Selectielijst Lokale Politie

Transcriptie

1 Selectielijst Lokale Politie I. Beleid en Beheer 1. Algemeen Beleid en Beheer LP001 Wetgeving Verzamelnaam voor strafwetboek, gemeentewetgeving, organieke wetgeving voor politiepersoneel, plaatselijk politiereglement, plaatselijke verordeningen. Sinds 2002: registratie en opslag in ISLP (Raadpleging van federale toepassingen. Belgisch Staatsblad) Wordt bewaard op een hoger niveau. Bepalen in functie van administratief nut, indien niet meer van toepassing LP002 Onderrichtingen van de bestuurlijke overheid Onderrichtingen van de hogere overheid Omzendbrieven van de hogere overheid Omzendbrieven en/of onderrichtingen afkomstig van de administratie Binnenlandse Aangelegenheden (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), Ministerie van Binnenlandse Zaken, Provinciegouverneur, enz. Zijn in principe overal dezelfde stukken. Bepalen in functie van administratief nut, behalve in de (provincie)hoofdsteden Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Waver, Luik, Bergen, Namen, Aarlen en Brussel. LP003 Onderrichtingen van de gerechtelijke overheid Omzendbrieven en/of onderrichtingen afkomstig van het Ministerie van Justitie, Procureur des Konings bij het Hof van Beroep, procureur des Konings, bevoegde rechtbanken, enz. Zijn in principe overal dezelfde stukken. Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 1

2 Bepalen in functie van administratief nut, behalve bij de LP gelokaliseerd in de parkettengeneraal van Gent, Antwerpen, Bergen, Luik en Brussel LP004 Index op de omzendbrieven/onderrichtingen Alle omzendbrieven afkomstig van het MBIZ of het MJUST, worden daar bewaard. De indexen/registers bewaren op lokaal niveau is niet aangewezen. LP005 Gemeentelijke politieverordeningen Het gaat slechts om de teksten van de verordeningen, de dossiers worden omschreven in de RAR s (LP110) Bepalen in functie van administratief nut LP006 Notulen en bijhorende stukken van het College van Burgemeesters en Schepenen Sinds PHV: Enkel in een eengemeentezones Bepalen in functie van administratief nut, behalve als de originele notulen bij de stad/gemeente werden vernietigd, in dat geval. LP007 Notulen en bijhorende stukken van de Gemeenteraad Sinds PHV: Enkel in eengemeentezones Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 2

3 Bepalen in functie van administratief nut, behalve als de originele notulen bij de stad/gemeente werden vernietigd, in dat geval. LP008 Notulen en bijhorende stukken van de Politieraad Sinds PHV: Enkel van toepassing in meergemeentezones Bepalen in functie van administratief nut LP009 Notulen en bijhorende stukken van het Politiecollege Sinds PHV: Enkel van toepassing in meergemeentezones Bepalen in functie van administratief nut LP010 Register van de besluiten van het College van Burgemeesters en Schepenen Index van de besluiten van het College van Burgemeesters en Schepenen Afschriften van Collegebesluiten Indien het hier om een waardevolle reeks gaat, kan de bevoegde archivaris beslissen om de definitieve bestemming te wijzigen. LP011 Notulen en bijhorende stukken van het beleidsoverleg Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 3

4 Bepalen in functie van administratief nut LP012 Dienstorders Dienstnota s Dienstvoorschriften Onderrichtingen Interne dienstnota's Korpsorders en bijkomende aanvullingen Operatieorders In sommige zones wordt een onderscheid gemaakt tussen: Algemene Instructies, Administratieve Zonale Orders (AOZ), Nota s Korpschef en Interne Orders Deze orders of voorschriften gaan uit van de politiecommissaris/korpschef diensthoofd en verzekeren de goede werking van de lokale politiezone. Ze bevatten vaak interessante informatie m.b.t. organogram, dienstreglementen, etc. Operatieorders zijn dienstorders voor speciale gelegenheden, voorbeeld de organisatie van Rock Werchter. LP013 Dagorders Briefwisseling (niet verplicht) Circulaires van de [x] politie Bijzondere mededelingen of berichten i.v.m. verzoeken tot medewerking bij zoektocht naar verdwenen of vermiste personen, verloren voorwerpen, staken van opzoekwerk, enz. Werd/Wordt verspreid in het Centraal Signalementen Blad/Recherche en Informatieblad. Heeft een vluchtig en tijdelijk karakter. Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 4

5 LP014 Verslagen en bijhorende stukken aan de burgemeester/voorzitter Politiecollege Dit zijn afschriften van verslagen en stukken betreffende de interne werking van de politiezone (vb. m.b.t. personeelsformatie, begroting,...). Bestuurlijke verslagen LP015 Verslagen aan de korpschef Vaststellingsverslagen Voor PHV: Verslagen aan de hoofdcommissaris Dit zijn verslagen die zijn opgesteld naar aanleiding van bepaalde gebeurtenissen, afkomstig van officieren, inspecteurs of wijkagenten, verslagen van postoversten in administratieve gebouwen. LP016 Verslagboeken van de uitgevoerde opdrachten en de gedane vaststelling Dienstschrijfboeken, Interventiefiches Dagstaten LP017 Verslagen en bijhorende stukken betreffende de interne werking van het lokale politiezone Voor PHV: Verslagen en bijhorende stukken betreffende de interne werking van het politiekorps Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 5

6 LP018 Inconvenienten Documenten voor planning en rechtvaardiging Documenten met betrekking tot de inzet van het personeel. Voor PHV: In het geval de RW manschappen nodig had van een andere brigade, diende hiertoe en gemotiveerd rapport te worden opgesteld. Na PHV: Idem voor versterking afkomstig van nabijgelegen politiezones of de federale politie. LP019 Dossiers inzake de (re)organisatie, taken en opdrachten van de lokale politiezone Voor PHV: Stukken betreffende de organisatie en de samenstelling van het korps Stukken betreffende het kader, de organieke en de korpsreglementen LP020 Notulen van de Zonale Veiligheidsraad Voor PHV: Notulen van het overleg tussen gemeentepolitie en rijkswacht Verslagen van de problemen inzake de samenwerking tussen politie en rijkswacht 'Disfuncties' Er wordt een kopie van de notulen bezorgd aan de Provincie en het CGL. Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 6

7 LP021 Notulen en bijhorende stukken van Preventieraad LP022 Notulen en bijhorende stukken van het vijfhoekoverleg Voor 1995: Notulen en bijhorende stukken van het Provinciaal overleg Wordt bewaard op het niveau van de provincie. LP023 Notulen en bijhorende stukken van het rechercheoverleg per gerechtelijk arrondissement Verslagen van de vergaderingen tussen de speciale opsporingssectie en andere recherchediensten van het parket. LP024 Briefwisseling met de vertegenwoordigers van de verbindingsstructuren van de federale politie (op niveau van GA) Vertegenwoordigers van de verbindingsstructuren van het gerechtelijk arrondissement van de federale politie = de bestuurlijke directeurcoördinator (Dirco) en de gerechtelijk directeur (Dirjud). Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 7

8 LP025 Zonale veiligheidsplannen Voor PHV: Veiligheidscontracten (bevat onder meer een ontwerpnota, een evaluatienota, briefwisseling en verslaggeving over diverse projecten en informatie over de beschikbare budgetten, enz) Veiligheidscharters IPZ Samenwerkingsakkoorden Gemeentelijke Politie Er wordt een kopie van de plannen bezorgd aan het CGL. LP026 Protocolakkoorden Stukken betreffende samenwerkingsstructuren met andere veiligheidsdiensten Dit zijn bijvoorbeeld samenwerkingsakkoorden tussen de federale en de lokale politie, het Koninklijk Paleis en de Lokale Politie BrusselElsene, de lokale politie en de voormalige spoorwegpolitie, Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 8

9 2. Administratief Beleid en Beheer LP027 Briefwisseling Het kan gaan om algemene briefwisseling (chronologisch/thematisch geordend) als routinebriefwisseling. Sinds 2002: registratie en opslag in ISLP (Kennisname; Briefwisseling) Als de reeks 'briefwisseling' chronologisch wordt bijgehouden, blijft ze bewaard. In het geval de brieven bij het desbetreffende dossier terechtkomen, wordt de chronologische reeks vernietigd, aangezien het dan om dubbels gaat. De originelen blijven bewaard in de dossiers. De archivering of klassering van briefwisseling kan eveneens thematisch gebeuren (per onderwerpsmap), zonder dat er een chronologisch klassement wordt bijgehouden. In dat geval is een selectie of waardering door de bevoegde archivaris aangewezen., indien de reeks chronologisch wordt bijgehouden. LP028 Register van de briefwisseling Indicateur van de briefwisseling In sommige lokale politiezones kan een onderscheid gemaakt worden tussen de inkomende en uitgaande brieven, tussen de inkomende gerechtelijke briefwisseling, inkomende bestuurlijke briefwisseling, routinebriefwisseling, inkomende gerechtelijke brieven, enz. Sinds 2002: registratie en opslag in ISLP (Kennisname; Briefwisseling) In het geval de briefwisseling enkel in een register wordt bijgehouden en er een chronologische reeks originelen bestaat, blijven beiden bewaard. In geval de brieven in de dossiers terechtkomen, kan het register vernietigd worden. LP029 Telex en faxberichten (indien de reeks chronologisch wordt bijgehouden) Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 9

10 LP030 (Uitgeprinte) berichten en bijlagen Elektronische post Ze kunnen worden bewaard in het geval ze centraal worden bewaard, indien dit niet het geval is, komen ze in het desbetreffende dossier terecht en blijven ze bewaard. (indien de reeks chronologisch wordt bijgehouden) LP031 Register van de noodoproepen Lijsten van oproepen van noodnummers 101, 906, Oproepen 906/101 Recorder Registraties De informatie (neerslag van de gesprekken, beknopte notities, enz) kunnen ook in de bijhorende dossiers worden opgenomen. LP032 Register van de telefoonoproepen Index van de telefoonoproepen LP033 Register van verantwoording telefoongesprekken Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 10

11 LP034 Verzendingsborderellen van de processenverbaal Verzendboek Agenda's van de verzonden processenverbaal (aan procureur des konings of AOM bij politierechtbank) Deze documenten geven aan wat er met een procesverbaal gebeurd is: doorgestuurd naar de procureur, onderzoeksrechter, het openbaar ministerie, enz. 20 jaar LP035 Register van de dagelijkse dienstronden Register gehouden voor de inschrijving van de dienstrondes (van de veldwachter) Sinds 2002: registratie en opslag in ISLP (Kennisname; Interventie) LP036 Maandstaten inzake verkeersongevallen Maandelijkse borderellen van de verkeersongevallen voor het N.I.S. Wordt opgesteld voor het N.I.S. Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 11

12 LP037 Formulierboeken met ontvangstbewijzen van minnelijke schikkingen, uittreksels strafregister, onherroepelijke beslissingen LP038 Formulierboeken voor processenverbaal LP039 Formulierboeken met attesten voor verlies van voorwerpen Losse attesten voor verlies van voorwerpen LP040 Ontleningsregisters van de draagbare radio's Hierin werd genoteerd wie een draagbare radio meenam en terugbracht Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 12

13 3. Personeelsbeleid en beheer LP041 Stukken betreffende personeelsbeleid Wet en regelgeving i.v.m. het statuut van het personeel, verloning, sociale zekerheid, aanwervingsvoorwaarden, aanvragen voor verminderde prestaties, interne dienstwissels, opleidingen die men kan volgen en interne reglementering. Hieronder vallen eveneens de bescheiden betreffende de werkkledij (modellen, bestekken en voorschriften) (Voor PHV: Bewaren in de provinciehoofdsteden. Na 2001: Contact opnemen met de bevoegde archivaris in het geval het gaat om een volledige reeks (selectie)). LP042 Personeelsdossiers van de officieren met de bevoegdheid van bestuurlijke of gerechtelijke politie Algemene dossiers aanwerving, ontslag, opleiding, bevordering, onderscheidingen, ongevallen, enz. Ander type: 'vreemdelingendossiers' Bevat documenten die verband houden met de sollicitatie, de benoeming, de bevordering, salarisverhogingen, dienstreizen, het gebruik van dienstwagens en andere voordelen in natura, ziekteverzuim of disponibiliteit, tucht, opleidingen, pensioen, enz.) Sinds PHV worden 3 subdossiers onderscheiden: Administratie; Basisopleiding; Stagedossiers; Voortgezette opleidingen; Opleidingen verbonden aan een bevordering; Functionele opleidingen; Andere brevetten, getuigschriften, attesten van opleiding; Mobiliteitsdossiers; Tijdelijke inplaatsstellingen; Herplaatsingen; Loopbaan; Verlof, Eretekens; enz. Evaluaties; Nog niet doorgehaalde tuchtstraffen; Ordemaatregelen; Medisch profiel; Medische schifting; Inschrijvingsfiche der ziekteverloven; Disponibiliteit; Documenten Gedeeltelijke Medische vrijstellingen; Arbeidsongevallen; Diversen. Eéngemeentezones: gemeenten verantwoordelijk voor het beheer van het personeelsdossier: één dossier op gemeente (origineel), één dossier bij lokale politiezone, meergemeentezones, hebben rechtspersoonlijkheid: personeelsdossier bij de lokale poltitiezone. De onderdelen van het personeelsdossier die betrekking hebben op het geldelijk aspect, worden doorgestuurd aan het SSGPI (Sociaal Secretariaat van de Geïntegreerde Politie). Deze documenten komen wel terug bij de lokale politiezones. In het geval van definitieve ambtsontheffing of ambtsneerlegging houdt de overheid waarvan het personeelslid afhangt, het volledige dossier vijf jaar bij. Daarna komt het terecht in het archief van het DirectoraatGeneraal van de Algemene Directie Personeel, bij de gemeentesecretaris of de secretaris van de politieraad. (Dinobesluit/UBPol van 28/12/2001, Hoofdstuk III, Onderafdeling 2, Art. II, 7) Het dossier van de korpschef van de lokale politiezone wordt na definitieve ambtsontheffing of ambtsneerlegging bewaard bij de burgemeester of de voorzitter van het politiecollege. In het geval men ze niet volledig wenst te bewaren wordt volgend criterium gehanteerd op basis van graad: dossiers die een inzicht geven in de bijzondere betekenis van sommige ambten, zoals bijvoorbeeld veldwachter; markante figuren; dossiers van personen aangesteld in buitengewone omstandigheden; dossiers van personeel geschorst wegens buitengewone omstandigheden; andere V na 100 jaar, personeel zonder pensioenrechten na, stukken zonder belang voor de verder loopbaan: na. Zie: MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Miscellanea Archivistica Studia 7, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, pp na geboortedatum Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 13

14 LP043 Personeelsdossiers van het Calogpersoneel Algemene dossiers aanwerving, ontslag, opleiding, bevordering, onderscheidingen, ongevallen, enz. Ander type: 'vreemdelingendossiers' Bevat documenten die verband houden met de sollicitatie, de benoeming, de bevordering, salarisverhogingen, dienstreizen, het gebruik van dienstwagens en andere voordelen in natura, ziekteverzuim of disponibiliteit, tucht, opleidingen, pensioen, enz. Sinds PHV worden 23 subdossiers onderscheiden: Administratie; Basisopleiding; Stagedossiers; Voortgezette opleidingen; Opleidingen verbonden aan een bevordering; Functionele opleidingen; Andere brevetten, getuigschriften, attesten van opleiding; Mobiliteitsdosiers; Tijdelijke inplaatsstellingen; Herplaatsingen; Loopbaan; Verlof, Eretekens, enz. Evaluaties; Nog niet doorgehaalde tuchtstraffen; Ordemaatregelen; Medisch profiel; Medische schifting; Inschrijvingsfiche der ziekteverloven; Disponibiliteit; Documenten Gedeeltelijke Medische vrijstellingen; Arbeidsongevallen; Diversen.. Eéngemeentezones: gemeenten verantwoordelijk voor het beheer van het personeelsdossier: één dossier op gemeente (origineel), één dossier bij lokale politiezone, meergemeentezones, hebben rechtspersoonlijkheid: personeelsdossier bij de LP. De onderdelen van het personeelsdossier die betrekking hebben op het geldelijk aspect, worden doorgestuurd aan het SSGPI (Sociaal Secretariaat van de Geïntegreerde Politie) Deze documenten komen wel terug bij de lokale politiezones. In het geval van definitieve ambtsontheffing of ambtsneerlegging houdt de overheid waarvan het personeelslid afhangt, het volledige dossier vijf jaar bij. Daarna komt het terecht in het archief van het DirectoraatGeneraal van de Algemene Directie Personeel, bij de gemeentesecretaris of de secretaris van de politieraad. (Dinobesluit/UBPol van 28/12/2001, Hoofdstuk III, Onderafdeling 2, Art. II, 7) In het geval men ze niet volledig wenst te bewaren wordt volgend criterium gehanteerd op basis van graad: dossiers die een inzicht geven in de bijzondere betekenis van sommige ambten, zoals bijvoorbeeld veldwachter; markante figuren; dossiers van personen aangesteld in buitengewone omstandigheden; dossiers van personeel geschorst wegens buitengewone omstandigheden; andere V na 100 jaar, personeel zonder pensioenrechten na, stukken zonder belang voor de verder loopbaan: na. Zie: Maréchal (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Miscellanea Archivistica Studia 7, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, pp na geboortedatum LP044 Tuchtdossiers Deze dossiers kunnen een aparte reeks vormen bij de personeelsdossiers, in dit geval worden ze bewaard. In het andere geval horen ze bij de personeelsdossiers en zijn de bijhorende criteria van toepassing (zie LP42: Personeelsdossiers) LP045 Dossiers inzake tijdelijk politiepersoneel Algemene dossiers inzake tijdelijk politiepersoneel of hulppolitie Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 14

15 LP046 Dossiers inzake examens en aanwervingen Deze dossiers bevatten sollicitatiebrieven, examenkopijen, Dateren van voor de PHV. Werd daarna georganiseerd door de federale politie in samenwerking met de politiescholen (externe mobiliteit) Voor bepaalde vacatures wordt gebruik gemaakt van interne mobiliteit en komt deze informatie in het personeelsdossier terecht. (selectie) LP047 Korpslijsten Korpslijsten met de volledige samenstelling van een korps op een bepaald tijdstip LP048 Aanwezigheidsregisters Aanwezigheidslijsten LP049 Staten inzake verlofregelingen, detacheringen, postverlatingen, zendingen, permanenties, bijzondere prestaties, enz. Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 15

16 Prestatiestaten LP050 Stukken betreffende de prikklok Controlebladen prikklok LP051 Modellen 9bis Staten van maaltijd, nacht en weekendvergoedingen van het personeel LP052 Dossiers inzake klachten tegen personeel Dossiers afkomstig van de Dienst Intern Toezicht 20 jaar Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 16

17 LP053 Register van de klachten tegen personeel LP054 Algemene jaarlijkse vragenlijst van het parket, met een overzicht van het personeel, het materieel en de werking Overzichten van de werkzaamheden Het resultaat van deze vragenlijst zijn de statistieken opgesteld ten behoeve van het parket met een overzicht van het personeel, het materieel en de werking van het politiekorps of de lokale politiezone. In sommige lokale politiezones worden vraag en antwoord samen bewaard. LP055 Stukken betreffende statistieken en overzichten van de werkzaamheden Overzichten van de werkzaamheden In bepaalde lokale politiezones wordt de vragenlijst samen met de overzichten bewaard LP056 Maandverslagen Dit zijn synthetische verslagen opgesteld ten behoeve van het parket met een overzicht van het personeel, het materieel en de werking van het politiekorps of de lokale politiezone voor de periode van één maand. Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 17

18 LP057 Jaarverslagen en bijhorende stukken ter voorbereiding Dit zijn synthetische verslagen opgesteld ten behoeve van het parket met een overzicht van het personeel, het materieel en de werking van het politiekorps of de lokale politiezone voor de periode van één jaar. LP058 Notulen en bijhorende stukken van het Syndicaal Basisoverlegcomité Dit zijn stukken betreffende de samenstelling van het Comité, de uitnodigingen en de briefwisseling en de documenten die werden voorgelegd aan het Comité. (selectie) LP059 Notulen en bijhorende stukken van het Comité voor bescherming en preventie op het werk (selectie) LP060 Notulen en bijhorende stukken van het Comité voor Personeelsbegeleiding Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 18

19 (selectie) Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 19

20 3. Financieel/materieel Beleid en Beheer LP061 Begrotingsvoorstellen Deze voorstellen worden bij de lokale politiezone opgemaakt en besproken op de politieraad. De meeste archiefproducten die voortvloeien uit het financieel beheer van de lokale politiezone worden op de gemeentelijke diensten aangemaakt en bewaard. In het geval van een ééngemeentezone wordt de functie van rekenplichtige door de gemeenteontvanger uitgeoefend, in het geval van een meergemeentezone door een rekenplichtige die hiervoor werd aangesteld. (voor PHV: gemeenteontvanger of gewestontvanger). LP062 Politiebegrotingen en begrotingswijzigingen De politiebegroting is sinds de PHV een afzonderlijke reeks en maakt sindsdien niet langer deel uit van de gemeentebegroting. De meeste archiefproducten die voortvloeien uit het financieel beheer van de LOKALE POLITIEZONE worden op de gemeentelijke diensten aangemaakt en bewaard. In het geval van een ééngemeentezone wordt de functie van rekenplichtige door de gemeenteontvanger uitgeoefend, in het geval van een meergemeentezone door een rekenplichtige die hiervoor werd aangesteld. (voor PHV: gemeenteontvanger of gewestontvanger). Blijft ook op de provincie bewaard. 30 jaar LP063 Stukken betreffende budgetbeheer (budgettaire planningsdocumenten, ordonnanceringskredieten, lokale kredieten, enz.) 30 jaar LP064 Inkomende facturen en bijhorende bewijsstukken Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 20

21 Facturen en bijhorende documenten zoals bestelbons, creditnota's, ontvangstbewijzen en facturen. De meeste archiefproducten die voortvloeien uit het financieel beheer van de LOKALE POLITIEZONE worden op de gemeentelijke diensten aangemaakt en bewaard. In het geval van een ééngemeentezone wordt de functie van rekenplichtige door de gemeenteontvanger uitgeoefend, in het geval van een meergemeentezone door een rekenplichtige die hiervoor werd aangesteld. (voor PHV: gemeenteontvanger of gewestontvanger). Deze archiefproducten hoeven niet noodzakelijk een afzonderlijke reeks te vormen, maar kunnen ook bij de desbetreffende dossiers worden gevoegd. 30 jaar LP065 Uitgaande facturen en bijhorende bewijsstukken Bevat eveneens kwitanties en betalingsmandaten. Deze archiefproducten hoeven niet noodzakelijk een afzonderlijke reeks te vormen, maar kunnen ook bij de desbetreffende dossiers worden gevoegd. 30 jaar LP066 Kasboek(en) Is een dagboek, waarin men ontvangsten en/of uitgaven in geld boekt. De meeste archiefproducten die voortvloeien uit het financieel beheer van de LOKALE POLITIEZONE worden op de gemeentelijke diensten aangemaakt en bewaard. In het geval van een ééngemeentezone wordt de functie van rekenplichtige door de gemeenteontvanger uitgeoefend, in het geval van een meergemeentezone door een rekenplichtige die hiervoor werd aangesteld. (voor PHV: gemeenteontvanger of gewestontvanger). 30 jaar Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 21

22 LP067 Grootboek(en) Register waarin de samenstelling van de bezittingen, de schulden en het vermogen, alsmede de veranderingen daarin, onder hoofden van rekening wordt geboekt en de ontvangsten en/of uitgaven per post van de begroting of per onderdeel daarvan worden geboekt. 30 jaar LP068 Jaarrekening(en) en bijlagen Dienstjaarrekeningen Eindrekeningen De meeste archiefproducten die voortvloeien uit het financieel beheer van de LOKALE POLITIEZONE worden op de gemeentelijke diensten aangemaakt en bewaard. In het geval van een ééngemeentezone wordt de functie van rekenplichtige door de gemeenteontvanger uitgeoefend, in het geval van een meergemeentezone door een rekenplichtige die hiervoor werd aangesteld. (voor PHV: gemeenteontvanger of gewestontvanger) De gemeenteontvanger of rekenplichtige maakt de rekening van het dienstjaar op (jaarrekening of dienstjaarrekening). Dit is de verantwoording van de vorderingen en de ontvangsten en van de betaalde uitgaven. Hierbij horen ook de 'bijlagen bij de jaarrekening'. Dit zijn de balans of winst en verliesrekening en het financieel jaarverslag. Daarnaast bestaat een eindrekening die wordt opgemaakt als het ambt wordt overgedragen. Dit is een inventaris van de waarden, effecten, registers, boeken, meubilair, materieel en andere voorwerpen. De rekeningen afkomstig van de gemeente (en de rekening afkomstig van de politiebegrotingen) worden ook op de provincie bewaard. 30 jaar LP069 Auditverslag(en) 20 jaar Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 22

23 LP070 Rekeninguittreksels van bank of PCrekening LP071 Inventaris van het patrimonium Inventaris van het materiaal 30 jaar LP072 Dossiers in verband met het patrimonium in eigen beheer Deze dossiers bevatten volgende onderdelen: Dossiers inzake planning en openbaar onderzoek, Aanbestedingen, Lastenboek (Bestek met de administratieve en technische voorwaarden), de opmetingsstaten en de definitieve plannen, Algemene aannemingsvoorwaarden, Aanneming van de werken met gunning, contracten of verbintenissen van aanneming, Dossiers inzake de uitvoering van de werken. (na selectie) LP073 Dossiers inzake de aankoop van materiële goederen Een dergelijk dossier bevat aanvraagbons, kledijbons, facturen met betrekking tot de aankoop van materiële goederen Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 23

24 LP074 Werkaanvragen Werkorders LP075 Werkorders onderhoud voertuigen LP076 Rittenbladen van de voertuigen Boordboeken, Radioboeken LP077 Verslagen inzake vuurwapengebruik Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 24

25 LP078 Inspectieverslagen munitiedepots, inventarissen, inventarissteekkaarten, technische fiches LP079 Documenten en processenverbaal van administratief onderzoek inzake materiaal In het geval van ongeval, diefstal, vermissing en beschadiging. LP080 Brand en evacuatiedossiers LP081 Technische verslagen Dit zijn verslagen opgesteld ten behoeve van het parket met een overzicht van het personeel, het materieel en de werking van het politiekorps of de lokale Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 25

26 politiezone. LP082 Dossiers betreffende de invoering van informaticasystemen LP083 Notulen en bijhorende stukken van diverse werkgroepen en projecten Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 26

27 6. Communicatie met de burger LP084 Dossiers inzake communicatie Dossiers afkomstig van de ombudsman of de woordvoerder (in sommige gevallen de korpschef) of eigen publicaties (eenheidskrantjes), persmappen, informatieve folders voor de burgers, ). Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 27

28 II. Taken van Bestuurlijke Politie 1. Administratieve Afhandeling LP085 Agenda van de afgeleverde bestuurlijke aktes LP086 Dossiers inzake preventieprojecten Dit kunnen dossiers zijn over volgende onderwerpen: SOS Pesten, 'Kinderen en het Onbekende', 'Weerbaarheid van senioren', 'Drugspreventie lager onderwijs', LP087 Dossiers inzake (misdaad)preventie Bevat de premiereglementen, verslagen en adviezen m.b.t. inbraakbeveiliging; Stukken betreffende vakantietoezicht, fietsgraveringen, briefwisseling betreffende technopreventie; Aanvraagformulieren voor alarmen en retributies LP088 Dossiers inzake juridische en sociale bemiddeling Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 28

29 Dit zijn dossiers inzake burenbemiddeling, gezinsbemiddeling, overzichten van herbezoeken, al dan niet afkomstig van een 'Justitieantenne'. (steekproef, voorbeeld 1/10) LP089 Stukken betreffende gemotiveerde adviezen bij de aflevering van getuigschriften goed zedelijk gedrag Er zijn twee soorten 'Getuigschriften goed zedelijk gedrag'. Ze worden door de gemeente/stadsdiensten bezorgd aan de aanvrager. In het geval het gaat om type 2, maakt de korpschef de adviezen op en wordt dit door de lokale politiezone bewaard. 2 jaar na overlijden van de betrokkene LP090 Register van de uitgereikte getuigschriften van goed zedelijk gedrag Index van de uitgereikte getuigschriften van goed zedelijk gedrag 2 jaar na overlijden van de betrokkene LP091 Dossiers inzake onderzoek in het kader van de bevolkings en vreemdelingenregister Het 'Bevolkings en vreemdelingenregister' zelf wordt door de gemeente/stadsdiensten bijgehouden. 2 jaar na overlijden van de betrokkene Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 29

30 LP092 Gemeentelijk Strafregister Doorlopend register der veroordeelden, Gemeentelijk Strafregister Sommige lokale politiezones houden een 'Gemeentelijk strafregister' bij als archief of documentatie. In dat geval kan enkel burgerpersoneel ingezet worden voor die taak. Sinds 1995 wordt het 'Gemeentelijk strafregister' bijgehouden door de gemeente/stadsdiensten. niet van toepassing LP093 Ontvangstbewijzen van uittreksels uit het strafregister 2 jaar LP094 Stukken betreffende naturalisaties en de keuze van het vaderland LP095 Register van de onmiddellijke inningen Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 30

31 LP096 Register van de consignaties LP097 Formulieren voor consignaties van een som Het betalen van een bedrag van een eventuele latere geldboete om de gerechtskosten te dekken. In het geval van een verkeersovertreding en het weigeren van een onmiddellijke betaling, kan het voertuig ingehouden worden. LP098 Formulieren voor onmiddellijke inningen (Dubbels van) boetebonnen Komt voor bij verkeersinbreuken die kunnen voldaan worden d.m.v. taks/boetezegels De volledige administratie omvat de 'rechtvaardiging boekjes, registers, samenvattende tabellen, afgesloten boekjes'. LP099 Stukken inzake verlof tot begraving, verassing en ontgraving Meldingen van ontgraving en herbegraving Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 31

32 De afgifte van een PV kan via fax of telefonisch bezorgd worden. Het Openbaar Ministerie verleent de machtiging aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. niet van toepassing (administratieve bewaartermijn reeds verstreken) LP100 Woonplaatsonderzoeken LP101 Register van de aangifte van diefstallen, gevonden en verloren voorwerpen en verloren identiteitskaarten Voorwerpenregister, Register gehouden voor de inschrijving van de verloren voorwerpen Index inzake de aangifte van diefstallen, verloren voorwerpen en verloren identiteitskaarten Bij het verlies van een identiteitskaart, reikt men een eenzelvigheidskaart uit. 2 jaar (Enkele exemplaren als voorbeeld bewaren) LP102 Stukken betreffende de ontvangst van gevonden en verloren voorwerpen Administratieve Aangiften Dossiers inzake aangiften De lokale politiezone houdt de 'ontvangstbewijzen' bij, maar de gemeente is verantwoordelijk voor de bewaring van de stukken. 1 jaar Selectielijst Versie (7) Algemeen Rijksarchief 32