Voor deze opdracht zal de Vrije Universiteit optreden als aanbestedende instantie conform art 19 van de wet van 24/12/1993 op de overheidsopdrachten

Transcriptie

1 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET LEVEREN EN PLAATSEN VAN EEN High brilliance X-ray generator and detector for macromolecular crystallography OP DE CAMPUS ETTERBEEK VAN DE VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL BESTEK : VUB/VIB/2010/1 Aanbestedende instantie: Vrije Pleinlaan, Tel.: 02/ Fax: 02/ Dit bestuur staat in voor de betalingen Voor deze opdracht zal de Vrije optreden als aanbestedende instantie conform art 19 van de wet van 24/12/1993 op de overheidsopdrachten Wijze van gunning: algemene offerteaanvraag voor levering en plaatsen Wijze van prijsbepaling: Globale prijs wordt gegeven in Euro. Opening van de offertes: Plaats: Pleinlaan 2, toegang gebouw M- 1 ste verdieping - lokaal M108 Dag en uur: 28/07/2010 om 14 uur. Ontwerper en contactpersoon: Vrije / VIB Prof. Dr. Han Remaut Pleinlaan, Gebouw E, kamer 4.20b, tel: fax: mail:han.remaut@vub.ac.be 1

2 ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN 1. Wetgeving Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze levering de bepalingen van toepassing van: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (BS van 22 januari 1994), aangevuld met errata (BS van 25 februari 1997) Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken (BS van 26 januari 1996), aangevuld met errata (BS van 25 februari 1997) Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en bijlage, houdende de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken). De wet van 04/08/1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk Alle latere aanvullingen op voormelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking. 2. Algemene inlichtingen Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering gebeuren door Prof. Dr. Han Remaut, Structural Biology s, Vrije, Coördinaten zie hoger Plaats van levering en installatie VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL Pleinlaan, Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen Vakgroep DBIT Onderzoeksgroep SBB Gebouw E, Kamer E4.15, 2

3 Rondgang Er is geen verplichte rondgang voorzien. Een plaatsbezoek van de omgevingsruimte met betrekking tot de plaats van levering en installatie kan aangevraagd worden bij hogervermelde contactpersoon. 3. Uitsluitingscriteria Een inschrijver wordt uitgesloten als hij: failliet is of in vereffening wordt gesteld een gerechtelijk akkoord heeft aangevraagd of als het hem werd toegestaan zijn verplichtingen inzake de betaling van sociale zekerheidsbijdragen niet is nagekomen zijn verplichtingen inzake de betaling van belastingen niet is nagekomen verkeerde informatie heeft gegeven in het kader van de huidige procedure 4. Technische bekwaamheid (KB 8/1/1996 Art 45) Teneinde de technische bekwaamheid van de inschrijver na te gaan, moeten bij de offerte volgende documenten worden gevoegd: Een referentielijst van klanten met vermelding van de aard en hoeveelheid van de geleverde gelijkaardige toestellen. 5. Opdracht in percelen (Wet van 24 december artikel 18 en KB van 08 januari artikel 101) De opdracht is opgesplitst in twee percelen: de apparatuur en het onderhoudscontract. De inschrijver is verplicht voor elk perceel een offerte in te dienen. De aanbestedende instantie behoudt zich het recht voor het perceelbetreffende het onderhoudscontract niet toe te wijzen. Indien beide percelen worden toegewezen dan gebeurt dit aan eenzelfde leverancier. De inschrijver kan zijn offerte aanvullen met prijsverminderingen of verbeteringsvoorstellen in geval van samenvoeging van beide percelen waarvoor een offerte wordt ingediend. 3

4 6. Prijsbepaling Alle prijzen worden gegeven in Euro. Ten aanzien van de vaststelling van de prijs wordt onderhavige overeenkomst per perceel beschouwd als een opdracht volgens globale prijs (KB 08/01/ art. 86, lid 2). Elementen die in de prijzen inbegrepen zijn: De inschrijver is geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering wegen, te hebben inbegrepen, in het bijzonder: Voor perceel 1: De kosten voor verpakking, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren. De kosten voor het lossen, het uitpakken en het stapelen op de plaats van de levering. De kosten voor documentatie en opleiding voor een groep VUB medewerkers inzake standaard gebruik en onderhoud van de apparatuur. De kosten, voor het monteren en het bedrijfsklaar maken van de installatie en van alle bijkomende apparatuur, die nodig zijn om aan te tonen dat de apparatuur volledig voldoet aan de technische vereisten. De tol- en accijnsrechten en om het even welke belasting, met uitzondering van de BTW. De wettelijk verplichte keuringen en de oplevering. Voor perceel 2: Het onderhoudscontract 7. Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver baseert zich voor de offerte op het bij het bestek horende technisch eisenprogramma. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek horende model is. De offerte wordt in één exemplaar en één kopie (artikel 103 KB van 08/01/1996) opgemaakt. Het technisch eisenprogramma en de bijlagen moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. 4

5 Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. 8. Bij te voegen bescheiden De inschrijver moet bij zijn inschrijving de volgende stukken voegen: een ondertekende begeleidende brief het volledig ingevulde en ondertekende inschrijvingsformulier documenten die de identiteit van de ondertekenaars aanduiden en hun mandaat bewijzen aanduidingen waaruit blijkt dat de inschrijver over voldoende financiële en economische draagkracht beschikt, zoals: passende bankverklaringen voorlegging van de jaarrekeningen van de inschrijver, over de laatste 3 boekjaren * een verklaring betreffende de totale omzet over de laatste 3 boekjaren een attest van de R.S.Z. van het voorlaatste kwartaal (*) en voor buitenlandse inschrijvers een attest afgeleverd door de bevoegde overheid, waaruit blijkt dat er voldaan is aan de verplichtingen tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar de inschrijver gevestigd is de documenten waaruit de technische bekwaamheid blijkt cfr. punt 4 supra. de documenten inzake uitsluitingscriteria cfr. punt 3 supra. technische specificaties en documentatie van het aangeboden materiaal. Een verklaring betreffende het voldoen van de locatie (lokaal E4.15) aan de technische vereisten voor installatie en gebruik van de apparatuur voor binnenlandse inschrijvers worden deze documenten door de aanbestedende instantie via elektronische weg opgevraagd en dienen niet toegevoegd te worden. 5

6 9. Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte, eventueel verbeterd door de aanbestedende instantie in overleg en akkoord met de inschrijver, gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes. 10. Indienen van de offerte De offerte moet worden geschoven in een gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend; de verwijzing naar het dossier nummer van het bestek zoals vermeld op de eerste pagina van dit bestek: BESTEK VUB/DBIT/2010/1 (NIET OPENEN) Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag geschoven worden in een tweede omslag met de vermelding: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend; de verwijzing naar het dossier nummer van het bestek zoals vermeld op de eerste pagina van dit bestek: BESTEK VUB/DBIT/2010/1 (NIET OPENEN) Het is verboden verschillende offertes in te dienen onder één omslag De offerte dient toegezonden naar of overhandigd te worden (tegen ontvangstbewijs) op het volgend adres : Vrije Aankoopdienst Lokaal M307 Pleinlaan, Opening van de offertes De openbare zitting, voor de opening van de offertes heeft plaats op de datum en plaats vermeld op pagina 1 van dit bestek onder voorzitterschap van de Facility Manager van de VUB. 6

7 Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór de opening van de zitting. Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. (KB art. 104, lid 3) en de aanbestedende instantie aan de inschrijvers nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing 7

8 12. Gunningcriteria Op deze levering zijn volgende gunningcriteria, met puntentoekenning, van toepassing: de kostprijs van de apparatuur, inclusief de onderhoudskost voor een periode van 5 jaar indien het perceel onderhoudscontract wordt toegewezen (30 punten) performantie van de apparatuur in functie van de beoogde toepassingen: - opname van hoge kwaliteit data op goed diffracterende stalen (stalen van gemiddeld 1-2 x10 6 micron 3 die diffracteren met een minimale resulotie van 2.5 Å op synchrotron undulator lijnen, bv. Proxima-1, SOLEIL), - screenen van zwak diffracterende stalen (stalen van 1-2 x10 6 micron 3 die diffracteren met een minimale resolutie van 12 Å op synchrotron undulator lijnen, bv. Proxima-1, SOLEIL), - snelle doorstroom bij opname van routine stalen (bv. eiwit inhibitor complexen, 2 x10 6 micron 3 groot met minimale diffractie van 2.5 Å op synchrotron undulator lijnen, bv. Proxima-1, SOLEIL) (20 punten) Globale flexibiliteit en inzetbaarheid van het systeem: gebruikskost, energieverbruik, beheer, ondersteuning op afstand, onderhoudsgemak, flexibiliteit van de geleverde software. (20 punten) Duurzaamheid van het systeem: - mogelijkheid tot upgrade van het systeem in functie van nieuwe technologische ontwikkelingen, - upgrade van de begeleidende software zoals vastgelegd in de offerte (20 punten) Leveringstermijn van het geplaatst, operationeel systeem en training (10 punten) 13. Prijsherziening Prijsherzieningen zijn uitgesloten. 8

9 14. Betaling Mits aanvaarding van het geleverde materiaal en diensten door de aanbestedende instantie zal de betaling van de facturen gebeuren binnen de 60 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag waarop de aanbestedende instantie de verklaring van schuldvordering heeft ontvangen, dit conform art. 15 1, 1, 2 en 3 van het KB van Garantieperiode De garantieperiode bedraagt minstens 1 jaar na de voorlopige oplevering. Het betreft hier een volledige garantie tegen materiaaldefecten en constructiefouten. Alle herstellingskosten, verplaatsingskosten inbegrepen, maar met uitzondering van verbruiksgoederen, vallen ten laste van de leverancier. Periodes van inactiviteit, wegens defecten of slechte werking van de apparatuur, die werden gemeld aan de leverancier hebben een verlenging van de garantieperiode tot gevolg gelijk aan de totale periode van inactiviteit. 16. Documentatie en opleiding De gebruikers- en onderhoudshandleidingen zijn opgesteld in het Nederlands of in het Engels. Zij worden samen met de apparatuur geleverd. Voor wat betreft het standaard gebruik en onderhoud van de apparatuur is een opleiding voor de medewerkers van de onderzoeksgroep inbegrepen. 17. Leveringstermijn De levering, installatie en het testen van de apparatuur dient zo vlug mogelijk te gebeuren na ontvangst van de bestelling. Het ogenblik van levering dient vermeld in de offerte. Indien de levering in verschillende stappen gebeurt dan wordt de globale leveringsperiode gebruikt voor de evaluatie nav de gunning. 18. Voorlopige oplevering De testen ter plaatse hebben zowel betrekking op de installatie en de werking van de apparatuur als op de gebruiksmogelijkheden en documentatie. De VUB zal de leverancier bijstaan bij het aansluiten van de apparatuur aan het elektriciteitsnet. Zodra de testen aantonen dat de geleverde en geplaatste apparatuur voldoet aan alle technische vereisten zoals vermeld in het hoofdstuk technische specificaties, en correct functioneert, zal de apparatuur worden opgeleverd. Indien dit niet het geval 9

10 is dan heeft de aanbestedende instantie het recht om het contract te verbreken. Bij verbreking van het contract vallen alle kosten ten laste van de leverancier. 19. Onderhoudscontract (perceel 2) De offerte moet vergezeld worden van een voorstel van onderhoudscontract na afloop van de garantie op de toestellen. Het omvat de aard en organisatie van deze dienstverlening met bv. het aantal onderhoudstechnici en de hoeveelheid wisselstukken die ter beschikking gehouden worden voor de verschillende functionaliteiten van de apparatuur. De verplaatsingskosten van de medewerkers van de leverancier die instaan voor het onderhoud is inbegrepen in het vaste bedrag van het onderhoudscontract Het onderhoud dient vlot en snel te worden uitgevoerd. Het onderhoudscontract vermeldt de reactietijd voor nazicht en herstellingen. Bijlage: Technisch eisenprogramma. Inschrijvingsformulier 10

11 BIJLAGE 1 Technische beschrijving perceel 1 Equipment specifications Absolute demands System is highly reliable and assembled by one responsible supplier who garantees operational setup and servicing X-ray generator for macromolecular crystallography, providing minimally 1 exit port for high intensity X-rays in the energy range kev. X-ray optics and collimator for X-ray focusing and monochromatization, yielding a high brilliance X-ray beam of 100 to 300µm diameter and maximal divergence of 10mRad at the point of crystal centering. A strong emphasis is put on maximal flux, maintaining minimal divergence. Control over divergence setting is important. High magnification video microscope for crystal centering. Goniometer for single crystal diffraction experiments in rotation mode. Advantage will be given to multi-axis goniometers for maximal control over crystal orientation. CCD detector with minimal active area of 135 mm. Emphasis is put on sensitivity. CDD detector needs to be mounted on a support that allows motor driven crystal detector distance control and detector swing-out along 2theta for detection of high angle reflections. Cooler units and vacuum pumps to operate full setup mentioned above. Shielding cabinet for X-ray absorption conform s region, Belgian and EU legislation such as to allow user operation in the same room as equipment. Computer and software for coordinated control of goniometer, detector and X-ray shutters to allow continuous operation of sliced rotation mode diffraction experiments. Software for data collection strategy, acquisition, indexing, integration and scaling, (taking full advantage of the multi-axis goniometer if applicable). Detector output compatible or convertible to image format readable by common protein crystallography data processing programs (XDS, Mosflm, HKL2000). Removal of existing X-ray generator (Rigaku H2R). Extended guarantee and low cost service contracts o The user must have the possibility to sign for a service contract. o Cost per year for different types/levels of service contracts must be offered separately Software upgrades need to be inclusive Training on machine operation and routine maintenance. 11

12 Considered as advantage Compatibility to future technological developments with respect to: o higher intensity X-ray output o automation of sample handling o increased X-ray output / energy input ratio o Software upgrades Compatibility to future extension with complementary techniques in physical analysis of macromolecular samples that use X-rays in the kev energy range, for example biosaxs. 12

13 BIJLAGE 2 VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL Facility Management Pleinlaan INSCHRIJVINGSFORMULIER Aanbestedende instantie: Vrije Pleinlaan Opdracht: ALGEMENE OFFERTE AANVRAAG VOOR HET LEVEREN EN PLAATSEN VAN EEN High brilliance X-ray generator and detector for macromolecular crystallography OP DE CAMPUS VAN DE VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL Offerte nr.: VUB/DBIT/2010/1 De ondergetekende (naam en voornamen): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (land, gemeente, straat, nummer): Ofwel De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Verbindt of verbinden zich op zijn/haar of op hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot: 13

14 Perceel 1:de levering en plaatsing van een High brilliance X-ray generator and detector for macromolecular crystallography Perceel 2 een bijbehorend onderhoudscontract voor een periode van 5 jaar En dit tegen de volgende kostprijzen: Perceel 1:Tegen de globale prijs, (in cijfers - exclusief BTW): (in letters - exclusief BTW): Perceel 2:Tegen de globale prijs, (in cijfers - exclusief BTW): (in letters - exclusief BTW): Euro Euro Euro Euro A. Inlichtingen betreffende de inschrijver: Inschrijving bij de R.S.Z.: nr(s). BTW (alleen in België): nr(s). B. De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door: Overschrijving op rekening nr.: Van de volgende financiële instelling:.. Geopend op naam van:.. C.(Voor de buitenlandse aannemers) Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in artikel 90 4 van het KB van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers. Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) (of omtrent de hier inschrijvende vennootschap) inwinnen bij andere instellingen. D. Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: De bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van de onderhavige aanneming moeten worden voorgelegd. Gedaan te., de..; De inschrijver(s) 14