De aanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het primaire zorgproces

Transcriptie

1 De aanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het primaire zorgproces

2 Haal het beste uit medewerkers en geef hun de regie terug Zet medewerkers in hun kracht. Dat is het geheim om veranderingen in de organisatie tot stand te brengen. Care Visual heeft een totaalaanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het eigen zorgproces. Met de juiste trainingen, begeleiding en hulpmiddelen. De Zorgscorekaart aanpak is veel meer dan een webapplicatie alleen. Deze nieuwe manier van werken creëert vanaf de eerste minuut bewustwording en eigenaarschap. Organisatiedoelen zijn niet langer een item van locatiemanagers en middenkader alleen! Verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor de juiste wijze van cliëntbeheer worden diep in de organisatie neergelegd en geaccepteerd! Hierdoor ontstaat heel snel lerend vermogen om zelfstandig verder te professionaliseren. De aanpak en de gebruikte middelen zijn voor een groot deel ontworpen door medewerkers en teamleiders uit de zorg zelf. Voortdurend is daarbij de afgelopen jaren in de praktijk getest wat succesvol is en wat niet. Dat zorgt ervoor dat iedere implementatie 100% succesverzekerd is. Inspelen op het natuurlijk gedrag van medewerkers is daarbij de belangrijkste voorwaarde. Wat namelijk comfortabel voelt en niet als een belasting wordt ervaren blijft duurzaam in stand. Uit de ActiZ benchmark in de zorg 2010: medewerkers vinden dat veranderingen niet goed worden verankerd in de organisatie. De 5,6 voor de indicator 'borgen van veranderingen' is zelfs de laagste score uit de MedewerkerMonitor. Veranderingen worden naar het idee van de medewerkers te snel ingevoerd, en er wordt onvoldoende nagegaan of de verandering werkelijk een onderdeel van nieuw gedrag op de werkvloer is geworden. 2 van 14

3 Wat is de aanpak in het kort Er wordt een verbeterteam samengesteld en opgeleid die de verandering gedurende 12 maanden intensief gaat begeleiden. De procesbegeleider en trainer van Care Visual is hier intensief bij betrokken. Dit team is in staat om de interne trainersrol te vervullen. Samen met de medewerkers wordt de zorgscorekaart webapplicatie op maat ingericht naar de eisen en wensen van uw organisatie. Dit behoort tot de standaard werkwijze. Het gevolg is dat alles in het vervolgtraject herkenbaar is en maximaal aansluit op de beleving van de medewerkers. Van iedere cliënt wordt een gedetailleerde foto gemaakt van de zorg die cliënt ontvangt op basis van het inzicht die de eerstverantwoordelijke en de direct betrokken collega s hebben. Niet de doorvertaling van de norm of een bestaand arrangement staat daarbij centraal maar de voor medewerkers herkenbare en actuele zorgvraag van de cliënt. Dit wordt gedaan op het gebied van Persoonlijke Verzorging, de benodigde BeGeleiding, de VerPleegkundige handelingen en de inzet van aangesloten BeHandelaren of behandeldiensten. De zorgscorekaart geeft op medewerkersniveau direct een dashboard of er binnen of buiten de bandbreedte van het ZZP cliëntprofiel wordt gewerkt. De kaarten worden gespiegeld tegen de zorg die kan worden geleverd binnen de betreffende ZZP. Deze spiegel wordt ook samengesteld met de medewerkers samen. De spiegel is een pakket dat in balans is met de beschikbare normuren en beschikbaar normbudget. Uiteraard is het uitgangspunt het leveren van verantwoorde zorg op het gebied van ADL, hygiëne, voeding, medicatie en niet op de laatste plaats verblijf en welbevinden. Oorzaken van over- of onderschrijding ten opzichte van de ZZP worden per cliënt direct zichtbaar en geven de mogelijkheid om heel gericht de juiste vervolgaanpak te kiezen. Vanaf het moment dat de eerstverantwoordelijke de kaart heeft ingevuld is hij / zij ook verantwoordelijk om in overleg de juiste vervolgacties af te stemmen. Dit is een uitgebreid palet aan mogelijkheden. 3 van 14

4 4 van 14

5 Inzicht als vertrekpunt voor verbetering 5 van 14

6 Leren en verbeteren door juiste LEAN bewustwording Als je blijft doen wat je altijd al deed, krijg je wat je altijd al kreeg. Met andere woorden: als we onszelf niet dwingen om met een andere bril te kijken naar ons eigen werk zal er niets veranderen. Probleem is echter wel dat ingesleten patronen een belemmering zijn om buiten de vertrouwde kaders te durven denken. Waarom zouden we, we werken toch al jaren op deze manier, is een veelgehoord argument die de vooruitgang en een andere cultuur in de weg staan. De consultants van Care Visual leren medewerkers zelf om de nieuwe mogelijkheden te ontdekken en deze zelf vorm te geven. De begeleiders zijn Lean experts en helpen om het primaire zorgproces en de ondersteunende processen slimmer te organiseren in plaats van harder te werken. Waar de ZZP s binnen zorginstellingen een duidelijke begrenzing geven in zorguren en budget is ongewijzigde voortzetting van ongeremde zorglevering geen optie. 6 van 14

7 Met managen van de juiste verwachtingen wordt noodzaak Verkeerde wederzijdse verwachtingen kunnen zorgen voor veel ellende tijdens het zorgproces zelf. Het is een absolute noodzaak om dit vanaf het moment van intake en inhuizing goed georganiseerd te hebben. De zorgscorekaart systematiek maakt in 1 oogopslag volkomen transparant wat wordt geboden en waar de begrenzing ligt. Er zijn een aantal belangrijke ontwikkelingen die het noodzakelijk maken om volkomen transparant te kunnen tonen welke zorg wordt geboden en hoe het welzijn en welbevinden zijn georganiseerd. Wij noemen u hieronder twee van die ontwikkelingen. 1. De verantwoording naar de financiers en beleidsinstanties van de zorg ( waaronder de overheid, inspectie, de materiële controle vanuit zorgkantoren, CIZ) zal steeds nadrukkelijker worden geëist. 2. Familie en cliënt zullen steeds nadrukkelijker gaan zitten op de stoel van inkoper van zorg en vanaf het begin transparant willen hebben wat er binnen een ZZP wordt geboden. 7 van 14

8 Directe waarde voor cliënt en familie Vanaf het moment van intake en het eerste gesprek wordt duidelijk wat de wederzijdse (zorg) verwachting is tussen cliënt/familie en zorginstelling en waar deze is begrenst door de mogelijkheden die de instelling heeft. Voor cliënt en familie geeft de Zorgscorekaart heel gemakkelijk en begrijpelijk weer wat de zorginhoud is van de cliënt. Dit overzicht ligt op de kamer van de cliënt. Iedere cliënt weet exact welke zorg hij / zij op welk moment mag verwachten. De systematiek geeft volop ruimte om maatwerk toe te passen waar dat door de cliënt wordt verlangd. Omdat speciale wensen op de Zorgscorekaart zijn gevisualiseerd is er niet langer een medewerkerafhankelijke invulling van de zorgvraag. De systematiek van de zorgscorekaart is er op gericht om de kernwaarden voor de kwaliteit van leven bij de cliënt zelf boven tafel te krijgen. Welke zorgprioriteiten stelt de cliënt zelf? Waarborg dat de juiste zorg door iedereen ook op het juiste moment wordt geleverd. Ook voor medewerkers die nieuw zijn en onbekend met de zorginhoud en bijzonderheden van de cliënt. 8 van 14

9 Directe waarde voor zorgmedewerkers en teamleiders Direct zicht of er binnen of buiten een bandbreedte van de ZZP wordt gewerkt. Hierbij is direct te zien waar oorzaken liggen van overschrijdingen en wat de vervolgaanpak zou kunnen zijn. Directe signalering voor medewerkers indien er zorghandelingen worden uitgevoerd die buiten het zorgzwaarte (ZZP) profiel liggen van de cliënt. Hierdoor kan snel worden gesignaleerd of een cliënt in de juiste ZZP klasse zit. Directe signalering van hospitalisatie doordat de gescoorde zorghandelingen ook binnen de applicatie worden beoordeeld op een schaal zelfstandige uitvoering volledige overname Vanaf het moment van eerste aanmelding kan bij direct gebruik van de zorgscorekaart tijdens intakegesprek en huisbezoek worden beoordeeld of de cliënt de juiste zorg kan ontvangen bij de mogelijkheden die de instelling heeft. Ook mogelijk verkeerde of verouderde indicaties worden direct getraceerd. De juiste discussie bijvoorbeeld wijziging van indicatiehoogte - kan met het zorgkantoor en het CIZ worden gevoerd op basis van feiten en het transparante zorgoverzicht dat per cliënt voor de zorginhoud beschikbaar is. 9 van 14

10 Real-time output managementstuurinformatie Teamleiders, management, controlling en administratie hebben real-time inzicht in de actuele situatie van de zorginstelling. Iedere ingevoerd wijziging op de werkvloer wordt overal en direct doorgevoerd. Wekelijks wordt de verbeterperformance automatisch per mail verzonden naar alle betrokkenen in de organisatie. Indirecte uren; Statistieken; Grafieken; Roosterinput; Rapportages; Formatie; Kpi s; waar gaan de niet directe zorguren aan op wat is de actuele situatie op instelling-, op gang-, op teamleider-, op evv-er niveau wat is het actuele resultaat in beeld. is er een verbetering of verslechtering ten opzichte van de week hiervoor. de werkelijke capaciteitsbehoefte per functie en per tijdsvak is inzichtelijk. overzicht cliënten in zorg, cliënten per ZZP, productierapportage, cliënten met een negatief resultaat, automatische bewaking op kritische data indicaties en actueel zijn van zorgplannen en zorgdossiers welke bezetting heeft u aan boord en met welke bezetting kan u toe gelet op cliëntsetting die in de instelling verblijft. de kritische prestatie-indicatoren op het gebied van de directe zorg worden met u samengesteld en automatisch maandelijks als dashboard gerapporteerd 10 van 14

11 Meer tijd voor de cliënt overhouden door minder administratie Het schrijven en actualiseren van zorgplannen wordt door zorgmedewerkers genoemd als meest tijdrovende klus naast de directe zorgverlening Hoeveel kostbare tijd kunnen medewerkers in de zorg zich daarmee besparen. Tijd die er eigenlijk niet is. Wat zou het toch handig zijn als er met de koppeling van beschikbare gegevens automatisch een zorgleefplan kan worden gemaakt. Met één druk op de knop. Een volwaardig Zorgplan dat voldoet aan de norm verantwoorde zorg. Een zorgleefplan dat direct en gemakkelijk invulling geeft aan de 4 domeinen, mogelijke risico s herkent en voldoet aan de eisen die externe partijen bij toetsing stellen. Denk hierbij ook maar eens aan de materiële controle door het zorgkantoor. De Zorgscorekaart heeft een volledig geïntegreerd zorgleefplan. Vanuit de ingevulde zorgscorekaart en het verkregen persoonsbeeld uit de intake kunnen gegevens volautomatisch en met één druk op de knop worden omgezet naar de 4 domeinen en ontstaat een volwaardig zorgleefplan. Exact op maat voor de cliënt. Mutaties worden direct en overal doorgevoerd en geactualiseerd. Minder bureaucratie en meer directe tijd voor de cliënt. 11 van 14

12 Onze methode kan zowel met looproutelijsten als papierloos worden geïmplementeerd. Uw wens staat uiteraard centraal. 12 van 14 Nobelstraat PH Zevenaar

13 Specificaties Zorgscorekaart webapplicatie Item criteria Inhoud Integrale kostprijsberekening cliënt, afdeling of locatie. Geïntegreerd ( geen aparte module ) Automatische verwerking en bewaking van actuele ZZP-, Ja AWBZ en tariefinformatie en urenherziening ZZP s Onderverdeling tussen directe loonkosten zorg, vaste Geïntegreerd kosten door te berekenen per cliënt of ZZP, zorgkosten buiten de instelling, toeslagen per cliënt. Zichtbaarheid Persoonlijke verzorging, Begeleiding, Activiteiten, Geïntegreerd Verpleegkundige verzorging, inzet Behandelaren Automatisch genereren van zorgleefplan. Geïntegreerd Zorgscorekaart preset module VVT / GGZ / GZ en kleinschalig Aanwezig wonen Dashboardfunctie voor MT, teamleiders en EVV-ers Aanwezig Direct toepasbaar voor het proces van intake en inhuizing Ja en het opname gesprek. (wederzijdse zorgverwachting) Automatische signalering Hospitalisering per cliënt Aanwezig Automatische signalering standaardisering zorguitvoering Aanwezig Automatische berekening inzet formatie / werk. inzet Aanwezig Looplijsten dagelijkse zorgverlening Ja Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per zorghandeling per zorgzwaarteklasse. Geïntegreerd en gemakkelijk en zelfstandig op maat aan te passen Tijden per zorghandeling / ZZP klasse Geïntegreerd en op maat aan te passen Eigenaarschap en bewustwording medewerkers bij toepassing Hoog en snel realiseerbaar van het instrument en de methode Rapportage maandelijkse verbeterperformance Ja Rapportage directe indirecte uren Ja Rapportage productiegegevens voor opgave Zorgkantoor Ja Rapportage overzicht cliënten in zorg per gang / instelling Ja Rapportage cliënten per ZZP s / per gang / Zorgzwaarte Ja Rapportage alleen cliënten in overschrijding zorguren Ja en/of zorgbudget Input voor personeelsplanning / werving Ja Real-time management stuurinformatie (on) balans Ja Dashboard voor MT, teamleiding en medewerkers Ja Automatische maandagmorgen overschrijdingen Ja User en autorisatieprofielen Geïntegreerd Grafische output Hoog Back-up gegevens Automatisch iedere 24 uur. Koppeling met overige softwarepakketten als Caress en Ja, import en exportfunctie middels CSV mogelijk Cura en Nedap Automatische updates Inbegrepen en automatisch Interne ICT medewerker vereist voor ondersteuning Nee Hoogte van de aanschafkosten Per efficiencymodule (17 stuks) vastgesteld. Afname modules door klant zelf te bepalen. Begeleiding vanuit Care Visual Intensief en zorgvuldig (per module vastgesteld). Gebruikerskosten (licenties) Per maand per gebruiker per instelling 13 van 14

14 Geef medewerkers de middelen om zelf de juiste diagnose te kunnen stellen Meer informatie of een persoonlijke afspraak Marcel Halff Vincent Arentz Ben Dijkstra Websites van 14