Een verantwoord en toekomstvast concept voor koppeling van elektronische dienstverlening aan de bedrijfsprocessen. ebestuur het middenkantoor Dia 1

Transcriptie

1 Een verantwoord en toekomstvast concept voor koppeling van elektronische dienstverlening aan de bedrijfsprocessen ebestuur het middenkantoor Dia 1

2 Inhoud 1 Inleiding 2 Het ebestuur platform 3 Virtueel middenkantoor 4 Conclusie ebestuur het middenkantoor Dia 2

3 Wat is ebestuur? Synoniemen: MidOffice of middenkantoor Definitie: Platform voor koppeling van BackOffice systemen aan verschillende kanalen zoals internet, telefoon, brief, loket, Voor wie: Burgerview en medewerkerview Eigenschappen: Registreren, afhandelen, procesgestuurd, brieven genereren en verzenden ebestuur het middenkantoor Dia 3

4 Waarom ebestuur? Klantvriendelijkheid: De burger verwacht dat hij digitaal zijn zaken kan aanvragen en opvolgen Efficiënter werken: De ambtenaar wil zijn dienstverlening sneller en efficiënter laten verlopen Openingsuren: Verdwijnend begrip ebestuur het middenkantoor Dia 4

5 Wat is het probleem? Toegankelijkheid voor de burger : de burger kan onmogelijk toegang krijgen tot back-office applicaties Diversiteit aan backoffice systemen: De applicaties kunnen onmogelijk afgesteld worden om op ieder mogelijk kanaal van communicatie Toegankelijkheid voor de medewerker: De medewerkers kunnen onmogelijk alle back-office applicaties bedienen ebestuur het middenkantoor Dia 5

6 Wat is de oplossing? ebestuur het middenkantoor Dia 6

7 Uw bestuur ontrafeld ebestuur het middenkantoor Dia 7

8 Belang van een goed ontwerp Winchester house: er is geen architectonisch ontwerp beschikbaar. 38 jaar non-stop bouwen: 147 bouwers, 0 architecten. Resultaat: 160 kamers: 40 slaapkamers, 6 keukens, 2 kelders, 950 deuren.en ook: 65 blinde deuren, 13 doodlopende trappen,... ebestuur het middenkantoor Dia 8

9 ebestuur cyclus Procesmodel Prestaties Analyse Tekening Syntax Modelleertool Modellering Optimalisatie Rapportering Dashboards Strategie Implementatie Werkstroom Software Meetpunten Formulieren Automatisatie Uitvoering Werklijsten Zaakbeheer Routering ebestuur het middenkantoor Dia 9

11 ebestuur Platform Administratief handboek Modellering en Analyse Van blauwdruk tot systeemconfiguratie Van ontwerp tot executie (procesautomatisering) Van processen tot applicaties (softwareontwikkeling) Eenmansloket Strategie- en KPI-definitie KPI- en prestatiemeting Risicobewaking Dashboards en rapportage ebestuur het middenkantoor Dia 11

12 Wie gebruikt het middenkantoor? ebestuur het middenkantoor Dia 12

14 Virtueel middenkantoor Situatieschets Ons bestuur stelt haar infrastructuur open voor externe verhuur. Eén van de locaties is het cultureel centrum De schakel. Het auditorium kan voor verschillende doeleinden verhuurd worden. Zo kan men er vergaderen, voorstellingen geven, kunst tentoonstellen, noem maar op Het reserveren liep voorheen niet altijd even vlot. Er werden vaak fouten geregistreerd of boekingen werden te laat uitgevoerd. Voor de facturatie werden bovendien heel wat manuele handelingen uitgevoerd. ebestuur het middenkantoor Dia 14

15 Virtueel middenkantoor ebestuur het middenkantoor Dia 15

16 Ontwerp platform Profiel Koen, heeft bedrijfseconomie gestudeerd en werkte voorheen als externe consultant voor hij in dienst trad als businessanalist in de gemeente. In deze functie is hij actief in veranderprojecten waar hij vaak wordt gevraagd het procesontwerp te doen. Hij gebruikt hiervoor het ontwerp platform als tool voor het opmaken van zijn administratief handboek. Verantwoordelijkheden Koen, 46 Businessanalist Vastleggen proces- en organisatiestructuren. Inzichtelijk maken van rollen, taken en verantwoordelijkheden. Uitvoeren van analyses. Ontwikkelen van nieuwe processen in samenwerking met materiedeskundigen binnen de afdelingen. ebestuur het middenkantoor Dia 16

17 Ontwerp platform Koen, 46 Businessanalist ebestuur het middenkantoor Dia 17

19 Automatisatie platform Profiel Sofie, 35, heeft een technische achtergrond en heeft reeds bij verschillende productiebedrijven gewerkt. Ze is sinds enkele jaren actief als systeembeheerder in de gemeente. Zij verzorgt de technische helpdesk en staat dagelijks in voor het onderhoud van de software en het computerpark. Sofie maakt, in samenwerking met IT ers van Schaubroeck, van de procesmodellen werkstromen en past ze in in de organisatie. Zij staat in voor de simulatie van de geïnstalleerde processen en definieert in samenspraak met de secretaris en Koen de prestatieindicatoren. Als software werkt ze vaak met het ebestuur automatisatie platform Sofie, 35 IT medewerker Verantwoordelijkheden Verrijking van de procesmodellen met attributen en formulieren. Opstellen van de regels en prestatie-indicatoren. Installatie van de procesmodellen tot werkstromen. ebestuur het middenkantoor Dia 19

20 Automatisatie platform Sofie, 35 IT medewerker ebestuur het middenkantoor Dia 20

22 Werkstroom platform Profiel Els is cultuurcoördinator in de gemeente. Dagelijks verwerkt ze heel wat vragen van inwoners over het cultuuraanbod in de gemeente. Ze onderhoudt de website en staat in voor het publiceren van het maandelijks infoblad. Ze is verantwoordelijk voor de agenda en reservatie van het cultureel centrum de schakel. Ze gebruikt hiervoor een reservatiepakket. Aangezien de reservaties binnenkomen langs verschillende kanalen (website, brief, of telefonisch) laat Els haar werkzaamheden sturen aan de hand van het werkstroom platform. Aangezien Els in de voormiddag ook onthaal doet, functioneert ze als eerstelijns helpdeskmedewerker aan de centrale balie in het bestuur. Zij kan aan de hand van het werkstroomplatform zaken of dossiers opstarten en bevragen. De werkstromen leiden haar doorheen het kluwen van primaire en interne processen. Els, 48 Medewerker Cultuur en Vrije tijd Verantwoordelijkheden Overzicht hebben van het cultuurbeleid van de gemeente. Inventariseren van het huidige cultuuraanbod in de gemeente. Het schrijven van een beleidsplan kunst en cultuur. ebestuur het middenkantoor Dia 22

23 Werkstroom platform Els, 48 Medewerker Cultuur en Vrije tijd ebestuur het middenkantoor Dia 23

24 Werkstroom platform Profiel Guido, 35, is gemeentesecretaris en hierdoor de hiërarchisch hoogste ambtenaar van de gemeente. Hij heeft de algemene leiding over de gemeentelijke diensten. Hij vervult de functie van lokaal overheidsmanager. Hij is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de opvolging van de door de gemeenteraad en het schepencollege te behandelen zaken. De secretaris woont de vergaderingen van de bestuursorganen bij en staat in voor de notulering ervan. Guido is gebruiker van het werkstroom platform en kan een overzicht krijgen van alle lopende zaken. Als lid van het schepencollege, kan hij binnen het werkstroom platform taken bevoegd voor het schepencollege afwerken. Guido, 35 Gemeentesecretaris Verantwoordelijkheden Voorbereiding, verslaggeving en uitvoering van de zaken. De algemene leiding en coördinatie van de gemeentediensten. De leiding van de gemeentewerken. De medeondertekening van uitgaande briefwisseling en documenten. ebestuur het middenkantoor Dia 24

25 Werkstroom platform Guido, 35 Gemeentesecretaris ebestuur het middenkantoor Dia 25

26 Werkstroom platform Profiel Natalie, 25, is boekhoudster van opleiding. Ze bereidt de inkomende facturen voor zodat de financieel beheerder en de secretaris, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, de inkomende facturen kunnen betalen. De uitgaande facturen worden opgemaakt met het facturatieprogramma. Ook haar werk wordt ondersteund door het werkstroomplatform. Het werkstroom platform bereidt in haar geval backend taken voor, die bestemd zijn voor haar boekhoudpakket. Natalie, 25 Medewerker Financiën Verantwoordelijkheden Behandelen inkomende facturen Opmaken uitgaande facturen ebestuur het middenkantoor Dia 26

27 Werkstroom platform Natalie, 25 Medewerker Financiën ebestuur het middenkantoor Dia 27

28 Werkstroom platform Profiel Danny, 32, is door de gemeente aangesteld als zaalverantwoordelijke. Danny zorgt ervoor dat de zaal klaarstaat en dat het gehuurde materiaal ter beschikking is. Danny verzorgt de technische handleiding en is steeds bereikbaar in geval van een eventuele storing. Danny start 1 maal per dag het werkstroom platform om zijn taaklijst te consulteren. Verantwoordelijkheden Danny, 32 Medewerker technische dienst Klaarzetten van de infrastructuur voor gebruik. Algemeen onderhoud van de infrastructuur. Controle van de infrastructuur na gebruik. ebestuur het middenkantoor Dia 28

29 Werkstroom platform Danny, 32 Medewerker technische dienst ebestuur het middenkantoor Dia 29

30 Werkstroom platform Natalie, 25 Medewerker Financiën ebestuur het middenkantoor Dia 30

32 Strategie platform Profiel Het managementteam coördineert de werking van de verschillende diensten van de gemeente. Het team staat onder leiding van de gemeentesecretaris. Andere leden zijn oa de departementshoofden Grondgebiedzaken en Burgerzaken/Welzijnszaken en de gemeenteontvanger. Verantwoordelijkheden Managementteam Coördinatie gemeentelijke diensten. Bewaken van de kwaliteit van de organisatie. Bewaken van de interne communicatie. ebestuur het middenkantoor Dia 32

33 Strategie platform Meten is weten: Procesbewaking en screening van de werkzaamheden Dashboards: Dashboards en rapporten geven weer hoe goed het met de organisatie is gesteld en waar mogelijk nog kan verbeterd worden Procesverbetering: Aan de hand van prestatieindicatoren kan men evalueren waar processen nog kunnen geoptimaliseerd worden ebestuur het middenkantoor Dia 33

35 Conclusies Middenkantoor noodzaak: Een volgende stap op weg naar een completer en beter bestuur ebestuur de oplossing: Het ontwerp platform Het automatisatie platform Het werkstroom platform Het strategie platform Betrokken partijen: Taak voor alle medewerkers van het bestuur, maar ook voor onze IT-ers Wanneer starten: Vandaag, wachten heeft geen zin. En ja er is werk aan de winkel ebestuur het middenkantoor Dia 35

36 Bedankt! ebestuur het middenkantoor Dia 36