IIAAU ACLREBIIAIIE. RvA BEOORDELINGSRAPPORT DEEL B. Project: L146-H05-(201 3) Kiant:

Transcriptie

1 RvA BEOORDELINGSRAPPORT DEEL B IIAAU ACLREBIIAIIE L146-H05-(201 3) Kiant: Nederlands Forensisch Instituut Datum(s) beoordeling: , , , RvA relatiebeheerder: Type beoordeling: Beoordelingsmethode: Scope: Gehanteerde vereisten: Herbeoordeling Laboratorium beoordeling Voorgestelde scope: L146 d.d.: ISO/IEC :2005, RvA regels en voorwaarden Samenvatting van de resultaten van de beoordelinq de beoordehng zijn 8 afwijkingen van de categorie B vastgesteld. B Het NFl heeft een hoog vakinhoudelijk niveau van vetstand- en vaardigheidswerk. Er is borging op inhoud van het zaakwerk met Ca. opleidingen en schaduwen. De onderwerpen meldingen en tijdig plannen van de interne audits is nu meet een Iijnverantwoordelijkheid geworden (by. Q-dashboard in directiegesprekken). Rond de interne audits zijn 3 afwijkingen vastgesteld, waarbij de te magere interne auditverslagen (plusjeslijst) een herhaling zijn van een eerdere afwijking (L146-C04.2). Niet is vastgelegd hoe, onderdelen van, de PDCA cyclus van het kwaliteitssysteem werkt. De beootdeelde uitbreidingen T04, T05, T06 en T07 worden in aparte rapporten versiagen. Afwijkingenformulier(en): Afspraken voor vervolqbeoordeling en overige opmerkingen Voot het nemen van de corrigerende maatregelen wordt verwezen naat RvA-BRO4, 4-0 systematiek en 3 maanden. Het NFl zal deel A verder aanpassen. Resultaten van de vervolgbeoordehnq Voor de afwijkingen NCB 03, -04 en 05 is de opetationaliteit gedeeltelijk aangetoond. Het betteft processen die een jaarcyclus kennen. De operationaliteit zal door de RvA, op nog nader te bepalen wijze, opgevolgd worden. Voor twee afwijkingen zijn kleine aanvullingen in een tweede ronde corrigerende maatregelen gegeven. Getapporteerd aan: door team leider (vertegenwoordiger van de kiant) 146-h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 1 van 58

2 RvA BEOORDELINGSRAPPORT DEEL B RAAR BR AEtRtIIAUt L146-H05-(201 3) Klant: Nederlands Forensisch Instituut Overzicht versiebeheer rapportage: Datum van Beschrijving Onderdeel rapport.c., 0). 0 0 O t C 0 w = Rapport ondertekend en overhandigd bij slotgesprek Rapport aangevuld met detalirapportages Gecorrigeerd rapport (indien van toepassing) Rapport na vervolgbeoordeling 00 oz cfl.o.cu x x x x x x x x x x Dit rapport bevat vertrouwelijke informatie. De beoordeelde instelling mag dit rapport vermenigvuldigen, openbaar maken en verspreiden zonder toestemming van de Raad voor Accreditatie, doch uitsluitend in zijn geheel h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 2 van 58

3 IIAAII UH AREIIAUE Datum(s) beoordelinq: Li 46-H05-(20i 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) , , , Schematisch overzicht per locatie 1 Rubriek I aandachtspunt *2 RvA Beoordelingselementen A. Organisatie A.1 uridische entiteit A.2 Regelingen inzake aansprakelijkheid A.3 Ffnancieel beheer A.4 Gedocumenteerde organisatiestructuur A.5 VerantwoordeHjkheden en bevoegdheden A.6 Managementsysteem A.7 Werkterrein bepaald A.8 Voldoen aan RvA regels en voorwaarden B. Onafhankelijkheid, Onpartijdigheid, Integriteit B.1 Vrijwaring van druk B.2 Beheersing conflicterende activiteiten/belangen B.3 Onpartijdigheid en integriteit B.4 Vertrouwelijkheid B.5 Beroepsmogelijkheid B.6 Verwijzen naar en claimen van accreditatie C. Sturing en metingen C.i Beleid en doelstellingen C.2 Interne audits C.3 Directiebeoordeling C.4 Behandeling klachten en afwijkingen C.5 Corrigerende en preventieve maatregelen C.6 Verbetering D. Personele middelen D. 1 Personele middelen: Beschikbaarheid, contract D.2 nstructies aan personeel, functiebeschrijvingen D.3 Functie-eisen voor personeel D.4 Deskundigheid van personeel D.5 Kwalificeren van personeel voor werkzaamheden D.6 Supervisie en monitoring van personeel D.7 Registraties aangaande personeel E. Methoden El Vastgestelde en geschikte methoden E2 Gedocumenteerde methoden E.3 Methoden overeengekomen met kiant, gepubliceerd F. Middelen en voorzieningen F.1 Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen F.2 Kalibratie en herleidbaarheid van meetmiddelen F.3 Blijvende geschiktheid van middelen en voorzieningen F.4 Geautomatiseerde systemen F.5 Inkoop, aanschaf van middelen F.6 Uitbesteding van activiteiten G. Primair proces G.l Opdrachtverwerving G.2 Beoordelingen van contracten en opdrachten BeoordeeId ] Referentie naar bevinding(en) 1146-h05 nfi beoordelingsrapport Pagina 3 van 58

4 BMR UU I1tIAIIt L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) Rubriek I aandachtspunt Beoordeeld Referentie naar bevinding(en) G.3 Contact / interactie met de klant tijdens uitvoering van het werk G.4 Voorbereiding en planning van de uitvoering G.5 Monsterneming, behandeling van monsters I objecten G.6 Uitvoering van het werk G.7 Controles van het proces en de kwaliteit G.8 Rapportage van de resultaten van het werk G.9 Beoordeling en review van tesultaten, nemen van beslissingen Gb Registraties inzake het proces H. Specifieke onderwerpen H.1 Certificatie: Publiceren van informatie H.2 Certificatie: Gebruik van (eigen) merken en logo s H.3 Laboratoria: Deelnemen Proficiency Testing en Interlaboratorium vergelijkingen H.4 Laboratoria: Vaststellen meetonzekerheden H.5 Medische laboratoria: Te verlenen adviesdiensten en professionele interactie H.6 Inspectie-instellingen: Samenwerking met collegae en deelnemen aan normalisatie H.7 Aangewezen instanties (NoBo): Deelnemen aan NoBo overleg H.8 Aangewezen instanties (NoBo): Informatie verstrekken aan aanwijzende autoriteit H.9 Beoordelingen tbv aanwijzing SZW: aanvullende specifieke eisen uit WDAIs H.b0 EMAS Verificateurs: informatieverstrekking aan Accreditatie Instelling * Gerefereerd wordt aan de RvA beoordelingsrubrieken. Relatie met de criteria uit de norm(en) waartegen is getoetst, is gelegd in een referentietabel (RvA-F95), die op de website van de RvA is terug te vinden. Resultaten van de beoordeling van deelname aan PT door het laboratorium (toetsing aan RvA-T30): Het algemene beeld Es, dat daar waar mogelijk, wordt deelgenomen aan ringonderzoeken. De resultaten zijn in het algemeen goed. Bij afwijkende scores worden aantoonbaar acties ondernomen. Voor multi-component analyses, verrichting 4 wordt geprobeerd meerdere componenten in ringonderzoeken onder te brengen. De nu getoetste componenten zijn een verantwoorde steekproef. Bij het niet beschikbaar zijn van ringonderzoeken wordt met een tweedelijnscontrole gewerkt en in een aantal gevallen wordt met blind cases een onderzoek herhaald. Voor de O&O werkzaamheden bestaan geen ringonderzoeken. Voor de bouwstenen van de O&O werkzaamheden, de geaccrediteerde verrichtingen, wordt deelgenomen aan ringonderzoeken. Geverifleerd door l146-h05 nfi beoordelingsrapport Pagina 4 van 58

5 SAAB ALLRtBIAUt L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) Voorstellen voor aanpassing van de scope van accreditatie naar aanleiding van de beoordeling: Voorgesteld door In aanvulling op de scope lojune Scope omschrijving bij verrichting 14 moet worden: Kwalitatieve analyse van psilocine/psilocybine in paddenstoelen m.b.v. GC-MS. Scope omschrijving verrichtingen 44, 45 en Fibres and textiles Comparative analysis of textile fibres by optical , microscopy and (UWIS and infrared) in house method microspectroscopy 45 Characterisation of textile fibres by optical microscopy and infrared microspectrometry in house method 46 Visual and microscopic investigation of damages and reconstructed damages in in house method textiles Het NFl verzoekt verrichting 65 in te trekken (hier stonden geen afwijkingen van open) h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 5 van 58

6 FIAAR UR ACCREIIAIIt dj L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) Detail rapportage teamlid Teamlid: Onderwerp: Managementsysteem Waarnemingen Verslaglegging volgens de RvA beoordelingselementen. De paragrafen van de NEN-EN-ISO/IEC 17025:2005 zijn aan de beoordelingselementen toegevoegd. A. Organisatie Al. uridische entiteit Het NFl (Nederlands Forensisch lnstituut) is een agentschap van het ministerie van Veiligheid en ustitie. Het NFl valt onder het Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving. A.4. Gedocumenteerde structuur 4.1.5e A.5. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4.l.5f 4.l.5h 4.l.5i 4.1.5j A.6. Managementsysteem Een organisatiestructuur is vastgelegd, zie deel A. De stafafdeling kwaliteit en procesmanagement is verantwoordelijk voor het beleid op het gebied van kwaliteit. De kwaliteitsadviseur van deze afdeling is belast met de operationele taken behorende bij het kwaliteitssysteem. De afdelingen zijn primair verantwoordelijk voor kwaliteit en het kwaliteitssysteem van de eigen afdeling. In de afdelingen zijn KAM-coOrdinatoren en KAM-aanspreekpunten benoemd. De taken, de bevoegdheden en de competenties van de kwaliteitsfuncties zijn in het kwaliteitshandboek vastgelegd. Het kwaliteitshandboek bevat geen informatie hoe de technische leiding bij het NFl is georganiseerd, zie Bij Humane Biologische Sporen is in procedure vastgelegd dat voor de validaties er een inhoudelijk verantwoordelijke uitvoerder is. De inhoud van de validatie wordt door een tweede inhoudelijk bekwame functionaris beoordeeld en het (plaatsvervangend) afdelingshoofd accordeert de validatie. Voor de inhoudelijke werkinstructies wordt een gelke werkwijze gehanteerd. Bij Microsporen worden eveneens de technisch inhoudelijke zaken door minimaal twee medewerkers beoordeeld voordat het afdelingshoofd de finale goedkeuring geeft. De verantwoordelijkheden zijn in de getoonde afdelingsbevoegdheidsmatrix vastgelegd. Voor de afdelingshoofden van de lijnafdelingen zijn er plaatsvervangende afdelingshoofden aangesteld. Voor de stafafdelingen wordt de vervanging op personeelsgebied geregeld in P-direct. Voor de hoofden HRM en kwaliteit en procesmanagement zijn deze gedemonstreerd. Voor vervanging voor inhoudelijke zaken wordt naar medewerkers van de afdeling verwezen en voor eventuele escalatie naar de directie. De personeelsaanstellingen bij het NFl hebben met mandaatregelingen de officiële overheidswerkwijzen h05 nfi beoordelingsrapport Pagina 6 van 58

7 FIAAI UUR A[LtDIIAUt L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) Het NFl wil eind 2013 opgaan voor de ISO accreditatie voor pathologie en histologie en media 2014 voor ISO/lEO voor plaats delict inspecties (Crime Scene Investigation). Voor de korte termijn wil het NFl het ISO/lEO handboek aanvullen met bijlagen voor de onderwerpen die voor ISO en ISO/lEO aanvullend georganiseerd moeten warden. Het kwaliteitshandboek tijdens dit onderzoek betrof versie 19. (). Het documentenbeheer vindt plaats met Met de workflow is de historie van het document zichtbaar en zijn de autorisaties van de documenten vastgelegd. De documenten warden door automatisch na 2 jaar in revisie gezet. De documenteigenaar krijgt hier een over. Er staan circa 200 documenten in de revisiestatus. De kwaliteitsadviseur meldt dat er twee keer per jaar een opschoon actie is. Het totaal aantal documenten in is circa Het maandelijks overleg van de kwaliteitsadviseur met de KAM coördinatoren heeft door ziekte de laatste tijd nauwelijks plaatsgevonden. De KAM coordinatoren zijn betrokken bij de activiteiten van de stuurgraep HKL (HRM, Kwaliteit en Lean six sigma), waar bijvoarbeeld over de inrichting van het Q dashboard (zie Cl) wordt averlegd. De kwaliteitsadviseur heeft eens in de twee maanden afstemming met de afdelingshoofden. Hierbij gaat het voarnamelijk am uitbreidingen van de scope, de voorbereiding van het RvA onderzoek en de afhandeling van de tekortkomingen. A.7. Werkterrein bepaald De klanten van het NFl zijn arganisatie-eenheden van het Ministerie van Veiligheid en ustitie. Circa ¾ van de opdrachten kamt van het Openbaar Ministerie en circa % van de opdrachten komt van de Politie, de Gerechtelijke macht, het Vredestribunaal en van enkele andere organisaties. Sinds kort is er de magelijkheid dat het NFl zaken van advocaten aanneemt. Echter, in de praktijk, is het NFl in een eerder stadium al via het Openbaar Ministerie betrokken bij de zaak, waardoor er geen mogelijkheid meer is am de advocaat van dienst te zijn. A.8. Voldoen aan Reglement voor Accreditatie RvA-BROO2 Het NFl zal een aanvulling op deel A maken. B. Onafhankelijkheid, Onpartijdigheid, integriteit 5.1. Vrijwaring van druk 4.1.5b De doarlaoptijden van de onderzoeken bij het NFl zijn de laatste jaren sterk verkort. Uit het medewerkers- waarderingsanderzoek (april 2012) blijkt dat 57 % van de medewerkers de werkdruk goed vinden en 35 % van de medewerkers de werkdruk te haag vinden (en 8 % in avenge categonieen). Ten opzichte van de vorige meting is de ervaren werkdruk toegenomen (62 goed en 31 % te haag). 54 % van de medewerkers heeft aangegeven dat de werkdruk sinds 2011 is taegenamen. Toegelicht is dat dit niet tat NFl brede acties heeft geleid en dat de afdelingshoofden de voar hun afdeling meest relevante onderwerpen uit het onderzaek in de afdeling behandelen. Vaor kwaliteit en pracesmanagement zijn hier voorbeelden van gegeven. Het ziekteverzuim bij het NFl Iigt rand de 4 % Beheersing conflicterende activiteiten/belangen d B.3. Onpartijdigheid en integniteit 4.1.5d Bij de afdeling wapens en munitie is een praef uitgevaerd door een anderzoek te hauden waarbij wel en geen context informatie beschikbaar was vaar eenzelfde zaak. De twee anderzaeken leidde tat dezelfde resultaten. Alle rapparten warden geschaduwd. Als en verschil van mening is tussen de schnijver en de schaduwer 1146-h05 nfi beoordelingsrapport Pagina 7 van 58

8 IIMU UUR AUtUIIAIIE L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) Datum(s) beoordeling: , , , kan een derde erbij betrokken worden. Als het verschil van mening zeet principleel is kan geescaleerd worden met de tegenspraak procedure. Uit de verschillende gesprekken blijkt dat de medewerkers zich goed bewust zijn van het belang van hun (wetenschappelijke) integriteit. B.4. Vertrouwelijkheid 4.1.5c De medewerkers van het NFl tekenen een geheimhoudingsverklaring en dienen een verklaring omtrent het gedrag te overleggen. In de jaarlijkse gesprekkencyclus komt het bekend zijn met de gedragscode aan de orde. Het NFl heeft een richtlijn voor de medewerkers hoe met sociale media cm te gaan. Uit een van de interviews bleek dat het een automatisme is hoe met vragen van buiten het NFl naar individuele medewerkers wordt omgegaan, namelijk verwijzen naar de officiële woordvoerder. Het NFl heeft een werkwijze vastgelegd over het meenemen van zaakdossiers door medewerkers. Het NFl heeft een (informatie) beveiligingsorganisatie ingericht. Het NFl laat zich extern toetsen op het functioneren van de beveiligingsorganisatie (eis van de Tweede Kamer). De focus van het externe jaarlijkse onderzoek door is de DNA-database voor Nederlandse strafzaken. Het NFl heeft toegelicht dat in een onderzoek van ruim 30 mandagen zeer breed in de hele NFl organisatie is onderzocht. Het onderzoek heeft als basis de ISO/IEC De toegang tot het gebouw en ook tot de verschillende gebouwonderdelen is gereguleerd. B.6. Verwijzen naar en claimen van accreditatie RvA-VROO3 Op de NFl website zijn geen onjuiste verwijzingen of claimen van accreditatie aangetroften. Het NFl vermeldt in haar rapporten geen claimen van accreditatie, behalve voor rapporten van de afdeling Humane Biologische Sporen. C. Sturing en metingen Cl. Beleid en doelstellingen Een directieverkiaring is in het kwaliteitshandboek opgenomen. De NFl afdelingshoofden hebben cm de 2 weken een bilateraal gesprek met de directeur externe relaties. In deze gesprekken wordt de voortgang van de productie en de levertijden behandeld. Met een soortgelijke werkwijze wordt sinds januari 2013 in deze gesprekken ook de voortgang van de meldingen en het tijdig plannen van de interne audits besproken. Dit gebeurt aan de hand van het zogenaamde Q dashboard. Dit is een overzichtelijke grafische weergave van de voortgang van de meldingen en het tijdig plannen van de interne audits. Hiermee zijn deze onderwerpen, meer dan in het verleden, een lijnverantwoordelijkheid geworden tot en met directie niveau. Na een half jaar wil men de werkwijze evalueren en mogelijk de gestelde targets aanscherpen, bijvoorbeeld verkorten van de gewenste doorlooptijd van de meldingen. Nu het proces loopt is er cok de gedachte cm cok de inhoud van de interne audits mee te laten wegen. Uit meerdere interviews blijkt dat de werkwijze als effectief wordt ervaren. Het maandelijkse Q-dashboard is eenvoudig doch de onderliggende administraties in dienen nauwgezet en tijdig te worden vastgelegd. Bovenstaande is ook een actie cm de op de NFl website geplaatste lijst van interne en externe meldingen (29 pagina s 2012) en interne audit resultaten 2012 met soms lange doorlooptijden van de corrigerende maatregelen en inhoudelijk serieuze punten (AU-00206, -209, -214, -222 en -225) aan te pakken. Naar aanleiding van WOB verzoeken is het een keuze van het NFl cm deze onderwerpen te publiceren evenals de geanonimiseerde verslagen van de RvA onderzoeken h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 8 van 58

9 limb BBB AtRtIAIlt L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) C.2. Interne audits 4.14 Het uitgangspunt voor de interne audits van de technische verrichtingen is om de vertichtingen eens in de 4 jaar te auditten. Het meerjarenoverzicht is in overeenstemming met dit uitgangspunt. Hierbij wordt opgemerkt dat de verdeling over dejaren niet evenredig is: audits, audits, audits en audits. Het uitgangspunt voor de systeemaudit is om de systeemelementen jaarlijks te auditten. Uit het meerjarenoverzicht blijkt deze frequentie niet gerealiseerd is, De planning van de interne audits over 2013 tot heden, is in de praktijk gerealiseerd. Hettijdig plannen van de audit is een van de KPI s in het Q-dashboard. Afdelingen kunnen interne audits afzeggen, uitgezonderd de geaccrediteerde verrichtingen. Procedure geeft eisen en algemene competenties voor de interne auditor. De procedure geeft niet aan wie tot kwalificatie van de interne auditor besluit. De Iaatste keer heeft de stuurgroep HKL het kwalificeren bepaald en het afdelingshoofd de beschikbaarheid. Deze verantwoordelijkheid van de stuurgroep is niet nader vastgelegd, zie Uit de gevoerde discussie komt naar voren dat het zoeken is naar de juiste balans tussen het primaire proces van de (productie)afdelingen en de kwatiteitszorg voor de afdelingen. De auditverslagen , -022, -024, -025 en -026 zijn ingezien. De verslagen zijn voor een significant deel kruisjeslijsten waarbij niet duidelijk is waarop een plus is gebaseerd. Meerdere versiagen bevatten niet de (positieve) bevindingen van de interne audits, zie Dit is nagenoeg een zelfde afwijking als uit onderzoek L146-C04.2 ), waardoor nu een effectievere corrigerende maatregel wordt verwacht. Opmerking: verslag is een intern auditverslag van een aangevraagde uitbreiding (T06). Dit versiag geeft de RvA beoordelaar in de voorbereiding geen houvast hoe serieus het NFl de eigen beoordeling van de nieuwe verrichting heeft uitgevoerd. Uit verschillende onafhankelijke bronnen blijkt dat deze interne audit goed te zijn uitgevoerd, en gaat het in dit geval over de kwaliteit van de verslaglegging. Het NFl had zelf al de conclusie getrokken dat voor de inhoud van de interne audits meet aandacht nodig is (Cl). Deze conclusie wordt door dit RvA onderzoek bevestigd. C.3. Directiebeoordeling 4.15 Een directiebeoordeling over 2012 is vastg&egd. Het document is door de afdeling kwaliteit en procesmanagement opgesteld als onafhankelijk oordeel over het functioneten van het kwaliteitssysteem van het NFl. Uit de vastlegging blijkt niet dat het document is vastgesteld door het management team zoals beschteven in het kwaliteitshandboek. Toegelicht is dat de directie akkoord is en dat daarmee de directiebeoordeling in is gezet. De directiebeoordeling bevat aanbevolen acties voor ondet andere de (Iijn)afdelingshoofden. Via de directie worden de acties bij de afdelingshoofden uitgezet en bewaakt in de voortgangsgesprekken. De afdeling kwaliteit en procesmanagement dtaagt bij aan informatievoorziening aan de directie, bijvoorbeeld door het maandelijkse overzicht Q-dashboard. Er zijn diverse formele besluiten (bijvoorbeeld tolgate van lean six sigma projecten en directiebesluiten) en ook meet informele besluiten (bijvoorbeeld Stuurgroep HKL en SCM afdelingshoofdenoverleg) rond het kwaliteitssysteem De hierboven gegeven werkwijze, hoe precies de PDCA cyclus bij het NFl werkt, en wie welke verantwoordelijkheden heeft is niet nader vastgelegd, Als corrigerende maatregelen van het vorige RvA onderzoek is de directiebeoordeling 2011 formeel vastgesteld. Het NFl heeft aanvullend in de corrigerende maatregel een aanpak gepresenteerd over het 1146-h05 nfl beoordenngsrapport Pagina 9van 58

10 FIAAU RRW ARtIIAIIE t L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) Datum(s) beoordeling: , , , proces van de directiebeoordeling Dit plan van aanpak heeft bij de RvA een verwachting gecreeerd die nu niet gerealiseerd blijkt. Het proces van de directiebeoordeling krijgt nu zijn aandacht via C.4. Behandeling klachten en afwijkingen Een beknopt overzicht van de klachten is in de directiebeoordeling 2012 opgenomen. Over 2012 waren er 84 klachten (waarvan 70 van Humane Biologische sporen) en 39 positieve klantreacties. De meerderheid (85 %) betreft administratieve fouten in rapporten. Een herzien rapport wordt gemiddeld in 4 dagen uitgebracht. De reactie naar de klant is snel. De interne administratieve afhandeling verloopt moeilijker waardoor er negatieve doorlooptijden lij ken te ontstaan; het rapport is eerder b de kiant dan de registratie in. Klacht EM00437 betreffende monsterverwisseling toont de diverse interne acties aan van de betreffende afdeling. Het resultaat was dat et een herzien rapport is uitgegeven Corrigerende en preventieve maatregelen Zie voor de algemene aspecten over meldingen Cl. Melding nr. AU uit interne audit (uitbreiding T06) vermeldt het monitoren van de temperatuur en luchtvochtigheid. Dit is in de betroffen documenten aangepast, bijvoorbeeld en Melding nr. AU vermeldt het wegnemen van tegenstrijdigheden in documenten. Melding nr. AU 00209, vermeldt de nietjuiste beheersing van de stukken van overtuiging. De alwijking lijkt lichtzinnig te zijn gesloten. De afdeling meldt dat flu het probleem wel verholpen is. Bij de afdeling Humane Biologische Sporen (HBS) is de voortgang van de meldingen besproken, mede naar aanleiding van het RvA onderzoek van vorig jaar. Op 20 september 2012 stonden 302 meldingen open. Op l8juni 2013 staan er 70 open (en 17 verbetervoorstellen). Het aantal DNA-analyses was in De afdeling heeftveel tijd moeten besteden aan een WOB verzoek waardoor achterstanden zijn ontstaan. Er is 1 f.t.e. extra ter beschikking gekomen om de achterstanden weg te werken. De KAM-CoOrdinator is een evaluatierapport ten behoeve van de directie aan het opstellen. Bij de inrichting van het Q-dashboard is de definitie van een melding herzien. HBS heeft een aantal meldingen zoals spoor in blanco, contaminatie door derden en administratieve fouten door derden die bij de nieuwe definitie geen melding zouden hoeven te zijn. De afdeling beraad zich flu hoe met deze toch belangrijke signalen om te gaan. Een opvallende categorie meldingen is monsterverwisseling, 33 maal in In de interne borgingssystematiek zijn er intern 29 verwisselingen afgevangen, dus onderschept en hersteld voordat er rapportage naar de klant is gegaan. Voor 2 gevallen zijn er nieuwe rapporten naar de opdrachtgever verzonden. In 2 gevallen betrof het zaken uit 2001 en 2004 waarbij inmiddels door het NFl al algemene maatregelen zijn genomen zoals niet meer handmatig op de cupjes schrijven maar met barcodes werken. NFl heeft de verwachting dat het lopende automatiseringsproces van de DNA-analyse een significante afname van het aantal meldingen zal geven, in het bijzonder in de categorie monsterverwisseling en menselijke fouten. Opmerking: op verzoek van het ministerie van ustitie en Veiligheid heeft er een onafhankelijk onderzoek naar de meldingen plaatsgevonden: Meldingen als teken van kwaliteit, 15 december Verbetering Er worden verbeterpunten door de medewerkers aangemeld. Deze worden behandeld als meldingen. Grote verbeteracties worden met Lean six sigma projecten aangepakt. Hiervan zijn twee projecten nagenoeg afgerond h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 10 van 58

11 limb BBR A1CHtIAIlE L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) D. Personele middelen Dl. Beschikbaarheid, contract 4.1.5a De NFl medewerkers zijn in dienst van de Staat dec Nederlanden. D.2. Instructies, functiebeschrijvingen 4.1.5k D.3. Functie-eisen Het NFl maakt gebruik van het functiegebouw Rijk. Het functiegebouw is door het NFl toegelicht. Algemene functie-eisen zijn vastgelegd inclusief de benodigde competenties voor de functies, bijvoorbeeld voor een wetenschappelijk medewecker schaal 12. De leidinggevenden van het NFl zijn getraind in het beoordelen van competenties met de workshop resultaat gerichte P-gesprekken. Van de in maart en april 2013 gehouden workshops zijn aanwezigheidsregistraties overlegd. De deelname aan de workshop was op vrijwillige basis. D.4. Deskundigheid van personeel D.5. Kwalificeren voor werkzaamheden In de procedure algemene exarnens opleiding tot tekenbevoegde is nauwkeurig aangegeven hoe het opleidingstraject is georganiseerd. De opleiding bestaat uit twee delen: het algemene deel en het vakinhoudelijke deel. De typische duur van het opleidingstraject is 2.5 jaar. In het vakinhoudelijke examen worden 6 rapporten betrokken die een steekproef zijn van het in totaal minimaal aantal van 50 rapporten. Bij de opleiding en het examen zijn externe deskundigen betrokken en wordt ook training gegeven voor het toelichten van de rapporten in een rechtbank situatie. De dossiers van en zijn ingezien. Van het mondelinge examen wordt een opname gernaakt en worden aantekeningen vastgelegd. De verlening van de tekenbevoegdheid is een besluit van de directeur van het NFl. De dossiers bevatten veel vastleggingen van de (deel)opleidingen en uitgevoerde werkzaarnheden. Een typische omvang van een individueel dossier is een map van honderden pagina s. In het dossier van ontbrak de lijst van de 50 rapporten. Deze Iijst is alsnog aan het dossier toegevoegd, dit is beoordeeld als een incident. Bij Humane Biologische Sporen kon met memo van 4 maart 2013 gedemonstreerd worden dat bij anger niet uitoefenen van de praktische werkzaamheden (grens 4 maanden) medewerker opnieuw is ingewerkt. De afdeling merkt hier zeif bij op dat het beter is cm in het vervolg dit in een opleidingsplan vast te leggen. De kwalificatiematrixen van de afdeling Microsporen en Humane Biologische Sporen zijn overlegd. D.6. Supervisie en monitoring 4.1.5g Alle rapporten die uitgaan worden door een tweede inhoudelijk bekwame medewerker geschaduwd. In de gesprekkencyclus (planningsgesprek, voortgangsgesprek en resultaatgesprek) worden door de leidinggevenden het functioneren van de medewerker en de corn petenties van de medewerker beoordeeld. In de gesprekkencyclus komen via het vaste template hiervoor, aan de orde: of de medewerker bekend is met de gedragscode en wordt in het kader van de integriteit near de nevenactiviteiten gevraagd. Doelstellingen en eventuele opleidingsbehoeften worden vastgelegd. HRM bewaakt de voortgang van de gesprekkencyclus. D.7. Registraties aangaande personeel In het centreal bijgehouden personeelsdossier wordt onder andere vastg&egd de 1146-h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 11 van 58

12 FIAAR UUR ACRtIAIIE L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) geheimhoudingsverklaring, de eed of belofte en de verkiaring omtrent het gedrag. Dit kon met het dossier van gedemonstreerd worden. E. Methoden El. Vastgesteld en geschikt NFl heeft een vaste scope en scope onderdelen met Onderzoek en Ontwikkeling. Binnen de vaste scope kan de omschrijving van de scope de indruk wekken dat het cm een flexibele scope gaat zoals bijvoorbeeld verrichting 4 Determination of drugs of abuse, verrichting 13 The identificatiion of common drugs en andere verrichtingen. Het is de nadrukkelijke bedoeling van het NFl cm met een vaste scope te werken en dus bijvoorbeeld bij uitbreiding van de te onderzoeken stoffen dit via een RvA uitbreidingscnderzoek te laten plaatsvinden. NFl zal een scopevoorstel doen zodat er geen verwarring over de vaste scope kan ontstaan, bijvcorbeeld door het toevoegen van de specifiek te noemen stoffen waarvcor de accreditatie geldt. Na de periode van corrigerende maatregelen meldt het NFl dat zij gewoon is om scopevoorstellen voor het onderzoek met de RvA te bespreken. Het doen van een scopevoorstel is nu ook zo door het NFl geinterpreteerd. De scope verduidelijking wordt doorgeschoven naar de volgende beoordeling waardoor dan ook de RvA vakdeskundigen van te voren de voorgestelde scope kunnen beoordelen. E.2. Gedocumenteerd E.3. Bekend bij klant, gepubliceerd In de NFl diensten en productencatalogus zijn beschrijvingen van de testmethoden gegeven. De NFl rapporten bevatten een bijiage of verwijzen naar boeken waarin de methoden nader toegelicht worden. Dit in het bijzonder om de wetenschappelijke inhoud van de rapporten toe te lichten voor bijvoorbeeld rechtbank situaties. F. Middelen en voorzieningen Fl. Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen De laboratoria zijn ruim opgezet en voorzien van veel moderne apparatuur. Voor details wordt verwezen naar de verslaglegging van de vakdeskundigen. F.2. Kalibratie en herleidbaarheid De circa 300 pipetten worden halfjaarlijks gekalibreerd door een hiervoor geaccrediteerde kalibratie instelling. Een keer wordt direct gemeten door de kalibratie instelling as returned. En een keer wordt direct gemeten door de kalibratie instelling as found en na schoonmaken en onderhoud as returned. Bijvoorbeeld serie De circa 50 balansen worden jaarlijks extern gekalibreerd door een hiervoor geaccrediteerde kalibratie instelling (zie ook de verificatie hiervan de vakdeskundige ). F.6. Uitbesteding 4.5 Bij Humane Biologische Sporen vindt geen uitbesteding plaats. Als op verzoek van een opdrachtgever, bijvoorbeeld voor een second opinion, een ander laboratorium moet worden ingeschakeld wordt het gehele onderzoek door een hiervoor geaccrediteerde instelling uitgevoerd. Het integrale rapport van deze instelling gaat naar de opdrachtgever. Het NFl vervult dan alleen een administratieve en logistieke rd h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 12 van 58

13 IIMI DRI1 ACRtUIIAIIt L146-H05-(2013) - Nederlands Forensisch lnstituut (NE) In het kader van onderdelen van de Onderzoek- en Ontwikkelwerkzaamheden van de afdeling Microsporen kan worden uitbesteed. In 2012 heeft geen uitbesteding plaatsgevonden en voor 2013 is nu één uitbesteding in voorbereiding. Bij deze uitbesteding wordt geen stuur- of contextinformatie aan het uitbesteed laboratorium gegeven. De afdeling heeft een eigen gedetailleerde uitbestedingprocedure waarbij omgang met de stukken van overtuiging en de kwaliteitsborging zijn opgenomen. Registaties uit zijn op de afdeling aanwezig, maar verder niet inhoudelijk beoordeeld. Uit zaak blijkt dat de uitbe I in de rapportage is vermeld, evenals het integrale rapport van I De uitbesteding is een klein onderdeel van het gehele onderzoek van NFl. Uit het rapport is duidelijk dat NFl de eindverantwoordelijkheid heeft van de uiteindelijke conclusies. Uit een gesprek met twee NFl medewerkers blijkt dat men zich er terdege van bewust is van het belang van de (wetenschappelijke) integriteit van het werk, ook in het geval van spoedzaken met veel media aandacht. G. Voortbrengingsproces G.2. Contract- en opdrachtbeoordeling 4.4 G.3. Contact! interactie met de kiant tijdens proces Kianten kunnen de reguliere producten van het NFl bestellen met behuip van de producten- en dienstencatalogus. Hierin wordt een korte beschrijving van het product gegeven en de verwachte levertijd. Voor meer complexe zaken is er een Forensisch Intake (FIT). Bijvoorbeeld vastlegging van de intake Hierbij waren medewerkers van de kiant en van het NFl aanwezig (totaal 9 personen). Zo wordt bijvoorbeeld de klantvraag vastgelegd en de volgorde van de verschillende deelonderzoeken bepaald. De afdeling meldt dat zij de vastlegging van het FIT versiag verder aan het standaardiseren is. G.5. Monsterneming, behandeling van monsters / objecten Bij het Front Office komen de verzegelde boxen met de stukken van overtuiging binnen. De stukken van overtuiging worden voor-ingeschreven (gedemonstreerd) en voorzien van een chip. Het track and trace systeem is gedemonstreerd. Door middel van elektronische poorten in het gebouw worden de verplaatsingen van de individuele stukken van overtuiging vastgelegd. Als een stuk van overtuiging anger dan 7 minuten in een ruimte is ontstaat er een automatische vastlegging over de plaats van het stuk van overtuiging. De verpakte stukken van overtuiging worden beoordeeld en gefotografeerd. Bij beschadiging wordt contact opgenomen met de klant met de vraag of doorgegaan moet worden met het afgesproken werk. Dit is bij het Front Office met een voorbeeld gedemonstreerd. Bij de zaken (Humane Biologische Sporen) wordt de beschadiging van de verpakking gemeld in het rapport inclusief de toestemming van de klant om door te gaan met het onderzoek. Uit de in de ruwe data opgenomen maliwisseling blijkt de toestemming van de klant. De onderzoeker geeft aan dat bij eventuele contaminatie bij beschadiging van het stuk van overtuiging dit uit de DNA analyse naar voren zal komen. Door gebruik van de eliminatie database en verzamelen van DNA van bij de zaak betrokken (politie)medewerkers kunnen dan nog steeds conclusies getrokken worden. G.8. Rapportage 5.10 Alleen bij de afdeling Humane Biologische Sporen wordt in de rapportage verwezen naar de accreditatie. Bijvoorbeeld in zaak : De methoden die gebruikt zijn bij het in dit deskundigen rapport beschreven onderzoek zijn geaccrediteetd door de Raad voor Accreditatie. Bij deze afdeting zijn abe 1146-h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 13 van 58

14 FIAAI1 BI1F1 ACRtUIIAIIE L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) verrichtingen onder accreditatie zodat er met dit algemene statement er geen onjuiste meldingen over de accreditatie status van de verrichtingen warden geuit. In het rapport wordt voor de methoden verwezen naar een boek waarin voor niet-dna-experts de principes van de methoden warden toegelicht. over handschriftonderzoek bij de afdeling Digitale Techniek en Biometrie is besproken. Het onderzoek begint met een haalbaarheidsonderzoek, een van de producten uit de producten en diensten catalogus van het NFl. Het eigenike onderzoek kan pas beginnen als er een benoeming is en er een vraagstelling is. Over de benoeming en de vraagstelling is de communicatie vastgelegd in het dossier. Door middel van schrijfproeven wordt het schrift van een verdachte vergeleken met een van de stukken van overtuiging. Het betreft een visuele beoordeling van kenmerken van het handschrift. De kwaliteitsborging wordt uitgevoerd doordat een andere gekwalificeerde medewerker ook het onderzoek uitvoert. Bij dit onderzoek gaat de verificatie door een tweede onderzoeker dus verder dan schaduwen. De ruwe data van de onderzoeken zijn vastgelegd evenals de discussie over de uiteindelijk te geven conclusie. Het rapport bevat de vraagstelling en de hypotheses die worden ondetzocht. De onderzoeksmethode is een bijiage van het rapport. Binnen dit vakgebied wordt deelgenomen aan ringonderzoeken. Gb. Registraties inzake het proces 4.13 Gedurende het onderzoek zijn 4 zaken uit het archief gehaald. De zaken bevatte de nodige documentaties zoals het rapport, de correspondentie en de ruwe data. H. Specifieke aandachtpunten H.3. Laboratoria: Deelnemen Proficiency Testing en Interlaboratory Comparison 5.9.lb Het algemene beeld is dat daar waar mogelijk wordt deel genomen aan ringonderzoeken. De resultaten zijn in het algemeen goed. Bij afwijkende scores warden aantoonbaar acties ondernomen. Voor multi-component analyses, zoals bijvoorbeeld bij verrichting 4 wordt geprobeerd meerdere componenten in ringonderzoeken onder te brengen. De flu getoetste componenten zijn een verantwoorde steekproef. Bij het niet beschikbaar zijn van ringonderzoeken wordt met een tweedelijnscontrole gewerkt en in een aantal gevallen wordt met blind cases een onderzoek herhaald. Voot de O&O werkzaamheden bestaan geen ringonderzoeken. Voor de bouwstenen van de O&O werkzaamheden, de geaccrediteerde verrichtingen, wordt deelgenomen aan ringonderzoeken h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 14 van 58

15 Powder, Powder Amphetamine Qualitative 1AAU \R1R ACCREIIAIIt L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) Detail rapportage team lid Team lid: Onderwerp: Forensisch Chemisch Onderzoek Drugs Waarnemingen Beoordeelde verrichtingen 9 - paste, impregnated material and concentrated solutions - Screening for anions; voorschrift Mushrooms - Qualitative analysis of psilocin and psilocybin by TLC and GCIMSD; voorschrift and (concentrated) water solutions - analysis of the Na- and K-salt of GHB by FT-lR; voorschrift powders - Determination of the amphetamine-related organic impurity profile; voorsch rift Gesproken met: Bevindingen D Personele middelen D.4 Deskundigheid van personeel De betrokken personeelsieden zijn deskundig, betrokken en goed op de hoogte van de inhoudelijke aspecten van de methoden en technieken waarvoor ze bevoegd zijn. Alle gesprekspartners hebben een passende opleiding op adequaat niveau. De bevoegdheden zijn vastgelegd in een bevoegdhedenmatrix (-00559v9). E Methoden E.1 Vastgesteld en geschikt Werkvoorschriften zijn bewaakte documenten in een elektronisch documentenbeheersysteem Op veel werkplekken zijn de voorschriften elektronisch beschikbaar. Waar nodig worden voorschriften uitgeprint. Deze krijgen een houdbaarheid van 4 weken. Er wordt aantoonbaar versiebeheer gevoerd. Documenten zijn aantoonbaar vastgesteld. De test op anionen is gebaseerd op standaard en robuuste neersiagreacties die beschreven staan in de Ph. Eur. De kwalitatieve analyse van psilocine en psilocybine geschiedt m.b.v. GC-MS. De methode is gevalideerd tot 0,2% psilocine en psilocybine. De kwalitatieve analyse van GHB wordt uitgevoerd met behulp van FT-lR. Bij de monstervoorbewerking worden enkele druppels vloeistof gedroogd. Hierbij wordt een poeder verkregen dat altijd dezelfde kristalvorm zal hebben. Het spectrum wordt vergeleken met de spectra in de bibliotheek. De voorproef is gebaseerd op een complexeringsreactie met Fe(ll l)chloride. E.2 Gedocumenteerd De beschrijving van de werkwijze is adequaat d.w.z. dat de beschrijving van de werkwijze voldoende 146-h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 15 van 58

16 Het FIMFI FIUR A[[RtUIIAIIE L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) gedetailleerd is cm uitveering megelijk te maken, inclusief de kalibraties en de centroles die de analisten meeten uitvoeren. Wijzigingen ten opzichte van de veergaande versies zijn in het voersch rift samengevat. Daarep is een uitzondering geconstateerd: het werkvoerschrift bestaat uit een DLC en GC-MS analyse. Het DLC enderzoek wordt niet meer uitgeveerd. Het werkveorschrift kemt daarmee niet overeen met de werkwijze en voldeet niet aan 1S , zie. laberatorium meet geschikte metheden en procedures teepassen. E.3 Bekend bij kiant De metheden die de instetling gebruikt veer de analyse van drugs zijn bekend in het vakgebied. F Middelen en voorzieningen F.1 Beschikbaarheid adequate middelen en veorzieningen Het laberatorium is afgesleten met een elektrenisch systeem van toegangspassen. Veer bezeekers is het laberatorium alleen toegankelijk onder begeleiding. Het laberaterium is adequaat uitgerust en beschikt over de benedigde apparatuur. Apparatuur is adequaat onderhouden en veerzien van inventarisnummers. Per apparaat wordt een logboek bijgehouden, hierin wordt kalibratie, validatie en enderhoud vermeld. De informatie in het logboek is cempleet en up-to-date. Handleidingen van apparatuur zijn beschikbaar. F.2 Kalibratie en herleidbaarheid Standaardstoffen werden veer zever megelijk gekecht met certificaten van herleidbaarheid. Veer biologische verbindingen, bijveerbeeld psilecybine, en verontreinigingen in precursors is dat vaak niet megelijk. De standaarden veer verrichting 14 en 18 zijn afkomstig uit oude zaaknummers. De GC-MS apparatuur wordt gecontroleerd met ) testmengsels. In het geval van de kwalitatieve analyse betreft de kalibratie het vaststellen van retentietijden en een geede spectrummatch. Het FTIR instrument wordt wekelijks gecentroleerd (system check en absorptie aceten bij 1092 nm), maandelijks wordt een uitgebreidere controle gedaan (system augment, S/N, baseline stability, ATR pathlength, wavenumber accuracy m.b.v. petystyreen). Kalibratie van pipetten vindt 2 maal per jaar plaats deer een hierveer geaccrediteerde instetling F.3 Blijvende geschiktheid De apparatuurbeheerders zijn verantwoordelijk veer het (deen) uitvoeren van het geplande enderheud. Dit functioneert geed: er is geen apparatuur aangetroffen waarvan de vatidatie of het geplande onderheud niet op tijd is uitgeveerd. Steringen en de daarbij behorende remedies worden in het legbeeken vastgelegd. Potten/flessen met chemicaliën, reagentia, standaardstoffen en standaardoplossingen zijn voerzien van stickers met datum van bereiding en expiratiedatum. De gebruikte flessen reagentia (30-50 ml) veer de test op anienen en de veorpreef op GHB zijn voerzien van een vervaldatum. De flessen werden bijgevuld uit veorraadflessen die oek voorzien zijn van een vervaldatum. De vervaldatum van een aantal gebruiksflessen is verstreken: ferrichloride, Rybal en zilvernitraat. Bovendien komen de vervaldata op de veorraadflessen niet overeen met de vervaldata op gebruiksflacons en vetdoen daardoor niet aan ISO/IEC , zie F.4 Geautomatiseerde systemen De meeste software waarvan gebruik wordt gemaakt is cemmerciële software, veelal enderdeel van analyseapparatuur. De analysedata wordt opgeslagen op de harde schijf bij de PC behorende bij de 1146-h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 16 van 58

17 BAAR DR A[CREUIAHE L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) analyseapparatuur. Deze data wordt geregeld naar het netwerk geschreven en daar geback-upt. Voor controlekaarten wordt gebruik gemaakt van rekenbiaden. De ingevoerde gegevens worden beveiligd met een wachtwoord. De rekenbladen zijn gevalideerd (rapport 7 maart 2008). G Voortbrengingsproces G.5 Behandeling van monster/objecten Monsters zijn verpakt in minigripzakjes met een RFI chip, waardoor de traceerbaarheid is geborgd. De monsters zijn opgeslagen in een kluis. Monsters worden zodanig behandeld dat kruiscontaminatie zo veel mogelijk wordt voorkomen. Het rest monster wordt in het zakje met RFI opgeslagen tot het analyseresultaat beschikbaar is of zoveel langer als wettelijk vereist. G.6 Uitvoering van het werk De analysegang is vanal het ult de kluis halen van het monster tot en met de rapportage nagelopen. De procesgang is overtuigend compleet en omvat passende controles, blanco s en waarborgen om de kritische processtappen te beheersen. G.7 Kwaliteits- en procescontrole De beoordeelde analysemethoden hebben een kwalitatief karakter. De eerstelijnscontroles worden bij GC-MS analyses genoteerd in controlekaarten. Deze zijn compleet, up-to-date en tonen een goede methodeprestatie aan. Bij afwijkingen wordt aantoonbaar adequate actie ondernomen. De eerstelijnscontroles omvatten o.a. het meenemen van blanco s en analyse van relevante controlemonsters. G.8 Rapportage Rapportage vindt plaats op basis van onderzoeksverslag(en). In de versiagen worden geen conclusies getrokken. Conceptrapporten worden geschaduwd door een 2e bevoegde medewerker. G.9 Beoordeling en review van resultaten, nemen van beslissingen Alle meetgegevens en analyseresultaten worden voor rapportage gecontroleerd door een tweede analist of de technisch expert. Deze controle omvat ook een controle op de juiste overname van gegevens. De tekenbevoegde functionaris besluit mede op grond van de resultaten van deze controle. G.10 Registraties inzake het proces Ruwe data en rapporten zijn viot terugvindbaar, compleet en aantoonbaar traceerbaar naar de desbetreffende monsters. Eveneens zijn de validatiegegevens vlot terug vindbaar, evenals onderhouds en kalibratiegegevens van de analyseapparatuur. H Specifieke aandachtspunten H.3 Laboratoria: deelnemen proficiency testing en interlaboratory comparison Voor de beoordeelde verrichtingen (9; 14; 15; 18) is geen ringonderzoek beschikbaar. Door het maken van blind cases (BMK) wordt voorzien in tweedelijns controle. Voor de verrichtingen 11 en 16 is ringonderzoek beschikbaar. Door het laboratorium wordt deelgenomen aan de proficiency testing van Het ringonderzoek van de kwantitatieve THC bepaling is gecontroleerd. De resultaten zijn uitstekend h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 17 van 58

18 FIAAF1 A[RtUIIAIIt L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 1146-h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 18 van 58

19 L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) IIAAFI A[1.RtIAIIt Detail rapportage teamlid Teamlid: Onderwerp: Handwriting and documents scope Waarnemingen During the assessment of the NFl at the site of the laboratory in S Gravenhage on the 27th of une I made the following observations which are listed according the list of the RvA assessment elements. D. Personnel resources D.1 Personnel resources; availability, contract The personnel resources of the handwriting section (2 experts full-time, 1 expert with 80% part-time, 1 expert half-time, 1 in training) are sufficient to fulfil all tasks (casework, administration, R&D, supervision of students) in time. The personnel resources of the document section (2 experts full-time, 1 trainee halftime, I technical assistant half-time) are tight, especially if the multitude of tasks are considered. D.4 Education and training The education and training records of two employees (1 document expert, 1 handwriting trainee) were checked. These were both complete and reflected a well-planned and adequate qualification scheme. The initial qualification of the experts is stated through exams by an internal and external commission. The external exam is organised by the but presently only for some forensic disciplines. E. Methods E.1 Methods, defined and demonstrated fitness for purpose The standard operating procedures for the methods handwriting (internal reference numbers ), documents/ (240501), documents and writing materials/luminescence (240505), stamps and stamps impressions/microscopy (240502), paper/detection of alterations with microscopy (240508) and documents and writing instruments/nir (240509) were studied. The methods are according to the current standard of forensic science on the field of handwriting and document examination. It is possible to sum up the activities of the document section in a head document as it has been done with the handwriting examination. F. Resources and facility F.1 Availability of adequate resources and facility Both the technical equipment and the rooming resources are sufficient and adequate. It is discussed that each expert has her/his own microscope. This is the main and daily working instrument of the forensic document and handwriting expert and has to be adjusted to the individual eyesight. Besides there are hygienic aspects to be considered h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 19 van 58

20 BMII BF1 ACBtRIIAIIt L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) F.2 Calibration and traceability of measurement equipment The technical equipment is unequivocal marked by barcoded labels. There are journals for each piece of equipment, which are up-to-date. The calibration of the measure microscope via a glass micrometre and its records were checked. The calibration of a new digital measure microscope (both in the laboratory D3 15) has still to be done, as the certificate is not granted by an accredited calibration institute. A validation plan was presented. Remark: the new digital microscope is not used yet for accredited activities. The equipment journals ( logbook ) of the (methods and ) and the (method ) were checked. They were up-to-date and complete. G. Service delivery processes The whole process of forensic examination in the sections handwriting and documents was monitored mainly by reviewing case files. The following files which were both actual and old cases were studied during the assessment: The inspected case files were systematic, comprehensive and thorough. Without exception they were carefully led. Every sheet showed either the case or the exhibit number. They include records of the contacts with the clients and of the planning of the examination and reporting process. Each case undergoes a completely independent second examination and in case of severe differences a third one. The report is also checked and a draft version is part of the case files. H. Special areas for attention H.3 Laboratories: Participation in Proficiency Testing and Interlaboratory Comparison For both activities a regular participation in proficiency testing and interlaboratory comparison could be stated. There are participations at least once a year by different organ isers ). The original records for the handwriting tests were controlled. All experts of the handwriting section successfully passed the tests h05 nfl beoordelingsrapport Pagina 20 van 58