Verslag stuurgroep ikz

Transcriptie

1 Verslag stuurgroep ikz Aanwezig: Alain Slock, Brigitte Laceur, Frances Van Belle, Hilde Van den Biesen, Marian Claeys, Mieke Van Durme, Monique van Malderen, Patrick Seys, Simonne Auman Verontschuldigd: Bart Gijbels, Lieven Vernaeve, Patrick Seys, William Govaert Agenda: 1. Verslag vorige stuurgroep Opvolging invoering veranderingsacties 3. Zelfevaluatie Ter goedkeuring Ter bespreking Ter bespreking Blz. 1 Blz. 1;3 Blz. 2,4 Volgende vergadering: Prinsenhof, , 09u00 tot 17u00 1 Verslag vorige stuurgroep ikz Document(en): verslag d.d Volgende indicatoren worden n.a.v. het overlopen van het verslag nog aangepast De aanwezigheid van een vraaggestuurd en individueel handelingsplan biedt meer garantie voor zorg op maat (dossier) Met de cliënt wordt regelmatig (en zeker bij een tussentijdse evaluatie) afgetoetst in welke mate de hulpverlening voldoende aansluit bij zijn hulpvraag en zijn verwachtingen (dossier) Marian vraagt of er een bepaalde rangorde vastligt i.v.m. gradaties van ingrijpende hulpverlening. Vanuit de regelgeving is dit niet het geval, binnen Artevelde werd er vroeger wel een continuüm aan hulpverlening uitgeschreven maar dit dateert van een tijd terug. Ambulante hulp is minder ingrijpend dan residentiële, anonieme laagdrempelige hulpverlening is minder ingrijpend dan ambulante hulpverlening,. Wat wordt er bedoeld met de organisatie van de deelwerking houdt rekening met de kwetsbaarheid van het doelpubliek? Dit is een indicator die Lieven toegelicht heeft vanuit de werking van het bijstandsteam: kort op de bal kunnen spelen, elke hulpverlener kan inspringen voor elke cliënt, niet werken met afspraken, regeling permanentie, keuze locatie.zijn eventueel voorbeelden 2 Opvolging invoering veranderingsacties 2.1 Vorming klachtenprocedure Data interne vorming worden later vastgelegd De eterne vorming voor teambegeleiders vindt plaats op 07/09/04 i.s.m. alle Oost- Vlaamse CAW s 2.2 Signalen Het jaaroverzicht wordt rond gedeeld zodat de stuurgroep een zicht heeft op de reeds ontvangen knelpunten. Binnenkort zullen de signalen op de website terug te vinden zijn. Gemaakt op 1/07/04 1/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

2 Aangezien de toelichting in een database opgenomen wordt, is het belangrijk om de omschrijvingen kort te houden Niet bedoeld voor interne signalen Een signaal werd niet op het formulier ingevuld en daardoor ontbreken er enkele gegevens. Noël vraagt na bij Oikonde of dit signaal van hen afkomstig is. 2.3 Vernieting dossiers Sommige teams hebben reeds zakken opgehaald op het secretariaat, andere teams wachten nog op een bericht. Blijkbaar zijn er geen duidelijke afspraken gecommuniceerd met de teams. 2.4 Opvolgingsschema Zie volgende bladzijde 3 Zelfevaluatie Document(en): SG zelfevaluatie smk_indicatoren.pdf Schema op volgende bladzijden (vanaf blz. 4) Aangezien sommige indicatoren niet van toepassing zijn voor bepaalde teams spreken we af dat het team ook niet van toepassing kan invullen. De formulieren moeten uiterlijk 4 oktober binnen zijn om nog verwerkt te kunnen worden, maar mogen ook al vroeger ingediend worden. 3.1 Bespreking Starten vanaf smk 1.7. We komen terug op de afspraak om interessante cases te bundelen in het kader van schending integriteit en beroepsgeheim. Er is wel een weergave hiervan in de teamverslagen. Patrick vraagt de indicator mbt beschrijving van de inzet van materiële en personele in het handboek te schrappen. Dit hoort volgens hem niet in het handboek maar wel in de boordtabellen en het masterplan. Toch worden we vanuit de overheid verplicht op de inzet van materiële en personele middelen ook in het handboek op te nemen onder de conditionele elementen. Indien mogelijk proberen we het in het handboek vrij algemeen te houden en verwijzen daar naar de respectievelijke documenten. N.a.v. hiervan wordt ook de vraag gesteld of dit zaken zijn die onder de bevoegdheid van de stuurgroep vallen? Nee, de invulling van alle conditionele elementen (zoals missie, doelstellingen, organogram en inzet middelen) behoren inhoudelijk niet tot de bevoegdheid van de stuurgroep, de stuurgroep dient er enkel over te waken dat deze info correct wordt weergegeven in het handboek. Gemaakt op 1/07/04 2/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

3 VERANDERINGSACTIES Gestart = S Uitgevoerd= U HD JWW Contrapuntr Genderstichting CSV OBT Schelp Transithuis JAC BWJ Wip VLAM VOC Klemensw. Vluchthuis AOC Kemensw H. Prins Albert Oikonde SOC BEWO Bijstandsteam Centrale Coörd. PRIVACY Teams informeren over gewijzigde afspraken U U U U U U S U U U U U U U U S U U U U U Vertalingen S U Vernietiging dossiers na 5 of 10 jaar (gender,hsd,jww) S S S nvt S S S S S S S S S S S S S S S S EVALUATIE EN BIJSTURING WERKING Opgenomen in de planning U U S U U U U U S U U U S U S U S S S S U Documenten aanpassen op basis van de evaluatie U PERSONEELSBELEID Procedure beoordelingsgesprekken Functieprofielen SIGNALEREN Vast agendapunt Jaaroverzicht Database verwerking signalen S S U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U S VTO-beleid Gekende planning interne vorming doorgegeven U U U U U U S S U U U U U U U U S U U U U Inventariseren gegevens 2003 U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U Lijstje met vormingsinitiatieven U Tussentijds opvragen van gegevens 2004 S Database eterne vorming op website KLACHTENPROCEDURE Vorming medewerkers Bestellen voorlichtingsmateriaal SAW Gemaakt op 1/07/04 3/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

4 Gebruikersgerichte hulpverlening SECTORSPECIFIEKE MINIMALE KWALITEITSEISEN scoren: B = beschreven en aanwezig A = aanwezig maar niet beschreven O = in ontwikkeling N = niet aanwezig Score INDICATOREN Kruis de indicatoren die gerealiseerd worden in je team of op caw-niveau aan Indien een indicator voor jouw team niet van toepassing is noteer je nvt Team CAW 1. 7 De voorziening beschrijft hoe ze rechtstreeks en zonder afspraak bereikbaar en toegankelijk is Aantal uren rechtstreeks toegankelijk (niet op afspraak) per deelwerking (boordtabellen) 1. 8 De voorziening besteedt aandacht aan de bereikbaarheid en de toegankelijkheid buiten de kantooruren De openingsuren staan duidelijk vermeld op de gevel van de gebouwen van de deelwerking, voorzover anonimiteit niet noodzakelijk is In de folder voor doorverwijzers staan de openingsuren waarop men rechtstreeks toegankelijk is duidelijk vermeld In de folder voor cliënten staan de openingsuren waarop men zonder afspraak terecht kan op de deelwerking duidelijk vermeld Op de website staan de openingsuren waarop men zonder afspraak terecht kan op de deelwerking duidelijk vermeld De manier waarop de werking rechtstreeks toegankelijk is wordt De openingsuren worden duidelijk en correct vermeld op het antwoordapparaat Het CAW beschikt over een oproepsysteem voor cliënten in begeleiding binnen de thuislozensector (gsm-permanentie op prestatiestaten) 1. 9 De voorziening besteedt aandacht aan de fysieke, CAW Artevelde voorziet een 24 u permanentie voor crisishulpverlening Aantal uren dat het centrum open is buiten de kantooruren (boordtabellen) De deelwerkingen zijn bereikbaar met het openbaar vervoer, ma. 10 minuten te voet van de halte ( info op website ) Minstens één gespreksruimte in toegankelijk voor rolstoelgebruikers in de ambulante deelwerkingen Het centrum beschikt over minstens één residentiële plaats voor mannen en één voor vrouwen die toegankelijk is voor rolstoelgebruikers Op vraag van de cliënt is het mogelijk om een afspraak buiten de eigen deelwerking aan huis te regelen (folder cliënt) Gemaakt op 1/07/04 4/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

5 culturele en psychologische aspecten van bereikbaarheid en toegankelijkheid voor haar doelgroepen Een voorziening mag geen hulpverlening weigeren wegens het financieel onvermogen van de gebruiker De voorziening respecteert middels een klachtenprocedure het klachtenrecht van de gebruiker De sfeer en de inrichting van de ruimtes waar cliënten ontvangen worden zijn uitnodigend aangekleed neutraal kaderend binnen ons doelgroepenbeleid CAW Artevelde licht heeft zijn werking doorgelicht op drempels (verslag procesgroep diversiteit) In het beleidsplan is er een operationele doelstelling opgenomen m.b.t. het optimaliseren van de toegankelijkheid voor specifieke doelgroepen (beleidsplan OD30) De inrichting van de lokalen latenat het voeren van vertrouwelijke gesprekken toe (apart gespreksruimten, isolatie,.) De cliëntbijdrage voor begeleidingen houden steeds rekening met het inkomen, voor inkomens onder het socio-vitaal minimumde 798 euro is de begeleiding steeds gratis (afsprakennota cliëntbijdrage) De aanwezigheid van een samenwerkingsprotocol met de VVSG De ambulante hulpverlening in het kader van onthaal is steeds gratis In het kwaliteitshandboek is een procedure voor klachtenbehandeling en -registratie uitgeschreven De affiche over de klachtenprocedure hangt in de wachtzaal en/of gang De folder met info over de klachtenprocedure ligt in de wachtzaal en/of gang Het klachtenformulier ligt in de wachtzaal en/of in de gang Aantal ingevulde klachtenformulieren Het klachtenregister Gemaakt op 1/07/04 5/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

6 Maatschappelijke aanvaardbaarheid SECTORSPECIFIEKE MINIMALE KWALITEITSEISEN scoren: B = beschreven en aanwezig A = aanwezig maar niet beschreven O = in ontwikkeling N = niet aanwezig Score INDICATOREN Kruis de indicatoren die gerealiseerd worden in je team of op caw-niveau aan Indien een indicator voor jouw team niet van toepassing is noteer je nvt Team CAW 2. 1 De voorziening onderzoekt de mogelijkheid en de CAW Artevelde heeft een werkgroep "vrijwilligerswerk" wenselijkheid om vrijwilligers in te schakelen in de dienst- en hulpverlening Het CAW beschikt over een strategische doelstelling "het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid" in het beleidsplan (SD10) Aantal ingezette vrijwilligers (boordtabellen) 2. 2 De voorziening beschikt over een procedure Het CAW beschikt over een procedure "gevaar voor schade integriteit" in het handboek waarin wordt vastgelegd welke acties worden ondernomen wanneer de hulpverlener een ernstig vermoeden heeft dat de integriteit van de gebruiker of derden in het gedrang komt Het CAW beschikt over een deontologisch stappenplan (bijlage handboek IKZ) 2. 3 De voorziening signaleert op een systematische wijze vastgestelde tekorten en behoeften. Het centrum heeft een neerslag van relevante cases (teamverslag en/of apart document) Het CAW beschikt over een procedure "systematisch signaleren" in het handboek Zij formuleert voorstellen aan de diverse beleidsniveaus en instanties met betrekking tot de maatschappelijke positie van de doelgroep Aantal ingevulde signaleringsformulieren Signaleren staat systematisch op de agenda van interne vergaderingen (verslagen team, coördinatieoverleg en directiecomité) Aanwezigheid van een jaaroverzicht met alle gesignaleerde tekorten en knelpunten De aanwezigheid van een signaleringsrapport Het CAW formuleert regelmatig voorstellen aan diverse beleidsinstanties via regionaal overleg (verslagen) Het jaarverslag voor het ministerie bevat een aantal beleidsvoorstellen die voortvloeien uit of samenhangen met gesignaleerde tekorten en behoeften Gemaakt op 1/07/04 6/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

7 Doeltreffendheid SECTORSPECIFIEKE MINIMALE KWALITEITSEISEN scoren: B = beschreven en aanwezig A = aanwezig maar niet beschreven O = in ontwikkeling N = niet aanwezig Score INDICATOREN Kruis de indicatoren die gerealiseerd worden in je team of op caw-niveau aan Indien een indicator voor jouw team niet van toepassing is noteer je nvt Team CAW 3. 1 De voorziening formuleert een In het beleidsplan is de missie van CAW Artevelde opgenomen opdrachtsverklaring In het kwaliteitshandboek is de opdracht (missie) van CAW Artevelde beschreven en maakt die bekend Op de website is de missie van CAW Artevelde vermeld 0 Op de folder voor doorverwijzers is de missie vermeld 0 Op de folder voor cliënten is de missie vermeld 3. 2 De voorziening legt haar doelgroepenbeleid vast waarin de doelgroepen worden omschreven CAW Artevelde beschikt over een beleidsplan waarin haar doelgroepenbeleid opgenomen is de keuze ervan verantwoord De keuze voor de doelgroepen worden verantwoord in het beleidsplan 0 en geactualiseerd op basis van de inzichten in Het doelgroepenbeleid wordt geëvalueerd in het kader van de procedure "systematische de actuele welzijnsnoden evaluatie en bijsturing van de werking" In het kader van de beleidsplanning worden de doelstellingen geactualiseerd n.a.v. elk nieuw beleidsplan 3. 3 De voorziening omschrijft De doelstellingen m.b.t. de specifieke doelgroepen worden omschreven in het beleidsplan en actualiseert periodiek haar doelstellingen ten In het kader van de beleidsplanning worden de doelstellingen geactualiseerd n.a.v. elk aanzien van de specifieke doelgroepen nieuw beleidsplan 3. 4 De voorziening treft maatregelen om specifieke doelgroepen actief te bereiken 3. 5 De voorziening evalueert systematisch en op geregelde tijdstippen de werking, het doelgroepenbeleid, de doelstellingen,... en gebruikt het resultaat van de evaluatie voor de bijsturing van het beleid en de hulpverlening In het handboek IKZ beschrijft CAW Artevelde "de maatregelen om specifieke doelgroepen te bereiken" In het handboek IKZ beschrijft CAW Artevelde de procedure voor "het systematisch evalueren en bijsturen van de werking" Elke deelwerking evalueert jaarlijks haar werking (beknopt evaluatieverslag) Aanwezigheid van beknopte evaluatieverslagen (bureau coördinator) Verslag van de evaluatiebespreking op het coördinatieoverleg Gemaakt op 1/07/04 7/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

8 (evalueert systematisch en op geregelde tijdstippen) het functioneren van de medewerkers In het handboek IKZ beschrijft CAW Artevelde de procedure voor "het evalueren van het functioneren van de medewerkers" CAW Artevelde voorziet beoordelingsgesprekken voor het beëindigen van de proeftijd, bij wijziging van de functie en bij dysfunctioneren van de medewerker De datum van het beoordelingsgesprek in het personeelsdossier Verslagen beoordelingsgesprekken (bureau directeur coördinator) Doelmatigheid SECTORSPECIFIEKE MINIMALE KWALITEITSEISEN scoren: B = beschreven en aanwezig A = aanwezig maar niet beschreven O = in ontwikkeling N = niet aanwezig Score INDICATOREN Kruis de indicatoren die gerealiseerd worden in je team of op caw-niveau aan Indien een indicator voor jouw team niet van toepassing is noteer je nvt Team CAW 4. 1 Het centrum zet een voldoende aantal Het CAW besteedt minimaal 70 % van zijn subsidie-enveloppe aan personeel in functie van zijn doelstellingen en deskundige medewerkers in om haar doelstellingen te realiseren 4. 2 Het centrum ontwikkelt een vormings-, trainingsen opleidingsbeleid (VTO-beleid) voor alle medewerkers en voert dit uit De inzet van personele middelen wordt beschreven in het handboek IKZ De inzet van personele middelen wordt beschreven in de boordtabellen Het CAW beschikt over functieprofielen Het CAW beschikt over een uitgeschreven selectieprocedure in het handboek IKZ Voor de selectie van teambegeleiders, coördinatoren en directie is een eterne screening voorzien in de aanwervingsprocedure Het CAW voert een VTO-beleid In de begroting wordt jaarlijks een budget voorzien voor VTO-activiteiten Het CAW beschikt over een visietekst m.b.t. VTO-beleid De afspraken m.b.t. tot het aanvragen en volgen van eterne vorming zijn opgenomen in de bijlagen van het handboek IKZ CAW beschikt over een planmatige aanpak van VTO-activiteiten (handboek IKZ) Er is een planningskalender op de website van artevelde In de begroting wordt jaarlijks een budget voorzien voor VTO-activiteiten Gemaakt op 1/07/04 8/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

9 4. 3 Het centrum zorgt ervoor dat medewerkers voldoende zijn opgeleid voor de opdrachten die ze vervullen en dat ze worden begeleid in hun functioneren 4. 4 De voorziening die vrijwilligers inzet, biedt hen een aangepaste omkadering 4. 5 De organisatie, de infrastructuur en de hulpmiddelen zijn aangepast aan de doelgroepen, de opdracht en de medewerkers in functie van een efficiënte en discrete hulpverlening VTO-noden van individuele medewerkers worden geïnventariseerd op de teamvergadering (verslag teamvergadering) De registratie van gevolgde interne en eterne vormingen (jaarverslag ministerie) Tijdens de aanwervingsprocedure wordt het minimum aan vereiste opleiding omschreven in het profiel In het kwaliteitshandboek is een procedure voor het begeleiding van medewerkers voorzien Minstens om de 18 maanden is er een functioneringsgesprek met de directe leidinggevende (datum in personeelsdossier) Er is een introductiebrochure voor nieuwe medewerkers Er wordt steeds iemand aangeduid om de medewerker te begeleiden tijdens de introductieperiode (verslag team of directiecomité) In het functieprofiel van de directe leidinggevende is de begeleiding van medewerkers als opdracht opgenomen Voor de vrijwilligers wordt interne vorming georganiseerd CAW Artevelde heeft een verantwoordelijke voor het vrijwilligersbeleid aangeduid Het VTO-beleid heeft ook betrekking op vrijwilligers CAW Artevelde heeft in haar beleidsplan doelstelling(en) geformuleerd m.b.t. omkadering van vrijwilligers Er wordt steeds iemand aangeduid als verantwoordelijke in de deelwerking voor de begeleiding en vorming van de vrijwilliger (genoteerd in vrijwilligerscontract) Alle vrijwilligers beschikken over een vrijwilligerscontract Vrijwilligers zijn verzekerd volgens de wettelijke bepalingen Gespreksruimten zijn voldoende geïsoleerd zodanig dat gesprekken niet kunnen gevolgd worden door medewerkers of cliënten buiten de gespreksruimte Deelwerkingen die een onthaalfunctie hebben beschikken over een volwaardige wachtruimte De organisatiestructuur is voorwaardescheppend voor een efficiënte hulpverlening (teambegeleiders, teamvergadering, ) Gemaakt op 1/07/04 9/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

10 4. 6 Het centrum neemt de nodige maatregelen voor de fysieke veiligheid en de hygiëne van de gebruikers en de medewerkers De inzet van materiële middelen is beschreven in het kwaliteitshandboek De infrastructuur wordt beschreven in het masterplan Per begeleidingsgesprek wordt minimum 30 minuten tijd voorzien in de afsprakenagenda en/of werkrooster Hulpverleners beschikken over een infotheek ter ondersteuning van hun werk Er is minstens 1 computer per 5 hulpverleners beschikbaar In elke gespreksruimte is er een telefoon aanwezig De opvangcentra beschikken over geschikte kamers naargelang de doelgroep (volgens regelgeving VIPA) Het CAW beschikt over een preventieadviseur (organogram) CAW Artevelde beschikt over een comité voor preventie en bescherming op de werkplek De aanwezigheid van een actieplan brandveiligheid De aanwezigheid van een procedure bij gevaar voor schade integriteit in het handboek IKZ CAW Artevelde beschikt over een procedure voor geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk m.b.t. werknemers, werkgever en eternen (bijlage arbeidsreglement) CAW Artevelde heeft een interne en eterne vertrouwenspersoon aangesteld in het kader van bovenstaande procedures (introductiebrochure) Het CAW beschikt over een register feiten van geweld waarvan medewerker in contact met het publiek slachtoffer zijn Het CAW beschikt over een risicoanalyse (onderdeel globaal preventieplan) Het CAW heeft een systeem van noodpermanenties (schema noodpermanenties DC) Lokalen worden regelmatig gepoetst door de logistieke medewerkers of door een eterne organisatie (contracten) Elke deelwerking beschikt over afzonderlijke toiletten voor personeel en doelpubliek Elke deelwerking die werkt voor een gemengde doelgroep beschikt over afzonderlijke toiletten voor mannen en vrouwen De ambulante werkingen voldoen aan de VIPA-normen De opvangcentra voldoen aan de VIPA-normen Elke kamer in een opvangcentrum beschikt over een lavabo Er is minstens 1 douche / 10 bewoners aanwezig in de opvangcentra Gemaakt op 1/07/04 10/11 Gemaakt door Brigitte Laceur

11 4. 7 De organisatie voorziet in een leidinggevende functie en in een functieomschrijving voor al zijn medewerkers 4. 8 De voorziening bepaalt in welke gevallen en op welke manier een cliëntendossier moet worden bijgehouden 4. 9 De voorziening voorziet in de samenwerking en overleg, intern en etern, met relevante actoren voor de realisatie van de doelstellingen en opdrachten De voorziening pleegt op geregelde tijdstippen etern overleg met het oog op de participatie aan een ruimer en gecoördineerd welzijns- en maatschappelijk beleid Het CAW beschikt over een organogram waarin alle leidinggevende functies zijn opgenomen Het CAW beschikt over een functieomschrijving voor alle functies zijn medewerkers (handboek IKZ) In het kwaliteitshandboek is een procedure voor dossiervorming beschreven De dossiers beantwoorden aan de omschreven procedure In het kwaliteitshandboek worden de structurele interne overlegorganen beschreven Het jaarverslag voor het ministerie omvat een overzicht van alle structurele samenwerking met eterne partners Het jaarverslag voor het ministerie omvat een overzicht van alle eterne overlegorganen waaraan CAW Artevelde participeert Het jaarverslag voor het ministerie omvat een overzicht van alle eterne overlegorganen waaraan CAW Artevelde participeert Continuiteit SECTORSPECIFIEKE MINIMALE KWALITEITSEISEN scoren: B = beschreven en aanwezig A = aanwezig maar niet beschreven O = in ontwikkeling N = niet aanwezig 5. 1 De hulpverleners organiseren een begeleide en voorbereide overdracht van de individuele hulp- en dienstverlening, en dit in situaties waarin verschillende hulp- en dienstverleners betrokken zijn, die elkaar vervangen of opvolgen. De eterne overdracht van de individuele hulp- en dienstverlening gebeurt, waar mogelijk, met instemming van de gebruiker en met voorafgaande afspraken van terugkoppeling. Score INDICATOREN Kruis de indicatoren die gerealiseerd worden in je team of op caw-niveau aan Indien een indicator voor jouw team niet van toepassing is noteer je nvt Het CAW beschikt over een procedure voor de "overdracht van de dienst- en hulpverlening" in het kwaliteitshandboek Afspraken m.b.t. de overdracht worden genoteerd in het dossier De overdracht wordt vooraf met de cliënt besproken volgens de afspraken opgenomen in het document minimale afspraken Afspraken m.b.t. de overdracht worden genoteerd in het dossier Team CAW Gemaakt op 1/07/04 11/11 Gemaakt door Brigitte Laceur