Welbesteed. Vragen staat vrij! Vooral bij Bureau Aanbestedingen! Column. Bureau Aanbestedingen is verhuisd. Het verwervingsteam - deel 3 Mandaat

Transcriptie

1 Dienst Ondersteuning Nieuwsbrief van Welbesteed Nummer 34 Juli 2008 Column is verhuisd Het verwervingsteam - deel 3 Mandaat Duurzaam inkopen voor de hele gemeente Architectenselectie Bibliotheek++ Even voorstellen Vragen staat vrij! Vooral bij! Het belangrijkste dat je moet weten over aanbesteden is dat je àltijd vragen moet stellen. Hoe meer je weet, hoe beter je kunt ingaan op regels en verwachtingen van de aanbesteder. Dat geldt voor een inschrijver die een bestek niet helemaal begrijpt, maar ook voor een inkoper die niet helemaal doorziet welke producten er op de markt te krijgen zijn. Ook de ambtenaar die een project start wordt vaak of druk bezig is samenwerking met gevraagd om advies of om te helpen bij een leverancier te zoeken, vergeet een inkooptraject. Zo vaak, dat de hoeveelheid werk van regelmatig vragen te stellen. Hij is dan vaak onvoldoende op de hoogte van de de afgelopen tijd verdrievoudigd is. inkoopregels van de overheid. En dat is Gelukkig beschik ik over een positief een gemiste kans! ingesteld en hardwerkend team! En toch roep ik op tot het stellen van vragen, ik lijk wel gek! Waarom wil ik meer vragen? Dit vraagt om een nadere uitleg: Eigenlijk wil ik dat collega s eerder in het proces vragen aan ons stellen. wordt vaak (te) laat gevraagd om te assisteren bij het aanbesteden. Er is dan al veel besloten over het aan te schaffen product, terwijl we in een vroeg stadium het inkoopproces mee kunnen vormgeven. Een voorbeeld: "we moeten die applicatie hebben en hoe moeten we dat aanbesteden? In dit geval hadden we kunnen helpen bij de marktverkenning (wat is er allemaal te koop?). Vervolg op pagina 2

2 Dienst Ondersteuning Vervolg van voorpagina Dat voorkomt dat er met een vooroordeel over de producten in de markt alsnog openbaar moet worden aanbesteed. Grote kans dat je in zo n geval het uitgezochte product niet krijgt. Dat is overigens iets heel anders is dan niet krijgen wat je nodig hebt! Nog een voorbeeld uit de praktijk: "het contract moet op 1 augustus ingaan en wat moeten we doen om dat te halen?". Waren we in dit geval 3 maanden eerder begonnen, dan was niemand in tijdnood gekomen. In beide gevallen is het gelukkig helemaal goed gekomen. Daarom: vragen staat vrij. Bel ons als je begint met een project of wanneer je op zoek gaat naar een partner in de markt. We kunnen dan met een kort advies helpen om het inkoopproces vorm te geven. We kunnen dan ook meteen plannen òf en wanneer je onze hulp nodig hebt. Zo zijn we allebei geholpen! Gàry Habets ; welbesteedje Het feit dat de rechtsgeldig ondertekenaar van de offerte op vakantie is, is geen reden om de handtekening van de secretaresse van hem of haar dan maar te accepteren! Column Terwijl ik midden in de verbouwing van mijn nieuwe woning zit, kwam weer de vraag of ik nog een artikeltje voor Welbesteed wilde inleveren. Met de verf nog aan de vingers zit ik dan nu op het toetsenbord te rammen om niet na de deadline iets in te leveren. Gelukkig is er genoeg stof tot schrijven. Eén aanbesteding waar ik op dit moment betrokken bij ben loopt als een trein. De gemeentelijke medewerkers die in het aanbestedingsteam zitten werken fantastisch mee. Met een sneltreinvaart (6 weken) is een offerteaanvraag in elkaar gestoken. Het aantal vragen bij de inlichtingenronde vielen gezien de moeilijkheid van het project en het aantal (5) percelen waarin het was verdeeld - erg mee. En waren bovendien gemakkelijk te beantwoorden. De inschrijvingen overtroffen alle voorspellingen. Het betreft hier een openbare aanbesteding en het aantal bestekhouders was 45. Onder hen waren vele collega-gemeenten en aanbestedingsadviseurs. Aanvankelijk waren we erg geschrokken van de stapel offertes, maar over de verschillende percelen verdeeld, bleek dat het om vijf tot acht inschrijvingen per perceel ging. Dat is voldoende aantal om de concurrentie te waarborgen en de selectie niet te moeilijk te maken. De kwaliteit van de inschrijvingen was boven verwachting. Bij een aanbesteding blijken inschrijvers vaak buitengewoon inventief en zij doen vaak precies dat wat je niet wilt. Dat was nu niet het geval. Alle documenten waren keurig volgens de vraagstelling ingevuld en gerangschikt. Een makkie om ze te vergelijken. Natuurlijk kost de beoordeling van in totaal ca. 30 offertes veel tijd. Maar zoals gezegd, door de vraagstelling en de beantwoording door de inschrijvers was de vergelijking verhoudingsgewijs toch gemakkelijk. Op dit moment speelt nog de Alcateltermijn dus ik blijf nog even voorzichtig met de uitkomst van de aanbesteding. Het lijkt erop dat - althans in de branche van deze aanbesteding - dat de inschrijvers zich duidelijk hebben bekwaamd in aanbesteden. Veel documenten waren dan ook ingevuld door bidmanagers, tendermanagers of soortgelijke functies. Dit is duidelijk een teken dat de firma s zich professionaliseren in het inschrijven en daarvoor speciale mensen aanstellen. U begrijpt dat ik een dergelijke goed lopende aanbesteding wel kan waarderen tijdens het verbouwen, timmeren en verven van mijn nieuwe woning! Want hoe anders kan het gaan. Ambtelijke medewerkers die het nut van een aanbesteding niet inzien: we doen het al jaren zo met die firma, waarom moeten we nu het risico lopen dat we een andere firma krijgen die niet zo goed is. Managers die het nut van de ondersteuning van een in aanbestedingen gespecialiseerd adviseur niet inzien en die in zee gaan met hun oude vertrouwde en niet-aanbestede adviseur. Of nog erger die een bestek laten maken door een leverancier! Aanbestedingsteams die niet samen kunnen werken en niet geïnteresseerd zijn in de aanbesteding of deze naast hun toch al drukke werkzaamheden erbij moeten doen. In dit soort gevallen zijn aanbestedingen moeizame processen. Maar ook inschrijvers die een zoekplaatje maken van hun offertes kunnen een vlot lopende aanbesteding frustreren. Sommige inschrijvers denken slimmer te zijn dan de aanbesteder en offreren zaken die niet gevraagd zijn, wat de vergelijking van offertes bemoeilijkt. En tot slot zijn er inschrijvers die hun verlies van een aanbesteding niet kunnen accepteren. Zij vechten dit vaak uit tot aan de rechter toe. Zij vinden bijvoorbeeld dat hun plan van aanpak wel degelijk goed was en tien punten moest krijgen Nee, heerlijk zo n vlotte aanbesteding. Dat levert ook een snel artikel op. Dus ik ga nu maar weer de witkwast pakken. Ton Rath

3 is verhuisd Sinds 1 januari 2008 is (BA) binnen de organisatie verhuisd van Stadswerken naar de nieuw opgerichte Dienst Ondersteuning. Toen BA in 1999 werd opgericht is zij bij de Dienst Stadsbeheer (tegenwoordig Stadswerken) ondergebracht. Dat had een praktische reden: bij die dienst vonden de meeste aanbestedingen plaats. Sinds de oprichting zijn er steeds meer gemeentelijke diensten gebruik gaan maken van de dienstverlening van BA. Dat is een positieve ontwikkeling. Een logische stap is om als Service Centrum onderdeel te worden in de Dienst Ondersteuning. Immers, alle Service Centra richten hun dienstverlening op de hele gemeente. Op 30 mei j.l. heeft haar nieuwe 'thuis' betrokken op de vijfde etage van de Vliegend Hertlaan. Hieronder treft u de nieuwe contactgegevens van Het nieuwe telefoonnummer is: De fax is geworden: Het algemene adres is ongewijzigd: ba@utrecht.nl Vestigingsadres Gemeente Utrecht Dienst Ondersteuning Vliegend Hertlaan KT Utrecht Postadres Gemeente Utrecht Dienst Ondersteuning Postbus AB Utrecht Neem de adresgegevens over in uw organisatie. Dat voorkomt vertraging bij de post! Terry Hoekstra

4 D Voor elke aanbesteding die bij wordt uitgevoerd, wordt een verwervingsteam samengesteld die de 'klus' uitvoert. Een verwervingsteam is een team van deskundigen die onder andere tot taak hebben de offerteaanvraag te schrijven, vragen in de inlichtingenronde te beantwoorden, de binnengekomen offertes te beoordelen en met de eventuele opdrachtnemer een verificatiegesprek te voeren. Het verwervingsteam - deel 3 In deze en komende edities van Welbesteed zal 'het verwervingsteam' telkens vanuit een andere invalshoek belicht worden. Deze keer belichten we het thema 'Mandaat' Mandaat Een offerteaanvraag wordt opgesteld door het verwervingsteam. Dit team is samengesteld door of namens de opdrachtgever van de aanbesteding. De opdrachtgever geeft het verwervingsteam opdracht tot het inkopen van een product of dienst. Soms worden daarbij nog enkele uitgangspunten vastgelegd, soms ook niet. Het verwervingsteam gaat vervolgens aan de slag met het onderzoeken van de eisen waaraan het product of de dienst moet voldoen. Dit kunnen bijvoorbeeld inhoudelijke, technische, juridische en commerciële eisen zijn. Vaak wordt de impact van hetgeen in de offerteaanvraag wordt beschreven onderschat. De eisen in de offerteaanvraag zijn dwingende uitgangspunten bij de levering of dienstverlening. Voor de leverancier, maar ook voor de gemeente Utrecht! Als in de offerteaanvraag staat dat alle geleverde pennen roze moeten zijn, dan schrijft iedere collega de komende jaren met een roze pen. En als er staat dat uitzendkrachten twee linkerhanden moeten hebben, dan komt er niemand, of we hebben er niet veel aan. Dit zijn natuurlijk gekke voorbeelden, maar toch. Als het verwervingsteam besluit dat in de offerteaanvraag komt te staan dat alle benodigde gegevens via een database beschikbaar komen, dan verwacht de leverancier dat dat bij contractuitvoering ook zo is. Blijkt tijdens de uitvoering dat de gemeente Utrecht dat (nog) niet kan waarmaken, dan hebben we een groot probleem. In dit voorbeeld heeft het niet kunnen voldoen aan een belofte grote gevolgen voor interne processen van de gemeente, maar ook voor de kosten. En het komt de relatie met de leverancier niet ten goede! Deze voorbeelden dienen om duidelijk te maken dat het verwervingsteam mandaat moet hebben voor het nemen van beslissingen. Duidelijk moet zijn wat wel en wat niet zelfstandig door het verwervingsteam mag worden besloten. Bijna elke beslissing voor een bepaalde aanpak heeft organisatorische en financiële consequenties. De opdrachtgever moet het mandaat én de beperkingen meegeven in de opdracht. Een idee is om de definitieve offerteaanvraag ter goedkeuring voor te leggen aan de opdrachtgever of zelfs het MT van de dienst. In de planning van een proces moet hier rekening mee worden gehouden. Zo kan veel ellende worden voorkomen! Lisette Hoogstraten ; onze welbesteedje Leveranciers presteren het soms om al in de aanbiedingsbrief (meestal het eerste blad van de offerte) aan te geven dat ze niet voldoen aan eisen. Verder bladeren heeft dan geen zin. De offerte is ongeldig.

5 Duurzaam inkopen voor de hele gemeente Duurzaam inkopen staat sinds jaren hoog op de agenda. De gemeente streeft ernaar om in % van haar inkopen duurzaam in te kopen. Als gemeente hebben we een voorbeeldfunctie te vervullen, zowel voor burgers als voor bedrijven. Wat wordt er nu precies onder duurzaam inkopen verstaan? Iedereen denkt al gauw aan het milieu. En inderdaad, milieucriteria maken een groot onderdeel van duurzaam inkopen uit. Milieucriteria gaan over de effecten van het product, de dienst of het werk op het natuurlijke leefmilieu. Maar ook sociale criteria zijn een belangrijk onderdeel van duurzaam inkopen. Deze criteria hebben betrekking op de sociale omstandigheden waaronder een product, dienst of werk tot stand komt. Denk hierbij aan zaken als het tegengaan van kinderarbeid of discriminatie, maar bijvoorbeeld ook het bieden van stageplaatsen aan werklozen. Onderzoek De gemeente Utrecht heeft besloten dat bij iedere (Europese) aanbesteding verplicht een duurzaamheidparagraaf opneemt. Daarbij wordt opgemerkt dat duurzaamheid bijvoorbeeld niet tot vermindering van kwaliteit of tot veel hogere kosten mag leiden. Over het jaar 2007 is er onderzoek gedaan naar de in dat jaar afgeronde aanbestedingen. Onderzocht is in hoeverre duurzaam inkopen al is toegepast: welke eisen en wensen op het gebied van duurzaam inkopen reeds meegenomen worden in aanbestedingen, waar men op moet letten en waar men gebruik van kan maken. Bureau Aanbestedingen gebruikt dit als input voor verdere ontwikkeling van duurzaamheidcriteria. In het streven van de gemeente zijn we dus op de goede weg, maar er is nog veel winst te boeken op dit gebied. Senternovem Senternovem is bezig met het schrijven van de criteria voor alle productgroepen. Zie duurzaaminkopen voor de verschillende productgroepen. Op het gebied van vervoer (dienstauto's, openbaar vervoer, etcetera), bepaalde apparatuur, reproductie en elektriciteit zijn de specificaties al beschreven. gaat hiermee aan de slag. U hoort nog van ons! Aletta Peelen ; Architectenselectie Bibliotheek++ werkt momenteel aan de aanbesteding voor de architectenselectie van de 'Bibliotheek++' aan het Smakkelaarsveld. In dit gebouw komt niet alleen de Centrale Bibliotheek (die nu nog aan de Oudegracht is gevestigd), maar er is ook plek voor Artplex (filmgerelateerd uitgaan), woningen, een parkeergarage en een fietsenstalling. Misschien wordt hier het Utrechts Centrum voor de Kunsten nog aan toegevoegd. Eind 2012 opent de Bibliotheek ++ haar deuren. De uitdaging is een gebouw te ontwikkelen dat letterlijk en figuurlijk tot de verbeelding spreekt. Het moet een belangrijk herkenningspunt worden in het Stationsgebied en een echte architectonische blikvanger. Na een voorselectiefase zijn 7 architectenbureaus geselecteerd om een offerte uit te brengen. Onderdeel van de offerte is een presentatie van de visie van elk bureau aan een jury. Een tentoonstelling in de huidige Centrale Bibliotheek toont de zeven verschillende visies op het gebouw. Inwoners van Utrecht konden tot 22 juni een reactie geven op de zeven visies. De jury betrekt de reacties van het publiek bij het selectieproces. De tentoonstelling blijft nog tot half juli te bezichtigen. De visies staan ook op de website cu2030.nl. Lisette Hoogstraten

6 l Even voorstellen Marie-José Musters Per half mei ben ik gestart bij als projectassistent. Eerder heb ik vijf jaar gewerkt bij het Communicatiebureau van de gemeente Utrecht, eerst als directiesecretaresse, later als office-manager. Het aanbestedingsvak is voor mij helemaal nieuw. Ik ga voor deze nieuwe uitdaging! Pauline Meijer Ik ben Pauline Meijer en in mei 2008 ben ik begonnen als jurist bij. De gemeente Utrecht ken ik goed. De afgelopen vier jaar heb ik gewerkt bij het Projectmanagementbureau waar ik diverse projecten en programma s ondersteunde, vooral in de ruimtelijke ordening. Daarvóór heb ik ook kortere periodes bij andere diensten en afdelingen van de gemeente gewerkt. Ik vind het erg leuk om als inwoner van Utrecht bij de gemeente te werken en de resultaten van je werk soms letterlijk op straat te zien. Werken als (aanbestedings)jurist is wél nieuw voor mij, en ik ben deze eerste periode dan ook vooral bezig om me in te werken in het aanbestedingsrecht. Al doende leert men Mijn vrije tijd vul ik graag met lezen, muziek, wandelen en fietsen. Ik reis graag, en ik heb een voorliefde voor Zweden. Ik verbreed mijn horizon ook graag door nieuwe kennis op te doen en mijn interesse gaat dan vooral uit naar filosofie en taal. Onlangs ben ik verhuisd naar een huis met tuin en inmiddels kan ik tuinieren een nieuwe hobby noemen! Colofon Uitgave Gemeente Utrecht Aan dit nummer werkten mee Medewerkers Ton Rath, Rath AanbestedingsADviezen Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend. juli 2008 Eindredactie Dienst Ondersteuning, Communicatiebureau Illustratie Tom Janssen, Amsterdam Foto s Willem Mes, Peter Musters, Terry Hoekstra en Moniek van der Sanden Vormgeving Ellen Bakker, Utrecht Drukwerk Drukkerij Romer bv, Schiedam Oplage 1990 Meer informatie Redactieadres Postbus AB Utrecht Bezoekadres Vliegend Hertlaan KT Utrecht Telefoon Fax ba@utrecht.nl www. utrecht.nl/aanbesteden