Norm Keurmerk FOAB. 1. Bedrijfsvoering. Het betreft hier zaken die ten aanzien van normale bedrijfsvoering geregeld dienen te zijn.

Transcriptie

1 Norm Keurmerk FOAB. 1. Bedrijfsvoering. Het betreft hier zaken die ten aanzien van normale bedrijfsvoering geregeld dienen te zijn. Normeis Nadere beschrijving normeis Aspecten waaraan gedacht kan worden De ondernemer kan aantoonbaar maken dat er - Arbowet :Er dient een risico inventarisatie een inventarisatie is gedaan ten aanzien van wet- & evaluatie (RI&E) uitgevoerd te zijn in en regelgeving waaraan voldaan dient te worden. geval van aanwezigheid personeel. Indien Hierbij dient tevens meegenomen te worden de minder dan 25 medewerkers, en gebruik geldende richtlijnen/normen van maken van een goedgekeurde branche- beroepsorganisaties,- verenigingen, RI&E hoeft geen toetsing plaats te vinden. brancheorganisaties, indien de ondernemer - hierbij is aangesloten 1.1 Er wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving die van toepassing is op de onderneming en haar activiteiten. Inrichten bedrijfshulpverlening. Er dient te allen tijde minimaal 1 BHV- er tijdens openingstijden aanwezig te zijn. Medewerkers weten hoe te handelen in geval van nood. EHBO- koffer en blusmiddelen zijn aanwezig op de locatie. 1.2 Teneinde haar kwaliteit aan te tonen wordt op verkochte producten garantie gegeven. Dit wordt in de optiekzaak duidelijk kenbaar gemaakt aan de consument. Het gaat er om dat de klant weet/kan lezen waar de optiekondernemer voor staat, welke rechten er over en weer gelden, en hoe zaken als garantie geregeld zijn. Indien de optiekondernemer is aangesloten bij NUVO, gelden de leveringsvoorwaarden van NUVO. Indien niet, dan dient de ondernemer zorg te dragen voor eigen algemene voorwaarden. De ondernemer dient aantoonbaar te maken op welke wijze de consument hierover wordt geïnformeerd. De voorwaarden dienen formeel vóór betaling aan de klant te worden overhandigd inzake rechtsgeldigheid. Indien mogelijk de algemene voorwaarden afdrukken op achterzijde van de eventuele orderbevestiging of als separaat document meegeven. Garantie- protocol opstellen, personeel dient hiervan goed op de hoogte te zijn. Actief laten zien aan de consument, bijv. d.m.v. brochure, memo of verwijzen naar de website wettelijk verplicht aangeven bij de gesprekken. 1 van 17

2 1.3 Ten behoeve van de klant is voorlichtingsmateriaal aanwezig. Ten aanzien van de meest voorkomende zaken en handelingen dient dit meegegeven te kunnen worden. 1.4 Reclame- uitingen bevatten geen onwaarheden. Het gaat hier om voorlichtingsmateriaal aangaande producten en diensten. Indien de klant dit wenst, kan het meegegeven worden. Hierbij dient ook voorlichtingsmateriaal beschikbaar te zijn ten aanzien van de beroepsverenigingen waarbij men aangesloten is. Minimaal beschikbaar ten aanzien van de volgende aandoeningen: Per discipline afhankelijk, juiste folders, volg hierin de leidraad van de beroepsvereniging. - refractie afwijkingen - voorlichtingsmateriaal over de meeste oogziektes /refractieafwijkingen - gangbare brillenglazen - gangbare lenzen - meest voorkomende afwijkingen en oplossingen. Bij voorkeur hanteren info materiaal van de eigen beroepsgroep. Het belang is om te zorgen dat er geen onwaarheden in advertenties worden benoemd, klant moet eerlijk voorgelicht worden. Dit houdt in dat de ondernemer kan aantonen dat uitingen door feiten kunnen worden onderbouwd indien dit van toepassing is. De ondernemer is verantwoordelijk voor de uitingen die gedaan worden. Bijvoorbeeld beschrijving ten aanzien van gebruik specifiek glas/lens, lensvloeistof, uitleg oogsterkte, etc. Dit betreft bijvoorbeeld voorlichtingsmateriaal vanuit de ANVC, OVN, NOG, Oogzorg, leveranciers. Voorlichtingsmateriaal op schrift en/of digitaal kunnen tonen in de optiekzaak. Bijvoorbeeld het benoemen van resultaten van klanttevredenheidonderzoek, kwalificaties benoemen, benoemen harde feiten. De ondernemer mag dit delegeren, echter wordt hierin vanuit de ondernemer wel een proactieve houding verwacht. 2. Locatie gebonden aspecten. 2 van 17

3 Het betreft hier zaken die te maken hebben met de locatie waar de optiekzaak is gevestigd, de winkel. Normeis Nadere beschrijving normeis Aspecten waaraan gedacht kan worden 2.1 Inrichting winkel De winkel is zodanig ingericht dat er voldoende privacy is te garanderen voor de klant. De winkel beschikt over voldoende zitplaatsen en of is passend voor de doelgroep binnen de mogelijkheden. Het interieur ziet er goed en verzorgd uit. Er is een afgescheiden ruimte ingericht voor het verzorgen van oogmetingen. De richtlijnen zoals deze gesteld worden door de verenigingen/organisaties waarbij men aangesloten is, dienen gevolgd te worden (NUVO, ANVC, OVN, etc). Voldoende ruimte tussen spreektafels, balie, etc. Voldoende zitplaatsen is afgestemd tegen het gemiddeld aantal gelijktijdig in de zaak aanwezige klanten. 2.2 Orde en netheid De winkel oogt netjes en schoon. Intern zijn afspraken gemaakt over schoonmaak en reiniging van apparatuur. Schoonmaakprotocollen zijn opgesteld, zichtbaar/bereikbaar voor personeel. Naast schoonmaak gaat het hier ook over hygiëne- eisen waaraan men zich dient te houden. Hygiëne- protocollen dienen aanwezig te zijn, en bekend te zijn bij de betreffende medewerkers. Schoonmaakafspraken op papier gezet/schoonmaakprotocol. Controle op schoonmaken d.m.v. aftekenlijsten. Hygiëne protocol(len) opstellen en aanwezig. Maak zoveel mogelijk gebruik van richtlijnen welke door de beroepsvereniging beschikbaar worden gesteld. Op basis van de richtlijnen dient het protocol opgesteld te worden. 3 van 17

4 2.3 Werkplaats Er is in de winkel een werkplaats/ werkplek aanwezig waar herstelwerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. In de werkplaats/ werkplek is voldoende handgereedschap aanwezig teneinde noodreparaties en/of afstellingen direct uit te kunnen voeren. De werkplaats/ werkplek is aan het einde van de werkdag opgeruimd, er is steeds voldoende aandacht voor orde & netheid. De werkplaats dient minimaal te bevatten: - apparatuur en gereedschap ter reparatie, afstelling en controle. Indien sprake is van eigen slijp van glazen, dient (bij voorkeur) een gekalibreerde slijpmachine aanwezig te zijn. Te allen tijde dient een bril correct te worden afgeleverd. Aspecten welke bij aflevering van een bril dienen te worden gecontroleerd/uitgevoerd, zijn: a. Juiste montuur en glassoort. b. Sterkte en asrichting binnen toegestane toleranties. c. Pupilafstand binnen toegestane toleranties (let op hoogte van de pupil bij groot sterkteverschil of glazen met hoge brekingsindex. d. Bakschroeven geborgd (borgvloeistof) en scharnieren geolied en vastgezet. e. Montuur gericht (zoals inclinatiehoek en veerafstelling). f. Glazen gereinigd. g. Montuur schoongemaakt. h. Bril afgesteld en goed bevonden door klant. De aanwezige apparatuur dient correct onderhouden te zijn. Indien sprake is van apparatuur die gekalibreerd dient te worden, dient dit aantoonbaar te zijn, vastlegging van gegevens hiervoor zijn aantoonbaar. Er is voldoende rekenschap gegeven van arbo- wettelijke aspecten zoals omgaan met stof/slijpsel, gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, etc. Een en ander is tevens benoemd in de arbo- RI&E. Ten behoeve van de inslijp controle gelden de volgende tolerantiewaarden: ^nas: 0,5 ^temp: 1,0 ^vert: 0,25 Cil stand: 7,5/cil waarde per glas Sterkte sf/cil: < 0,25 per glas Indien blijkt dat met hiervan afwijkt moet dit onderbouwd zijn. 4 van 17

5 2.4 Toiletruimte Indien er een toiletruimte aanwezig is, eventueel ten behoeve van de consument, dan maakt deze een schone en frisse indruk en is er een schoonmaak protocol. De toiletruimte wordt niet gehanteerd voor opslag van materiaal en goederen. 2.5 Bereikbaarheid Binnenkomende telefoongesprekken tijdens openingstijden worden te allen tijde beantwoord. Binnengekomen e- mails en ander digitaal aangeleverde vragen (bijvoorbeeld via Facebook en Twitter) worden uiterlijk binnen 2 werkdagen beantwoord/behandeld. 2.6 Materialen Materialen/producten/voorraden worden zorgvuldig en correct opgeslagen op de daarvoor bestemde plaatsen. Als er een advies of voorschrift van de fabrikant of leverancier is dan wordt deze gevolgd. Indien van toepassing wordt rekening wordt gehouden met omgevingstemperatuur, steriele opslag, wel/niet opslaan onder direct licht van een lamp, vorstvrij, etc. Intern gemaakte afspraken hierover dienen aantoonbaar te zijn. Goed inventariseren wat op voorraad wordt gehouden en nagaan wat de restricties zijn ten behoeve van opslag. Periodiek inventariseren uiterste verkoop/houdbaarheidsdatum, aantoonbaar. 5 van 17

6 3. Apparatuur. Het betreft hier alle zaken aangaande apparatuur. Normeis Nadere beschrijving normeis Aspecten waaraan gedacht kan worden 3.1 De volgende apparatuur is minimaal aanwezig in de oogmeetruimte. Zie onderstaande tabel, hierin is aangegeven wat per beroepsinvulling minimaal aanwezig dient te zijn. Instrument Opticien Contactlensspec. Optometrist opmerking Verlichte letterproef/ projector x x x Testen Binoculair/ stereo x x x Phoropter en pasbril+ x x x proefglazen of alleen pasbril en proefglazen Oogspiegel / skiascoop - - x Keratometer of - x - Corneatopograaf (Foto/ video) Spleetlamp + geel- - x x div. vergrotingen / kobalt- / diffuusfilter UV- lamp + Wrattenfilter - x x Fluoresceine- / traantesten - x x Éénmalige strips Funduscamera Tonometer NCT / Applanatie NCT NCT Applanatie Endotheelmicroscoop (is advies) of spleetlamp 40x Pupillometer Gezichtsveldmeter - - Minimaal Amsler OCT Tearscoop van 17

7 3.2 Er is een duidelijke inventarisatie van de aanwezige apparatuur voorhanden. 3.3 Aanwezige apparatuur dient periodiek gecontroleerd te worden op veilige werking. 3.4 Aanwezige apparatuur wordt periodiek gekalibreerd (indien van toepassing), en met vooraf vastgestelde frequentie. Er dient een overzicht voorhanden te zijn waarop alle in de optiekzaak aanwezige apparatuur staat vermeld. Hierop is tevens inzichtelijk wat de keurings- /toetsingsinterval is. Alle elektrische apparatuur dient jaarlijks gecontroleerd te worden op veilige werking conform de norm NEN Apparatuur dient te allen tijde veilig gebruikt te kunnen worden. Op het apparaat is zichtbaar wanneer de volgende keuring dient te worden uitgevoerd (sticker). Bewijslast van uitgevoerde keuringen is aantoonbaar. De aanwezige apparatuur dient te allen tijde aantoonbaar correct werkend te zijn. Indien niet correct werkend dan zichtbaar buiten gebruik stellen tot apparaat correct functioneert. Apparatuur waarvoor dit van toepassing is, wordt periodiek gekalibreerd. Kalibratie is aantoonbaar. De aanwezige apparatuur dient te allen tijde aantoonbaar correct werkend te zijn. Indien niet correct werkend dan zichtbaar buiten gebruik stellen tot apparaat correct functioneert. Conform dringend advies c.q. voorschrift van de fabrikant/leverancier, dient kalibratie plaats te vinden, met een minimale frequentie van 1 x per jaar. Aanwezige apparatuur identificeren/nummeren. Opnemen in een overzicht, hierin aangeven conform welke norm/afspraak deze onderhouden/gekalibreerd dient te worden, tijdsinterval erbij, wie onderhoud/kalibratie uitvoert. Keuringen kunnen separaat worden uitgevoerd of zijn onderdeel van een onderhoudscontract. Let op dat in geval van een onderhoudscontract elektrische apparatuur aantoonbaar wordt gecontroleerd conform de norm NEN Als bewijslast dienen keuringsrapporten, werkbonnen, etc. Zeker gesteld dient te worden dat degene die onderhoud/keuring uitvoert, hiervoor voldoende opgeleid is (bevoegd en bekwaam is). Kalibratie kan/mag door eigen medewerkers uitgevoerd te worden. In een dergelijk geval dient kennis voor kalibratie goed geborgd te zijn. Kalibratie moet aantoonbaar uitgevoerd zijn. 7 van 17

8 3.5 Gebruiksinstructie / handleiding Van de aanwezige apparatuur is een goed bruikbare gebruiksinstructie/handleiding aanwezig. Werkzaam personeel is in voldoende mate opgeleid/getraind om de aanwezige apparatuur te bedienen. Zekerstellen dat medewerkers bepaalde apparatuur op een correcte wijze kunnen bedienen. Zorg voor gebruiksprotocol per apparaat. Indien een nieuw type apparaat wordt aangeschaft, zorg voor juiste training/instructie naar medewerkers. Aantoonbaar maken door bijvoorbeeld bevoegd/bekwaamheidsverklaring af te geven/op te nemen in overzicht 8 van 17

9 4. Personeel Normeis Nadere beschrijving normeis Aspecten waaraan gedacht kan worden 4.1 Aantoonbaar maken hoeveel personeel er Verschillende functies benoemen. Personeel weet - Opmaken organogram. werkzaam is in de optiekzaak en wat hun rol/functie is. voor welke functie ze in dienst zijn, wat er van hen wordt verwacht. Ten behoeve van medewerkers dienen geldende arbeidscontracten aantoonbaar te zijn. - Overzicht van medewerkers, bijbehorende functie / rol en aantal werkzame uren per week. 4.2 Ten aanzien van de verschillende functies zijn duidelijke functieomschrijvingen aanwezig. Hierin zijn tevens de van belangzijnde competenties en opleidingseisen benoemd. Het personeel dat in dienst is, is op de hoogte van de inhoud van de functie. Een en ander is op schrift gesteld. Per benoemde functie dient vastgelegd te zijn wat de opleidings- en competentie eisen zijn. Hierbij wordt uitgegaan van de in de branche geldende kwalificaties. - - Functieomschrijvingen, inclusief competenties dienen aantoonbaar aanwezig te zijn, actueel en bekend bij de betreffende medewerkers. Dit kan in een matrix, of opgemaakt als onderdeel van de opgestelde functieprofielen. Maak hierbij onder andere gebruik van de door de beroepsgroepen en brancheorganisatie vastgestelde/ gedefinieerde richtlijnen. 9 van 17

10 4.3 Van het personeel dat in dienst is, zijn personeelsdossiers aanwezig. 4.4 Minimaal jaarlijks worden functioneringsgesprekken gehouden met het werkzame personeel. 4.5 In de optiekzaak is een overzicht aanwezig van de verschillende uit te voeren handelingen/onderzoeken die verricht kunnen worden. Hierop is aangegeven wie deze handelingen/onderzoeken mag uitvoeren. Personeelsdossiers dienen compleet te zijn conform de vigerende (geldende) wet- en regelgeving. Bij indiensttreding wordt controle uitgevoerd op geldig ID- bewijs of verblijfsdocument. Duidelijke kopie dient opgenomen te worden in het personeelsdossier, dit wordt centraal gearchiveerd. De werknemer dient zich zelf te allen tijde te kunnen legitimeren (wettelijke plicht). In de betreffende dossiers dient minimaal aanwezig te zijn : - Arbeidscontract - Kopie ID- bewijs - Registraties van opleiding en trainingen Zie: en- identificatie De bevindingen/afspraken uit het functioneringsgesprek worden vastgelegd en toegevoegd aan het personeelsdossier. Aantoonbaar dient te zijn dat de gesprekken gevoerd zijn. Zichtbaar dient te zijn dat bekend is wie welke handelingen mag verrichten. Een en ander weergeven in een matrix. Standaard formulier opstellen tbv te houden functioneringsgesprekken. De eis is dat minimaal jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvindt. Het is aan de ondernemer om te bepalen of daarnaast nog beoordelingsgesprekken plaatsvinden. Het gaat hierbij om risicovolle handelingen en het bedienen van specifieke apparatuur. De medewerkers die deze handelingen uitvoeren moeten aantoonbaar bevoegd bekwaam gevonden worden. Dit kan bijvoorbeeld door gevolgde opleiding, training en instructie. Hiervoor bewijslast in personeelsdossier. Bij voorkeur de handelingen benoemen in een matrix, met de bijbehorende namen van de personeelsleden. 10 van 17

11 4.6 Personeel is aantoonbaar bevoegd en bekwaam om de handelingen te verrichten behorend bij de functie. Als onderdeel van de jaarlijks te houden functioneringsgesprekken wordt tevens een inventarisatie gedaan ten aanzien van de aanwezige kennis/competenties van het betreffende personeelslid. Van belang zijnde scholing/training wordt geïnventariseerd en gepland te volgen. Het gaat hierbij om risicovolle handelingen en het bedienen van specifieke apparatuur. De medewerkers die deze handelingen uitvoeren moeten aantoonbaar bevoegd bekwaam gevonden worden. Dit kan bijvoorbeeld door gevolgde opleiding, training en instructie. Hiervoor bewijslast in personeelsdossier. Bij voorkeur de handelingen benoemen in een matrix, met de bijbehorende namen van de personeelsleden. 11 van 17

12 4.7 Personele bezetting De personele bezetting op locatie dient zodanig te zijn, dat de volgende aspecten geborgd zijn: - Indien sprake is van een optiekzaak, dient gedurende openingstijden een gediplomeerd opticien aanwezig te zijn. - Ingeval van optometrie: Uitvoer van optometrische handelingen worden te allen tijde uitgevoerd door een gediplomeerd optometrist. - Contactlenshandelingen worden uitgevoerd door een gediplomeerd contactlensspecialist of optometrist. Indien betreffende handeling wordt uitgevoerd, dan dient betreffend specialisme aanwezig te zijn. Niet gediplomeerde opticiens en optometristen in opleiding mogen onder supervisie en verantwoordelijkheid van ten minste een gediplomeerd opticien een oogmeting uitvoeren. Contactlensspecialisten in opleiding met minimaal het certificaat medewerker contactlenzen en optometristen in opleiding mogen louter onder supervisie en verantwoordelijkheid van een persoon die ten minste het door de branche erkende diploma contactlensspecialist heeft behaald een contactlensaanpassing en controle uitvoeren. Deelhandelingen mogen worden ingezet door een andere optiekmedewerker mits vermeld in de 12 van 17

13 functieomschrijving en aantoonbaar bevoegd en bekwaam. 5. Professioneel handelen Normeis Nadere beschrijving normeis Aspecten waaraan gedacht kan worden 5.1 Personeel is betrokken bij het vakgebied. Kennis van de aangeboden producten/diensten is in voldoende mate aanwezig bij het personeel. Personeel is aantoonbaar op de hoogte en in voldoende mate getraind op het gebied van de laatste ontwikkelingen met betrekking tot zijn of haar competentieverplichtingen. Personeel maakt aantoonbaar gebruik van de verplichte bij- en nascholing. Aantoonbaar dient te worden gemaakt hoe de ondernemer en het personeel zich op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen. Dit aspect is onderdeel van de jaarlijks te houden functioneringsgesprekken. Indien hier door de brancheorganisatie, en/of beroepsvereniging(en) voorschriften in worden gehanteerd, dienen deze gevolgd te worden. De ondernemer dient aantoonbaar te maken dat dit periodiek wordt geïnventariseerd. Aandachtspunten/acties op dit vlak worden benoemd in het op te stellen persoonlijk ontwikkelingsplan met een koppeling naar het functioneringsgesprek van de medewerker. Zorg voor registraties in het personeelsdossier. Indien een cursus of seminar wordt bezocht ontvangt de medewerker daar meestal een certificaat voor, bewijs van deelname. Laat de medewerker bijhouden wat hij/zij heeft gedaan aan het op peil houden van kennis. Bij de jaarlijks te houden functioneringsgesprekken dient op basis van de uitkomsten een zogenaamd persoonlijk ontwikkelingsplan opgesteld te worden. Hierin wordt aangegeven op welke punten de betreffende medewerker zich verder dient te bekwamen. 5.2 Personeel is aantoonbaar op de hoogte van de protocollen m.b.t. refractie, contactlenshandelingen en optometrische diagnostiek 5.3 Apparatuur wordt voor gebruik bij iedere cliënt gereinigd met desinfectant. Binnen de optiekzaak zijn betreffende protocollen opgesteld. Deze protocollen zijn gecommuniceerd en bekend bij de medewerkers. De protocollen zijn beschikbaar op de werkplek. Instructie dient bekend te zijn bij het personeel. Desinfecteermiddel is in de winkel, oogmeetruimte aanwezig. 13 van 17

14 5.4 Er zijn instructies/protocollen ten aanzien van omgaan met persoonlijke hygiëne aanwezig. Personeel is op de hoogte van de inhoud hiervan en handelt daarnaar. 5.5 Er wordt een duidelijke, passende anamnese afgenomen voor de oogmeting of oogcontrole. De resultaten worden vastgelegd in het cliëntdossier. 5.6 Het uitvoeren van metingen/handelingen is geprotocolleerd 5.7 Er zijn spoelbakken en/of desinfectans aanwezig in de meetruimten. Waarbij er een onderscheid is in direct contact of niet. Bij direct contact dient er stromend water in de meetruimte aanwezig te zijn, anders kan worden volstaan met een desinfectant. Er zijn regels ten aanzien van het hygiënisch handelen van medewerkers. Deze dienen minimaal gevolgd te worden. Indien deze zijn opgesteld vanuit de beroepsverenigingen/branche- organisatie, dienen deze aantoonbaar gevolgd te worden. Het afnemen van een anamnese is afhankelijk van de probleemstelling die voor u ligt, danwel passend in het kader van welk onderzoek wordt uitgevoerd. Maak zo mogelijk aantoonbaar gebruik van de door de beroepsverenigingen vastgestelde anamnese formulieren. Van belang is in iedere geval ook duidelijk de historie van bestaande bril of contactlenzen te noteren in het clienten dossier, samen met bevindingen van oogcontroles. Instructie op papier, personeel is bekend met de protocollen. Indien hier vanuit de beroepsvereniging protocollen zijn gedefinieerd, dienen deze zo mogelijk gevolgd te worden en anders inhoudelijk vergelijkbaar te zijn. In de meetruimtes dient de mogelijkheid aanwezig te zijn om de handen te desinfecteren. Er dient een spoelbak met stromend water te zijn in de meetruimtes waar contactlenshandelingen plaatsvinden. Indien hier vanuit de beroepsvereniging/brancheorganisatie richtlijnen voor zijn gedefinieerd, dienen deze gevolgd te worden. Bijvoorbeeld protocol ten behoeve van handhygiëne. Deze dient zichtbaar aanwezig te zijn in de ruimte waar dit van toepassing is. Personeel dient hiervan op de hoogte te zijn, en er naar te handelen. Zorg dat duidelijk is beschreven hoe de procedures zijn ten opzichte van het afnemen van anamneses. Maak bij voorkeur gebruik van de hiertoe opgestelde instrumenten vanuit de beroepsorganisaties en/of brancheorganisaties. Een anamnese op optometrisch vlak dient uitgevoerd te worden conform de geldende richtlijnen hiervoor. Maak hierbij aantoonbaar gebruik van de door de beroepsverenigingen vastgestelde anamneseformulieren of vergelijkbaar. Maak gebruik van beschikbare protocollen vanuit beroepsverenigingen en brancheorganisatie. Indien deze niet beschikbaar of toereikend zijn, dan dienen protocollen zelf opgesteld te worden. Protocollen dienen in zijn algemeenheid te zijn voorzien van een versienummer en een eigenaar. 14 van 17

15 5.8 Omgaan met klachten. Er is een protocol aanwezig hoe omgegaan dient te worden met klachten. Personeel is hiervan op de hoogte. Indien hier vanuit de beroepsvereniging zaken zijn gedefinieerd, dan dienen deze gevolgd te worden. 5.9 Registraties van klantgegevens. Registraties van klantgegevens worden vastgelegd op formulieren/systeem tbv werkzaamheden in de werkplaats. Klant gerelateerde producten zijn te herleiden naar de betreffende klant Klantgegevens Klantgegevens worden zorgvuldig opgeslagen, er wordt een bewaartermijn gehanteerd van minimaal 4 jaar. Indien hier vanuit de betreffende beroepsvereniging of brancheorganisatie regels voor zijn opgesteld, dienen deze minimaal gevolgd te worden Bijsluiters Ingeval van verkoop van lensproducten wordt een bijsluiter meegegeven, danwel meegeleverd. Dit geldt ook voor overige producten waarbij door de fabrikant/leverancier een bijsluiter wordt geleverd Controle steriele opslag en verloop houdbaarheidsdata. Periodiek, bij voorkeur maandelijks, wordt zichtbaar gecontroleerd op houdbaarheidsdata van producten/vloeistoffen. Op flesjes met vloeistoffen en proeflenzen dienen de data van opening te worden genoteerd en geregistreerd. Het gaat hier om producten welke worden gebruikt en welke voorzien zijn van een beperkte houdbaarheid. Het is van belang om een procedure vast te stellen. De werkwijze aangaande omgaan met klachten dient bij iedere medewerker bekend te zijn. Het betreft hier klachten over het handelen van medewerkers/ondernemer. Registratie van klachten en wijze van afhandeling vindt plaats/is aantoonbaar. Zorgvuldige opslag dient minimaal te voldoen aan de eisen vanuit de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Zodanig dat dit niet voor derden toegankelijk is. Het gaat hierbij om het gebruik van checklisten, datumnotatie op flesjes kan met pen/stift. Zorg dat duidelijk is wie wat doet ten aanzien van uitvoer van controles, bij voorkeur opnemen als verantwoordelijkheid in de taak/functieomschrijving. 15 van 17

16 16 van 17