Proces Document Wettelijk kader Organisatie Handelingsnr BSD. Waardering Start bewaartermijn

Transcriptie

1 Administratie Inschrijven student Begeleiden studenten Het inschrijven van deelnemers/ Aanmelding student behandelen Inschrijvingsbescheiden/ Aanmelding 42 V7 na uitschrijven WEB art en 8.1.1a Intake gesprek student Intakeverslag 42 V7 na uitschrijven WEB art en 8.1.1a Het aannemen van de legitimatie Legitimatie 42 V7 na uitschrijven Het aannemen van een verklaring van derdengelden Verklaring derdengelden 42 V7 na uitschrijven Het opstellen en sluiten van een onderwijsovereenkomst tussen Onderwijsovereenkomst 43 V7 na uitschrijven WEB art instelling en deelnemer Het bijhouden van een aanwezigheidsadministratie Aanwezigheidsadministratie 45 V7 Langdurige afwezigheid bijhouden Verzuimadministratie 44 V5 WEB art en Het sluiten van een BPV-overeenkomst met het leerbedrijf Beroepspraktijkovereenkomst 55 V7 WEB art Schorsen student Besluit van schorsing 52 V5 WEB art en Student verwijderen voor een opleiding Besluit van verwijdering 53 V5 WEB art en Student weigeren voor een opleiding Besluit van weigering 53 V5 WEB art en Aangifte doen van een zedenmisdrijf Procesverbaal 28 V10 WEB art ; Wet onderwijstoezicht art. 6; WvSv art. 127 juncto 141 Externe verantwoording Publiceren financiële Extern jaarverslag opstellen Financieel jaarverslag 5 B WEB art gegevens Corresponderen met Ministeries en andere overheden Het verstrekken van gegevens van het te voeren beleid met betrekking tot het beroepsonderwijs aan de Minister van OCW Het verlenen van medewerking aan de Minister van OCW aan onderzoek met betrekking tot educatie Verstrekken van jaarverslag en statistische gegevens aan de minister omtrent de omvang van schoolverzuim onder leerplichtigen Het informeren vaneen daartoe door onze minister van sociale zaken en werkgelegenheid aangewezen onder hem ressorterende ambtenaar over het verrichten van arbeid door een leerling in strijd met de terzake geldende voorschriften. Correspondentie over beleid 36 V10 WEB art ; Beleidsregel gegevensverstrekking art. ; Uitvoeringsbesluit WEB art Correspondentie over onderzoek over educatie 37 V10 WEB art Jaarverslag en statistische gegevens (de neerslag van deze handeling kan deel uitmaken van een meer algemeen jaarverslag) Correspondentie over het verrichten van arbeid door een leerling in strijd met de geledende voorschriften. 51 B onderdeel van jaarverslag Leerplichtwet art. 25; Leerplichtregeling art V5 Leerplichtwet 1969, art. 23 (art. 50?) Het verstrekken van persoonsgebonden gegevens aan de DUO Correspondentie met persoonsgebonden 38 V7 WEB art a en 2.3.6b (IBG) informatie aan DUO Het verstrekken van gegevens aan de Minister van OCW Overdrachtsdocument 9 V10 WEB art aangaande herplaatsing van deelnemers bij beeindiging dan wel opheffing van de school. Het controleren op en melden van langdurige afwezigheid Correspondentie melding langdurige 44 V5 WEB, art afwezigheid en verzuimadministratie Het melden van langdurig verzuim en/of voortijdig Correspondentie voortijdig schoolverlaten 46 V5 WEB art schoolverlaten van niet-leerplichtigen Het informeren van burgemeester en wethouders over in- en Correspondentie met Burgemeeester en 48 V5 Leerplichtwet art. 18; Leerplichtregeling art. 4 en 8 uitschrijvingen van leerlingen. wethouders over in- en uitschrijvingen Het informeren van burgemeester en wethouders over leerovereenkomsten. Correspondentie met burgemeester en wethouders over leerovereenkomsten. 48 V5 Leerplichtwet art. 18; Leerplichtregeling art. 4 en 8 Het verstrekken van alle benodigde gegevens ten behoeve van het voorkomen van voortijdig schoolverlaten. Correspondentie ten aanzien van voortijdig schoolverlaten 47 V5 WEB art Zorgen voor kwaliteit Onderwijs Regelen practicumplaatsen Examineren Kwaliteitsbewaking examinering Aantonen competenties en kennis Diplomeren Het informeren van burgemeester en wethouders over relatief schoolverzuim. Het zorgdragen voor de kwaliteit van het onderwijs (en het jaarlijks verstrekken van gegevens daaromtrent) Meewerken aan een periodiek kwaliteitsonderzoek (PKO) Correspondentie met B en W over relatief 49 V5 Leerplichtwet art. 21; Leerplichtregeling art. 8 schoolverzuim. Jaarverslag kwaliteit 64 B Web art Correspondentie rondom het Periodiek 31 V10 kwaliteitsonderzoek Nader onderzoek (NO) behandelen Nader onderzoek 31 V10 Onderwijskwaliteitsverbetering (OKV) behandelen Onderwijskwaliteitsverbetering 31 V10 Het meewerken aan het incidentele inspectie onderzoek Incidenteel inspectie rapport 33 V10 wet onderwijstoezicht art. 11 en art. 15 Het voeren van overleg met de inspecteur van het onderwijs in het kader van het periodiek onderzoek Periodiek Inspectiegesprek verslag 32 V10 Het zorgen voor en aanbieden van praticumplaatsen aan Correspondentie over verzorgen van 54 V5 WEB art studenten in opleiding voor het beroep van leraar practicumplaatsen Het afnemen van een toets in het kader van de Wet Inburgering Toets en resultaten overzicht 56 V30 WEB art Nieuwkomers Het vaststellen van een examenreglement Examenreglement 57 B WEB art (en Examenbesluit MBO art. 9) Het instellen van een examencommissie Instellingsdocument 61 B WEB art Het benoemen van de leden van de examencommissie Benoeming 61 B WEB art Instellen commissie van beroep voor examens Instellingdocument 62 B WEB art Benoemen leden van commissie van beroep voor examens Benoeming 62 B WEB art Het overdragen van de examinering van de beroepsopleiding aan Correspondentie over overdracht examinatie 59 V10 WEB art a een andere instelling Het doen van een uitspraak over de beslissing van de Beroepschrift 63 V10 na uitspraak WEB art examencommissie of examineren Het opstellen van het examenprotocol (resultatenlijst examens) Examenprotocol 58 V30 WEB art ; Examenbesluit MBO 1992 art. 2 Het verstrekken van inlichtingen aan het kwaliteitscentrum Correspondentie met inlichtingen 30 V5 WEB art k examinering beroepsopleidingen Het verstrekken van een vergoeding aan het kwaliteitscentrum examinering beroepsopleidingen Nota's vergoedingen 29 V7 WEB art g Het verlenen van vrijstelling aan een kandidaat voor Vrijstelling 60 V30 WEB art examenonderdelen Diploma opstellen Diploma 58 V30 WEB art ; Examenbesluit MBO 1992 art. 2 Cijferlijst opstellen Cijferlijst 58 V30 WEB art ; Examenbesluit MBO 1992 art. 2 Certificaat opstellen Certificaat 58 V30 WEB art ; Examenbesluit MBO 1992 art. 2

2 Onderwijsontwikkeling Ontwikkelen curriculum Ontwikkelen productportfolio Vaststellen vrijwillige ouderbijdrage Personeelsbeheer Beheren personeel Financieel beheer Beheren financiën Facilitair beheer huisvesting en facilitair Ontwikkelen beleid Opstellen reglementen, wetgeving, statuten Benoemenen en ontslaan van college van bestuur en RvT Mandateren en delegeren van bevoegdheden Sturen organisatie Het vaststellen (opstellen) van een onderwijs- en examineringsregeling. Onderwijs- en examenregeling (Het OER wordt jaarlijks voor 1 mei vastgesteld) 27 V7 WEB art en Examenbesluit MBO art. 9 Het uitvoeren van projecten en bijzondere regelingen Projectadministratie 40 V5 (na afsluiting) en B (onderwijs vernieuwingsproje cten) Het opstellen van een onderwijsontwikkelingsplan Onderwijsontwikkelingsplan 34 B Regeling bekostiging praktijkleren AOC, art. 8 Het indienen van een verzoek tot het verzorgen van beroepsopleiding bij de Minister van OCW Correspondentie tav aanvraag bij ministerie OCW 25 B WEB art Het aanvragen, registreren en afmelden van een beroepsopleiding bij het CREBO Correspondentie rond de Aanvraag/afmelding 68 V7 WEB art en Het vaststellen van de studieduur van de opleiding met inachtneming van de studielast Studieovereenkomst / studiegids 26 V10 WEB art en Vaststellen van een vrijwillige ouderbijdrage verzoeken Besluit over vrijwillige ouderbijdrage 41 V7 Voorbereiden en vaststellen van beleid personeelsformatie Beleidsplan personeelsinformatie 13 V7 WEB art (jaarlijks) vaststellen Het uitvoeren van arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid Personeelsdossiers, uitvoeringsregels en 15 V10 na einde WEB art procedures dienstverband Het aanleggen en bijhouden van een personeelsadministratie Personeelsdossiers 16 V10 na einde dienstverband Het opstellen van regels voor het verrichten van Reglement 65 B WEB art contractactiviteiten Het melden van een klacht bij een commissie van beroep Correspondentierond het melden van een 18 V5 WEB art klacht bij een commissie van beroep Het verstrekken van inlichtingen aan de commissie van beroep Correspondentie over het melden van klachten bij de commissie beroep 19 V10 WEB art Het verzorgen van een salarisadministratie Salarisadministratie 17 V7 na einde Wet op de loonbelasting art 28 Opstellen begroting Begroting 11 V7 dienstverband WEB art Het indienen van het formulier bekostigingstelling Formulierenset bekostigingsstelling 35 V7 Uitvoeringsbesluit WEB art beroepsonderwijs en een accountantsverklaring bij de minister Het doen van (aanvullende) subsidie en bekostigingsaanvragen Aanvraagformulier 39 V5 na afsluiting Het beheren en uitvoeren van de financiele administratie Financieel administratieve bescheiden 10 V7 WEB art Het beheren en uitvoeren van de financiele administratie Grootboek 10 V7 WEB art Het beheren en uitvoeren van de financiele administratie Bank en giroafschriften 10 V7 WEB art Het opstellen van een jaarrekening Jaarrekening 12 B WEB art Opstellen meerjaren huisvestingsplan/beleid Beleidsplan 21 V10 Het verkrijgen en verkopen van huisvesting Eigendomsbescheiden 22 V10 Na verkoop van het betreffende onroerend goed Het huren- en verhuren van panden en of delen daarvan Huurcontracten 23 V10 na einde overeenkomst Het realiseren van nieuwbouw of verbouw van panden Het oprichten van een onderwijsinstelling Het vaststellen van een bestuursreglement en het informeren van de Minister van OCW hierover. Bescheiden voortkomende uit de realisatie van 24 V10 bouwactiviteiten, zoals: contracten Tekeningen 24 V10 Agenda's en verslagen van bouwvergaderingen 24 V10 Statuten 6 B Rv, art Stichtingsakte 6 B Rv, art Overdracht gezagtaken ander orgaan 6 B WEB art Machtiging 6 B Bewijs van inschrijving KvK 6 B Bestuursreglement 2 B WEB art en Het vaststellen (en versturen aan de Minister van OCW) van een Eindafrekening 8 B Rv, art ; WEB art eindafrekening bij opheffing instelling Overige documenten opheffen instelling 8 (eindafrekenin V7 (overig) Het opstellen van klachtenregeling(en) Klachtenregeling 66 B Raad van Toezicht benoeming uitvoeren Benoeming RvT 1 B Raad van Toezicht ontslag uitvoeren Ontslag RvT 1 (instellingsbesl B College van Bestuur benoeming uitvoeren Benoeming CvB 1 (instellingsbesl B College van Bestuur ontslag uitvoeren Ontslag CvB 1 (instellingsbesl B Het opstellen van een procuratieregeling/mandateringsregeling / Mandaatbesluit 7 (instellingsbesl B BW Mandaatbesluit opstellen Procuratieregeling opstellen Procuratieregeling 7 B BW Het houden van toezicht op het bestuur en beheer van de Agenda RvT 4 B organisatie / Opstellen agenda Vergadering RvT Vergadering RvT notuleren Verslag RvT 4 B Het voeren van periodiek overleg /Opstellen agenda vergadering Agenda CvB 3 B CvB Vergadering CvB notuleren Verslag CvB 3 B Intern jaarverslag opstellen Intern jaarverslag 5 B WEB art Het opstellen van een sociaal jaarverslag Sociaal jaarverslag 14 B Het voeren van overleg met de medezeggenschapsraad Correspondentie en agenda voor de 20 V10 WOR; Wet medezeggenschap onderwijs medezeggenschapraad Medezeggenschapsraad vergadering notuleren Verslag medezeggenschapraad 20 V10 WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Klachten afhandelen Het behandelen van klachten Correspondentie omtrent klachten 67 V10 na afhandeling V = vernietigen na klacht Dit overzicht behoort bij het Eindrapport Documentmanagement in het mbo 2013 B = blijvend bewaren Het volledige document is ook te downloaden op mbo.kennisnet.nl/taxonomie. Voorbeelden voor verdere handelingen en documenttypen Administratie Uitschrijving student behandelen Bewijs van uitschrijving WEB art en 8.1.1a Evenement organiseren Plan Evenement

3 Proces/ Administratie Subproces Handeling Documenttype Documenttype eigenaar Proces- Voorlichtingsmateriaal opstellen Voorlichtingsmateriaal Onderzoek schoolverlaters uitvoeren Schoolverlatersonderzoek Cameratoezicht uitvoeren Cameratoezichtsadministratie Rechtspositieregeling opstellen Rechtspositieregeling Sociaal statuut opstellen Sociaal statuut Gedragscode elektronisch werken opstellen Gedragscode elektronisch werken Gedragscode geschenken opstellen Gedragscode geschenken Koffiegeldregeling opstellen Koffiegeldregeling Gratificatie behandelen WEB art Melding knelpunten behandelen WEB art Huisstijl ontwikkelen Huisstijldocument en sjablonen Schoolgids opstellen Schoolgids Sectorgids opstellen Sectorgids Opleidingsgids opstellen Opleidingsgids Personeelsblad opstellen Personeelsblad Website vormgeven en beheren Website Nieuwsbericht opstellen Nieuwsbericht Persbericht opstellen Persbericht Informatieverzoek behandelen Werving en voorlichting uitvoeren Klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren Klanttevredenheidsonderzoek Europese aanbesteding uitvoeren Onderhandse aanbesteding uitvoeren Schoonmaak jaarlijks behandelen Schoonmaak meerjaarlijks behandelen Schade of diefstal melden Uitwisselen deelnemergegevens Uitwisselen gegevens toeleverende scholen Digitaal doorstroomdossier Personeelsbeheer Financieel beheer Organisatiestructuur opstellen Organigram Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO) cao Werktijden en vakantieregeling (jaarlijks) opstellen Werktijden en vakantieregeling Regeling vakantiedagen opstellen Vakantiedagen regeling (vrijwillige) reiskostenregeling opstellen Reiskostenregeling Fietsregeling opstellen Fietsregeling Formatieplan/-beleid opstellen Formatiebeleid Functie- en competentieprofielen opstellen Functie- en competentieprofielen Functiewaardering vaststellen Functiewaardering Medewerkerstevredenheidsonderzoek uitvoeren Medewerkerstevredenheidsonderzoek Werving- en selectiebeleid opstellen Werving- en selectiebeleid Arbobeleid opstellen Arbobeleid Verzuimreglement opstellen Verzuimreglement Verzuimbeleid opstellen Verzuimbeleid Reïntegratiebeleid opstellen Reintegratiebeleid Functioneringsgesprek voeren Verslag functioneringsgesprek WEB art Beoordelingsgesprek voeren Verslag beoordelingsgesprek WEB art Persoonlijk ontwikkelingsplan opstellen Persoonlijk ontwikkelingsplan WEB art Disciplinaire maatregel nemen WEB art Buitengewoon verlof aanvraag behandelen WEB art Onbetaald verlof aanvraag behandelen WEB art Ouderschapsverlof aanvraag behandelen WEB art Zorgverlof aanvraag behandelen WEB art Zwangerschaps- en bevallingsverlof aanvraag behandelen WEB art BAPO-verlof aanvraag behandelen WEB art Verzuim registreren WEB art Wet Verbetering Poortwachter uitvoeren WEB art Salarisstrook opstellen Jaaropgaaf opstellen Fietsregeling aanvraag behandelen WEB art Flexibele werktijden verzoek behandelen WEB art Functiewijziging aanvraag behandelen WEB art Declaratie overuren behandelen Declaratie reiskosten woon-werkverkeer behandelen Declaratie reiskosten dienstreizen behandelen vakbondscontributie vergoeding behandelen ABP bijverzekering behandelen WEB art Scholingsaanvraag behandelen WEB art Verhuiskostenvergoeding aanvraag behandelen Ambtsjubileum behandelen Uitdiensttreding behandelen WEB art Wachtgeld aanvraag behandelen WEB art Personeel inhuren Begrotingswijziging opstellen WEB art Sectorbegroting opstellen WEB art Exploitatiebudget vaststellen Investeringsbudget vaststellen Machtiging opstellen Lening kortlopend aangaan Lening langlopend aangaan Garantstelling realiseren

4 Financieel beheer Model DSP Schuldbekentenis aangaan Accountantsverklaring bekostiging Uitvoeringsbesluit WEB art Subsidie aanvragen Awb art 4:69 lid 2 Debiteurenadministratie voeren WEB art ; AWR art. 52 lid 1-2 en 4-6 Crediteurenadministratie voeren WEB art ; AWR art. 52 lid 1-2 en 4-6 Factuur behandelen WEB art ; AWR art. 52 lid 1-2 en 4-6 Belastingafdracht uitvoeren WEB art Interne controle/audit uitvoeren Accountantscontrole uitvoeren Sectorale jaarrekening opstellen WEB art Polis afsluiten AWR art. 52 lid 1-2 en 4-6 Claim behandelen BW 3:52 ( ) Premiebetaling uitvoeren BW 2:10 en 3:15i Intern toezicht/audit uitvoeren Facilitair beheer Technische architectuur opstellen Archiefbeheersregels opstellen Informatiearchitectuur opstellen Ordeningsstructuur processen opstellen Ordeningsstructuur opstellen Digitalisering uitvoeren Archiefbescheiden vernietigen Archiefbescheiden vervreemden Archiefbescheiden vervangen Archiefbescheiden overbrengen Autorisatieschema opstellen Uitrol en release uitvoeren Toegang systeem behandelen Incident afhandelen Configuratieoverzicht opstellen Uitrol en release Calamiteit afhandelen Licentie beheren Back-up uitwijk regelen Back-up uitvoeren Telefonie beheren Archiefbeheersregels Procesmodel DSP Vernietigingsprotocol Vervreemdingsprotocl Vervangingsprotocol Overbrengingsprotocol Autorisatieschema Licentieoverzicht Onderwijsontwikkeling Curriculum ontwikkeling uitvoeren Curriculum Leerplan opstellen Leerplan Opleidingsprogramma opstellen Opleidingsprogramma Kwalificatiedossier opstellen Kwalificatiedossier Contractonderwijs vormgeven Plan contractonderwijs Extra curriculair onderwijs vormgeven Plan extra curriculair onderwijs Examenreglement opstellen Examenreglement WEB art Handboek examinering opstellen Examineringshandboek WEB art en Examenbesluit MBO art. 9 Onderwijsopdracht en jaarplan opstellen Jaarplan onderwijsopdracht Externe verantwoording Wet- en regelgeving (extern) implementeren Correspondentie en verslagen van de ingevoerde wet en regelgeving Ontwikkelen beleid Integriteitscode opstellen Integriteitscode Klokkenluidersregeling opstellen Klokkenluidersregeling Strategie en visie opstellen Visie en strategie Meerjarenbeleid opstellen Meerjarenbeleid Delegatiebesluit opstellen Delegatiebesluit Vergadering directieraad notuleren Notulen directieraad Vergadering diensthoofdenoverleg notuleren Notulen diensthoofdenoverleg Vergadering mangementteam sector notuleren Notuen managemnetteam Ondernemingsraad instellen Bewijs van instelling van de WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Ondernemingsraad advies en instemming vragen ondernemingsraad Verslag van ondernemensraadvergadering WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Ondernemingsraad jaarverslag opstellen Jaarverslag ondernemingsraad WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Onderdeelcommissie instellen Bewijs van instelling van onderdeelcommissie WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Onderdeelcommissie vergadering notuleren Verslag van onderdeelcommissie vergadering WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Studentenraad instellen Bewijs van instelling van de studentenraad WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Studentenraad vergadering notuleren Verslag van de studentenraadsvergadering WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Ouderraad instellen Bewijs van instelling van de ouderraad WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Ouderraad vergadering notuleren Verslag van de ouderraadsvergadering WOR; Wet medezeggenschap onderwijs Onderwijsvisie opstellen Onderwijsvisie Portfoliobeleid opstellen Portfoliobeleid Toelatingsbeleid opstellen Toelatingsbeleid Onderwijskwaliteitsbeleid opstellen Onderwijskwaliteitsbeleid Zorg- en begeleidingsbeleid opstellen Zorg- en begeleidingsbeleid Topsportregeling opstellen Topsportregeling Internationaliseringsbeleid opstellen Internationaliseringsbeleid Alumnibeleid opstellen alumnibeleid Convenant opstellen Convenant Marketing- en pr-beleid opstellen Marketing- en pr-beleid Informatie- en archiefbeleid opstellen Professionaliseringsbeleid opstellen Professionaliseringsbeleid Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitvoeren Risico inventarisatie Introductiebeleid opstellen Introductiebeleid Financieel beleid opstellen Financieel beleidsplan

5 ICT-beleidsplan opstellen Informatiebeveiligingsbeleid opstellen Back-upstrategie opstellen Communicatiebeleid opstellen Marketing- en pr-beleid opstellen Parkeerbeleid opstellen Inkoopbeleid opstellen Beveiligingsbeleid opstellen Calamiteitenplan opstellen Sleutelplan/toegangsbeleid opstellen ICT-beleidsplan Informatiebeveiligingsplan Backup-strategie beleidsplan Plan communicatiebeleid Marketing- en pr-beleid Parkeerbeleid Inkoopbeleid Beveiligingsbeleid Calamiteitenplan Toegangsbeleid