Inhoudsopgave. Beheer gemeentelijk vastgoed

Transcriptie

1 Gebouwenbeheerplan

2 Inhoudsopgave Wat is gebouwenbeheer... 2 Facility management... 2 Instandhouding... 2 Aanpassing... 3 Gebouwenbeheerprogramma... 4 Conditiemethodiek... 4 Conditiescore... 4 Uitwerking van de Conditiescore... 5 Gemeentelijk vastgoed... 8 Veranderingen... 8 Overzicht gemeentelijk vastgoed... 9 Onderwijs gebouwen Sportcomplex Gebouwen met externe gebruikers Gebouwen in eigen gebruik Duurzaamheid Financiën Vermogensbehoefte voor het onderhoud Voeding voorziening Aanvullende bezuinigingen Voorziening met onttrekking Beheer gemeentelijk vastgoed

3 Wat is gebouwenbeheer Gebouwenbeheer is een breed begrip, het omvat alle maatregelen die nodig zijn om, tijdens de gebruiksperiode, de prestaties van een bestaand gebouw in stand te houden en het gebouw te gebruiken voor het doel waarvoor het is gerealiseerd. In het gebouwenbeheer worden drie gebieden onderscheiden: facility management, instandhouding en aanpassingen. Facility management Er zijn nog veel activiteiten noodzakelijk om gebruik te maken van een gebouw, zoals catering, energiebeheer, beveiliging, schoonmaakonderhoud en tuinonderhoud. Dit zijn belangrijke beheeraspecten en worden geschaard onder facilitymanagement. Deze werkzaamheden zijn veelal aan de gebruiker. Voor gebouwen met externe gebruikers staan de verantwoordelijkheden van de gebruiker (wie doet wat) omschreven in een huurovereenkomst. Instandhouding Bij instandhouding gaat het over de borging van prestaties. In het oorspronkelijke Programma van Eisen van een gebouw staan de eisen waar het functioneel en technisch aan moet voldoen. Om aan deze voorwaarden te kunnen blijven voldoen is technisch onderhoud noodzakelijk. Begrippen die bij technisch onderhoud regelmatig naar voren komen zijn: Gepland preventief onderhoud (planmatig onderhoud). Dit is al het onderhoud dat georganiseerd en uitgevoerd wordt op basis van voorspellingen of verplichtingen met als doel de kans op storingen of visuele degradatie van gebouwen of onderdelen daarvan te verkleinen of te voorkomen. Groot onderhoud (planmatig onderhoud) Dit is de uitvoering van ingrijpende lang cyclische onderhoudsactiviteiten, zoals het vervangen van kozijnen en dakbedekkingen. Klein onderhoud (planmatig onderhoud) Dit zijn veelal kort cyclische onderhoudsactiviteiten, zoals de jaarlijkse onderhoudsbeurt van de cv-ketel. Klachtenonderhoud (niet gepland onderhoud). Dit wordt uitgevoerd nadat er zich een storing heeft voorgedaan, met als doel dit onderdeel terug te brengen in een staat waarin het aan de verlangde functie kan voldoen. Niet gepland preventief onderhoud (niet gepland onderhoud). Technisch onderhoud dat wordt uitgevoerd met het doel een storing of visuele degradatie van gebouwen te voorkomen en waaraan geen verwachting in het onderhoudsplan ten grondslag liggen. Achterstallig onderhoud. Hiervan is sprake als er gevolgschade optreed doordat onderhoudsactiviteiten niet zijn uitgevoerd. Beheer gemeentelijk vastgoed

4 Aanpassing Het geheel van alle technische en organisatorische acties die ertoe dienen door aanpassingen een bestaand gebouw in een technische staat te brengen waardoor het gebouw tijdens een bepaalde gebruiksperiode functioneel en technisch kan blijven voldoen aan nieuwe aanvullende (voortschrijdende ) eisen die voortvloeien uit het huidige of toekomstige gebruik van het gebouw met de huidige of een gewijzigde functie al dan niet vastgelegd in een Programma van Eisen. Aanpassing wordt verdeeld in gelijk gebruik, hergebruik en herbestemming. In het gebouwenbeheerplan wordt rekening gehouden met instandhouding van een gebouw of object. Dit uit zich voornamelijk in het één op één vervangen van elementen. Beheer Facility management Instandhouding Aanpassing Energiebeheer/ Beveiliging Schoonmaakonderhoud Technischonderhoud Gelijk gebruik Hergebruik / Herbestemming Niet gepland onderhoud Planmatig onderhoud Beheer gemeentelijk vastgoed

5 Gebouwenbeheerprogramma Om inzichtelijk te maken wat nodig is om een gebouw te beheren wordt gebruik gemaakt van een onderhoudsbeheer systeem. In het kader van de Middelseesamenwerking is in gezamenlijkheid een aanbesteding gehouden voor een nieuw Meerjarenonderhoudsplanning softwarepakket. Met het nieuwe meerjarenonderhouds-programma O-Prognose zijn we in staat om op een eenvoudige wijze een bouwkundig en/of installatietechnisch onderhoudsplan (meerjarenonderhoudsplan) te maken. Dit onderhoudsprogramma beschikt over een zeer uitgebreide bibliotheek waarin onderhoudsgevoelige elementen zijn opgenomen. Bij deze elementen zijn ook de onderhoudswerkzaamheden en een indicatie van de bijbehorende kosten opgenomen. De software werkt conform de conditiemeting zoals vastgelegd in de NEN 2767:1:2 en 4. Conditiemethodiek Afgelopen zomer zijn alle gebouwen in gemeentelijk eigendom opgenomen in het beheersysteem. De bouwkundige inspecties zijn op basis van de conditiemethodiek (NEN-2767) uitgevoerd. De inspecteur die de inspecties heeft uitgevoerd staat erkend geregistreerd als Integraal Inspecteur Vastgoed bij het Sertum (voorheen REOV) en is gecertificeerd door Hobéon SKO. Deze heeft van ieder materiaal, elk element en iedere detaillering vastgesteld wat de eventuele gebreken zijn, de omvang daarvan en de intensiteit. Samenvoeging van deze objectief vastgestelde kenmerken leidt tot een conditiescore. De score loopt van 1 tot 6, daarbij is 1 zeer goed en 6 zeer slecht. Een conditiescore van 3 is naar de maatstaf van de meeste vastgoedportefeuillehouders of gebruikers voldoende. Conditiescore De bevindingen (zijn de gevonden gebreken) worden beoordeeld aan de hand van voorbeelden uit de gebrekenlijst. Deze gebreken zijn "standaard" voor de meest voorkomende materialen, elementen en details die op, in of aan een gebouw zitten. Door de vergelijking van de bevindingen met de gebrekenlijst ontstaat een eerste waarde, van waaruit de conditiescore wordt opgebouwd. De eerste waarde is het "gebrek". Een gebrek kan zijn: Gering; Serieus; Ernstig. De volgende twee waardes zijn "omvang" en "intensiteit". Omvang is in welke mate het gebrek voorkomt. De omvang kan zijn: kleiner dan 2% (is heel weinig aanwezig en vaak ook heel slecht zichtbaar); tussen 2% en 10% (is weinig aanwezig en matig zichtbaar); tussen 10% en 30% (is goed zichtbaar); tussen 30% en 70% (is duidelijk, overwegend in het merendeel aanwezig); Beheer gemeentelijk vastgoed

6 meer dan 70% (is overduidelijk, bijna geheel aanwezig). Intensiteit is in welke mate het gebrek is voortgeschreden in de ontwikkeling. De intensiteit kan zijn: beginnend of beginstadium; duidelijk aanwezig; eindstadium. In onderstaande tabel is bovenstaande beoordelingsmethode goed te volgen. Na vaststelling van de drie waardes kan in een TABEL de score worden vastgesteld. Daartoe wordt in verticale en horizontale richting langs de assen de verschillende aspecten opgezocht. Op het kruispunt staat de "conditiescore" Uitwerking van de Conditiescore Een conditiescore op zich zegt nog niet zo veel. Juist het relatief toepassen van de conditiescore maakt de score tot een middel om strategisch onderhoud uit te kunnen voeren. Als er geen onderhoudsstrategie is, zijn de beschikbare financiële middelen leidend bij de bepaling van de budgethoogte voor het onderhoud. Dat dit tot nare situaties kan leiden is algemeen bekend. Bij gebrek aan middelen wordt er geen onderhoud gepleegd en dat leidt tot schade, ongelukken, bedrijfseconomische problemen en uiteindelijk tot maatschappelijk onaanvaardbare toestanden. Door Beheer gemeentelijk vastgoed

7 goed onderhoud worden al deze problemen voorkomen. Maar, de vraag is, wat is goed onderhoud. Om goed onderhoud toe te kunnen passen dient er een analyse gemaakt te worden van de risico's die fout (geen, te weinig of verkeerd) onderhoud met zich mee brengt. De risico's worden per conditiescore in beeld gebracht. In een paar voorbeelden: Bij een score 1 is sprake van nieuwbouw. Dat brengt op zich geen schade met zich mee. Bij een score 2 is er sprake van geringe gebreken en daarmee is er ook sprake van heel kleine schade en de risico's zijn dan beperkt. Echter, als we dat toepassen op de volgende zaken ontstaan twee verschillende beelden bij de score "twee": Een dakbedekking met een score twee vertoont nauwelijks afwijkingen van de nieuwstaat en gaat nog heel lang mee. Dit is acceptabel > lekker laten zitten en volgend jaar weer kijken De verlichting van een operatiekamer met een score twee kan en zal vaker uitvallen dan de verlichting met een score 1. Dit is onacceptabel > meteen vervangen door nieuwe lampen. Daarmee is al duidelijk dat de conditiescore als een strategisch instrument kan worden ingezet om een onderhoudsactiviteit vast te stellen. Door het systematisch goed toe te passen wordt een onderhoudsstaat bereikt die voor de eigenaar van het gebouw of haar gebruikers als acceptabel wordt aangemerkt. Men is integraal op de hoogte van de risico's die men wil nemen en daarmee is zowel het onderhoud dat WEL, als het onderhoud dat NIET wordt uitgevoerd verklaarbaar. Met de eigenaar en / of de gebruiker van een gebouw wordt afgesproken wat de conditie op zijn hoogst mag zijn (in dit voorbeeld een "maximaal toegestane score 3"). Dat kunnen partijen afspreken op een "detaildiepte" die zij zelf kiezen. Hoe dieper de detaillering waarin men wil kijken naar onderdelen, hoe fijner de conditiescore kan worden toegepast. Nadeel is dat dan snel op heel kleine schaal wordt ingegrepen, want een heel klein element kan makkelijker in een verkeerde score (is een score van 4, 5 of 6) terecht komen dan de optelling van elementen naar een hoger niveau. Bijvoorbeeld: als het detailniveau is dat de score wordt vastgesteld voor iedere radiatorknop (is een onderdeel van de CV) is één roestende en lekkende kraan Zeer Slecht (score 6) en moet meteen vervangen worden. Maar, als er voor wordt gekozen "de verwarming" te scoren, is de ene roestende kraan slechte een onderdeel dat meegewogen wordt (de score is dan 3 en daarmee voldoet de installatie). Het is dus van zeer groot belang dat alle partijen weten op welk detailniveau de score wordt vastgesteld. De conditiescore 3 is een veel gebruikt waarde om in eerste instantie vanuit te gaan. Binnen een paar jaren wordt in gezamenlijk overleg tussen gebruiker, eigenaar en de adviseur de maximaal toegestane conditie voor een aantal zaken vastgesteld. Zie het voorbeeld hierboven van de verlichting van de operatiekamer. Het is in het begin vaak gebruiker en eigenaar niet duidelijk wat de score precies inhoudt en wat de bijbehorende risico's zijn. Als dat gaande het gebruik duidelijk wordt, kan gekozen worden om voor belangrijke onderdelen een lagere (is een betere) maximaal toegestane conditiescore te hanteren. Beheer gemeentelijk vastgoed

8 Bijvoorbeeld: alle gewone verlichting in het ziekenhuis mag een maximale toegestane conditiescore hebben van 3. de verlichting op de afdeling IC mag een maximale conditiescore hebben van 2. de verlichting van de operatiekamers MOET te allen tijde een conditiescore hebben van 1. Hoe lager de score, hoe beter de onderhoudsstaat van het element dient te zijn, hoe veel eerder en intensiever onderhoud uitgevoerd moet worden om de score te handhaven. Daar staat tegenover dat een lagere score een hogere financiële last met zich mee brengt. Of dit haalbaar is, is aan de adviseur, de eigenaar (die als eerste de rekening moet betalen) en de gebruiker (die zal worden belast voor de extra kosten die beter onderhoud met zich meebrengt). Het is dan aan de gebruiker om af te wegen wat de risico's zijn in relatie tot de meerkosten. Overigens, moeten ook de andere zaken meegenomen worden die een beroep doen op de middelen waar een organisatie over beschikt voor het onderhoud: de eigen mensen, het management en de problemen die onderhoudswerken met zich mee brengen: verstoring van het productieproces, hinder en overlast. De conditiemeting en de daarbij behorende conditiescore maken voor alle partijen beter inzichtelijk met welke reden (op welke grondslag) onderhoud wordt uitgevoerd. Op den duur wordt daarmee een gebouw betrouwbaarder, veiliger, bruikbaarder, gezonder en duurzamer (indien men ook dit aspect meeneemt in de ontwikkeling van het gebouw). Binnen het gebouwenbeheer van de Gemeente Leeuwarderadeel is de toepassing van de conditiemethodiek nieuw. Een conditie 3 is in eerste instantie aangenomen als norm. Naargelang de verdere ervaring kan deze norm naar boven of neer beneden bijgesteld worden. Beheer gemeentelijk vastgoed

9 Gemeentelijk vastgoed Het gemeentelijk vastgoed bestaat uit verschillende soorten vastgoed. Dit vastgoed is verdeeld in verschillende categorieën. Deze categorieën zijn opgebouwd aan de hand van het verschil in gebruik of functie. Deze zijn; 10 Openbaar onderwijs 20 Bijzonder onderwijs 30 Sportcomplex 40 Gebouwen met externe gebruikers 50 Gebouwen in eigen gebruik 60 Beeldende kunstwerken Per categorie worden kaders aangegeven hoe we omgaan met het onderhoud en instandhouding van de gebouwen. Deels worden onderdelen verwoord in het beleidsstuk integrale visie op gemeentelijke gebouwen, passages van dit beleidsstuk zijn over genomen. Veranderingen Ten opzichte van het voorgaande gebouwenbeheerplan ( ) zijn er een aantal wijzigingen in het gemeentelijk vastgoed. Het Sportcomplex It Gryn verzelfstandigd; Nieuwbouw buitenschoolse opvang de Jint; De loods naast molen de Hoop is van binnen geheel verbouwd. De verdieping van deze loods wordt verhuurd aan een molenzeilmakerij; De conciërgewoning wordt onder de leegstandswet verhuurd; Er is een nieuw kunstwerk (de Brugwijzers) toegevoegd aan het overzicht van de kunstwerken; Het kunstwerk aan de Ieleane is uit de lijst gehaald. Dit kunstwerk staat verdeeld op het terrein van de verschillende sportaccommodaties en is gelijk met de overdracht van de tennisvereniging, de voetbalvereninging en het sportcentrum ook overgedragen. In 2006 is bij de Skalm een aanbouw gerealiseerd voor de kinderopvang. Deze aanbouw (systeembouw) wordt verplaats naar de BSO de Sprankel. In 2014 wordt een nieuw kunstwerk gemaakt in Feinsum (Tiidreizgje). Een kunstenaar heeft hiervoor opdracht gekregen. Beheer gemeentelijk vastgoed

10 Overzicht gemeentelijk vastgoed Openbaar onderwijs OBS de Jint Plataanstrjitte 2 Stiens OBS de Homeie Lieuwe Jellingastrjitte 33a Britsum OBS Oan 't Skipperspypke Skeltedyk 2 Koarnjum OBS Arjen Roelofsskoalle Leijsterpaed 4 Hijum OBS De Twilling Ieleane 8 Stiens Bijzonder onderwijs CBS De Sprankel Felixwei 17 Stiens CBS De Foarikker Greate Buorren 32 Britsum Sportcomplex Ieleane 1 Stiens Zwembad Sporthallen Algemene ruimten (kantoor, entree ed) Externe gebruikers De Twilling (afdeling Talant) Ieleane 10 Stiens BSO de Jint Hazzelnutstrjitte Stiens Cultureel centrum de Skalm Pyter Jurjensstrjitte 17 Stiens Stiens Onderwijsbureau P. Jurjensstrjitte 8 Stiens Radio Middelsee Wythusterwei Stiens Berging schapenweide Mounepaed Mounepaed Stiens NSO Stiens + Skalm uitbreiding Felixwei 17a Stiens Molen de Hoop Mounepaed 5 Stiens In eigen gebruik Electriciteitskasten Truerderdyk Tuerderdyk Stiens Congiergewoning Wylpstrjitte 1 Stiens Gemeentehuis Leeuwarderadeel Ljipstrjitte 1 Stiens Brandweerkazerne Noarderfjild 28 Stiens Gemeentewerken Noarderfjild 30 Stiens Berging Truerderdyk Tuerderdyk Stiens It Bernesluske Skeltedyk 4 Koarnjum Terrein + loodsen Truerderdyk Stiens Terrein / opslag Bredyk Stiens Kunstwerken/ mon Monument Pieter Jelles Lange Buorren/ It Achterbosk Stiens Kunstwerk Arjen Sevenster Uniawei/ Hynstewaed Stiens It Each fan Stiens Lege Hearewei Stiens Opgaande reeks 1 en 2 Wythûsterwei Stiens De Brugwijzers Martenawei/ Boarnsylsterwei Jelsum Kunstwerk Alde Leie Leijester Hegedyk t.o. nr. 7 Alde Leie Helling Skutsje / Helling Stiens Scheppend Greate Buorren (bij ijsbaan) Britsum Tiidreizgje Holdingawei t.o. nr 47 Feinsum Beheer gemeentelijk vastgoed

11 Onderwijs gebouwen de openbare onderwijsgebouwen zijn op 1 januari 2008 overgedaan aan de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Noordwest Fryslân met als werknaam Onderwijsgroep Fier. Hierdoor heeft het openbaar onderwijs een zelfde status als het bijzonder onderwijs, beide zijn te betitelen als primair onderwijs. Voorziening onderwijshuisvesting De beide schoolbesturen zijn zelf verantwoordelijk voor een adequate huisvesting en krijgen hiervoor, (van het rijk) een zogenaamde materiele instandhoudingsvergoeding. Dit op basis van het aantal leerlingen en het daaruit afgeleide aantal groepen. Daarnaast kunnen ze bij de gemeente een bijdrage in de onderhoudskosten aanvragen. In de Verordening Voorzieningen Onderwijshuisvesting Gemeente Leeuwarderadeel wordt omschreven waarvoor en hoe dit aangevraagd kan worden. Vaak wordt de verdeling van verantwoordelijkheid benoemd als binnen en buitenkant maar ze is genuanceerder. Voor een eenduidige benadering is vanuit de verordening een overzicht gedestilleerd wie waarvoor nu daadwerkelijk verantwoordelijk is, dit is de zogenaamde kruisjeslijst. Aan de hand van deze kruisjeslijst is in de onderhoudsplanning een verdeling gemaakt wie waarvoor verantwoordelijk is. Hierdoor kan de gemeente anticiperen op eventuele aanvragen van de schoolbesturen. Een voorbeeld van de verdeling is dat het schilderen van de buitenkozijnen een verantwoordelijkheid is voor het schoolbestuur maar de vervanging van dit zelfde kozijn na het verstrijken van de technische levensduur voor rekening komt van de gemeente. Voor de gemeente is het dus van belang dat onderhoudswerkzaamheden goed en periodiek uitgevoerd worden zodat de levensduur van een bouwkundig element verlengd kan worden. (binnen en buiten zijn met elkaar verbonden). Overheveling van het buitenonderhoud Op woensdag 19 juni 2013 is door staatssecretaris Dekker het wetsvoorstel met betrekking tot de overheveling van het buitenonderhoud gepubliceerd. Volgens de laatste plannen zal dit gaan plaatsvinden op 1 januari Belangrijke punten uit het wetsvoorstel zijn: - Overgangsmaatregel Om de overheveling van het buitenonderhoud te vergemakkelijken komt er een overgangsregeling. Aan kleine schoolbesturen met oudere schoolgebouwen wordt tijdelijk (3 jaar) aanvullende bekostiging toegekend. De invulling en budgetten met betrekking tot deze regeling zijn niet bekend gemaakt. - Bedrag per m² BVO (bruto vloer oppervlak) De hoogte van de toevoeging aan de materiële instandhoudingsvergoeding is nog niet bekend gemaakt. Uiterlijk 1 oktober 2014 wordt het Programma van Eisen (voor 2015) vastgesteld en is inzichtelijk welk bedrag aan de materiële instandhouding wordt toegevoegd. - Renovatie Ten aanzien van renovaties blijft er een onduidelijke situatie en deze hebben/krijgen geen status in de Wet Primair onderwijs. Aangezien elke situatie anders is, zullen schoolbesturen en gemeenten gezamenlijk invulling moeten geven aan een renovatie en de bekostiging ervan. Er zal hierbij naar verwachting steeds vaker sprake zijn van onderhandeling, waarbij de gemeente altijd kan wijzen op Beheer gemeentelijk vastgoed

12 de onderhoudsplicht van schoolbesturen. Onderhoud én aanpassingen Het wetsvoorstel betreft zowel de overheveling van de voorzieningen (buiten)onderhoud als aanpassingen. Opnames onderhoud De gemeente hoeft voor haar eigen begroting alleen de buitenkant op te nemen en in een onderhoudsplanning te verwerken. Gezien de aankomende veranderingen en om inzage te hebben hoe de beide schoolbesturen om gaan met het binnen onderhoud is het buiten en binnen onderhoud opgenomen. De scholen (schoolbesturen) krijgen van iedere school een onderhoudsrapportage, op deze manier hebben deze ook inzichtelijk wat de staat van onderhoud is en krijgen ze tevens inzichtelijk wat de consequenties zijn van de veranderde regelgeving. Op deze manier kan het buitenonderhoud op een soepele en duurzame manier over geheveld worden. Visie Met het oog op de ontgroening en allerlei bezuinigingen binnen het onderwijsveld, heeft de gemeente in samenwerking met diverse betrokkenen in 2012 een visie op laten stellen door ICS Adviseurs. In deze visie staan scenario s beschreven voor de korte tot lange termijn over hoe er kan worden omgegaan met de schoolgebouwen in de gemeente. Deze visie vormt de basis voor de visie op de schoolgebouwen zoals deze in de Integrale visie op gebouwenbeheer staat beschreven. In het rapport van ICS is de volgende passage opgenomen: De gemeente investeert alleen waar schoolbesturen hebben uitgesproken dat instandhouding van de betreffende scholen op die locatie duurzaam gegarandeerd is. Dit heeft ook zijn weerslag op de onderhoudsplanning. Zolang er geen definitieve uitspraak is over sluiten of afstoten van scholen en of delen van scholen worden deze volledig in de onderhoudsplanning meegenomen. Beheer gemeentelijk vastgoed

13 Sportcomplex Het sportcomplex is in 2011 verzelfstandigd en is nu een BV met een raad van bestuur en de gemeente als aandeelhouder. Het gebouw met buiten terrein is eigendom van de gemeente gebleven. Voor het onderhoud en exploitatie is een overeenkomst met de BV gemaakt. In deze overeenkomst zijn afspraken gemaakt over een breed scala aan onderwerpen. Voor het gebouwenbeheer zijn de onderlinge afspraken betreffende het onderhoud het meest van belang. Onderhoud 1. Verhuurder draagt zorg voor het opstellen en periodiek actualiseren van een meerjarenonderhoudsplan van het Gehuurde. Het meerjarenonderhoudsplan omvat tenminste een beschrijving, planning en kostenbegroting van het totale onderhoud, te onderscheiden in het zogenoemde eigenarenonderhoud en huurderonderhoud voor een komende periode van meerdere jaren. 2. Het meerjarenonderhoudsplan is leidraad inzake het te verrichten onderhoud. 3. De Huurder is volledig verantwoordelijk voor in het meerjarenonderhoudsplan als huurderonderhoud omschreven onderhoud. Het huurderonderhoud omvat onder meer werkzaamheden die moeten worden beschouwd als geringe en dagelijkse reparaties als bedoeld in de wet (art. 7:217 BW). De kosten samenhangend met het huurderonderhoud komen voor rekening van de Huurder. 4. Huurder draagt, onder regie van de Verhuurder, zorg voor de adequate uitvoering van het eigenaaronderhoud. Huurder legt daartoe op een in overleg met Verhuurder te bepalen moment, jaarlijks een uitvoeringsplan voor aan Verhuurder. Dit uitvoeringsplan omvat tenminste het in het navolgende exploitatiejaar te verrichten eigenaaronderhoud. Eerst na verkregen instemming van Verhuurder draagt Huurder zorg voor uitvoering van de betreffende werkzaamheden. 5. Bij het opdragen van onderhoudswerkzaamheden aan derden is Huurder verplicht het aanbestedingsbeleid van de Verhuurder te volgen evenals eventuele door Verhuurder op te stellen voorschriften over het bijbehorende administratieve en aanbestedingsrechtelijke proces. Onder meer behoudt Verhuurder zich het recht voor de door Huurder geselecteerde onderhoudsoffertes te onderwerpen aan een technische toets alvorens Huurder vrij is tot feitelijke opdrachtverlening over te gaan. Daar waar zinvol kunnen partijen onderhoudswerkzaamheden voor het Gehuurde combineren met onderhoudswerkzaamheden voor overig in eigendom van de Verhuurder zijnde vastgoed. 6. De kosten samenhangend met het eigenarenonderhoud van het Gehuurde komen voor rekening van de Verhuurder. De Verhuurder draagt zorg voor betaling van het met zijn instemming uitgevoerde eigenaaronderhoud. 7. De Partijen zullen in overleg treden indien een partij van mening is dat het meerjarenonderhoudsplan dient te worden geactualiseerd. Het uitgangspunt hierbij is dat de Verhuurder het meerjarenonderhoudsplan van het Sportcomplex om iedere twee jaar actualiseert. Het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan treedt in de plaats van het tot dan vigerende meerjarenonderhoudsplan. De kosten voor het opstellen respectievelijk actualiseren van dit plan komen voor twee derde deel ten laste van de Verhuurder en voor een derde deel ten laste van de Huurder. 8. Het eigenaaronderhoud, de kostenverdeling alsook het toezicht op de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden zijn niet van toepassing op die zaken die de Huurder voor haar rekening na ingang van de overeenkomst heeft aangebracht. Beheer gemeentelijk vastgoed

14 Gebouwen met externe gebruikers Niet alle gemeentelijke eigendommen zijn in eigen gebruik, ze heeft ook zogenaamde externe gebruikers. Voor het gebruik en wie waarvoor verantwoordelijk is wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaard huurovereenkomsten. Hoofdzakelijk is het grootonderhoud, de zogenaamde instandhouding van het gebouw in handen van de gemeente (verhuurder). Het klein onderhoud en binnenschilderwerk is hoofdzakelijk de verantwoordelijkheid van de gebruiker (huurder). Deze afspraken zijn verwerkt in de onderhoudsplanning. Het bijgevoegde financieel overzicht is exclusief het huurdersonderhoud. Verkort zijn hieronder de verdeling van onderhoud per object weergegeven. De complete huurovereenkomsten zijn in het gemeente archief opgenomen. De Twilling, afdeling Talant Verplichting van de verhuurder (gemeente): a. De verhuurder draagt zorg voor het grote onderhoud van het verhuurde. b. De verhuurder draagt zorg voor het onderhoud van de verwarming- en warmwater installatie. Verplichting van de huurder (Talant): a. Het binnenonderhoud niet vallend onder het groot onderhoud van het verhuurde is voor rekening van de huurder. b. De glasverzekering, de schoonmaak, het vervangen van lampen, het terras- en tuinonderhoud komen voor rekening van de huurder. c. Beschadigingen en/of vernielingen aan het ter beschikking gestelde verhuurde zijn voor rekening van de huurder. Huurtijd: a. De verhuurder verhuurt het verhuurde voor de duur van twintig jaren met een voortschrijdende stilzwijgende verlenging van twee jaren. (Huurcontract 06 januari 1999) De Skalm De huurder is verplicht alle tot het huurobject behorende ruimten schoon te maken en te onderhouden. Voor rekening van de verhuurder komen het buitenonderhoud, het onderhoud van de tot het huurobject behorende installaties en het onderhoud van de tuin. De huurovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van een jaar en wordt na afloop stilzwijgend verlengd voor een periode van een jaar. (Huurcontract 1 juni 2008) Radio Middelsee Voor rekening van verhuurder zijn de kosten van: - onderhoud, herstel en vernieuwing van constructieve onderdelen van het gehuurde, zoals funderingen, kolommen, balken, bouwvloeren, daken, platten, bouwmuren, buitengevels; - onderhoud, herstel en vernieuwing van tot het gehuurde behorende trappen, traptreden, rioleringen, goten, buitenkozijnen. - vervanging van onderdelen en vernieuwing van tot het gehuurde behorende installaties; Beheer gemeentelijk vastgoed

15 - buitenschilderwerk. voor rekening van huurder: kleine herstellingen en dagelijks onderhoud in de zin van de wet, - onderhoud, herstel en vernieuwing van hang- en sluitwerk, beglazing en glasdeuren, spiegel-, venster- en andere ruiten - onderhoud en herstel van rolluiken, jaloezieën, markiezen en andere zonwering; - onderhoud, herstel en vernieuwing van schakelaars, stopcontacten, belinstallaties, lampen, verlichting (inclusief armaturen), accu's, vloerbedekking, stoffering, binnenschilderwerk, gootstenen, pantryinrichting, - onderhoud, herstel en vernieuwing van leidingen en kranen van gas, water en elektriciteit, brand-, braak- en diefstalpreventieve voorzieningen met al wat daartoe behoort; - onderhoud, herstel en vernieuwing van erfafscheidingen, tuin en erf waaronder de bestrating; - het periodiek en correctief onderhoud, alsmede de periodieke keuringen en het afstandsbeheer van de tot het gehuurde behorende technische installaties, waaronder mede begrepen vernieuwing van kleine onderdelen. - de zorg voor het schoonmaken en schoonhouden van het gehuurde, zowel in- als uitwendig, waaronder mede wordt verstaan het schoonhouden van ramen, van rolluiken, jaloezieën, markiezen en andere zonwering, kozijnen en gevels van het gehuurde, alsook het verwijderen van graffiti aangebracht op het gehuurde. - de zorg voor het legen van vetvangputten, het schoonmaken en ontstoppen van putten, goten en alle afvoeren. (Huurcontract 1 mei 2012) Berging schapenweide Mounepaed Het groot onderhoud aan hekwerk, de vijverpartij en het dierenverblijf wordt door de gemeente uitgevoerd. Incidenteel klein onderhoud is voor de gebruiker. Het onderhoud van het aanwezige grasveld wordt door de huurder uitgevoerd. De gebruikersovereenkomst heeft een opzegtermijn van een half jaar. (Huurcontract april 2006) Na Schoolse Opvang a. De stichting is aansprakelijk voor alle schade welke aan het verhuurde ontstaat door de wijze van gebruik. b. In dien en voorzover in of aan het verhuurde aanpassingen dan wel voorzieningen op overheidsvoorschrift moeten worden aangepast met het oog op (de aard van) het gebruik door de stichting van het verhuurde, komen deze aanpassingen dan wel voorzieningen voor rekening van de stichting. c. De stichting is verplicht het verhuurde behoorlijk te onderhouden en te repareren, voorzover het om normaal gebruik en onderhoud gaat, en schoon te houden. Hieronder wordt ondermeer verstaan het dagelijks onderhoud en kleine reparaties van het binnen- en buitenonderhoud. d. De gemeente draagt zorg voor het groot onderhoud. e. De kosten voor het onderhoud aan de binnenkant is voor rekening van de stichting. f. Beschadigingen en/of vernielingen aan het ter beschikking gestelde verhuurde zijn voor rekening van de stichting. g. De stichting draagt in overleg met het bestuur van VCBOL zelfstandig zorg voor het terrein en de erf afscheidingen. Beheer gemeentelijk vastgoed

16 De gemeente verhuurt het verhuurde voor de duur van vijfentwintig jaar. De huurtermijn wordt uitsluitend verlengd, indien beide partijen hiermee uitdrukkelijk instemmen. (Huurovereenkomst 1 november 2005) Onderwijsbureau Huurder is verplicht het verhuurde behoorlijk te onderhouden, te repareren en schoon te houden. Hieronder wordt onder meer verstaan het dagelijks onderhoud en kleine reparaties van het binnen- en buitenonderhoud. De kosten van vandalisme komen voor rekening van de huurder. Voor rekening van verhuurder komen het groot buitenonderhoud, het vervangen van de tot het huurobject behorende installaties en het onderhoud van de tuin. (Aangezien het buitenonderhoud op verzoek van de huurder niet verdisconteerd zit in de huursom wordt dit rechtsreeks met de huurder verrekend). Deze huurovereenkomst is aangegaan voor de duur van één jaar en wordt zonder opzegging van beide partijen verlengd met nogmaals één jaar en wordt voortgezet met aansluitende perioden van telkens één jaar met een opzegtermijn van tenminste één jaar. (Huurovereenkomst 1 juli 2009) Molen de Hoop De huurder is verplicht het huurobject behoorlijk te onderhouden en te repareren, voor zover het om het dagelijks gebruik en onderhoud gaat, en schoon te houden. Kosten van andere werkzaamheden dan die in de vorige zin bedoeld komen voor rekening van de verhuurder. De huurovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van een jaar en wordt na afloop stilzwijgend verlengd voor een periode van een jaar. (Huurcontract 22 maart 2006) Zolder loods naast Molen de Hoop Voorwaarden gelijk als radio Middelsee. (Huurcontract 1 juli 2013) Conciërgewoning De woning wordt tijdelijk verhuurd onder ex artikel 15 van de leegstandswet. De woning heeft slechts een gebrek als de woning niet veilig en/ of niet wind- en waterdicht is. De verplichting van de verhuurder tot reparatie of onderhoud is beperkt tot het opheffen van deze gebreken door middel van noodreparaties. Voor rekening van de huurder zijn geringe en dagelijkse reparaties. Beheer gemeentelijk vastgoed

17 Gebouwen in eigen gebruik Als gemeente hebben we een aantal gebouwen in eigen gebruik. Voor deze gebouwen is geen huur of gebruiksovereenkomst. Uitzondering hierop is de Conciërgewoning deze wordt tijdelijk onder de leegstandswet verhuurd. Brandweerkazerne In het overzicht van gebouwen in eigen gebruik zijn veranderingen op komst. Dit door interne maar ook door externe invloeden (gemeente/ rijk). Zo wordt de gemeentelijke brandweer in 2014 opgeheven en over gaat naar de Regio. Om dit proces te begeleiden is een projectplan geschreven. In dit plan was het de bedoeling om alle brandweerkazernes gemeentelijk eigendom te laten. Door de regionalisering is de brandweerzorg geen gemeentelijke taak meer. Hierdoor vervalt ook de mogelijkheid om de BTW van het onderhoud en eventuele nieuwbouw te compenseren en geldt zelfs de verplichting om de BTW van gedane investeringen tot 10 jaar terug te betalen. Op 9 september j.l. is door het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio besloten dat de gemeentelijke brandweerkazernes over gaan naar de Veiligheidsregio. Gezien de hoeveelheid werk die zo n overgang met zich mee brengt worden de kazernes gefaseerd overgedragen. De eerste voor januari 2014 de rest voor Gemeentehuis 30 januari 2013 is een referendum gehouden over de bestuurlijke toekomst van de gemeente Leeuwarderadeel. Aan de hand van de uitslag is in de vergaderingen van 14 februari 2013 en 14 maart 2013 is door de raad een keuze gemaakt een fusietraject op te starten met de gemeente Leeuwarden. Hierdoor wordt het gebruik van het gemeentehuis na 2018 in een ander perspectief neer gezet. Berging Truerderdyk De berging aan de Truerderdyk wordt buiten gebruik gesteld. Er wordt uitgekeken naar een andere gebruiker. Opslagterrein gemeentewerken Bij de buitendienst zijn twee buitenterreinen in gebruik. Eén aan de Bredyk en één aan de Truerderdyk. Het terrein aan de Truerderdyk heeft opstallen. Deze opstallen worden nagenoeg niet gebruikt en onderhouden. Ze staan verder ook niet benoemd in de voorziening onderhoud gebouwen en hebben een beperkte boekwaarde ( ,-). De kosten voor het saneren van de opstallen worden geraamd op ,- en de onderliggende grond is deels vervuild. Herontwikkeling van het terrein aan de Truerderdyk is mogelijk maar wordt niet actief onderzocht. Beheer gemeentelijk vastgoed

18 Duurzaamheid Duurzaamheid is bij het beheer van de gemeentelijke gebouwen niet nader uitgewerkt. Met het onderhoud wordt wel gekeken naar het toepassen duurzame oplossingen. Enkele voorbeelden in deze zijn: De halogeenverlichtingsspots van molen De Hoop waren aan vervanging toe. Deze zijn vervangen voor led verlichting; De luchtbehandelingskasten van sportcentrum It Gryn zijn vervangen en zijn uitgevoerd in energieklasse A; Tijdens plat dak renovaties wordt, waar technisch mogelijk, isolatie met een hogere isolatiewaarde toegepast. Op deze manier wordt zonder grote meerkosten de meest efficiënte en duurzame technieken toegepast. Het collectief waarin veel Friese gemeenten en de provincie het beheer en onderhoud van de openbare verlichting hebben ondergebracht, de Stichting OV Fryslân, verzorgt ook de inkoop van energie (gas en elektra) voor deze gemeenten. Al deze ingekochte energie is duurzaam opgewekt of achteraf verduurzaamd. Dit geld voor de gemeentelijke gebouwen in eigen gebruik. Financiën Vermogensbehoefte voor het onderhoud Vanuit gebouwenbeheerprogramma is een overzicht gegenereerd van alle gemeentelijke onderhoudskosten voor de komende tien jaar. In de onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt wat de gemiddelde onderhoudskosten voor de komende 5 jaar zijn. De vermogensbehoefte om per jaar voor de komende 5 jaar regulier onderhoud uit te voeren is ,-. De opnames van het onderhoud zijn conform de NEN 2767 standaard uitgevoerd. Met deze opnames is geen rekening gehouden met eventuele veranderingen of mogelijk aangepast gebruik. Hierdoor geeft het een goede weergave van de huidige stand van zaken, een zogenaamde 0-situatie. Beheer gemeentelijk vastgoed

19 gemiddeld jaar Onderwijs OBS De Jint OBS De Homeie OBS Oan 't Skipperspypke OBS Arjen Roelofsskoalle OBS De Twilling CBS De Sprankel CBS De Foarikker BTW 21% Sportcentrum It Gryn (onderh. gem.) Sportcentrum It Gryn Zwembaden Sportcentrum It Gryn Sporthallen Sportcentrum It Gryn Algemene ruimten Sportcentrum It Gryn (onderh. BV.) Sportcentrum It Gryn Zwembaden Sportcentrum It Gryn Sporthallen Sportcentrum It Gryn Algemene ruimten Externe gebruikers (onderh. gem.) Twilling afdeling Talant BSO De Jint Skalm Skalm uitbreiding Onderwijsbureau Radio Middelsee (gebouw locale Berging schapenweide NSO Sprankel Molen De Hoop BTW 21% Gebouwen in eigen gebruik Elektrakasten Congiergewoning Gemeentehuis Brandweerkazerne Gemeentewerken Berging It Bernesluske Kunstwerken (beeldende kunst) Monument Pieter Jelles Troelstra Kunstwerk Arjen Sevenster It Each fan Stiens Opgaande reeks 1 en De Brugwijzers Kunstwerk Alde Leije Helling Scheppend Tiidreizgje Beheer gemeentelijk vastgoed

20 Voeding voorziening Aangezien onderhoud dynamisch is worden de kosten voor het onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen betaald uit een zogenaamde onderhoudsvoorziening. Dit schommelfonds wordt gevoed door middel van stortingen vanuit de gemeentebegroting. onderhoud Toevoeging aan voorziening gemiddeld 5 jaar OBS CBS zwembad sporthallen sportcomplex a r gebruikersonderhoud BV It Gryn Molen de Hoop gebouw lokale omroep De Skalm economische zaken huisvesting secretarie huisvesting buitendienst brandweer en hulpverlening Kunstwerken (beeldende kunst) Elektrakasten Berging truerderdyk De vermogensbehoefte van het gebouwenonderhoud komt niet overeen met de voeding van de voorziening. Dit is ook niet vreemd. In 2009 heeft de raad een structurele bezuiniging van 25% opgelegd. In het voorgaande gebouwenbeheerplan zijn eventuele bezuiniging mogelijkheden verwoordt. Citaat gebouwenbeheerplan In de aangepaste onderhoudsplanning is de door de raad opgelegde, structurele bezuiniging van 25 % meegenomen. Om deze omvangrijke bezuiniging haal baar te maken wordt er bijvoorbeeld aan het gemeentehuis de eerste tien jaar geen binnenschilderwerk uitgevoerd. Is het overig binnenonderhoud minimaal (als het niet uit elkaar valt laten we het zitten). Bezuinigen geeft met onderhoud altijd een spanningsveld. Minder onderhoud geeft vaak een snellere degradatie van materialen. Gekeken moet worden hoeveel het onderhoud, technisch toelaatbaar, uitgesteld kan worden. Dit natuurlijk met een bepaalde nuance. Niet alleen achteruitgang is een motivatie voor onderhoud ook esthetisch gezien moeten er bepaalde onderhoudszaken uitgevoerd worden. Als gebouw onderdelen er verloederd uit zien werkt dit vandalisme opwekkend. Ook werkt het door op de psyche, van de in het gebouw werkzame personen. Zo is men niet alleen minder zuinig op de slecht/minder onderhouden gebouwonderdelen maar heeft het ook zijn uitwerking op de goed onderhouden zaken zoals kantoorartikelen en/of leermiddelen, meubilair en dergelijke. Tevens dragen netjes onderhouden ruimtes bij aan een prettige werkomgeving dat bijdraagt aan minder ziekteverzuim. Het is de afgelopen jaren gelukt om met minimaal onderhoud, door onderhoud uit te stellen en door scherp inkopen het vastgoedarsenaal op niveau te houden. Beheer gemeentelijk vastgoed