Jaarverslag Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften mei 2013

2 INHOUDSOPGAVE 2 VOORWOORD 3 SAMENVATTING 4 INLEIDING 5 HOOFDSTUK 1 COMMISSIE VOOR DE BEZWAAR- EN BEROEPSCHRIFTEN Samenstelling en secretariaat van de commissie Taakvelden van de commissie Procedure voor de behandeling van bezwaarschriften 7 HOOFDSTUK 2 AFHANDELING BEZWAAR- EN BEROEPSCHRIFTEN Beginvoorraad, aantal ingekomen, afgehandelde en ingetrokken bezwaarschriften Analyse afdoeningstermijnen Het vervolgtraject 13 HOOFDSTUK 3 CONCLUSIES, AANBEVELINGEN EN LEERPUNTEN Algemene conclusies en aanbevelingen Leerpunten Algemene kamer Leerpunten Sociale kamer Leerpunt Personele kamer 16 BIJLAGE 1 Aantal ingekomen en behandelde bezwaarschriften 17 BIJLAGE 2 Stroomdiagram behandeling bezwaarschrift 20 BIJLAGE 3 Uitvoering leerpunten en aanbevelingen uit jaarverslag BIJLAGE 4 Gebruikte afkortingen 24 2

3 VOORWOORD door Winy Pieffers, voorzitter van de Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften Voor u ligt het jaarverslag over 2012 van de Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften. Uit de cijfers in het jaarverslag blijkt, dat ook in 2012, evenals in voorgaande jaren, het overgrote deel van de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn is afgedaan. Wel is de gemiddelde afdoeningstermijn iets langer geworden door het toepassen van mediation. De kwaliteit van het geleverde werk is hoog. Ik wil al degenen die aan de behandeling van bezwaarschriften hun steentje hebben bijgedragen hartelijk danken: de ambtenaren van de vakafdelingen, de secretarissen en de administratief medewerkster van de commissie alsmede natuurlijk het gemeentebestuur, dat de behandeling van bezwaren zeer serieus neemt. In 2012 is het aantal ingediende bezwaarschriften wederom toegenomen, en wel van 111 in 2011 tot 134 in Een groot deel van die stijging heeft plaatsgevonden in de Sociale kamer: in 2011 zijn 14 bezwaarschriften op sociaal gebied ingediend en in 2012 bedroeg dat aantal 33. Voor de Algemene kamer bedroegen de aantallen in en in Zowel in 2011 als in 2012 werden twee bezwaarschriften bij de Personele kamer ingediend. Het aantal bezwarenprocedures in de Sociale kamer dat na toepassing van mediationtechnieken werd beëindigd, is gedaald van 59% in 2011 naar 42% in Daarvoor is echter een goede reden: in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is al in de primaire fase (dat wil zeggen voordat een besluit wordt genomen) mediation toegepast. Het gevolg is dat veel zaken waarin nog mediation in de bezwaarfase zou kunnen worden toegepast, al zijn uitgefilterd. Dat vertaalt zich dus in het lagere percentage van opgeloste zaken via mediation. De kern van het toepassen van mediationvaardigheden is communiceren, naar elkaar luisteren. In mijn voorwoord bij het jaarverslag over 2008 schreef ik, dat mediation niet pas zou moeten worden toegepast als er al een geschil is, maar dat die vaardigheden ook zouden moeten worden aangewend om te voorkomen dat er een geschil komt. Op het gebied van de Wmo blijkt een en ander dus goede vruchten af te werpen. Als dit niet was gebeurd, waren er wellicht meer bezwaren ingediend. Een aantal van 33 bezwaarschriften op ongeveer 2100 individuele beschikkingen is eigenlijk heel weinig! De rol van mediation kan in de nabije toekomst nog belangrijker worden nu de gemeente Steenwijkerland fors moet bezuinigen. In 2013 is in het kader van een bezwaarschrift tegen de subsidiebeslissing over 2013 al een bezwaar aan de orde geweest van een organisatie aan wie is aangekondigd dat in 2014 zal worden gekort op de subsidie. Om juridisch-technische redenen kon het bezwaar over 2014 thans niet aan de orde komen. Tijdens de zitting van bedoelde zaak kwam wel naar voren dat communiceren heel belangrijk is. Dat zal voor veel subsidierelaties gelden. In een gesprek met de te korten organisatie kan uitleg plaatsvinden en er kan worden gezocht naar verzachting van de pijn door met elkaar te denken aan een oplossing. Als dit gebeurt voordat wordt besloten tot korting op de subsidie, kan dat hopelijk veel bezwaarschriften voorkomen. 3

4 SAMENVATTING In 2012 zijn 134 bezwaarschriften ingediend. Met inbegrip van de beginvoorraad per 1 januari 2012 waren er in het verslagjaar 158 bezwaarschriften in behandeling. Hiervan zijn er 120 afgewikkeld. Het aantal ingediende bezwaarschriften van 2003 tot en met 2012 geeft het volgende beeld: ¹ ² 117³ 132⁴ Evenals in voorgaande jaren slaagt de commissie er in om het overgrote deel van de bezwaarschriften af te wikkelen binnen de maximale wettelijke termijn. De gemiddelde afdoeningstermijn van bezwaarschriften die behandeld zijn in de Algemene kamer bedroeg 12,4 weken. De Algemene kamer heeft 46% van de zaken binnen 12 weken afgedaan. In 98% van de gevallen zijn de bezwaarschriften binnen 18 weken afgedaan. De gemiddelde afdoeningstermijn van bezwaarschriften die behandeld zijn in de Sociale kamer bedroeg 9,8 weken. De Sociale kamer heeft 80% van de bezwaarschriften binnen 12 weken afgedaan. Alle bezwaarschriften zijn binnen de termijn van 18 weken afgehandeld. De Personele kamer heeft slechts twee bezwaarschriften inhoudelijk behandeld. 1 Exclusief 58 bezwaarschriften gericht tegen functiewaardering ² Naast deze 132 bezwaarschriften zijn 17 bezwaarschriften ingediend tegen besluiten van de IGSD. ³ Naast deze 117 bezwaarschriften zijn 25 bezwaarschriften ingediend tegen besluiten van de IGSD. ₄ Naast deze 132 bezwaarschriften zijn 45 bezwaarschriften ingediend tegen besluiten van de IGSD. 4

5 INLEIDING Op grond van de Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften heeft de commissie de taak om de verschillende bestuursorganen binnen de gemeente (de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders alsmede de burgemeester) te adviseren over een breed scala aan bezwaarschriften. De procedure omtrent bezwaarschriften is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht. In die gevallen dat het besluit niet met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure is voorbereid, moet het bestuursorgaan het besluit eerst heroverwegen in de bezwaarprocedure voordat men beroep kan instellen. In de bezwaarprocedure vervult de commissie een onafhankelijke adviserende rol. Op basis van het advies van de commissie beslist het bevoegde bestuursorgaan uiteindelijk of het besluit in stand kan worden gelaten of moet worden herroepen. In hoofdstuk 1 staat de samenstelling van de kamers van de commissie en het secretariaat beschreven. Verder wordt in dit hoofdstuk aangegeven welke taken de commissie heeft. Paragraaf 3 van hoofdstuk 1 beschrijft de werkwijze die gevolgd wordt. In hoofdstuk 2 staan de beginvoorraad per 1 januari 2012 en het aantal ingekomen, afgehandelde en ingetrokken bezwaarschriften vermeld. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk een analyse gegeven van de afdoeningstermijnen van de bezwaarschriften. In paragraaf 2.3 wordt de gang naar de rechter, het vervolgtraject, beschreven. Tot slot worden in hoofdstuk 3 algemene conclusies getrokken, aanbevelingen gedaan en leerpunten gegeven. 5

6 HOOFDSTUK 1 COMMISSIE VOOR DE BEZWAAR- EN BEROEPSCHRIFTEN In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de commissie is samengesteld en op welke wijze het secretariaat is ingericht. Daarnaast worden de taakvelden van de commissie beschreven en wordt de procedure voor de behandeling van bezwaarschriften uiteengezet. 1.1 Samenstelling en secretariaat van de commissie De commissie bestaat uit een Algemene, een Sociale en een Personele kamer. Per hoorzitting zijn de (vice-)voorzitter en twee leden aanwezig. Voor de Algemene en de Sociale kamer geldt een roulatiesysteem voor het inroosteren van leden. Hierdoor hebben de leden van deze kamers met grote regelmaat zitting. Hieronder wordt de samenstelling van de kamers gegeven. Algemene kamer De Algemene kamer bestond in 2012 uit de volgende personen: mevrouw mr. H. Pieffers (voorzitter) de heer mr. K. de Jonge (lid, tevens vice-voorzitter) de heer drs. B.R. de Jonge (lid) de heer mr. W.J.B. ten Kate (lid) de heer mr. D. Pool (lid) De Algemene kamer is in keer bijeen gekomen (2011: 26 keer). Sociale kamer De Sociale kamer was in 2012 als volgt samengesteld: mevrouw R. Schra-Oort (voorzitter) de heer J.J. Barendrecht (vice-voorzitter en plaatsvervangend lid) mevrouw mr. A. Blom-Kroese (lid) mevrouw mr. D.A. Brill (lid) mevrouw E.J.A. Visser-Smit (lid) De Sociale kamer is in 2012 elf keer bijeen gekomen (2011: zeven keer). Personele kamer De Personele kamer bestond in 2012 uit de volgende personen: de heer mr. B.H. Abbing (voorzitter) de heer J.J. Diekman (lid) de heer G. Bulthuis (lid op voordracht van het Georganiseerd Overleg) de heer J.J. Barendrecht (plaatsvervangend lid) De Personele kamer is in 2012 één keer bijeen gekomen (2011: één keer). 6

7 Secretariaat van de commissie Het secretariaat van de commissie bestaat uit medewerkers van het cluster beleid en juridisch advies van de afdeling ondersteuning. De heer mr. H. Hiemstra en de heer drs. G. Elenga zijn secretarissen van de Algemene kamer. Mevrouw mr. E. Miggels en mevrouw M. Nederveld zijn secretarissen van de Algemene en Sociale kamer. Mevrouw J. Laarhuis verricht de administratieve werkzaamheden binnen het secretariaat. In 2004 is besloten het secretariaat van de Personele kamer uit te besteden. Deze lijn is tot op heden voortgezet. Het secretariaat van de incidentele personele zaken is uitbesteed aan het lokale juridisch adviesbureau Ars Iuris. 1.2 Taakvelden van de commissie De Sociale kamer behandelt de bezwaarschriften die worden ingediend tegen besluiten op grond van de sociale wetgeving. De Personele kamer behandelt de besluiten over personele aangelegenheden. De overige ingediende bezwaarschriften worden behandeld door de Algemene kamer. Hierbij is een uitzondering gemaakt voor bepaalde besluiten. In artikel 2, tweede lid, van de Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften 2001 is geregeld, dat de commissie niet bevoegd is ten aanzien van de bezwaar- en beroepschriften die zijn ingediend op grond van: a. de gemeentelijke belastingverordeningen; b. de Wet waardering onroerende zaken. Als de gemeente bezwaarschriften ontvangt die gebaseerd zijn op de hiervoor genoemde regelgeving, dan worden deze afgedaan door het cluster belastingen van de afdeling ondersteuning. 1.3 Procedure voor de behandeling van bezwaarschriften Sinds 2011 wordt bij de ontvangstbevestiging een brochure meegestuurd, waarin het gehele proces wordt toegelicht. Het werkproces is als volgt. Fase 1 De verantwoordelijkheid voor de intake en procesbewaking is geconcentreerd bij twee medewerkers van het secretariaat. In het kader van het toepassen van mediationtechnieken wordt het bezwaarschrift in de eerste week na ontvangst ter beoordeling voorgelegd aan één van de secretarissen. Afhankelijk van de inhoud van het bezwaarschrift neemt de secretaris dan wel een medewerker van de vakafdeling telefonisch contact op met de belanghebbenden. Als partijen er onderling uitkomen, zijn de volgende fasen uiteraard niet aan de orde. Parallel aan het vorenstaande proces, om de afdoening niet te vertragen, wordt de functionele afdeling verzocht een verweerschrift en de bijbehorende stukken binnen de gestelde termijn in te dienen. Tegelijkertijd wordt ook een hoorzitting gepland. De hoorzitting vindt in principe plaats binnen vier tot zes weken na ontvangst van het bezwaarschrift. Fase 2 Het secretariaat stelt zich nadrukkelijk ten doel het schriftelijke advies op te stellen binnen twee weken na de hoorzitting. In die gevallen waarin de commissie niet direct na de hoorzitting tot een afgerond oordeel kan komen, wordt het schriftelijk advies opgesteld binnen twee weken nadat de commissie tot een definitief oordeel is gekomen. 7

8 Fase 3 Indien het advies van de commissie geheel overeenstemt met het bestreden besluit waartegen het bezwaar was gericht, brengt de secretaris van de commissie rechtstreeks advies uit aan het gemeentebestuur, zonder tussenkomst van de verweervoerende afdeling. Indien het advies afwijkt van het bestreden besluit (in welke zin dan ook, bijvoorbeeld een gewijzigde motivering) krijgt de verweervoerende afdeling één week de tijd om richting secretariaat aan te geven of men eventueel contrair wil gaan. In dit laatste geval legt de afdeling het contraire advies zo spoedig mogelijk voor aan het gemeentebestuur. Deze werkwijze geldt ook voor zaken waarbij een "kennelijk niet-ontvankelijk advies" is uitgebracht. Omdat contrair gaan tot de uitzonderingen behoort, wordt het advies van de commissie in de meeste gevallen door het secretariaat van de commissie voorgelegd aan het gemeentebestuur. In het stroomschema in bijlage 2 staat de procedure in het kort weergegeven. 8

9 HOOFDSTUK 2 AFHANDELING BEZWAAR- EN BEROEPSCHRIFTEN In paragraaf 2.1 staan de beginvoorraad per 1 januari 2012, het aantal ingekomen, afgehandelde en ingetrokken bezwaarschriften vermeld. Paragraaf 2.2 bevat een analyse van de afdoeningstermijnen. Verder wordt in paragraaf 2.3 het vervolgtraject beschreven. 2.1 Beginvoorraad, aantal ingekomen, afgehandelde en ingetrokken bezwaarschriften Totaalcijfers In 2012 heeft de gemeente 134 bezwaarschriften ontvangen ter behandeling in één van de kamers. Er bestond op 1 januari 2012 een beginvoorraad van 24 bezwaarschriften. De gemeente heeft in bezwaarschriften afgedaan, waardoor er op 31 december 2012 een eindvoorraad van 38 bezwaarschriften bestond. In tabel 1 in bijlage 1 staan de totaalcijfers van 2012 en voorgaande jaren vermeld. Tabel 2 in bijlage 1 geeft een overzicht van het aantal ingekomen bezwaarschriften per afdeling. Tabel 3 in bijlage 1 geeft een overzicht van de afhandeling van bezwaarschriften per afdeling. Algemene kamer In 2012 zijn 99 bezwaarschriften bij de Algemene kamer ingediend. De beginvoorraad van 2012 bedroeg 19 bezwaarschriften. Dit houdt in dat in bezwaarschriften in behandeling waren. Van de 118 bezwaarschriften zijn er 91 afgedaan, waardoor er op 31 december 2012 een eindvoorraad van 27 bezwaarschriften bestond. In de onderstaande tabel staat op welke wijze de bezwaarschriften zijn afgedaan. Afhandeling bezwaarschriften Algemene kamer Afhandeling bezwaarschriften (Kennelijk) niet-ontvankelijk 8 9% 11 12% Herroepen 9¹ 10% 9² 9% Deels niet-ontvankelijk/deels herroepen 1 1% 1 1% Deels niet-ontvankelijk/deels ongegrond 2 2% - - Ongegrond 21 23% 36 38% Ingetrokken 35 38% 28 29% Op een andere wijze afgedaan 15 17% 10 11% Behandeld aantal bezwaarschriften TOTAAL % % ¹ waaronder 6 (deels) gegrond ² waaronder 2 gegrond Uit deze tabel valt af te leiden dat de Algemene kamer 41 bezwaarschriften inhoudelijk heeft behandeld. Deze bezwaarschriften hebben het hele traject doorlopen. Er zijn 50 bezwaarschriften ingetrokken of op een andere wijze afgedaan. Van de 21 bezwaarschriften die ongegrond zijn verklaard, moesten in acht gevallen gebreken worden hersteld. 9

10 In twee zaken heeft de vakafdeling het bestuursorgaan (deels) contrair geadviseerd. In de overige gevallen is het advies van de commissie overgenomen. Van de bezwaarschriften is 55% opgelost na toepassing van de werkwijze waarbij mediationvaardigheden worden ingezet dan wel op een andere wijze afgedaan. Tabel 4 in bijlage 1 geeft een overzicht van de afhandeling van bezwaarschriften per afdeling en onderwerp. Sociale kamer In 2012 heeft de Sociale kamer 33 bezwaarschriften ontvangen. De beginvoorraad van 2012 bedroeg vier bezwaarschriften. Dit betekent dat er in bezwaarschriften in behandeling waren. Van de 37 bezwaarschriften zijn er 26 afgedaan. Per 31 december 2012 resteerde een werkvoorraad van elf bezwaarschriften. Tot welke uitkomsten dit heeft geleid, kan uit onderstaande tabel worden afgeleid. Afhandeling bezwaarschriften Sociale kamer Afhandeling bezwaarschriften Herroepen 4¹ 15% 4² 23% Ongegrond 11 42% 3 18% Ingetrokken 10 39% 6 36% Op een andere wijze afgedaan 1 4% 4 23% Behandeld aantal bezwaarschriften TOTAAL % % ¹ waaronder 2 gegrond ² waaronder 3 gegrond Uit de tabel valt af te leiden dat de Sociale kamer 15 bezwaarschriften inhoudelijk heeft behandeld. Van elf bezwaarschriften die ongegrond zijn verklaard, moesten gebreken worden hersteld. In alle gevallen dat een bezwaarschrift tot een advies van de commissie heeft geleid, heeft het college dit advies overgenomen. Van de bezwaarschriften, die bij de Sociale kamer zijn binnengekomen, is 42% opgelost na toepassing van mediationvaardigheden. Tabel 5 in bijlage 1 geeft een overzicht van de afhandeling van bezwaarschriften per onderwerp. Personele kamer De Personele kamer heeft in 2012 twee bezwaarschriften ontvangen. Op 1 januari 2012 was er een beginvoorraad van één bezwaarschrift. Deze drie bezwaarschriften zijn in 2012 afgedaan, waardoor er op 31 december 2012 geen eindvoorraad bestond. De Personele kamer heeft twee bezwaarschriften, gericht tegen de aanwijzing in geval van ramp of crisis op grond van artikel 15:1:11 CAR/UWO, inhoudelijk behandeld. Deze bezwaarschriften hebben het gehele traject doorlopen. De commissie heeft het college geadviseerd de bezwaren ongegrond te verklaren. Het college heeft het advies van de commissie overgenomen. 10

11 Het in 2011 ingediende bezwaarschrift, gericht tegen onvoorwaardelijk strafontslag op grond van artikel 8:13 CAR/UWO, is door het aangaan van een vaststellingsovereenkomst in 2012 ingetrokken. Het vorenstaande is verwerkt in tabel 6 in bijlage Analyse afdoeningstermijnen Deze paragraaf bevat informatie over de termijnen waarbinnen de bezwaarschriften worden afgehandeld. De wettelijke termijn om op een bezwaarschrift te beslissen bedraagt twaalf weken vanaf de datum waarop de termijn van zes weken voor het indienen van bezwaar is verstreken. Deze termijn kan met zes weken worden verdaagd. Uiterlijk binnen 18 weken dient er dan ook een beslissing te worden genomen op een bezwaarschrift. Verder uitstel is mogelijk als de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. In het vorig jaarverslag is voor 2012 de volgende doelstelling opgenomen: - 50% van de bezwaarschriften afdoen binnen de wettelijke termijn (zonder verdaging) van twaalf weken; - alle bezwaarschriften afdoen binnen de maximale wettelijke termijn van 18 weken. Algemene kamer In 2012 bedroeg de gemiddelde behandelingsduur van bezwaarschriften die het gehele traject hebben doorlopen (indienen verweerschrift, advies commissie en beslissing bestuursorgaan) 12,4 weken. In 2011 bedroeg deze termijn 10,5 weken en in weken. In 2012 is 46% van de bezwaarschriften binnen de termijn van 12 weken afgedaan. In 2011 was dat 59% en in %. In 2012 is 98% van de bezwaarschriften binnen 18 weken afgedaan. Dit percentage bedroeg in 2011 ook 98% en in %. De vorenstaande gegevens zijn verwerkt in de onderstaande tabel. Gemiddelde behandelingsduur bezwaarschriften behandeld door de Algemene kamer Periode Gemiddeld < 12 wk < 18 wk > 18 wk weken 81% 95% 5% ,5 weken 59% 98% 2% ,4 weken 46% 98% 2% Bij deze tabel worden de volgende kanttekeningen gemaakt. a. In deze tabel zijn de bezwaarschriften meegenomen die hebben geleid tot een inhoudelijk advies van de commissie en waarop is besloten. 11

12 b. Een aantal bezwaarschriften is buiten beschouwing gelaten in de tabel, zowel voor de termijnoverschrijding als voor de gemiddelde afdoeningstermijn. De reden hiervan is dat afdoening van deze bezwaarschriften weliswaar meer dan 18 weken heeft geduurd, maar hiervoor bestaat een plausibele reden, dat wil zeggen een geldige reden op grond van de Awb. De oorzaken van termijnoverschrijding in deze gevallen waren bijvoorbeeld: de hoorzitting wordt uitgesteld op verzoek van partijen; er moet een nader onderzoek plaatsvinden naar aanleiding van de zitting; opschorting in afwachting van mediation. In al deze gevallen hebben bezwaarden ingestemd met overschrijding van de wettelijke beslistermijn. c. Bij één bezwaarschrift (2% zoals opgenomen in de tabel hierboven) is sprake van een niet plausibele reden voor de termijnoverschrijding, althans een reden die voor rekening van de gemeente komt. Het ging hierbij om een geval waarbij de gemeenteraad een beslissing op het bezwaarschrift moest nemen, waardoor de termijn is overschreden. Sociale kamer Over het jaar 2012 bedroeg de afdoeningstermijn van bezwaarschriften die het gehele traject hebben doorlopen (indienen verweerschrift, advies commissie en beslissing bestuursorgaan) gemiddeld 9,8 weken. In 2010 en 2011 bedroeg de gemiddelde afdoeningstermijn 9,5 weken respectievelijk 9,1 weken. In 2012 heeft de Sociale kamer 80% van de bezwaarschriften binnen de termijn van 12 weken afgedaan. In 2011 was dat ook 80% en in %. In 2012 zijn alle zaken binnen 18 weken afgehandeld, net als in voorgaande jaren. Gemiddelde behandelingsduur bezwaarschriften behandeld door de Sociale kamer Periode Gemiddeld < 12 wk < 18 wk > 18 wk ,5 weken 67% 100% 0% ,1 weken 80% 100% 0% ,8 weken 80% 100% 0% In deze tabel zijn de bezwaarschriften meegenomen die hebben geleid tot een inhoudelijk advies van de commissie en waarop is besloten. Personele kamer In 2012 heeft de Personele kamer twee bezwaarschriften inhoudelijk behandeld. Op verzoek van bezwaarden zijn ze gelijktijdig gehoord. De afdoening van deze zaken heeft 17,7 weken geduurd. Er is tijdig een verdagingsbrief aan bezwaarden gestuurd. Door overleg om te komen tot een oplossing en de vakantieperiode heeft de behandeling de nodige tijd in beslag genomen. 12

13 2.3 Het vervolgtraject Eén functie van de bezwaarschriftenprocedure is de zeefwerking. Hiermee wordt bedoeld dat het aantal zaken, dat aan de rechter wordt voorgelegd, aanzienlijk beperkter zal zijn vanwege het feit dat eerst de bezwaarschriftenprocedure wordt doorlopen. Alleen al de getalsmatige vergelijking tussen de ingediende bezwaarschriften en de bij de rechtbank ingediende beroepschriften laat zien dat de bezwaarschriftenprocedure een goede zeefwerking heeft. Beroep bij de rechtbank In 2012 is elf keer uitspraak gedaan door de sector Bestuursrecht van de rechtbank in zaken, waarover de Algemene kamer van de commissie voor de bezwaar- en beroepschriften advies heeft uitgebracht. Beroep bij de rechtbank Uitspraak IO REO MO TOTAAL niet-ontvankelijk gegrond 1 1 ongegrond TOTAAL Voorlopige voorziening bij de rechtbank Wanneer een bezwaarschrift is ingediend en sprake is van een spoedeisend belang, kan bij de Voorzieningenrechter een voorlopige voorziening worden gevraagd. In 2012 is vijf keer uitspraak gedaan door de Voorzieningenrechter van de rechtbank. Voorlopige voorziening bij de rechtbank Uitspraak IO MO TOTAAL niet-ontvankelijk 1 1 verzoek om voorlopige voorziening toegewezen 1 1 verzoek om voorlopige voorziening afgewezen 3 3 TOTAAL Hoger beroep bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State Tegen de uitspraak van de rechtbank inzake de meeste bestuursrechtelijke zaken staat de mogelijkheid van hoger beroep bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State open. In 2012 is één keer uitspraak gedaan door deze rechter over zaken, waarover de Algemene kamer van de commissie voor de bezwaar- en beroepschriften advies heeft uitgebracht. Het betreft een zaak van de afdeling REO. De rechter heeft het hoger beroep ongegrond verklaard. 13

14 HOOFDSTUK 3 CONCLUSIES, AANBEVELINGEN EN LEERPUNTEN 3.1 Algemene conclusies en aanbevelingen Behandelingstijd bezwaarschriften Algemene kamer De Algemene kamer heeft de bezwaarschriften in 2012 gemiddeld in 12,4 weken afgedaan (in 2011: 10,5 weken; in 2010: 10 weken). Het aantal bezwaarschriften dat wordt afgedaan binnen de maximale wettelijke termijn van 18 weken is onveranderd hoog gebleven: zowel in 2011 als in 2012 in 98% van de gevallen. De doelstelling om 100% binnen 18 weken af te doen is daarmee net niet gehaald. Overigens ging het hier slechts om één bezwaarschrift dat buiten de termijn van 18 weken is afgedaan. In 2012 werden in 46% van de gevallen de bezwaarschriften binnen twaalf weken afgehandeld, terwijl dit percentage in % bedroeg. De doelstelling om 50% binnen twaalf weken af te doen is daarmee niet gehaald. De langere afdoeningstermijn is met name veroorzaakt door structurele en geïntensiveerde toepassing van mediationvaardigheden. Sociale kamer In 2012 is de gemiddelde afdoeningstermijn van de Sociale kamer laag gebleven: 9,8 weken (in 2011: 9,1 weken en in 2010: 9,5). 80% van de zaken is binnen twaalf weken afgedaan. Daarnaast zijn de bezwaarschriften in alle gevallen binnen de (maximale) wettelijke termijn van 18 weken afgedaan. De Sociale kamer heeft beide gestelde doelstellingen volledig gehaald. Personele kamer In de Personele kamer zijn slechts twee zaken inhoudelijk behandeld. Afdoening had plaats binnen de wettelijke termijn van 18 weken. Mediationvaardigheden In 2012 is 55% van de bezwaarschriften die binnen het werkterrein van de Algemene kamer liggen ingetrokken of anders afgedaan. De informele aanpak dat wil zeggen: de werkwijze waarbij mediationvaardigheden worden toegepast heeft hieraan een belangrijke bijdrage geleverd. Ten opzichte van 2011 (43%) en 2010 (28%) is dit een stijging en de geformuleerde doelstelling om 45% van de bezwaarschriften op een andere wijze af te doen dan via de volledige bezwaarprocedure is daarmee ruimschoots gerealiseerd. De structurele toepassing van de informele aanpak en een verstevigde inzet en investering in opleidingen op dit terrein bij zowel het secretariaat van de commissie alsook bij de afdelingen is een belangrijke verklaring voor deze stijging c.q. het relatief hoge intrekkingspercentage. Bij de Sociale kamer bedraagt het percentage voor % en is daarmee iets lager dan in 2011 (59%) en 2010 (50%). Een verklaring hiervoor is dat het team Wmo mediationvaardigheden reeds in de primaire fase inzet. Daarnaast is er door beleidswijziging een striktere normering, waardoor men uit ongenoegen en principiële overwegingen de bezwaren toch behandeld wil hebben. 14

15 Doelstelling afdoening bezwaarschriften in Steenwijkerland De doelstelling blijft gehandhaafd om minimaal 50% van de bezwaarschriften af te doen binnen de wettelijke termijn van twaalf weken. Tevens blijft de ambitie bestaan om alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn van maximaal 18 weken af te doen. 3.2 Leerpunten Algemene kamer De leerpunten en aanbevelingen uit het vorige verslag zijn grotendeels uitgevoerd c.q. overgenomen. In bijlage 3 is een uitgebreid overzicht opgenomen. De commissie heeft voor dit jaar de volgende leerpunten. 1. In een handhavingszaak heeft de commissie geconstateerd dat de gemeente zich niet goed op de hoogte had gesteld van de feitelijke situatie alvorens een primair besluit te nemen. Vroegtijdig onderzoek zou hebben geleid tot een andere afweging van het primaire besluit. Ook in de bezwaarfase bleek vervolgens dat de (vertegenwoordiger) van het college niet op de hoogte was van de feitelijke situatie. De commissie heeft hiervoor in het verleden reeds eerder aandacht gevraagd. 2. In een andere handhavingszaak bleek pas ter zitting dat er een aanvraag ter legalisering was ingediend waarop echter nog niet was besloten door het college. Naar aanleiding van het vorig jaar uitgebrachte jaarverslag werd door de gemeente toegezegd alerter te zijn op de legalisatieaanvragen tijdens de bezwaarprocedure. Eventueel kan dan namelijk de hoorzitting zo mogelijk worden opgeschort in overleg met het secretariaat van de commissie. De commissie vraagt hiervoor, evenals vorig jaar, aandacht. 3. In meerdere zaken was er sprake van een deelbeslissing op bezwaar. De betrokkenen kunnen pas na de verzending van de definitieve beslissing op bezwaar beroep bij de rechtbank aantekenen. De commissie vraagt dan ook zorg te dragen voor een vlotte afdoening en dit af te stemmen met het secretariaat van de commissie in verband met de termijnbewaking. 3.3 Leerpunten Sociale kamer Leerpunten in het kader de beleidswijzigingen Per 1 juli 2012 is het beleid op het gebied van de Wet maatschappelijk ondersteuning gewijzigd. Naar aanleiding daarvan hebben er herindicaties plaatsgevonden. Het college heeft in veel gevallen minder hulp bij het huishouden toegekend. Dit is enerzijds gelegen in de aanpassing van de normering, anderzijds wordt in bepaalde gevallen de eerste twee uur hulp als algemeen gebruikelijk beschouwd, waardoor de eerste twee uur hulp niet wordt vergoed. Daarnaast komen cliënten minder vaak in aanmerking voor een financiële tegemoetkoming in de vervoerskosten, omdat het in hun situatie als algemeen gebruikelijk wordt beschouwd. 15

16 In veel van deze zaken werd bezwaar gemaakt tegen het algemeen gebruikelijk beschouwen van de eerste twee uur hulp bij het huishouden en/of de vervoersvoorziening. Een aantal bezwaarden begreep hier op basis van de beschikking niets van. De commissie is met bezwaarden van mening dat het begrip "algemeen gebruikelijk" niet duidelijk in de beschikkingen is uitgelegd. De verweerschriften bevatten wel een uitgebreidere toelichting. De commissie adviseert het college het begrip "algemeen gebruikelijk" in de beschikkingen overeenkomstig de verweerschriften uit te leggen en aandacht te schenken aan de leesbaarheid van de brieven. Daarnaast vindt een aantal bezwaarden het bepalen van het algemeen gebruikelijk zijn van (een deel van) de voorziening, zoals Steenwijkerland dat in haar beleid heeft opgenomen, in strijd met de wet. Als gevolg van de door de raad en het college gekozen en in de wet- en regelgeving vastgelegde systematiek komt een aantal cliënten niet in aanmerking voor de vergoeding van de eerste twee uur hulp bij het huishouden dan wel een vervoersvoorziening. Helaas heeft de Centrale Raad van Beroep (CRvB) tot nu toe, voor zover bekend, geen uitspraak gedaan in een vergelijkbare zaak. De commissie adviseert het college de ontwikkelingen in de gaten te houden. Verder heeft de commissie in meerdere zaken geadviseerd de motivering aan te vullen en de wettelijke grondslag in de beschikking op te nemen. Ook heeft de commissie in meerdere zaken aangegeven dat de overgangstermijn correct moet worden toegepast. De datum van het huisbezoek is niet bepalend, maar de verzenddatum van de beschikking. De secretaris heeft in februari 2013, vooruitlopend op dit jaarverslag, deze leerpunten toegelicht. De commissie is verheugd te horen dat het cluster wmo hieraan inmiddels uitvoering heeft gegeven. Overige leerpunten In één zaak is bezwaarde van mening dat ze in aanmerking komt voor de gevraagde woonvoorziening, omdat de door de gemeente ingeschakelde medische en bouwkundige deskundigen dat zouden hebben aangegeven. Mede op basis van deze adviezen heeft bezwaarde gedurende een aantal maanden in de veronderstelling verkeerd, dat de gevraagde woonvoorziening zou worden toegekend. Uiteindelijk is de aanvraag afgewezen, omdat de voorziening algemeen gebruikelijk is. De commissie vraagt het college om aan dit werkproces aandacht te schenken, zodat dit in de toekomst wordt voorkomen. Volgens vaste jurisprudentie van de CRvB moet, gezien de nauwe verwevenheid van een terugvorderingsbesluit met een herzienings- of intrekkingsbesluit, een besluit tot herziening of intrekking van een aanspraak in alle gevallen genomen te worden voorafgaand aan of uiterlijk tegelijk met het besluit tot terugvordering. In meerdere gevallen is de terugvordering van een persoonsgebonden budget ten onrechte niet vooraf gegaan door een intrekkingsbesluit. Dit gebrek is overeenkomstig de geldende jurisprudentie hersteld tijdens de bezwaarprocedures. De commissie adviseert het college het proces en de beschikkingen conform het vorenstaande aan te passen. 3.4 Leerpunt Personele kamer Voor het jaar 2012 zijn geen bijzonderheden te melden. 16

17 BIJLAGE 1 AANTAL INGEKOMEN EN BEHANDELDE BEZWAARSCHRIFTEN Tabel 1 Totaalcijfers Aantal ingediende 184¹ ² 117³ 132⁴ bezwaarschriften Beginvoorraad Totaal aantal te behandelen bezwaarschriften Afgehandeld Eindvoorraad december ¹ Van de 184 bezwaarschriften zijn er 58 gericht tegen de uitkomsten van de functiewaardering. ² Naast deze 132 ontvangen bezwaarschriften zijn 17 bezwaarschriften ingediend tegen besluiten van de IGSD. ³ Het secretariaat van de commissie heeft naast de 117 bezwaarschriften gericht tegen besluiten van de gemeente ook nog 25 bezwaarschriften gericht tegen besluiten van de IGSD ontvangen. ⁴ Naast deze 132 bezwaarschriften zijn 45 bezwaarschriften ingediend tegen besluiten van de IGSD. Tabel 2 Aantal ingediende bezwaarschriften per afdeling Afdeling Aantal bezwaarschriften IO 69 51% 72 64% MO 45 34% 22 20% OW 8 6% 4 4% REO 8 6% 11 10% OS 4 3% 2 2% TOTAAL % % Tabel 3 Aantal bezwaarschriften per afdeling afgedaan Afdeling Aantal bezwaarschriften IO 61 MO 38 REO 9 OW 7 OS 5 TOTAAL

18 Tabel 4 Afhandeling bezwaarschriften Algemene kamer per onderwerp Advies (k.)n.o.¹ herroepenontv/herontv/on- niet- niet- onge- inge- anders TOTAAL grond trokken Onderwerp roepen gegrond IO: Omgevingsvergunning: - bouwen / planologisch vellen bomen aanleggen buiten behandeling laten 1 1 Handhaving Gemeentelijk monument 1 1 Invordering rijbewijs 1 1 Ontheffing oudejaarshuisjes Parkeervergunning 1 1 Standplaatsvergunning 1 1 Subsidie duurzaam bouwen 1 1 Subsidie monument 1 1 Verhuurboten 2 2 Verzoek GBA-gegevens 1 1 REO: Bestemmingsplan 2 2 Planschade Verkoopovereenkomst 1 1 Voorbereidingsbesluit 1 1 Vrijstelling 1 1 MO: Subsidie OW: Gehandicaptenparkeerplaats Verkeersbesluit OS: Afgifte briefadres 1 1 Inschrijving GBA 1 1 TOTAAL ¹ (kennelijk) niet-ontvankelijk ² waaronder 6 (deels) gegrond 18

19 Tabel 5 Afhandeling bezwaarschriften Sociale kamer per onderwerp Advies herroepen* ongegrond ingetrokken anders TOTAAL Onderwerp Gehandicaptenparkeerkaart Hulp bij huishouden Kinderopvang op sociaal medische 1 1 indicatie Terugvordering persoonsgebonden budget Vervoersvoorziening Woonvoorziening TOTAAL * waaronder 2 gegrond Tabel 6 Afhandeling bezwaarschriften Personele kamer per onderwerp Advies ongegrond ingetrokken TOTAAL Onderwerp Aanwijzing o.g.v. art. 15:1: CAR/UWO Onvoorwaardelijk strafontslag 1 1 TOTAAL

20 BIJLAGE 2 STROOMDIAGRAM BEHANDELING BEZWAARSCHRIFT Ontvangst bezwaarschrift nee Is bezwaar ontvankelijk? ja Plannen hoorzitting Verzoek herstel verzuim versturen ja Verzoek indienen verweerschrift aan afdeling versturen Is bezwaar alsnog ontvankelijk? Is bezwaar geschikt voor mediation? ja nee Ontvangst verweerschrift In overleg treden met partijen nee Verzenden agenda en uitnodigingen voor hoorzitting Publiceren agenda van vergadering commissie in Steenwijkerland Expres nee Is mediation geslaagd? Hoorzitting ja Commissie brengt advies uit aan bestuursorgaan Beslissing bestuursorgaan Einde Verzenden beslissing aan bezwaarde 20

21 BIJLAGE 3 UITVOERING LEERPUNTEN EN AANBEVELINGEN UIT JAARVERSLAG 2011 In het jaarverslag van de commissie voor de bezwaar- en beroepschriften over 2011 is een aantal leerpunten aangegeven en zijn aanbevelingen gedaan. Om het leereffect - dat met het benoemen van deze aspecten is beoogd - te versterken, hebben de juridische adviseurs van OSBA met de teamleider(s) of betreffende medewerkers van de afdelingen de aanbevelingen en leerpunten besproken en hierover concrete afspraken gemaakt. Deze uitvoeringsafspraken zijn vervolgens in het managementteam aan de orde geweest. In het onderstaande schema worden per aandachtspunt de afspraken en de uitvoering ervan weergegeven. Leerpunt/aanbeveling Team Reactie/Afspraak Definitieve handhavingsbeschikking altijd uitvoerbaar. Als legalisatie tot de moge- IOTH Deze aanbeveling is praktisch en juridisch niet pas opleggen als lijkheden behoort, moet de aanvrager bijvoorbeeld wel een (volledige) aanvraag in (willen) duidelijk is dat legalisatie niet dienen. Soms moet ook op formele gronden mogelijk is. (vooral bij handhavingsverzoeken) het handhavingstraject worden voortgezet vanwege het ontbreken van concreet zicht op legalisatie. Met deze aanbeveling wordt al rekening gehouden in de nieuwe formulering van de last, waardoor het legalisatieproces kan worden afgerond hangende de handhavingsprocedure. Daarnaast zal de vakafdeling alerter zijn op aanvragen die ter legalisatie zijn ingediend tijdens de bezwaarprocedure tegen de handhavingsbeschikking. Dit zal worden kortgesloten met het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie. Behandeling van het bezwaar wordt dan voor zover mogelijk opgeschort. Uitvoering Is uitgevoerd volgens reactie c.q. afspraak Zie vervolg op pagina 22 21

22 Leerpunt/aanbeveling Team Reactie/Afspraak Aanscherpen werkwijze IOKCC Vakafdeling was, gelet op ervaringen in voor- bij bereiken gaande jaren, verrast door het feit dat het subsidieplafond subsidieplafond voor 2011 al in maart 2011 duurzaam bouwen werd bereikt. Mede vanwege het grote aantal en zo nodig in aanvragen in korte tijd is, in die gevallen dat de nieuwe subsidieverordening aanvraag onvolledig was, niet altijd even snel regelen. gereageerd. De geldende verdelingsmaatstaf verlening op grond van een volledige aanvraag is wel helder in de betreffende subsidieverordening opgenomen. Vanwege beëindiging van de subsidie duurzaam bouwen speelt een en ander niet meer voor Bereiken subsidieplafond in relatie tot werkwijze bij onvolledige aanvragen is wel een algemeen aandachtspunt bij opstellen c.q. uitvoeren subsidieregelingen (communicatie/ procedure). Zorgvuldig(er) onderzoek IO Bestaande werkafspraak is dat elke aanvraag naar vraag of bij voor een omgevingsvergunning die in strijd is omgevingsvergunning met het geldende bestemmingsplan door de de reguliere of Ontvangstkamer in het Bouwplanoverleg wordt uitgebreide procedure gebracht en hierin wordt beoordeeld. In 2011 is gevolgd moet worden. bij een aantal dossiers deze afspraak niet gevolgd, wat heeft geleid tot onjuiste procedures. Voor dit punt is aandacht gevraagd en dergelijke dossiers lopen nu wel via het Bouwplanoverleg. Daarnaast worden twijfelgevallen in het casusoverleg besproken. Goede publicatie in de OS Mede om reden van heldere en eenduidige Steenwijkerland communicatie zijn recent en in overleg met de Expres voorkomt vakafdelingen de standaardteksten voor onduidelijkheid over publicatie in de Steenwijkerland Expres herzien bezwaar- en beroepsmogelijkheden. en ingevoerd in GemWord en SBA. Uitvoering Vanwege beëindiging subsidie duurzaam bouwen in 2012 leerpunt niet meer relevant. Huidige werkwijze is conform gemaakte afspraken. Is gerealiseerd. Zie vervolg op pagina

23 Leerpunt/aanbeveling Team Reactie/Afspraak Zorgvuldig(er) onderzoek IO Bij handhavingszaken is het onderdeel van de of aanvraag ter procedure om kennis te nemen van de feitelijke legalisatie van illegale situatie. Deze werkwijze wordt voortgezet. activiteiten in Betreffende zaak is een incidentele misser. overeenstemming is met feitelijke situatie, bijvoorbeeld door ter plaatse te kijken. Uitvoering Bij handhavingszaken wordt altijd ter plaatse gekeken wat de feitelijke situatie is. Dit gebeurt veelal door toezichthouders, die hiervan rapport opmaken. Bij bezwaar wordt niet altijd ter plaatse gegaan, omdat er meestal al voldoende feitelijke informatie beschikbaar is. Het opstellen van MO De wettelijke termijnen voor afhandeling van Wettelijke nieuwe beschikkingen de bezwaarschriften hebben doorlopende termijnen zijn naar aanleiding van aandacht van medewerkers en teamleider gerealiseerd. de bezwaarprocedure Wmo. vergt enige tijd. 23

24 BIJLAGE 4 GEBRUIKTE AFKORTINGEN Afdelingen en teams CS IO IOKCC IOTA IOTH MO OS OSBA OW REO : concernstaf : afdeling inwoners en ondernemers : afdeling inwoners en ondernemers, team klantcontactcentrum : afdeling inwoners en ondernemers, team toetsen en adviseren : afdeling inwoners en ondernemers, team toezicht en handhaving : afdeling maatschappelijke ontwikkeling : afdeling ondersteuning : afdeling ondersteuning, team beleid en advies : afdeling openbare werken : afdeling ruimtelijke en economische ontwikkeling Overige afkortingen Awb CAR/UWO CRvB IGSD GBA Pgb SE Wabo Wmo Wro : Algemene wet bestuursrecht : Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst : Centrale Raad voor Beroep : Intergemeentelijke Sociale Dienst Steenwijkerland/Westerveld : Gemeentelijke basisadministratie : Persoonsgebonden budget : Steenwijkerland Expres : Wet algemene bepalingen omgevingsrecht : Wet maatschappelijke ondersteuning : Wet ruimtelijke ordening 24