jaarverslag 2004 Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.

Transcriptie

1 jaarverslag 2004 Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.

2 Voorwoord Het aantal leden van Intrakoop is in 2004 voor het eerst sinds jaren in absolute zin gegroeid. Er kwamen de afgelopen jaren wel nieuwe leden bij, maar deze toename werd teniet gedaan door fusies tussen leden. Daardoor zakte het aantal leden de afgelopen jaren van 522 (eind 2000) naar 500 (eind 2003). In het verslagjaar is het ledenaantal gegroeid naar 506. Of dit een trendbreuk is, zal de tijd leren. Maar ik ben verheugd over deze ontwikkeling. In 2004 heeft Intrakoop veel aandacht besteed aan het realiseren van inkoopvoordeel en de ontwikkeling van nieuwe diensten. Hoewel er op 1 januari 2004 twee overeenkomsten werden beëindigd, zijn er gedurende het jaar 11 nieuwe overeenkomsten geïntroduceerd. Daarnaast zijn binnen tien lopende overeenkomsten betere prijzen en/of condities bedongen. Dit heeft de Intrakoop-leden extra inkoopvoordeel opgeleverd. Deze lijn gaat Intrakoop in 2005 voortzetten. Een goede communicatie met leden is voor Intrakoop van groot belang. In 2004 is op veel terreinen gewerkt aan de verbetering hiervan. Het persoonlijk contact met de ledenconsulent is onder de loep genomen. Uitgangspunt is contact op maat en optimaal profiteren van de expertise van Intrakoop. Daarnaast is in 2004 het Intrakoop Bulletin geprofessionaliseerd en de elektronische nieuwsbrief geïntroduceerd. In de toekomst zal naast de persoonlijke contacten de internet portal een belangrijke rol in de communicatie gaan spelen. Leden kunnen via dit medium met een muisklik beschikken over actuele informatie. Dat zal een positieve bijdrage leveren aan efficiënte informatieverstrekking. Op 28 april 2004 vierde Intrakoop haar 45 e verjaardag. We hebben daaraan zeer bescheiden uiting gegeven. Vooral omdat de prioriteit in 2004 lag bij het creëren van meer toegevoegde waarde voor de leden. Daar hebben de raad van toezicht, de klankbordgroep, de projectgroepen en de medewerkers hun tijd en energie in gestoken. Ik wil hen bij deze bedanken voor de inzet en goede samenwerking. Alle cijfers in het jaarverslag zijn verkregen uit de jaarrekening 2004, waarbij op 5 april 2005 een accountantsverklaring is verstrekt. Gert Walhof Directeur Voorwoord 1

3 Inhoudsopgave Verantwoording raad van toezicht Verantwoording raad van toezicht 3 Management samenvatting 5 Strategische koers 6 Relatiebeheer leden en dienstverlening 9 Innovatie 13 Interne organisatie 15 Financiën 17 Samenvatting jaarrekening Toelichting op de staat van baten en lasten 20 De raad van toezicht en de directeur zijn in 2004 vier keer bijeengekomen. Het jaarlijkse functioneringsgesprek met de directeur heeft in november plaatsgevonden. Transparantie, verantwoording en duidelijke afspraken over de taken en verantwoordelijkheden van leden, raad van toezicht en directie komen regelmatig in de raad van toezicht aan de orde. Door de coöperatieve verenigingsstructuur met statuten is hierover al veel vastgelegd. In 2004 lag de nadruk op de verbetering van de verslaggeving van de directie naar de raad en leden. Ook is er een discussie gevoerd vanuit het oogpunt van corporate governance. Besloten is de governance code van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen als leidraad te gebruiken. De raad van toezicht en directeur zullen in 2005 bepalen welke aanbevelingen op Intrakoop van toepassing zijn. Het resultaat wordt aan de leden voorgelegd. Op basis van de vele veranderingen in de zorgsector en de wet- en regelgeving heeft de raad van toezicht ingestemd met het initiatief van de directeur om de discussie over de toekomst van Intrakoop eerder te laten plaatsvinden dan in Intrakoop wil deze fundamentele discussie over de strategische koers voor 2006 tot en met 2009 graag samen met haar leden voeren. Dit is ook in het plan van aanpak 2005 opgenomen. Betere kwaliteit voor een lagere prijs. Dat was het doel van de aanbesteding van de accountantsdienstverlening van Intrakoop in opdracht van de raad van toezicht. Op 16 september van dit jaar heeft de raad van toezicht, conform haar statutaire bevoegdheden, voor de boekjaren 2004 tot en met 2006 een nieuwe accountant voor Intrakoop benoemd: Ernst & Young Accountants. De nieuwe accountant voldoet aan alle door de raad van toezicht geformuleerde eisen. De raad van toezicht heeft zich erover verheugd dat de twee algemene vergaderingen door een stijgend aantal bezoekers is bezocht. Hét moment voor Intrakoop-leden om hun stem te laten horen. Op 1 juni hebben de leden het jaarverslag en de jaarrekening over 2003 goedgekeurd. Op 9 december zijn het plan van aanpak en de begroting voor 2005 vastgesteld. De kritische vragen over het plan en de begroting, stelt de raad op prijs. De raad van toezicht rekent ook in 2005 op de betrokkenheid en inbreng van de leden. De samenstelling van de raad van toezicht is in 2004 gewijzigd. In juni is tijdens de algemene vergadering mevrouw drs. Lettie van Atteveld als nieuw lid benoemd. In december heeft de raad van toezicht na negen jaar afscheid genomen van mevrouw mr. Greetje Groeneveld. Voor haar enorme inzet en betrokkenheid zijn de raad van toezicht en Intrakoop haar veel dank verschuldigd. Met deze wijzigingen is het aantal leden en de evenredige vertegenwoordiging vanuit de verschillende instellingssoorten gewaarborgd. Jan Willem de Koning, voorzitter Inhoudsopgave 2 Verantwoording raad van toezicht 3

4 Management samenvatting Budgetdruk en veranderingen bij zorginstellingen, de overheid, zorgverzekeraars en leveranciers waren dagelijkse praktijk in Voor Intrakoop ligt hier de uitdaging om haar dienstverlening optimaal af te stemmen op de veranderende behoeften en wensen van haar leden. Raad van toezicht In 2004 discussieerde de raad van toezicht over corporate governance. Ook de strategische koers van Intrakoop was onderwerp van gesprek. Daarnaast heeft de raad van toezicht voor de boekjaren 2004 tot en met 2006 een nieuwe accountant voor Intrakoop benoemd: Ernst & Young Accountants. Strategische koers Gezien de turbulente ontwikkelingen in de zorgsector wordt de discussie over de toekomst van Intrakoop een jaar vervroegd. Dit betekent dat de strategische koers discussie in 2005 zal plaatsvinden. Intrakoop zal haar leden hierbij direct betrekken. Toegevoegde waarde Intrakoop biedt haar leden toegevoegde waarde in de vorm van inkoopvoordeel, tijdsbesparing en kennis. Door de enorme budgetdruk wordt er voortaan meer nadruk gelegd op inkoopvoordeel. Doelstelling voor 2005 is dat het integrale inkoopvoordeel op aflopende overeenkomsten met 5% omhoog gaat. Ontwikkeling ledenbestand en omzet Het aantal leden is gestegen van 500 naar 506. De omzet is met 22 miljoen gestegen. In 2004 hebben de leden via de Intrakoop-overeenkomsten in totaal 338 miljoen besteed. Ledentevredenheidsonderzoek Eind 2004 heeft Intrakoop een ledentevredenheidsonderzoek gehouden. Leden waarderen de dienstverlening van Intrakoop met gemiddeld een 7,2. Tegelijkertijd geven zij aan nieuwe ontwikkelingen of verbeteringen in de dienstverlening te verwachten. Overeenkomsten Intrakoop heeft in 2004 maar liefst 11 nieuwe overeenkomsten afgesloten voor verschillende productgroepen. Een geheel nieuw concept van Intrakoop is facilitaire dienstverlening. Daarnaast zijn binnen 10 lopende overeenkomsten betere prijzen en/of condities bedongen. met hart voor zorg Portal De internet portal moet binnen twee jaar naast de persoonlijke contacten hét communicatiemedium worden tussen Intrakoop en haar leden en leveranciers. Dit is één van de belangrijkste doelstellingen van de portal. De verwachting is dat leden eind 2005 gaan profiteren van de eerste voordelen die de portal voor hen oplevert. Communicatie De communicatie met leden is in 2004 verder geprofessionaliseerd met de introductie van een vernieuwd Intrakoop Bulletin en de digitale nieuwsbrief. Management samenvatting 5

5 Strategische koers Veranderingen Budgetdruk en veranderingen bij zorginstellingen, de overheid, zorgverzekeraars en leveranciers waren dagelijkse praktijk in Thema's waren bijvoorbeeld concurrentie tussen zorginstellingen en mogen zorginstellingen wel of geen winst maken. Maar ook integrale kostenoriëntatie (Diagnose Behandel Combinaties) of het zelf doen of uitbesteden van facilitaire taken waaronder inkoop en logistiek hielden de gemoederen bezig. Een aantal ontwikkelingen wordt geïnitieerd door de overheid in de vorm van wet- en regelgeving. De ontwerpen voor de nieuwe zorgverzekeringswet (ZVW) en de wet op de maatschappelijke ontwikkeling (WMO) zijn daar goede voorbeelden van. De veranderingen kunnen vergaande consequenties hebben voor de manier waarop instellingen hun inkoop en logistiek organiseren. Intrakoop zal met haar dienstverlening hierop inspelen. Kritische geluiden Dat er veel aandacht is voor inkoop en logistiek in de zorgsector is niet vreemd. Zeker niet vanuit de optiek dat van iedere euro exploitatiebudget, afhankelijk van de instellingssoort, tussen de 20% en 40% wordt ingekocht. Van buitenaf klinken kritische geluiden. Peter Bakker, bestuursvoorzitter van TPG, laat in het rapport "Het kan echt: betere zorg voor minder geld" weten dat via logistieke verbeteringen aanzienlijke kwaliteitsverbeteringen in de zorg mogelijk zijn. En dat met een gelijktijdige besparing van 3,5 miljard. Maar ook Paul Sturkenboom, directeur van adviesbureau Sturkenboom Partners, kreeg veel aandacht met zijn bewering dat het uitbesteden van facilitaire diensten een besparing van 30% oplevert. Europees aanbesteden Een belangrijk vraagstuk bleef in 2004 onbeantwoord. Zijn zorginstellingen in het kader van de richtlijnen publiekrechtelijke organisaties en moeten ze daarom Europees aanbesteden? Dit stond centraal tijdens twee verschillende rechtszaken die leveranciers tegen algemene ziekenhuizen aanspanden. De voorzieningenrechter bepaalde dat de ziekenhuizen aanbestedende diensten zijn. Intrakoop vindt dat de jarenlange discussie over deze vraag moet stoppen. Het moet voor alle zorginstellingen snel duidelijk worden of ze wel of geen aanbestedende dienst zijn. Daarom is Intrakoop een samenwerking aangegaan met de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen om de beroepsprocedures van de twee ziekenhuizen te ondersteunen. Tegelijkertijd stelt Intrakoop al haar kennis over Europees aanbesteden beschikbaar aan haar leden. En bereidt zij zich voor op de mogelijke situatie dat zorginstellingen en daardoor ook Intrakoop Europees moeten aanbesteden. Strategische koers discussie 2005 Gezien de turbulente ontwikkelingen in de zorgsector hebben de raad van toezicht en de directeur de discussie over de toekomst van Intrakoop vervroegd naar Een jaar eerder dan gepland want het strategisch plan Inkoppen is in 2003 geijkt en bijgesteld tot en met Bij deze fundamentele discussie over de strategische koers voor zal Intrakoop haar leden direct betrekken. De themasessie Strategische koers van Intrakoop: links- of rechtsaf? tijdens de ledenbijeenkomst in december was een eerste aanzet. Ook de resultaten uit het ledentevredenheidsonderzoek van december en de deelname aan de raamovereenkomsten worden als input voor de strategische koers gebruikt. In april 2005 gaat Intrakoop diepte-interviews houden met Intrakoop-leden uit diverse segmenten van het ledenbestand. Samen met het inventariseren en toetsen van inkoop en logistieke ontwikkelingen bij experts in inkoopmanagement wordt op basis van al deze ingrediënten de strategische koers voor bepaald. Doel is om de toekomstige koers tijdens de algemene vergadering in december 2005 aan de leden te presenteren. Toegevoegde waarde Intrakoop biedt haar leden op het tactisch en operationeel inkoop- en logistiek proces toegevoegde waarde in de vorm van inkoopvoordeel, tijdsbesparing en kennis. Maar deze facetten worden niet evenredig belangrijk gevonden door leden. Voorheen was vooral besparing van tijd het belangrijkste motief om deel te nemen aan een raamovereenkomst. Door de enorme financiële druk wordt inkoopvoordeel steeds belangrijker. Besloten is daarom om voortaan de nadruk te leggen op inkoopvoordeel. Doelstelling voor 2005 is dat het integrale inkoopvoordeel op aflopende overeenkomsten met 5% omhoog gaat. Strategische koers 6 Strategische koers 7

6 Relatiebeheer leden en dienstverlening Ontwikkeling ledenbestand en omzet Het aantal leden en locaties is toegenomen. De tendens van een dalend aantal leden door fusies lijkt te zijn doorbroken. Hoewel nog steeds veel instellingen fuseren, worden er ook samenwerkingsverbanden beëindigd. Deze instellingen worden vaak individueel lid. Dit is de belangrijkste reden dat het ledenaantal licht is gestegen. De omzet is met 22 miljoen gestegen. In 2004 hebben de leden via de Intrakoopovereenkomsten in totaal 338 miljoen besteed. Intrakoop verwacht in 2005 een bemiddelde omzet van ca. 389 miljoen. Kerncijfers Eind Leden Locaties Bemiddelde afname miljoen miljoen miljoen miljoen miljoen Verdeling locaties naar instellingssoort per eind % 4% verpleeg- en verzorgingshuizen 15% 20% 53% 2% geestelijke gezondheidszorg diensten ziekenhuizen gehandicaptenzorg thuiszorg Nieuwe overeenkomsten Intrakoop heeft in 2004 maar liefst 11 nieuwe overeenkomsten afgesloten voor verschillende productgroepen. Centraal binnen deze nieuwe overeenkomsten staan goede condities en scherpe prijzen. de mens centraal Facilitaire diensten Een geheel nieuw concept binnen de dienstverlening van Intrakoop is facilitaire dienstverlening. Met VFM Adviesgroep is een overeenkomst afgesloten voor schoonmaakadviesdiensten. Met ISS Hospital Services voor schoonmaakdienstverlening en voor afvalverwijdering met van Gansewinkel. Verpleging & Verzorging Op dit gebied heeft Intrakoop een overeenkomst met Welzorg afgesloten voor verzorgings- en revalidatiehulpmiddelen. Met Brocacef Intramuraal en HCLS is een overeenkomst afgesloten voor verplegings- en verzorgingsartikelen en aanvullende logistieke diensten. Bij Völker Nederland kunnen de leden terecht voor ziekenhuis- en verpleegbedden, nachtkastjes en meubilair. Via Hoek Loos Medical kunnen verpleeg- en verzorgingshuizen tegen gunstige condities medische en technische gassen en toebehoren afnemen. Relatiebeheer leden en dienstverlening 9

7 Voeding Vrumona levert frisdranken, vruchtensappen en frisdrankautomaten. Met Top Bakkers kunnen de leden hun cliënten voorzien van dagvers brood en banket. Administratie & Financiën Misco Nederland, voorheen 06 Software, levert een compleet assortiment computers, software, netwerken, supplies en randapparatuur. Op Intrum Justitia kunnen de leden een beroep doen voor incassodiensten en kredietwaardigheidsrapporten. Energie Een driejarig contract met ENECO ENERGIE per januari Dit is het resultaat van de aanbesteding van elektriciteit in Het contract biedt zekerheid en voldoende vrijheid om in te spelen op marktontwikkelingen voor het beste inkoopresultaat. Verbeterde overeenkomsten Vanaf 1 januari 2004 leveren de overeenkomsten met AAF International, AKB Bert Muller, Osram Benelux, Technische Unie en Frico Cheese Benelux de leden meer inkoopvoordeel op. Sinds 1 juli 2004 kunnen leden via Start, Vedior en Corporate Express profiteren van lagere prijzen en betere condities. Ook de overeenkomsten met GP Office en Develop zijn in de loop van 2004 verbeterd. Dit zijn de positieve resultaten van nieuwe onderhandelingen. Doelstelling voor 2005 is het integrale inkoopvoordeel op aflopende overeenkomsten met 5% te verhogen. Klankbordgroep Leden kunnen in de klankbordgroep (KBG) met hun expertise en ervaringen een belangrijke bijdrage leveren aan het optimaliseren van bestaande en ontwikkelen van nieuwe dienstverlening van Intrakoop. In 2004 is Eric van Rixel als nieuw klankbordgroeplid verwelkomd. Na tien jaar trouwe inzet heeft de klankbordgroep afscheid genomen van Bert te Loo. Overeenkomsten In de twee contractbeheergroepen, onderdeel van de KBG, zijn de bestaande overeenkomsten op marktconformiteit, kwaliteit en prestaties getoetst. De overeenkomst met Corporate Express die per 1 juli 2005 afloopt, is in de plenaire KBG geëvalueerd. Om een compleet beeld te krijgen, heeft de KBG geadviseerd om een leveranciersbeoordeling te houden onder alle deelnemende leden. In januari 2005 hebben zij hun ervaringen met deze leverancier via een enquête aan Intrakoop laten weten. Discussie In de KBG is volop gediscussieerd over ontwikkelingen in de zorg en de uitdagingen die hieruit voortvloeien voor de dienstverlening van Intrakoop. Diverse suggesties zijn gedaan om ook in de toekomst voldoende toegevoegde waarde voor leden te bieden. Daarnaast was het creëren van meer draagvlak en loyaliteit onder de leden onderwerp van gesprek. Met de beweging 'dichter naar de leden toe' wil Intrakoop hieraan invulling geven. Deli XL in de verkoop In september 2004 heeft Ahold besloten om Deli XL te verkopen. Deli XL is voor Intrakoop en haar leden een belangrijke leverancier met een hoge bemiddelde omzet. Intrakoop bewaakt ook tijdens het verkoopproces nauwlettend of de afspraken uit de raamovereenkomst worden nagekomen. Bovendien gaat Intrakoop ervoor zorgen dat bij een overgang naar een nieuwe eigenaar de belangen van alle deelnemers aan deze overeenkomst optimaal worden behartigd. Ledentevredenheidsonderzoek Voor het ledentevredenheidsonderzoek heeft Marlyse Research in december 212 leden namens Intrakoop gebeld. De respons was uitzonderlijk hoog. Maar liefst 72%. Doel van het onderzoek is wensen en behoeften van leden in kaart te brengen. Intrakoop wil haar dienstverlening daarop optimaal afstemmen. De leden hebben Intrakoop voor de communicatie, dienstverlening en raamovereenkomsten gemiddeld het rapportcijfer 7,2 gegeven. Dit is een goed resultaat. Maar zij geven tegelijkertijd aan nieuwe ontwikkelingen of verbeteringen in de dienstverlening te verwachten. De resultaten worden ook gebruikt als input voor het strategisch beleid van 2006 tot en met Daarnaast worden de leden in het voorjaar van 2005 geïnformeerd over de resultaten van het onderzoek en de te verwachten acties op de korte termijn. Bijeenkomsten Ledenbijeenkomst Een recordaantal leden heeft in 2004 de twee ledenbijeenkomsten bezocht. In totaal 126 leden. De nieuwe opzet met themasessies na het algemene vergaderdeel is een groot succes. Dit blijkt ook uit de evaluatie waarin leden een hoge waardering geven voor dit onderdeel. Tijdens de themasessies kunnen leden ervaringen delen en discussiëren over actuele inkoop en logistieke onderwerpen. Overige bijeenkomsten Intrakoop organiseerde samen met Albron, Corporate Express en AKB Bert Muller bijeenkomsten voor leden over achtereenvolgens thema s als De Kracht van Aandacht, goederenlogistiek en elektronische communicatie en Gastvrijheid in de Zorg. Samenwerkingsverbanden Intrakoop biedt naast raamovereenkomsten advies op maat. In 2004 heeft Intrakoop drie verzoeken voor individuele begeleiding gekregen. Daarnaast is binnen veel raamovereenkomsten ruimte voor maatwerk. Zorgcompas Zorgcompas, stichting van verpleeg- en verzorgingshuizen in Rotterdam, heeft Intrakoop gevraagd om individuele begeleiding bij het aanbesteden van hun voeding. Aanleiding was een aflopende overeenkomst. Intrakoop heeft het hele traject van aanbesteding voor Zorgcompas begeleid en hen geadviseerd over de beste partij. SSIG De aanbesteding van voeding voor SSIG, een stichting van samenwerkende instellingen in het Gooi, is eind 2004 gestart. Hierbij wordt commitment als instrument gebruikt om de beste deal te krijgen. Dit traject wordt afgerond in RINOB Stichting Samenwerkende Ziekenhuizen Noordoost-Brabant (RINOB) heeft Intrakoop benaderd met de vraag of Intrakoop voortaan hun contracten wil beheren. Zodra de ziekenhuizen onderling hun vraag hebben geconcretiseerd, zal Intrakoop beslissen of zij het contractbeheer voor het RINOB kan uitvoeren. Communicatie De communicatie met leden is in 2004 verder geprofessionaliseerd. Intrakoop Bulletin In januari 2004 ontvingen de leden het vernieuwde Intrakoop Bulletin. Een uitnodigend en professioneel blad met aandacht voor achtergronden. Nieuw is de focus op de ervaringen en meningen van leden. Ook interviews, een roulerende column en enkele vaste rubrieken zijn voortaan onderdeel van het bulletin. Bij het oktobernummer werden de leden ter ere van het lustrum verrast met een chocoladetablet voorzien van de tekst '45 jaar zorg voor inkoop'. Intrakoop ontving daarop veel leuke reacties van leden. Digitale nieuwsbrief In 2004 is ook een nieuw communicatiemiddel geïntroduceerd: de digitale nieuwsbrief. In de nieuwsbrief staan vooral korte nieuwsberichten van Intrakoop en leveranciers. Het medium leent zich uitstekend om leden snel en goedkoop op de hoogte te houden. De digitale nieuwsbrief is door veel leden enthousiast ontvangen. Relatiebeheer leden en dienstverlening 10 Relatiebeheer leden en dienstverlening 11

8 Innovatie Facilitaire diensten Hoogtepunt in 2004 is de introductie van drie nieuwe raamovereenkomsten voor facilitaire dienstverlening: twee op het gebied van schoonmaak en één voor afvaldienstverlening. Een behoeftepeiling onder leden, een uitgebreide marktverkenning en een selectie- en onderhandelingstraject met leveranciers zijn hieraan vooraf gegaan. De nieuwe overeenkomsten zijn tijdens drie regionale bijeenkomsten geïntroduceerd. De belangstelling was groot. Ruim honderd leden hebben deze bijeenkomsten bezocht. Afval Een integrale kostenbesparing van minimaal 8% op het totale afvalbudget. Dat biedt de nieuwe overeenkomst met afvaldienstverlener van Gansewinkel de Intrakoopleden. Met de juiste afvalbehandeling valt voor leden dus een hoop geld te besparen. Schoonmaak Op het gebied van schoonmaak biedt Intrakoop haar leden voortaan een breed pakket. Voor schoonmaakonderhoud en ondersteunende facilitaire dienstverlening kunnen leden sinds medio 2004 gebruikmaken van de overeenkomst met ISS Hospital Services. Bij VFM Adviesgroep kunnen leden terecht voor het inwinnen van kennis, expertise en advies over de inkoop en het beheer van schoonmaakdiensten. Leden die zelf hun schoonmaakbehoefte globaal in kaart willen brengen of een afweging willen maken of ze hun schoonmaak wel of niet moeten uitbesteden, kunnen gebruikmaken van de toolbox. Deze is in nauwe samenwerking met JohnsonDiversey samengesteld. De toolbox zit boordevol praktische informatie en een programma om de schoonmaakuren en exploitatiekosten te calculeren. Via de overeenkomst met JohnsonDiversey konden de leden al gebruikmaken van schoonmaakmiddelen en bijbehorende apparatuur. Met de nieuwe overeenkomsten en toolbox heeft Intrakoop voortaan een compleet aanbod op schoonmaakgebied. Zo kunnen leden afhankelijk van hun behoefte voor de juiste dienstverlening van Intrakoop kiezen. investeren in de toekomst Convenience Toegevoegde waarde bieden op het gebied van convenience producten. Dat wil Intrakoop haar leden bieden. Want steeds meer instellingen gebruiken gemaksproducten in hun kookproces. Naar aanleiding van de marktverkenning heeft Intrakoop in 2004 het concept voor convenience voedingsmiddelen verder vormgegeven. Ook zijn er gesprekken met leveranciers gevoerd. Speerpunt voor 2005 is nieuwe dienstverlening voor convenience producten introduceren. Portal Binnen twee jaar naast de persoonlijke contacten hét communicatiemedium worden tussen Intrakoop en haar leden en leveranciers. Dat is één van de belangrijkste doelstellingen van de internet portal van Intrakoop. Besluiten Om de portal te kunnen realiseren zijn in 2004 belangrijke besluiten genomen. Zo is besloten dat Intrakoop de portal stapsgewijs gaat ontwikkelen. Belangrijkste motivatie hiervoor is dat deze aanpak overzichtelijk en beheersbaar is. Ook geeft het flexibiliteit en kunnen leerervaringen direct worden gebruikt. Daarnaast is besloten om de expertise van Twijnstra Workinnovation in te zetten. Deze externe adviseur ondersteunt Intrakoop onder andere bij de invulling van de portal en het selecteren van een leverancier. In 2005 gaat Intrakoop leden met ervaring in het ontwikkelen van een portal betrekken bij de invulling en het testen van de Intrakoop portal. Innovatie 13

9 Interne organisatie Leverancier In december heeft Intrakoop een contract met Global-E ondertekend voor de ontwikkeling, het technisch beheer en het hosten van de portal voor de komende twee jaar. Dé leverancier die tijdens het aanbestedingsproces met hun offerte met kop en schouders boven de rest uitstak. De verwachting is dat leden eind 2005 gaan profiteren van de eerste voordelen die de portal voor hen oplevert. Elektronisch inkopen Intrakoop wil voor haar leden elektronisch inkopen binnen het operationele inkoopproces mogelijk maken. Intrakoop zoekt hiervoor samenwerking met haar leveranciers en een technische partner. Een concreet voorstel tot samenwerking was voor Intrakoop aanleiding om haar visie op het gebied van elektronisch inkopen opnieuw tegen het licht te houden. Ook is er een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Hieruit blijkt dat een initiatief van Intrakoop door leden en leveranciers op prijs wordt gesteld en het mogelijk is om voor de technische uitvoering een partner te vinden. Bovendien zijn de financiële risico's te overzien en beheersbaar. Doel voor 2005 is de implementatie te realiseren en de eerste leden en gecontracteerde leveranciers aan te sluiten. De beweging naar de leden De wensen en behoeften van leden als vertrekpunt van de dienstverlening van Intrakoop. Het ledentevredenheidsonderzoek eind 2004 en de enquête over voeding en de dienstverlening van Corporate Express begin 2005 zijn hier sprekende voorbeelden van. Maar ook met de nieuwe opzet van de ledenbijeenkomst, de introductie van de digitale nieuwsbrief en de nieuwe bonusspecificatie in 2004 probeert Intrakoop beter tegemoet te komen aan de wensen van haar leden. De beweging naar de leden toe uit zich ook in een veranderend contact met ledenconsulenten. Uitgangspunt hierbij is contact op maat en optimaal profiteren van de expertise van Intrakoop. Deze beweging zal ook in 2005 als een rode draad door alle activiteiten lopen. Huisvesting Een aflopend huurcontract en een groeiende organisatie. Dat was de aanleiding om de huisvesting van Intrakoop onder de loep te nemen. Omdat Intrakoop binnen het huidige pand aangrenzende kantoorruimte kon huren, is besloten om de huidige locatie te handhaven. De extra vierkante meters sluiten bovendien aan bij de verwachte personeelsgroei. Een verbouwing zorgde ervoor dat er één geheel ontstond. Belangrijke pijlers bij de verbouwing waren: transparantie, openheid en eenvoud. Bovendien moesten medewerkers makkelijker met elkaar kunnen communiceren. Na deze verbouwing was de metamorfose compleet. Het resultaat is een open en kleurrijke kantoortuin. Personeel en organisatie 2004 is een bewogen jaar in personeelsopzicht. Nieuwe medewerkers en interne verschuivingen kenmerkten het jaar. In totaal werkten er eind medewerkers bij Intrakoop. Dit zijn er twee meer dan eind Het aantal fte is gegroeid van 21,6 naar 23,2. Personeelsbestand De wervingsprocedure van de nieuwe marktonderzoeker leverde geen geschikte kandidaten op. Daarom is tot 1 oktober 2005 een detacheringsovereenkomst afgesloten met een ervaren marktonderzoeker die ook gaat ondersteunen bij het zoeken naar een definitieve kandidaat. Per januari 2004 is de vacature voor inkoper ingevuld. Na driekwart jaar heeft de nieuwe inkoper echter afscheid genomen van Intrakoop. De vacature die vervolgens ontstond is door doorgroei intern vervuld. Interne verschuivingen Zwangerschapsverlof, langdurige ziekte en het vertrek van een collega leidden in 2004 tot veel interne verschuivingen. Sommige Intrakoop-leden hebben dit wellicht gemerkt omdat zij door een andere ledenconsulent werden bezocht. Of ze kregen bijvoorbeeld een andere supportmedewerker aan de telefoon. Ondanks alle wisselingen is de continuïteit in de dienstverlening naar leden gewaarborgd. Personeelsconsulent Voor het implementeren van het nieuwe personeelsbeleid en om medewerkers beter te kunnen ondersteunen bij vragen op het gebied van personeelszaken, heeft Intrakoop per 1 januari 2004 voor 0,4 fte een personeelsconsulent. Personeelsbeleid In 2004 is het personeelsbeleid geijkt en aangepast. In het nieuwe beleid zijn drie speerpunten ingebed: ledengericht, efficiënt/effectief en flexibel. Doel van het nieuwe beleid is tevreden leden door gemotiveerde en ledengerichte medewerkers. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim in 2004 is 8,02%. Deze enorme stijging ten opzichte van vorig jaar (4,2%) wordt verklaard door twee langdurig zieke medewerkers. Op een totaal van slechts 25 medewerkers heeft dit een enorme impact op het ziekteverzuimpercentage. Innovatie 14 Interne organisatie 15

10 Financiën Bonus Op 16 november 2004 heeft Intrakoop een recordbedrag aan bonus uitgekeerd aan haar leden. Bijna 4,5 miljoen euro. Een stijging van ruim 15 procent ten opzichte van vorig jaar. Verbeterde condities en meer intekeningen en locaties liggen ten grondslag aan deze stijging. Het hoogste bedrag dat een individueel lid heeft ontvangen is ,-. Nieuw dit jaar was een verbeterde bonusspecificatie. Met meer informatie en een duidelijker overzicht. Leden kunnen voortaan in een oogopslag zien op welke overeenkomsten ze bonus mislopen als ze niet hebben ingetekend. Met deze informatie kunnen leden hun voordeel doen. De bonus is helaas later uitgekeerd dan gepland. Dit komt omdat een aantal leveranciers en distributeurs de omzetgegevens later heeft aangeleverd. Voor 2005 heeft Intrakoop daarom verbeterde afspraken met hen gemaakt. De eerste resultaten zijn nu al zichtbaar. de juiste waarde toekennen Inkoop eigen organisatie Intrakoop evalueert niet alleen de raamovereenkomsten met contractleveranciers voor de leden. Ook de contracten met haar bureauleveranciers houdt zij tegen het licht. Aanbesteding accountantsdienstverlening Op 16 september van dit jaar heeft de raad van toezicht voor de boekjaren 2004 tot en met 2006 een nieuwe accountant voor Intrakoop benoemd: Ernst & Young Accountants. Dit is het resultaat van een aanbestedingsproces. Ernst & Young is geselecteerd omdat zij voldoet aan de gestelde eisen. Van inzicht in de processen van Intrakoop tot een scherpe prijs. Aanbesteding Arbo-dienstverlener Uit een enquête onder personeelsleden bleek dat 60% niet tevreden is met de huidige Arbo-dienstverlener. Daarom is besloten om deze dienstverlening opnieuw aan te besteden. Per 1 maart 2005 wordt ArboNed de nieuwe Arbo-dienstverlener. In deze organisatie ziet Intrakoop een partij die aansluit bij haar visie op preventie en verzuimbegeleiding. Aanbesteding autoleasemaatschappij Een kostenbesparing van 7%. Dat is het resultaat van de aanbesteding van de leasemaatschappij. De offerte van internet leasemaatschappij myleasecar.nl, onderdeel van General Electric, was overduidelijk de beste. Voor speciale contracten die niet vallen binnen de dienstverlening van myleasecar.nl, wordt ING Carlease als leverancier aangehouden. Jaarrekening Tijdens de algemene vergadering van 1 juni 2004 hebben de leden de jaarrekening 2003 goedgekeurd. Bovendien hebben zij ermee ingestemd om het exploitatieoverschot over het jaar 2003 toe te voegen aan het eigen vermogen van de vereniging. Financiën 17

11 Samenvatting jaarrekening 2004 Staat van baten en lasten (x 1.000) Balans per 31 december (x 1.000) (na resultaatbestemming) begroting BATEN Contributies Kantoorbijdragen LASTEN Personeelskosten Reis- en representatiekosten Huisvestingskosten Afschrijvingen op (im)materiële vaste activa Kantoorkosten Automatiseringskosten Algemene kosten Verenigingskosten Communicatiekosten Diensten derden Diverse baten en lasten ACTIVA Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen Kantoorbijdragen Bonussen voor leden Belastingen en premies sociale verzekeringen Pensioenen 3 3 Overige vorderingen en overlopende activa PASSIVA Eigen vermogen Entreegelden Wettelijke reserve Bestemde reserves Liquiditeitsreserve Algemene reserves Totaal eigen vermogen Voorzieningen Overige voorzieningen Langlopende schulden Efficiencybonus Saldo baten en lasten FINANCIËLE RESULTATEN Financiële resultaten Exploitatiesaldo Vennootschapsbelasting Saldo boekjaar Liquide middelen Totaal Kortlopende schulden Bonussen aan leden Belastingen en premies sociale verzekeringen Handelscrediteuren Overige schulden en overlopende passiva Totaal De grondslagen voor opstelling van de jaarrekening en de toelichtingen op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening Samenvatting jaarrekening Samenvatting jaarrekening

12 Toelichting op de staat van baten en lasten Deze toelichting is gebaseerd op een analyse van de uitkomsten en de begroting Tijdens het verslagjaar is wederom aandacht besteed aan het besef voor kosten en opbrengsten bij de medewerkers. Daarnaast is het managementinformatiesysteem verder ontwikkeld. Dit heeft positieve gevolgen voor de interne beheersing. In 2004 heeft Intrakoop een positief en hoger exploitatieresultaat gerealiseerd dan begroot. Baten Kantoorbijdrage De bijdrage 2004 uit de bemiddelde omzet via raamovereenkomsten is circa 5% lager dan begroot. Als gevolg van nagekomen kantoorbijdragen uit voorgaande jaren wordt de begroting bijna gehaald. De meest succesvolle nieuwe raamovereenkomst is voor automatiseringsartikelen. Dit komt vooral door de hoge kwaliteit van dienstverlening. Lasten Personeelskosten Ondanks de hogere werkgeverspremie voor ziektekosten en het treffen van een voorziening zijn de personeelskosten nagenoeg gelijk als begroot. De opleidingslasten waren lager. Tevens heeft Intrakoop ziekengeld ontvangen. Reis- en representatiekosten Door de belastingherziening op reiskilometers woonwerkverkeer en zakelijke dienstreizen zijn de vergoedingen voor medewerkers aangepast. Daardoor zijn de reiskosten hoger dan begroot. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn lager dan begroot omdat het projectmanagement bij de verbouwing van de kantoorruimte in Waardenburg in eigen beheer is uitgevoerd. Afschrijvingskosten De totale afschrijvingskosten zijn bijna gelijk aan de begroting. Kantoorkosten De werkelijke kosten blijven achter bij de begroting. Dit komt met name door lagere kosten voor telefonie. Automatiseringskosten De realisatie is aanzienlijk lager dan begroot. In 2004 is er wederom sprake van een stabiele automatiseringsomgeving die het mogelijk maakt om de beheerskosten goed in de hand te houden. Algemene kosten Door de aanschaf van vakliteratuur op het gebied van automatisering, personeel en organisatie en marktonderzoek wordt de begroting overschreden. Verenigingskosten De verenigingskosten zijn lager dan begroot. Vooral door het organiseren van minder regiobijeenkomsten dan gepland. Communicatiekosten Het inhuren van een specialist op het gebied van e-business voor het voorbereidingstraject internet portal was niet begroot. Toch zijn de communicatiekosten maar licht hoger uitgevallen. Het efficiënt organiseren van alle communicatie-uitingen van Intrakoop leidde tot lagere kosten dan begroot. Diensten derden Door het uitvoeren van productontwikkeling in eigen beheer en de scherpe inkoop van het ledentevredenheidsonderzoek bij een extern bureau zijn de kosten diensten derden lager dan begroot. Diverse baten en lasten Dit zijn onder andere eindafrekeningen van het UWV en van de ziektekostenverzekering over voorgaande jaren. Exploitatieresultaat De algemene vergadering wordt voorgesteld, conform de afspraken die zijn gemaakt tijdens de bespreking van het huidige strategisch plan van Intrakoop, het exploitatieresultaat te bestemmen voor versterking van het eigen vermogen. Dit is reeds verwerkt in de balanspost 'Algemene reserves'. Toelichting op de staat van baten en lasten 20