HR - Portaal. Whitepaper. Functionaliteiten Overzicht HR - Portaal

Transcriptie

1 HR - Portaal Whitepaper Functionaliteiten Overzicht HR - Portaal

2 Welkom aan boord! Het werk is nooit af. Een coureur zal altijd zijn volgende race sneller willen doen. Een kok is voortdurend zijn recept aan het bijschaven. En ook het HR - Portaal is altijd in ontwikkeling. Iedere dag verbeteren wij bestaande en ontwikkelen wij nieuwe functionaliteiten, zodat u de best mogelijke salarisadministratie en HR service kunt bieden! Deze whitepaper geeft u een overzicht van alle functies die HR - Portaal biedt en de voordelen die ermee gepaard gaan.

3 Inhoud overzicht functionaliteiten 4. Blijf in controle 8. Eenvoudig te koppelen 13. Ongekend efficiënt 16. Betrek uw medewerkers 18. Compleet feature overzicht 22. Compleet rapportage overzicht - 3 -

4 Blijf in controle Het werk van een HR-professional is nooit af en constant in beweging. Wij helpen u de zaken onder controle te houden en bieden structuur in deze hectische omgeving

5 Blijf in controle Wij houden u geconcentreerd en op het juiste spoor Verlofregistratie Registreer en verwerk verlofaanvragen automatisch, snel en eenvoudig. Verzuimregistratie Verwerk en houd toezicht op verzuimgevallen volgens de wettelijke regels, wet verbetering poortwachter is volledig geïntegreerd in ons systeem (zonder gebruik te hoeven maken van meerdere systemen). HR Cases en Workflows Organiseer HR-gerelateerde zaken per medewerker (en sollicitant) en voeg individuele workflows toe aan elke case. HR-documenten Met de MS Word add-on in HR - Portaal genereer je heel eenvoudig documenten die al zijn ingevuld met de werknemersgegevens uit de portaal. integratie Voeg een ontvangen toe aan uw HR - Portaal en start van hieruit direct een workflow. U kunt zelfs taken toewijzen aan specifieke gebruikers. Digitaal personeelsdossier Bewaar alle HR-gegevens van je werknemers op één veilige plek - 5 -

6 Uw medewerkers verdienen de best mogelijke HR-service - 6 -

7 Blijf in controle Met de HR-inbox volgt u het hele traject dat een werknemer aflegt - van sollicitatie tot vertrek - vanaf de plek waar het meestal begint: de inbox. Employee Types Verwerk ook niet payroll gerelateerde (potentiële) medewerkers in HR - Portaal, zoals sollicitanten, externe en oud medewerkers. Voeg sollicitanten toe aan de applicatie en maak tijdens de sollicitatieprocedure gebruik van de functionaliteiten, zonder dat de (potentiële) werknemer een loonstrook krijgt. Cases en Workflows Organiseer alle dagelijkse HR rompslomp in overzichtelijke cases onder de desbetreffende medewerker. Koppel aan deze case (aanpasbare) workflows om de case altijd op de juiste manier af te handelen. Betrek eenvoudig andere gebruikers, door specifieke taken toe te wijzen aan verschillende gebruikers binnen het HR - Portaal. Microsoft Word Add-on Genereer specifieke documenten, zoals contracten, voor uw werknemers. Door HR - Portaal te koppelen aan Word, voegt u eenvoudig tags in uw Word-document toe (zoals de tags voornaam en salaris ). Door vervolgens in het HR - Portaal het aangepaste document onder een medewerker te generen, worden deze tags automatisch ingevuld met de juiste gegevens. Gmail Add-on Met de Gmail add-on houdt u eenvoudig alle belangrijke HR-gesprekken bij. Voeg met een druk op de knop ontvangen s toe aan uw HR - Portaal. Vanuit een kunt u ook meteen een workflow starten en taken aan specifieke gebruikers koppelen

8 Eenvoudig te koppelen Gebruik uw favoriete applicaties en koppel deze met elkaar om dubbel werk te voorkomen. Middels de open API kunt u HR - Portaal koppelen aan al uw bestaande software. Het integreren is snel en eenvoudig, u heeft er geen uitgebreide ICT-kennis voor nodig. Zo gemakkelijk kan het zijn

9 Eenvoudig te koppelen Gebruik de applicaties die voor u het beste werkt. Met onze open API kunt u HR - Portaal verbinden met andere software en een digitale strategie ontwikkelen die past bij uw bedrijf. AVG conform HR - Portaal is ISAE 3402 type 2 gecertificeerd en alle dataverwerking vindt plaats in overeenstemming met de AVG-voorwaarden. U kunt er dus vanuit gaan dat uw data bij ons veilig en in goede handen is. Huidige partners HR - Portaal is momenteel al te koppelen aan meer dan 100 andere software applicaties, waaronder boekhoudprogramma s, 360 -feedback programma s en pensioenverzekeraars. Open API HR - Portaal werkt met een open API, wat betekent dat andere ontwikkelaars hun platform naadloos met onze software kunnen integreren

10 Overzicht van alle beschikbare integraties Welk platform u ook gebruikt, integreer het met HR - Portaal Boekhouding Exact Online Afas Profit Unit4 Twinfield Visma(Accountview) CASH Yuki Reeleezee Moneybird Minox Asperion Digitaal Kantoor imuis Informer STP Nederland e-boekhouden.nl Portal Pinkweb Benefits-Plaza SecureLogin STP Nederland CreAim X-portal Planning Shifter Nanny4all Dyflexis L1NDA Nostradamus Mijnrooster Atrea Werktijden.nl Eijsink PersoneelsSysteem Logicway Celon Bedrijfsrooster Retail Solutions WorkForce Pro Novire (Qsuite) Yoobi Kindplanner GPS R&R WFM C-IRIS Support Zendesk HRM Modellengenerator De Digitale gesprekscyclus HROffice Sympa Daywize Nedap PEP VIATASK Blue Carpet Joboti Ricoh Verzuim / Portal Dotweb WerkbaarBeter Compasity ArboVitale ArboNed MaetisArdyn Workbee Unit4 VerzuimSignaal MKBplusdiensten Medisoft Dossier Manager VerzuimXpert

11 Overzicht van alle beschikbare integraties Welk platform u ook gebruikt, integreer het met HR - Portaal Dashboards Gearsoft VCSW Digitaal Ezora Visionplanner Analys.io OrgPlan Comandi ForecastXL CTRL Iselect Sympa HRoffice ERP / BI XPS Logic AllSolutions Deeliver i8 Solutions VCD IT Groep Invantive Single Sign-On Services Google OpenID Yahoo Single Sign-On SecureLogin Security Assertion Markup Language (SAML) authenticatie (ADFS 2.0) Security Assertion Markup Language (SAML) authenticatie (ADFS 3.0) Declaraties Declaree Payments OnelinQ

12 Wij streven naar een portaal dat uw werknemers de ruimte en de vrijheid biedt om te doen waar ze het beste in zijn!

13 Ongekend efficiënt Bespaar tijd op uw dagelijkse werkzaamheden en combineer uw expertise met onze innovatieve functionaliteiten om een nog hogere kwaliteit dienstverlening te bieden

14 Ongekend efficiënt Breek de routine! Interactieve loonstrook Voer zelf wijzigingen in op de interactieve loonstrook en zie direct wat voor invloed deze wijziging heeft op de nieuwe loonstrook. Snelinvoer Voer eenvoudig bulkmutaties door voor groepen werknemers. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de maandelijkse bonussen of de uitbetaling van overuren. Payroll Run Checker Alle salariswijzigingen worden automatisch getoetst aan de hand van een checklist met ruim 200 controles. Zo voorkomt u dat u handelt in strijd met de arbeidswetgeving. Goedkeuringsketen Zet een aparte goedkeuringsketen op voor elke case voor een betere stroomlijning van het doorvoeren van wijzigingen. Automatiseer uw loonopdracht Maak een gepersonaliseerde workflow aan voor uw maandelijkse loonverwerking en automatiseer standaard taken. Signalen HR - Portaal verstuurt automatisch signalen naar werknemers, managers en administratieve medewerkers. Zo vergeet u nooit een contractverlenging, mijlpaal of andere HR-taken

15 Geef uw werknemers vrij toegang en zie hoe ze meer betrokken en toegewijd raken. Meer betrokken werknemers investeren meer in het succes van uw bedrijf

16 Betrek uw medewerkers Wij geloven dat werknemers net zo belangrijk zijn als klanten. Een tevreden werknemer zorgt tenslotte vaak ook voor een tevreden klant

17 Betrek uw medewerkers U staat er niet alleen voor Mobiele APP Medewerkers kunnen verschillende acties uitvoeren in de mobiele app van HR - Portaal. Ze kunnen bijvoorbeeld wijzigingen doorvoeren,declaraties indienen en verlof aanvragen. Verder kunnen ze de verjaardagen van collega s en hun eigen loonstroken in de app vinden. Manager Self Service Geef managers toegang tot de gegevens van hun medewerkers in HR - Portaal via de Manager Self Service login (MSS). Zo kunnen ze eenvoudig gegevens bekijken, controleren en aanpassen. Ze kunnen ook wijzigingen, declaraties en verlofaanvragen goedkeuren en hebben hier toegang tot de verzuim- en verlofoverzichten. HR Cases en Workflows Nooit meer vragen van werknemers over hun loonstrook! Voeg bonnen en nota s toe aan de loonstroken van je medewerkers met een druk op de knop. Zo zien ze in een oogopslag waarom een bepaald bedrag is ingehouden of uitbetaald. Multilingual HR - Portaal is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Zweeds en Duits. Zo kan iedereen gebruik maken van HR - Portaal

18 Compleet functionaliteiten overzicht Direct ter zake

19 Compleet functionaliteiten overzicht Organisatie van een bedrijf en medewerkers Maak een bedrijf of werknemers aan en importeer van of exporteer naar Excel, de converter of uw belastingaangifte; Voeg nieuw aangenomen medewerkers toe en stel managers in voor bepaalde meldingen; Creëer, verwijder of verberg een bedrijf of bepaalde medewerkers; Beheer informatie over een bedrijf en medewerkers; Creëer en beheer standaardwerknemers. Salarisinstellingen Bekijk de interactieve loonstrook en voer direct wijzigingen door; Pas salarissen aan op basis van het fulltime bruto salaris, parttime bruto salaris, bruto uurloon, netto salaris, netto uurloon, werkgeverskosten of verschillende soorten bruto/netto uurlonen; Voeg vaste of eenmalige looncomponenten toe en beheer deze; Voeg vaste of eenmalige werkuren toe, beheer roosters of volg de tijdsregistratie van uw medewerkers; Stel meerdere reserveringen in en beheer deze; Stel salaristoelagen in; Beheer de instellingen voor de loonheffingen van uw medewerkers; Creëer en beheer privébranches, grafieken van de collectieve grootboekrekeningen, salaristabellen en salaris- en urenmodellen. Toegang tot de standaardinstellingen van HR - Portaal voor de loonheffingen, minimumlonen, sectors, risicogroepen, salariscodes, urencodes, branches, grafieken van collectieve grootboekrekeningen en salaristabellen; Stel bepaalde regelingen in, zoals afspraken met betrekking tot onkostenvergoedingen en afdrachten;

20 Compleet functionaliteiten overzicht Druk verschillen uit in percentages, of stel een basis in voor sectorreguleringen voor het bedrijf of per werknemer; Beheer pensioeninstellingen, waaronder collectieve overeenkomsten en ethische codes; Salarisverwerking; Wijzigingsformulieren aanmaken, indienen en goedkeuren; Verwerk (of verwijder/pauzeer) een loonrun met de automatische run controle; Verwerk een loonrun-rectificatie; Verwerk de jaarafsluiting; Beheer gestandaardiseerde workflow-instellingen; Beheer en verwerk workflow-taken. HR instellingen Maak inloggegevens aan voor managers en medewerkers; Bepaal wat de verschillende gebruikers kunnen zien en pas toestemmingen aan; Voeg opmerkingen, actiepunten en documenten toe aan het bedrijf of aan medewerkers; Creëer en beheer de instellingen voor alle HR-meldingen; Creëer en beheer verlofmodellen, afdelingen en functiemodellen; Beheer de persoonlijke gegevens van een medewerker, zoals namen, adressen en bankrekeningnummers; Beheer de HR-gegevens van nieuwe en vertrekkende medewerkers, contracten, afdelingen en managers; Bekijk, verander en exporteer de kalenders van medewerkers; Beheer verlofinstellingen en -aanvragen; Beheer verzuim instellingen; Beheer bedrijfsauto s, vergoedingen en verzekeringen;

21 Compleet functionaliteiten overzicht Stel reiskostenvergoeding in op basis van een staffel, berekend aantal kilometers en fiscale ruimte; Bewaar evaluaties en functioneringsbeoordelingen; Bewaar opleidingen en trainingen; Beheer en verwerk workflow-taken. Overige Beheer de instellingen voor automatische meldingen; Zorg voor extra beveiliging met IP-validatie en/of pincodes; Verander de thema-instellingen naar wens, zoals de omgevingsinstellingen en de bedrijfsidentiteit; Bekijk facturen en andere informatie met betrekking tot uw abonnement. Rapportage-overzichten

22 Volledig rapportage overzicht Elk aspect van uw bedrijf altijd inzichtelijk

23 Volledig rapportage overzicht Rapportages werknemer Verzuim werknemer Contracten werknemer Persoonlijke gegevens werknemer SVW-instellingen werknemer Loonheffingen werknemer Overzicht dienstverband Verzuim werknemer Uren en salaris werknemer NAW werknemer Jubileumoverzicht werknemer Verlofsaldo werknemer SVW-instellingen werknemer Salarisinstellingen werknemer Afdelingen werknemer Rapportage verzuimregistratie Salariscomponenten per periode Geslacht werknemers Bedrijfsauto s werknemer Verjaardag werknemer Gezinsgegevens werknemer Documenten werknemer Opleiding werknemer Vergoedingen werknemer Contractenoverzicht Inputoverzicht uurloners (uren en dagen) Verlofoverzicht Uren en salaris werknemer Overzicht salariscomponenten Gereserveerde vakantiedagen Rapportages op maat

24 Volledig rapportage overzicht Bedrijfsrapprtages Contactpersoon bedrijf Adresgegevens bedrijf Workflow-instellingen bedrijf SVW-instellingen bedrijf Salarisinstellingen bedrijf Journaalposten bedrijf Rapportage salariscomponenten (per run/periode) Salaris dashboard Verlof dashboard Verzuim dashboard Journaal rapportages Salariscomponenten per run Betaallijst Bezetting bedrijf Bezetting afdeling Bezetting kostenplaats Bezetting kostenplaats/kostenpost Sectoroverzicht Interne waarden Verzuimuren Journaalposten werknemer Overzicht loonbelastingverklaringen Salariscomponenten bedrijf Salarisspecificaties Loonstroken Salarissen werkgever Kosten werkgever Run controle SEPA Standaardenregister (per salaristype) SWIFT101 folder Rapportages op maat

25 HR - Portaal Meer weten? Neem contact op met uw accountants- of administratiekantoor.