Raads informatiebrief

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer 07. R2026. OOI Inboeknummer oybstoozoy Dossiernummer po7.4or ra maart zooz Raads informatiebrief Betreft Rapportage verbeterplan subsidies. 1 Inleiding In november 2003 heeft de rekenkamercommissie in overleg met de fractie voorzitters besloten het gemeentelijk subsidiebeleid- en beheer te onderzoeken. Er was geen directe aanleiding om dit thema te onderzoeken. Wel was er een gebrek aan inzicht bij de raad over de omvang en de wijze waarop met het instrument subsidies wordt omgegaan. Op december 2004 is het onderzoeksrapport aan de raad aangeboden. In dit rapport zijn verbetersuggesties aangereikt om te komen tot een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verlopend subsidieproces. Het college heeft op basis hiervan het verbeterplan subsidies opgesteld en op 20 september 2005 vastgesteld. De verbeterpunten zijn onderverdeeld in de categorieen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. 2 Actuele ontwikkelingen Een van de verbeterpunten was het instellen van een subsidieoverleg als vervolg op de ambtelijke werkgroep die aan de slag is gegaan met het uitwerken van de aanbevelingen en geresulteerd heeft in het verbeterplan subsidies. Een van de hoofdtaken van het subsidieoverleg is het borgen dat acties uit verbeterplan tot uitvoering komen. Dit overleg waarin alle diensten vertegenwoordigd zijn onder voorzitterschap van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, heeft thans haar rapportage uitgebracht aan het college. 3 Besluit van college van burgemeester en wethouders Op 1 februari 2007 hebben wij: 1 kennisgenomen van de rapportage Verbeterplan subsidies; 2 ingestemd met het voorstel om een audit te verrichten naar het gebruik van en de toepasbaarheid van brieven, modellen en instructies alsmede het monitoringsproces; 3 de directeur van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling opdracht gegeven om de audit te laten verrichten.

2 Raadsnummer 07.R2026.OOI 4 Ter inzage gelegde stukken Rapportage Verbeterplan subsidies, d.d. 1 februari Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Brunninkhuis, secretaris do

3 gemeente Eindhoven Rapportage verbeterplan subsidies Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling i Februari 2007

4 Februari 2007 Rapportage verbeterpian subsidies- Colofon Uitgave gemeente I:indhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Datum Februari 2007

5 Februari 2007 Rapportage verbeterpiansubsidies- Inhouds op gave Inhoudsopgave 3 Inleiding Overzicht verbeteracties 5 Verbeteracties rechtmatigheid 7 Verbeteracties doelmatigheid 12 Verbeteracties doeltreffendheid I 5

6 Februari 2007 Rapportage verbeterplen subsidies- Inleiding Naar aanleiding van het Rekenkameranderzoek subsidiebeleid en- beheer waarvan het onderzoeksrapport op 20 december 2004 aan de raad is aangeboden, heeft het college het verbeterplan subsidies opgesteld. Dit is door het college vastgesteld op 20 september Thans wordt gerapporteerd over de daarin apgenomen verbeterpunten en de stand van zaken daaromtrent. De aanbevelingen op hoofdlijnen betroffen: a. formuleer heldere beleidskaders vaar de verschillende beleidsvelden, in de zin van zoveel mogelijk meetbare beleidsdoelen (SMART), als vertrekpunt voor het maken van prestatieafspraken (subsidievoorwaarden) met de subsidieaanvragers (middels vastlegging in beschikkingen). Hierbij dient ook gekeken te worden naar de (aanvullende) betekenis van Beleidsgestuurde ContractsFinanciering (BCF) en de wijze van toepassing. De raad dient hier zijn verantwoordelijkheid te nemen bij het vaststellen van beleid en het vaststellen van de programmabegroting; b. draag zorg voor een uniformering/standaardisatie binnen de gemeente van het juridisch en financieei-administratief systeem ter beheersing van het subsidieproces. Neem de Dienst Maatschappelijke Ontwikkelingen zoveel mogelijk als referentie, vooral als het gaat om de beschikbaarheid van de vereiste expertise en het realiseren van een goede dossiervorming en archivering; c. draag zorg voor gemeentebrede strikte toetsing en naleving van de geldende aanvraag- en verantwoardingsverplichtingen (zoals betere financiele toetsing van aanvragen), evenals voor een betere tussentijdse monitoring. Implementeer een effectieve toepassing van de hierbij aanwezige sanctiemogelijkheden. In het verbeterplan zijn deze drie aanbevelingen uitgewerkt waaruit een lijst van 22 verbeterpunten is ontstaan, Een van de verbeterpunten was het instellen van een subsidieaverleg als vervolg op de ambtelijke werkgroep die aan de slag is gegaan met het uitwerken van de aanbevelingen en geresulteerd heeft in het verbeterplan subsidies, Een van de hoofdtaken van het subsidieoverleg is het borgen dat acties uit verbeterplan tot uitvoering komen. Dit overleg onder voorzitterschap van de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling rapporteert thans aan het college.

7 . ebruari 2007 Rapportage verbeterplan subsidies- Overzicht verbeter acties In het verbeterplan is een clustering gemaakt van de verbeterpunten naar doeltreffendheid (aanbeveling a), rechtmatigheid en doelmatigheid (aanbevelingen b en c). In de volgende paragrafen wordt per verbeteractie melding gemaakt van de stand van zaken en welke acties nog ondernomen dienen te worden, Bij het verbeterplan is een bijlage opgenomen wat een samenvattend schematisch overzicht bevat van de verbeteracties, de wijze van aanpak en een tijdpad. Tevens is in het overzicht aangegeven wie verantwoordelijk is voor het uitwerken van de verbeteractie. Dit document is voor de volledigheid aan deze rapportage toegevoegd en geactualiseerd naar actjepunten in Voor wat betreft het tijdpad moet geconcludeerd worden dat het oppakken van de verbeteracties in de praktijk soms niet haalbaar blijkt te zijn, Een voorbeeld hiervan is het traject van de PIOFA en de daaraan gekoppelde acties. Dit traject heeft een langere doorlooptijd wat op voorhand niet was voorzien. In het kort gaat het om de volgende verbeteracties: Acties gerjcht op rechtmatigheid en betere juridische en financiele borging 1. Ontwikkel gemeentebredeformats voor subsidiebesluiten en daarmee samenhangende correspondentie. 2. Neem in de subsidieverordening een verplichting tot evaluatie op en beschrijf het evaluatieproces. 3. Neem de vorming van een egalisatiereserve op in de Subsidieverordening, Richtinggevende uitspraken zijn nodig over de hoogte van reserves als weerstandvermogen. Zorg voor een gemeentebreed systeem van toezicht en monitoring m.b.t. juridische aspecten van het subsidieproces. 5, Zorg voor gemeentebrede toepassing van sanctiebeleid. 6. Onderzoek functiescheiding tussen subsidieverlening en subsjdievaststelling en voer functiescheiding consistent door. 7. Onderzoek de noodzakelijke formatie voor juridisch advies en juridische control gerneentebreed. 8, Verhelder subsidiering van activiteiten in relatie tot inkoop van diensten. 9. Pas het systeem van wijksubsidies aan, waarbij de aanpassing geen bezuinigjngsdoeleinden dient, de buurtthermometer een plaats krijgt, de subsidieduur, het bedrag, de voorwaarden per wijk een plaats krijgen en duidelijk is welke persoon of instantie binnen de gemeente over subsidjeverstrekkjng gaal:.

8 Februari 2D07 Rapportage verbeterptan subsidies- Acties gericht op 10. Uniformeer het subsidiebeheer met modelbesluiten en verbetering van de standaardisering van proces en naleving daarvan. doelmatigheid, met 11, Verkort doorlooptijden en houd strak vast aan termijnen. Bewaak dit name efficientere beter eventueel met gebruikmaking van een signaleringssysteem. bes! uitvorming en Houd strakker de hand aan het naleven van subsidievoorwaarden; uitvoering van gebruik indien nodig sanctiemogelijkheden. subsidiebeleid enãćâćňâăi 12, Ontwikkel een expertisecentrum voor subsidies en benut hiervoor beheer aanzetten van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. 13. Bevorder deskundigheid personeel o.a. door scholing op het gebied van subsidierecht en subsidiebeheer. 14. Zet gemeentebreed een uniform systeem op voor subsidiedossiervorming. Acties gericht op 15. Zorg voor duidelijke koppeling van beleid vastgesteld door de raad en betere activiteiten van subsidieontvangers en maak daartoe het beleid SMART doeltreffendheid van en voer dit door in subsidiebesluiten. De maatschappelijke effecten subsidiering, met van subsidie dienen zoveel mogelijk in SMART-termen te worden name effectieve uitgedrukt in het besef dat dit op sommige maatschappelijke velden sturing, niet altijd of slechts met grote inoeite meetbaar te maken is. Betrek richtinggevend en een werkgroep uit de raad hierbij en geeft in de programmabegroting transparant in beleid per programma aan hoe subsidies (liefst op instellingsniveau) en effectieve inzet van bijdragen aan programma s. middelen en bewaking 16. Herijk de subsidierelaties op karakter incidenteel/structureel en van doelen input/troughput/output en voer zorgvuldige beleidswijzigingen door om structurele relaties incidenteel te maken. 17. Geeft bij voorkeur prestatiegebonden subsidie gekoppeld aan een maximale termijn, zulks ter vermijding van subsidiegewenning, 18. Bouw in aanvraagtrajecten vaste toetsmomenten door voor financfi le solvabiliteit en integriteit (wet Bibob). 19. Werk alleen met sluitende begroting. 20. Zet een gemeentebreed monitoringssysteem op gericht op uitvoering, voortgang, effect- en resultaatmeting. Ga daarbij na of de GSBsystematiek bruikbaar is. Breng de personele formatie in beeld bij het doorvoeren van verdere verantwoording door instellingen. 21. Vermijd verkapte subsidiering. Er is behoefte aan gezonde verhoudingen met instellingen, zonder dat bijv. gesubsidieerde instellingen daardoor gedupeerd worden. Overige acties 22. Onderzoek de onderlinge verhouding tussen artikel 182 (rekenkameronderzoek) en artikel 213 a (doorlichtingsonderzoek) van d e Ge mee n te wet. Voor wat betreft punt 22 is in het verbeterplan reeds een toelichting opgenomen waar verder geen actiepunten uit voortvloeien.

9 Februari 2007 Rapportage verbeterplan subsidies- Direaieondersteuning Verbeteracties rechtmatigheid De verbeteracties gericht op rechtmatigheid gaan met name over een betere juridische ( en financiele) borging. Ad 1 Formats besluiten en correspondentie. ln het najaar van 2005 hebben de leden van het subsidieoverleg de bestaande modellen onder handen genomen. De modelbrieven zijn via de leden beschikbaar gesteld binnen de diensten. In een memo van het subsidieoverleg aan de directeuren van de diensten d.d. 2 december 2005 is ook melding gemaakt van de modelbrieven. Om het daadwerkelijk gebruik van de mode!brieven in cte praktijk te toetsen wordt voorgesteld om in 2007 hierop een audit te verrichten. interne communicatie: Voor het geve van bekendheid aan de opdracht van de gemeenteraad aan de verbetering van het subsidietraject en het bestaan van een werkgroep subsidies heeft de afdeling Communicatie aandacht gegeven via een artikel in Eindhoven Eigen. Om te komen tot een uniforme werkwijze in de uitvoering van het subsidietraject is het ontsluiten van de regelgeving, het handboek en de standaardbrieven aan de medewerkers een voorwaarde. In het eerste kwartaal 2007 komt deze informatie via pino beschikbaar voor alle medewerkers. Externe communicatie: Met betrekking tot de communicatie naar de burger kan gemeld worden dat via de begroting en de jaarrekening (beperkt) zichtbaar is waaraan het gemeentebestuur subsidie beschikbaar stelt of gesteld heeft. Besluiten die betrekking hebben op subsidieregelingen zijn via het Bestuursinformatiesysteem te raadplegen via internet. Via de website van de gemeente Eindhoven kan doorgeklikt worden naar het digitaal loket. Op dit moment staan hier twee subsidieregelingen op een klantvriendelijke wijze vermeld. Bedoeling is om in het voorjaar 2007 a! le subsidieregelingen hier onder te brengen. Ad 2 Evaluatie De raad heeft op 20 december 2005 een wijziging inzake de 5ubsidieverordening 2002 vastgesteld, Hierin is een evaluatiebepaling meegenomen die voorziet in jaarlijkse actualisatie en evaluatie van de 5ubsidieverordening. Ook op 19 december 2006 heeft de raad de jaarlijkse actualisatie goedgekeurd. Het betrof met name technische aanpassingen en het vastleggen van verplichtingen inzake het monitoringsproces, Naast de jaarlijkse actualisatie bepaling is in de 5ubsidieverordening inmiddels ook een bepaling opgenomen omtrent het eenmaal in de vier jaar evalueren van subsidies op grond van een wettelijk voorschrift (hoofdstukken 2 tot en met 4 v/d 5ubsidieverordening),

10 Februari 2007 Rapportage verbeterplan subsidies- Het gaat hierbij om de doeltreffendheid en de effecten van de subsidies. Op basis van de evaluatie dient zonodig een voorstel tot wijziging van de Subsidieverordening aan de raad ter besluitvorming te worden voorgelegd. Voor 1 mei 2008 worden de huidige subsidies op grond van een wettelijk voorschrift geevalueerd en hierover wordt dan aan het college gerapporteerd. Door de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling wordt jaarlijks een apart verantwoordingsdossier gemaakt over de verstrekte begrotingssubsidies. Voor de andere diensten vindt verantwoording plaats via de jaarrekening, Speciale aandacht dient wel gevraagd te worden voor de incidentele subsidies. Hiermee wordt bedoeld subsidies die niet op basis van een regeling zijn verstrekt. Ad 3 Egalisatiereserve De Subsidieverordening is voorzien van een bepaling omtrent de vorming van een egalisatiereserve voor begrotingssubsidies ( Awb). In de reeds bestaande Concemrichtlijn "reservering gesubsidieerde instellingen (DMO)" is een grenswaarde van 59o voor een maximaal te vormen egalisatiereserve opgenomen, Deze waarde staat ter discussie. Momenteel wordt binnen de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling met uitzondering van de basisinfrastructuur Kunst en Cultuur nog steeds gewerkt met de grenswaarde van 59 o, Voor de basisinfrastructuur is in de strategische agenda Kunst & Cultuur vastgelegd dat er per instelling maatwerk dient plaats te vinden ten aanzien van het weerstandsvermogen. Verder wordt op basis van de monitoring het benodigde weerstandsvermogen per instelling op 1 januari 2008 geijkt. In de praktijk blijkt dat het moeilijk is om met een percentage te werken voor verschillende instellingen. De hoogte van het benodigde weerstandsvermogen ls mede afhankelijk van het risico dat de instelling loopt, de grootte van de instelling en de mate van afhankelijkheid van subsidie. Voorgesteld wordt derhalve om als richtinggevend percentage 59o aan te houden, maar per instelling te bezien of van dit percertage gemotiveerd moet worden afgeweken. Het voorstel dient in 2007 te worden uitgewerkt in een beleidsregel om voorts vastgesteld en bekendgemaakt te worden. Naast richtlijnen omtrent een egalisatiereserve voor begrotingssubsidies dient voor overige (structurele) subsidieverstrekkingen bekeken te worden of het hierbij ook noodzakelijk/wenselijk is om een egalisatiereserve voor te schrijven. In 2007 worden alle regelingen in verband met de wens om deze meer smart te maken tegen het licht gehouden en waar nodig aangepast. In deze ronde dient dan bekeken te worden in welke gevallen een egalisatiereserve gewenst is,

11 Februari 2007 Rapportage verbeterplan subsidies- Ad4Gemeentebreed systeem toezicht en monitoring en ad 20 Gemeentebreed systeem uitvoering, voortgang, effect en resultaatrneting, In het raadsdossier inzake het voorstel tot aanpassing van de Subsidieverordening welke in de raadsvergadering van 19 december 2006 is vastgesteld, is een bepaling opgenomen om de bij DMO gehanteerde systematiek van monitoring en verantwoording, effect- en resultaatmeting voor alle Awb subsidie gemeentebreed in te voeren, In de memo van het Subsidie overleg aan de directeuren en MTs van de vakdiensten is hier op geanticipeerd met het verzoek deze systematiek reeds te implementeren. Voorts is gevraagd naar een systematiek van tussentijdse monitoring en verantwoording van de subsidies verstrekt op grond van de paragrafen Stimulering amateurkunst, Cultuur, Emancipatie doelgroepen, Vrijwillig jeugdwerk, Versterking vrijwilligerswerk (of de voor 3.3,1, en in de plaats komende regeling(en), Qnderwijseducatie, gemeentelijke monumenten, economische ontwikkeling, 2. I,7 technologie, 2,1.8 buurtbeheer impuls en buurtbeheer niet-impuls (of de voor en in de plaats komende regelingen) van de Subsidieverordening nader onderzoeken, Momenteel wordt ambtelijk gewerkt aan de uitwerking van het diversiteitsbeleid in een subsidieregeling ter vervanging van de paragrafen 3.3,1, 3,3,3 en Gekeken wordt of de wijze van verantwoording die daarin voorgesteld wordt, ook toegepast kan worden op de andere subsidieparagrafen, In de modelschlkkingen zijn standaardbepalingen opgenomen voor tussentijdse monitorings- en verantwoordingverplichtingen (aanvullend aan de reguliere eindverantwoording. Deze beschikkingen zijn gemeentebreed beschikbaar gesteld, Voor de organisatorische inbedding (borging) en positionering van het rnonitorings- en verantwoordingproces binnen de vakdiensten gemeentebreed een voorstel uitwerken. Hiervoor wordt momenteel per vakdienst geinventariseerd op welke wijze zij op het gebied van planning en control het proces hebben vormgegeven. Dit mede tegen de achtergrond van de benodigde functiescheiding in het proces. Deze inventarisatie zai vervolgens in het controliersoverleg worden besproken en zullen eventuele verbeterpunten in het proces worden aangegeven. Ad 5 Sanctiebeleid Separaat van deze rapportage wordt een dossier in roulatie gebracht aangaande het sanctiebeleid. Het voorstel wordt besproken met de raadscommissie Financien. In het kort komt het er op neer dat de subsidieontvanger gekort kan worden op zijn subsidiebedrag indien deze niet tijdig vo! doet aan zijn verplichtingen. Het is wel zaak dat dit nieuwe beleid na vaststelling op een zorgvuldige wijze gecommuniceerd gaat worden met de instellingen die daar mee te maken gaan krijgen. De afdeling communicatie zou daar mogelijk een rol in kunnen vervullen.

12 Februari 2007 Rapportage verbeterplan subsidies- Ad 6 Functiescheiding subsidieverlening en subsidievaststelling Als verbeteraanpak op korte termijn heeft het college bij de vaststelltng van het verbeterplan besloten te waarborgen dat niet alleen 1 en dezelfde medewerker betrokken is bij de subsidieverlening en subsidievaststellfng en dat een nadrukkelijkere rol voor de afdelingen Control)ing bij de subsidievaststelling in te bouwen. Voor de langere termijn dient het (verder) doorvoeren van functiescheiding nader uitgewerkt te worden mede in relatie tot diverse organisatieontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie (zoals de vorming van de dienst Middelen en de uitkomsten van de PIOFA-discussies). Daarbij is destijds aangetekend dat bij het uitwerken van een en ander waar nodig en wenselijk differentiatie per dienst aan de orde kan zijn als ook een doelmatige en effectieve invulling, Aan de korte termijn acties is en wordt per dienst een eigen invulling gegeven. Dit komt er op neer dat bijv, bij de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling functiescheiding in het proces is ingebouwd doordat de normering van subsidie gebeurt door de Sector Bedrijfszaken, de uitvoering van subsidiebeleid door de beleidssectoren en de uitvoering van de betaalbaarstelling door de financiele administratie. Het proces wordt verder uitgevoerd door een accountteam dat bestaat uit meerdere personen met ieder hun eigen verantwoordelijkheid (inhoud, juridisch en bedrijfsvoering). Ook vindt steeksproefsgewijs controle op het totale proces plaats, met als sluitstuk de accountantscontrole. Periodiek vindt overleg plaats over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van te nemen stappen in het subsidieproces, Afwijkingen worden inzichtelijk gemaakt en vastgelegd, Kortom er zijn meerdere checks en balances ingebouwd die objectiviteit in het proces van subsidieverlening en subsidievaststelling waarborgen. Voor volledige functiescheiding (d.w,z, volledige organisatorische splitsing van subsidieverlening en subsldlevaststelling) is om doelmatigheidsredenen niet gekozen, Bij andere diensten zijn andere oplossingen gezocht waaraan momenteel uitwerking aan wordt gegeven, zoals het beschrijven van het proces van subsidieverstrekking met een daarbij behorende checklist met toets- en beoordelingsmomenten door de betrokkenen in het proces. Daarbij is objectiviteit gewaarborgd door meerdere mensen in het subsidieproces een rol te geven, waarbij ook de (financiele) expertise van bijv, Controlling wordt ingeschakeld. Op deze wijze wordt voorkomen dat niet dezelfde medewerker die de subsidiever! ening voorbereidt ook degene is die de subsidievaststelling voorbereidt. I ange termijn acties: De hier gemaakt koppeling met o.a. het Piofa-proces heeft ertoe geleid dat een concrete uitwerking nog niet heeft plaatsgevonden, omdat het Piofa-F-traject vertraging heeft opgelopen. Verwacht wordt begin 2007 met de Controllers dit onderwerp op te kunnen pakken om vervolgens een structurele oplossing te bezien die past binnen de uitkomsten van Piofa-F. Tot die tijd zal functiescheiding en objectiviteit daarbij plaatsvinden op basis van de eigen dienstgerelateerde oplossingen zoals hiervoor aangegeven,

13 Februari 2007 Rapportage verbeterplan subsidies Ad 7 Formatie juridisch advies en juridische control De uitkomsten van de Piofa-discussie over de juridische functie (juridische advies en juridische control) moeten uitsluitsel geven over de formatie. Borging in de organisatie van voldoende juridische capaciteit en juridische control ook op het gebied van subsidies maakt onderdeel uit van deze Piofa-discussie. Ad 8 Sttbsidie versus inkoop van diensten In het verbeterplan is op de pagina s 20 t/m 22 een nadere definiering van de begrippen subsidiering van activiteiten en inkoop van diensten opgenomen. De directeuren zijn hierop gewezen via de memo. Hoewel in het afgelopen jaar geen concrete vragen bij het subsidieoverleg terecht zijn gekomen, merken de leden in de praktijk wel degelijk dat er nog steeds onduidelijkheid op dit terrein bestaat. Het college gaat hiervoor een richtlijn opstellen aan de hand van een voorbeelden uit de praktijk en deze als beleidsregel vaststellen, Hierbij dient ook aandacht te worden besteed aan de regels omtrent staatssteun. In het kader van de invul!ing van de juridische control-functie en het uitvoeren van audits op subsidiegebied, alsmede in het kader van de rechtmatigheidscontroles nagaan hoe in de praktijk met het onderscheid subsidie/inkoop van diensten wordt omgegaan en op basis daarvan evt. nadere vervolgacties uitwerken, Dit verzoek wordt neerge! egd bij het hoofd van de afdeling Juridische Zaken, Ad 9 Wijksubsidies Op dit moment zijn er in de Subsidieverordening 3 paragrafen opgenomen die betrekking hebben op wijksubsidies: paragraaf Buurtbeheer impulsgebieden, Buurtbeheer niet- impulsgebieden en 2.1.i 0 Woonconsumenten. Binnen de dienst APZ zal in 2007 een raadsvoorstel worden voorbereid dat zal inhouden de intrekking van deze 3 regelingen en het vaststellen van een nieuwe subsidieregeling in het kader van stadsdeelgericht werken, De bedoeling is dat deze regeling per 2008 in werking zal treden,

14 Februari 2007 Rapportage verbeteypjan subsidies- Directieandersteuning Verbeteracties doelmatigheid Ad 10 Uniform subsidiebeheer Deze verbeteractie is deels gekoppeld aan verbeteractie 1. Modelbes! uiten zijn beschikbaar gesteld via het subsidieoverleg. Inmiddels loopt het traject voor ontsluiting via intranet. Voorts dient er een richtlijn te worden ontwikkeld voor de toepassing van de eis van de gaedkeurende accountantsverklaring ex, Art. 2:393 BW, c,q. gevallen waarin ontheffing kan worden verleend en een goedkeurende beoordelingsverklaring afdoende is, ln de huidige verordening is opgenomen dat een instelling waarvoor afdeling 4.2,8 van de Awb van toepassing is en een subsidie ontvangt van meer dan 640,000âĂđ- (prijspejl 2006) een accountantsverklaring moet overleggen bij de aanvraag tot vaststelling, Voorgesteld wordt am een andere categorisering vast te stel! en. Instellingen met een subsidie van minder dan C ,ÃćâĆňâĂİ geen accountantsverkiaring, maar wel een verklaring van het bestuur waarin zij verklaard dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden en de subsidiegelden zijn besteed conform het dael waarvoor de gemeente ze beschikbaar heeft gesteld. Instellingen met een subsidie van meer dan ( S0.000,ÃćâĆňâĂİ maar minder dan ,- een beaordelingsverklaring afgegeven door de accountant waarjn tevens wordt verklaard dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden en de subsidiegelden zijn besteed conform het doel waarvoor de gemeente ze beschikbaar heeft gesteld. Instellingen met een subsidie van C ,- en hoger een accountantsverklaring waarin tevens wordt verklaard dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden en de subsidiegelden zijn besteed conform het doel waarvoor de gemeente ze beschikbaar heeft gesteld. In de praktijk leeft het idee dat de accountantsverkiaring goedkeurend maet zijn. Indien de instelling aangeeft deze niet te kunnen overleggen dan wordt een ontheffing verleend en gevraagd om een goedkeurende beoordelingsverklaring. Dit is echter niet juist, De verordening geeft aan dat een accountantsverklaring overlegd moet warden. De accountantsverklaring heeft een hogere mate van zekerheid dan een beoardelingsverklaring. Hij een accountantsverklaring controleert de accountant, bij een beaardelingsverklaring beoordeeld hij. Een accauntantsverklaring is voor de instelling dus duurder aangezien de accountant meer werk moet verrichten. Dit is aal< een reden voor de voorgestelde categorisering, de kosten worden in verhouding gebracht met de hoogte van de subsidie. indien de accountant bjj de controlewerkzaamheden niet tot een goedkeurende accountantsverklaring kan komen, zal hij hiervan de reden opnemen in de accounl.antsverklaring.

15 Februari 2007 Reppartege verbeterplen subsidies- Daarmee wordt voor de gemeente zichtbaar gemaakt waar de "pijnpunten" binnen de instelling zitten. Bijvoorbeeld, de organisatie is te klein om aan de gestelde functiescheiding te kunnen voldoen. Aan de hand van dergelijke toelichtingen kan de gemeente beoordelen of dit consequenties moet hebben voor de subsidievaststelling. Via het dossier Sanctiebeleid wordt dit punt ter besluitvorming voorgelegd. Voorts betekent dit dat de Subsidieverordening hierop aangepast zal moeten worden. Ad 11 Doorlooptijden en termijnen In de memo aan de directeuren en MT is aandacht gevraagd voor het strikter bewaken van termijnen en voorwaarden en naleving daarvan gemeentebreed bevorderen en toepassen, Om daadwerkelijk toepassing te kunnen geven aan deze verbeteractie dient het sanctiebeleid uitgewerkt te zijn. Hierover is in punt 5 gemeld dat dit separaat wordt voorgelegd. Naast de termijnen waar de instellingen zich aan moeten houden geldt dat de gemeente zelf ook strikter haar eigen termijnen zal moeten hanteren. Momenteel wordt in de Kamer een initiatief wetsvoorstel VUet dwangsom bij niet tijdig beslissen" behandeld. Het voorstel houdt in dat de burger/instelling na het verstrijken van de beslistermijn recht hebben op een dwangsom. Vooralsnog wordt ) januari 2009 als de datum van inwerkingtreding aangehouden, In ieder geval zal rekening gehouden moeten worden met deze ontwikkeling, De vernieuwde versie van SAGEM (ISA4ALL) wordt voor het eerst gebruikt voor het subsidiejaar Dit subsidiejaar loopt af in augustus Dan zal er een evaluatie plaatsvinden. Periodiek vindt er binnen DMO overleg plaats over de eventuele verbeterpunten van het systeem en vindt er terugkoppeling plaats richting leverancier. in de tweede helft van 2007 zal het systeem worden geevalueerd en kan worden bekeken of het systeem gemeentebreed toepasbaar is. Naar het zich nu laat uitzien zal het systeem toepasbaar zijn. Ad 12 Expertisecentrum Als vervolg op de ambtelijke werkgroep die het verbeterplan subsidies ten behoeve van het college heeft opgesteld is door de Concerndirectie het subsidieoverleg ingesteld. Hierin zijn alle diensten vertegenwoordigd onder voorzitterschap van de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, Het subsidie overleg komt sinds oktober 2005 frequent bij elkaar (om de zes weken) en draagt zorg voor de coordinatie van de actiepunten vanuit het verbeterplan: Het gaat daarbij om: borgen dat acties uit verbeterplan tot uitvoering komen; kenniscentrum subsidierecht- en regelgeving; beheer en digitale ontsluiting van het handboek subsidies; inventariseren van studiebehoefte/noodzaak binnen de vakdiensten en organiseren van interne studiebijeenkomsten (opfriscursussen etc.) ; coordineren van aan te leveren gegeven voor evaluatierapportages/verslagleggingen over verstrekte subsidies;

16 Februari 2007 Rapportage verbeterplan subsidies- coordineren van de voor de begroting van de gemeente vereiste gegevens over begrotingssubsidies en subsidieplafonds; signaleren van (structurele/dienstoverstijgende) knelpunten in de subsidiepraktijk en aandragen van oplossingen daarvoor; Ad t 3 Deskundigheid personeel ln oktober 2005 heeft bij de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling een in- company cursus subsidierecht plaatsgevonden. Als vervolg hierop is door het Subsidie overleg gemeentebreed geinventariseerd waar binnen onze gemeentelijke organisatie behoefte is aan bijscholing. Het gaat daarbij om een groep van clrca 30 personen. in januari 2007 heeft een tweede in company cursus subsidierecht plaats gevonden waaraan gemeentebreed medewerkers hebben dee! genomen. Ad 14 Uniform systeem dossiervorming Binnen de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling wordt een standaard checklist gehanteerd om de volledigheid van de subsidiedossiers te borgen. Deze checklist kan gebruikt worden voor de werkdossiers op de afdelingen zelf maar ook voor het D! dossier, Deze checklist is aan de vakdiensten aangeboden,

17 Februari 2007 Rapportage verbeterpian subsidies- Directieondersleuning Verbeteracties doeltreffendheid Ad IS Smart makenbeleid I-let door de gemeenteraad vastgestelde beleid wordt via de programma s in de gemeentebegrotlng opgenomen. In de programmabegrating wordt het beleidsdae! geformuleerd en de weg waarlangs men dit doel tracht te realiseren. De afgelopen jaren Is via het project Richten en Meten veel energie gestoken in het SMART maken van de programma s uit de programmabegroting. Dit heeft geresulteerd in een verbeterde programmabegroting voor het jaar 2007, echter geconstateerdmoet worden dat dit traject langer loopt dan verwacht. Een naadloze aansluiting van het SMART maken van de subsidieregelingen op dit traject is dus niet haalbaar. Om ook de subsidieregelingen SMART te maken dienen de programma 5 uit de programmabegroting naast de regelingen gelegd te worden. Dit actiepunt zal in 2007 opgepakt worden en vraagt de inzet van beleids/programmaleiders en inhoudsdeskundigen. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het SMART maken van de subsidieregelingen met name bedoeld is om duidelijkheid en transparantie in doelstelling en criteria te verkrijgen zonder daarin te ver door te schieten. Voorgesteld wordt om een aparte werkgroep aan de slag te laten gaan om een methodiek te ontwikkelen om de verbeterslag inzake het SMART maken van de subsidieregelingen te laten plaatsvinden. Voorgesteld wordt om een pilot te starten bij DMO. Vanuit die dienst worden de meeste subsidieregelingen uitgevoerd. Het afgelopen jaar heeft het subsidieoverleg een eerste voorzet gemaakt am de aanvraagformulieren za in te richten dat de subsidieverzoeker aangeeft hae met de uitvoering van de activiteiten bijgedragen wordt aan de realisering van de doelstelling. In het verlengde hiervan wordt tevens bezien hoe in de aanvraagformulieren kan worden voorzien in een formulering die SMART is. Oak dit dient binnen de pilot verder uitgewerkt te worden, Vervolgens zullen alle subsidieparagrafen doorgelopen gaan worden om de criteria meer SMARTte formuleren, De methodiek die wordt verkregen uit de pilot moet de leidraad vormen om in 2008 de gevraagde acties oak daadwerkelijk te verwerken. Ad 16 Herijk de subsidierelaties In samenhang met het SMART maken van de subsidieregelingen moet tevens bekeken worden of het juiste label incidenteel of structureel aan de subsidierelatie gekoppeld is. Dit houdt ook in dat bezien moet worden af een verschuiving naar traughputsubsidie of naar outputsubsidie mogelijk is en zo ja wat daar de consequenties van zijn,

18 Februari 2007 Rappartageverbeterplansubsidies- Ad 17 Prestatiegebonden subsidie gekoppeld aan maximale termijn De raad wenst subsidiegelden flexibeler te willen inzetten, Consequentie hiervan is dat subsidies slechts voor een bepaalde tijd kunnen worden uitgezet, Juridisch gezien is deze periode 3 jaar, Na 3 jaar kan subsidie niet zonder meer worden stopgezet maar dient een redelijke termijn van afbouw gehanteerd te worden. Uitgangspunt is dus subsidie maximaal voor 3 jaar. Indien subsidie langer dan 3 jaar gewenst is dan dient dit expliciet gemotiveerd te worden in het collegedossier. Hiervoor is binnen de gemeente expliciet aandacht gevraagd. Ad 18 Toetsmoment voor financiele solvabiliteit en integriteit DMO heeft diverse beoordelingsformulieren en checklisten ontwikkeld die gebruikt worden om de financiele solvabiliteit te toetsen, Deze formulieren zijn via de leden van het beschikbaar gesteld aan de diensten. Voor wat betreft integriteit dient onderzocht te worden of de Wet Bibob van toepassing verklaard kan worden op subsidies. Binnenkort wordt een commissienotitie aan de commissie bestuuriijke pijler voorgelegd. Dit naar aanleiding van een initiatiefvoorstel inzake gemeentelijk toezicht op integer handelen. Ad 19 Sluitende begrotingen In de Subsidieverordening is opgenomen dat alleen sluitende begrotingen in behandeling worden genomen, Een subsidieontvanger wordt 6 weken voor de indieningsdatum van de subsidieaanvraag schriftelijk gewezen op het tijdig indienen van de aanvraag en wordt aangegeven dat daarbij een sluitende begroting dient te worden ingediend. Indien deze niet wordt ingediend, kan de termijn voor behandeling worden opgeschort tot het moment dat de sluitende begroting wel binnen is, Ad 21 Verkapte subsidie Daar waar gesproken kan worden over een mogelijl<e verkapte subsidie betreft het altijd de categorie Maatschappelijk Vastgoed zoals die is benoemd binnen de sector Vastgoed. Ten aanzien van de panden die onder deze categorie vallen is een huurmethodiek ontwikkeld die inzichtelijk maakt wat het de gemeente kost om het desbetreffende pand in stand te houden, ofwel wordt berekend wat de totale eigenaarslasten zijn en welke huur hiertegenover zou moeten staan om een pand te kunnen laten voortbestaan, Er is voor gekozen om deze gemeentelijke bijdrage niet als subsidie te verstrekken aan de instelling maar volledig inzichtelijk te maken op de begroting van de desbetreffende gemeentelijk dienst.