Helder Advies. Presenteren. bureau voor vraagsturing en gebruikersperspectief. Groningen, Januari Helder Advies

Transcriptie

1 Helder Advies bureau voor vraagsturing en gebruikersperspectief Presenteren Groningen, Januari 2008 Helder Advies Programma Lokale Versterking GGz Programma VCP Zorgbelang Groningen

2 Colofon Deze aanvulling Onderhandelen en Argumenteren is een uitgave van Programma Lokaal Centraal van Zorgbelang Groningen, in samenwerking met Helder Advies, Programma Lokale Versterking GGz en Programma VCP Samenstelling: Maritha Ackerman en Renate van Peet Eindredactie: Renate van Peet Tekstbijdragen: Anneke Helder (hoofdstuk 1 en 2), Andries Kroese, Dries Schneider, Maritha Ackerman (allen hoofdstuk 3) en Renate van Peet Groningen, Januari 2008 Contactgegevens Programma Lokaal Centraal Zorgbelang Groningen Sandra Hogewerf Projectleider Lokaal Centraal Zorgbelang Groningen Telefoon: wmo.vraagbaak@zorgbelang-groningen.nl. Hoendiep 95, 9718 TE Groningen Contactgegevens Programma Lokale Versterking GGz Giny Teune-Huizinga, Projectmedewerker voor de provincie Groningen Telefoon: , ginyteune@lokaleversterking.nl Secretariaat, Jolanda Molenaar jolandamolenaar@lokaleversterking.nl Hoendiep 95, 9718 TE Groningen Contactgegevens Programma VCP Marijke Riemsma en Dries Schneider, Consulenten Programma VCP voor de provincie Groningen Telefoon Postbus 278, 9400 AG Assen Contactgegevens Helder Advies, bureau voor vraagsturing en gebruikersperspectief Anneke Helder Hofstede de Grootkade KB Groningen Tel: Fax: info@helder-advies.nl Helder Advies, Programma Lokale Versterking GGz, Programma VCP en Zorgbelang Groningen Het gebruik van teksten is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld. Presenteren, januari

3 Inhoudsopgave Colofon... 1 Inhoudsopgave... 2 Inleiding Theorie presenteren... 4 Inleiding... 4 Voorbereiding... 5 Tijdens de presentatie Samenvattend: Succesfactoren Voorbeelden opzet presentatie Verslag training Bronnen en verder lezen Eigen aantekeningen Presenteren, januari

4 Inleiding Voor u ligt Presenteren, de derde aanvulling op het Handboek Wmo van Zorgbelang Groningen. Deze aanvulling bevat allereerst theorie over presenteren. Deze theorie is overgenomen uit de Reader Presenteren van Anneke Helder (bureau Helder Advies). Daarnaast bevat deze aanvulling het verslag van de training Presenteren. Deze training vond plaats in november 2007 en werd georganiseerd door Programma Lokale Versterking GGz, Programma VCP en Zorgbelang Groningen. Anneke Helder gaf deze training. Tot slot zijn verwijzingen naar verdere informatie over dit onderwerp opgenomen. Deze aanvulling hoort thuis achter tab 5 (Aan de slag) van het Handboek Wmo. Presenteren, januari

5 1. Theorie presenteren Inleiding Presenteren is emotioneren (P.J.G. Frijters). Tijdens een presentatie presenteert u ook uzelf. De laatste jaren komt er steeds meer aandacht voor de ervaringsdeskundigheid van belangenbehartigers. Dat betekent dat het steeds belangrijker wordt om aan een groter publiek het belang van uw zaak uit te leggen. U presenteert zich zowel voor de gemeenteraad, wethouders, als ook aan de burgers en de achterban. Mogelijk moet u presentaties houden over uw standpunten of over het verloop van de onderhandelingen; zowel voor grote zalen als voor een kleiner gehoor. Veel mensen vinden een presentatie houden voor een grote groep mensen een lastige klus. Vaak uit angst om een fout te maken of uit angst om voor gek te staan. U kunt driekwart van uw nervositeit en angst voor presentaties kwijt raken. Zorg dat u aan de presentatie begint met de overtuiging dat u goed voorbereid bent. Een goede voorbereiding en repetitie leiden tot succes! Helaas veronderstellen nogal wat sprekers dat de inhoud van het betoog het belangrijkste is en het enige is waar het bij de voorbereiding om gaat. Ze vergeten dat het net zo belangrijk is hoe u de presentatie geeft. Het gaat dus niet alleen om de woorden, maar ook om de manier waarop u het brengt. Bij een goede voorbereiding van een presentatie is het belangrijk ook te letten op de nonverbale aspecten. Een goed gebruik van lichaamstaal tijdens de presentatie vergroot de belangstelling van het publiek voor het onderwerp. Door gebaren, lichaamsexpressie, gelaatsuitdrukking en toonhoogte, ondersteunt of bekritiseert een spreker voortdurend wat hij zegt. Presenteren, januari

6 Voorbereiding Denk aan de volgende punten bij de voorbereiding: 1. wie is mijn publiek? 2. welk effect wil ik bereiken? (wat is uw doel?); 3. wat wordt de inhoud op basis van het bovenstaande? 4. kies een vorm en structuur voor uw verhaal; 5. maak ondersteunend materiaal; 6. doe onderzoek naar ruimte, audiovisuele hulpmiddelen etc.; 7. oefen! Publiek Kennis van het publiek is belangrijk voor de inhoud van uw verhaal. Maar u stemt ook de presentatievorm en taalgebruik af op het publiek. Een presentatie voor de directie van een instelling ziet er anders uit dan een presentatie voor uw achterban, terwijl het onderwerp hetzelfde is. Probeer te ontdekken waar de boodschap samenvalt met de interesse van de toehoorder. Op dat raakvlak liggen namelijk de aanknopingspunten voor een boeiende presentatie. Breng uw publiek in beeld met de volgende vragen: is het publiek intern of extern? wat weten de toehoorders van het onderwerp? wat zijn de verwachtingen? welk belang heeft het publiek bij uw verhaal? welk inhoudelijk niveau kunnen ze aan? hoe staat uw publiek ten opzichte van het onderwerp van de presentatie? welke kenmerken zijn verder van belang? Denk hierbij aan leeftijd, opleidingsniveau. Doelstelling Een goede spreker weet wat hij wil met zijn presentatie. U werkt toe naar een doel. Dat doel wordt niet alleen bepaald door wat de spreker zelf wil vertellen. Het wordt ook bepaald door wat het publiek wil horen en door de situatie waarin de presentatie plaatsvindt. Er zijn zes type doelen: informatie verschaffen; voortgang rapporteren; overtuigen; een beslissing krijgen; een probleem oplossen; een vaardigheid aanleren. Het type doelstelling beïnvloedt mede de opzet van de presentatie (zie ook hoofdstuk 2). Probeer uw doelstelling zo nauwkeurig mogelijk te formuleren. Een voorbeeld Na mijn presentatie kent mijn publiek de gevolgen van korting op huursubsidie voor mensen met uitsluitend een AOW (informatie/kennis).na afloop heeft mijn publiek de intentie om hierover binnen de eigen partij te debatteren (overtuigen). Let wel: in een presentatie van een uur kunt u mensen niet zomaar van gedachten laten veranderen. Al was het maar omdat er een grens is aan de hoeveelheid informatie die de toehoorders in korte tijd kunnen verwerken. Presenteren, januari

7 De inhoud Er was een tijd waarin een lezing nog echt werd voorgelezen en het publiek twee of drie uur toehoorde. Dat kan nu echt niet meer. Presentaties moeten tegenwoordig steeds meer het tempo hebben van een videoclip of televisiereclame. U krijgt meestal een kwartier de tijd, hooguit een half uur. Zelden meer. Dat betekent dus selecteren. Niet alles wat u weet is van belang voor de doelstelling en voor het publiek! Kiest u voor diepgang, dan kunt u niet in de breedte alles uitleggen. Kiest u voor de breedte, dan kunt u niet de diepte in! Naast selectie van de inhoud, moet u het verhaal ook ordenen! Als u eenmaal weet wat u wilt behandelen in uw presentatie, hoe moet u die inhoud dan organiseren? Probeer één van de hierna volgende organisatiemethodes. Houd bij het kiezen van de methode altijd uw doelstelling in gedachten. Een goede presentatie heeft een heldere structuur. U helpt het publiek als u aan het begin vertelt wat men kan verwachten en hoe uw presentatie is opgebouwd. Structuur U boekt succes als u het betoog opdient in hapklare brokken. Luisteraars hebben behoefte aan herhaling. Dat houdt in dat u hetzelfde soms nóg een keer en daarna nóg een keer zegt, maar dan in andere woorden. De belangrijkste boodschap voor een goede presentatie: Keep It Simple and Stupid! Breng uw boodschap zo eenvoudig mogelijk over: beperk u tot de kern en gebruik gewone mensentaal. Kop-romp en staart Ondanks zijn eenvoud, of misschien juist daarom, is dit de oervorm van alle presentaties. Kop De kop is het begin, hier geef u een inleiding op het onderwerp en een overzicht van wat u gaat vertellen. Hier ligt dé kans voor een verrassende opening. Romp De romp bevat de feitelijke boodschap, het is de kern van uw verhaal. Hier noemt u de argumenten of onderbouwing voor uw standpunt. Staart In de staart, u raadt het al, vat u de boodschap nog eens samen. U komt tot een conclusie en noemt eventuele aanbevelingen. Varianten op Kop romp - staart Er zijn vele varianten mogelijk op het kop-romp-staart model. VVV Tell them what you are going to tell; then tell them and finally tell them what you told them. In gewoon Nederlands, vertalen we het Amerikaanse adagium in de 'VVV-formule': vertel wat u gaat vertellen; vertel het; Presenteren, januari

8 vertel wat u verteld hebt. De kracht van een presentatie ligt meestal niet in een strakke verwoording van de boodschap. Toehoorders hebben behoefte aan herhaling en bevestiging. De VVV-formule is zo succesvol omdat ze inspeelt op deze menselijke behoefte. De lijst-methode Als u een aantal punten wilt bespreken die allemaal even belangrijk zijn, zonder volgorde van prioriteit, maak dan gewoon een lijst. Maar nummer de punten niet, omdat dat een volgorde suggereert. De chronologische volgorde Deze opzet maakt gebruik van de tijd om een volgorde aan te brengen in de presentatie. Redeneringketen Bij deze methode wordt een aantal feiten of activiteiten die logisch uit elkaar voortvloeien, als een keten aan elkaar geregen. Argument/tegenargument Deze opzet wordt gebruikt om tegengestelde standpunten te presenteren. Dus eerst alle argumenten voor en dan alle argumenten tegen een bepaald plan. Inductief/deductief redeneren U presenteert een reeks feiten en trekt daar een conclusie uit. Als u deze methode met succes wilt toepassen, moet u heel zeker zijn van de feiten. Opening Uw presentatie staat of valt met een goede opening. Besteed dus veel aandacht aan de opening van uw presentatie. Een openingszin trekt de aandacht, creëert ontspanning en is relevant voor de presentatie. Actualiteit Nieuws is een prima binnenkomer. Zeker als het om een onderwerp gaat waar mensen direct mee te maken hebben. Neem een actueel bericht (liefst uit de krant van diezelfde dag) en gebruik het als kapstok voor uw verhaal. Anekdote/verhaal De meeste mensen houden van verhalen. En een verhaalopening kan nog meer impact hebben als u uw toehoorders erbij betrekt. Een anekdote is een kort verhaaltje met een grappige of verrassende kern. Ook persoonlijke belevenissen krijgen onmiddellijk de aandacht. Bijvoorbeeld: Stelt u zich voor: uw moeder heeft dringend meer huishoudelijke hulp nodig. U doet veel voor uw moeder maar. Metafoor Een metafoor is een figuurlijke uitdrukking of beeld waarin u het onderwerp van uw betoog kunt vangen. Een goede metafoor vinden, is lastig. Maar als u er eenmaal een hebt, is de zeggingskracht groot. Bijvoorbeeld: De Wmo-raad is als een lappendeken, veelkleurig maar samen een geheel. Humor Een grap als opening breekt het ijs en verhoogt de sfeer. Probeer 'm eerst uit op een paar proefkonijnen en voorkom dat u toehoorders (onbedoeld) beledigt. Citaat Waarom zelf zwoegen op een prachtige openingszin als anderen het wiel al hebben uitgevonden? Bijvoorbeeld: Wie zei: fantasie is belangrijker dan kennis?(albert Einstein) Presenteren, januari

9 Een oprecht compliment maken De meeste mensen waarderen een compliment, als het maar oprecht is. Bijvoorbeeld: Wat geweldig dat de gehele commissie hier in de zaal aanwezig is. Een krachtige uitspraak doen Met een krachtige uitspraak trekt u direct de aandacht van uw toehoorders. Bijvoorbeeld: Dankzij de Wmo kunnen alle burgers nu meedoen in de samenleving. Een uitdagende, grappige vraag stellen Met een vraag verplicht u mensen op te letten, alleen al omdat de buren de vraag beantwoorden. Bijvoorbeeld: Wil degene die met het openbaar vervoer is gekomen, de hand opsteken. Ongeveer de helft. Stel dat u.. hoe zou het dan zijn. Noem de aanleiding Soms is er een bijzondere gelegenheid voor uw presentatie. Deze kunt u gebruiken om krachtig te openen. Effectief afsluiten Afsluiten is een ander essentieel onderdeel van uw presentatie. Sommige mensen openen niet, en anderen sluiten helemaal niet af. De tijd is gewoon op. Hoe kunt u afsluiten? Samenvatten U kunt het zelf doen of de toehoorders vragen stellen en hen zo de samenvatting laten maken. Een anekdote vertellen Dit kan een grappig verhaal zijn over uzelf of iets dat u hebt meegemaakt of beleefd tijdens een eerdere presentatie. Eindig zoals u bent begonnen Haal aan het eind het citaat, verhaal of de anekdote nogmaals aan. Ondersteunend materiaal Er zijn onderzoeken die uitwijzen dat presenteren een goede manier is om dingen te onthouden: voor de spreker welteverstaan. De toehoorder onthoudt er maar bitter weinig van: gemiddeld genomen ongeveer 5%! We onthouden: 10% van wat we lezen; 20% van wat we horen; 30% van wat we zien; 50% van wat we horen én zien; 70% van wat we bespreken (de voorbeelden die de toehoorder noemt); 90% van wat we uitleggen. Stelregel is dat hoe meer zintuigen je aanspreekt, hoe beter mensen onthouden. Zelf doen is het beste. Dit is een goede reden om gebruik te maken van meerdere hulpmiddelen om de boodschap over te brengen. Visuele hulpmiddelen Luisteraars zijn dus eigenlijk liever kijkers. En de boodschap voor sprekers is dan ook: Laat zien wat u zegt. Presenteren, januari

10 Maak dus gebruik van voorwerpen om uw thema te verbeelden, laat foto s of dia's zien, illustreer uw betoog met handelingen en maak gebruik van hulpmiddelen. De meeste bekende hulpmiddelen zijn: flip-over; overheadprojector; beamer en pc. Flip-over Als de groep niet te groot is, heeft een flip-over de voorkeur. Allereerst biedt een flip-over een uitstekend geldige reden om de groep staande toe te spreken. Het gebruik van de flipover maakt u bewegelijk op een goede manier. Voordelen: levendig goedkoop gemakkelijk in gebruik optimale flexibiliteit spontaniteit Nadelen: een slecht leesbaar handschrift wreekt zich onmiddellijk tijdens het schrijven staat u met de rug naar het publiek het schrijven kost tijd Overheadprojector De overheadprojector is geschikt als hulpmiddel om onderwerpen te behandelen voor een wat groter publiek (circa 50 mensen). De zaken die u wilt laten zien worden geschreven of gescand op een sheet. De sheet ligt op de overheadprojector met lamp die de tekst of het plaatje projecteert op de wand. Let op maak de sheet niet te vol! Acht regels zijn genoeg! Voordelen: overheadprojector is relatief goedkoop bijna in elk zaaltje aanwezig sheets zijn gemakkelijk te maken overheadprojector is simpel te hanteren redelijke mate van flexibiliteit Nadelen: kleurenplaatjes zijn niet gemakkelijk te kopiëren op sheet niet zo levendig als beamer teveel informatie op de sheet Beamer + laptop Met het computerprogramma PowerPoint maakt zelfs de minst geoefende pc-gebruiker in een handomdraai prachtige presentaties. En daar zit nu juist de valkuil. In de presentaties met beamer raakt de inhoud op de achtergrond door een overdadige vorm: de overvloeiende beelden, vallende letters en veelkleurige presentaties vertroebelen het zicht op het werkelijke verhaal. Houd het eenvoudig! Voordelen: met sheets of een visuele presentatie houdt u de lijn van het betoog vast de presentatie biedt houvast aan het publiek en fungeert voor de spreker als spiekbrief u kunt de sheets of PowerPoint presentatie als hand-out verstrekken Nadelen: een presentatie met de beamer vraagt enige technische kennis teveel informatie op een sheet zetten de vorm leidt de aandacht af van de inhoud Presenteren, januari

11 Randvoorwaarden Onderzoek van te voren of de randvoorwaarden goed georganiseerd zijn. De grootte van de groep Als u uw toespraak voorbereidt is het belangrijk dat u weet wanneer en waar deze zal plaatsvinden en wat de grootte van de groep zal zijn. Met deze kennis kunt u de opstelling van de groep en uw eigen plaats bepalen. De grootte van de groep is ook belangrijk voor de keuze van de (visuele) hulpmiddelen die u gebruikt tijdens u toespraak. Ruimte Bij een voordracht voor een kleine groep, is het prettig om de stoelen in een halve kring neer te zetten. Deze halve kringopstelling zorgt er voor dat de deelnemers zich ook makkelijk op elkaar kunnen richten. Dit nodigt uit tot actieve deelname. Bij een groter publiek is deze hoefijzervormige opstelling meestal niet erg praktisch. Belangrijk is hier dat u zelf kiest voor een plaats waar iedereen u goed kan zien. De checklist Maak een checklist van wat u mee moet nemen of wat aanwezig moet zijn zoals: beamer en laptop, overheadprojector, reservelampjes, flip-over, verlengsnoeren, naambordjes, etc. Oefen U weet welke punten u wilt behandelen en in welke volgorde. Wat nu? U hebt de basis voor de presentatie. De volgende stap is om de juiste woorden te vinden om uw presentatie over te brengen. Schrijf de belangrijkste punten op systeemkaarten met uitleg. U kunt dan gewoon uw eigen spreektaal gebruiken en het maakt een spontanere indruk. Schrijf in ieder geval de opening en de sluiting uit. Vervolgens oefent u voor de spiegel of nog liever voor vrienden of een partner. Tevens controleert u hoeveel tijd uw presentatie in beslag neemt. U zult verbaasd staan hoe snel u over de toegestane tijd heen gaat. Presenteren, januari

12 Tijdens de presentatie U heeft zich goed voorbereid, het verhaal zit goed in elkaar, alle hand-outs liggen klaar. Nu komt het erop aan dat u het verhaal boeiend brengt. Dat betekent dat u niet alleen iets voordraagt, maar dat u werkelijk met uw publiek communiceert. U wisselt dus iets uit in plaats van dat u hen passief laat luisteren. Deze communicatie over en weer kunt u sturen. U gaat dus in geen geval de presentatie in zijn geheel voorlezen! Vermijd barricades! Zorg bij de keuze van de plaats van waaruit u spreekt dat er zo min mogelijk barricades zijn tussen u en uw publiek. Veel mensen verkiezen een tafel voor zich, omdat dit hen steun geeft. Het is beter te spreken in de vrije ruimte; het is minder saai voor de toehoorders en het biedt u meer ruimte. Verder kunt u in een vrije ruimte beter gebruik maken van gebaren en kunt u makkelijker van plaats veranderen (zonder te ijsberen). Dit houdt de voordracht levendiger. Ondersteunende gebaren Het is goed om tijdens uw betoog veel gebruik te maken van ondersteunende gebaren. Let er wel op welke gebaren u maakt. Bij het toespreken van een grote groep moeten uw gebaren en bewegingen worden aangepast aan de grotere afstand. Uw gebaren moeten nu groter en krachtiger worden gemaakt. Het maken van kleine handbewegingen moet u hier zien als fluisteren. Intonatie Uw stem is ook een belangrijk non-verbaal hulpmiddel tijdens de voordracht. U kunt er niet alleen de woorden mee uitspreken, maar met behulp van intonatie kunt u accent en levendigheid in uw verhaal brengen. Zorg bij het toespreken van een grote groep voor een microfoon. Zo kunt u optimaal gebruik maken van uw intonatie. Oogcontact Tijdens een gesprek met iemand is oogcontact erg belangrijk. Het patroon van aankijken en wegkijken regelt onder andere het verloop van het gesprek. Bij spreken in het openbaar is het niet anders. Verplaats regelmatig uw blik naar een andere persoon, bij voorkeur iemand die aan een andere kant van de groep zit. Vanaf een afstand van zo'n acht meter is oogcontact niet meer echt goed mogelijk. Richt u daarom vooral op de voorste rijen. Werp wel af en toe een blik naar boven (achteren) om ook de achterste mensen te betrekken. Houding en bewegingen Tijdens het houden van een presentatie zijn de bewegingen die u maakt, erg belangrijk. Veel mensen vragen zich af waar ze hun handen moeten laten. Aan de handen is het eerst gespannenheid te zien en daarom worden de handen eerder als een last ervaren dan als een handig hulpmiddel. Presenteren, januari

13 Vermijd: onrustige bewegingen, het veel en onrustig bewegen van de handen geeft niet alleen de gespannenheid van de spreker weer, maar kan de luisteraars afleiden van het verhaal. Nerveuze gebaren zoals krabben, draaien aan een ring, strijken over uw haren en friemelen aan kleding kunt u dus maar beter niet doen tijdens het spreken; statische houdingen. Veel sprekers in het openbaar vrezen de zenuwachtige bewegingen, die onze handen spontaan lijken te maken. Om handen beter onder controle te houden, zijn we daarom eerder geneigd om ze onbeweeglijk te fixeren, zoals: de armen over elkaar; handen in de zak; de handen op de heupen; 'rugdekking'. Wat dan wel? De handen ontspannen langs het lichaam Wat doen uw voeten? Met uw voeten bepaalt u (bijna letterlijk) de stevigheid en stabiliteit van uw presentatie. Het geeft stevigheid als de voeten iets uit elkaar staan en het gewicht gelijk verdeeld is over beide benen. Iemand die zo staat komt ook overtuigend en zeker van zichzelf over. Het naast elkaar plaatsen van de voeten biedt ook mogelijkheid om even door uw knieën te gaan of op de tenen te staan. Deze verandering in hoogte tijdens het spreken, beïnvloedt ook de stemmelodie, waardoor het verhaal veel enthousiaster over komt. Oefen uw stem De stem is de spiegel van de ziel. Uw publiek hoort aan de stem of u gespannen bent of niet. Een goede, vaste stem begint met ademhaling. En ademhaling, op zijn beurt, begint met een goede houding. Enkele tips: sta of zit met beide voeten stevig op de grond; ontspan de schouders; houd het hoofd rechtop; adem met uw buik; breng variatie in toonhoogte; regel uw stemvolume. Betrek het publiek Mensen willen betrokken worden. Communicatie over en weer is dé manier om ervoor te zorgen dat uw verhaal beklijft. Als u luisteraars actief betrekt, wordt uw presentatie ook voor uzelf leuker en inspirerender. Zo betrekt u het publiek: ga het gesprek aan. Doe alsof u met het publiek in gesprek bent. Stel een vraag en kijk eens rond. Neem rustig de tijd om de vraag te laten doordringen tot uw publiek. In een klein gezelschap kunt u één of twee personen laten antwoorden op uw vraag; laat mensen meedoen. Het minste wat u doen kunt, is mensen de gelegenheid geven om vragen te stellen. Omdat het vrijwel altijd dezelfde personen zijn die de mond opendoen, zoekt u misschien een meer creatieve manier. Bijvoorbeeld: een stelling poneren; voor- of tegenstanders de vinger laten opsteken; buren met elkaar laten discussiëren. Presenteren, januari

14 Let op aandacht van de toehoorders Behalve aandacht te besteden aan uw eigen lichaamstaal tijdens de voordracht, is het belangrijk te letten op de lichaamstaal van uw toehoorders. Zit het publiek onderuit of op het puntje van de stoel? Hebben ze een open houding of zitten ze stijf met hun armen over elkaar? Bewustzijn van de lichaamstaal van uw publiek geeft u de mogelijkheid om de presentatie te sturen. Zo kunt u bijvoorbeeld door wisseling in stemvolume of door het maken van een humoristische opmerking over hun houding, de induttende mensen er weer bij halen. Vragen beantwoorden Het merendeel van de vragen is vaak simpel te beantwoorden; het zijn vaak simpele verzoeken om informatie. Iemand kan echter ook een vraag stellen die eigenlijk als kritiek bedoeld is. Daarom een korte opsomming van de meest lastige vragen en hoe u die kunt beantwoorden. Het verborgen bezwaar Soms zijn de bezwaren nauwelijks verborgen: betekent dit dat u voorstelt dat de burger meer gaat betalen? U kunt dit soort vragen aanpakken met behulp van de standaardregels voor bezwaren: ga niet in de verdediging; maak het bezwaar specifiek: vraag bijvoorbeeld waarom uw voorstel volgens hen automatisch lijdt tot een prijsverhoging voor de burger; noem het compenserende voordeel. U benoemt wat het oplevert. Bijvoorbeeld grotere zelfstandigheid van de cliënten/burger, waardoor minder hulp nodig is. De toetsvraag De toetsvraag is bedoeld om uw kennis te toetsen. Dus bijvoorbeeld: weet u wat de kwaliteitswet hier over zegt? De vragensteller kent het antwoord, maar wil toetsen of u het antwoord ook weet. De gulden regel is: als u het antwoord niet weet, zeg dit dan gewoon en ga niet bluffen. De demonstratievraag De echte motivatie van de vragensteller is vaak om te laten zien hoeveel hij zelf weet. Hij/zij wil graag dat de kennis publiekelijk wordt erkend. Stem zonder aarzelen in en erken hoe slim de vragensteller wel is. De betwistende vraag U beweert iets wat gevoelig ligt in verband met de expertise van de toehoorders. Dit zal vaak voorkomen als je als belangenbehartiger presenteert voor bijvoorbeeld aanbieders of de gemeente. Directies die weten wat de cliënten willen of wethouders die weten wat de burgers willen en betwistende vragen gaan stellen. Het zijn geen vragen, ze betwisten eigenlijk uw bewering. De defensieve vraag Iets wat u voorstelt betekent minder status, meer werk, meer kosten voor één of meerdere toehoorders. Een defensieve vraag kan zijn: dus dat betekent dat u nu niet tevreden bent over de zorg?. Dit kunt u vaak het beste pareren met een tegenvraag: waar baseert u dat op?. Presenteren, januari

15 Bij alle lastige vragen moet u uw eerste reactie bedwingen en even de tijd nemen om tot u zelf te komen. Dit kunt u ook doen door te zeggen: deze vraag verrast me, etc. Daarna: de vraag beantwoorden; toegeven dat u het niet weet en het antwoord later achterhalen; het antwoord uitstellen en hier later onder vier ogen op terugkomen; doorverwijzen naar een collega-belangenbehartiger die er meer van weet; de vraag terugkaatsen; de vraag in de groep gooien. Presenteren, januari

16 Samenvattend: Succesfactoren Of een presentatie slaagt, hangt niet alleen af van de inhoud van uw betoog maar ook van de manier waarop u de boodschap overbrengt. We zetten de belangrijkste succesfactoren op een rijtje. Ken uw publiek Weet wie u voor u hebt: of u ze met 'u' of 'jullie' moet aanspreken, wat weten ze van het onderwerp en zijn ze geïnteresseerd in wat u te zeggen hebt. Weet wat u gaat zeggen Houd tijdens het spreken een spiekbriefje bij de hand met de kernwoorden van uw verhaal. Verspil uw tijd niet met wat mensen al weten, geef ze iets nieuws, verrassends en laat hun fantasie werken. Breng structuur in het verhaal Hanteer een duidelijke verhaallijn. Maak gebruik van de methoden om uw verhaal te structureren. Gebruik beelden Eén keer zien is beter dan keer horen. Hebt u leuke dia's of voorwerpen die uw betoog kunnen ondersteunen, laat ze zien! Houd intussen wel contact met uw publiek en zorg dat u met de apparatuur kunt omgaan. Niets is zo tenenkrommend als sprekers die staan te stuntelen met beamers of overheadprojectors. Maak contact Het gaat er niet alleen om wat u zegt, maar ook hoe u het zegt. Maak contact met uw publiek: stel vragen, houd oogcontact, loop rond, laat mensen stemmen op een stelling door de vinger op te steken. Kortom: betrek uw gehoor actief bij uw verhaal. Laat niet alleen uw mond maar ook uw lichaam spreken. Gebruik handen en voeten om het betoog te illustreren en onderstreep de boodschap met mimiek en gezichtsuitdrukking. Presenteren, januari

17 2. Voorbeelden opzet presentatie In dit hoofdstuk is een aantal voorbeelden van een opzet van een presentatie opgenomen. Doel: informatie verschaffen 1. Formuleer de doelstelling voor uw presentatie in één zin. 2. Bepaal hoe u gaat beginnen: beginzin; grap, anekdote, etc. 3. Bepaal welke informatie u wilt geven: beperk u tot drie à vijf punten. 4. Omschrijf alle afkortingen en jargontermen. Bijvoorbeeld: kadernota, de afkortingen Wmo, CZ, VCP, etc. 5. Maak duidelijk wat uw toehoorders er aan hebben. Leg verband tussen de informatie en de waarde ervan voor uw publiek. 6. Afsluiting. Doel: voortgang rapporteren 1. Ontwikkel een specifieke doelstelling (vat het doel van uw presentatie in één zin samen). 2. Beschrijf het doel en de methodiek van het product. 3. Beschrijf de status van het product. 4. Beschrijf de resultaten die tot nu toe zijn bereikt. 5. Geef aan welke eventuele problemen er zijn. 6. Geef suggesties of vraag om ideeën om deze problemen op te lossen. 7. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie en het stellen van deadlines. Presenteren, januari

18 Doel: een probleem oplossen 1. Ontwikkel een specifieke doelstelling (één zin waarin u zegt wat het doel is van de presentatie). 2. Omschrijf het probleem. 3. Beschrijf de feiten en relevante opinies over het onderwerp; beperk u tot de drie belangrijkste feiten en/of opinies. 4. Bepaal wat het ideale resultaat zou zijn van de oplossing. 5. Beschrijf de mogelijke oplossingen (beperk u in de oplossingen). 6. Bepaal welke alternatieven het best tot het gewenste resultaat leiden. 7. Beslis welke oplossing het wordt. 8. Uitvoering: gebrek aan actie leidt zeker tot onopgeloste problemen. Een verkeerde actie kan worden bijgestuurd. Doel: een beslissing verkrijgen 1. Ontwikkel een specifieke doelstelling in één zin. 2. Beschrijf de criteria op basis waarvan de beslissing moet worden genomen of op basis waarvan u een beslissing hebt genomen. In volgorde van belangrijkheid. 3. Beschrijf de mogelijkheden en alternatieven en eventuele leuke bijkomstigheden. 4. Presenteer een vergelijking van de mogelijkheden, en geef van elke optie de voors en tegens (u kunt de mogelijkheden vergelijken door ze te beoordelen aan de hand van de criteria). 5. Doe een aanbeveling voor een mogelijkheid. 6. Beschrijf de stappen voor het uitvoeren van de beslissing voor zover het uw rol is. Beschrijf de momenten waarop u terugkomt op het besluit. Presenteren, januari

19 3. Verslag training In dit hoofdstuk vindt u het verslag van de training Presenteren. Deze training vond plaats in november De training werd gegeven door Anneke Helder van Helder Advies, bureau voor vraagsturing en gebruikersperspectief. Kern training Presenteren begint bij kennismaken. Presenteren is aandacht trekken door middel van jezelf. Presenteren = emotioneren. Aanvang training Bij de start van de training presenteert een ieder zich bij de voorstelronde. Genoemd worden de naam, achterban en tot welke adviesraad iemand (indien van toepassing) behoort. Tips hierbij zijn: verdeel het gewicht over beide benen, armen losjes langs het lichaam; ook bij zitten is houding belangrijk; in alle gevallen gaat het om een actieve lichaamstaal; als je gaat staan om je naam te zeggen, éérst de aandacht vangen. Door deze voorstelronde merk je hoe het is: verwelkomen, voorstellen, rondkijken en aandacht vangen van je toehoorders. Inhoud training Tijdens de training wordt ingegaan op de voorbereiding, de presentatie en de afsluiting van de presentatie. Voorbereiding Een goede voorbereiding en oefenen zijn wezenlijk voor iedere presentatie. Als voorbeeld nemen we een presentatie over het lokale loket. Tijdens de voorbereiding besteed je onder meer aandacht aan de volgende onderwerpen. Doel Wat is de doelstelling van je presentatie? Het lokale loket gaat over veel onderwerpen en heeft een grote doelgroep. Informatie hierover moet veel mensen bereiken. Het is dus belangrijk een keuze te maken over wat je wilt vertellen. Wil je: informatie geven over het lokale loket? stimuleren tot een groter gebruik van het loket? oproepen tot actie voor een meer klantvriendelijk loket? De doelstelling van je presentatie bepaalt de structuur en inhoud van je presentatie. Doelgroep Wie spreek je toe? Als het gaat om informatie over het lokale loket is een presentatie voor een gemeente iets anders dan een presentatie voor de achterban. Aandachtspunten zijn: Wie is je publiek? Gaat het om ambtenaren, bestuurders, aanbieders of gebruikers? Wat is het kennisniveau van je publiek? Is men bekend met de Wmo en/of met het lokale loket? Presenteren, januari

20 Wat is de behoefte van je publiek? Is je publiek geïnteresseerd in het onderwerp en willen ze er iets over horen?. Het verhaal Sommigen geven er de voorkeur aan om een presentatie uit te schrijven. Voorkom wel dat je tijdens de presentatie het verhaal gaat voorlezen. Je kunt ook trefwoorden en steekwoorden opschrijven om de verhaallijn vast te houden. Wat betreft de structuur van het verhaal, denk aan de: kop- staart en romp; VVV methode: vertel wat je gaat doen; vertél het (éénduidige boodschap); vertel wat je verteld hebt. Let op de lengte van je presentatie: het maximale opnameniveau is18 minuten, houd het kort! Omgaan met vragen Denk ook na over hoe je omgaat met vragen tijdens de presentatie. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen deze: tijdens de presentatie te laten stellen; na afloop van de presentatie te laten stellen; op memoblaadjes te laten schrijven, aan het einde van de presentatie te verzamelen en te beantwoorden; zelf op te schrijven en aan het eind te beantwoorden. Welke manier je ook kiest, de werkwijze is ook afhankelijk van de grootte van de groep. Ruimte Ken de ruimte waar je de presentatie gaat houden. Zorg dat een opstelling mogelijk is waar: iedereen je goed ziet. Dit in verband met oogcontact en ondersteunende gebaren; een flip-over en/of andere hulpmiddelen voor iedereen te zien zijn. Gebruik hulpmiddelen Door je presentatie te ondersteunen met hulpmiddelen als bv een flip-over, een beamer met PowerPoint presentatie of overheadprojector, blijft de inhoud beter hangen. We onthouden: 10% van wat we lezen; 20% van wat we horen; 30% van wat we zien; 50% van wat we horen én zien; 70% van wat we bespreken (de voorbeelden die de toehoorder noemt); 90% van wat we uitleggen. Stelregel is dat hoe meer zintuigen je aanspreekt, hoe beter mensen onthouden. Dit is een goede reden om gebruik te maken van meerdere hulpmiddelen om de boodschap over te brengen. Presentatie Bij de het presenteren zelf gaat het om de opening, het inhoudelijke verhaal en de afsluiting. Opening Bij de opening gaat het allereerst om het krijgen van aandacht. Dit kan bijvoorbeeld via een: prikkelende stelling; actueel onderwerp; anekdote; metafoor; grap; Presenteren, januari

21 citaat; krachtige uitspraak; uitdagende vraag. Inhoud verhaal Houd je verhaal simpel en eenvoudig: Keep It Simple and Stupid (KISS). Gebruik dus eenvoudige taal en beperk je tot de kern. Denk ook om de non-verbale communicatie zoals je houding, gebaren, oogcontact en stemgebruik. Afsluiting Vat je verhaal samen en kom terug op de opening van de presentatie (de prikkelende stelling, de actualiteit, etc.). Geef vervolgens aan dat je aan het einde van je presentatie bent en dat je hoopt dat de toehoorder er iets van opgestoken heeft. Denk aan de samenhang! Tot slot kun je het verhaal overhandigen of de presentatie uitreiken. Conclusie training Presenteren is oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Oefening baart kunst! Presenteren, januari

22 4. Bronnen en verder lezen Bij de samenstelling van deze aanvulling is gebruik gemaakt van de volgende bronnen: Reader Presenteren Anneke Helder van Helder Advies, bureau voor vraagsturing en gebruikersperspectief Groningen, oktober 2007 Verslag Training Presenteren Maritha Ackerman, Zorgbelang Groningen Andries Kroese, Zorgbelang Groningen Dries Schneider, Programma VCP Groningen, Zorgbelang Groningen, januari 2008 Verder lezen over dit onderwerp, kunt in de volgende boeken en op de volgende websites. Boeken Er zijn tal van boeken geschreven over het houden van presentaties. Kijk eens op de websites van en voor meer boeken over presenteren en recensies van lezers. Websites Presenteren, januari

23 5. Eigen aantekeningen Presenteren, januari