Om een stap te zetten in het Nieuwe werken is een workshop georganiseerd voor leden en bestuursleden van kulturhusen de dorpshuizen.

Transcriptie

1 Het nieuwe werken Situatieschets Het besturen van kulturhusen en dorpshuizen gebeurt nog weinig volgens het competentiemodel. Door de waan van de dag is er vaak een ad hoc beleid. Er is weinig aandacht voor een gedegen opbouw van een team. Dat is ook lastig als het werven van vrijwilligers een probleem is. Daarentegen worden bestuursleden en vrijwilligers te weinig geselecteerd op het bezitten van competenties en worden als zodanig niet of weinig gestuurd en begeleid. De basis van deze manier van werken is dat het duidelijk moet zijn welke competenties een bestuurslid of vrijwilliger moet hebben voor een bepaalde functie. Om een stap te zetten in het Nieuwe werken is een workshop georganiseerd voor leden en bestuursleden van kulturhusen de dorpshuizen. Waar willen we naar toe? - Het algemeen doel voor het bestuur is dat men inzicht krijgt in de competenties die men als bestuurder moet bezitten. - Er zijn competentieprofielen geformuleerd voor verschillende rollen binnen het bestuur. De competentieprofielen zijn gericht op management vaardigheden, ondernemersvaardigheden en financiële vaardigheden. - Er is een actieplan opgesteld hoe men de ontwikkeling van de competenties borgt. Resultaat Tijdens de workshops is input geleverd aan de beschrijving van de belangrijkste competenties die een lid of bestuurslid zou moeten bezitten. In de hier onder beschreven uitwerking kunt u de 10 belangrijkste competenties per onderdeel lezen. Het is een leidraad voor het nieuwe werken voor bestaande en nieuwe leden. Zie bijlage Het tweede gedeelte van de avond is verder ingegaan op de vervolgstappen die u kunt nemen om de geformuleerde competenties te borgen in de organisatie. Het zijn zogenaamde Gouden Tips van diverse leden van kulturhusen en dorshuizen. Het is van belang om optimaal gebruik te maken van vrijwilligers. Daarvoor is van belang een competentieprofiel te hebben van elk lid. In bijlage 2 leest u de belangrijkste bevindingen van de aanwezige deelnemers. Bijlage 3 is een document die u kunt gebruiken bij werkervaringsgesprekken die u heeft met leden van de organisatie. Heldere communicatie vanuit het bestuur is hierbij van belang. Een communicatieplan helpt om duidelijke stappen te zetten naar het nieuwe werken met competenties.

2 Bijlage 1 Competentielijst managers en bestuurders kulturhusen en dorpshuizen Ondernemersvaardigheden Lef, ondernemend Financiën op orde Passie 4. Gedragen visie 5. Vooruit zien 6. Overtuigingskracht 7. Netwerken 8. Creativiteit 9. Draagvlak creëren 10. Klantgerichtheid Financiële vaardigheden Overzicht administratie Controle Communicatie 4. Risico-analyse 5. Nauwkeurig 6. Voorziendheid 7. Commercieel denken 8. Flexibele tijd naar doel 9. Inkoopvaardigheden 10. Transparantie Management vaardigheden Brede visie ontwikkelen Planmatig werken/organiseren Delegeren 4. Mensen meenemen (inspirator) 5. Besluitvaardig 6. Stimuleren/motiveren 7. Goede Communicatie 8. Resultaat gericht 9. Kwaliteiten kennen 10. Strategisch/politieke sensitiviteit

3 Bijlage 2 Gouden tips Hoe zorg je dat je weet dat de competenties van de bestuursleden aansluiten bij de visie/missie van de organisatie? Door kennisvelden te ontschotten en het behapbaar te maken voor mensen die de specifieke kennis niet hebben (Trefkoele). Nu kijken wie er geschikt is voor de nieuwe fase waarin de organisatie een jaar na openingen in is gekomen. Je kunt het momentum van aftredende bestuurders/beheerders gebruiken om de juiste competenties aan boord te krijgen. Heino houdt ervaringsgesprekken met vrijwilligers. Dit is een soort laagdrempelige en prettig functioneringsgesprek. Een dergelijk gesprek maakt de inzet van de vrijwilliger niet alleen doelmatiger, maar het wordt ook zeer gewaardeerd door de vrijwilliger. Hoe weet je of mensen op de juiste plek zitten? Het is belangrijk te weten wat je verwacht van elkaar. Verschillende kulturhusen werken met taakbeschrijvingen voor alle bestuursfuncties. Communicatie is het belangrijkst, dus vragen hoe mensen zich voelen en hiervoor de tijd nemen. Wat doe je actief aan ontwikkeling van competenties? Hei-sessies zijn noodzakelijk, waarbij zaken geagendeerd staan waar je het liever niet over hebt. Het blijft moeilijk om besturen te motiveren om het over zaken als visie/missie te hebben. Naast vrijwilligers heb je gewoon enkele professionals nodig. Bovendien moet je voor vrijwilligers altijd behapbare taken neerleggen, anders gaat men kopje onder. In het Hoftheater te Raalte werkt men met de mysteryguest om te reflecteren op het functioneren van de vrijwilligers. Je moet draagvlak creëren zodat de tent van de vrijwilligers wordt. En altijd de discussie aangaan vanuit de kernwaarden: waarom doe je het? Verbinden, maatschappelijke output, voor iedereen, leefbaarheid, voorzieningen, etc.

4 Hoe zorg je dat je competenties waarborgt? De continuïteit in opleiding en ontwikkeling is gebrekkig door volle agenda s. Daarom is het belangrijk om periodiek met elkaar stil te staan hoe het gaat. En daarbij is het belangrijk dat het bestuur niet alleen meelopers kent, maar ook mensen die een kritisch geluid laten horen. Je moet je eigen tegenkracht mobiliseren. Aandacht voor vrijwilligers is nog steeds het betaalmiddel voor de vrijwillige inzet. Het klopje op de schouders is goud waard. Aanbod Hoftheater (Jos van der Born): iedereen die met zijn bestuur een heidag wil organiseren kan gratis terecht bij het Hoftheater in Raalte. Je hoeft alleen koffie/thee te betalen.

5 Bijlage 3 WERKERVARING FORMULIER Naam medewerker : Naam leidinggevende : Functie medewerker : DOEL Te ontwikkelen competenties en/of te ontwikkelen gedrag. RESULTAAT Welk resultaat wil je behalen? Maak het SMART. Bijvoorbeeld: hoe zien mijn gewenste competenties of gedrag eruit.? Wat kan beter? Wat doe ik dan anders en wat merken anderen daarvan? Waaraan kan ik zien dat ik het gerealiseerd heb en hoe meet ik dat de verandering het beoogde effect heeft? ACTIVITEITEN Welke activiteiten ga ik ondernemen? Wat of wie heb ik daarbij nodig? PLANNING Wanneer wil ik dit doel bereikt hebben? Hoeveel tijd heb ik nodig? Hoe plan ik de activiteiten in? ONDERSTEUNING EN KOSTEN Heb ik ondersteuning nodig? Wat voor soort ondersteuning: een maatje, een coach, financiële ondersteuning? EVT. ANDERE AFSPRAKEN Te denken valt aan: tussentijdse vervolggesprekken, extra begeleiding, etc. AFSRPAKEN OVER EVALUATIE EN BEOORDELING VAN HET ONTWIKKELTRAJECT Voortgangsgesprekken : Tussentijdse evaluaties : Beoordelingsgesprek :