Rapportage betreffende foto formatie gemeente Best. Vergelijking met de gemeenten Bernheze, Drimmelen, Langedijk, Leiderdorp en Nieuwkoop.

Transcriptie

1 Rapportage betreffende foto formatie gemeente Best Vergelijking met de gemeenten Bernheze, Drimmelen, Langedijk, Leiderdorp en Nieuwkoop. Rekenkamercommissie de Groene Rand 21 oktober 2011

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding 1.2. Waar wil de gemeente Best naar toe 1.3. Kadernota 1.4. Benchmark Deloitte 1.5. Aanpak 1.6. Drie stappen; fasering onderzoek 1.7. Verdiepingsonderzoek 1.8. Bruto- en netto-formatie 1.9. Woord van dank Leeswijzer Hoofdstuk 2 Samenvatting en conclusies 7 Hoofdstuk 3 Landelijke cijfers en ontwikkelingen Inleiding 3.2. Gegevens onderzoek Capgemini Consulting 3.3 Gegevens Bureau Berenschot inzake Veldhoven en Oosterhout 3.4. Landelijke cijfers AenO-fonds 3.5. Landelijke ontwikkelingen Hoofdstuk 4 De formatie van de gemeente Best Inleiding 4.2. Formatie 4.3. Niet ingevulde vacatures 4.4. Formatiescan Deloitte Hoofdstuk 5 Profiel van de onderzochte gemeenten Inleiding 5.2. Gemeente Best 5.3. Gemeente Bernheze 5.4. Gemeente Drimmelen 5.5. Gemeente Langedijk 5.6. Gemeente Leiderdorp 5.7. Gemeente Nieuwkoop 5.8. Begrotingstotalen, uitgaven inzake grondexploitatie en algemene uitkering. Hoofdstuk 6 Clusteranalyse Inleiding 6.2. Totaaloverzicht 6.3. Netto-formatie 6.4. Productiviteit 6.5. Indirect personeel 6.6. Direct personeel Bijlagen 38 2

3 Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1. Aanleiding Op 16 mei 2011 voerde de rekenkamercommissie een gesprek met de fractievoorzitters en de burgemeester van gemeente Best om te praten over een mogelijk rekenkameronderzoek voor het jaar Tijdens dat overleg werd voorgesteld een onderzoek te doen naar de omvang van de Bestse personeelsformatie in vergelijking tot andere, vergelijkbare gemeenten (benchmark) en deze formatie te spiegelen aan de door de formatie uitgevoerde taken. Tevens zou bij dit onderzoek de aspecten regiegemeente en regionale samenwerking kunnen worden betrokken. Hierbij spelen vragen centraal als op welke wijze kan gemeente Best invulling geven aan het fenomeen regiegemeente? en welke mogelijkheden van samenwerking zou gemeente Best kunnen aangijpen om haar formatie te kunnen beperken en welke voordelen levert dat op? Op 15 juni jl. heeft de rekenkamercommissie een gesprek gehad met de heren Knuvers (hoofd intern advies) en Van de Velden (concerncontroller) om de vraag verder te verhelderen. We hebben hier onder andere gesproken over de toegevoegde waarde van een rekenkameronderzoek gelet op de in maart 2010 opgeleverde formatiescan gemeente Best door Deloitte. Op 22 juni 2011 heeft de RKC vervolgens in twee afzonderlijke gesprekken gesproken met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Daarin werd duidelijk dat behoefte is aan fijnmazigere analyse dan de scan van Deloitte door Best op clusterniveau te vergelijken met referentiegemeenten. Uit de scan blijkt dat Best in vergelijking met andere gemeenten een forse formatie kent. Op basis van de scan is echter niet aan te geven waar dat precies in zit. Daardoor blijft het bij aannames die noch aangenomen noch weerlegd kunnen worden. Op 29 september 2011 besprak de RKC deze opzet met de fractievoorzitters. Op basis van deze bespreking vond aanpassing van dit onderzoek plaats. 1.2 Waar wil de gemeente Best naar toe? De Gemeente Best zou de komende jaren terugmoeten van 238 f.t.e. naar 200 f.t.e. Nog niet duidelijk is hoe ze daaraan vorm en inhoud wil geven. Het is waardevol om handvatten te krijgen om de formatie terug te brengen, op basis van inzicht in de huidige situatie. Dit onderzoek kan de brandstof zijn om de keuzes die daarbij nog gemaakt moeten worden, gefundeerd te kunnen nemen. De Rekenkamercommissie levert hieraan graag haar bijdrage. 1.3 Kadernota Eind juni jl. werd de kadernota 2012 naar de raad gestuurd. In deze nota is het volgende te lezen: - Bezuinigingen worden gezocht in bedrijfsvoering (mensen en middelen), niet in het afstoten van gemeentelijke taken; - 10% bezuiniging op personele lasten in 2014; - oplossingen zoeken in regionalisering, RUD s en natuurlijke afvloeiing; - minder zelf doen en meer in regiepositie komen; - tweede helft 2011 personeelsplan opleveren waarin alle maatregelen zijn vastgelegd. 3

4 1.4. Benchmark Deloitte Op 8 maart 2010 bracht Deloitte, op verzoek van gemeente Best, haar rapportage uit betreffende de zogenaamde Exploitatiescan. Onderdeel van deze scan was een formatiescan. In deze scan is de formatie van gemeente Best van 2009 vergeleken met landelijke gemiddelden en met de formatie van vijf referentiegemeenten 1. Uitkomst van deze scan is dat de formatie van Best per inwoners 1,9 f.t.e, dat wil zeggen 55 f.t.e., in totaal hoger is dan de vijf referentiegemeenten. De rekenkamercommissie zal in haar onderzoek gebruik maken van de uitkomsten van dit onderzoek c.q. zal de uitkomsten van dit onderzoek in het achterhoofd houden en daaraan in haar rapport refereren indien noodzakelijk/wenselijk. De rekenkamer kiest er echter niet voor om tot een verdieping van deze scan over te gaan. Dit omwille van de volgende redenen: De rekenkamercommissie vindt de clustering in taakvelden, zoals door Deloitte gehanteerd, te grof en wenst tot een meer verfijnde indeling (in meer clusters) over te gaan. De vijf Deloitte-gemeenten voldoen niet aan de criteria van vergelijkbaarheid die de rekenkamer aan haar referentiegemeenten stelt, met name voor wat betreft de aspecten inwoneraantal, 1 grote kern en een grote broer als buurgemeente. De scan van Deloitte heeft betrekking op de formatie zoals opgenomen in de begroting van In twee jaar tijd kan er veel veranderd zijn. De rekenkamercommissie kiest er daarom voor om de begroting 2011 als uitgangspunt te nemen. Als de rekenkamer er voor zou kiezen om toch de Deloitte-gemeenten als referentiegemeenten te gebruiken dan moeten ook al deze vijf gemeenten bereid zijn om mee te werken. De rekenkamer acht de kans aanwezig c.q. groot dat een of meer van deze gemeenten niet aan het rekenkameronderzoek wenst deel te nemen Aanpak Om het onderzoek te kunnen doen slagen is de rekenkamercommissie op zoek gegaan naar vergelijkbare gemeenten die in dit onderzoek willen meewerken. Landelijke cijfers met betrekking tot gemeenten in dezelfde grootteklasse als Best zullen wellicht te verkrijgen zijn c.q. te koop zijn, echter met dergelijke cijfers is geen diepgaande analyse van de formatie van Best mogelijk. Een vergelijking met andere, bekende/niet anonieme gemeenten, maakt een analyse mogelijk tussen gemeente Best enerzijds en (gemiddelden van) andere gemeenten anderzijds. De RKC heeft gezocht onder Brabantse gemeenten met een vergelijkbare omvang als Best. Vervolgens hield de RKC een belronde onder overige Nederlandse gemeenten. Uiteindelijk hebben vijf gemeenten hun medewerking toegezegd, te weten: Gemeente Bernheze (NB) Gemeente Drimmelen (NB) Gemeente Leiderdorp (ZH) Gemeente Nieuwkoop (ZH) Gemeente Langedijk (NH) 1 Deze vijf gemeenten waren: Edam-Volendam (28.500), Vught (25.400), Uithoorn (28.000), Baarn (24.300) en Waddinxveen (25.400). 4

5 De onderzoekers van de rekenkamercommissie leggen bezoeken af aan de deelnemende gemeenten en zien zoveel mogelijk stukken zelf inzien waardoor het benodigde werk van de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk wordt beperkt stappen; fasering onderzoek Het onderzoek vindt gefaseerd plaats: Fase 1: foto Fase 2: verdieping (optioneel) Fase 3: clusteranalyse (optioneel) De cijfers van Best worden, naast de vergelijking met de andere vijf gemeenten, ook vergeleken met landelijk beschikbare documenten (AenO-fonds, Capgemini, Berenschot). Tevens worden de verhoudingen tussen indirect en direct personeel geanalyseerd. Onderscheid in clusters/taakvelden We vragen van alle gemeenten de formatiegegevens op zoals opgenomen in de begroting Deze formatiegegevens worden vervolgens geclusterd. Onderzocht wordt op basis van de formatie die als uitgangspunt diende voor de begroting van De formatiegegevens van de verschillende gemeenten worden, per afzonderlijk cluster, met elkaar vergeleken. Grote verschillen tussen Best enerzijds en het gemiddelde van de andere gemeenten anderzijds worden toegelicht. Hierbij vindt vergelijking plaats vanuit het standpunt van Best. Afwijkingen Vergelijking van Best met gemiddelde per afzonderlijk cluster. Uitgangspunt: formatie per inwoners. Bij afwijkingen (per cluster) groter dan 1,5 f.t.e. (= circa 0,05 f.t.e. per inwoners) en/of groter dan 25% vindt een analyse plaats van deze verschillen. Verschillen kunnen veroorzaakt worden door: 1. Wel/niet uitvoeren van taken / uitbesteding / inhuur 2. indien taken identiek zijn: verschillen in de omvang van het areaal (bijvoorbeeld: oppervlakte openbaar groen, lengte wegen, aantal uitkeringsgerechtigden etc) 3. verschillen in de geleverde kwaliteit, bijvoorbeeld beeldkwaliteit (openbare ruimte), dienstverlening (bijv. wachttijden). Bij clusters waarbij geen sprake is van (grote) verschillen vindt géén verschillenanalyse plaats maar wordt er wel (per afzonderlijke gemeente) achtergrondinformatie verstrekt, waarmee taakinhoud en omvang van de formatie van de clusters wordt geduid. Wat is de foto niet? Met de foto worden géén voorstellen tot bezuiniging aangegeven. De foto geeft géén waardeoordeel omtrent de hoogte van de formatie per afzonderlijk cluster. Het is dus niet een beoordeling van de omvang van de formatie als zodanig. Alleen grote verschillen tussen Best en andere gemeenten worden geduid en verklaard. De foto is geen analyse van de uitgaven die met de verschillende clusters gemoeid zijn. De exploitatie wordt dus niet beoordeeld, alleen de formatie (in aantallen). 5

6 1.7. Verdiepingsonderzoek Nadat de foto gereed is wordt met de fractievoorzitters overlegd of er, mede gezien de uitkomsten van het onderzoek, behoefte is aan een verdieping van het onderzoek. Deze verdieping kan (o.a.) gezocht worden in een diepgaandere analyse van de clusters en/of door het doorvoeren van een kwadrantanalyse. Thans kan nog niet aangegeven worden hoe de verdieping er uit zou kunnen/moeten zien. Een en ander is afhankelijk van de vraag hoe de foto eruit ziet c.q. hoeveel (detail-)informatie er met de foto wordt verstrekt. Het is denkbaar dat de foto, in de ogen van de fractievoorzitters, onvoldoende inzicht geeft in de onderlinge relatie tussen kosten, inhuur, formatie en taken en areaal van één of meerdere clusters. De fractievoorzitters kunnen de RKC verzoeken terzake aanvullend onderzoek te doen. Hierbij zal de RKC wel een beroep moeten doen op de vijf referentiegemeenten. Of op een dergelijk beroep positief wordt gereageerd is ongewis Bruto- en netto-formatie In dit rapport wordt onderscheid gemaakt tussen bruto- en netto-formatie. De bruto-formatie is de totale formatie waarover de gemeente beschikt. De netto-formatie is de bruto-formatie gecorrigeerd voor taken die de gemeenten kunnen verzelfstandigen, uitbesteden of via een gemeenschappelijke regeling kunnen uitvoeren. Hierbij valt te denken aan de buitendienst, sociale zaken etc. Voordeel van deze correctie is dat de netto-formatie beter vergelijkbaar is, aangezien de omvang ervan minder wordt verstoord door activiteiten die bij de ene gemeente zijn uitbesteed en bij de andere niet. Kort gezegd: wij halen dus die taken uit de brutoformatie die de vergelijking tussen gemeenten kunnen verstoren Woord van dank De rekenkamercommissie spreekt langs deze weg een woord van dank uit aan de (medewerkers van) de vijf referentiegemeenten (zie voor de lijst met geïnterviewde personen, bijlage 1 bij dit rapport). Zonder hun had de benchmark niet uitgevoerd kunnen worden. Dit rapport zal, na behandeling in de gemeente Best, ook aan hen worden verstrekt Leeswijzer Voor de snelle lezer zou het lezen van dit hoofdstuk en hoofdstuk 2 kunnen volstaan. In hoofdstuk 2 wordt het rapport kernachtig samengevat en worden conclusies getrokken. Hoofdstuk 3 gaat in op landelijke cijfers (Berenschot, Capgemini en AenO-fonds) en op landelijke ontwikkelingen; regionalisering Brandweer en Regionale uitvoeringsdiensten. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de formatie van gemeente Best en op de formatiescan die in 2010 door Deloitte werd opgeleverd. De verschillen en overeenkomsten tussen Deloitte en dit rekenkameronderzoek worden geduid. In hoofdstuk 5 worden van de zes gemeenten korte profielen gegeven en wordt ingegaan op het uitgavenpatroon en de algemene uitkering die de zes gemeenten ontvangen. In hoofdstuk 6 tot slot wordt een (gedetailleerde) analyse van de formatie op clusterniveau uitgevoerd. 6

7 Hoofdstuk 2: Samenvatting en conclusies In dit onderzoek wordt de formatie van gemeente Best vergeleken met de formatie van de gemeenten Bernheze (NB), Drimmelen (NB), Langedijk (NH), Leiderdorp (ZH) en Nieuwkoop (ZH). Tevens vindt vergelijking plaats met landelijk beschikbare cijfers en met de formatiescan van Deloitte van maart Best kent een hogere bruto-formatie dan de referentiegemeenten en een netto-formatie die iets hoger scoort dan het gemiddelde. Dit kleine verschil is te verklaren omdat gemeente Best een grotere complexiteit kent dan de andere referentiegemeenten. Hieronder leggen we uit hoe dat precies zit. Bruto-formatie Uit het onderzoek is gebleken dat Best een hogere bruto-formatie kent dan de andere vijf referentiegemeenten. Deze formatie is circa 50 f.t.e. hoger dan de gemiddelde formatie van de referentiegemeenten. Het beeld dat in 2010 al werd opgeroepen door Deloitte wordt hiermee bevestigd. Het feit dat de bruto-formatie van Best hoger is, heeft echter wel zijn redenen. Verschillende bruto-formatie Het verschil in de bruto-formatieomvang van Best ten opzichte van de gemiddelde formatieomvang bedraagt 1,73 f.t.e. per inwoners (absoluut: 50 f..t.e.). Dit verschil wordt door twee componenten veroorzaakt: a. doordat een of meer gemeenten bepaalde taken hebben uitbesteed, Dit drukt de gemiddelden op verschillende clusters omlaag. Dit verklaart een afwijking van 0,54 f.t.e. per inwoners (absoluut 15,5 f.t.e) b. De resterende 1,19 f.t.e. per inwoners (absoluut 34,5 f.t.e) wordt veroorzaakt door verschillen in formatie tussen gemeenten die de taken wel zelf uitvoeren. Het betreft hier vooral de volgende clusters: f.t.e. per inw. Absoluut f.t.e. Faciliteiten 0,15 4,40 RO/Grond 0,08 2,30 Maatschappelijke ontwikkeling 0,07 2,00 Wijkontwikkeling 0,08 2,30 Sociale zaken 0,38 11,00 Beheer openbare ruimte binnen 0,18 5,30 Handhaving en toezicht 0,09 2,60 Vergunningen 0,09 2,60 Totaal 1,12 32,50 De reden waarom bij de vet/cursief afgedrukte clusters Best afwijkt ten opzichte van het gemiddelde heeft de rekenkamercommissie kunnen verklaren. De redenen van de afwijkingen in de overige clusters moeten gevonden worden in hetgeen hierna over het uitgavenpatroon en de algemene uitkering wordt opgemerkt. 7

8 Netto-formatie Gemeente Best heeft inmiddels 10,66 f.t.e als bezuiniging ingeboekt in verband met vacatures die thans niet meer ingevuld worden. Als deze formatie wordt afgetrokken van de brutoformatie en daarnaast ook nog afgetrokken worden: de formatie die in verband met de regionalisering van de brandweer overgaat; de formatie die in verband met de invoering van de regionale uitvoeringsdiensten overgaat; en de formatie voor taken die (veelal) door andere gemeenten worden uitbesteed dan blijkt dat de netto-formatie van Best, vergeleken met de andere vijf gemeenten vrijwel gemiddeld scoort. Best scoort in dat geval 4,11 f.t.e. per inwoners, tegenover gemiddeld 3,74 f.t.e. per inwoners, of, in absolute cijfers 119, f.t.e tegenover 108,5 gemiddeld, een verschil van 9,6%. Uitgavenpatroon en algemene uitkering De verschillen in deze netto-formatie zijn naar de mening van de rekenkamercommissie goed te verklaren vanwege het verschil in uitgavenpatroon van de gemeenten en de omvang van de algemene uitkering die de verschillende gemeenten ontvangen. De algemene uitkering dient te worden beschouwd als een mengtotaal van diverse indicatoren in de fysieke en sociale omgeving die de complexiteit en de uitgaven van de gemeente bepalen. Hoe hoger de algemene uitkering per inwoner, hoe groter de complexiteit van de gemeente. Gemeente Best heeft de op één na hoogste algemene uitkering per inwoner van alle zes gemeenten. Daarnaast scoort de gemeente Best voor wat betreft de begrote uitgaven (inclusief en exclusief grondexploitatie) het hoogst van alle zes gemeenten. Gezien de grotere complexiteit van gemeente Best acht de rekenkamer het plausibel dat de formatie van Best hoger is dan die van de vijf vergelijkingsgemeenten. Hieronder een overzicht ter verduidelijking: Uitg. per inw. Uitg. grondexpl. Alg.uitkering p.inw. Bruto-formatie Netto-formatie Best ,23 4,11 Bernheze ,35 3,68 Drimmelen ,62 2,62 Langedijk ,15 3,54 Leiderdorp ,36 4,20 Nieuwkoop ,94 4,66 Gemiddeld 3,74 Indirect personeel en leiding Het percentage staf en ondersteuning, uitgedrukt als percentage van de totale formatie bedraagt in Best 30% tegenover gemiddeld 34% bij de vijf referentiegemeenten. Best scoort hier lager dan het gemiddelde. Ditzelfde geldt voor het aantal leidinggevenden per 100 f.t.e. Best heeft 4,4 leidinggevenden per 100 f.t.e. en scoort hiermee het laagst van alle zes gemeenten. Gemiddeld hebben de vijf referentiegemeenten 5,9 leidinggevenden per 100 f.t.e. 8

9 Hoofdstuk 3: Landelijke cijfers en ontwikkelingen 3.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vergelijking van Best en de vijf referentiegemeenten met landelijk beschikbare cijfers. Achtereenvolgens wordt ingegaan op cijfers van Capgemini Consulting, Berenschot en het AenO-fonds. Tot slot wordt ingegaan op een tweetal landelijke ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de formatie van alle gemeenten Gegevens onderzoek Capgemini Consulting In september 2010 bracht Capgemini haar rapport uit inzake de benchmark Beloning & Formatie Uit dit rapport blijkt dat: De gemiddelde formatieomvang van de primaire processen, per inwoners, voor gemeenten in grootteklasse tot inwoners, bedraagt 3,95 f.t.e. De formatieomvang van de staf, uitgedrukt als percentage van het totale aantal f.t.e bedraagt bij gemeente in de grootteklasse tot inwoners 37%. Opgemerkt wordt dat alle gemeenten gemiddeld genomen 5,01 f.t.e. aan formatie hebben ten behoeve van het primaire proces, maar dat de verschillen tussen gemeenten groot zijn, variërend van 3,2 f.t.e tot 8,9 f.t.e. Uitgaande van deze norm betekent dit dat Best 145 f.t.e. ten behoeve van het primaire proces zou mogen hebben. Best heeft in werkelijkheid 166,5 f.t.e. in huis. Voor de andere gemeenten kunnen de volgende cijfers getoond worden: Norm f.t.e. werkelijk f.t.e. Best 145,0 166,5 Bernheze 148,5 102,0 Drimmelen 134,0 100,5 Langedijk 135,0 135,5 Leiderdorp 133,0 128,0 Nieuwkoop 135,0 117, Gegevens Bureau Berenschot inzake Veldhoven en Oosterhout Deze rapporten werden uitgebracht in juni resp. mei Netto ambtelijk apparaat Berenschot maakt onderscheid tussen bruto ambtelijk apparaat en netto ambtelijk apparaat. Het bruto ambtelijk apparaat is het totale ambtelijke apparaat van de gemeente. Het netto ambtelijk apparaat is het bruto ambtelijk apparaat gecorrigeerd voor taken die de gemeente kan verzelfstandigen, kan uitbesteden of via een gemeenschappelijke regeling kan laten uitvoeren. Voordeel van deze correctie is dat het netto ambtelijk apparaat beter vergelijkbaar is, aangezien de omvang ervan minder wordt verstoord door activiteiten die bij de ene gemeente zijn uitbesteed en bij de andere niet. 9

10 Benchmark Voor haar benchmark maakte Berenschot gebruik van de gegevens van 30 gemeenten in de grootteklasse van tot inwoners. Omvang apparaat De gemiddelde omvang van het ambtelijk apparaat bedraagt 7,9 f.t.e. per inwoners, voor alle gemeenten, ongeacht de grootteklasse. Er bestaan echter grote verschillen tussen individuele gemeenten, variërend van 5,5 tot 17 f.t.e. De gemiddelde omvang van het netto ambtelijk apparaat bedraagt 4,4. Ook hier is sprake van grote variaties, te weten van 2,8 f.t.e tot 7,3 f.t.e. per inwoners. Bruto apparaat f.t.e.: Gemeente Best 8,23 Gemeente Bernheze 5,35 Gemeente Drimmelen 5,69 Gemeente Langedijk 7,15 Gemeente Leiderdorp 7,36 Gemeente Nieuwkoop 7,05 Gemiddeld (excl. Best) 6,50 Uit deze opsomming blijkt dat de formatie van Best 1,73 f.t.e per inwoners hoger is dan het gemiddelde. Dit betekent dat de formatie van Best, uitgaande van inwoners, circa 50 f.t.e hoger is dan in de vergelijkingsgemeenten. Staf en ondersteuning Het percentage staf en ondersteuning (excl. belastingen) bedraagt bij de gemeenten tussen de en inwoners 33,6% ten opzichte van de totale formatie. Inclusief belastingen bedraagt dit percentage 36,2%. Dit zijn de gegevens volgens het rapport van Veldhoven. Volgens het rapport van Oosterhout bedragen bovengenoemde percentages 28,4% resp. 31,5%. Percentage staf en ondersteuning: Gemeente Veldhoven 28,4% Gemeente Oosterhout 31,5% Gemeente Best 30% Gemeente Bernheze 36% Gemeente Drimmelen 32% Gemeente Langedijk 30% Gemeente Leiderdorp 35% Gemeente Nieuwkoop 37% Gemiddeld (incl. Best) 34% Berenschot beschikt ook over landelijke gemiddelden met betrekking tot de staf en ondersteuning. Deze zien er als volgt uit (als % van totale formatie) 10

11 Berenschot gemeente Best Personeel en organisatie 2,8% 2,6% I&A 3,3% 3,0% Financiën en control 6,5% 6,2% Juridische zaken 1,5% 1,4% Bestuurszaken en ondersteuning 2,4% n..v.t Communicatie 1,7% 2,1% Facilitaire dienst (incl. DIV) 8,0% 6,6% Secretariaten 2,5% 2,7% 3.4. Landelijke cijfers AenO-fonds Jaarlijks voert het AenO-fonds een landelijke personeelsmonitor bij gemeenten uit. Op basis van de monitor 2010 kunnen de volgende cijfers worden ontleend: Aantal leidinggevenden per 100 medewerkers: Landelijk gemiddelde 5,2 Gemeente Best 4,4 Gemeente Bernheze 6,0 Gemeente Drimmelen 4,8 Gemeente Langedijk 6,6 Gemeente Leiderdorp 4,8 Gemeente Nieuwkoop 7, Landelijke ontwikkelingen Regionalisering brandweer Veel brandweerkorpsen kampen met knelpunten in hun organisatie, waardoor zij niet alle aan hen opgedragen taken op voldoende niveau kunnen uitvoeren. De eisen die de samenleving aan de brandweer stelt, worden steeds hoger. De werkdruk neemt toe, er wordt meer kennis en deskundigheid gevraagd voor de advisering bij complexe veiligheidsvraagstukken en ook de eisen aan opleiding, training en geoefendheid van het personeel worden strenger. Tegelijk neemt de beschikbaarheid van vrijwilligers af, met name tijdens de daguren. Mede daardoor worden de normen voor de opkomsttijden bij incidentmeldingen op een aantal plaatsen niet gehaald. De wijze waarop de brandweer is georganiseerd, veelal in de vorm van relatief kleinschalige lokale korpsen met een beperkte beroepsbezetting, maakt de organisatie kwetsbaar. Door het regionaal organiseren van het beheer en de aansturing van de brandweer, kunnen de taken efficiënter worden georganiseerd. Brandweerlieden blijven bij hun lokale posten werken en hun betrokkenheid bij het reilen en zeilen van de brandweerpost kan gewaarborgd blijven. Er zijn nog twee gemeenten die nog f.t.e. s met betrekking tot de brandweer op de loonlijst hebben staan, te weten gemeente Best en gemeente Langedijk. Bij Best gaat het om 5,00 f.t.e en bij Langedijk om 2,80 f.t.e. Op korte termijn zal deze formatie overgaan naar de regionale brandweer. 11

12 Regionale uitvoeringsdiensten (RuD s) De organisatie en uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de regelgeving op het gebied van milieu, bouwen en ruimte kent structurele problemen. Rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen erkennen deze problemen en hebben afspraken gemaakt om deze aan te pakken. Daarvoor is onder meer het bestuurlijke programma Uitvoering met ambitie. Ook het Openbaar Ministerie en de politie zijn nauw betrokken bij dit programma. Om dit te bereiken is PUmA (Programma Uitvoering met Ambitie) ontwikkeld, waarin wordt gewerkt aan informatie-uitwisseling (PIM), verhouding bestuur Openbaar Ministerie, kwaliteit en kennismanagement. Dit zal uiteindelijk leiden tot een vorming van Regionale Uitvoerings Diensten (RUD). In 2011 zal hierover voor alle provincies duidelijkheid zijn. De formatie die, op termijn, waarschijnlijk zal overgaan naar de RuD s ziet er als volgt uit: Vergunningen f.t.e. toezicht/handhaving f.t.e. totaal f.t.e Gemeente Best 1,75 1,89 3,64 Gemeente Bernheze 4,29 2,50 6,79 Gemeente Drimmelen 5,22 0,00 5,22 Gemeente Langedijk 2,00 1,00 3,00 Gemeente Leiderdorp 0,00 0,00 0,00 Gemeente Nieuwkoop???????? 12

13 Hoofdstuk 4: De formatie van gemeente Best 4.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de formatie van gemeente Best. Allereerst wordt de omvang van deze formatie geschetst. Vervolgens wordt ingegaan op de vacatures die niet meer zullen worden ingevuld. Tot slot komt het onderzoek van Deloitte aan de orde. De resultaten van dit onderzoek worden vergeleken met de resultaten van dit onderzoek Formatie De totale formatie van gemeente Best, zoals opgenomen in de programmabegroting 2011 ziet er, geclusterd als volgt uit: Cluster Totaal f.t.e. per 1000 inw. f.t.e. GRIFFIE LEIDING MANAGEMENT ASSISTENTEN CONTROL/INTERNE CONTROLE/KWAL PERSONEEL JURIDISCHE ZAKEN FINANCIEN COMMUNICATIE FACILITEITEN DIV/ARCHIEF/POST SYSTEEM/NETWERKBEHEER/ICT BELASTINGEN/WOZ RO/GROND EZ MO LEERPLICHT WIJKONTWIKKELING PUBLIEKSZAKEN/PUBLIEKSBALIE WMO SOZA BEHEER OPENBARE RUIMTE BINNEN BEHEER OPENBARE RUIMTE BUITEN GEBOUWENBEHEER ACCOMMODATIES VEILIGHEID BRANDWEER HANDHAVING EN TOEZICHT VERGUNNINGEN Voor een uitgebreide, gedetailleerde weergave van de formatie wordt verwezen naar bijlage 4 bij dit rapport. 13

14 4.3. Niet ingevulde vacatures Thans is, in Best, sprake van 10,66 f.t.e. aan niet ingevulde vacatures, die ook in de toekomst niet ingevuld zullen worden. Dit betreft: Senior P&O-adviseur 0,40 Communicatie-adviseur 0,22 Intern controleur 0,32 Management assistente sociale zaken 0,13 Bode 0,11 Medewerker helpdesk 0,20 Medewerker vastgoed ICT 0,50 Subtotaal indirect personeel 1,88 f.t.e. Medewerker recreatie en toerisme 1,00 Medewerker Maatschappelijke ontwikkeling 0,58 Beleidsmedewerker integrale wijkontwikkeling 0,11 Admin. medew. Integrale wijkontwikkeling 0,46 Medewerker beheer openbare ruimte 4,74 Medewerker bedrijfsvoering vakgroep veiligheid 0,14 Medewerker vergunningen (i.v.m. RuD) 1,75 Subtotaal direct personeel 8,78 f.t.e. Totaal 10,66 f.t.e. Hierbij kan op korte termijn nog worden opgeteld: Medewerkers toezicht en handhaving (i.v.m. RuD) 1,89 Medewerkers brandweer 5,00 Totaal 17,55 f.t.e. In dit rapport is met deze afname van de formatie geen rekening gehouden. De hierboven vermelde cijfers (vergelijking met landelijke cijfers) en de cijfers met betrekking tot de vergelijking van Best met de andere vijf referentiegemeenten, zijn gebaseerd op de formatie groot 238,33 f.t.e Formatiescan Deloitte dd. 8 maart 2010 Op 8 maart 2010 bracht Deloitte, op verzoek van gemeente Best, de formatiescan uit. De cijfers van deze scan zagen er als volgt uit: 14

15 Deloitte Rekenkameronderzoek Best gemiddelde Best gemiddelde ref.gem ref.gem Voorzieningen bevolking Bevolkingszaken 0,5 0,2 0,43 0,49 Werk en inkomen 0,7 0,4 0,76 0,5 Educatie 0,0 0,1???? Maatschappelijke zorg 0,5 0,3 0,38 0,31 Kunst en ontspanning 0,5 0,1???? Oudheid 0,0 0,0???? Bebouwing en omgeving Openbare orde en veiligheid 0,3 0,1 0,38 2 0,35 VH/RO/SV 1,1 0,5 0,61 3 0,55 Fysiek milieu 0,2 0,2???? Reiniging 0,1 0,0???? Openbare ruimte 1,69 4 1,50 Riolering 0,1 0,1 Groen 0,3 0,4 Wegen en water 0,3 0,5 Bestuur Overig/algemene ondersteuning 2,9 2,5 Overige eigen middelen 0,2 0,1 Overig 0,0 0,3 Totaal 7,8 5,9 Management 0,3 0,5 0,35 0,36 Aantal fte per manager Ondersteuning 2,9 2,5 2,5 2,25 Aandeel ondersteuning 37% 40% 31% 33% De formatie van de gemeente Best is vergeleken met de formatie van gemeenten die binnen dezelfde grootteklasse vallen ( inwoners). Deloitte zegt in haar toelichting het volgende (omkaderd): De tabel laat zien dat de gemeente Best een hogere formatie kent ten opzichte van de referentiegroep (+1,9 fte = ca. 55 fte gemeentebreed). Dit blijkt ook uit dit rekenkameronderzoek. Gemeente Best scoort 50 f.t.e. hoger dan de vijf referentiegemeenten. De beleidsgroepen Voorzieningen bevolking en Bebouwing en omgeving vertonen de grootste afwijking ten opzichte van de benchmark. De rekenkamercommissie maakt geen gebruik van beleidsgroepen. Vandaar dat er hier geen vergelijking kan worden gemaakt met de bevindingen van Deloitte. Binnen de beleidsgroep Bestuur valt de afwijking op bij Overig/algemene ondersteuning. Het verdient aanbeveling de omvang van deze formatie nader te beschouwen door ze af te zetten tegen het takenpakket. Voor de rekenkamercommissie is niet duidelijk welke formatie onder dit cluster valt. 2 Betreft veiligheid, handhaving en toezicht 3 Betreft ro/grond en economische zaken 4 Betreft BOR buiten en binnen 15

16 De overschrijding op Bevolkingszaken is te verklaren uit de keuze voor het concept van de Gemeentewinkel, waarin het merendeel van de dienstverlening aan burgers is ondergebracht. Uit het rekenkameronderzoek blijkt dat gemeente Best niet veel afwijkt van het gemiddelde. Alle vijf de referentiegemeenten in het rekenkameronderzoek kennen overigens het concept Gemeentewinkel. De overschrijding op werk en inkomen ligt in lijn met de bevindingen bij de exploitatiescan: een toenemend klantenbestand met een gemiddeld langere periode van bijstand. Het verdient aanbeveling te bezien of er een verband is met de formatie. Uit dit rapport zal blijken dat de formatie van Best (veel) hoger is dan die van de referentiegemeenten. Dit vindt zijn oorzaak in het veel hogere cliëntenbestand. Ook de overschrijdingen op de clusters Maatschappelijke zorg en Kunst en ontspanning passen in de bevindingen bij de exploitatiescan: de gemeente Best kent een bovengemiddeld beleid met betrekking tot maatschappelijke (jeugd-)zorg en met name sport. Ook op dit punt is het nuttig onderzoek te doen naar een verband met de hogere formatie. De rekenkamer kent het cluster maatschappelijke ontwikkeling. Op dit cluster scoort gemeente Best ongeveer 25% hoger dan gemiddeld. Het aandeel management is beduidend lager dan bij de referentiegemeenten. Dat vertaalt zich dan in een beduidend groter aantal medewerkers per manager (span of control). Uit het rekenkameronderzoek blijkt dat op het cluster formatie gemiddeld wordt gescoord. Aangezien Best relatief veel f.t.e. s kent betekent dit dat de span of control in Best groter is dan bij de referentiegemeenten. Het beleidscluster Overig/algemene ondersteuning is door Deloitte uitgesplitst in de typen ondersteuning: Onderzoek Deloitte Onderzoek RKC Best gemiddelde Best gemiddelde ref.gem ref.gem Communicatie 0,2 0,1 0,17 0,15 Documentaire informatievoorziening 0,3 0,0 0,27 0,25 Facilitair 0,4 0,6 0,28 0,15 Financieel 0,7 0,6 0,50 0,51 ICT 0,4 0,2 0,25 0,20 Juridisch 0,1 0,2 0,12 0,14 P&O 0,2 0,2 0,22 0,20 Secretariaat 0,6 0,7 0,22 0,19 Totaal 2,9 2,5 2,03 1,79 De gemeente Best wijkt, aldus Deloitte, met name af wat betreft de Documentaire informatievoorziening en ICT. De oorzaak van de eerste afwijking kan met name gevonden worden in het feit dat de referentiegemeenten geen specifieke formatie hebben opgegeven voor deze ondersteuning. Het verklaart mogelijk de onderschrijding op Facilitair, maar dit is niet specifiek onderzocht. 16

17 Uit het rekenkameronderzoek blijkt dat Best relatief hoog scoort bij facilitair. Daarop zal in het vervolg van dit rapport nader worden ingegaan. De overige bevindingen van Deloitte onderschrijft de rekenkamercommissie niet. De afwijkingen binnen ICT en (in mindere mate) Financien zijn, door Deloitte, nog niet nader geduid. De oorzaak kan vaak worden gezocht in de mate van centralisatie en/of ambitie van deze afdelingen. Nader onderzoek hiernaar is volgen Deloitte aan te bevelen. Deze afwijkingen zijn volgens de rekenkamercommissie zeer gering. 17

18 Hoofdstuk 5: Profiel van de onderzochte gemeenten 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt kort stilgestaan bij de typering van de gemeenten Best en de vijf vergelijkingsgemeenten. Daarna wordt ingegaan op de uitgaven die de zes gemeenten doen (op begrotingsbasis) en de algemene uikering die de gemeenten ontvangen. Doel van dit hoofdstuk is om snel inzicht te verkrijgen in het karakter van de zes gemeenten. Dit karakter is mede bepalend c.q. kan mede bepalend zijn voor de omvang van de formatie Gemeente Best Gemeente Best ligt ten noordoosten van gemeente Eindhoven en kent een inwoneraantal van De gemeente heeft een oppervlakte van 35,35 km2 en heeft maar één kern. De dichtstbijzijnde grote gemeente is de gemeente Eindhoven met circa inwoners. Gemeente Best is het beste vergelijkbaar met gemeente Leiderdorp. Beide gemeenten plakken als het ware aan hun grote broer vast en bestaan slechts uit één grote kern Gemeente Bernheze Gemeente Bernheze is een gemeente met inwoners ( ) en met een oppervlakte van 90,38 km2. De grootste dichtbij zijnde gemeente is de gemeente Oss, met inwoners. De gemeente Bernheze bestaat uit 5 kernen te weten: inwoners Heesch Nistelrode Heeswijk-Dinther Loosbroek Vorstenbosch De gemeente Bernheze kent de volgende afdelingen: Bestuur, personeel en organisatie Financiën, belastingen en informatisering Facilitaire dienstverlening Volkhuisvesting, ruimtelijke ordening en grondzaken Milieu en bouwzaken Civiel- en cultuurtechniek Welzijn en onderwijs Publiekszaken Bernheze overhandigt een B-staat waarin een formatie is vermeld van 171,2 f.t.e. Uit interviews is gebleken dat reeds sprake is van doorgevoerde bezuinigingen c.q. dat nog enkele bezuinigingen op til staan. Hierdoor wordt de formatie gereduceerd tot ongeveer 159,6 f..t.e. Van deze formatie wordt in het vervolg uitgegaan. 18

19 Bernheze heeft de laagste formatie van alle zes gemeenten. Als (mede) oorzaak hiervan wordt door de medewerkers van deze gemeente aangegeven dat formatie voortdurend en al jaren lang de aandacht heeft van de politiek. In Bernheze wordt er bewust naar gestreefd de formatie lean and mean te houden Gemeente Drimmelen Gemeente Drimmelen is een gemeente met inwoners ( ) en met een oppervlakte van 119,2 km2, waarvan 22,6 km2 water. Gemeente Drimmelen grenst aan de gemeente Breda, met circa inwoners. De gemeente Drimmelen bestaat uit 6 kernen te weten: inwoners Drimmelen 570 Made Hoge Zwaluwe Lage Zwaluwe Terheijden Wagenberg Gemeente Drimmelen kan worden gekwalificeerd als een gemeente met relatief geringe ontwikkelingen. Er is vrijwel geen sprake van grondexploitaties. Uitbreiding van de gemeente vindt niet plaats, hooguit is er sprake van inbreidingen Gemeente Langedijk Gemeente Langedijk is een gemeente gesitueerd in de kop van Noord Holland en kent per 1 april inwoners. De gemeente valt uiteen in de volgende kernen: Broek op Langedijk Koedijk Noord Scharwoude Oudkarspel Sint Pancras Zuid Scharwoude (gemeentehuis) De gemeente grenst in het Zuidwesten aan de gemeente Alkmaar met inwoners. De gemeente heeft een oppervlakte van 27 km Gemeente Leiderdorp Leiderdorp is een gemeente met inwoners (per 1 april 2011). De gemeente heeft één grote kern en een buurtschap: Achthoven. De gemeente plakt als het ware aan de gemeente Leiden vast. Leiden heeft circa inwoners. Leiderdorp heeft een ziekenhuis dat dienst doet voor de regio. De gemeente heeft voornamelijk een na-oologse bebouwing (jaren 70 en jonger) en kan als een VINEX-locatie, avant la lettre worden bestempeld. 19

20 5.7. Gemeente Nieuwkoop Gemeente Nieuwkoop heeft op 1 januari inwoners. De gemeente valt uiteen in 12 kernen. De gemeente is gesitueerd in het groene hart. De dichtstbijzijnde grote gemeente is Alphen aan de Rijn met circa inwoners. De oppervlakte van de gemeente bedraagt 90,19 km2 waarvan 16,05 km2 water. 5.8 Begrotingstotalen, uitgaven inzake grondexploitatie en algemene uitkeringen De uitgavenpatronen van de zes gemeenten verschillen aanzienlijk. Terzake wordt verwezen naar bijlage 2 bij dit rapport. In deze bijlage worden de gemiddelde uitgaven getoond van de gemeenten over de jaren 2007 tot en met Deze uitgaven zijn ontleend aan de begrotingen van de gemeenten 5. Daarnaast worden de uitgaven inzake grondexploitatie getoond en de algemene uitkering per inwoner. Uitg. per inw. Uitg. grondexpl. Alg.uitkering p.inw. Bruto-formatie per inw. Best ,23 Bernheze ,35 Drimmelen ,62 Langedijk ,15 Leiderdorp ,36 Nieuwkoop ,94 Uit dit overzicht blijkt dat de bruto-formatie als het ware meebeweegt met de uitgaven. Best en Leiderdorp hebben relatief hoge uitgaven en een relatief hoge algemene uitkering pet inwoner. Bij Bernheze en Drimmelen zijn alle scores relatief laag. Gemeente Langedijk is een uitzondering. Deze gemeente kent een relatief hoge formatie, terwijl de uitgaven per inwoner relatief laag zijn. Best heeft (met afstand) de hoogste uitgaven per inwoner. Uit deze opstelling blijkt dat Best en Leiderdorp de hoogste algemene uitkering per inwoner ontvangen. Uit bijlage 5 blijkt dat de hoge score van Best en Leiderdorp vooral veroorzaakt worden door de algemene uitkeringen met betrekking tot de zachte sector, dat wil zeggen: werk en inkomen, maatschappelijke zorg, educatie, en kunst en ontspanning. 5 Bron: begrotingsanalyse Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 20

21 Hoofdstuk 6: Clusteranalyse 6.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de formatievergelijking van Best met de andere vijf referentiegemeenten. Deze vergelijking vindt plaats op clusterniveau. De totale formatie is door de rekenkamercommissie gerangschikt in 29 clusters. In de volgende paragraaf wordt allereerst een totaaloverzicht getoond van alle clusters. Vervolgens worden de verschillende clusters toegelicht Totaaloverzicht De vergelijking op clusterniveau, tussen de verschillende gemeenten, ziet er als volgt uit: (Markering in geel bij afwijkingen groter dan 0,05 f.t.e per inwoners (circa 1,5 f.t.e ) en afwijkingen groter dan 25%) Best Bernheze Drimmelen Langedijk Leiderdorp Nieuwkoop gemiddeld Best afw. Best procentueel 1 Griffie % 2 Leiding % 3 mgt.ass/secr % 4 control/ic/kwaliteit % 5 Financien % 6 personeelszaken % 7 jur. Zaken % 8 communicatie % 9 faciliteiten % 10 div/archief/post % 11 inkoop nvt 12 systeem/netwerkbeheer % 13 belastingen/woz % 14 ro/grond % 15 ez % 16 maatsch.ontw % 17 leerplicht % 18 wijkontwikkeling % 19 pz/publieksbalie % 20 wmo % 21 soza % 22 beheer openbare ruimte binnen % 23 beheer openbare ruimte buiten % 24 gebouwenbeheer % 25 accommodaties % 26 veiligheid % 27 handhaving en toezicht % 28 vergunningen % 29 brandweer % 21

22 sub-totaal bovenformatief diversen generaal-totaal direct totaal indirect totaal procentueel indirect/direct 44% 55% 49% 43% 53% 60% 52% procentueel indirect/totaal 30% 36% 32% 30% 35% 37% 34% De cijfers in de kolom gemiddeld zijn berekend op basis van de vijf vergelijkingsgemeenten. De scores van gemeente Best wegen in dit gemiddelde dus niet mee. Indien bij de vijf gemeenten er één of meer gemeenten een score hebben van 0,00 dan is de becijfering van het gemiddelde in die zin aangepast dat het gemiddelde wordt berekend over de andere gemeenten die wel scoren op dit cluster. In de kolommen afw. Best (absoluut) en procentueel heeft markering in geel plaatsgevonden indien sprake is van afwijkingen groter dan 0,05 f.t.e per inwoners (dit is ongeveer 1,5 f.t.e ) en afwijkingen groter dan 25%. Uit deze tabel blijkt het volgende: Best heeft de hoogste score van alle gemeenten De verhouding indirect/direct is in Best, samen met gemeente Langedijk het laagst Netto-formatie Uit bovenstaande analyse blijkt dat bij veel gemeenten één of meerdere taken niet zelf worden uitgevoerd, maar worden uitbesteed. Daarnaast is de buitendienst zeer moeilijk met elkaar te vergelijken. Daarnaast dient, om een goed vergelijk te kunnen maken de formatie gecorrigeerd te worden in verband met het wegvallen van formatie van de brandweer (voor zover dit nog niet gebeurd is) en in verband met toekomstige overdacht van formatie aan de Regionale uitvoeringsdiensten (Milieuvergunningen en toezicht en handhaving). Om te voorkomen dat appels met peren vergeleken worden, dient daarom de formatie te worden genormaliseerd. Dit houdt in dat de bruto-formatie wordt gecorrigeerd voor formatie die buiten de deur zou kunnen worden gezet. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat dit niet betekent dat dit ook volgens de rekenkamercommissie zou moeten. Als dit echter zou gebeuren, dan ontstaat het volgende beeld: 22

23 Best Bernheze Drimmelen Langedijk Leiderdorp Nieuwkoop Gemiddeld totale formatie af: 11 Inkoop belastingen/woz Leerplicht Wmo Soza bor buiten gebouwenbeheer accommodaties Brandweer Rud ? Resteert correctie indirect resteert na correctie De regel correctie indirect heeft betrekking op de formatiereductie die (ongeveer) doorgevoerd zou kunnen worden bij het indirect personeel, vanwege de daling van het direct personeel (minder ICT door minder werkplekken, minder P&O door minder personeel, minder management etc.). De berekening van deze daling is gebaseerd op het percentage indirect/direct. Bovenstaande becijfering laat zien dat de onderlinge verschillen tussen de gemeenten kleiner worden. Bovendien blijkt nu dat niet Best, maar Nieuwkoop de gemeente is met de hoogste formatie. Als van de formatie van Best ook nog worden afgetrokken de volgende bezuinigingen: Medewerker recreatie en toerisme 1,00 Medewerker Maatschappelijke ontwikkeling 0,58 Beleidsmedewerker integrale wijkontwikkeling 0,11 Admin. medew. Integrale wijkontwikkeling 0,46 Medewerker bedrijfsvoering vakgroep veiligheid 0,14 Totaal 2,29 = 0,08 f.t.e per inwoners Dan resteert voor Best een netto-formatie van 4,11 f.t.e. per inwoners. Dit ligt nog iets boven het gemiddelde van de vijf referentiegemeenten Productiviteit De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat er verschillen zijn in het aantal productieve uren die de verschillende gemeenten hanteren. Dit aantal uren wordt afgeleid van het aantal werkdagen per jaar minus (niet limitatief): 23

24 Feestdagen Verlofdagen ADV-dagen Ziekteverzuim Doktersbezoek Opleiding (Algemeen) werkoverleg Iedere gemeente komt op andere becijferingen uit, te weten: Best Bernheze Drimmelen Langedijk Leiderdorp variabel Nieuwkoop De rekenkamercommissie heeft niet géén onderzoek gedaan naar de vraag of dergelijke becijferingen invloed zouden kunnen hebben op de formatie. Reden daarvan is dat het slechts om becijferingen gaat. Papier is immers geduldig. Dit neemt niet weg dat het zou kunnen zijn dat hoe meer productieve uren door het personeel (kunnen) worden gemaakt, hoe beter dit is voor de omvang van de formatie. Bij een gewenste/noodzakelijke productie van, stel, uur heeft men hiervoor in Bernheze 7,14 f.t.e. nodig en in Best 7, Indirect personeel Zoals hierboven al gezegd: Best scoort relatief goed voor wat betreft de verhouding direct/indirect. Dat wil echter nog niet zeggen dat Best ook in absolute zin laag scoort. In totaal heeft Best 2,47 f.t.e. per inwoners aan indirect personeel tegenover 2,25 f.t.e. gemiddeld. In de navolgende tekst wordt op de 12 clusters waarin het indirect personeel uiteenvalt nader ingegaan. 1. Griffie Taken Onder dit cluster vallen de raadsgriffier, ondersteuning raadsgriffie, raadsadviseurs, ondersteuning rekenkamerfunctie. Score Best scoort op dit cluster iets hoger dan gemiddeld. De scores van de verschillende gemeenten ontlopen elkaar weinig. Bij alle gemeenten is sprake van volledig selfsupporting griffieorganisaties. Met andere woorden: er vindt géén ondersteuning vanuit andere clusters (bijvoorbeeld secretarieel) plaats. Verschillen in formatie zouden veroorzaakt kunnen worden door verschillen in vergaderstructuur, het aantal commissies etc. Dit is door de rekenkamercommissie echter niet verder onderzocht, vanwege de relatief geringe verschillen in dit cluster. 24

25 2. Leiding Taken Onder dit cluster vallen de gemeentesecretaris/directeur, adjunct directeur en lijnmanagement. Score Gemeente Best scoort (met 0,35) in dit clusters ook weer gemiddeld. Gemeente Drimmelen scoort het laagst met 0,26 en gemeente Nieuwkoop scoort met 0,47 het hoogst. De lage score van Drimmelen kan verklaard worden door het feit dat de gemeente een relatief klein aantal afdelingen kent (vanwege de omvang van de totale formatie) en door het feit dat er géén sprake is van een adjunct-directeur. Gemeente Nieuwkoop kent naast afdelingshoofden ook nog teamleiders. Deze geven, per f.t.e. waaruit hun teams bestaan, leiding voor 0,05 f.t.e. Bijvoorbeeld: als het team bestaat uit 10 medewerkers c.q. 10 f.t.e. dan gaat 0,5 f.t.e. van de tijd van de teamleiders op aan leidinggeven. Het aantal f.t.e. waaraan door het management leiding wordt gegeven, de zogenaamde span of control ziet er als volgt uit: Gemeente Best 22,7 Gemeente Bernheze 16,67 Gemeente Drimmelen 20,83 Gemeente Langedijk 15,15 Gemeente Leiderdorp 20,83 Gemeente Nieuwkoop 14,08 Span of control f.t.e. Best heeft de beste score op dit punt. 3. Managementassistenten Taken Bestuurssecretariaat, afdelingssecretariaat/ondersteuning, kabinetszaken. Score Gemeente Best scoort ook op dit cluster vrijwel gemiddeld. De scores tussen de verschillende gemeenten lopen wel ver uiteen en variëren van 0,08 (gemeente Bernheze) tot 0,26 (gemeenten Nieuwkoop). Bernheze en Langedijk kennen geen ondersteuning van d afdelingsmanagers. Bij Best, Drimmelen, Leiderdorp, en Nieuwkoop is dit wel het geval. Bernheze en Langedijk scoren hierdoor dan ook zeer laag. 25

26 4. Control/interne controle 5. Financiën Taken Concerncontrol, interne controle, auditing, 213a-onderzoek, kwaliteitsmanagement. Financieel beleid, Financiële rapportage en analyse, financiële administratie, verzekeringen, treasury, btw-compensatiefonds. Score De clusters Control/interne controle en financien worden gecombineerd behandeld vanwege hun onderlinge verwevenheid. Bij de ene gemeente zijn de controltaken afzonderlijk gepositioneerd, bij de andere gemeente liggende control-taken (voornamelijk) bij Financiën. In Bernheze zijn zelfs control cq. financiele taken gepositioneerd binnen de verschillende vakafdelingen. Als de scores van beide clusters bij elkaar worden opgeteld ontstaat het volgende beeld: f.t.e. per inwoners Best 0,50 Bernheze 0,53 Drimmelen 0,46 Langedijk 0,47 Leiderdorp 0,50 Nieuwkoop 0,55 Gemiddeld 0,51 Gezien het feit dat de scores dicht bij elkaar liggen en er geen sprake is van grote uitschieters is de rekenkamer niet meer op zoek gegaan naar onderliggende informatie. 6. Personeelszaken Taken Beleid, intern organisatieadvies, personeelsconsulenten, HRM-adviseurs, personeelsadministratie, arbo/bhv-coördinatie, coördinatie opleidingen, loopbaanadvies, ORondersteuning. Score Als we de formatie van dit cluster uitdrukken in een percentage van de totale personeelsformatie van de gemeente, dan blijkt dat de scores erg dicht tegen elkaar liggen: Formatie PZ als % totale formatie Best 2,6% Bernheze 2,9% Drimmelen 3,2% Langedijk 3,2% Leiderdorp 2,7% Nieuwkoop 3,0% 26

27 Leiderdorp is de enige gemeente die de salarisadministratie heeft uitbesteed (aan gemeente Leiden). Best is de enige gemeente waarbij in het cluster ook nog formatie ten behoeve van de ondersteuning van de Ondernemingsraad voorkomt. 7. Juridische zaken Taken Het gaat hier om juridische zaken die niet direct aan een product zijn te relateren, zoals centrale juridische staf, juridische control en ondersteuning cie bezwaar en beroep. Score De scores lopen uiteen van 0,08 f.t.e. per inwoners (gemeente Drimmelen) tot 0,27 f.t.e. per inwoners (Leiderdorp). Best scoort relatief laag met 0,12 f.t.e per inwoners. De verschillen tussen de scores kunnen moeilijk worden verklaard. Juridische control is in alle gemeenten, met uitzondering van Leiderdorp, niet expliciet in de formatie zichtbaar. Daarnaast geeft Leiderdorp aan dat bij Bezwaar- en beroepsprocedures de Juristen alle werk uitvoeren tot en met de verdediging van de dossiers. De afdelingen komen hierbij niet aan de pas. 8. Communicatie Taken Interne communicatie (personeelsblad), externe communicatie, beantwoorden publieksvragen, PR, beheer internet, beheer intranet. Score De scores variëren van 0,11 f.t.e per inwoners (Drimmelen) tot 0,17 f.t.e. per inwoners (o.a. Best). Het gemiddelde ligt op 0,14. Gezien de relatief geringe afwijkingen heeft verdere analyse niet plaatsgevonden. 9. Faciliteiten Taken Hierbij gaat het met name over bode-diensten, repro, schoonmaak en catering. Score De score varieert van 0,09 f.t.e per inwoners (Langedijk) tot 0,28 gemeente Best. De samenstelling van de formatie ziet er als volgt uit: Bode Beleid Repro Schoonmaak Catering Totaal Best 3,00 2,00 2,00 0,50 0,50 8,00 Bernheze 3,00 0,53 0,00 0,00 0,00 3,53 Drimmelen 2,89 0,00 0,00 0,00 0,00 2,89 Langedijk 2,30 0,13 0,00 0,00 0,00 2,43 Leiderdorp 3,50 0,00 0,00 0,00 0,72 4,22 Nieuwkoop 4,50 0,00 0,00 0,00 0,00 4,50 Gemeente Best scoort zeer hoog op dit cluster. Dit komt door hoge scores op beleid en repro. Gemeente Nieuwkoop scoort na Best ook hoog op dit cluster. Oorzaak is waarschijnlijk dat Nieuwkoop twee vestigingen kent, te weten in Ter Aar en in Nieuwveen. Dit veroorzaakt waarschijnlijk een hogere formatie van bode-personeel. 27