Klokkenluiderregeling. Stichting Woonconcept Woonconcept Holding en daaraan gelieerde ondernemingen

Transcriptie

1 Klokkenluiderregeling Stichting Woonconcept Woonconcept Holding en daaraan gelieerde ondernemingen Augustus 2008

2 Hoofdstuk Pagina Inleiding 3 1. Definities 4 2. Algemene bepalingen 5 3. Interne procedure 6 4. Externe procedure 7 Bijlage: Introductie extern meldpunt 2

3 Inleiding Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen vinden het belangrijk dat medewerkers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van eventuele (vermoedens van) misstanden binnen de organisatie. Daarom is een goede en duidelijke regeling van belang. Een regeling maakt het mogelijk dat iedere medewerker (ernstige) misstanden kan melden, dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld én dat de medewerker die aan de bel trekt (de klokkenluider) persoonlijk geen negatieve gevolgen van zijn melding ondervindt. De klokkenluiderregeling die voor Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen is opgesteld sluit aan bij de integriteitcode van Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen, die een aantal gedragsregels bevat waaraan medewerkers van Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen zich moeten houden. De klokkenluiderregeling geldt voor alle medewerkers die bij Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen werkzaam zijn. 3

4 1 Definities Artikel 1 In deze regeling verstaan we onder: Een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding of de daaraan gelieerde ondernemingen in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte, fraude; b. een (dreigende) schending van regels en wetten, waaronder interne regels, zoals de integriteitcode; c. (een dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; d. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; e. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder a t/m d genoemde feiten. Medewerker Leidinggevende Bestuurder Directeur Medeaandeelhouder Extern meldpunt : degene die al dan niet in dienst werkzaam is ten behoeve van Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen : degene die direct leiding geeft aan de medewerker, of diens naast hogere leidinggevende : de algemeen directeur/bestuurder van Stichting Woonconcept : de directeur/bestuurder van de aan Woonconcept Holding gelieerde ondernemingen : partijen die participeren in de ondernemingen of samenwerkingsverbanden : de door de bestuurder aangewezen externe onafhankelijke persoon Raad van Commissarissen : toezichthoudend orgaan van Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen 4

5 2 Algemene bepalingen Artikel Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij/zij melding maakt van een vermoeden van een misstand. De meldende medewerker heeft recht op een vertrouwelijke behandeling van zijn persoonsgegevens. In de artikelen 3 en 5 van deze regeling is de procedure geregeld voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. Hetzelfde geldt voor degene waar de melding betrekking op heeft, tot het moment waarop het tegendeel is bewezen Represailles van collega s ten opzichte van de melder, als gevolg van het melden, worden door Stichting Woonconcept, Woonconcept Holding en de daaraan gelieerde ondernemingen niet geaccepteerd en zullen te allen tijde leiden tot sancties. Zolang de medewerker niet anders te kennen geeft, wordt de door hem/haar gewenste anonimiteit gerespecteerd overeenkomstig de procedure, zoals verwoord in de artikelen 3 en Deze regeling is niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard (ongewenste omgangsvormen) van de medewerker. Deze klachten worden altijd met de eigen leidinggevende, P&O of een vertrouwenspersoon besproken. Voor dergelijke klachten is de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen van toepassing De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand moet te goeder trouw en niet uit persoonlijk gewin handelen Wanneer er sprake is van bewust gedane valse meldingen dan wordt een sanctie opgelegd aan de melder De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand waar hijzelf aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel zal bij de oplegging van sancties in overweging worden genomen dat de medewerker zelf melding heeft gemaakt van de misstand waaraan hij (mede) schuldig is Daar waar in deze regeling sprake is van een melding vanuit een aan de Stichting gelieerde onderneming met meerdere aandeelhouders, informeert de bestuurder de medeaandeelhouder over meldingen en adviezen van het externe meldpunt en nemen de aandeelhouders gezamenlijk beslissingen als bedoeld in de artikelen 3.6, 4.1 en 9.1. Interne procedure, zie hoofdstuk 3 Misstand Externe procedure, zie hoofdstuk 4 Leidinggevende Leidinggevende van leidinggevende Externe meldpunt Directeur Bestuurder 5

6 3 Interne procedure Artikel De medewerker meldt een vermoeden van een misstand, tenzij er volgens de medewerker sprake is van een bijzonder geval zoals genoemd in artikel 5.1, in eerste instantie bij zijn leidinggevende of, wanneer hij melding aan zijn direct leidinggevende niet wenselijk acht, bij diens leidinggevende, de directeur of bij de bestuurder Het melden van een vermoeden van een misstand kan in eerste instantie zowel mondeling als schriftelijk plaatsvinden Het indienen van een officiële melding gebeurt altijd schriftelijk Degene aan wie een vermoeden van een misstand is gemeld, legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt Wanneer de medewerker het vermoeden bij de bestuurder heeft gemeld, stelt de bestuurder ook de leidinggevende van de medewerker of de directeur op de hoogte. Wanneer de medewerker het vermoeden van een misstand bij de leidinggevende of de directeur heeft gemeld, dan stelt deze ook de bestuurder op de hoogte. De bestuurder draagt er zorg voor dat de Raad van Commissarissen onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen. De medewerker kan verzoeken zijn identiteit bij de bestuurder, de directeur, de Raad van Commissarissen of de leidinggevende niet bekend te maken. De medewerker kan dit verzoek te allen tijde herroepen De directeur, dan wel de bestuurder stuurt de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de medewerker het vermoeden aan de leidinggevende, de directeur of de bestuurder heeft gemeld. Wanneer de medewerker heeft gevraagd zijn identiteit niet bekend te maken aan de directeur dan wel de bestuurder, dan stuurt de directeur dan wel de bestuurder een ontvangstbevestiging aan de leidinggevende Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt de directeur, dan wel de bestuurder onverwijld een onafhankelijk onderzoek in. De directeur dan wel de bestuurder bepaalt door wie dit onderzoek wordt uitgevoerd. Dit kan zowel een interne als een externe onderzoeker zijn. Degene die is belast met het onderzoek brengt over zijn bevindingen advies uit aan de directeur dan wel bestuurder. Artikel 4 Standpunt 4.1. De directeur dan wel de bestuurder stelt de medewerker dan wel, wanneer de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de directeur dan wel de bestuurder, de leidinggevende, binnen zes weken schriftelijk op de hoogte van de conclusie van het onderzoek en zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand Wanneer het standpunt niet binnen zes weken kan worden gegeven, kan de directeur dan wel bestuurder de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. De directeur dan wel de bestuurder stelt de medewerker dan wel, wanneer de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de directeur dan wel de bestuurder, de leidinggevende, hiervan schriftelijk, met vermelding van de redenen, in kennis De bestuurder informeert de Raad van Commissarissen over de conclusie van het onderzoek en zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand De directeur van de aan de Holding gelieerde ondernemingen informeert de bestuurder over de conclusie van het onderzoek en zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. 6

7 4.5. De bestuurder informeert de Raad van Commissarissen over de conclusie van het onderzoek en het standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand van de aan de Holding gelieerde ondernemingen. 4 Externe procedure Artikel 5 Extern meldpunt 5.1. De medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij het extern meldpunt wanneer: - hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 4; - hij geen standpunt ontvangen heeft binnen de termijn bedoeld in artikel 4; - In bijzondere gevallen, ter beoordeling aan de medewerker, zonder dat daarvoor de interne procedure is gevolgd Het extern meldpunt heeft tot taak een door de medewerker gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en de bestuurder of de directeur daaromtrent te adviseren De medewerker doet hiervan met redenen omkleed melding bij het externe meldpunt. Het extern meldpunt maakt hiervan melding aan de directeur dan wel de bestuurder De medewerker kan het extern meldpunt vragen zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen Wanneer een vermoeden van een misstand de bestuurder betreft worden meldingen en adviezen van het extern meldpunt uitgebracht aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. In dat geval handelt de Raad van Commissarissen conform het in de artikelen 5 t/m 10 bepaalde ten aanzien van de bestuurder Wanneer een vermoeden van een misstand de directeur betreft worden meldingen en adviezen van het extern meldpunt uitgebracht aan de bestuurder. In dat geval handelt de bestuurder conform het bepaalde in de artikelen 5 t/m 10. Artikel 6 Ontvangstbevestiging 6.1. Het extern meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de medewerker die het vermoeden heeft gemeld en stelt de directeur dan wel de bestuurder op de hoogte van de melding Wanneer het extern meldpunt dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt het een onderzoek in Ten behoeve van dit onderzoek is het extern meldpunt bevoegd binnen de organisatie alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig vindt Wanneer de inhoud van bepaalde door de organisatie verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het extern meldpunt moet blijven, wordt dit aan het extern meldpunt meegedeeld. Artikel 7 Niet ontvankelijk 7.1. Het extern meldpunt adviseert de directeur dan wel de bestuurder gemotiveerd de melding niet ontvankelijk te verklaren wanneer: - er geen sprake is van een misstand waarover het extern meldpunt adviseert; - de medewerker de procedure bedoeld in artikel 3 heeft gevolgd, maar de termijnen bedoeld in artikel 4 nog niet zijn verstreken. 7

8 Artikel 8 Inhoudelijk advies van het extern meldpunt 8.1. Wanneer het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk is, legt het extern meldpunt binnen zes weken zijn bevindingen omtrent de melding neer in een advies aan de directeur dan wel de bestuurder. Het meldpunt bericht de medewerker dat een advies is uitgebracht Wanneer het advies niet binnen zes weken kan worden gegeven, wordt dit door het extern meldpunt aan de directeur dan wel bestuurder meegedeeld en kan deze termijn met ten hoogste vier weken worden verlengd. Het extern meldpunt stelt de medewerker hiervan schriftelijk op de hoogte Het advies wordt niet eerder openbaar gemaakt dan nadat de directeur dan wel de bestuurder zijn nadere standpunt aan de medewerker heeft meegedeeld. Artikel 9 Nader standpunt 9.1. De directeur dan wel de bestuurder stelt op basis van het advies van het extern meldpunt binnen twee weken een nader standpunt vast en hij stelt de medewerker daarvan schriftelijk op de hoogte. Wanneer de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet kenbaar te maken aan de directeur dan wel de bestuurder wordt dit standpunt via het extern meldpunt aan de medewerker kenbaar gemaakt De medewerker ontvangt een afschrift van het advies van het extern meldpunt van de directeur dan wel de bestuurder of, wanneer de medewerker heeft verzocht om zijn identiteit niet kenbaar te maken aan de directeur dan wel de bestuurder, via het extern meldpunt, met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van aan het extern meldpunt verstrekte informatie en de geldende wettelijke bepalingen De bestuurder informeert de Raad van Commissarissen over zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand De directeur informeert de bestuurder over zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand De bestuurder informeert de Raad van Commissarissen over het standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand van de aan de Holding gelieerde ondernemingen. Artikel 10 Sociaal jaarverslag 10. De directeur dan wel de bestuurder neemt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijk bepalingen in het sociaal jaarverslag op: a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; b. het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid; c. het aantal en de aard van de besluiten op deze meldingen. 8

9 Artikel 11 Slotbepalingen De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden aan het eind van het boekjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd conform de wettelijke bewaartermijn van personeelsdossiers De betrokkene waarover een melding is gedaan heeft, voordat een besluit over zijn/haar positie is genomen, het recht tot inzage in het dossier (met uitzondering van alle persoonsgegevens) om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn/haar verdediging voor te bereiden De regeling wordt binnen vier jaar na inwerkingtreding door de bestuurder en de Raad van Commissarissen, met instemming van de Ondernemingsraden geëvalueerd De regeling kan door de bestuurder worden gewijzigd of ingetrokken na overleg met de directeuren van de aan de Holding gelieerde ondernemingen, instemming van de Ondernemingsraden en bekrachtiging door de Raad van Commissarissen In die gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de directeur dan wel de bestuurder, tenzij: - het de bestuurder betreft, dan beslist de Raad van Commissarissen; - het de directeur van de aan de Holding gelieerde ondernemingen betreft, dan beslist de bestuurder Deze regeling treedt in werking op 1 december Aldus vastgesteld door de bestuurder op 22 september 2008, Na overleg met de directeuren van de aan de Holding gelieerde ondernemingen op 2 april 2008 en 6 augustus 2008, Met instemming van de Ondernemingsraad Woonconcept op 16 juni 2008, Met instemming van de Ondernemingsraad HomeTeam op 17 september 2008, Bekrachtigd door de Raad van Commissarissen op 9 september

10 Bijlage Introductie extern meldpunt De heer Franz Dohle is bereid gevonden om als externe meldpunt in het kader van artikel 5 van de Klokkenluiderregeling op te treden. De heer Dohle is geboren Meppeler. Hij is, nadat hij zijn rechtenstudie, met specialisatie notariaat, had afgerond kandidaat notaris in Staphorst en Zwolle geweest om zich vervolgens in 1987 als zelfstandig notaris in Meppel te vestigen. In die tijd werd hij ook gecertificeerd mediator. Vanuit zijn functie als notaris was hij drie jaar bestuurslid van de Ring Drenthe van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en vijf jaar lid van de geschillencommissie van de KNB voor de drie noordelijke provincies. In deze functie beoordeelde hij klachten van klanten over notarissen die mogelijk een scheve schaats hadden gereden. Ook was hij vijf jaar Vertrouwensnotaris KNB voor de drie noordelijke provincies. In deze functie was hij vertrouwenspersoon voor andere notarissen die geconfronteerd werden met een kwestie waarover ze vanuit hun beroepsgeheim alleen mochten sparren met deze vertrouwenspersoon. Als vertrouwenspersoon was hij natuurlijk ook gebonden aan het beroepsgeheim. Na zijn studie heeft de heer Dohle diverse maatschappelijk functies bekleed, zoals voorzitter van een tennisvereniging en bestuurslid van Het Drentse Landschap. Nog steeds is de heer Dohle actief als voorzitter van Stichting Vrienden van de Schaapskudde Ruinen. In 2006 is de heer Dohle met pensioen gegaan en doet hij in principe alleen nog dingen die hij leuk vindt dan wel die een maatschappelijke functie hebben. Zo leidt hij nu mensen rond op de Bataviawerf in Lelystad, doet een studie geschiedenis aan de HOVO (Hogere Opleiding Voor Ouderen) en hij reist graag, vooral naar Suriname en Brazilië. De heer Dohle kan slecht tegen oneerlijkheid. Hij vindt dat hij een maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft. Met zijn achtergrond en ervaring en zijn credo wie één mens helpt, helpt de wereld verwacht hij de functie van extern meldpunt op een goede manier te kunnen vervullen. Natuurlijk hoopt hij met ons, dat zijn inzet in de praktijk niet nodig is. De heer Dohle is woonachtig in Meppel aan het Wilhelminapark 6 (7941 GM). Hij is telefonisch bereikbaar op nummer of mobiel op Daarnaast is het via te bereiken op adres: f.dohle@houben-mediation.nl 10