Gegevensregistratie bij kunstendecreet en cultuurcentra doel, werkwijze, aandachtspunten en tips voor softwarefabrikanten

Transcriptie

1 Gegevensregistratie bij kunstendecreet en cultuurcentra doel, werkwijze, aandachtspunten en tips voor softwarefabrikanten Christine Van de Steene Roel Devriendt 1

2 Waarom registratiesystemen? Gestandardiseerde, verifieerbare en meer volledige rapportering door gesubsidieerden Planlastvermindering Beschikken over betrouwbare gegevensset die breed inzetbaar is Rapportering & terugkoppeling 2

3 Doel registratie & rapportering? Beide decreten verschillen sterk maar het doel van de registratie loopt voor beide decreten grotendeels gelijk toetsing decretale normen verantwoording subsidie planlastvermindering (éénmalige opvraging) sector in kaart brengen en terugkoppelen naar sector, stakeholders en ruim publiek beleidsvoorbereiding (noden/doelmatigheid beleid/ afstemming bv. spreidingsproblematiek) studiedagen rapporten, brochures bv. cultuurcentra in cijfers bv. cijferboek K&E vlotte & uniforme dossierbehandeling (kunsten) benchmarking (cultuurcentra) basis voor onderzoek & analyse (intern en extern) 3

4 Start registratiesystemen Cultuurcentra 2004: ontwikkeling systeem via excelmappen en draagvlak creëren (ronde bij centra) 2005: proefjaar 2006: optimalisering, controle : output in brochures, rapporten, presentaties, studiedagen : ontwikkeling webapplicatie 2012: lancering CcinC Kunsten 2007: proefjaar : uitbouw, verfijning, controle 2012: output via jaarlijks cijferboek 4

5 Verschillen tussen klanten Cultuurcentra Gemeentelijke instelling verantwoordelijkheid gemeente Kunsten Onafhankelijke instellingen zoals Vzw s Producenten kunstendecreet= knooppunt voor informatieverzameling over alle speelplekken en spreidingsgegevens, ook in buitenland hangen deels af van correcte info van organisatoren die productie kopen bv. deelnemerscijfers 5

6 Wie rapporteert waarover? cultuurcentra activiteiten financiën personeel cultuurcentrum infrastructuur contactgeg./beheer ad hoc bevragingen 6

7 Cultuurcentra activiteiten Gegevens: groepering van activiteiten & deelnemers Twee basisprincipes:. onderscheid eigen versus receptieve activiteiten. exacte deelnemers versus geraamde deelnemers Onderverdeling:. podium (onderverdeeld in 9 disciplines). educatieve activiteiten (tellen per titel + uren). tentoonstellingen (artistieke en educatieve + ook dagen). andere activiteiten (repetities, ontmoetingsact ). omkaderingsactiviteiten (tellen per sessie) 7

8 Cultuurcentra Doel: zicht op activiteiten aantal activiteiten & deelnemers bijzonderheden van activiteiten:. doelgroepen (scholen, jongeren, families, senioren). op welke locatie (intra muros, extra muros, open lucht). publicaties (lesmap, folder, catalogus, syllabus). in samenwerking met. deel van festival of landelijk event of bezoek aan ander cultuurhuis 8

9 Cultuurcentra financiën Reële uitgaven en inkomsten Thematische rubrieken -> opzoeken en groeperen uitgaven voor personeel, werking, programmering, marketing & publiciteit, uitrusting, huur/lening/leasing Inkomsten uit subsidie, programmering, verhuring, concessies, sponsering Versleutelingen: bv. gedeelde kosten ICT, telefonie, verwarming, onderhoudspersoneel -> denkwerk Doel: attest uitgaven cc zicht op evoluties/kenmerken 9

10 Cultuurcentra personeel Gegevens:. personeelsleden (naam, functie, statuut, diploma, tewerkstelling in vte ). bijkomende prestaties Onderverdeling personeel. staf op A en B niveau (loonkost ter verantwoording subsidie). niet-subsidieerbare staf. overig personeel (via nummer wegens privacywetgeving) Doel:. attest cultuurfunctionaris-directeur. realistisch beeld van effectief beschikbaar personeel => gewogen vte 10

11 Cultuurcentra hoe gebeurt de opvraging? Tot nu toe via excelmappen, jaarlijks tegen 1 juni -> zie voor mappen en leidraad Vanaf 2012 via een webapplicatie - eerste refertejaar = 2011 CCinC = cultuurcentra in cijfers Belangrijk: - nog steeds geaggregeerd en volgens dezelfde structuur - bij het invullen: systeem van validaties, onmiddellijke feedback - na het invullen: systeem van meldingen en foutenlijsten Nog steeds menselijke tussenkomst nodig (denkwerk!) Geen automatische invoer vanuit andere software mogelijk 11

12 Wie rapporteert waarover? Kunstendecreet Meerjarig gesubsidideerde kunstenorganisaties Organisaties die projectsubsidies ontvangen Over het geheel van hun werking Over de realisaties van het gesubsidieerd project Bij de meerjarige aanvraag Bij jaarlijks actieplan (= basis voor toetsing doelmatige aanwending subsidie), 2 maand voor start jaar Bij jaarlijks werkingsverslag, 3 maand na afloop jaar Bij aanvraag Na realisatie project (en max. 15 maand na toekenning)

13 Kunstendecreet hoe gebeurt de opvraging? Alle standaardformulieren, met handleiding, staan hier: Tweedelig: 1. Inhoudelijk werkingsverslag met vaste rubrieken (word-formaat) zelfevaluatie kwalitatieve duiding verantwoordt evt. afwijkingen in realisatie aanvraag of actieplan = deel van intern proces van planning en opvolging 13

14 Kunstendecreet de cijfergegevens 2. Excel-formulier: Meer objectief meetbare beleidsgegevens over Eigen producties en activiteiten; aantal, datum, type activiteit, plaats, toeschouwers, ontvangen uitkoopsom, inkomsten ticketverkoop Receptieve werking (= zelf georganiseerde activiteiten, ingekocht bij andere producenten verschilt van terminologie bij cultuurcentra!!) Kunsteducatie en publiekswerking, hetzij als hoofdwerking, hetzij omkaderend bij andere activiteiten Sociaalartistieke activiteiten 14

15 Kunstendecreet personeel en financiën Objectief meetbare beleidsgegevens over Medewerkers in loondienst: namen, functie (= meer detail dan sociale balans), tewerkstellingsduur, bruto-loonkost Medewerkers niet in loondienst: alle overige vergoedingswijzen met telkens naam of omschrijving, functie, boekhoudkundige kost. Ev. gegroepeerd voor kleinere of occasionele prestaties Resultatenrekening (of bij aanvraag of actieplan: begroting) mag in eigen model mits: - zelfde mate van detail, continuïteit en vergelijkbaarheid gegarandeerd bij opeenvolgende rapporteringsmomenten 15

16 Concrete verschillen in registratie Cultuurcentra Indeling eigen activiteiten >< receptieve activiteiten (georganiseerd door derden in infra van cc) Indeling deelnemers in exact getelde versus geraamde deelnemers Gegevens doorgeven op geaggregeerd niveau Doelgroepen voor alle disciplines (extra: senioren, families) Kunsten Receptief= voorstellingen die een kunstencentrum aankoopt bij derden Indeling deelnemers betalend en niet-betalend Gegevens doorgeven per toonmoment Doelgroepen enkel voor kunsteducatieve (extra: semiprofessionelen, volwassenen en gemengd) 16

17 Gelijkenissen in registratie Cultuurcentra Kunsten enkel registratie van culturele activiteiten ( ev. act. van jeugd/sport/bib in dezelfde infra/zalen niet meenemen) alleen registratie van activiteiten die effectief plaatsvonden (niet de geplande) hoofdactiviteiten versus omkaderingsactiviteiten kernactiviteiten versus kunsteducatieve activiteiten 17

18 Tips klantgerichte software Registreren op een zo laag mogelijk niveau bv. deelnemers exact deelnemers geraamd betalend niet betalend betalend niet betalend Rapportering/output op een zo soepel mogelijke manier = fijnmazig Gegevens bruikbaar maken voor gegevensregistratie eigen werking beleidsvisie 18

19 Vragen? Kunsten & Erfgoed Roel Devriendt ASCW Christine Van de Steene Andy Vandervoort