WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

Transcriptie

1 1 WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

2 2 CIPAL IN BEWEGING PRAKTISCHE INFORMATIE Na de sessie ontvangt u evaluatieformulieren. Uw reacties helpen ons blijvend onze aanpak af te stemmen op uw wensen. Gelieve deze aan het einde van de sessie te overhandigen. De Powerpoint-presentaties die getoond werden tijdens deze sessie zijn na het afsluiten van de Dag van de Openbare Sector consulteerbaar op onze website

3 3 samen groeien - samen oogsten - samen proeven Gelieve uw gsm uit te schakelen tijdens de sessie De CIPAL-gebouwen zijn rookvrij Wenst u nog meer informatie? De sessieverantwoordelijke of de medewerkers van het CIPAL-secretariaat (inkomhal gelijkvloers) helpen u graag verder

4 4 samen groeien - samen oogsten - samen Project Capelo-DHG (Koen Van Van juridische bijstand payroll naar legal competence center (Ruben Beleidsrapportering binnen HRM (Ilse Competentiemanagement als interactief proces (Hanne Vandoninck & Luc De Rol van P&O binnen Het Nieuwe Werken (Ilse Roadmap (Ilse Daems)

5 5 PROJECT CAPELO-DHG Koen Van Herck MET DANK AAN ONZE SPONSOR

6 HRM PROJECT CAPELO-DHG 6 Inhoud van de Wat is Kenmerken batch Rolverdeling Cipal <-> Nuttige info/links

7 HM PROJECT CAPELO-DHG 7 Wat is Capelo DHG? Historische achtergrond: Afschaffing papieren pensioendossier PDOS Capelo-wet (Diverse bepalingen): 29/12/2010 Twee luiken Toepassingsgebied + timing Projectstatus Capelo DHG: PDOS/SIGEDIS: Webtoepassing toegankelijk voor besturen VVSG: Bilaterale conventie: voorlopige vrijstelling Cipal: ontwikkeling aangifte via batch

8 HRM PROJECT CAPELO-DHG 8 Kenmerken batch: Eenmalige aangifte -> optie: recurrentie Pilootrol: Provincie Antwerpen Alle in Cipal geregistreerde loopbaangegevens Manipuleerbare tussenhistoriek Zonder validatie Verzending: beveiligd kanaal (cfr. DMFAPPL) Resultaat: notificatie Inhoudelijke structuur

9 Inhoudelijke structuur 9

10 1 0 Rolverdeling Cipal Klanten Cipal: Verschillende service per type klant Niet verantwoordelijk voor inhoud batch Opvolging technische fouten Gebruikershandleiding Consultancy op afroep ifv noden bestuur

11 1 1 Rolverdeling Cipal Klanten Klant: Verantwoordelijk voor inhoud batch Opvolging inhoudelijke fouten Online complementeren + valideren Na-verwerking

12 1 2 Voordelen van het gebruik van de batch monitoring rol Cipal tijdsbesparing tov website beperking foutenlast dankzij tussenhistoriek gebruiksvriendelijk Hoe intekenen U krijgt volgende week via mail het aanbod nader toegelicht, afhankelijk van de tools die u gebruikt U kan op het gewenste aanbod intekenen door de bestelbon ondertekend terug te bezorgen

13 1 3 Nuttige info/links capelo@sigedis.fgov.be ments/pdf/handleiding_capelo_dhg.pdf htm Mt-nota 2012/08 + bijlage 2

14 1 4 Van juridische bijstand naar legal competence center voor HRM & Lonen Ruben Hendrickx MET DANK AAN ONZE SPONSOR

15 HRM PROJECT CAPELO-DHG 1 5 Vroeger: Juridische bijstand payroll Schriftelijke en telefonische adviezen over arbeids-en sociaalzekerheidsrecht voor lokale besturen: Aan dossierbeheerders Aan personeelsdiensten van lokale besturen die hun lonen door Cipal laten berekenen

16 HRM PROJECT CAPELO-DHG 1 6 Nu: Legal Competence Center HRM & Lonen Juridische bijstand payroll + Juridische nieuwsbrief Juridische opleidingen Workshops Consultancy

17 HRM PROJECT CAPELO-DHG 1 7 Nieuwsbrief HRM 3- maandelijks Gratis Info over arbeids-en sociaal zekerheidsrecht specifiek voor lokale besturen Praktisch gebruiksinstrument Meer dan 800 abonnees over heel Vlaanderen Inschrijven via => inschrijven op nieuwsbrief

18 HRM PROJECT CAPELO-DHG 1 8 Juridische opleidingen Zowel voor klanten als niet-klanten Open opleidingen en in-house verschillende locaties in Vlaanderen Actualiteit en thematisch Sept-okt 2012: Voordelen alle aard en sociale premies in lokale besturen Voorjaar 2013: Basisopleiding personeelsmedewerker lokale besturen April 2013: Vakantieduur en vakantiegeld in lokale besturen Najaar 2013: Pensioenen Enkele meningen van cursisten Specificiteit naar lokale besturen = super Echt iets bijgeleerd / concreet Vlotte informele sfeer Aan te raden voor collega s

19 HRM PROJECT CAPELO-DHG 1 9 Workshops Sociale documenten (ziekteformulieren, LBO, aanmoedigingspremie, arbeidsongeval, ) Sociale actualiteit in lokale besturen: vaste 4-maandelijkse infosessie in januari, mei en oktober

20 HRM PROJECT CAPELO-DHG 2 0 Juridische consultancy Opstellen, aanpassen of nazicht RPR (Rechtspositieregeling) Binnenkort komen er opnieuw wijzigingen aan het RPB Referenties: OCMW Hasselt, Gemeente en OCMW Neerpelt, Opstellen, aanpassen of nazicht arbeidsreglement Referenties: Gemeente Diepenbeek, Gemeente Grobbendonk, Arbeidsorganisatie specifieke diensten Voor zwembaden, kinderopvang, gemeentelijke diensten, Referenties: Stad Geel, Gemeente Nijlen, Mobiele personeelsdienst Tijdelijke ondersteuning omwille van zwangerschap, LBO, ontslag, Referenties: Gemeente Heist o/d Berg, Gemeente Sint-Katelijne-Waver,

21 HRM PROJECT CAPELO-DHG 2 1 Nieuw: de legal scan Tewerkstellingsmaatregelen/RSZ-verminderingen/subsidies Worden voor alle personeelsleden de nodige RSZ-verminderingen, subsidies, toelagen, aangevraagd? Men kan duizenden euro s verminderingen en/of subsidies krijgen voor sommige personeelsleden. Voorbeeld: VOP, activa (PVP), jongeren, laaggeschoolden, SINE, herstructurering, Arbeidsovereenkomsten + beëindiging Zijn onze arbeidsovereenkomsten wettelijk in orde (studentenovereenkomsten, socioculturele overeenkomsten, vervangingsovereenkomsten, art. 60 er, )? Zijn alle opzegbrieven, ontslagbrieven, wettelijk in orde? Wij screenen dit en geven u concreet advies hoe u hierin kan optimaliseren

22 HRM PROJECT CAPELO-DHG 2 2 Digitale informatiebron betreffende arbeidswetgeving en sociaal zekerheidsrecht voor lokale besturen Onmiddellijk up-to-date Overal raadpleegbaar Met handige zoekfunctie en linken naar detailinformatie Overzicht arbeidswetgeving en sociaal zekerheidsrecht exclusief voor lokale besturen Specifieke zaken voor lokale besturen zijn opgenomen (vb. mandatarissen, statutairen, rustoorden, tewerkstellingsmaatregelen, ) Specifieke zaken voor de privé zijn niet opgenomen zodat er geen verwarring is omtrent regelgeving die van toepassing is (vb. outplacement, crisismaatregelen, brugpensioen (WLH met bedrijfstoeslag), tijdskrediet, )

23 HRM PROJECT CAPELO-DHG 2 3 Gratis Inhoud Nieuwsbrieven (+ archief) Info omtrent opleidingen Info omtrent consultancy Contactgegevens Betalende Inhoud = Juridische databank (=afgeschermd) Documenten Cijfers & bedragen Sociale gids Wetgeving Actualiteit (nieuwe wetgeving, recente rechtspraak, nieuwsfeiten, vooruitzichten, ) Alles op 1 plaats, overzichtelijk & gestructureerd

24 HRM PROJECT CAPELO-DHG 2 4 Referenties stad/gemeente Mechelen, Sint-Niklaas, Vilvoorde, Diksmuide, Boom, Zedelgem, Laarne, Waarschoot, Brasschaat, Grobbendonk, Diepenbeek, Westerlo, Opglabbeek, Mol, Zoersel, Tessenderlo, Nijlen, Ham, Nieuwerkerken, Neerpelt, As, Retie, Peer, Oud-Turnhout, Brecht, Gingelom, Stabroek, Hemiksem, Rumst, Vosselaar, Dilsem-Stokkem, Houthalen- Helchteren, Niel, Hechtel-Eksel, Maasmechelen, Halen, Meeuwen-Gruitrode, Merelbeke, Eeklo, Geel, Dessel, Balen, Heers, Putte, Liedekerke, Wijnegem, Boortmeerbeek, Sint- Katelijne-Waver, Kasterlee, Overijse, Heers, Borgloon, Bochelt, Maaseik, Bree Referenties OCMW Mechelen, Sint-Niklaas, Turnhout, Hasselt, Mol, Lier, Herentals, Oostende, Balen, Sint- Laureins, Grimbergen, Arendonk, Brasschaat, Nieuwerkerken, Neerpelt, Scherpenheuvel-Zichem, Sint-Truiden, Sint-Katelijne-Waver, Opglabbeek, Halen, Diepenbeek, Peer, Vosselaar, Zoersel, Maaseik, Geel, Lummen Referenties andere Provincie Limburg, Provincie West-Vlaanderen, Igean, IVCA,

25 HRM PROJECT CAPELO-DHG 2 5 Demo: Info: rhe@cipal.be

26 2 6 BELEIDSRAPPORTERING BINNEN HRM Ilse Daems MET DANK AAN ONZE SPONSOR

27 P&O STRATEGIE BEDRIJFSSTRATEGIE P&O KPI s Bedrijfs KPI s Duurzaam en strategisch HR beleid

28 HRM PROJECT CAPELO-DHG 2 8 Strategisch HR beleid is belangrijk We moeten evolueren van een uitvoerend naar een pro-actief beleid (verhouding operationele versus strategische taken moet in evenwicht zijn volgens hun toegevoegde waarde) Openbare sector = menselijk kapitaal Link naar BBC beleidsdoelstellingen ook vertalen naar HR-doelstellingen

29 Varen we op koers? Is er een positieve trend?

30 HRM PROJECT CAPELO-DHG 3 0 Meten is weten Cipal biedt oplossingen aan op de verschillende beleidsdomeinen Burgerzaken Financieel Grondgebiedzaken HRM Mid & Frontoffice Zorg & Welzijn De beleidsverantwoordelijken krijgen vaak gefragmenteerde info, manueel verzameld (papier, excel, ) De Athena suite biedt een centraal overzicht over alle domeinen via KPI-rapportering

31 HRM PROJECT CAPELO-DHG 3 1 KPI s van een duurzaam P&O beleid Meetbaar Correct Onmiddellijk beschikbaar Voorbeelden: Personeelsaantallen Personeelsbewegingen Verzuim Vorming Personeelskost Engagement Bedrijfsresultaat

32 Concreet biedt Athena web een antwoord op een aantal HR-vragen: Wat is de evolutie van het aantal VTE s (aanstelling/effectief/aanwezig)? Hoe zit het met de prestatie en afwezigheidsgraad, is er onder/overbezetting? Wat is de gemiddelde afwezigheidsduur, en onze Bradford factor? Welk effect heeft een indexering vanaf een bepaalde datum op ons personeelsbudget? Hoe evolueert de in- en uitstroom (zowel nieuwe als interne verschuivingen)? Management cockpit

33 Beleid Rapport HRM: opvolging aantal VTE s 3 3

34 Beleid Dashboard HRM: opvolging personeelsbudget 3 4

35 Beleid Rapport HRM: opvolging in/uitstroom 3 5

36 Beleid Rapport HRM: leeftijdsopbouw personeel 3 6

37 Beleid Rapport HRM: personeelsformatie 3 7

38 Voordelen: Webtoepassing (onbeperkt aantal users) van overal bereikbaar Datawarehouse (performantie, historiek, benchmarking, ) Open (niet enkel Cipal-toepassingen) Veilig (in de Cipal cloud: geen lokale investering) Gebaseerd op PENTAHO, nr 1 software in de markt inzake open source BI software Uitbreidbaar in KPI s en rapporten Geïntegreerde info over verschillende beleidsdomeinen mogelijk Management cockpit

39 3 9 COMPETENTIEMANAGEMENT ALS INTERACTIEF PROCES Hanne Vandoninck (Cipal) Luc De Bock (CC Consult) MET DANK AAN ONZE SPONSOR

40 4 0

41 HRM PROJECT CAPELO-DHG 4 1 Belang van competentiemanagement Voor de organisatie: het bereiken van strategische doelen Voor het individu: het bereiken van zijn persoonlijke doelen en uitoefening van zijn functie WIN-WIN SITUATIE

42 HRM PROJECT CAPELO-DHG 4 2 Voor de organisatie Competentiemanagement omvat het bepalen, efficiënt inzetten, evalueren en ontwikkelen van de competenties van de medewerkers zodat ze optimaal bijdragen tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen Organisaties met een sterk competentiebeleid scoren gemiddeld 35 tot 45% beter in hun vakdomein dan degenen zonder competentiebeleid (Bersin & Associates, What works in Enterprise Learning and Talent Management, February 2008)

43 HRM PROJECT CAPELO-DHG 4 3 Voor het individu Competentiemanagement schept duidelijkheid en commitment Reeds vanaf de recruteringsfase Maar eveneens binnen de verdere loopbaan (coaching, evaluatie, doorstroom, etc )

44 4 4

45 HRM PROJECT CAPELO-DHG 4 5 Focus Vandaag focus op de competenties binnen de cyclus van evaluatie (planning-functionering-evaluatie) als wisselwerking tussen de verschillende actoren e-aphrodite

46 HRM PROJECT CAPELO-DHG 4 6 CC Consult Adviesbureau, al meer dan 16 jaar Gevestigd in Brussel (St-Agatha-Berchem) Mensontwikkeling en organisatie-ontwikkeling Meer dan 240 lokale besturen en overheden in Vlaanderen Experten op verschillende domeinen: HR-deskundigen, organisatiedeskundigen, juristen, psychologen,

47 HRM PROJECT CAPELO-DHG 4 7 Mensontwikkeling Personeelsbeleid: competentie en resultaatgericht Selectie Vorming Onthaal Functiebeschrijving Ind. doelstellingenplan Evaluatie

48 Ontwikkelingscyclus PLANNINGSFASE INFORMELE FEEDBACK indiensttreding (nieuwe medewerkers) EVALUATIEGESPREK 31 december jaar 2 PLANNINGSGESPREK 1 januari jaar 1 aansluitend op het evaluatiegesprek INFORMELE FEEDBACK INFORMELE FEEDBACK EVALUATIEFASE FUNCTIONERINGSGESPREK - Op vraag van de evaluator of de geëvalueerde - Bij wijziging van functie - In proeftijd -Verplicht bij ongunstige evaluatie VOORTGANGSFASE

49 HRM PROJECT CAPELO-DHG 4 9 Samenwerking CC Consult - Cipal Personeelsbeleid indien niet geautomatiseerd papiermolen Moeilijk op te volgen Bestaande systemen Meestal privé geënt Weinig kennis van lokale besturen en RPR Logische stap naar samenwerking met CIPAL

50 HRM PROJECT CAPELO-DHG 5 0 Om af te sluiten The conventional definition of management is getting work done through people, but real management is developing people through work. Agha Hasan Abedi - stichter van de Bank of Credit and Commerce International (BCCI)

51 5 1 ROL VAN PERSONEEL & ORGANISATIE BINNEN HET NIEUWE WERKEN Ilse Daems MET DANK AAN ONZE SPONSOR

52 "Bij ons was een kostenoverweging de reden om aan Het Nieuwe Werken te beginnen." Verhuizing? De ideale HNW-kapstok HNW slecht voor bereikbaarheid en dienstverlening?

53

54 Het Nieuwe Werken: project aanpak Stap 1 Programma definitie Stap 2 Programma uitwerking ICT HR Proces Stap 3 Voorbereiding implementatie Stap 4 Implementatie

55 Stap 1 Programma definitie Vanuit de visie/strategie van het bestuur Wat betekent Het Nieuwe Werken voor u? Welke objectieven worden er vooropgesteld Kostenbesparing Aantrekkelijkheid als werkgever verhogen Medewerkerstevredenheid verhogen De belangrijkste elementen inventariseren en vertalen in een programma Cruciaal voor de aanvaarding en uitrol van het project! W.I.F.M.?

56 Stap 2 Programma uitwerking Omzetting van de visie in een concept = beschrijving van de toekomstige manier van werken alsook welke middelen daarvoor nodig zijn HR: telework policy, communicatieplan, criteria voor telewerkbaarheid, trainingsplan uitwerken, begeleiden veranderingsproces, Juridisch: bijlage aan het arbeidscontract specifiek met betrekking tot Het Nieuwe Werken, ICT user policy, verzekeringsaspecten, Facilities: Implementeren van kantoorinnovatie, hoeveelheid & type werkplekken en welk type van werkruimten, veranderingswerken coördineren, verhuis regelen, ICT: hardware, software, verbindingen, infrastructuur, helpdesk telewerkers,

57 Stap 3 Voorbereiding implementatie Sleutelfiguren opleiden om verandering om te zetten in realiteit: kunnen het doel van de verandering verwoorden zijn in staat om mensen te begeleiden in de verandering Trainingsaccenten : Inleiding tot veranderingsmanagement Voorbereiding van een verandering (VIRSAC-model) Reacties op een verandering (emo-diagram) Inleiding tot situationeel leiderschap (~ Hersey Blanchard diagram) Inleiding tot team-dynamiek (~ Hersey Blanchard diagram) Rol van de leider in een veranderingstraject (~ Maslow)

58 Stap 4 Implementatie Ondersteuning van de eindgebruikers in de verandering naar Het Nieuwe Werken door middel van 3 opleidingen: I. Het Nieuwe Werken algemene inleiding Kennismaking met Het Nieuwe Werken, vooringenomenheden wegnemen, demystifiëren, comfortgevoel vergroten II. Het Nieuwe Werken doelstellingen Het Nieuwe Werken in de specifieke context en de algemene visie en werking van het bestuur, duiding bij de doelstellingen van het project, algemene aanpak en verdere ondersteuning. Informeren & geruststellen i.v.m. de invoering van deze verandering III. Het Nieuwe Werken concrete vertaling naar de werk-context Wegwijs maken in HNW bij het bestuur in zijn 3 dimensies (BBB). Informeren wat Het Nieuwe Werken binnen het bestuur betekent + overzicht geven van (nieuwe) faciliteiten

59 Stap 4 Implementatie dimensie Bricks i. Dimensie Bricks (Facilities): invoering flexplekken & activiteit gerelateerde ruimtes Wat is flexwerken & wat zijn flexplekken? Verschil vast bureau: voor- en nadelen Clean Desk Activiteit gerelateerde ruimten: Waarom? Welke? Wanneer? Reservatie van ruimtes Optimaal gebruik maken van verschillende type werkplekken en ruimten

60 Stap 4 Implementatie dimensie Bytes ii. Dimensie Bytes (ICT): Het Nieuwe Werken mogelijk door ontwikkeling in ICT. Overzicht hard- en software met belangrijkste functionaliteiten; Overzicht gebruikerstrainingen nieuwe toepassingen (vb. instant communicator, unified communications, ) Plaatsonafhankelijk informatie beheren, archiveren en delen op veilige wijze Toelichten ICT policy Tussenkomst / regeling internet & telefoonkosten

61 Stap 4 Implementatie dimensie Behaviour iii. Dimensie Behaviour (Cultuur & Organisatie): = grootste en belangrijkste uitdaging bij implementatie Het Nieuwe Werken Telewerkbaarheid: voor iedereen? Criteria? Procedure? Controlegericht sturen versus Resultaatsgericht sturen Aansturen en aangestuurd worden op resultaten: Wat? Oorsprong? Doel? Impact? Telewerk Policy: overlopen en belang goede afspraken benadrukken Vertrouwen: basisvoorwaarde voor Het Nieuwe Werken: Waarom? Hoe vertrouwen in elkaar stimuleren?

62 Cruciale rol bij de afdeling Personeel & Organisatie Recrutering, selectie & onthaal Beheren van personeelsdossiers Loonadministratie Opleiding & ontwikkeling Organisatie-advies Carrièreplanning (HR)-juridische ondersteuning Evaluatie & functionering Management by Objectives

63 6 3 ROADMAP BU HRM & LONEN Ilse Daems MET DANK AAN ONZE SPONSOR

64 Business Unit HRM & Lonen: samenwerkingsmodel Payroll competence center Full service secretariaat voor loonverwerking (RSZPPO) Legal competence center HR Competence Center Juridische ondersteuning aan de personeelsdienst HR- software oplossingen & diensten

65 HR Business portfolio: nieuwe & vernieuwde services HR-scan Opleiding evaluatie- en functioneringsgesprekken Project & uitrol Het Nieuwe Werken Loonoptimalisatie (extra legale voordelen) Mobiele personeelsdienst Personeelsbegroting

66 Roadmap in software ontwikkeling Vorming Competentiemanagement Digitale loonfiche Ziektekrediet & Verlofrechtberekening Sociale documenten Capelo Integratie externe systemen

67 6 7 BEDANKT MET DANK AAN ONZE SPONSOR