn heeft vastgesteld, waaronder mede begrepen een kritieke afwijking en/of; De certificatie-instelling heeft vastgesteld dat een afwijking binnen 90 dagen is gecorrigeerd. Deze beoordelingsrichtlijn noemt de kritieke afwijkingen. Kritieke afwijkingen zijn zeer ernstige afwijkingen, zoals fraude of obstructie van het auditproces. Een kritieke afwijking leidt tot onmiddellijke beëindiging van de audit. Deze beoordelingsrichtlijn noemt ook specifiek andere afwijkingen. De aspirant of deelnemer moet voor afwijkingen binnen 90 dagen een verbeterplan indienen. De afwijking moet binnen die 90 dagen zijn gecorrigeerd. Andere, niet genoemde afwijkingen (non-conformiteiten) zijn binnen de definiëring ter vrije beoordeling aan de beslissingsautoriteit. Het Reglement certificatie Groenkeur regelt de beoordeling, herbeoordeling en eventuele beëindiging van het auditproces. Dat reglement regelt ook de intrekking van het certificaat, schorsing, opschorting en tijdelijke ongeldigheid. De certificatie-instelling kent een eigen klacht en beroepsregeling. Klachten over de inhoud van de beoordelingsrichtlijnen of bijbehorende reglementen kunnen worden ingediend bij het College van deskundigen groen. Het Reglement klachten Groenkeur regelt de procedure. Om te voorkomen dat de geldigheid van een certificaat in gevaar komt, moet de genoemde correctietermijn van 90 dagen worden bekort tot 5 dagen voor beëindiging van het geldige certificaat. Dit gegeven verhoogt de noodzaak om op tijd een heraudit uit te voeren. Het College van deskundigen groen hechtte eraan in de beoordelingsrichtlijn vast te stellen welke afwijkingen van de norm beslist niet mogen leiden tot certificering. De onderverdeling die daarbij geldt zijn: kritieke afwijkingen en afwijkingen. Voor het overige heeft de beslissingsautoriteit van de certificatie-instelling binnen de definiëring de ruimte om zelf andere geconstateerde afwijkingen te benoemen. Het Reglement certificatie Groenkeur behandelt de uitvoering daarvan. In de praktijk gebeurt het steeds vaker dat klanten met beeldbestekken werken. Daarbij kan de klant bepalen dat het project over een X aantal jaren een bepaald beeld moet hebben bereikt. In rede kan, wat het beeld betreft, een beoordeling pas plaatsvinden wanneer de overeengekomen termijn is bereikt. Dat laat onverlet dat andere eisen van het project zoals inzet bekwaamheden, gebruik middelen, gebruik grondstoffen, gebruik beplanting etc., eerder aan een eigen beoordeling of aan een audit zijn onderworpen. De projecten die door middel van beeldbestekken tot stand zijn gekomen, maken derhalve onverkort deel uit van de projectaudit. Bij seizoen gerelateerde werkzaamheden kan een verificatie van het uitgevoerde project achteraf plaatsvinden door een bezoek aan de locatie. Niet alleen projecten in uitvoering, maar ook opgeleverde projecten ondergaan een audit. Voorschriften over de uitvoering van de audit zijn opgenomen in het Reglement certificatie Groenkeur. Het meest actuele document is opvraagbaar op Een aspirant deelnemer kan pas een toelatingsaudit ondergaan wanneer aan de volgende ervaringseis is voldaan: Voorafgaand aan de audit moet de aspirant deelnemer onder meer kunnen aantonen dat binnen (elk van) de te auditeren vestiging(en) drie (3) maanden volgens het kwaliteitsmanagementsysteem van deze beoordelingsrichtlijn is gewerkt.

7 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 7 Succes ontstaat met vallen en opstaan. Van de houder van een certificaat verwacht je geen beginnersfouten. Vandaar de ervaringseis voordat een toelatingsaudit plaatsvindt. Door bedrijfsovername of het samengaan van bedrijven kan een nieuw sterk bedrijf ontstaan. Bij een administratieve wijziging van de bedrijfsnaam moet het aantoonbaar zijn dat binnen de onderneming de vereiste ervaring met het kwaliteitsmanagementsysteem is behouden. 0.3 Verhouding tot ISO 9004 De duurzame successen zoals bedoeld in ISO 9004 zijn bij de totstandkoming van de beoordelingsrichtlijn in overweging genomen. ISO 9004 maakt geen onderdeel uit van de certificatie. 0.4 Integratie met andere managementsystemen Managementsystemen, zoals met name milieumanagement, Arbomanagement, financieel management, of risicomanagement blijven buiten toepassing. Een deelnemer kan, (een) ander(e) bestaand(e) managementsyste(e)m(en) aanpassen om een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten dat voldoet aan de eisen van deze beoordelingsrichtlijn en de Internationale norm van ISO Op die wijze wordt voorkomen dat meerdere kwaliteitsmanagementsystemen naast elkaar moeten bestaan. Het gebruik van deze beoordelingsrichtlijn sluit naadloos aan op de andere beoordelingsrichtlijnen van Stichting Groenkeur en behoeft daarom geen aparte handboeken of systemen.

8 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 8 1 ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED 1.1 Algemeen Deze beoordelingsrichtlijn is overstijgend aan wettelijke verplichtingen. Juist binnen het groene domein kent men als geen ander de ongewisse, externe omstandigheden, zoals weersinvloeden, bodemgesteldheid en omgevingsfactoren. Deze omstandigheden verhogen het afbreukrisico in belangrijke mate. Het is dan ook zaak dat het bedrijf uit de groene sector dat volgens deze beoordelingsrichtlijn het kwaliteitsmanagementsysteem heeft (of wil) laten certificeren, de klant voor alle seizoenen en mogelijke weersomstandigheden een duidelijke schriftelijke informatie verschaft. Vooral bij klachten weet hij zich te verplaatsen in de perceptie van de klant. Mocht er sprake zijn van een combinatieproject waarbij het groene domein in één en hetzelfde project met andere disciplines is verweven, dan geldt deze beoordelingsrichtlijn enkel voor het groene domein. Voor het verbetermanagement geldt de PDCA-cirkel 5 (Plan, Do, Check and Act). Deze PDCA-cirkel is als richtinggevend instrument in deze beoordelingsrichtlijn verwerkt. Deze beoordelingsrichtlijn omvat tevens aan de kwaliteitsmanagementsysteemeisen van ISO Deze beoordelingsrichtlijn is onder meer op vakspecifieke onderdelen overstijgend aan ISO Wanneer een certificaat volgens deze beoordelingsrichtlijn is verstrekt voldoet het kwaliteitsmanagementsysteem van de genoemde vestiging(en) eveneens aan ISO 9001:<vigerende versie>. Dat maakt een afzonderlijk certificatieproces van het groene domein voor ISO 9001 overbodig. De certificatie-instelling toetst aan de hand van alle gestelde eisen in deze beoordelingsrichtlijn of de (aspirant)deelnemer voldoet aan de eisen uit hoofdstuk 4 t/m 8 inclusief bijbehorende verwijzingen en bijlagen. De hoofdstukken 0 en 1 laten zien welke meerwaarde een Groenkeur vestiging kent boven een andere vestiging uit de groene sector. Wat misschien nog belangrijker is: 'Door kennisneming van de inleiding is direct merkbaar en voelbaar, dat het hier handelt om een bedrijf dat door middel van de methoden voor borging en beheersing, aan de eisen van de klant voldoet. Wanneer op grond van deze Groenkeurbeoordelingsrichtlijn een certificaat is verworven dan voldoet het kwaliteitsmanagementsysteem van die vestiging wat het groene domein betreft - eveneens aan ISO Dat betekent dat een certificaat van een aldus onder accreditatie gebrachte Groenkeur-beoordelingsrichtlijn tevens een ISO 9001 certificaat vervangt. Het Groenkeur-certificaat verwijst daarnaar. Daarbij past de opmerking dat een certificaat volgens Groenkeur wel ISO 9001 kan vervangen, doch een certificaat ISO 9001 kan nimmer ter vervanging van een Groenkeur-certificaat gelden. Redenen daarvoor zijn dat ISO 9001 de cruciale vakspecifieke eisen niet noemt. Voor de deelnemer die desondanks naast een Groenkeur-certificaat toch een afzonderlijk ISO 9001 certificaat wil verwerven, kunnen normen die met elkaar overeenkomen gelijktijdig worden geauditeerd. De certificatie-instelling moet binnen de voorwaarden die door het College van deskundigen groen zijn gesteld ook geaccrediteerd zijn voor ISO 9001 of deze accreditatie voor ISO 9001 verwerven. Voor zover de ISO 9001 norm onverhoopt niet volledig in deze Groenkeurbeoordelingsrichtlijn gedekt is (bijvoorbeeld door actuele mutaties) is de certificatieinstelling verplicht op deze additioneel in de audit mee te wegen. Bovendien informeert zij het College van deskundigen groen. 5 DEMING-cirkel ontwikkeld door dr. W. Edwards Deming

9 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina Toepassing SPECIFIEK BOOM VERZORGING De toepasbaarheid van deze beoordelingsrichtlijn is gericht op het vermogen en de verantwoordelijkheid van de deelnemer om producten te leveren die voldoen aan de eisen van de klant en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De reikwijdte van deze beoordelingsrichtlijn Boomverzorging geldt voor de private- en publieke sector. De scope van deze beoordelingsrichtlijn is van toepassing op het kwaliteitsmanagementsysteem voor boomverzorging. Boomverzorging is gericht op een of meer van de volgende dienstverlenende werkzaamheden: boomadviezen (toepassingsgebied: Advies volgens bijlage A2) boomplanten en verplanten boomonderhoud ontwerpen met bomen (toepassingsgebied: Uitvoering bijlage A1) boomcontrole vellen en rooien van bomen De definities van de werkzaamheden binnen de scope zijn te herleiden naar de dienovereenkomstig genoemde werkzaamheden in de bijlage A1 en A2 dan wel in de daarin genoemde documenten. Het ontwerpen met bomen strekt zich uit tot zowel het technische- als creatieve ontwerp van werken of een samenstel daarvan, zoals bedoeld in bijlage A1. Ondersteunende werkzaamheden zoals het versnipperen van het (snoei)hout, algemene grondwerkzaamheden en secundaire werkzaamheden als het verzorgen van wegafzettingen e.d. worden niet beschouwd als boomverzorgingswerkzaamheden. Dat betekent dat voor die werkzaamheden de bekwaamheidseis van deze beoordelingsrichtlijn niet geldt. Wanneer het kwaliteitsmanagementsysteem van het bedrijf voldoet aan deze beoordelingsrichtlijn ontvangt het bedrijf uit de groene sector een certificaat van de onafhankelijke certificatie-instelling. Vanaf dat moment is het bedrijf uit de groene sector deelnemer categorie I en mag zich Groenkeur-ondernemer noemen. De beoordelingsrichtlijn noemt deze Groenkeur-ondernemer verder formeel deelnemer. De deelnemer ontvangt na goedkeuring door de certificatie-instelling een ondertekend certificaat. Het certificaat vermeldt het volgende: Het kwaliteitsmanagementsysteem van 1. Naam bedrijf Slechts één naam van een bedrijf per certificaat. Dubbele bestaande bedrijfsnamen is alleen toegestaan wanneer het bedrijf aantoonbaar een dubbele naam heeft. Voorbeeld: Mostert De Winter. Extra aanduidingen bij de bedrijfsnaam zoals bijvoorbeeld: zich noemende ook bekend als werkmaatschappij of handelend onder de naam, zijn niet toegestaan. Wel is toegestaan om voor hetzelfde kwaliteitsmanagementsysteem meerdere certificaten voor verschillende bedrijfsnamen te verstrekken. voldoet aan de Groenkeur BRL Boomverzorging Slechts één beoordelingsrichtlijn per certificaat.

10 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 10 Het toepassingsgebied van de dienstverlening: 1.1 boomadviezen 1.2 boomplanten en verplanten 1.3 boomonderhoud 1.4 ontwerpen met bomen 1.5 boomcontrole 1.6 vellen en rooien van bomen Alleen de dienstverlening of de dienstverleningen voorzien van nummer 1.1 t/m 1.6 die de deelnemer daadwerkelijk uitvoert en die door de certificatie-instelling aan een onderzoek zijn onderworpen komen in aanmerking voor vermelding op het certificaat. Wanneer de deelnemer in de groene sector dienstverleningen aanbiedt en uitvoert vallende onder een scope dat niet op het Groenkeur-certificaat staat vermeld of waarvoor hij geen recente aanvraag voor een uitbreiding kan overleggen, heeft hij aan de klant bewijsbaar meegedeeld dat hij voor dat onderdeel niet is gecertificeerd 2. Adresgegevens van bedrijf en eventuele bijbehorende vestigingen met adresgegevens. Op een certificaat mogen alleen die vestigingen worden vermeld waarvan het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eis van deze beoordelingsrichtlijn en ISO 9001 en alwaar de dienstverlening(en) conform de scope, zijn gepland en voorbereid. 3. Het kwaliteitsmanagementsysteem van de genoemde vestiging(en) voldoet binnen het toepassingsgebied tevens aan ISO 9001:<vigerende versie>. 4. De ingangsdatum. 5. Einddatum van de geldigheid (vervaldatum). 6. Uniek nummer van het certificatie-instelling 7. Een vermelding uit hoeveel pagina s het certificaat bestaat. Bij de Nederlandse naam mag ook de internationale naam op het certificaat vermeld worden: Assessment Guideline Groenkeur Tree care. De certificatie-instelling is verplicht het beeldmerk van Groenkeur op het certificaat te vermelden. Het vermelden van het beeldmerk van de Raad voor Accreditatie is eveneens verplicht voor zover de Raad daartoe middels haar reglementen toestemming toe verleend. De certificatie-instelling houdt toezicht op een juiste naleving van het gebruik van de beeldmerken. Afwijkingen in het gebruik van een beeldmerk moeten door de certificatie-instelling onverwijld aan de rechthebbende worden gemeld. Ook na afgifte van een certificaat kunnen uitsluitend nieuwe vestigingen op het certificaat worden vermeld waarover de certificatie-instelling positief heeft beslist. Tegen het afzonderlijk afgeven van een Certificaat ISO 9001, naast het Groenkeurcertificaat bestaat wanneer dat past binnen de vigerende bepalingen geen bezwaar. Aan de certificatie-instelling is het toegestaan om het door hen gebruikte beeldherkennende element van ISO 9001 op het certificaat te vermelden.

11 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 11 2 NORMATIEVE VERWIJZING Europese verordeningen en nationale wetten zijn uiteraard steeds leidend in het opvolgen van regels. Het recht is steeds in beweging. De meest recente versies zijn van toepassing. Deze beoordelingsrichtlijn en het Reglement certificatie Groenkeur verwijzen, naar de volgende documenten: 1. De Akte van oprichting Stichting Groenkeur 6 2. Het Huishoudelijk reglement Stichting Groenkeur 7 3. Het Reglement certificatie Groenkeur 8 4. Het Reglement beeldmerk en logo s Groenkeur 9 5. Het Reglement toezicht Groenkeur (Ondernemers) Die documenten, alsook de bijlagen A tot en met E zijn in hun actuele versie beschikbaar op Door daarnaar te verwijzen, maken ze deel uit van de beoordelingsrichtlijn. Voor ongedateerde verwijzingen is de laatste versie van het document van toepassing. Bij deze beoordelingsrichtlijn behoren interpretaties. De deelnemer en de certificatieinstelling moeten de genoemde interpretaties als verklarende uitleg gebruiken. De eis (norm) staat steeds in de beoordelingsrichtlijn. Samen met het Reglement beeldmerk en logo s Groenkeur vormt dat een stuk materieelrecht. In het Reglement certificatie Groenkeur en in de eigen reglementen van de certificatie-instelling staan de wijze van auditeren. Dat heet formeelrecht. Interpretaties zijn in een dergelijk kader weergegeven. Deze horen inhoudelijk niet tot de beoordelingsrichtlijn. Het is een verklarende uitleg. Voor alle beoordelingsrichtlijnen gelden bepalingen en eisen met een algemene werking. In de kantlijn is dat vermeld met de verwijzing: Daar waar specifiek per afzonderlijk vakgebied afwijkende regels gelden is dat in de kantlijn vermeld met de term: SPECIFIEK BOOM- VERZORGING UITVOERING of ADVIES Zodra wetten en reglementen wijzigingen ondergaan, zal het College van deskundigen groen initiatief nemen om deze veranderingen door te voeren in deze beoordelingsrichtlijn Het oprichtingsstatuut van Stichting Groenkeur ( Het huishoudelijk reglement door het bestuur van de Stichting vastgesteld ( Het reglement van Stichting Groenkeur waarbij is vastgesteld waaraan een audit moet voldoen. Een samenstel aan regels omtrent het gebruik van het Groenkeur beeldmerk (

12 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 12 3 TERMEN EN DEFINITIES Definities zijn vastgelegd in de meest recente uitgave van ISO/IEC en NEN-EN- ISO 9000(NL). Die definities zijn van toepassing op dit document. Daar waar nodig zijn ook definities opgenomen. Een actuele versie van deze definities is te raadplegen op Definities die verband houden met een checklist in bijlage A zijn afzonderlijk in bijlage A genoemd, of bijlage A verwijst daarnaar. Wanneer de definities in bijlage A niet overeenstemmen met de definities op de ISO/IEC en NEN-EN-ISO 9000(NL) dan zijn de definities van bijlage A in dat geval van toepassing.

13 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 13 4 KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM 4.1 Algemene eisen De deelnemer maakt inzichtelijk, dat hij aan de normen van hoofdstuk 4 tot en met 8 van deze beoordelingsrichtlijn in het managementsysteem heeft voldaan. Hij heeft het kwaliteitsmanagement minimaal volgens deze norm opgezet, gedocumenteerd, ingevoerd en onderhouden. Ook verbetert hij de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem continu. De deelnemer verleent daartoe ten genoegen van de certificatie-instelling alle medewerking. De deelnemer is verplicht: 1. De integrale processen door de hele organisatie van de deelnemer die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing ervan vast te stellen; zodat de kwaliteitsmanagementprocessen die nodig zijn voor de hele organisatie vaststaan. 2. De volgorde en interacties vaststellen en besturen; zodat de volgorde en acties van deze processen zijn vastgesteld. 3. De criteria en methoden bepalen, besturen en te organiseren; zodat doel en middel zijn bepaald die nodig zijn om te bewerkstelligen dat zowel de uitvoering als de beheersing van deze processen doeltreffend is. 4. De middelen te plannen; zodat de beschikbaarheid van middelen en informatie zijn bewerkstelligd die nodig zijn voor de uitvoering en bewaking van deze processen. 5. Controles uit te voeren; zodat deze processen door monitoring zijn bewaakt en waar van toepassing zijn gemeten en geanalyseerd. 6. Verbeteringen in deze processen continu door te voeren; zodat de maatregelen naar aanleiding van de geplande resultaten en de geconstateerde bevinding die voor verbetering in aanmerking komen, leiden tot een beter resultaat. 7. Bij uitbesteding van een proces dat van invloed is op de conformiteit van de producteis heeft de deelnemer aantoonbaar gerealiseerd dat hij die uitbestede processen beheerst. De soort en mate van beheersing van deze uitbestede processen zijn, voor zover van toepassing, in het kwaliteitsmanagementsysteem gedefinieerd en vastgesteld, zodat ook bij onderaanneming de kwaliteit continu is gegarandeerd.. Afwijking: Wanneer bij een audit, niet zijnde een toelatingsaudit, geen overeenkomst met de certificatie-instelling is overlegd, waarin is vastgelegd dat: a. De deelnemer zich verplicht zijn kwaliteitsmanagementsysteem onverkort in stand te houden gedurende de geldigheidstermijn van het Groenkeur-certificaat, zoals bepaald in deze beoordelingsrichtlijn. b. De deelnemer zich verplicht de reglementen en besluiten van Stichting Groenkeur onverkort na te komen. Het spreekt voor zich dat een deelnemer alle medewerking verleent tijdens een audit. Wanneer geen medewerking is verleend leidt dat tot beëindiging van de audit. Het overleggen van een overeenkomst is bij een heraudit en opvolgingsaudit noodzakelijk, omdat daarin is vastgelegd, dat de deelnemer belooft om het kwaliteitsmanagementsysteem in stand te houden en de Groenkeurreglementen na te komen. Goede contacten met deelnemers in de regio, die ook aan deze beoordelingsrichtlijn voldoen, is raadzaam. Zodra ondercapaciteit in eigen onderneming ontstaat om de projecten tijdig en kwalitatief goed op te leveren, is het elkaar kennen en herkennen een eerste vereiste. Beheersing van kwaliteit bij onderaanneming lijkt eenvoudiger wanneer deze is gegund aan een bedrijf uit de groene sector dat zijn kwaliteitsmanagementsysteem volgens dezelfde beoordelingsrichtlijn heeft laten certificeren, maar dit is niet verplicht. Wel moet een deelnemer garanderen dat minimaal de kwaliteit in het systeem blijft gewaarborgd zoals deze beoordelingsrichtlijn voorschrijft. De deelnemer zelf is daarvoor verantwoordelijk.

14 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina Documentatie-eisen Algemeen De documentatie en registratie van het kwaliteitsmanagementsysteem kent een aantal verplichte onderdelen. Deze zijn in hoofdzaak weergegeven in de tabel Overzicht documentaties/registraties. De documentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem omvat minimaal de gedocumenteerde verklaringen van een kwaliteitsbeleid en kwaliteitsdoelstellingen. De documentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem bevat een kwaliteitshandboek en gedocumenteerde procedures en registraties, zoals in deze norm is vereist. Bovendien omvat het kwaliteitsmanagementsysteem documenten, met inbegrip van registraties waarvan de deelnemer heeft vastgesteld dat deze nodig zijn om een doeltreffende planning, uitvoering en beheersing van processen te bewerkstelligen. De omvang van de organisatie bepaalt mede de omvang van de hier aangehaalde documentatie. Van alle in deze beoordelingsrichtlijn genoemde gedocumenteerde procedures betekent dat de procedure is vastgesteld, gedocumenteerd, geïmplementeerd en is bijgehouden. Elke procedure of een eis daartoe hoeft niet per se in één document te zijn verwerkt. Samenvoeging is toegestaan. Afwijking: Het niet voldoen aan de verplichte registraties. Kritieke afwijking: Een onomstotelijke vaststelling dat een bedrijfsadministratie of projectadministratie is voorzien van een valse- of vervalste specificatie. Een kritieke afwijking leidt tot beëindiging van het auditproces. Wanneer de deelnemer beschikt over een geldig certificaat leidt het bovendien tot intrekking daarvan. Nietbeinvloedbare projectaudits vormen een belangrijk instrument van de beoordelingsrichtlijn. Op die wijze is vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem dusdanig is ingericht dat door middel van methoden voor borging en beheersing aan de eisen van de klant is voldaan. Een deugdelijke betrouwbare en inzichtelijke administratie, documentatie en registratie is belangrijk bij de certificering. In de vergadering van het College van deskundigen groen op 2 maart 2009 werd benadrukt dat de administratieve last gelijkwaardig is aan een normale deugdelijke bedrijfsvoering. De beoordelingsrichtlijn bemoeit zich niet met de administratieinrichting. Binnen de kaders van de audit kan er een dispuut (verschil van mening) ontstaan tussen de (aspirant) deelnemer en de auditor. Het College van deskundigen groen stelt eventueel na verslaglegging vanuit de harmonisatie, een eenduidige werkwijze vast. Deze flexibiliteit voldoet daarmee tevens aan de internationale eis genoemd in Guide72: Kwaliteitshandboek Een voorgeschreven controleerbare registratie van een kwaliteitsmanagementsysteem borgt de zekerheid dat de klant de beloofde kwaliteit krijgt geleverd. De deelnemer gebruikt een kwaliteitshandboek. Hij toont aan dat hij een kwaliteitshandboek opzet en bijhoudt. Een kwaliteitshandboek bevat het onderwerp en toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagementsysteem. Een kwaliteitshandboek rechtvaardigt eventuele uitsluitingen binnen het toepassingsgebied of de toepassingsgebieden overeenkomstig 1.2. Het kwaliteitshandboek kent vastgestelde, gedocumenteerde procedures of verwijst ernaar. Bovendien beschrijft een kwaliteitshandboek de interacties tussen de processen van het kwaliteitsmanagementsysteem. Afwijking: Het niet kunnen overleggen van een kwaliteitshandboek (papier of digitaal).

15 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 15 Stichting Groenkeur geeft een handboek kwaliteit uit. Een kwaliteitshandboek is een methode om de structuur van de organisatie en de werkwijzen binnen de organisatie ordelijk te documenteren. Stichting Groenkeur geeft een handboek kwaliteit uit met 160 gestandaardiseerde voorbeeldformulieren voor diverse deeltaken die in een bedrijf uit de groene sector van toepassing kunnen zijn. Het handboek van Groenkeur is geen kant-en-klaar kwaliteitshandboek voor de deelnemer, maar een algemeen hulpmiddel om de bedrijfsvoering te professionaliseren. Het biedt goede handvatten om een eigen kwaliteitssysteem op te zetten. Bestellen kan via De meeste recente beoordelingsrichtlijn is ook altijd van te downloaden Beheersing van documentatie Het kwaliteitsmanagementsysteem kent twee hoofdonderdelen. Het bestaat uit de centrale bedrijfsadministratie en een projectregistratie. Een elektronische administratie/registratie is gelijkwaardig. De projectregistratie is herleidbaar naar klant en vestiging. Documenten die zijn vereist door het kwaliteitsmanagementsysteem zijn beheersbaar. De deelnemer heeft een gedocumenteerde procedure vastgesteld om te definiëren welke beheersmaatregelen nodig zijn om de documenten goed te keuren op geschiktheid alvorens ze zijn uitgegeven. De deelnemer beoordeelt documenten en indien nodig actualiseert hij deze. Hij keurt ze opnieuw goed. De deelnemer bewerkstelligt dat veranderingen en de actuele revisiestatus van de documenten zijn geïdentificeerd. Hij bewerkstelligt dat voor de van toepassing zijnde documenten de juiste versie op de werkplek beschikbaar is. Hij zorgt ervoor dat de documenten leesbaar en gemakkelijk herkenbaar blijven. De deelnemer zorgt voor identificatie en distributie van externe documenten waarvan is bepaald dat ze nodig zijn voor de planning en uitvoering van het kwaliteitsmanagementsysteem. Hij voorkomt onbedoeld gebruik van vervallen documenten en past geschikte identificatie toe wanneer het bewaren daarvan nodig is. De deelnemer voert de eisen uit die hij zich in de diverse procedures oplegt Beheersing van registraties De deelnemer stelt registraties vast en houdt deze bij. Op deze wijze levert hij bewijs dat hij voldoet aan de eisen en van de doeltreffende werking van het kwaliteitsmanagementsysteem. Registraties moeten leesbaar zijn. Registraties moeten ook gemakkelijk herkenbaar en terugvindbaar zijn. Een gedocumenteerde procedure is vastgesteld om de beheersing te definiëren die nodig is voor de identificatie. In procedures is bovendien geregeld: het opslaan, de bescherming, het terugvinden, de bewaartermijn en de vernietiging van registraties. De deelnemer beschikt over een schriftelijk vastgelegde procedure waarin onder andere het beheer van de documenten en registraties is beschreven. De procedure wijst de verantwoordelijken aan voor het beheer en de archivering van deze documenten. De wijze waarop projectregistraties zijn opgezet moet het mogelijk maken om verifieerbaar de kwaliteit van werken binnen een projectmatige werkmethodiek te borgen. Per project is de inzet van vakbekwaam personeel te herleiden. Eisen voor bekwaamheden staan in hoofdstuk 6. Het beheer van registraties houdt in dat deze minimaal volgens de wettelijke bewaartermijn zijn gearchiveerd en beheerd. Wanneer de garantietermijn (op onderdelen) langer is dan de wettelijke bewaartermijn van gegevens, is de bewaartermijn (van die onderdelen) minimaal gelijk aan de garantietermijn. Het archiveren van documenten houdt in dat deze volgens een vastgestelde structuur door de deelnemer zijn bewaard. In geval van digitale archivering heeft de deelnemer een back-upsysteem.

16 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 16 De belastingdienst hanteert een wettelijke bewaartermijn voor financiële gegevens van 7 jaar. Bepaalde projectgegevens zijn gerelateerd aan de financiële gegevens, daarom kan gesteld worden dat de wettelijke bewaartermijn 7 jaar bedraagt. Wanneer bv. de garantietermijn de 7 jaar overschrijdt dan is de bewaartermijn van die documenten gelijk aan die garantietermijn. De informatie per project mag in een projectmap. De bewaartermijn voor registraties van bestede uren is doorgaans één jaar. Die urenbriefjes en weekstaten kunnen dienst doen als registratie. Afwijking: Het niet kunnen overleggen van een goed functionerende projectregistratie. Afwijking: Wanneer de bekwaamheden van ingezet personeel per project niet herleidbaar is. Registratiebekwaamheden zijn vormvrij. De auditor moet ervan overtuigd zijn dat de juiste bekwaamheden per project zijn ingezet. Daarvoor staat hem de gehele (digitale)administratie ten dienste. De deelnemer kan per project de namen registreren van het personeel dat is ingezet. In de bedrijfsadministratie (het personeelsdossier) kan de auditor terugvinden over welke bekwaamheden personen beschikken. Bij inleenkrachten kan de deelnemer aan de contractpartij een schriftelijke verklaring vragen. Als een inleenkracht bij herhaling is ingezet, is één verklaring voldoende. Een verklaring kan zijn: CV, kopie diploma, specificatie van een uitzendbureau, werkgeversverklaring, etc. De deelnemer is verantwoordelijk voor de geloofwaardigheid van de verklaring om aan de bekwaamheidseis te voldoen.

17 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 17 OVERZICHT DOCUMENTATIES / REGISTRATIES BINNEN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM ALGEMENE BEDRIJFSADMINISTRATIE PROJECTADMINISTRATIE PERSONEELSDOSSIER (alleen toegankelijk voor betrokkene zelf, de personeelsafdeling en/of zijn lijnmanagers en de auditoren) Voor zover van toepassing bestaat personeelsdossier uit de volgende registraties: PERSONEELSDOSSIER 1. curriculum vitae 2. kopieën/scans diploma's algemeen 3. kopieën/scans, bewijzen van vakbekwaamheid 4. ondertekend arbeidscontract 5. functioneringsgesprekken PDCA-DOSSIER 1. missie/visiedocument 2. kwaliteitsbeleid/doelstellingen 3. beleidsplan 4. kwaliteitshandboek 5. vastleggen procedures 6. directiebeoordeling 7. planning en uitvoering interne audits 8. klanttevredenheidsonderzoek 9. analyses klanttevredenheid 10. intern trainings- en ontwikkelingsprogramma 11. documentenbeheer en gebruik vaste formats 12. ingediende interne verbeteringsformulieren LEVERANCIERSDOSSIER 1. inkooporders 2. afspraken met leveranciers 3. leveranciersbeoordeling DOSSIER BEHEER MATERIÉLE MIDDELEN 1. inventaris 2. onderhoud 3. keuren en ijken 4. afschrijving CENTRALE PROJECT ADMINISTRATIE 1. Totaal aantal projecten 2. Totaal aantal projecten per BRL PROJECTDOSSIER PER PROJECT Voor zover van toepassing is het volgende in de projectadministratie per vestiging terug te vinden: PROJECTDOSSIER 1. kort gespreksverslag 1e contact met de klant 2. ontwerp en advies 3. werkomschrijvende offerte / bestek 4. bewijs afgifte Algemene consumentenvoorwaarden van Stichting Groenkeur 5. contactpersoon klant 6. gespreksnotities communicatie met de klant 7. interne communicatie wie is waarvoor verantwoordelijk 8. opdrachtbevestiging 9. werkvoorbereiding 10. inkoopbewijs dat geleverd is volgens producteis 11. bestellijst 12. controle vergunningen 13. planning van het werk 14. uitvoering en voortgang van het werk 15. inzet persoon en uren 16. bekwaamheden personeel volgens vereisten BRL 17. meer-/minder-/regiewerk 18. opleveringsdocument/bon 19. (eventuele) projectevaluatie 20. advies voor onderhoud 21. garanties 22. (eventuele) klanttevredenheid van dit project 23. kopie gebruiksvoorschriften geplaatste dode materialen 24. revisie tekening 25. nacalculatie 26. noodplan bij calamiteiten 27. checklist of soortgelijk document

18 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 18 In een kwaliteitshandboek is beschreven wat een procedure is. Daarnaast bevat het voorbeelden. In de procedures zijn de taakverdeling en overdracht (interne organisatie en met betrokkenen) van de processen beschreven. In de procedures is de informatie- en goederenstroom in de organisatie beschreven. Ook is vermeld wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van de gewenste goederen en wie de informatie aan de klant verstrekt. Kort samengevat is in elke procedure het volgende beschreven: 1. wat krijgen we 2. van wie aangeleverd 3. op welk moment 4. wie doet wat ermee 5. waar gaat het naartoe 6. wie is verantwoordelijk Procedures zijn kort, overzichtelijk en begrijpelijk. Dit houdt in dat bij het opstellen van procedures rekening is gehouden met de medewerkers die de procedures in de praktijk gaan gebruiken. Het is dan ook belangrijk om een procedurevorm te kiezen die voor de medewerkers helder en duidelijk is. Een mogelijke manier is om de procedures weer te geven in tabelvorm. Alle voorbeelden van procedures in een kwaliteitshandboek zijn in tabelvorm opgesteld. Dit is echter geen verplichting. De deelnemer is vrij om een andere passende vorm te kiezen. Communicatie met de klant betreft geen procedure. Communicatie met de klant en het personeel loopt als rode draad door alle processen. Dit betreft bijvoorbeeld afspraken over veranderingen ten aanzien van het ontwerp, meer- en minderwerk, factuurstroom, etc. In een kwaliteitshandboek kan men voorbeelden toevoegen. Op deze manier kan een bedrijf uit de groene sector hier eenvoudig mee werken. De deelnemer kan bijvoorbeeld werken met standaardoffertes, checklists, of soortgelijke documenten etc. Een kwaliteitshandboek biedt hiervoor goede handvatten. Een PDCA-dossier maakt de deelnemer meer bewust dat kwaliteit een constante beweging is. Het komt voor dat een werknemer voor meerdere Groenkeur-beoordelingsrichtlijnen werkzaamheden verricht.

19 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 19 5 DIRECTIEVERANTWOORDELIJKHEID 5.1 Betrokkenheid van de directie De directie beoordeelt het kwaliteitsmanagementsysteem van de deelnemer met geplande tussenpozen. De directie bewerkstelligt dat die beoordeling bij voortduring geschikt, passend en doeltreffend is. Deze beoordeling moet tevens de kansen voor verbeteringen omvatten, alsmede de noodzaak van wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsysteem, het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen. De directie moet het bewijs leveren van de betrokkenheid bij het ontwikkelen en invoeren van het kwaliteitsmanagementsysteem en bij het continu verbeteren daarvan, zodat: 1. De kwaliteit van de dienstverlening bijdraagt aan de kwaliteit van het eindproduct; 2. De kwaliteit van de gebruikte (plant)materialen bijdraagt aan de kwaliteit van het eindproduct; 3. De kwaliteit van materieel en gereedschap waarmee personeel kan werken een bijdrage levert aan de kwaliteit van het eindproduct. De directie heeft het belang om te voldoen aan de eisen van de klanten binnen de organisatie bekend gemaakt. Evenzo heeft hij het belang om te voldoen aan wet- en regelgeving binnen de organisatie bekend gemaakt. De directie belegt de verantwoordelijkheid in beheersbare processen door het vaststellen van: 4. Beleid 5. Doelstellingen 6. Verbetermanagement 7. De directie blijft eindverantwoordelijk De volgende verplichte documenten en dossiers ondersteunen de directie bij het vaststellen van beleid, doelstellingen en verbetermanagement: 8. Een beleidsplan (visie/missiedocument) 9. Het personeelsdossier 10. Een kwaliteitsbeleid 11. De projectdossiers 12. De interne audits 13. De directiebeoordeling 14. Het PDCA-dossier 15. Auditrapportage van de certificatie-instelling Een visie en missie van een organisatie is het volgende: Visie: in de visie van een organisatie staat aangegeven op welke wijze de organisatie aankijkt tegen de marktontwikkelingen en de eigen positie daarbinnen. Het toekomstbeeld speelt hierin een belangrijke rol. De ambitie van de ondernemer komt hierin naar voren. Missie: In een missie omschrijft een onderneming wat zij doet, voor wie en op welke manier. Een missie bestaat dus uit drie elementen. Zij geeft de bestaansgrond, de reikwijdte en de begrenzingen van het ondernemen aan. De missie is identiteitsbepalend. De directie is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van wet- en regelgeving, tenzij de wet zelf andere verantwoordelijken aanwijst. Vereist is dat de deelnemer het nakomen van Europese- en nationale wetgeving inzichtelijk in het kwaliteitsmanagementsysteem heeft geborgd.

20 Boomverzorging + ISO maart 2012 Pagina 20 De directie treft maatregelen ter voorkoming van afbreuk aan het imago van Groenkeur. De directie voorkomt schade aan de integriteit van de onderneming, alsmede aan de integriteit en het imago van Groenkeur, inclusief het Groenkeur-certificaat en het beeldmerk. Daarbij waakt de directie er ook voor dat de deelnemer geen activiteiten ontplooit die willens en wetens het imago of de integriteit van Groenkeur kunnen schaden. Kritieke afwijking: Een onomstotelijke vaststelling dat een kwaliteitsmanagementsysteem het nakomen van de Europese- en nationale wetgeving niet inzichtelijk borgt en willens en wetens de wetgeving niet nakomt. Een kritieke afwijking leidt tot beëindiging van het auditproces. Wanneer de deelnemer beschikt over een geldig certificaat leidt het bovendien tot intrekking daarvan. Afwijking: Het niet kunnen overleggen van een beleids- en kwaliteitsplan. Kritieke afwijking: Het willens en wetens afbreuk doen aan de integriteit en het imago van Groenkeur, het certificaat en/of het beeldmerk. Alleen al het schrijven van de plannen levert een zichtbare verbetering op. Plannen schrijven dwingt tot nadenken. Het dwingt daarover stukken te lezen en wellicht de ideeën met anderen te delen. Zo ontstaat er een gefundeerd en doordacht Beleids- en Kwaliteitsplan. Natuurlijk is de praktijk altijd hardnekkig. Er ontstaat regelmatig een kloof tussen theorie en praktijk. Het is de kunst van de directie om de kloof tussen theorie en praktijk zo smal mogelijk te houden. De directie is juridisch verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet en regelgeving. Aan minimaal de volgende wettelijke verplichtingen dient (indien van toepassing) aandacht te zijn besteed: 1. Wet Milieubeheer en de daaruit voortvloeiende Algemene Maatregelen van Bestuur Provinciale Milieuverordening (afval) 2. Flora- en Faunawet 3. Wet Gewasbescherming en Biociden 4. Wet Bodembescherming 5. Activiteitenbesluit: Opslag stoffen 6. Meststoffenwet 7. Wet op het algemeen verbindend en het onverbindend verklaren van bepalingen van collectieve arbeidsovereenkomsten. Binnen het groene domein in Nederland is de CAO voor het Hoveniersbedrijf in Nederland van toepassing. In deze CAO zijn de criteria ten aanzien van de werkingssfeer opgenomen. Een bedrijf dat deze CAO niet hanteert dient periodiek te toetsen of de grondslag hiertoe nog steeds standhoudt, zodat hij uitvoering geeft aan de Wet op het algemeen verbindend en het onverbindend verklaren van bepalingen van collectieve arbeidsovereenkomsten. In verband met de exterritoriale werking geldt bij genoemde wetten de restrictie: Of gelijkwaardig. Dat betekent wanneer buiten Nederland andere wetgeving van toepassing is, de overeenkomstige bepalingen van dat land dienen te worden gevolgd. Het huidig milieubeleid bestaat uit Europese richtlijnen die door de nationale wetgever zijn omgezet in nationale wetgeving. Met het naleven van de nationale wetgeving wordt vanzelf ook het Europese recht nageleefd. Belangrijke Europese richtlijnen waarbij dit het geval is, zijn bijvoorbeeld de kaderrichtlijnen met betrekking tot waterkwaliteit, luchtkwaliteit en afvalstoffen. Oudere richtlijnen die goed zijn geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving zijn de Vogel- en de Habitatrichtlijn, beide ter bescherming van biodiversiteit.