Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg

Transcriptie

1 Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg Een inventarisatie van goede voorbeelden voor minder administratieve lasten in de zorgsector 1 34

2 Inhoud Inleiding... 3 Leeswijzer Basisinitiatieven voor minder administratie Plannen & Roosteren Overleg & Overdracht Protocol & Procedure En zo doe je dat! Slim rapporteren en registreren Eenvoudig rapporteren op een touchscreen Mobiel registreren met een IPad DBC-registratie achter de schermen Het einde van de minutenregistratie Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg Scannen in plaats van minutenbriefjes Digitaal werken voor professional en cliënt Digitalisering in de huisartsenpraktijk Indicaties digitaal aanvragen Beeldschermzorg: via internet en webcam meekijken met de cliënt Online toegang tot het ziekenhuisdossier Concentratie van kennis Eerstelijns Centrum: door schaalvergroting meer tijd voor zorg Een online netwerk voor professionals en patiënten Dankwoord Colofon

3 Inleiding XXX HERZIEN BZK XXX Verzorgenden, verpleegkundigen en artsen werken in de zorg om mensen te helpen en niet om formulieren in te vullen. Toch blijkt dat veel tijd in zorginstellingen door professionals besteed wordt aan administratie. Dit is kostbare tijd die beter besteed kan worden aan de cliënt of patiënt. Is alle administratie wel noodzakelijk? En kan het misschien makkelijker? Om de administratieve lasten te verminderen kunnen toezichthouders, financiers en regelgevers overbodige zaken schrappen. Tegelijkertijd blijkt dat er tussen verschillende zorginstellingen - die te maken hebben met diezelfde regelgeving - aanzienlijke verschillen bestaan in de tijd die professionals aan administratieve zaken besteden. Hoewel er al veel goede en succesvolle initiatieven zijn in zorginstellingen die leiden tot een merkbare administratieve lastenvermindering van professionals, is hier nog weinig ruchtbaarheid aangegeven. Met deze publicatie brengt Plexus in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken een reeks voorbeelden in kaart die aantoonbaar de administratieve lasten voor professionals in de zorg verminderen en daarmee de tijd voor de cliënt en patiënt verhogen. We beschrijven best practices die direct toepasbaar zijn voor verzorgenden, verpleegkundigen en artsen uit GGZ-instellingen, huisartspraktijken, verpleging- en verzorgingshuizen, thuiszorginstellingen en ziekenhuizen. We zijn ervan overtuigd dat deze publicatie u als zorgprofessional en/of zorginstelling handvatten geeft om de administratieve lasten te verminderen en dat u zo weer meer tijd kunt besteden aan wat u écht wilt; de directe zorg voor uw cliënt en patiënt. Ministerie van Binnenlandse Zaken Programmadirectie dienstverlening, regeldruk en informatiebeleid 3 34

4 Leeswijzer In hoofdstuk 1 wordt de basis van het reduceren van administratieve lasten beschreven. Het gaat om voorbeelden die, wanneer eenmaal op orde, innovaties ruim baan geven. Vanaf hoofdstuk 2 worden deze innovatieve initiatieven uitgewerkt, aan de hand van werkwijzen van de hierin voorop lopende organisaties. 4 34

5 1. Basisinitiatieven voor minder administratie Minder administratieve lasten begint met het op orde hebben van de basis. Juist voorbeelden die voor de hand liggen, zijn in de dagelijkse praktijk niet altijd structureel doorgevoerd. Iedere verandering vraagt om een investering, in tijd of geld. Maar eenmaal doorgevoerd, kunnen de vruchten geplukt worden. We nemen je in dit hoofdstuk mee langs basisinitiatieven die leiden tot minder administratieve lasten en dagen je uit om na het oh ja, kritisch te zijn en te denken maar doen wij dat dan echt al zo? Plannen & Roosteren Plannen en roosteren is een vak apart. Wanneer je een aantal basisvoorwaarden op orde hebt, scheelt dat een hoop tijd en energie, ook voor de cliënt. Dit betekent dat soms afscheid moet worden genomen van oude gebruiken en gewoontes. Maar het resultaat telt! Centrale planning met vaste slots versimpelt het plannen en zorgt voor overzicht. Van oudsher werken behandelaars, of dit nu in de GGZ of de VV&T is, met hun eigen papieren agenda s. Met de digitalisering is de mogelijkheid gekomen om op een centraal punt afspraken te maken. Deze manier van plannen levert tijd op in het consult, omdat er in de behandeltijd geen afspraak gepland hoeft te worden. Ook als een afspraak verzet moet worden, kan dit gemakkelijk via een centraal punt zonder dat het de professional tijd kost. Bij centrale planning is standaardisatie van de afspraken een voorwaarde. Hoe lang duurt een intake? Hoe lang duurt een vervolggesprek? Dat moet helder en inzichtelijk zijn. Vaste agendapatronen per behandelaar vergemakkelijken dit. Bijvoorbeeld iedere dinsdagochtend zijn er alleen intakegesprekken. Daarnaast is het raadzaam om gouden regels voor het plannen op te stellen. Bijvoorbeeld het op elkaar laten aansluiten van afspraken en geen verloren kwartiertjes of verloren half uurtjes laten ontstaan. Met het plannen van verschillende afspraken in één keer kan tijd bespaard worden. Wanneer duidelijk is wat het behandeltraject voor de cliënt is, kunnen de afspraken vooruit gepland worden. Dit wordt steeds gebruikelijker bij zorgpaden, bijvoorbeeld in de GGZ, maar ook bij periodieke afspraken bij de medisch specialist. Zodra de keus voor de behandeling is gemaakt kunnen afspraken worden ingepland via een zogenaamde baliekaart die de behandelaar aan de cliënt meegeeft, of een afsprakenreeks die digitaal door de behandelaar in de computer wordt ingegeven. Zo kan de secretaresse in één keer de reeks behandel- en evaluatieafspraken inplannen. In de klinische omgeving kan veel winst wordt behaald met zogenaamde vraaggerichte roosters. Bij vraaggericht roosteren wordt er gekeken wanneer de meeste inzet van verpleegkundigen en verzorgenden gewenst is en daar wordt het 5 34

6 dienstrooster op aangepast (zie figuur 1). Door een betere aansluiting tussen de zorgvraag en personeel is er meer tijd voor de cliënt. Er is immers meer personeel wanneer de zorgvraag hoog is en minder personeel wanneer de zorgvraag laag is. Hierdoor sluiten vraag en aanbod beter op elkaar aan. Figuur1: vraaggericht roosteren door het afstemmen van personeel op de zorgvraag. Links de uitgangssituatie, rechts het nieuwe rooster dat beter aansluit op zorgvraag Een mooi voorbeeld is de ochtendpiek. Met ontbijten, wassen en aankleden van cliënten is veel inzet van personeel nodig. Maar wanneer om tien uur die piek is geweest, kun je het af met minder mensen. Kortere diensten bieden dan uitkomst Overleg & Overdracht Zorgprofessionals willen voor hun patiënten zorgen. Overleg en overdracht zijn daarbij onvermijdelijk. Maar het liefst wel zo slim mogelijk! Het multidisciplinair overleg kan in veel situaties drastisch ingekort worden, daar zijn goede voorbeelden van in het veld (zie box 1). Daarbij is vaak de eerste vraag óf alle patiënten wel besproken moeten worden en ten tweede hóe ze besproken worden. Het (her)structureren van behandelplanbesprekingen kan veel voordeel opleveren. Dit begint met het doelgerichter maken van de besprekingen: een behandelaar moet van te voren bedenken wat de vraag is die hij of zij wil bespreken. Om de bespreking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen wordt er vervolgens onderscheid gemaakt in hamer- en bespreekstukken. Een checklist kan een goed ondersteunend middel zijn tijdens besprekingen. Zo kan bijvoorbeeld gewerkt worden met vaste kopjes om eenzelfde structuur aan te houden en kan ook het vervolgtraject via een vast kader ingestoken worden. Welke actie komt voort uit het overleg? Wie doet dat? En wanneer is het gereed? 6 34

7 Box 1: 90% minder multidisciplinair overleg (MDO) door Nazorgtraject formulier In het Slingeland Ziekenhuis kwam het multidisciplinaire team van de verpleegafdeling neurologie wekelijks bijeen in een MDO om alle CVA (Cerebraal Vasculair Accident, in spreektaal een beroerte) patiënten te bespreken. De fysiotherapeut, de revalidatiearts, de verpleegkundigen en de neuroloog bespraken het revalidatietraject van de patiënt tijdens het MDO. Dit kostte veel tijd en er was nog veel uitzoekwerk na afloop van het MDO. Om dit efficiënter te maken is er een formulier ontwikkeld, waarin per discipline alle relevante onderwerpen afgevinkt kunnen worden met daarbij behorend advies. Indien vanuit alle disciplines het advies vanuit het formulier unaniem is, dan wordt de patiënt niet besproken in het MDO. Indien het advies niet unaniem is, dan volgt er wel een MDO om tot een gezamenlijk advies te komen. Het formulier vormt dan tevens de basis voor het MDO. Deze interventie heeft geleid tot 90% (!) minder MDO s. Er is ook winst te behalen met het onder de loep nemen van overdrachtsmomenten. Dit heeft vaak een cultureel aspect. Gezamenlijk s ochtends tijdens de koffie de cliënten bespreken is in veel verpleeg- en verzorgingshuizen, maar ook op klinische afdelingen in ziekenhuizen een gewoonte. Maar moet de overdracht met alle verpleegkundigen gebeuren? En moeten dan alle cliënten besproken worden? Veel kan ook schriftelijk. Of spreek je af dat je alleen die cliënten bespreekt die bijzonderheden hebben? 1.3. Protocol & Procedure Standaardisatie lijkt soms saai. Standaardisatie betekent dat je dezelfde dingen op dezelfde manier doet, volgens vaste procedures en protocol. Dit aspect moet niet de overhand krijgen. Juist wanneer de basisactiviteiten volgens een standaard werkwijze worden uitgevoerd houd je als professional meer tijd over voor de zaken die het werk echt interessant maken! Standaardisatie in verslaglegging en uniforme registratie zijn onderwerpen waarop grote winst geboekt kan worden. Verslaglegging is een bron van veel administratie. Het helpt om een vast format te hebben, waarin benoemd is welke onderdelen aan bod moeten komen in een verslag of brief. Dit voorkomt aan de ene kant dat hetzelfde werk steeds opnieuw gedaan wordt. Aan de andere kant perkt het al te uitgebreide verslagen in. Met het benoemen van vaste onderdelen, wordt impliciet ook gezegd wat niet aan bod hoeft te komen. Dit vergroot tevens de leesbaarheid voor collega s bij overdracht en multidisciplinair werken. En dat scheelt weer tijd. Het gaat niet alleen om juist administreren, maar ook om dit door de juiste mensen te laten doen. Is de taak echt iets wat de verpleegkundige moet doen, of kan een administratief medewerker het overnemen? Doordat je het aan één iemand toevertrouwt, gebeurt de taak meteen op een uniforme wijze. Een uniforme werkwijze, kan veel verwarring en extra werk besparen. Voor administratieve processen is het aan te raden om een procedureboek aan te leggen en beslisbomen te maken. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in box

8 Box 2: Verbetering telefonische bereikbaarheid in de GGZ De telefonische bereikbaarheid is bij Mediant, een GGZ instelling, verbeterd aan de hand van een beslisboom (zie onderstaande figuur). Zo weet het secretariaat precies wanneer door te verwijzen naar bijvoorbeeld een behandelaar of de Spoed Eisende Hulp. Dit bespaart veel heen en weer gebel en geeft veel meer rust op de afdeling. Figuur 2: Beslisboom telefonische bereikbaarheid Om alle standaard procedures rondom de administratie te borgen in de organisatie helpt het om een inwerkmap te maken voor nieuwe medewerkers. In deze inwerkmap staan alle processen rondom agendaplanning, roosters, besprekingen, intake van patiënten en secretariële ondersteuning beschreven. Dit vergemakkelijkt het inwerken en zorgt er ook voor dat iedereen meteen op een gestructureerde manier kan werken En zo doe je dat! Bovenstaande impressie van basisinitiatieven heeft je ongetwijfeld oh ja-momenten bezorgd. Maar kun je op de vraag maar doen wij dat dan echt al zo? altijd bevestigend antwoorden? Veel administratieve ergernissen worden organisatiebreed herkend en gedeeld. Maar hoe pak je ze aan? Beginnen met verbeteren is vaak lastig. Een goede manier om schoon schip te maken, is om met alle betrokkenen een gezamenlijke dag organiseren. Op deze dag worden onder begeleiding van procesexperts de belangrijkste knelpunten aangepakt. De dag wordt afgesloten met een concreet actieplan. 8 34

9 Voorafgaand aan de gezamenlijke dag is het belangrijk dat er een duidelijke doelstelling geformuleerd wordt door de leiding van de afdeling in samenspraak met een aantal professionals. Ook moet benoemd worden binnen welke randvoorwaarden de oplossingen gevonden mogen worden. Bijvoorbeeld: binnen de bestaande formatie en met het bestaande budget. Gedurende de dag wordt er in kleinere groepjes gewerkt. Het leuke is dat iedereen kan meedenken en dat het eindproduct een concreet actieplan is, dat gedragen wordt door het hele team. De nieuwe werkwijze gaat meteen de volgende dag in. Een aantal praktische zaken is van belang ter voorbereiding: - Zorg dat er zoveel mogelijk mensen van de afdeling aanwezig zijn. Dit is van belang omdat de nieuwe werkwijze meteen de dag erna ingaat (natuurlijk moet de gewone zorg wel door kunnen gaan); - Vanuit alle disciplines moet in ieder geval één vertegenwoordiger aanwezig zijn met mandaat van de groep; - Zorg voor een goede werkruimte voor de hele afdeling; - Zorg voor een procesbegeleider die de doelstellingen van de dag in de gaten houdt. Dit kan iemand van buiten of uit de eigen organisatie zijn; - Organiseer na twee maanden een terugkombijeenkomst om de resultaten te evalueren en nieuwe doelen te stellen. De uitkomsten van de dag kunnen verschillen van een nieuw basisrooster dat beter aansluit op de zorgvraag tot een betere samenwerking tussen het secretariaat en de professionals. En als de basis goed is, gedijen nieuwe en innovatieve initiatieven ter vermindering van administratieve lasten beter. In de volgende hoofdstukken geven we ruim baan aan deze voorbeelden en hopen je hiermee te inspireren in de strijd tegen regeldruk. 9 34

10 2. Slim rapporteren en registreren In iedere zorgomgeving is het een groot onderdeel van het werk van de professional: bijhouden welke handelingen en verrichtingen bij de cliënt zijn uitgevoerd. In dit hoofdstuk geven we twee voorbeelden van nieuwe vormen van rapportage op klinische afdelingen in AWBZ-setting en een alternatief voor het registreren van DBC s in het ziekenhuis Eenvoudig rapporteren op een touchscreen Woonzorg Unie Veluwe (Nunspeet, Elburg, t Harde, Epe, Wapenveld) Zorgactiviteiten realtime registreren is kinderspel door het aanraken van plaatjes Voor wie is het? Dit voorbeeld is toepasbaar voor verpleegkundigen en verzorgenden op klinische afdelingen van AWBZ instellingen. Het systeem kan na enige aanpassing ook gebruikt worden in het ziekenhuis, bijvoorbeeld voor het noteren van de verrichtingen. Wat is het? Het is een doorlopend digitaal rapportagesysteem en een nieuwe werkwijze voor het registreren van zorgactiviteiten bij de cliënt, digitaal met een Caretracker touchscreen. Wat is het resultaat? Het systeem helpt door minder papierwerk de cliëntgebonden tijd te verhogen naar zo n 75%-80% (dit ligt nu gemiddeld rond 60%-70%). Daarnaast heeft het systeem een dashboard met stuurinformatie. Teamleiders hebben daardoor wekelijks inzicht in KPI s 1 als formatie en zorgvraag, geleverd welzijn, normen verantwoorde zorg, en inkoop. Hierdoor kan beter gestuurd worden. De informatie kan tevens gedeeld worden met stakeholders zoals het zorgkantoor en het CIZ. Dat laatste is bijvoorbeeld bruikbaar bij het aanvragen van herindicaties. Hoe werkt het? Caretracker (zie rechts) is een van oorsprong Amerikaans systeem dat samen met de leverancier geschikt is gemaakt voor de Nederlandse situatie. Het gaat om een touchscreen, dat op iedere verpleegafdeling in de gang hangt. Nadat een verpleegkundige of verzorgende een cliënt geholpen heeft, wordt meteen ingetoetst welke activiteit verricht is en hoe lang dat geduurd 1 KPI s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren 10 34

11 heeft. Feitelijk is het een doorlopend rapportagesysteem. In veel andere verpleegen verzorgingshuizen registreren professionals al deze zorgactiviteiten handmatig op papier of in de computer. Vanuit de Caretrackers wordt de informatie doorgezonden naar het normale systeem. De dossiers van de cliënten worden zo automatisch bijgewerkt. Wat is nodig? Het touchscreen zelf vraagt om een eenmalige investering van ongeveer euro per apparaat. Daarnaast moeten maandelijks licentiekosten worden afgedragen, zo n 6 tot 7 euro per cliënt, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Het systeem werkt intuïtief, een uitgebreide cursus is niet nodig. Ook vakantiekrachten hadden de werkwijze in een half uur door. Wat moet ik nog meer weten? Een tip voor een succesvolle implementatie is vooral om het simpel te houden en klein te beginnen. ICT-afdelingen hebben soms de neiging om het nodeloos ingewikkeld te maken door het systeem meteen te willen koppelen aan andere pakketten (de salarissen, de algemene financiën, etc.). Dat kan eventueel ook in een later stadium. Op een aantal afdelingen beginnen, heeft de meeste kans van slagen. Waar vind ik meer informatie? Johan Smit, manager beleid & innovatie j.smit@wzuveluwe.nl 11 34

12 2.2. Mobiel registreren met een IPad AriënsZorgpalet Ik dacht eerst: als dat kleine ding het nu moet gaan doen voor ons, dan heb ik er een hard hoofd in... Maar na twee weken heb ik gevraagd of ik het mocht houden! Voor wie is het? Dit voorbeeld is toepasbaar voor verpleegkundigen en verzorgenden op klinische afdelingen van AWBZ instellingen. Wat is het? Het cliëntendossier wordt op een nieuwe wijze bijgewerkt, op het moment van zorglevering met ipads 2 in het bijzijn van de cliënt. Wat is het resultaat? In totaal scheelt het per verzorgende gemiddeld een half uur per dag. Met de 100 ipads die zijn aangeschaft scheelt dat organisatiebreed 50 uur per dag. De cliënten reageren er positief op. Ze weten meteen wat er wordt geregistreerd en ze kunnen meelezen, omdat de tekst gemakkelijk vergroot kan worden. Het is daarnaast ook extra tijd die de verzorgende met de cliënt kan doorbrengen. Tot slot heeft de nachtdienst s nachts heel gemakkelijk alle gegevens bij de hand. Dat is fijn want de nachtdienst werkt op verschillende afdelingen. Hoe werkt het? In de oude situatie werd na afloop van de verzorging van de cliënt alles in de computer in het Elektronisch Cliënten Dossier bijgewerkt. Voordat men met de cliënt aan de slag ging, werd het dossier geprint en meegenomen naar de cliënt. Het ging daarbij niet alleen om de mutaties die de verzorgenden maakten, maar bijvoorbeeld ook die van behandelaars die bij deze groep (op de revalidatieafdeling) een belangrijke rol spelen. Nu werkt men met ipads. Op de ipad staat hetzelfde computerprogramma waarmee op de vaste computers gewerkt wordt (in dit geval Caress). De mutaties worden direct ingevoerd bij het verzorgen of behandelen van de cliënt en komen terecht in het Elektronisch Cliënten Dossier. Wat is nodig? De Ipads moeten aangeschaft worden, de kosten daarvan zijn ongeveer 500 euro per stuk. Er is draadloos internet nodig met bereik door het hele gebouw en de instelling moet werken met een Elektronisch Cliënten Dossier. De professionals die 2 Andere tablets dan de Apple ipad kunnen hiervoor ook ingezet worden

13 er mee werken moeten een introductie krijgen, maar omdat ze het computerprogramma al kennen, gaat dat heel snel. Wat moet ik nog meer weten? Vooralsnog werken alleen de verzorgenden met de ipads, de behandelaars werken nog op de vaste computers, maar dat kan in de toekomst zeker veranderen. Waar vind ik meer informatie? In Zorgvisie is een kort artikel over deze nieuwe werkwijze verschenen: Jan van der Linde, lid van de Raad van Bestuur van AriënsZorgpalet Telefoon:

14 2.3. DBC-registratie achter de schermen VU medisch centrum Wij passen de DBC-registratie toe zoals het bedoeld is. Voor wie is het? Dit voorbeeld kan ingevoerd worden in alle ziekenhuizen en levert directe tijdswinst op voor de specialisten. Wat is het? Diagnose Behandeling Combinaties (DBC s) gekoppeld aan de normale zorgadministratie waardoor artsen niet belast worden met DBC-registratie. Wat is het resultaat? Het scheelt per arts een half uur per dag aan registratie. In het VU medisch centrum staat dat gelijk aan 300 uur per dag, wat een waarde per jaar vertegenwoordigt van 3 miljoen euro. Daarnaast kon het debiteurenbeheer worden ingekrompen met 6 FTE. Hoe werkt het? Administratieve lasten worden bespaard door de DBC-registratie te koppelen aan de zorgadministratie. Hierdoor kunnen de DBC s zoveel mogelijk afgeleid worden uit bestaande registraties van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS). Artsen worden zo niet belast met de DBC-registratie. De kern van het afleiden van DBC s wordt gevormd door vertaaltabellen, die de door de specialist gestelde diagnosen (volgens ICD-9-CM-code vastgelegd) omzetten in de DBC-diagnosen van de DBC-typeringslijst. Deze vertaling vereist nauw overleg met de specialismen. Uitgangspunt hierbij is de typeringslijst die de wetenschappelijke vereniging van het specialisme heeft opgesteld. Voordat bij een specialisme de DBC-registratie begint, moeten de specialisten daarom eerst de validiteit van de omzetting van gegevens uit het ZIS naar DBC s vaststellen en accorderen. Wanneer de vertaaltabel eenmaal gereed is, moet deze aan de achterkant in het systeem gebouwd worden. De voorkant van het systeem blijft hetzelfde. De artsen voeren nog steeds op de oorspronkelijke manier hun registraties in. Wat is nodig? Overleg over de vertaaltabel betekent een behoorlijke tijdsinvestering, maar is de moeite waard. Vooral de vaststelling van de grijze gebieden in de diagnosesystematiek vergt zorgvuldige behandeling. Verschillende diagnosen kunnen worden ondergebracht onder één DBC en dat kost enig denkwerk. Deze tijdsinvestering is echter eenmalig. Als de vertaaltabel definitief is samengesteld en geaccordeerd, zal in het vervolg het registreren van de poliklinische diagnose voldoende zijn om tot de juiste DBC te leiden. Per gestelde diagnose hoeft dan niet 14 34

15 steeds opnieuw te worden overwogen binnen welke DBC deze past. Het VUMC deelt graag haar kennis hiervan met andere ziekenhuizen. Het ontwikkelde concept kan alleen succesvol zijn als de ZIS-systematiek optimaal functioneert. Er moet in elk geval in worden voorzien dat medisch-inhoudelijke gegevens tijdens een administratieve procedure door de specialist worden geautoriseerd. Interne controleprotocollen en een interne accountantsdienst dienen de kwaliteit van die gegevens te bewaken, want hierop is de gehele systematiek gebaseerd. Wat moet ik nog meer weten? Creatief registreren is er niet bij in dit systeem, omdat de afleiding van de DBC s automatisch plaatsvindt. Je kunt dus niet zomaar een DBC openen. Een DBC beslaat een periode van maximaal één jaar en wordt begrensd door een begin- en een einddatum. Bij elk eerste consult wordt automatisch een nieuwe DBC geopend. Na 365 dagen wordt de DBC automatisch afgesloten en mocht de patiënt daarna op het spreekuur verschijnen, wordt automatisch opnieuw een DBC (met de typering chronisch ) geopend. Via een lijstje dat de artsen bij het poliklinische spreekuur ontvangen, worden zij er op geattendeerd dat voor een aantal patiënten op het spreekuur nog een diagnose moet worden vastgelegd. Waar vind ik meer informatie? Marcel van der Haagen, Hoofd Zorgadministratie Telefoon: mam.vdhaagen@vumc.nl 15 34

16 3. Het einde van de minutenregistratie Een jarenlange gewoonte en ergernis in de thuiszorg: het registreren van minuten. Hoeveel reistijd? Hoe lang wassen? Hoeveel minuten duurde het verzorgen van de wond? Een tijdrovende klus en vooral ook werk dat professionals belemmert om de cliënt centraal te stellen. We reiken je drie voorbeelden aan van innovatieve initiatieven, die het minuten registreren verbannen Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg Buurtzorg Van minutenregistratie naar een omgeving waarin de professional het vertrouwen krijgt zijn werk te doen. Voor wie is het? Dit voorbeeld is voor iedereen die werkzaam is in een thuiszorgteam. In principe kan deze aanpak van zelfsturende teams ook gebruikt worden in andere zorgsectoren, zowel klinisch als poliklinisch. Wat is het? Buurtzorg Nederland heeft een vernieuwend concept voor verpleging en verzorging aan huis ontwikkeld. Door de zorgverlening thuis volledig door hoog opgeleide wijkverpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden in kleine autonome 'Buurtzorgteams' uit te laten voeren, worden het oplossend vermogen en de professionaliteit van medewerkers ten volle benut. Deze Buurtzorgteams worden ondersteund door een landelijke organisatie. Wat is het resultaat? Buurtzorg krijgt van cliënten een 9+ voor tevredenheid, haalt een bovengemiddelde productiviteit van 57,5% cliëntgebonden tijd per team (landelijk is dat gemiddeld 50%) en het ziekteverzuim is laag (2,5%). Door het gebruik van moderne ICTtoepassingen worden de administratieve lasten tot een minimum beperkt. Hoe werkt het? Het begint met een nieuwe kijk op het zorgconcept: leveren we minuten of leveren we zorg waar mensen iets aan hebben? Is dit laatste het geval, dan moet worden nagedacht over het type zorg dat geleverd wordt. Gevolg van deze benadering is dat een wijkverpleegkundige in plaats van minuut tot minuut bijhouden wat hij of zij doet bij de cliënt nu alleen de tijd geregistreerd wordt die de wijkverpleegkundige bij een cliënt in huis is. Men voert dus niet - zoals gewoonlijk - zorgproducten in het systeem in (bijvoorbeeld wassen, kousen aantrekken, etc.)

17 De teams bestaat uit hoogopgeleide wijkverpleegkundigen, die zelfstandig zijn en zichzelf aansturen. Zij worden alleen centraal ondersteund op cruciale punten: Ieder team van wijkverpleegkundigen krijgt informatie over vijf KPI s 3 : ziekteverzuim, productiviteit, groei van het team in omzet, kosten per klant, benutte percentage van de indicatie en de klanttevredenheid. Daarnaast worden de teams administratief ondersteund door het Buurtzorg web waarop alle wijkverpleegkundigen via laptops zijn aangesloten. De tijd die de verpleegkundigen aan een cliënt hebben besteed, wordt daarin automatisch omgezet naar rato van de indicatie van de cliënt. Wanneer deze bijvoorbeeld een indicatie heeft voor 40% verzorging en 60% verpleging verdeelt de software de minuten die de wijkverpleegkundigen hebben besteed volgens die verdeelsleutel. Gemiddeld genomen over alle contacten klopt de uitkomst hiervan en het scheelt veel gedoe met minutenregistraties. Er werkt door de goede ICT-ondersteuning en heldere registratie slechts 4 FTE aan mankracht op de afdeling financiën, op in totaal 2700 medewerkers. Er zijn nog 2 FTE verpleegkundigen in dienst, die teams ondersteunen bij het verkrijgen van (her)indicaties bij het CIZ en die helpen bij het oplossen van specifieke problemen. Wijkverpleegkundigen kunnen zich zo richten op het contact met cliënten en hun netwerk. Wat is nodig? Dé manier om een nieuwe weg in te slaan, is de zogenaamde groene wei aanpak. Dit houdt in dat je 4-6 teams isoleert van de rest van de organisatie en deze teams zelf verantwoordelijk maakt voor het leveren van de zorg en het werven van cliënten. Goede administratieve ondersteuning en sturingsinformatie zijn cruciaal. De registratie en administratie worden uitgevoerd door een klein bureau van 1-2 FTE. Zij maken in principe geen gebruik van de diensten van de grotere organisatie. Zo kan de organisatie team voor team afgepeld worden en een frisse start maken. Omdat de teams zelfsturend zijn heeft deze aanpak directe gevolgen voor het management, dat in een platte organisatie zoals Buurtzorg aan positie inboet. Voor deze cultuuromslag is duidelijke consensus en communicatie nodig. Buurtzorgteams bestaan uit professionals op MBO / HBO niveau (niveau 3 5). Waar vind ik meer informatie? Diane ten Tijn, wijkverpleegkundige team Diepenheim Telefoon: info@buurtzorgnederland.com 3 KPI s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren 17 34

18 3.2. Scannen in plaats van minutenbriefjes Thuiszorg het Centrum Geen discussie meer over de geleverde zorgtijd. Voor wie is het? Verzorgenden en verpleegkundigen in de thuiszorg. Wat is het? Een werkwijze voor het bijhouden van registraties in de thuiszorg. Met een scan apparaatje wordt mobiel automatisch de minutenregistratie bijgehouden. Wat is het resultaat? Professionals kunnen meer tijd aan de cliënt besteden, omdat ze minder tijd kwijt zijn met het invullen van minutenbriefjes en ze minder vaak naar kantoor hoeven te komen. Daarnaast kan de zorginstelling besparen op de backoffice, doordat de minutenbriefjes niet meer handmatig hoeven worden ingevoerd. Het voordeel van de automatisering is ook dat per bezoek geen handtekening van de cliënt nodig is, want alles wordt automatisch geregistreerd. Er is dus geen discussie meer over de geleverde zorgtijd. Hoe werkt het? Professionals houden hun minutenregistratie bij via een speciaal scan apparaatje. 4 Als ze bij de cliënt naar binnen gaan wordt automatisch de tijd van binnenkomst en ook de tijd van vertrek genoteerd. De toerekening aan verschillende zorgproducten (verpleging/ verzorging/ etc.) vindt automatisch plaats op basis van de indicatie in de backoffice. Eens in de maand wordt het apparaatje uitgelezen op kantoor. Vroeger moesten de professionals eens in de week naar kantoor komen. Vervolgens wordt automatisch de factuur voor het zorgkantoor opgemaakt, de productie per professional berekend, en de koppeling met de salarissen gemaakt, die immers eenvoudig vanuit de gewerkte uren vertaald kunnen worden. Wat is nodig? De invoering van deze werkwijze vraagt om een aantal investeringen. De scanner zelf kost 67 euro en het uitleesapparaat 450 euro. Per vestiging is één uitleesapparaat nodig. Daarnaast heeft iedere cliënt een klantkaart nodig à 13 euro en worden maandelijkse abonnementskosten betaald van tot euro (voor een organisatie van 500 klanten en 200 professionals). Het werken met de scanners is eenvoudig. Een korte introductie bij de professionals is daarom voldoende. 4 In dit geval gaat het om een IO van NEDAP (IO staat voor In en Out). Er zijn echter meerdere aanbieders van deze apparaatjes in de thuiszorg zoals Codec en de Philps Velo, etc

19 Wat moet ik nog meer weten? Er wordt in deze aanpak niet gewerkt met opslagen boven op het normale tarief, men registreert geen producten extra of speciaal boven op de normale thuiszorgproducten verpleging/verzorging. Deze opslagen leveren een paar euro op, maar kosten in de praktijk meer werk aan de administratie dan dat zij aan geld opleveren. Het is een organisatorische keuze. De productie in aantal zorgminuten per professional daalt in eerste instantie zo n 10%. Bij de vroegere handmatige registratie werd vaker naar boven dan naar beneden afgerond. Doordat de scanner automatisch de minuten registreert, leidde dit tot minder productie. Inmiddels is dit opgevangen door een betere planning waardoor professionals meer cliënten kunnen helpen op een dag, dat betekent minder verloren minuten. Waar vind ik meer informatie? Telefoon: info@thuiszorghetcentrum.nl 19 34

20 4. Digitaal werken voor professional en cliënt Zorg is bij uitstek een sector waarin direct contact tussen professional en cliënt voorop staat. Dat dit niet altijd fysiek op dezelfde plaats hoeft te zijn bewijzen onderstaande voorbeelden Digitalisering in de huisartsenpraktijk Huisartsenpraktijk Klarendal Alles digitaal en goede werkafspraken met de doktersassistenten, dat is het recept voor minder administratie! Voor wie is het? Deze werkwijze is nuttig voor huisartsen, praktijk ondersteuners (POH-ers) en doktersassistenten. Wat is het? Werken via gedigitaliseerde processen in de huisartsenpraktijk en de administratieve taken zoveel mogelijk weghalen bij de huisarts. Wat is het resultaat? Er is minimale papieren bureaucratie. Als huisarts heb je hierdoor meer tijd voor de patiëntenzorg. Voor doktersassistenten brengt deze werkwijze andere verantwoordelijkheden met zich mee en daarmee wordt het werk leuker en uitdagender. Ook scheelt het de cliënt tijd, bijvoorbeeld door een online consult, in plaats van langs te moeten gaan bij de huisarts. Hoe werkt het? Deze aanpak berust op twee pijlers: - Communicatie met andere zorgverleners gaat zoveel mogelijk digitaal; - De administratieve taken van de huisarts worden zoveel mogelijk overgenomen. De communicatie met het ziekenhuis, apotheek en laboratorium gaat digitaal via het systeem Edifact. Het verwijzen van patiënten naar het ziekenhuis gaat via de applicatie Zorgdomein. Hierdoor komt de meeste informatie over patiënten digitaal binnen. Het enige wat de doktersassistenten moeten doen is het koppelen van bijvoorbeeld de van de fysiotherapeut aan de juiste patiënt. Er wordt nog maar weinig ingescand en er is een vrijwel volledig digitaal patiënten dossier. De patiënten schrijven zich online in bij de praktijk, herhaalrecepten worden digitaal uitgeschreven en er is ook online contact tussen cliënt en huisarts middels het zogenaamde e-consult. Daarin kunnen patiënten online hun klachten bespreken met de arts. Zoveel mogelijk taken zoals het declareren zijn belegd bij iemand anders dan de huisarts. In deze praktijk gaat het om de doktersassistent en POH-er, die veel 20 34