Opleiding Geneeskunde. Portfolio jaar 1 Technische handleiding voor studenten Word Portfolio. Januari 2005

Transcriptie

1 Opleiding Geneeskunde Portfolio jaar 1 Technische handleiding voor studenten Word Portfolio Januari

2 Inhoud Inleiding Werken aan het elektronisch portfolio met MS Word Structuur van het portfolio Relaties leggen tussen documenten (hyperlinks) Hyperlinks naar andere documenten en websites Hyperlinks maken binnen een word-document Werken met koppen Wat is een Kop (engels [heading])? Optie koppen zichtbaar maken Koppen markeren Invoegen van een foto/plaatje Het portfolio publiceren in het BlackBoard Content systeem Algemene informatie Inloggen Veranderen van password Portfolio opslaan als webpagina Plaatsen van het portfolio in het BlackBoard Content Systeem Manier 1: Documenten in Portfolio folder plaatsen Manier 2: Documenten in portfolio folder plaatsen Aanmaken van Portfolio Het toevoegen van Bewijsmateriaal Anderen toegang geven Beschikbaar stellen aan mentor Beschikbaar stellen aan medestudenten Opslaan van het portfolio Openen van het opgeslagen portfolio Wijzigen van jouw portfolio Colofon 2004., Universiteit Maastricht 2

3 Inleiding Het idee van een portfolio is afkomstig uit de wereld van de kunst en architectuur. Kunstenaars en architecten verzamelen van oudsher allerlei materiaal (voorbeelden van werk, foto s en afbeeldingen, recencies etc.) in mappen die portfolio s worden genoemd. Met dergelijk portfolio s geven ze anderen een indruk van de kwaliteit van dat werk en van hun ontwikkeling. Tegenwoordig worden portfolio s ook in het onderwijs steeds meer gebruikt. Het portfolio bestaat dan niet alleen uit illustratief materiaal, maar ook uit reflecties door de samensteller op zijn of haar eigen ontwikkeling (bijvoorbeeld sterkte-zwakte analyses) en bijvoorbeeld een CV. Ook binnen Geneeskunde opleidingen worden portfolio s gebruikt om de ontwikkeling van studenten inzichtelijk te maken en te kunnen bespreken, en studenten te stimuleren daar systematisch over na te denken. Vanwege praktische voordelen wordt vaak gekozen voor een elektronisch portfolio. Ook binnen de opleiding Geneeskunde van de Universiteit Maastricht wordt met een elektronisch portfolio geëxperimenteerd. Om in het kader van die experimenten een elektronisch portfolio te kunnen ontwikkelen en publiceren (toegankelijk maken), heb je de volgende software nodig: Microsoft Windows 98 SE of hoger Microsoft Word 2000 of hoger. Eventueel kun je ook gebruik maken van Office 97 (alhoewel dat wel nadelen heeft. Microsoft Internet Explorer, versie 5 of hoger Je kunt zowel Nederlandstalige als Engelstalige programma s gebruiken. In deze handleiding wordt uitgegaan van de Nederlandstalige versie. Daar waar nodig wordt de Engelse omschrijving er tussen haakjes bij vermeld. Als student van de Universiteit Maastricht kun je Microsoft Windows en Microsoft Office (waarvan Word onderdeel is) heel goedkoop bestellen via In deze handleiding gaan we eerst in op het ontwikkelen en onderhouden van het portfolio met Microsoft Word. Je laat je portfolio aan bijvoorbeeld je mentor zien, door het in BlackBoard te zetten. Het publiceren van jouw portfolio wordt in deze handleiding stap voor stap uitgelegd. 3

4 1 Werken aan het elektronisch portfolio met MS Word Er zijn verschillende manieren om een elektronisch portfolio te ontwikkelen. De opleiding Geneeskunde heeft ervoor gekozen om studenten te laten werken aan een portfolio met Microsoft Word. Redenen zijn dat de meeste studenten Word al kennen en gebruiken, en dat op de meeste computers Word staat en studenten dus gemakkelijk op verschillende plekken aan het portfolio kunnen werken. In deze handleiding vind je daarvoor aanwijzingen. 1.1 Structuur van het portfolio Het portfolio bestaat uit één Word-document met een aantal bijlagen (zie figuur 1 voor het Word-document). De Layout van het electronisch word document is gelijk aan de layout van het papieren portfolio. Het is de bedoeling om eerste je portfolio met links en bijlagen te maken in word en vervolgens dit document en het bijbehorende bewijsmateriaal te uploaden in het blackboard systeem. Na het uploaden in Blackboard is het eenvoudig om bijvoorbeeld je mentor of ouders inzicht te geven in het portfolio. Figuur 1: In het Word document dat de kern vormt van het portfolio, vind je een aantal hoofdstukken: Introductie (titel Portfolio van ) CV Medisch expert Wetenschapper Werker gezondheidszorg Persoon Algemeen Bijlagen In het portfolio-sjabloon dat je krijgt uitgereikt vind je per hoofdstuk instructieteksten waarin wordt uitgelegd wat inhoudelijk de bedoelding is. Die instructieteksten krijg je ook op papier. Het is de bedoelding dat je die 4

5 instructieteksten vervangt door je eigen reflecties (bijvoorbeeld sterkte-zwakte analyses) die iets zeggen over je ontwikkeling. Die reflecties onderbouw je door te verwijzen naar verschillende soorten materiaal. Daarvoor maak je gebruik van hyperlinks. Je hebt vast wel eens een website met links bezocht. Het principe is je dan bekend. In de volgende subparagraaf (1.2) wordt uitgelegd hoe dat werkt. Om het portfolio overzichtelijk te houden wanneer je de lay-out aanpast is het verstandig om te werken met koppen. Dat komt aan de orde in subparagraaf 1.3. Wanneer je klaar bent met je portfolio en het voor anderen zoals je mentor toegankelijk wilt maken, kun je het portfolio publiceren via BlackBoard. Je kunt daar precies bepalen wie er toegang krijgt tot jouw portfolio. In hoofdstuk 2 kun je daar meer over lezen. Belangrijk!!!!: maak één portfoliomap Wanneer je straks het portfolio in BlackBoard (ELEUM) publiceert, kopieer je niet alleen het ingevulde portfoliosjabloon naar BlackBoard, maar óók het materiaal waarmee je jouw reflecties onderbouwd. Om er voor te zorgen dat de hyperlinks het in BlackBoard blijven doen, moet je ervoor zorgen dat je het sjabloon en de documenten waarnaar je wilt linken in dezelfde map (folder) zet voordat je de hyperlink maakt. Maak er een gewoonte van je portfolio en het materiaal steeds in één map te bewerken en bewaren. 1.2 Relaties leggen tussen documenten (hyperlinks) Aan je portfolio kun je hyperlinks of verwijzingen toevoegen Hyperlinks naar andere documenten en websites Je kunt in een Word-document een verwijzing maken naar een ander document, bijvoorbeeld een ander Word-document, een foto of een Powerpointpresentatie. Door op de link te klikken, wordt het bestand geopend. Je kunt ook een link maken naar een website. Door op de link te klikken, wordt de website geopend. Je moet dan wel verbinding hebben met het Internet. Info! Maak eerst een map (ander namen zijn folder of directory) aan, waarin je alle documenten die samen je portfolio vormen plaatst. Dus zowel het word-document waarin je schrijft over je ontwikkeling, als het materiaal waarmee je die beschrijvingen onderbouwd Zorg dat het bestand waar je naar linkt in diezelfde (portfolio)map staat als het word-document dat de kern van het portfolio vormt. De methode om een link naar een ander document te maken is grotendeels dezelfde als de methode om een link naar een website te maken. In onderstaande uitleg worden de stappen die specifiek bedoeld zijn voor hyperlinks naar een ander document gemarkeerd met (d). De stappen die specifiek bedoeld zijn voor hyperlinks naar een website worden gemarkeerd met (w). We leggen deze stappen eerst uit voor Word 2000 en vervolgens voor Word XP/ Weet je niet welke versie jij bent? Klik in Word op <help> => <about Microsoft Word>. Je ziet jouw versie boven aan het scherm. 5

6 Word Markeer met je muis het tekstgedeelte waaraan je een bestand of website wilt koppelen. Tekst markeren 2. Kies voor [Invoegen] > [Hyperlink] Koppel een hyperlink aan de gemarkeerde tekst 6

7 3. (d). Klik op [Bestand] (File) 3 (w). Typ in het vak [Typ de naam van het bestand of de webpagina] het Internetadres. Gebruik om fouten te voorkomen bij voorkeur de functie knippen en plakken (zoek de website op in Internet Explorer, markeer de tekst in de adresbalk, klik op je rechtermuisknop, klik op kopiëren, ga naar het bovengenoemde vak in Word, druk op [Ctrl] en [v]). 3(w).Type of plak hier de naam van de website 3(d). Klik op bestand 4. Zoek op de computer naar het bestand dat je wilt koppelen aan het tekstgedeelte. Dit bestand moet (in een map) in je portfoliomap staan. Klik dit bestand aan èn klik op [OK]. 1(d). Klik het bestand aan dat je de gemarkeerde tekst wilt koppelen 2(d). Klik op vervolgens op [OK} 7

8 5. Het bestand of de website is nu aan het tekstgedeelte gekoppeld. De tekst is blauw en onderstreept. Als je op deze tekst klikt, wordt het bestand of de website geopend. Door op de onderstreepte tekst te klikken, wordt het gekoppelde bestand of de website geopend Word (Office XP) De procedure in Word 2002 is ook praktisch dezelfde als de procedure in Word Alleen stap 3 verschilt. Ook heb je de mogelijkheid om het bestand in een nieuw scherm te laten openen. Deze stap gaat in Word 2002 als volgt: 1.(d) Via deze knop kan je het bestand zoeken. Klik het bestand vervolgens aan en klik op [OK] 2. Eventueel kun je het bestand of de website via [Doel frame] (target frame) in een nieuw venster openen 1. (w) type hier de naam van de website 3. Klik tenslotte op OK Hyperlinks maken binnen een word-document Behalve hyperlinks naar andere documenten en webpagina s kunnen met Word ook hyperlinks worden gemaakt naar een plaats binnen een document. We laten hier zien aan de hand van Word In Word 2000 en Word 97 werkt het ongeveer hetzelfde. 8

9 1. Ga naar de plaats in het document waarheen je een hyperlink wilt maken. Klik daar met je muis. Vervolgens selecteer je [invoegen]>[bladwijzer] (Engels: [Insert]>[Bookmark]) 2. Daarna vul je een naam in voor de bladwijzer en klik op invoegen. 3. Vervolgens ga je naar de plaats waar je de hyperlink wilt plaatsen, selecteer daar de tekst die de hyperlink moet vormen en kies voor [Invoegen] > [Hyperlink] (engels: [insert] > [hyperlink] 9

10 4. Selecteer eerst in het hyperlink menu [Bladwijzer] en klik daarna op de gewenste bladwijzer. De interne hyperlink is gemaakt. Klik op bladwijzer. Selecteer de gewenste bladwijzer. Klik op OK 1.3 Werken met koppen Het is erg handig om gebruik te maken van koppen (headings). De lay-out van je portfolio blijft dan veel overzichtelijker en je kunt die lay-out ook in een keer aanpassen Wat is een Kop (engels [heading])? Een kop bepaalt het niveau van de titel boven tekst. In Word kun je aan geven dat een bepaalde titel een bepaald kopniveau moet hebben. De opmaak van die titel wordt dan automatisch vastgelegd. Denk 10

11 bijvoorbeeld aan de lettergrootte, het lettertype en of het kopje vet, cursief en/of onderstreept moet worden vast. Koppen kunnen verschillende niveaus hebben. Kop 1: De titel van dit hoofdstuk (1 Werken aan een elektronisch portfolio met MS word) is bijvoorbeeld een kop van dit hoogste type. Kop 2: De titel van de deze paragraaf (1.3 Werken met koppen) is een kop van het tweede niveau. Kop 3: De titel van deze subparagraaf (1.3.1 Wat is een kop?) is een kop van het derde niveau. We hebben ervoor gekozen om alle 3 de niveaus ook te nummeren. Werken met koppen heeft een aantal voordelen: Automatisch nummeren van koppen Automatisch veranderen van de opmaak van alle koppen van hetzelfde niveau (via [Opmaak]>[Stijlen en opmaak]) (engels: [Format]>[styles and formatting]) Automatisch kiezen voor een volledig nieuwe documentstijl in Word 2000/2002 (via [Opmaak]>Thema] ) Automatisch hoofdstukindeling genereren Hyperlinks maken naar een kop binnen hetzelfde document Optie koppen zichtbaar maken. De optie koppen kan op 2 manieren zichtbaar worden gemaakt: 1. Klik op deze knop 2. Selecteer: [Format] > [styles and formatting] Koppen markeren Kies in de werkbalk standaard voor het menu koppen en markeer het gewenste niveau. Selecteer de tekst waarvan je een kop maakt Selecteer in het menu de juiste kop. Klik hier om een kop te selecteren 11

12 1.4 Invoegen van een foto/plaatje Het toevoegen van een foto in een word document gaat heel eenvoudig. Zet de cursor op de plek waar je een foto of plaatje wilt invoegen Klik op [invoegen] (engels: [insert] Vervolgens op [foto] > [ van bestand] Selecteer de foto in jouw portfolio map. De foto verschijnt op de plek van de cursor. Middels het klikken van de rechtermuisknop kun je de opmaak van de foto veranderen. 12

13 2 Het portfolio publiceren in het BlackBoard Content systeem 2.1 Algemene informatie Deze pilot maakt onderdeel uit van een studie naar het gebruik van het content system in BlackBoard. De server die voor deze studie gebruikt wordt, is niet dezelfde server die je gebruikt wanneer je inlogt in ELEUM om bijvoorbeeld informatie te vinden over blokken. Alleen de studenten, mentoren en coördinatoren betrokken bij deze pilot, zijn aangemeld op dit zogenaamde E-merge systeem. De blackboard versie is niet gelijk aan het blackboard dat je gebruikt binnen ELEUM Inloggen Voor het inloggen op dit systeem ga je naar: Je logt in met het username en password dat je hebt gekregen. Let op: Dit is niet hetzelfde username en password dat je gebuikt om in te loggen in eleum Het kan voorkomen dat je de eerste keer een foutmelding krijgt. Probeer het nog een keer. 13

14 2.1.2 Veranderen van password Voor het wijzigen van je password ga je naar het welkomstscherm (begin): Klik op Personal Information: Klik op change password Type je nieuwe password in en klik op submit 2.2 Portfolio opslaan als webpagina Om het portfolio in het BlackBoard Content systeem goed te kunnen bekijken, is het handig om het eerst op te slaan als webpagina. Dat doe je als volgt: Je hebt je portfolio Word bestand geopend. Klik op de knop [Bestand] en daarna voor [Opslaan als] Kies in het menu dat nu wordt geopend voor [Opslaan als: WEBPAGINA] in plaats van WORD- DOCUMENT. Of in selecteer: <Web Page (*.htm *.html)> 14

15 Het document wordt nu opgeslagen met de extensie.htm. (in ons voorbeeld:portfolio_jan.htm). Er wordt automatisch een nieuwe folder aangemaakt met de naam [Portfolio_Jan bestanden]. In die folder komen bestanden te staan, zoals afbeeldingen, foto s andere documenten, die gelinkt zijn aan jouw portfoliodocument. 2.3 Plaatsen van het portfolio in het BlackBoard Content Systeem Om het portfolio te publiceren in het BlackBoard Content Systeem, doorloop je de volgende stappen. 1. Inloggen 2. Klik op het tabblad Share 3. Daarna ga je naar de folder My content. In je My Content folder maak je met behulp van de knop [+ Folder] een nieuwe Map (Folder) aan die je bijvoorbeeld portfolio noemt. In deze content plek binnen blackboard heeft iedere gebruiker een bepaalde hoeveelheid schuifruimte ter beschikking. Het portfolio systeem maakt alleen gebruik van documenten die in deze My Content folder staan bij het samenstellen van het portfolio. Het is daarom van belang om ALLE documenten, photos s, ingescande diploma s, schriftelijke evaluaties etc toe te voegen aan de My content Folder. 4. Klik op [+ Folder] Je krijgt het volgende scherm te zien: 15

16 5. Type bij 1 folder information de naam PORTFOLIO 6. Bij 2 Quota options vul je niks in 7. Bij 3 lock options selecteer je: No locks 8. Selecteer onder sectie 4 Comment options: SHARED en 9. klik op SUBMIT. De folder is aangemaakt Open de folder door erop te klikken Je krijgt het volgende scherm te zien: De volgende stap is om alle (ingescande)documenten, foto s, powerpointpresentaties kortom het bewijsmateriaal up te loaden op deze locatie. Je kunt de documenten uploaden vanaf de harde schijf, diskette en/of Cd-rom. Hiervoor zijn 2 manieren mogelijk. Manier 1: Documenten in Portfolio folder plaatsen Klik op ADD (+) ITEM Klik op de knop BROWSE en zoek je document Klik op submit Manier 2: Documenten in portfolio folder plaatsen Klik op de knop WEBFOLDER. Er wordt dan een nieuw scherm geopend geopend. Een webfolder is eigenlijk een manier op alle document in een keer op de juiste plek te krijgen. De Webfolder is de fysieke ruimte op de server van E-merge waar al jouw documenten staan. De juiste plek is in dit geval in de My Content binnen de <Portfolio map>. 16

17 Open op de PC de verkenner en zoek de documenten die je in de PORTFOLIO folder wilt plaatsen Sleep ze naar de webfolder, of gebruik de COPY/PASTE functie van windows Sluit beide vensters af. Je klikt de mappen weg en gaat weer terug naar Content System in BlackBoard. Wanneer je nu wederom naar <My content> en vervolgens de map portfolio aanklikt dan zie je als het goed is alle documenten die je hebt toegevoegd. 17

18 2.4 Aanmaken van Portfolio Ga naar het testsysteem van ELEUM: Login met jouw persoonlijke inloggegevens Klik op de SHARE tab, boven in het scherm In het linkerframe zie je het kopje <MY PORTFOLIOS> Klik op My Portfolio Klik op ADD Portfolio (Middelste knop), het volgende scherm verschijnt Bij 1 Portfolio Information geef als titel Portfolio + <je naam> Bij 2 Portfolio menu style: laat je staan op tekst Bij 3 Portfolio availability vink je aan: Yes Bij 4 Comment options klik je op shared. klik onder aan het scherm op SUBMIT, je ziet in het rechterframe dit portfolio nu staan: 18

19 Je krijgt dan het volgende scherm te zien: In het scherm klik je op Contents (achter de naam van het portfolio). Klik vervolgens op add content In het het volgende scherm vul je onder 1 Menu Item name een naam in voor het Portfolio (bv Portfolio 1 Jan), Onder 2 Choose Content system Item or Folder maak je via Browse een hyperlink naar het Word portfolio in je Personal Folder. LET OP: maak de hyperlink naar het bestand met de extensie.htm (hier Portfolio_Jan.htm). Daarna klik je in beide schermen op submit. 19

20 20

21 3 Het toevoegen van Bewijsmateriaal. Het beschikbaar maken van jouw portfolio kan alleen wanneer het bewijsmateriaal goed gelinkt is aan het portfolio. Het is daarom van belang om elk bewijsmateriaal apart te definiëren Ga naar het tablad <SHARE> Klik op <MY PORTFOLIOS> Klik op Contents achter jouw portfolio. (Het bovenstaande scherm geeft 3 verschillende portfolio s weer). Klik vervolgens op de CONTENT knop. Het volgende scherm verschijnt: Bij 1: Menu Item Name: type je de naam van het bewijsmateriaal: bijvoorbeeld evaluatieverslag Bij 2: Choose Content System File or Folder, klik je op browse en selecteer je het bewijsmateriaal uit je <My Content> folder dat je toevoegt. 21

22 Je krijgt het bovenstaande scherm te zien: klik op ok want hiermee geef je toestemming dat andere (jouw mentor) ook dit document mag inkijken wanneer je het portfolio opstuurt. Bij 3 Menu Item Availability, vink je aan yes Bij 4 klik je op Submit Herhaal deze stappen voor ELK bewijsmateriaal dat je wilt toevoegen aan het portfolio. 22

23 4 Anderen toegang geven Het beschikbaar stellen van derden tot jouw portfolio kan op verschillende manieren. Het is mogelijk om mensen die binnen het E-merge systeem zitten toegang te geven tot jouw portfolio. Het is ook mogelijk om om externe gebruikers toegang te geven. Dit doe je door deze mensen een te sturen met daarin een link direct naar jouw portfolio op de E-merge server. Een andere methode is het downloaden en opslaan van het portfolio. Om vervolgens anderen, zoals je mentor, toegang te geven tot je portfolio, doorloop je de volgende stappen. 4.1 Beschikbaar stellen aan mentor Veel mentoren maken geen gebruik van Blackboard. Het is daarom van belang om jouw mentor toegang te geven als EXTERNE USER. Hiervoor doorloop je de volgende stappen. 1. Je gaat naar de map my portfolios en klikt op manage (achter de naam van het portfolio). 2. In het scherm dat je dan krijgt klik je op Share Portfolio 23

24 3. Daarna klik je de knop Share with External Users aan. Het volgende scherm verschijnt: 1. Bij 1 recipients vul je het volledige adres in van je mentor 2. Bij 2 information kun je onder message een andere tekst typen. Je mentor ontvangt een met daarin een link direct naar jouw portfolio. 3. Bij 3 portfolio password heb je de mogelijkheid om een paswoord toe te voegen. Dit is niet noodzakelijk en vink je twee maal NO aan. 4. Bij 4 Submit op Submit! 5. Klik bij het volgende scherm op ok. Je krijgt vervolgens een overzicht te zien dat aangeeft welke mensen toegang hebben tot jouw portfolio. 1. Klik op ok en je bent weer terug in het manage menu. 24

25 4.2 Beschikbaar stellen aan medestudenten. Doorloop stap 1 en 2 van de vorige paragraaf. Daarna klik je de knop Share with Users aan. Het volgende scherm verschijnt: Bij 1 Choose User(s) klik je op Browse. In het scherm dat dan wordt geopend typ je de achternaam van degene die je toegang wilt geven tot jouw portfolio. Het systeem zoekt de naam binnen het adressenbestand van de gebruikers van E-merge. Let op: Dit is dus NIET het adressenbestand van de UM. 25

26 In het volgende scherm vink je de naam van de persoon aan en klikt op submit. In het volgende scherm vink je eventueel aan onder 2 information de knop Yes aan. De student die je hebt uitgenodigd krijgen, dan een met een URL (internet-adres) waarop ze het portfolio kunnen bekijken. Vervolgens klik je onder aan de pagina op Submit. Druk daarna op ok en je bent terug in het manage venster. De mentor kan nu je portfolio bekijken 26

27 4.3 Opslaan van het portfolio Ga naar <SHARE> Klik op <MY PORTFOLIOS> Klik op Manage achter het portfolio Klik op download portfolio Het volgende scherm verschijnt: Klik op de link: Click to download Portfolio Het volgende venster biedt de mogelijkheid om het portfolio te openen of op te slaan. Klik op <Save> Selecteer de lokatie op je harde schijf of (Cd-Rom) waar je het portfolio wilt opslaan. Click op close na het downloaden Openen van het opgeslagen portfolio Voor het comprimeren (kleiner maken) van bestanden en het openen van bestanden die kleiner gemaakt zijn, is een apart software programma nodig. Winzip is hiervan de meest gebruikelijk. Dit programma is gratis te downloaden via Kies vervolgens op het downloaden van de evaluatie versie. Het portfolio is niet ingepakt (gecomprimeerd) op de plek waar je het hebt opgeslagen. Dubbel klik op het bestand en Microsoft opent automatisch winzip. Je krijgt een lijst te zien met al het gekoppeld bewijsmateriaal. Klik op Extract (uitpakken) 27

28 Het volgende scherm verschijnt: Selecteer de plek waar het portfolio wilt zetten Een nieuwe map kun je aanmaken door Hier te klikken Klik op extract Sluit Winzip af. Open de map en bekijk het portfolio. 4.4 Wijzigen van jouw portfolio. Het veranderen van documenten gebeurt het makkelijkste door de documenten te verwijderen uit de <my Content> folder en te vervangen met een nieuw verbeterd document. Het toevoegen van dit nieuwe document aan het portfolio staat beschreven in hoofdstuk 3. Het portfolio maakt alleen gebruik van de documenten die staan in de <My content> folder op de server van E-merge. 28