Notulen Bestuursvergadering Vebego Foundation

Transcriptie

1 Notulen Bestuursvergadering Vebego Foundation Datum : 30 juni 2015 Aanwezig Afwezig Locatie Tijd C.c Publicatie : Arno Bloem (voorzitter), Annette van Waning, Suzanne Goedmakers, Michel Moller, Reto Stefanoni, Ton Goedmakers sr : nvt : Vebego Den Bosch : hrs : RvB, RvE directeuren, werkgroep VF : Website Vebego Foundation 1. Opening Arno opent de vergadering. 2. Notulen & actielijst Notulen & Actielijst 24 februari 2015 De notulen worden goedgekeurd, de acties zijn afgehandeld. Enkele schuiven door naar de volgende vergadering. Werkgroep 29 juni 2015 De notulen zijn nog niet gereed, deze worden later separaat toegestuurd. AvW Mededeling diversen De GOED magazine is goed ontvangen intern en bij relaties. Verkennen of overleg via Skype oid mogelijk is met Reto in de toekomst ivm lange reistijden. 3. Projecten / Voortgangsrapportage Een uitgebreid voortgangsverslag van de projecten en lopende zaken is gemaakt en ter informatie aan het bestuur verstuurd. Verspreiding zal ook via de site en naar de RvE directeuren plaatsvinden. AvW Algemeen Voortgangsrapportage toesturen aan TG. AvW De interviews die door Lonneke Roza zijn gehouden als input hoofdstuk voor het te verschijnen boek zullen in oktober al gereed zijn in de vorm van een artikel / whitepaper over 10 jaar Vebego Foundation. AvW Notulen bestuur Vebego Foundation 1

2 Hago medewerkers hebben 200 gedoneerd aan de foundation vanuit de kerstpakkettenactie, dit wordt besteed aan de inventaris van het Wellawaya Community Center Sri Lanka. Annette informeert Hago. AvW Om de opbrengst de volgende keer te verhogen de tip om vooraf het doel bekend te maken, voor 2015 eventueel een combi met SR2015. Bedrijven en donateurs informeren over besteding gelden. AvW Sri Lanka Aan de hand van de voortgangsrapportage gaat het bestuur akkoord met de volgende voorstellen: Betaling additionele kosten voor extra bouwactiviteiten bij Wellawaya Community Center. Hiermee blijven we binnen budget voor dit gehele project (donatie & bouwreiskosten). AvW Ceremonie- & verkenningsreis in september om het Wellawaya Community Center te openen en een verkenning te doen voor nieuwe projecten vanaf Ingeborg Zwolsman zal de reis maken samen met één van de bouwreisdeelnemers, deze wordt nog geselecteerd. Reden is dat Annette ivm zwangerschap niet meer mag reizen. AvW Marokko Ziekenhuis Tanger Na de verkenningsreis in februari door Sander en Koen is gebleken dat in Tanger en omgeving geen nieuw project mogelijk is. SOS Kinderdorpen Imzouren De contacten met SOS Kinderdorp in Imzouren zijn wederom gelegd en hier is wel een bouwreis mogelijk. Renovatie van huizen voor de kinderen & bouwen van een muur. Sander en Koen bereiden dit project voor met als doel een bouwreis in september 2015 en het voorjaar Terugkoppeling oktober AvW Marielle van Uitert zal meereizen een paar dagen voor een professionele fotoreportage van dit project en de activiteiten. Van Marokko projecten ontbreekt dit nog. Niet alle huizen worden meer voor kinderen gebruikt vanwege financiën die teruglopen, deze huizen worden geschikt gemaakt voor studentes. Toevoeging Ton Hoeveel geld is nodig voor de renovatie & exploitatie van de 10 huizen voor de kinderen? Kunnen we verkennen of we vanuit de foundation dit project kunnen adopteren met medewerkers, wat is het bedrag per huis etc. Kunnen we ons structureel verbinden aan het SOS Kinderdorp Imzouren en zorgen dat 10 huizen weer open gaan voor de kinderen? Wat doet de overheid? Aantal jaren door foundation faciliteren en daarna weer op eigen benen staan. Annette bespreekt dit met Sander. AvW Notulen bestuur Vebego Foundation 2

3 Ghana Vocational Training Center - Kumasi Vanuit de zusters is een update ontvangen en het gaat goed met het centrum. Meiden hebben een diploma gehaald en het draait. De verdieping is nog altijd niet gereed en men geeft aan dat dit nodig is om het centrum te kunnen opschalen. Algemeen Aan de hand van de voortgangsrapportage gaat het bestuur akkoord met de volgende voorstellen: Verkenningsreis in november Deze reis zal gemaakt worden door Jos Trienekens en Renee van der Aa als beoogd bouwreisbegeleiders en Ingeborg Zwolsman als ervaren verkenner. Annette kan niet mee ivm zwangerschap. AvW Verkennen of als volgend project het VTC toch afgebouwd kan worden door de foundation. Dit betekent het project bezoeken tijdens de verkenningsreis. AvW Verkenningsreis Voor de verkenningsreis zal een programma gemaakt worden met het streven de volgende onderdelen op te nemen AvW: Bezoek ziekenhuis Drobo project St Jansdal ziekenhuis Bezoek VTC Kumasi Bezoek kantoor Action Aid Accra Bezoek Nederlandse Ambassade Optioneel indien mogelijk bezoek projecten Rabobank Foundation, Liliane Fonds, Vlisco. Nederland Update Michel Moller Binnen de bedrijven worden diverse activiteiten gedaan, klein / groot alles door elkaar. Een geheel overzicht krijgen is zeer moeilijk omdat er ook vaak combinaties zijn van zakelijk en privé. Voor 2015 het voorstel om maximaal in te zetten op de deelname met acties aan Serious Request. Voor 2016 is het voorstel om een thema te kiezen en de bedrijven gezamenlijk zich hierbij te laten aansluiten. Gezien het aantal ambassadeurs in de bedrijven moet dit kunnen lukken. Dit geeft een gezicht aan de foundation en we kunnen zo een jaar lang een thema laten terugkomen. Annette overlegt hierover met Michel voor een aantal thema s voor 2016, ideeen zijn: verbinden aan een NGO zoals SOS Kinderdorpen of een thema zoals Schuldhulpverlening etc. AvW Medewerkersvrijwilligerswerk Kunnen we wat bedenken voor medewerkers die met pensioen gaan? Zij kunnen via medewerkersvrijwillgerswerk betrokken blijven bij Vebego. Annette neemt dit mee naar het onderzoek. AvW Notulen bestuur Vebego Foundation 3

4 NL DOET / Vebego DOET Hoeveel medewerkers hebben deelgenomen in 2012 / 2013? AvW Welke doelstelling formuleren we voor 2016? AvW In overleg met het OranjeFonds samen met Michel hoe we het aantal deelnemers in de komende jaren kunnen vergroten. Successen delen oa op de nieuwjaarsreceptie. Let op dat bij NL DOET het wel de vraag is welke projecten medewerkers kiezen en of deze in onze scope passen, vraag is of we moeten willen sturen. NederlandSchoon Met NederlandSchoon op twee niveaus contacten gelegd aan de hand van de getekende overeenkomst: Vertaalslag naar de bedrijven om te verkennen waar zij gezamenlijk projecten rondom (zwerf) afval kunnen oppakken. Integratie van SchoonPlein in het basisscholen programma van het Afvalfonds waarin ook NederlandSchoon participeert. Inger is hierbij betrokken. AvW IMC Weekendschool Voorstel van de werkgroep om in het schooljaar te kiezen voor één van de locaties in Rotterdam. Uitvoering zal zijn in Q1-2016, hierover wordt contact gezocht met IMC Weekeindschool. Julie Cappers is verantwoordelijk voor dit project. AvW Serious Request Heerlen Activiteiten in voorbereiding op diverse niveau s: Vanaf 1 september actieve communicatie naar de bedrijven over de activiteiten die zij en hun medewerkers zelf kunnen ondernemen. Acties worden gemeld op het platform Vebego POP-UP huis vanuit Vebego georganiseerd. Bedrijven kunnen het plein bezoeken en een pakket kopen om dit met klanten mee te maken. Dit wordt in een apart stichting vorm gegeven Notulen bestuur Vebego Foundation 4

5 Planning 2015 Project Datum Status Sri Lanka Wellawaya Community Center januari 2015 Gereed Marokko - verkenning februari 2015 Gereed Nederland - NL DOET maart 2015 Gereed Projectverantwoordelijken: Renee van der Aa & Annette van Waning Sri Lanka Wellawaya Community Center april 2015 Gereed Nederland - IMC Weekeindschool geen project in 2015 Projectverantwoordelijken: Julie Cappers & Inger Strietman Nederland - Verkenning medewerkersvrijwilligerswerk Vanaf September 2015 In voorbereiding Marokko - bouwreis 12 tm 19 september Verkenning gereed Bouwreis in voorbereiding Sri Lanka ceremonie- & verkenningsreis 20 tm 26 september In voorbereiding Ghana - verkenningreis November 2015 In voorbereiding Serious Request - Heerlen december 2015 In voorbereiding IMC Weekeindschool Q Nader te bepalen NL DOET Maart 2016 Nader te bepalen 4. Financiën Begroting 2015 De bijdrage van Vebego over het jaar 2015 is nog niet bekend. Dit al Reto navragen bij Ferry Muller. RS Donaties Vanuit de rampenpot is een donatie van 5000 gedaan aan het Rode Kruis voor de aardbeving in Nepal. Dit bedrag is voor wederopbouw bestemd en zal gekoppeld worden aan WASH projecten (water sanitatie hygiëne). Voor het partnership met Rode Kruis voor SR2015 is beschikbaar. Deel gebruikt om de site in te richten, ander deel is donatie en wordt zichtbaar op deze site als startbedrag Notulen bestuur Vebego Foundation 5

6 5. Organisatie & Beleid Op basis van ontwikkelingen in de maatschappij en binnen de foundation worden de volgende aanpassingsvoorstellen door het bestuur goedgekeurd: Aanpassing wegingsmatrix projecten op: o Onderwerp veiligheid conform richtlijnen Ministerie Buitenlandse Zaken, bij negatief reisadvies annulering van de bouwreis. AvW o Reistijd naar het project moet in verhouding zijn met de gebruikelijke reistijden ter plaatse afhankelijk van de lokale omstandigheden. AvW Procedure aanmelding medewerkers aanpassen, na 2x niet deel kunnen nemen wordt 2 e datum van weigering de nieuwe aanmelddatum. AvW Procedure aanmelding medewerkers aanpassen voor Alpheios & Fortron, medewerkers komen pas op de wachtlijst na schriftelijk akkoord van MT lid, bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor communiceren van deze werkwijze. AvW In bewustwordingsverklaring toevoegen dat indien medewerker reis annuleert na toezegging van deelname de gemaakte kosten worden verhaald op het bedrijf, bedrijf is verantwoordelijk voor afhandeling met medewerker. AvW Medewerkersvrijwilligerswerk Nederland herschrijven beleid. AvW 6. Resultaatgebieden Op het overzicht een totaal gemaakt van de resultaatgebieden, onderstaand een samenvatting: Buitenland, 3 bouwreizen in 2015 Sri Lanka 2x reeds uitgevoerd, Marokko 1x in de planning. Bouwreizen Sri Lanka 28 deelnemers totaal, 1120 uren ingezet. MVO module Sri Lanka 25 deelnemers Bouwreis Sri Lanka beoordeling deelnemers gemiddeld cijfer 9. Nederland, 2 projecten in 2015 zijnde IMC Weekeindschool en SR2015 in december. NL DOET 16 klussen, 160 medewerkers, 14 bedrijven. Aantal ambassadeurs tm juni 2015 in totaal 657, nog in dienst Rondvraag / Mededelingen Arno Bloem terugtreding als voorzitter Arno geeft aan per direct zijn rol als voorzitter neer te leggen, dit om voor hem persoonlijk moverende redenen. Ton stelt voor Suzanne voorlopig als voorzitter a.i. te benoemen en in de volgende bestuursvergadering dit definitief om te zetten in voorzitterschap. De leden gaan akkoord met de a.i rol en het besluit in de volgende vergadering. AvW Ton stelt voor om ook een vice voorzitter te benoemen en hiervoor Michel voor te stellen. Dit betekent dat het bestuur met één nieuw lid moet worden uitgebreid, hierover nadenken, suggesties zijn welkom bij Suzanne of Annette, profiel maken waaraan deze persoon moet voldoen. AvW Annette zal het schema van bestuur opvolgingen aanpassen en verspreiden. AvW Notulen bestuur Vebego Foundation 6

7 Nakijken statuten van de foundation hoeveel familieleden in het bestuur zitting kunnen en mogen hebben. AvW Communicatie over bestuurswisseling na de volgende vergadering in oktober. AvW Veiligheid tijdens bouwreizen Opvallend dat dit vaak terugkomt in de evaluaties. Vraag of we werkschoenen moeten verstrekken? Vanuit foundation begeleiding wordt strak gestuurd op veiligheid van schoenen, kleding en handschoenen worden verstrekt. Richtlijn voor schoenen moet volgens bestuur zijn dat er geen water doorheen kan komen, Annette bespreekt dit met werkgroep en zal dit in de instructies naar de deelnemers opnemen in de gesprekken en de kennismakingsdag. AvW Vervanging Annette tijdens verlof De lopende zaken aangaande bouwreizen en buitenlandse projecten zullen door Ingeborg worden waargenomen. Het project medewerkers vrijwilligerswerk zal mede door Suzanne verder worden begeleid. Overig HRS heeft Dopper (waterflesjes ter vermindering afval & stimuleren drinken van water) besteld met logo en uitgedeeld aan medewerkers, hiermee ook goed doel gesteund. Is dit een idee voor de foundation. Annette zal dit verkennen AvW Rapportage project schuldhulpverlening toesturen aan bestuur ter info - AvW Stichting Hi-Gene verbonden aan Vebego Airport Services attenderen op de veiligheidsrisico s van reizen naar landen en de wegingsmatrix van de foundation toesturen. AvW Volgende bestuursvergadering aansluitend diner Vebego Foundation Donderdag 29 oktober van tot hrs Vebego Cortenbach Voerendaal Notulen bestuur Vebego Foundation 7

8 8. Verkenning Vebego Foundation next steps (vergadering februari 2015) Medewerkersvrijwilligers werk In gesprek met elkaar wordt van gedachte gewisseld over Vebego Foundation next steps. Uiteindelijk wordt geconstateerd dat we een gelijke gedachte hebben over de ambitie om de beste en meest professionele medewerkersvrijwilligersorganisatie van Nederland op te zetten vanuit Vebego. Dit voor onze bedrijven maar mogelijk ook voor opdrachtgever in de toekomst. Hiermee maak je in Nederland het verschil, dat moet de richting zijn. Speerpunten: onze bedrijven, hun klanten / relaties, onze medewerkers met hun families Thema s: dit kan breed zijn passend bij de behoefte van bedrijven en medewerkers. Maar toch wel gelinkt aan zorg, onderwijs, werkgelegenheid. Idee: app om medewerkers te verbinden en te benaderen. Overige vragen: hoe ga je om met direct marketing naar je medewerkers? Het bestuur geeft aan een verkenning in deze richting te willen en hierin te willen investeren qua tijd en geld (projectcapaciteit 2 dg / week). Annette stelt voor dit met Lonneke van RSM te bespreken, zij promoveert in juni2015 op dit thema en is de expert in Nederland. AvW Terugkoppeling met een plan in de volgende bestuursvergadering. Bouwreizen voor derden Vanuit de bouwreis in Sri Lanka is de vraag opgenomen in hoeverre wij bouwreizen voor derden open willen zetten? Waarmee we bedoelen het organiseren van reizen naar onze projecten voor niet-vebego groepen. Dit in de volgende vergadering op de agenda. AvW Vebego Foundation Next Steps & Ontwikkeling toekomst (vergadering nov 2014) Vanuit het gegeven dat de foundation in 2015 alweer 10 jaar bestaat de brainstorm over hoe we de komende jaren verder gaan. Naar aanleiding van de brainstorm de volgende uitkomsten. Vebego bedrijven Nederland Nadenken over de vraag hoe we de foundation in de bedrijven meer een gezicht geven, meer betrokkenheid bij de medewerkers creëren en dichterbij de werkvloer brengen door projecten en initiatien dichtbij. Geef je de bedrijven budget voor projecten binnen kaders? Voorstel om dit te verkennen binnen de bedrijven en bij medewerkers. AvW - Wat leeft er in de bedrijven en op de werkvloer? - Welke thema s? - Wat doen andere bedrijven buiten Vebego vanuit hun foundation in NL? - Hoe worden medewerkers bij andere bedrijven betrokken? Notulen bestuur Vebego Foundation 8

9 - Welke projecten in NL ondersteunen andere foundations? - Als je met onderwijs verder wil vanuit Vebego Foundation welke organisaties zijn er? Communicatie De communicatie en uitdragen van wat de foundation doet en bijdraagt meer naar voren brengen en meer de toegevoegde waarde laten zien. Gebruik social media slim. We hebben diverse items zoals factsheets die goed gebruikt worden. Sterk is dat wat we communiceren ook echt WAAR is en dat we het DOEN. Check update factsheets. AvW Vebego CH Reto geeft aan dat het voor CH zo is dat als bedrijven geld geven dit wordt gezien als pronken, terwijl als een bedrijf zich inzet met mensen het als positief wordt gezien. Momenteel veel ontwikkelingen bij Vebego CH en niet het juiste moment de foundation o te schalen. Laten we leren van Nederland en vervolgens doorvertalen naar Vebego CH. Reto geeft aan dat de focus aangaande de foundation nu echt ligt op de indirecten en dat dit versterkt moet worden in Annette geeft informatie over Euforia (contact INSEAD) door aan Reto en Ton jr. Oude Schoenen & Nieuwe Schoenen De gedachte om de huidige foundation, de succesvolle oude schoenen zeker te handhaven. Deze lopen lekker, functioneren goed, verzolen en onderhouden. Vooral doorgaan met de bouwreizen en projecten in Nederland, en verkenning CH. En het huidige budget hiervoor blijven aanwenden. Daarnaast verkenning starten om naast de huidige foundation nieuwe schoenen te ontdekken. Hierbij gericht op een thema in Nederland waaraan we ons langduriger kunnen committeren en waar medewerkers in kunnen participeren. Dit kan zich mogelijk door ontwikkelen tot bijvoorbeeld een social enterprice waarbij er wel een business match is. En ook duidelijk nadenken over financiering los van de huidige foundation. Gedachten richting bijvoorbeeld onderwijs, jongeren, kinderen, medewerkers & kinderen. Hierbij is de achtergrond dat bedrijven meer en meer een rol spelen in de maatschappij en bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken daar waar de overheid zich terugtrekt. Het gaat erom dat we maatschappelijke impact bereiken positieve impact. Ton geeft aan dat hij de foundation als een onderneming van Vebego ziet met een bijzondere maatschappelijke opdracht. Losse gedachten: - Kan Kansen voor Jongeren van Oranje Fonds een door ontwikkeling zijn? - Medewerkers met een taalachterstand? - Medewerkers met financiële problemen? Notulen bestuur Vebego Foundation 9

10 Notulen bestuur Vebego Foundation 10

11 9. Actielijst Datum Onderwerp Actie door Gereed 30 juni 2015 Notulen werkgroep aan bestuur sturen AvW Okt 2015 Voortgangsrapportage activiteitenoverzicht toesturen aan RvE directeuren, RvB, bedrijfsdirecteuren en Vebego Headlines AvW Okt 2015 Whitepaper 10 jaar foundation Lonneke schrijven en afronden AvW Okt 2015 Bedrijven en donateurs terugkoppeling besteding donatie AvW Okt 2015 Serious Request / Glazen huis 2015 verkennen & plan maken AvW Update okt 2015 Vertalingen notulen regelen AvW Okt 2015 Resultaatgebieden - Update maken - Activiteiten bedrijven update AvW MM Okt 2015 Okt 2015 Overleg Ton jr deelname directe medewerkers Vebego CH aan bouwreizen AvW Q Medewerkersvrijwilligerswerk Vebego, gepensioneerden meenemen verkenning starten & project plan AvW Sept juni 2015 Projecten Ghana Update St Jansdal ivm verkenningsreis Ghana ziekenhuis AvW Update okt 2015 Voorbereidingen verkenningsreis starten najaar 2015 AvW Update okt 2015 Programma verkenningsreis delen met bestuur AvW Okt 2015 Marokko Update bouwreis en project richting 2016 AvW OKt 2015 Samenwerking SOS Kinderdorpen Imzouren en adoptie idee bespreken AvW-SvdM Okt 2015 Sri Lanka Update ceremonie- & verkenningsreis AvW Okt Notulen bestuur Vebego Foundation 11

12 Additionele kosten akkoord, betalingen regelen incl betaling inventaris via donateurs AvW Okt 2015 Nederland Nederland schoon - Update stand van zaken bedrijven - Update stand van zaken SchoonPlein integratie AvW AvW Okt 2015 Okt 2015 Update betrekken bedrijven bij thema vanaf 2016 AvW-MM Okt 2015 Serious request 2015 voortgang AvW Okt 2015 MBO activiteiten bedrijven update MM Okt 2015 NL Doet AvW Okt juni 2015 Financiën aantal deelnemers en Doelstelling 2016 formuleren 30 juni 2015 Organisatie en Beleid 30 juni 2015 Erasmus circle IMC Weekeindschool / update organisatie AvW Okt 2015 Administraties per maand versturen aan bestuur AvW Doorlopend 2015 Begroting 2015 voortschrijdend toesturen AvW Okt 2015 Bijdrage Vebego aan VF in 2015 navragen bij FM RS / AvW Okt 2015 Wegingsmatrix aanpassen 2x AvW Okt 2015 Procedure aanmelding deelnemers aanpassen 2x AvW Okt 2015 Bewustwordingsverklaring aanpassen AvW Okt 2015 Beleid herschrijven AvW Okt Notulen bestuur Vebego Foundation 12

13 Lucas & Lonneke uitnodigen voor kennismaking bestuur AvW Nader te bepalen Hoofdstuk boek voorbereiden AvW Okt juni 2015 Communicatie Verslaglegging in Duits vertalen AvW Doorlopend 2015 Factsheets bijwerken en updaten / Wellawaya & Circle AvW Q juni 2015 Diversen Deelname Reto & Michel bouwreis namens bestuur AvW 2015 / juni 2015 Bestuur Bestuurswisseling regelen bij KvK AvW RvdA Okt 2015 Voorzitter en vice voorzitter benoemen Allen bestuur Okt 2015 Voordracht nw bestuurslid bespreken adhv profiel / profiel maken AvW SG Okt 2015 Schema bestuurs opvolging bijwerken en verspreiden AvW Okt 2015 Check statuten aantal familieleden in bestuur AvW Okt 2015 Communicatie over bestuurswisseling AvW Okt juni 2015 Overig Veiligheid bouwreizen bespreken met werkgroep AvW Okt 2015 Foundation 10 jaar / uitnodiging 29 okt regelen AvW Okt 2015 Dopper idee voor VF deelnemers bouwreizen AvW Okt 2015 Rapportage schuldhulpverlening sturen aan bestuur AvW Okt 2015 Hi Gene wijzen op veiligheidsrisico s en matrix AvW Okt nov 2014 Vebego Foundation next steps Overleg Suzanne & Annette ivm vervolgplan AvW Update okt Notulen bestuur Vebego Foundation 13

14 Notulen bestuur Vebego Foundation 14