Aan de slag met de LEDENADMINISTRATIE

Transcriptie

1 Aan de slag met de LEDENADMINISTRATIE De ledenadministratie vormt de kern van de MSVN. Zonder de juiste gegevens kunnen we immers niets betekenen voor onze leden. Het is daarom prettig dat de gegevens correct worden ingevoerd en worden bijgehouden. Voor het beheren van de ledenadministratie maakt de MSVN gebruik van het Volaresysteem van Perot Systems. In deze handleiding leert u werken met dit systeem. Goed om te weten of te doen Zorg dat u de beschikking heeft over de nieuwste versie van een betrouwbare internetbrowser, bijvoorbeeld Internet Explorer, Firefox of Safari. Deze kunt u gratis downloaden op verschillende websites. Volg de online cursus Aan de slag als vrijwilliger bij de MSVN om goed op de hoogte te zijn over de organisatie en activiteiten van de MSVN. Maak gebruik van de informatie over Volare op de vrijwilligerssite van de MSVN. Controleer geregeld de inhoud van de landelijke website om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen. Uw MSVN-netwerk Wie Waarom Hoe Uw regionale werkgroep Voor inhoudelijke en praktische Via uw regionale bijdragen aan uw bijeenkomst vrijwilligersadministratie Voor het uitwisselen van Kijk op de Secretariaten van de regio s ervaringen en ideeën vrijwilligerswebsite 1 Verenigingsbureau Annelies van der Voor vragen over de Voort via ledenadministratie of technische a.vdvoort@msvn.nl vragen over Volare 1 Kijk regelmatig op de (vrijwilligers)website voor actuele informatie. Beschikt u niet over internet, neem dan voor een uitgebreid informatiepakket contact op met Anita van der Wel via Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 1

2 Specifieke informatiebronnen Onderwerp Bron Documentatie Volare Kijk op de vrijwilligerswebsite Kijk op de vrijwilligerswebsite voor gratis online cursussen op Meer informatie over het beheren van persoonsgegevens Of stel uw vraag op de vragendienst van de openbare bibliotheken Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 2

3 1. Inleiding In deze gebruikershandleiding voor de regio s zal de werking van Volare zo duidelijk en eenvoudig mogelijk worden uitgelegd. Volare is een uitgebreid ledenadministratiesysteem, in combinatie met een financieel administratiesysteem. U als regio heeft alleen toegang tot het gedeelte dat voor u het meest bruikbaar is voor uw werkzaamheden als vrijwilliger. 2. Inloggen Om in te loggen op Volare voert u de volgende handelingen uit: Start uw webbrowser, bijvoorbeeld Internet Explorer. Ga naar de website voor de ledenadministratie: Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord op. Klik op Login. U komt nu op de homepage van de ledenadministratie. De ledenadministratie kent extra beveiligingen. Zo wordt elke poging om in te loggen geregistreerd. Maakt u driemaal achter elkaar een fout, dan wordt automatisch de toegang vanaf uw computer geblokkeerd. Neem in dat geval contact op met het Verenigingsbureau van de MSVN om de blokkade op te heffen. De uitwisseling van gegevens tussen uw computer en de ledenadministratie loopt over een beveiligde verbinding (https). Zo wordt voorkomen dat anderen kunnen meekijken. 3. Meewerken aan veiligheid Voorkom dat iemand uw wachtwoorden achterhaalt. Geef ook geen familie, vrienden of bekenden toegang tot de ledenadministratie. Alleen mensen die geautoriseerd zijn door de MSVN hebben toegang. Dit geldt ook voor de andere leden uit uw werkgroep. 4. De navigatie op de homepage In de rechterbovenhoek van het scherm vindt u de navigatiebalk. Met het uitklapmenu Menu kiest u de verschillende opties. Meestal zal er een extra menu verschijnen, waarmee u verdere keuzes kunt maken. Het menu User gebruikt u als u wilt uitloggen. Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 3

4 5. Uw rechten In de linkerbovenhoek van het scherm verschijnt altijd exact dezelfde mededeling. Hier worden uw naam, uw gebruikersgroep en uw rechten vermeld. Mochten hier plotseling vreemde mededelingen verschijnen, neemt u dan contact op met het Verenigingsbureau. Gelieve voor Kaderleden vrijwilligers te lezen. 6. De mededelingen Actiepunten Als eerste ziet u een lijst van actiepunten op het scherm, als deze er zijn. Dit zijn berichten van de ledenadministratie. Klik op het onderwerp. Een memokaart verschijnt. In de memokaart staat aangegeven welke actie er van u verlangd wordt. Voer deze actie uit. Vink Actie afgehandeld aan. Klik op Verwerken. U keert terug naar de homepage en het actiepunt is uit de lijst verdwenen. Regio mutatiegegevens Na de actiepunten vindt u de mutaties weergegeven die u nog niet behandeld heeft. U komt hier alle belangrijke wijzigingen die zijn ingevoerd door het Verenigingsbureau tegen: nieuwe leden, leden die verhuisd zijn, leden die overleden zijn en beëindiging van het lidmaatschap. Het zijn stuk voor stuk mededelingen die voor de betreffende contactpersoon van belang zijn. Als coördinator bepaalt u of deze mutatie een handeling vergt; stuurt u de mededeling door, neemt u zelf actie of neemt u de mededeling voor kennisgeving aan. Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 4

5 Er worden maximaal 50 mutaties getoond op het scherm. Zijn er meer mutaties, zodra u een mutatie verwijderd heeft schuift de lijst door. 7. Mededelingen verwijderen Als u de mutaties heeft bekeken dan kunt u deze verwijderen. Laat mutaties niet te lang staan anders wordt de lijst te lang. Klik op het vuilnisbakje uiterst rechts in de regel. De mededeling verdwijnt. Het betreft hier alleen de mededeling, niet de kaart van het betreffende lid. De kaart is nooit te verwijderen. 8. Exporteren van mutatieregels Indien u dit wilt, kunt u een bestand van alle mutaties opslaan op uw eigen computer. De regels worden dan geëxporteerd naar een Excel-bestand. Klik hiervoor op Exporteer alle mutatie regels. 9. Het Menu In het menu op de homepage zijn drie opties van belang: Main Page: Hiermee keert u terug naar de homepage. Deze zult u meestal gebruiken wanneer u actiepunten of mutatie gegevens aan het verwerken bent. Personen: Hiermee kunt u zoeken in het ledenbestand en gegevens van leden raadplegen of mededelingen toevoegen. Deze optie genereert een submenu rechts. Rapportages: Hiermee maakt u uitvoerbestanden aan, bijvoorbeeld als u lijsten, brieven of etiketten wilt printen. Deze optie genereert ook een submenu rechts. 10. Het submenu Personen Wanneer u kiest voor Personen, verschijnen er een submenu met de optie Zoek leden. Dit biedt u zoekmogelijkheden op basis van ledengegevens. U zult alleen maar gegevens van leden te zien krijgen. Aspirantleden en afgemelde leden zijn alleen via de ledenadministratie van het Verenigingsbureau terug te vinden. Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 5

6 11. Leden zoeken op NAW-gegevens Om te zoeken naar een of meerdere leden voert u de volgende stappen uit: Ga naar Personen in het hoofdmenu. Ga naar Zoek leden in het submenu. Vul een of meerdere velden in het zoekscherm in. Bijvoorbeeld naam of lidmaatschapsnummer. Klik op Zoeken. Volare toont nu een overzicht van de gevonden leden. Wanneer u kiest voor een deel van de zoekterm, krijgt u alle gegevens te zien die met deze zoekterm beginnen. Zo geeft de letter a in het zoekveld Naam alle leden die beginnen met een a. De opties aan de rechterkant van het scherm geven meer mogelijkheden. Vrij: Deze optie geeft alle resultaten waar de zoekterm deel van uitmaakt. Als u bij naam bijvoorbeeld alleen de letter a invult, geeft deze optie alle namen waar de letter a in voorkomt. Exact: Deze optie geeft alleen het exacte resultaat. Zoekt u zonder de optie Exact naar bijvoorbeeld de naam Jans, dan krijgt u leden met de achternaam Jans, maar ook Janssen, Jansen, Jansens, etc. Wanneer u de optie Exact aanklikt, krijgt u alleen de naam Jans. Leeg: Deze optie geeft de resultaten waarbij het betreffende veld leeg is. U kunt de opties onderling combineren zoals u wilt. De zoekopdracht voldoet dan aan alle opgegeven voorwaarden. Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 6

7 12. De lijst (adres is verwijderd in plaatje) Een zoekactie levert een lijst op met één of meerdere namen en adressen. Iedere naam is gelinkt naar de bijbehorende ledenkaart. Klik op de naam om de ledenkaart van deze persoon te bekijken. Bovenin de kaart staan de NAW-gegevens die voor een deel ook al op de lijst te vinden zijn. Daaronder staat een blok met ledengegevens. Achter elk veld ziet u een aantal mogelijkheden voor toevoegen, wijzigen of verwijderen van gegevens. Toevoegen om nieuwe gegevens aan het veld toe te voegen. Wijzigen om de bestaande gegevens in het veld te wijzigen. Verwijderen om de bestaande gegevens in het veld te wissen. Alleen waar deze staan kunt u iets toevoegen, wijzigen of verwijderen. Dit kan bij: Persoonsmemo Toevoegen actiepunt Toevoegen regio kaderleden contactpersoon Toevoegen regio kaderleden contact informatie Regio kaderleden vaste informatie Toevoegen regio kaderlid regiomemo Toevoegen kaderlid Wanneer u Toevoegen of Wijzigen kiest, dan komt u in een nieuw scherm. Hier zijn de verschillende gegevens van het lid te wijzigen. Kies Opslaan als u de wijzingen wilt opslaan. Kies Niet opslaan als u terug wilt keren naar de ledenkaart. Kies Reset wanneer u alle gegevens wilt wissen. Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 7

8 13. Belangrijke velden op de ledenkaart De ledenkaart kent een aantal belangrijke velden: Lidnummer: Een lidnummer bestaat altijd uit acht cijfers en is uniek. Bij de naam staat ook nog een persoonsnummer. Dit kan verschillend zijn. Alleen Lidnummer bij Leden Informatie is voor u van belang. De regio memovelden: Hier voert u memo s betreffende dit lid in. U kunt een memo toevoegen, wijzigen, alle memo s tonen of een memo verwijderen met de desbetreffende knoppen. De knop Ga terug : Wanneer u vanuit een lijst doorklikt naar een kaart en u wilt met de Terug -knop van uw browser terug naar het vorige scherm, dan krijgt u vaak een foutmelding: De pagina is verlopen. Om dit te voorkomen, gebruikt u de knop Ga terug onder aan de ledenkaart om naar de lijst terug te gaan. 14. Rapportages Een rapportage gebruikt u om een bestand aan te maken om bijvoorbeeld etiketten mee te printen, om een adressenlijst mee te maken of om verschillende brieven mee te verzenden. Het resultaat van een rapportage wordt door Volare automatisch omgezet in een Excel-bestand. Kies Rapportage uit het menu. Kies de gewenste rapportage uit het submenu. Een nieuwe pagina verschijnt. Geef de gewenste selectietermen op. Vult u niets in dan krijgt u een lijst met alle leden van uw regio. Kies Export. Volare maakt nu de selectie en zet deze om naar een Excel-bestand. Kies Save in het venster File Download. Geef het bestand een nieuwe herkenbare naam en selecteer de juiste map waarin u het bestand wilt opslaan. Het Excel-bestand wordt nu naar uw eigen computer gedownload. Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 8

9 Verwerk het Excel-bestand verder in Excel of Word. Zie hiervoor de handleiding Het maken en gebruiken van rapportages. 15. Keuzemenu User Change Password U heeft een standaardwachtwoord gekregen. Met deze optie kunt u uw wachtwoord aanpassen. Gebruik het liefst 8 letters en/of cijfers. Denk eraan dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is. Uitloggen Als u klaart bent dan sluit u Volare af door in het menu User te kiezen en vervolgens op Logout te klikken. 16. Excel/Word documenten bewaren Bewaar niet teveel lijsten, mutaties e.d. op uw harde schijf: u heeft altijd toegang tot de meest actuele informatie via de ledenadministratie. De informatie in het Word document veroudert. Daarnaast krijgt u een groeiende verzameling informatie op uw computer te staan die niet voor derden bedoeld is en die misschien over een aantal jaren per ongeluk bij het grof huisvuil belandt. Dat zou erg slordig overkomen. Verwijder daarom deze bestanden altijd zo snel mogelijk van de harde schijf. Versie d.d Handleiding Regionale Ledenadministratie pagina 9