Vakbekwaamheid. Geen toestand maar een continu proces

Transcriptie

1 Vakbekwaamheid Geen toestand maar een continu proces Vakbekwaamheid is een proces van continu leren waar een formele initiële training maar een klein aspect van is. Voor gemeentelijke crisisfunctionarissen die niet dagelijks in crisissituaties opereren is het belangrijk dat activiteiten worden ondernomen voor het behouden en verder ontwikkelen van competenties, kennis en vaardigheden. Wie zijn wij Wij zijn vijf studenten van het Master programma Management of Learning aan de Universiteit van Maastricht. Samen vormen wij een projectgroep en werken samen met het Instituut Fysieke Veiligheid in Arnhem. Het IFV heeft ons gevraagd om ons te buigen over het vraagstuk vakbekwaam blijven van crisisfunctionarissen. Acht weken hebben wij de tijd gekregen om ons te verdiepen in het onderwerp, zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen en daar bruikbare conclusies en aanbevelingen uit af te leiden. Universiteit Maastricht Eline Euwe Tessa Jussen Geoffrey de Kock Sabrina Ulrich Maike Will Contactpersoon IFV Sylvia Stronkhorst Kennismakelaar M E sylvia.stronkhorst@ifv.nl Waar gaat het project over? Momenteel heeft het merendeel van gemeentelijke crisisfunctionarissen een initiële training gevolgd om vanuit hun rol adequaat te handelen tijdens crisissituaties. Vanuit het IFV bestaan er geen georganiseerde, uniforme richtlijnen die de veiligheidsregio s en gemeentes bij kunnen staan op het gebied van vakbekwaam blijven van deze functionarissen. Hoe zorgt men dat deze mensen, niet alleen na de training, maar op ieder moment voldoende voorbereid zijn op crisissituaties? Dit project heeft daarom als doel advies en aanbevelingen te geven over de manier waarop mensen die initieel zijn opgeleid voor hun rol binnen de kolom Bevolkingszorg hun vakbekwaamheid kunnen onderhouden en blijven ontwikkelen. In het project hebben we ons gefocust op drie specifieke rollen, namelijk de Algemeen Commandant, de Officier van Dienst en de Omgevingsanalist. 1

2 Aanpak De structuur van het project is gebaseerd op de metafoor van een tempel. De drie pilaren van de tempel vormen de basis en de argumentatie waar vervolgens uit verschillende bronnen relevante informatie is verzameld. Deze pilaren bevatten de ingrediënten voor een visie en concrete aanbevelingen. De verzameling van informatie Pilaar I Een uitvoerig academisch literatuuronderzoek naar alle belangrijke concepten rondom het vraagstuk vakbekwaam blijven in de specifieke context van de kolom bevolkingszorg. Pilaar II Inzichten van andere hulpverleningsdiensten zoals de Brandweer, Politie en GHOR en Opgeschaalde Zorg. Deze informatie is verzameld door middel van acht interviews met werknemers en documenten die allemaal gerelateerd zijn aan het onderwerp vakbekwaamheid binnen de betreffende instantie. Pilaar III Een inventarisatie van leerbehoeftes en eigen ideeën van gemeentelijke crisisfunctionarissen die momenteel al een rol als Officier van Dienst, Algemeen Commandant of Omgevingsanalist vervullen. Voor deze pilaar hebben we twaalf gemeentelijke crisisfunctionarissen geïnterviewd. Bouwend op de pilaren Een visie Een van de belangrijkste uitgangspunten van het IFV is uiteindelijk om een visie te creëren op het vakbekwaam blijven van crisisfunctionarissen. Een integratie van de drie pilaren geeft ingrediënten voor deze visie waar IFV vervolgens zelf mee aan de slag kan. Aanbevelingen Volgend vanuit de visie ( wat? ) zijn de aanbevelingen gericht op specifieke activiteiten ( hoe? ) waar veiligheidsregio s, gemeentes of het IFV werkelijk iets mee kunnen. 2

3 IFV s Visie Onze Aanbevelingen: Onze Ingrediënten voor een visie: - Systeem van continu (leven lang) leren (formeel, informeel en sociaal leren) - Gestandaardiseerd en bottom-up ontwerp (betrek gebruikers van het systeem in het ontwerpproces) - Rekening houdend met de crisis context en de specifieke leerbehoeftes van de gemeenteofficieren - Gedeelde verantwoordelijkheid tussen individu, gemeente, veiligheidsregio en het IFV Pilaar I Pilaar II Pilaar III Het geleidelijk achteruitgaan van vaardigheden door onvoldoende gebruik leidt tot een noodzaak voor continu leren. Continu leren zou ontworpen moeten worden als een systeem van formeel, informeel en sociaal leren. Verantwoordelijkheid zou gedeeld moeten worden tussen het individu en de organisatie. Vakbekwaam blijven is ook een individuele verantwoordelijkheid. Manieren om vakbekwaam te blijven kunnen formele leeractiviteiten (simulaties), informele leeractiviteiten (elearning) en sociale leeractiviteiten (samenwerking & kennisdeling) omvatten. Een aanpak voor een systeem zou gestandaardiseerd moeten zijn en organisch moeten groeien. Ondanks het gevoel te hebben goed voorbereid te zijn op een eventuele crisis, zien gemeentefunctionarissen de noodzaak van continu leren door toepassing en ervaring om competenties te onderhouden.. Functionarissen verschillen in leerbehoeftes en activiteiten die men al onderneemt. De gemeente zou het proces moeten ondersteunen en faciliteren o.a. door er tijd voor vrij te maken. 3 Fig. 1: Een schematische weergave van de ingevulde tempelstructuur zoals deze ook in het rapport wordt weergegeven

4 Ingrediënten voor een visie Gebaseerd op de integratie van de drie pilaren, concluderen wij dat vakbekwaam blijven een continu proces is dat een systematische en gestandaardiseerde aanpak vereist. Niet alleen het behouden van competenties, vaardigheden en kennis is belangrijk, ontwikkelingen in het werkveld moeten ook bijgehouden worden. Deze systematische aanpak zou uniform en bottom-up georganiseerd moeten zijn, om acceptatie te bevorderen en ervoor te zorgen dat alle veiligheidsregio s en gemeentes in dezelfde mate voorbereid zijn op crisissituaties. Daarnaast zou deze cyclus van continu leren verschillende aspecten moeten bevatten: formele, informele en sociale leeractiviteiten waarin de specifieke crisis context centraal staat. Ook reflectie op eigen en team- prestaties speelt een belangrijke rol. Deze leeractiviteiten zouden ook flexibel en aanpasbaar moeten zijn, rekening houdend met de verschillende leerbehoefte van iedere functionaris. Ten slotte hebben we ondervonden dat de hoofdverantwoordelijkheid voor het vakbekwaam blijven bij het individu ligt, maar dat deze ook de kans gegeven zou moeten worden om competenties te behouden en verder te ontwikkelen binnen zijn/haar gemeente. Het creëren van deze kansen dus de organisatie van leeractiviteiten zou in samenwerking moeten gebeuren met de verschillende gemeentes, de veiligheidsregio en het IFV. Concrete verantwoordelijkheden binnen deze organisatie moeten nog verder gespecificeerd worden. Verder Onderzoek Uit ons onderzoek kwamen vele interessante inzichten naar voren betreffende vakbekwaam blijven van gemeentelijke crisisfunctionarissen. Zoals ieder onderzoek heeft ons project echter ook limitaties. Voordat IFV werkelijk een visie kan creëren is het allereerst waardevol om onderzoek te doen naar het gevoel van noodzaak over vakbekwaam blijven binnen gemeentes. De verantwoordelijke voor dit onderzoek zou bij voorkeur iemand moeten zijn met een achtergrond en eigen ervaring in crisissituaties, om een zo breed en duidelijk mogelijk beeld te krijgen van wat er leeft binnen de verschillende gemeentes. Daarnaast zou een grotere steekproef bijdragen aan resultaten die zo veel mogelijk te generaliseren zijn en die bovendien een groter draagvlak kunnen creëren. In ons huidig onderzoek geven functionarissen aan zich allemaal voldoende voorbereid te voelen op een eventuele volgende crisissituatie. De vraag is of dit ook werkelijk het geval is. Een volgende aanbeveling voor verder onderzoek is dus gericht op het daadwerkelijk meten van het competentieniveau. Een andere oplossing van een betere weergave op het gevoel voorbereid te zijn, zou het gebruik van anonieme surveys kunnen zijn, waardoor de neiging om sociaal wenselijke antwoorden te geven bij ondervraagden wordt afgenomen. Pas als duidelijk is in hoeverre gemeentes een gevoel van noodzaak ervaren en ook de veiligheidsregio s betrokken worden bij het onderzoek en inventariseren van ideeën, kan er worden nagedacht over de verdeling van specifieke verantwoordelijkheden m.b.t. het proces van continu leren en daarop volgende specifieke leeractiviteiten. 4

5 Aanbevelingen om deze visie te realiseren Op basis van de informatie uit de drie pilaren, suggereren wij de volgende aanbevelingen om de visie te realiseren: Formeel leren Formele training zorgt ervoor dat dat de officier leert te presteren onder tijdsdruk in een stressvolle omgeving. Daarbij zorgt training ervoor dat gedrag geroutineerd wordt waardoor tijdens crisissituaties op juiste gedragspatronen wordt teruggevallen. Ook leren functionarissen de processen kennen m.b.t. crisisincidenten en samenwerking in teamverband. > Simulaties: Enerzijds kan dit multidisciplinair georganiseerd worden door de veiligheidsregio s. Deze trainingen zouden verplicht moeten zijn en frequent plaats moeten vinden (1 à 2 keer per jaar). Ten slotte moeten deze trainingen geëvalueerd worden. > Follow-up training: Anderzijds kan follow-up training plaatsvinden die toegespitst is op de individuele leerbehoeften van de functionaris en de kerncompetenties die benodigd zijn in crisissituaties. Informeel leren Informeel leren richt zich op het leren op de werkplek, door o.a. het leren van incidenten waar de officier zelf geen rol in heeft gespeeld. Dit kan door observatie, bijv. dat de Omgevingsanalist zelf de media scant om na te gaan hoe er wordt gereageerd/wat er wordt gecommuniceerd bij een incident buiten zijn eigen gemeente. Daarnaast gaven sommige functionarissen aan dat de benodigde competenties in crisissituaties overeenkomen met die van het dagelijkse werk. Om dit extra te stimuleren stellen wij het gebruik van een e-learning tool of een mobiele applicatie voor. Door deze tools wordt er meer bewustzijn van crisisbeheersing gecreëerd. Deze tool geeft de mogelijkheid om gebruik te maken van praktijkcasussen met bijbehorende (test)vragen. Niet alleen geeft dit de officier de mogelijkheid om in een tijd naar zijn keuze aan zijn competentieniveau te werken, maar weet IFV ook welke praktijkcasussen er behandeld worden, dat een uniforme aanpak in de regio s bevordert. Sociaal leren Leren is LEUK! Om sociaal leren te stimuleren, suggereren wij dat de focus van leeractiviteiten op de leuke aspecten van leren moet komen te liggen. Door uit de werk- of klasomgeving te treden, kan er worden gekozen om activiteiten te organiseren op een inspirerende plek, zoals training in de Efteling. Ons onderzoek wees namelijk uit dat wanneer mensen uit hun dagelijkse omgeving worden gehaald, ze meer open staan voor leerervaringen en er minder druk ligt op presteren. Dit bevordert kennisdeling, dat wordt gezien als een van de grootste mogelijkheden om te leren. Kennisdeling kan ook plaatsvinden tijdens informele bijeenkomsten binnen gemeentes, of door het aanbieden van seminars/workshops. Door het gebruik van een mentor systeem kunnen de meer ervaren functionarissen tips & tricks geven aan de minder ervaren functionarissen. Het mentor-systeem kan ondersteund worden door het aanwijzen van zogenaamde Piket-Partners, zodat de mentor en leerling beiden dienst hebben gedurende een crisis en deze dan ook samen kunnen evalueren. Ten slotte kan het 5

6 gebruik van e-learning, een mobiele applicatie of social media snelle communicatie stimuleren. Daarnaast hoeft samenwerking en de uitwisseling van kennis niet alleen binnen gemeentes plaats te vinden. Door crisis evaluatie meetings van andere gemeentes (of zelfs nabijgelegen veiligheidsregio s te bezoeken, kunnen officieren inzichten opdoen door te leren van de best practices en eventuele fouten. Daarnaast bevelen we aan dat officieren die niet direct training hoeven te volgen, een figurantenrol kunnen spelen in de multidisciplinaire training van (andere) gemeentes/regio s. Naast de mogelijkheid om in een dergelijke (simulatie)crisis omgeving te zijn, geeft dit ook de mogelijkheid voor kennisuitwisseling en een netwerk op te bouwen. Tussentijdse Assessments Periodieke assessments geven inzicht in het huidige competentieniveau van de gemeentefunctionaris evenals in zijn eventuele leerbehoefte. Dit kan door middel van: > Tussentijdse toetsen: via training en/of (schriftelijke) her-tentamens. > Feedback meetings na oefeningen en/of crisisincidenten. > Collega s een anonieme survey in te laten vullen. > Het gebruik van competentiescans. Reflectie Ons onderzoek wijst uit dat wanneer mensen pauze nemen om te kijken wat er goed gaat en wat er verbeterd kan worden, dit een positieve invloed heeft op daaropvolgende prestaties. In (multidisciplinair) teamverband is het belangrijk dat er een open sfeer wordt gecreëerd waarin mensen zich veilig voelen om vragen te stellen, feedback te geven en te ontvangen. > Individuele reflectie kan plaatsvinden door het schrijven in dagboeken, het gebruik van 360 feedback of het gebruik van de STARR methode. Ten slotte is het belangrijk dat feedback te allen tijde positief wordt benadrukt, dus feedback moet altijd constructief zijn en gericht zijn op concreet gedrag. > Teamreflectie kan tijdens een evaluatie van een crisis of training helpen om de processen in teams te verbeteren. > Door het gebruik van zogenaamde leerarena s kunnen externe professionals helpen door te reflecteren op het proces en daar specifieke leerbehoeftes aan te koppelen. Multi-platform e-learning Ons onderzoek wijst uit dat technologie een significante rol speelt in het linken van formele en informele manieren van leren. Door initiatieven als het nieuwe werken en verschillende werkuren van de gemeentefunctionarissen, zijn werknemers niet langer altijd op het werk. Door het gebruik van e-learning kunnen mensen op een andere plek, op een tijd die hen het beste uitkomt er voor kiezen om te leren. Het e-learning systeem kan informatie verschaffen over trainingen en competenties en evaluaties bevatten van trainingen en incidenten. In combinatie met bijv. Quiz-vragen kan dit de periodieke assessments van de officieren ondersteunen. Ten slotte, werkt een uniform e-learning systeem mee aan kennisdeling, het opbouwen van een netwerk en het up-to-date houden van gemeenteofficieren over eventuele nieuwe ontwikkelingen binnen crisisbeheersing en bevolkingszorg. 6

7 Aanvullende informatie Uit de drie verschillende pilaren kwam ook naar voren dat: > Motivatie van functionarissen belangrijk is. Crisisbeheersing is een werkveld waar je affiniteit mee moet hebben om goed te kunnen functioneren en te investeren in competentieontwikkeling. > De selectieprocedure de allereerste stap is om te beoordelen of functionarissen geschikt zijn om een van de rollen te vervullen. Buiten het inventariseren van al bestaande competenties, vaardigheden en kennis kan men ook de motivatie van het individu al peilen. Op dit moment worden niet alle crisisfunctionarissen gekozen op basis van een gedegen selectieprocedure. > Bijna alle geïnterviewde personen geven aan dat een van de waardevolste uitkomsten van verschillende gevolgde leeractiviteiten het opbouwen van een netwerk is. Als men elkaar tijdens een crisissituatie al kent, bevordert dit niet alleen de communicatie, maar wordt ook het proces van samenwerking in teams versoepeld en versneld. N.B. Deze brochure is een korte weergave van de resultaten van ons project. Voor alle bevindingen, argumentatie en onderbouwing, evenals voor uitgebreide inhoud van de drie pilaren verwijzen wij naar het volledige rapport. 7