Vijf p s voor een geslaagde debatavond: Een goed debat doet wonderen

Transcriptie

1 Vijf p s vr een geslaagde debatavnd: Een ged debat det wnderen Je vereniging is al lang actief rnd een lkaal prbleem, maar ze krijgt geen gehr bij het lkale bestuur. Je zekt naar een manier m dit prbleem aan een grter publiek bekend te maken. En m reacties van rechtstreeks betrkken persnen (wijkbewners, bestuur, experts) te krijgen p de prbleemanalyse en plssingen die je vereniging vrstelt. Een klassiek, maar uiterst effectief middel hiervr is een debatavnd. Z n avnd plan je niet zmaar. Met een vijfstappenplan willen we je helpen bij de rganisatie van een debatavnd. De 5 P s (Prduct, Prijs, Plaats, Prmtie, Persneel), dat zijn de tverwrden vr een geslaagde debatavnd. Deze vijf stappen hef je weliswaar niet chrnlgisch f vlledig te vlgen. Alle nderdelen van dit vijfstappenplan kunnen je afznderlijk inspiratie bieden bij de vrbereiding en uitvering van de debatavnd. En ze kunnen k tegepast wrden bij de rganisatie van infavnden f andere gespreksfrmules. Want een ged debat f gesprek det sms wnderen. De belangrijkste tips ver het rganiseren van debat en infavnden vind je achteraan de inffiche. 1. Prduct Bij de start stel je eerst vijf simpele vraagjes. Op basis hiervan rganiseer je de debatavnd. WAT? Rnd welk milieuthema/prbleem willen we mensen uit nze gemeente uitndigen p nze debatavnd? WAAROM? Met welk del willen we een debatavnd rganiseren? WIE? Welke mensen/verenigingen mgen hier niet p ntbreken? WANNEER? Op welk tijdstip kunnen we de debatavnd best rganiseren? HOE? Ok de vrm van de debatavnd is belangrijk. He gaan we nze ideeën verbrengen? He kunnen we hierp reacties lsweken bij de mensen uit de zaal? Krtm, he maken we er een interactieve discussieavnd van. Wat Juw vereniging heeft zijn tanden gezet in een milieudssier. De schepen heeft echter geen ren naar juw klachten. Maar leeft dit prbleem k bij andere mensen in de gemeente? En heeft juw vereniging hierver al signalen pgevangen? Bewegingswerk Inffiches Activiteiten 1

2 Vrbeeld Een debatavnd rnd het nieuwe ruimtelijk structuurplan van juw gemeente is misschien van essentieel belang vr de tekmst van de gemeente, maar dit zal slechts een beperkte grep van ingewijden aanspreken. Een debatavnd ver de ruimtelijke ntwikkeling van een wijk f deelgemeente kan een grter publiek interesseren. Kmt er al dan niet een plein met wat gren in de buurt, wat gebeurt er met de verkeersafwikkeling, enz dat zijn vragen waar k de mdale burger mee bezig is. Milieubeleid is drgaans een cmplexe materie. Als je dit vertaalt p niveau van de leefwereld van de mensen, dan zullen ze zich vlugger aangesprken velen, want het gaat ver hun wijk, hun straat, hun nmiddellijke leefmgeving en niet ver abstracte plannen. De deelnemers van de avnd heven dan k geen expert te zijn m mee te kunnen discussiëren. Niet enkel het nderwerp, maar k de manier waarp je hierver cmmuniceert maakt een grt verschil. Bij de prmtie van de debatavnd met je hier k aandacht aan besteden (zie verder bij puntje 4. prmtie). Waarm Andere belangrijke vraag in de beginfase is: Waarm wil juw vereniging een debatavnd rganiseren? Omdat de vereniging hierin een zekere traditie en bekendheid heeft pgebuwd Om infrmatie en kennis uit te wisselen en verzamelen Om de standpunten van de vereniging ruimer bekend te maken en hiervr een grter draagvlak te creëren Om een beleidseis meer kracht bij te zetten Om nieuwe bestuursleden en/f vrijwilligers te rekruteren, enz Als je met de debatavnd een beleidseis nder de aandacht van de lkale f hgere verheid wil brengen, met je zelf ged de eisen van juw vereniging in mensentaal kunnen verwrden. Ng beter is als je de eis p een f andere manier kan kwantificeren. Dit kan je dr vr f p de debatavnd een bevraging te rganiseren ver het milieuprbleem in kwestie. Meer inf ver bevragingsacties lees je p Bewegingwerk Inffiches Acties: Vijf p s vr een geslaagde straatactie: De milieubeweging p straat Tips vr deur-aan-deurbezeken: De milieubeweging klpt bij u aan Wie Liggen er mensen wakker van dit prbleem in je gemeente? Zijn er mede-, vr-, tegenstanders rnd dit dssier? Prbeer een z n ged mgelijk beeld te vrmen ver de delgrep en he zij de prblematiek beleven. Het is belangrijk m p een participatieve manier de debatavnd te rganiseren en de ervaringsdeskundigheid van direct betrkkenen aan bd te laten kmen. Als 2 Vijf p s vr een geslaagde debatavnd

3 het prbleem bij een grte grep mensen te gevelig ligt en de kans grt is dat de gemederen plaaien (bijv. bij nteigeningsplannen) dan pas je best de vrm (frmule) van juw debatavnd aan (zie verder bij puntje he). Wanneer Bij de vrbereiding hu je k best rekening met het tijdstip van de debatavnd. Een debatavnd start in de week best m 19u30-20u. In het weekend rganiseer je dit best de zndagmiddag. Aanvangsuur is dan bij vrkeur 14u00. De activiteit mag hgstens twee uur duren. Een drsnee publiek is immers niet gewn m vr lange tijd nnderbrken aandachtig te luisteren. En je checkt tensltte k best de gemeentelijke website, infkrant en andere kanalen f er geen andere activiteiten zijn gepland. He Naast het nderwerp is k de vrm van de debatavnd belangrijk m tt een gede interactie ver het prbleem te kmen. Verschillende elementen spelen hierbij een rl: Sprekers: Milieuprblemen zijn vaak heel cmplex. Daarm is het belangrijk dat je gede sprekers uitndigt die p een heldere en bevattelijke manier de prblematiek uit de deken kunnen den. Hiervr mag je altijd cntact pnemen met de stafmedewerker lkale werking van BBL, niclas.de.baere@bblv.be. Hij zekt dan uit f er iemand uit de milieusectr f administratie deskundig is in de materie. En het verenigingensteunpunt Tandem heeft een ruime lijst van interessante sprekers rnd diverse milieuthema s p hun website: Presentatievrmen: Niet alleen wat de sprekers zeggen, maar k he ze het zeggen, wie het zegt, wanneer, enz speelt een belangrijke rl in de infrmatieverdracht. Bewegingswerk Inffiches Activiteiten 3

4 Enkele tips: beperk de spreektijd van de sprekers: 10 à 15 minuten is vldende. Reserveer zeker ruimte vr vragen uit de zaal. beperk het aantal sprekers in het panel: 3 à 4 sprekers is het maximum. Laat dan k enkel de belangrijkste prtagnisten en standpunten aan bd kmen: pr, cntra, de verrzaker en/f mgelijke prbleemplsser, een direct betrkkene, vlgrde van sprekers: sms is dit belangrijk m de histriek van het prbleem p een lgische manier te schetsten. audivisueel materiaal: vraag aan de sprekers f ze hun vrdracht willen stfferen met slides, pwerpint-vrstelling, vide, dia s, enz Het is swies interessant m de prblematiek visueel vr te stellen want dit drbreekt het meer inhudelijke prgramma en zrgt dat de aandacht van de deelnemers wrdt vastgehuden. mderatr: traditineel is er k een vrzitter f beter mderatr die de avnd aan elkaar praat, bijkmende vragen aan de sprekers stelt en de discussie uit de zaal in gede banen leidt. Een prfessinele mderatr (bijv. Tv-jurnalist) vraagt wel al snel een hnrarium van enkele hnderden eur s en een verplaatsingsvergeding. Maar vaak is deze kst geen verbdige luxe m van de debatavnd een succes te maken. Als het budget van de vereniging beperkt is, kan k een lkale jurnalist f iemand van de vereniging zelf deze taak p zich nemen. Dit lid met wel ervaring hebben met het leiden van een grep. Als de vereniging f het lid in kwestie een uitgesprken standpunt heeft ver de prblematiek pteer je tch best vr een externe mderatr. inleider: Vaak is het beter dat iemand van de vereniging de debatavnd inleidt en het prbleem schetst m dan het mdereren ver te laten aan een prfessinal. participatieve methdieken: Participatie uit de zaal is nit helemaal te vrspellen. Traditineel is er een vraag- f discussiernde na de bijdrage van de sprekers. Als je de delgrep van de avnd ged kent, kan je de meeste reacties en geveligheden wel inschatten. Maar als de mgelijkheid bestaat dat de vragen- f discussiernde ntsprt, kan je k verwegen m een schriftelijke vraagstelling te rganiseren. De deelnemers meten hierbij hun vragen nteren en in een vragenbus depneren. Tijdens de pauze kan de mderatr f vrzitter de meest relevante vragen schiften en/f greperen. Op deze manier ben je zeker dat de discussie gerdend zal verlpen. De mderatr kan k met stellingen werken, die eventueel al p vrhand aan de sprekers zijn bezrgd. Het verenigingensteunpunt Tandem heeft de afgelpen jaren veel ervaring pgebuwd met participatieve methdieken. Op vind je enkele methdieken en tips, zals interactieve fiets- en wandeltchten die je met een debatfrmule kan cmbineren. 2. Prijs De prijs is de rganisatiekst die de vereniging met maken vr de debatavnd. Bij de vrbereiding maak je daarm altijd een ntwerpbegrting p met een gedetailleerd verzicht van uitgaven en inkmstenpsten. En je duidt een verantwrdelijke vr de financiën aan. Hij/zij zrgt ervr dat tegenver de uitgavenzijde geneg inkmsten staan. De mgelijkheden zijn 4 Vijf p s vr een geslaagde debatavnd

5 legi: spnsring, subsidies allerhande, verkp drank tijdens de pauze, We raden af m entreegeld te vragen. UITGAVEN Aankp materiaal Huur materiaal Transprtksten Verzendingksten Drukwerk en lay-ut Decratie Drank en catering Website Muziek en animatie Infrmatiestand Verzekering en veiligheid Huur lkaal Persneelsksten Overheadksten (kpies, telefn, verwarming, ) INKOMSTEN Eigen middelen van de vereniging Subsidies van de verheid Inkmsten van drank en catering Inkmsten uit verkp van gadgets Spnsring in natura f financieel Giften Aangezien je met de debatavnd een grt publiek wil bereiken, kan het vr de lkale middenstand interessant zijn m dit initiatief mee te spnsren. In ruil vr reclame vr de lkale handelaar genereer je nieuwe inkmsten vr de vereniging. Dit kan in natura f financieel zijn. Vrbeeld: De buurtbakker biedt gratis enkele pralines aan vr bij de kffie. Of de plaatselijke elektrzaak geeft een krting p de verhuur van een LCD-prjectr. In ruil vr deze spnsring mag de bakker zijn nieuwe gebakjes aanprijzen tijdens de pauze, f plaats je het lg van de elektrzaak p de website en/f uitndiging vr de debatavnd. Andere frmules zijn in nderling verleg mgelijk. Wanneer je de gemeente k vr een financiële bijdrage wil aanspreken, de je dit best z vreg mgelijk bij de vrbereiding. De spnsringbudgetten liggen vaak reeds lang vast en zijn niet z snel vrij te geven. Als de gemeente spnsrt, zal ze wellicht k haar zegje willen hebben ver de invulling van de avnd. Ok het Verenigingensteunpunt Tandem vrziet subsidies tt 500 eur als je de debatavnd samen met de milieuraad en/f het gemeentebestuur rganiseert. Alle praktische infrmatie lees je p hun website, 3. Plaats Het kiezen van een gede lcatie is afhankelijk van een cmbinatie van factren: bereikbaarheid, inkleding en infrastructuur van de zaal. Het is swies aan te raden m eerst een persnlijk Bewegingswerk Inffiches Activiteiten 5

6 bezek aan de lcatie te brengen en m je te vergewissen van de vr- en nadelen. Enkele tips: gede ligging en bereikbaarheid met penbaar verver (aut en parkeermgelijkheden) de lcatie is illustratief vr de prblematiek wegbewijzering van p de straat naar de zaal de capaciteit van de zaal zaalindeling (theatersetting, vierkant, ) die interactie met sprekers bevrdert drank en naamkaartjes vr de sprekers prmstand aan de ingang. Mensen kunnen er hun cntactgegevens achterlaten f meer infrmatie krijgen, zals een vrstellingsflder van de vereniging f een infmap. catering f drankvrziening (zrg vr bilgische hapjes en drankjes f fair trade prducten). Hiervr cntacteer je best de lkale VELT-afdeling f Wereldwinkel. aanwezigheid van audivisuele infrastructuur (micr/lpmicr, laptp en beamer, verheadprjectr, verlengkabels, ). Is deze niet aanwezig dan kan je dit k meestal huren bij de gemeente f prvinciale diensten. Je reserveert deze testellen best ruimschts p vrhand. - West-Vlaanderen: - Antwerpen: - Vlaams-Brabant: - Ost-Vlaanderen: - Limburg: 4. Prmtie Er zijn verschillende mgelijkheden m de debatavnd aan te kndigen. Inhud en vrm spelen een belangrijke rl in het verbrengen van juw prmtiebdschap naar de begde delgrep. En k f je met andere verenigingen samenwerkt vr de rganisatie van de debatavnd. Zij kunnen immers via hun kanalen een ander delpubliek aanspreken. Swies zet je best een mix aan cmmunicatiemiddelen in (flder, affiche, website, persbericht, etc ). Want het is beter m drie keer met verschillende media prmtie te veren, dan bijvrbeeld één dure massaflder in elke brievenbus te psten. Andere prmtiemiddelen zijn veel gedkper. En dr het herhalingseffect blijft de bdschap beter en langer hangen. 6 Vijf p s vr een geslaagde debatavnd

7 Cmmunicatiemix: Uitndigingsflder f pamflet Je met swies de vlgende zaken vermelden: datum en dag van de week lcatie sprekers prgramma duur catering bedeling van de avnd inschrijf- f antwrdstrk (indien ndig) verantwrdelijke uitgever en een cntactgegevens van de vereniging (cntactpersn, telefn, , website, etc ) Niet p de penbare weg gien aub Je kan de flder f pamflet zelf bussen in de wijk f in de hele gemeente. Dit laatste is heel tijdrvend en niet altijd even lnend. Als juw vereniging niet ver een buspleg beschikt, kan je de flders via de pst laten verdelen. Er bestaan verschillende frmules. Vr meer inf: Een andere mgelijkheid is natuurlijk de flders uitdelen p plaatsen waar veel mensen kmen (statin tijdens chtend- f avndspits, parking van een grtwarenhuis, cntainerpark, enz ) f p lcaties die illustrerend zijn vr de milieuprblematiek waarver je een debatavnd wil rganiseren (bijv. plein die de vereniging verkeersvrij wil zien). Of misschien mag je de flders achterlaten bij bevriende winkeliers. En k de gemeente kan via allerlei infstands in het gemeentehuis, biblitheek, cultureel centrum de flder aan een ruimer publiek bekend maken. Raamaffiches Op een affiche kan je niet zveel infrmatie kwijt als p een uitndigingsflder. De belangrijkste zaken meten in een gpslag te lezen zijn. Ok hier kan je de affiche bij leden en bevriende winkeliers verspreiden. Als juw gemeente plakzuilen heeft, kan je de affiches p het penbare dmein uithangen. Infrmeer steeds eerst bij de gemeente ver het uitplakreglement. Leden- f sympathisantenblad (k van reginale milieuverenigingen uit de buurt) Je met natuurlijk je eigen leden p de hgte brengen van de debatavnd. Hu bij de vrbereiding van de debatavnd dan k rekening met de datum van uitgave van de eigen nieuwsbrief. Als je samenwerkt met andere rganisaties meten k zij een aankndiging plaatsen in hun eigen nieuwsbrief. En waarm k niet aan andere milieuverenigingen uit de gemeente f regi vragen m de aankndiging van de debatavnd in hun nieuwsbrief f ledentijdschrift p te nemen. Je mag de uitndiging k altijd drsturen naar de stafmedewerker lkale werking van BBL, niclas.de.baere@bblv.be. Bewegingswerk Inffiches Activiteiten 7

8 Meer infrmatie ver het schrijven van wervende tijdschriften lees je p Bewegingswerk Inffiches Cmmunicatie: Facelift vr de nieuwsbrief: Tips m de aandacht van de lezer te krijgen Elektrnische uitndiging via e-zine en website E-zines zijn een snel, makkelijk en gedkp cmmunicatiemiddel. Ze wrden rechtstreeks aan de ntvanger bezrgd en ze zijn het ideale bindmiddel tussen de andere cmmunicatiemiddelen die je inzet. Z kan je bijvrbeeld met een krt bericht in je e-zine de lezer prikkelen en naar de website van de vereniging leiden. Daar kan de lezer het vlledige prgramma van de inf/debatavnd raadplegen en zich eventueel (indien ndig) nline inschrijven. Lkale media Met een persbericht kan je snel en gedkp veel mensen p de hgte brengen van je activiteit. Nadeel is dat je geen zekerheid hebt ver de vermelding in de krant. Het persbericht met een belangrijke nieuwswaarde hebben. Meer infrmatie ver een gede perswerking lees je p Bewegingswerk Inffiches Cmmunicatie: Basisprincipes vr een gede perswerking: he buw je een relatie p met de pers? Tips vr prfessinele persberichten: 15 ingrediënten vr een gede perstekst Een andere mgelijkheid is het plaatsen van een aankndiging in een lkaal advertentieblad. Dat kst gemakkelijk enkele tientallen eur s, maar je bent wel zeker van de plaatsing. Een laatste ptie is een aankndiging in de gemeentelijke infkrant. Gaat je inf/debatavnd in tegen het gemeentebeleid dan zal je weinig kans hebben p een publicatie. Gerichte uitndiging: Gaat het ver een lkale prblematiek, dan ndig je best ng eens persnlijk (telefnisch, brief f mail) de belangrijkste plitieke sleutelfiguren uit: de plaatselijke Vlaamse vlksvertegenwrdiger, de schepen, raadsleden, enz Extra s: Vr extra prmtietips en suggesties verwijzen we dr naar het Km uit uw kt prmbek p 5. Persneel Samenwerking Bij de aanvangfase met je altijd de vraag stellen f juw vereniging de activiteit zelf wil/kan rganiseren f dat zij samenwerking wil zeken met andere verenigingen en/f de gemeente. Het ndersteuningsaanbd van het verenigingensteunpunt Tandem is gericht p samenwerking tussen gemeente, milieu en andere verenigingen. Meer inf p 8 Vijf p s vr een geslaagde debatavnd

9 Samenwerking heeft enkele vrdelen, maar k nadelen. Vrdelen: expertise en vrijwilligers vr de rganisatie van debatavnd nieuwe vereniging en delgrep leren kennen ruimere prmtiemgelijkheden financiële risicspreiding verhgen van het draagvlak vr eigen standpunten enz Nadelen: de eigen vereniging met waken ver zijn prfilering en identiteit binnen deze samenwerking de meilijkheid m tt een cnsensus ver inhud van debatavnd te kmen enz Draaibek vr medewerkers Of je de debatavnd alleen f samen met een andere vereniging rganiseert, de vrbereiding en de werkzaamheden meten ged pgevlgd wrden. Het middel bij uitstek hiervr is een draaibek. In dit draaibek maak je een tijdsplanning p met alle afspraken en taken en wie hiervr verantwrdelijk is. Dit draaibek is bestemd vr alle medewerkers die bij de rganisatie betrkken zijn. Daarm is het k handig m bij het draaibek een lijst met telefnnummers en adressen p te nemen. Daarnaast is het k altijd handig m een materiaallijst p te maken. Dus, een draaibek in wrd f Excel met vijf klmmen is een must met daarin Datum: tijdstip van handeling Waar: plaats van handeling Wie: verantwrdelijk persn Wat: de handeling zelf Waarm: verduidelijking f ruimte vr eigen ntities Met bijgevegd een materiaallijst en wie hier vr verantwrdelijk is en een cntactlijst met alle medewerkers. Spreek p de debatavnd vreg geneg af met de medewerkers en verlp ng eens het draaibek. Bewegingswerk Inffiches Activiteiten 9

10 Sprekers en mderatr Aparte categrie bij de medewerkers zijn natuurlijk de sprekers en mderatr. Sms zijn dat mensen van de eigen vereniging, maar vaak zijn dat k mensen van buiten de vereniging. Het is daarm belangrijk dat je met de sprekers het del, inhud en vrm van de debatavnd ged drpraat. In een sprekersvereenkmst leg je de afspraken vast rnd presentatievrm, hnrarium, verversksten en wanneer ze hun bijdrage meten aanleveren en bij welke persn. Hetzelfde de je met de mderatr. Je bezrgt hem ruimschts p tijd de inhudelijke bijdragen en de cntactgegevens van de spreker. De mderatr spreekt dan drgaans verder af met de sprekers. Het is k altijd aangeraden m met de sprekers en mderatr een uurtje vr aanvang van de debatavnd samen te kmen m ng eens het verlp van de avnd te schetsen. Nazrg Je hebt de vijf P s stipt pgevlgd en de debatavnd was een succes. Wat gebeurt er na het applaus? Wel de nazrg is minstens even belangrijk als de vrbereiding. Je dient dan k aan de vlgende zaken aandacht te besteden. Vergeet het duurzame geschenkje vr de sprekers en mderatr niet Versturen van persbericht met belangrijkste cnclusies van de avnd Financieel eindverslag pmaken Opvlgen ledenwerving Een debatavnd is een activiteit waar je als vereniging naar buiten treedt. Het is het ideale mment m je vereniging naar de buitenwereld te prfileren en m eventueel nieuwe leden f vrijwilligers te werven. Daarm met je k steeds een infstand met wat prmtiemateriaal (prefnummer, ft s, vlag, enz ) van de vereniging vrzien. En de jviale jan van de vereniging bemant deze stand en spreekt geïnteresseerde mensen persnlijk aan. Op de infstand vrzie je k een lege adressenlijst. Mensen die verder p de hgte willen blijven van de activiteiten van de vereniging kunnen hier hun adres achterlaten. Blijf met deze mensen verder cmmuniceren ver juw vrstellen, activiteiten f resultaten van de debatavnd. Dit kan in de vrm van een prefnummer van juw vereniging f andere uitndigingsflders. Een heel gemakkelijk en gedkp cmmunicatiemiddel is de e-zine. Meer infrmatie ver het verzamelen van adressen en wervingsacties naar leden/vrijwilligers lees je p Bewegingswerk Inffiches Leden- en vrijwilligersbeleid: De guden gids: Een ged adressenbestand is geld waard Ledenwerving in zeven stappen: greien in betrkkenheid bij een vereniging 10 Vijf p s vr een geslaagde debatavnd

11 Vrijwilligersmap: stappenplan en gede praktijken vrijwilligersbeleid Evaluatie van het draaibek Erkende milieuverenigingen vergeten k niet m vr hun verslaggeving een bundeltje aan te leggen van de inf/debatavnd met handtekeningenlijst van deelnemers, uitndiging en verslag van de activiteit. Samenvatting: 4 W s + H: Wat is een cncreet milieuprbleem in nze gemeente? Waarm willen we een debatavnd rganiseren? Wie willen we uitndigen? Wanneer ga we dit den? En he gaan we dit p een interactieve manier rganiseren? Zek gede sprekers en mderatr. Het Verenigingensteunpunt Tandem heeft gede suggesties. Vraag geen inkmgeld. Zek eventueel spnsring bij lkale middenstand. Kies een gede lcatie vr het debat afhankelijk van bereikbaarheid en infrastructuur van de zaal. Gebruik fair trade prducten vr de catering. Zet een mix aan prmtiemiddelen in: uitndigingsflder f pamflet, raamaffiches, ledentijdschrift, elektrnische prmtie, lkale media, Geen dure massaflder in elke brievenbus, maar prbeer gericht met een mix van prmtiemiddelen reclame te maken. Zek samenwerking met andere verenigingen en verruim z de prmtiemgelijkheden. Draaibek met verzicht taken en verantwrdelijken van de debatavnd mgen niet ntbreken. Vergeet de nazrg niet: financieel eindverslag, evaluatie, registratie aanwezige deelnemers, enz Bewegingswerk Inffiches Activiteiten 11