PLAN VAN AANPAK PUBLIC RELATIONS REGIONAAL COÖRDINATIE TEAM WAPENBROEDERS ZUIDELIJK NEDERLAND (versie 6)

Transcriptie

1 REGIONAAL COÖRDINATIE TEAM WAPENBROEDERS ZUIDELIJK NEDERLAND PLAN VAN AANPAK PUBLIC RELATIONS REGIONAAL COÖRDINATIE TEAM WAPENBROEDERS ZUIDELIJK NEDERLAND (versie 6) Inleiding Onder Public Relatins (PR) wrden verstaan de activiteiten, die zwel naar binnen als naar buiten zijn gericht. Krt samengevat bestaat PR uit: vrlichting, ledenwerving en maatregelen gericht p ledenbehud. De landelijke Bnd van Wapenbreders telde in het jaar 2000 ng 5090 leden. Het aantal leden is per ultim 2010 verminderd tt ngeveer Er is sprake van een aanzienlijke afname van het ledenbestand. In ruim 10 jaar tijd is het ledenbestand met ca. 30% afgenmen. Het beëindigen van de neergaande trend heeft dan k de hgste pririteit. Del Het del van dit plan van aanpak is de beleidsvrming en de uitvering van activiteiten p het gebied van Public Relatins (Vrlichting, Ledenwerving en Ledenbehud) p reginaal niveau dr de inzet van het RCT PR Team en p lkaal niveau dr invulling te geven aan de ndersteuning van de aangeslten afdelingen bij het Reginaal Cördinatie Team Wapenbreders Zuidelijk Nederland (RCT WZ-NL). Infrmatie In het Beleidsplan 2010 t/m 2015 Op weg naar een nieuwe tekmst en het activiteitenplan van de Bnd van Wapenbreders is bijzndere aandacht gevraagd m de Bnd van Wapenbreders aantrekkelijker te maken vr vral jngere leden in cmbinatie met ledenwervingsactiviteiten. Als gevlg van deze uitgangspunten is dr het Hfdbestuur ultim 2010 de Werkgrep Public Relatins, Vrlichting, Cmmunicatie en Ledenwerving ingesteld. 1

2 De werkgrep heeft een aantal aanbevelingen gedaan m de Bnd p een aantrekkelijke wijze te presenteren. Binnen het ttale budget van de Bnd van Wapenbreders is er echter nauwelijks financiële ruimte beschikbaar m uitvering te geven aan het plan. Echter dr het herschikken van de huidige beschikbare financiële middelen, het aantrekken van externe spnsren en het aanvragen van een additinele subsidie bij het V-fnds, kunnen de mgelijkheden tt een succesvlle uitvering van de PR- activiteiten, met name de vrlichting en werving van nieuwe (jngere) leden, wrden vergrt. Het kunnen beschikken ver een vldende aantal geschikte leden ten beheve van PR, met name Vrlichting en Ledenwerving, evenals het ter beschikking hebben van vldende materiaal en materieel is van essentieel belang. Organisatiestructuur Teneinde inzicht te verkrijgen in de structuur van de Public Relatins-inspanningen van de Bnd van Wapenbreders is het van belang de activiteiten p de diverse niveaus binnen de Bnd weer te geven. In dit kader beheft k de functie van de PR-functinaris van de Bnd van Wapenbreders, Regi Zuid, nadere telichting. Deze functie wrdt in persn uitgeefend dr dhr. Jan Geraedts. Deze functinaris vervult zwel taken ten beheve van de afdelingen die niet aangeslten zijn bij het RCT WZ-NL als ten beheve van het RCT WZ-NL. In het Dagelijks Bestuur (DB) van het RCT WZ-NL vervult hij de PR/ Marketing functie. In zijn hedanigheid van Bnds PR-functinaris zal dhr. Geraedts aanvragen van alle afdelingen binnen de Regi Zuid BvW alsmede in de Regi Zuid BvW ptredende identiteitsgrepen berdelen. Bvengenemde afdelingen en identiteitsgrepen hebben hierbij aanspraak p gelijke trekkingsrechten en zullen derhalve gelijkwaardig wrden benaderd. Hewel het beleid van de BvW vr de identiteitsgrepen identiek is als dat vr de afdelingen, wrden deze rganisatiedelen van de BvW in dit Plan van Aanpak buiten beschuwing gelaten, tenzij het activiteiten betreft die van directe invled zijn p de afdelingen binnen de Regi Zuid BvW (zie schematische weergave 1) De gehanteerde definities vr INTERNE PR en EXTERNE PR zijn vanzelfsprekend k vr de identiteitsgrepen van tepassing. 2

3 SCHEMATISCHE WEERGAVE PUBLIC RELATIONS (VOORLICHTING, LEDENWERVING EN LEDENBEHOUD) 1 REGIO ZUID Hfdbestuur Bnd van Wapenbreders (Beleid Interne PR & Externe PR) Redactie WAPENBROEDERS Cmmissie Public Relatins & Vrlichting (Uitvering Externe PR, met name Vrlichting en Ledenwerving) Redactie WEBSITE PR-FUNCTIONARIS Bnd van Wapenbreders Regi Zuid Reginaal Cördinatie Team WZ-NL Overige Afdelingen Regi Zuid PR-functinarissen Afdelingen RCT WZ-NL In Regi Zuid BvW ptredende identiteitsgrepen Ledenwerving functinarissen Afdelingen RCT WZ-NL 3

4 SCHEMATISCHE WEERGAVE PUBLIC RELATIONS (VOORLICHTING, LEDENWERVING EN LEDENBEHOUD) - 2 EXTERNE PR = naar buiten gericht. Del: - vergrten naamsbekendheid BvW, - verbeteren imag BvW, - ledenwerving. Vrlichting aan rganisaties (dr geselecteerde en pgeleide persnen) EXTERNE PR Vrlichting en Ledenwerving Vrlichting en Ledenwerving INTERNE PR = naar de eigen leden gericht. Del: - infrmatie aan eigen leden, - mtivatie van eigen leden, - vergrten van kennis van eigen leden v.w.b. BvW, - behud eigen leden. LEDENBEHOUD = cmmunicatie dr Afdelingen Lcaties vrlichting: - militaire pleidingscentra + eenheden (1), - FLO bijeenkmsten (1), - bedrijven, - prvinciale en gemeentelijke instellingen. Nt: (1) = Ok met het gmerk m leden te werven. Landelijke, reginale en lkale activiteiten: - infrmatiestands p braderieën en evenementen, - lezingen, - publicaties in de nieuwsmedia (krant, radi en TV). 4

5 Interne / Externe Public Relatins Onderscheid dient te wrden gemaakt tussen interne en externe Public Relatins: Interne Public Relatins. Het del van interne Public Relatins is het maximaal betrekken van de leden bij de delstellingen van de Bnd van Wapenbreders. Adequate infrmatieverschaffing aan de leden van de afdelingen heeft een hge pririteit. Leden kunnen hierdr wrden gemtiveerd m deel te nemen aan diverse activiteiten en velen zich meer betrkken bij de afdeling. Dr middel van interne cmmunicatie (huisrgaan Wapenbreder, infrmatiebulletins van de afdelingen, cnvcaties, nieuwsbrieven, website e.d.) wrdt de kennis van de leden ver de Bnd van Wapenbreders vergrt. Indien de leden bekend zijn en vertruwd zijn geraakt met de activiteiten van de Bnd, zal er een grtere slagingskans van behud van de leden zijn. Ged gemtiveerde leden zullen, vral dr hun crrect gedrag en uiterlijk vrkmen, autmatisch bijdragen aan het verbeteren van het imag van de Bnd en dus aan PR. Externe Public Relatins. Het del van externe Public Relatins is het vergrten van de naamsbekendheid van de Bnd van Wapenbreders buiten de Bnd bij diverse greperingen zals bij subsidieverstrekkers, dnateurs, aspirant leden, het publiek e.d. Dr een delgerichte externe PR kan het imag van de Bnd van Wapenbreders p een psitieve wijze wrden verbeterd. Een belangrijk resultaat van de externe PR is het aantrekken van nieuwe leden. Uitgangspunten Plan van Aanpak In bvenstaande schematische weergave zijn de activiteiten p het gebied van Public Relatins (Vrlichting, Ledenwerving en Ledenbehud) p alle niveaus binnen de Bnd van Wapenbreders weergegeven. Dit plan van aanpak beperkt zich tt de activiteiten, die p lcaal niveau én p het niveau van het RCT WZ-NL kunnen wrden uitgeverd. In dit plan van aanpak wrden een aantal prcessen en activiteiten beschreven. Uitgangspunt van dit plan van aanpak is dat de bij het RCT WZ-NL aangeslten afdelingen zelf de activiteiten initiëren en uitveren en dat de afdelingen dr het RCT WZ-NL kunnen wrden ndersteund met kennis ten beheve van de vrbereidingen en eventueel indien beschikbaar met mankracht en materieel/ materiaal m de activiteiten te realiseren. Daarnaast kan een aantal nader te preciseren reginale activiteiten gepland en uitgeverd wrden dr het RCT PR Team. Deze activiteiten vinden plaats in verleg met de PR-functinaris van de Bnd van Wapenbreders, Regi Zuid. Activiteiten en delgrepen De navlgende activiteiten zijn te nderscheiden: Vrlichting en Ledenwerving Het del van vrlichting en ledenwerving is een z breed mgelijk publiek aan te spreken en bekend te maken met de delstellingen van de Bnd van Wapenbreders. De geëigende middelen in dit kader zijn: 5

6 - Infrmatiestands p braderieën, evenementen en dergelijke Van belang is dat dr de Bnd van Wapenbreders mderne infrmatiestands ter beschikking wrden gesteld aan de regi s m de bdschap p een gede wijze aan het publiek te kunnen verbrengen. De infrmatieverdracht met wrden ndersteund met eigentijds infrmatiemateriaal (flyer en dergelijke) en gegevensdragers zals DVD s. - Lezingen Dr het presenteren van de Bnd van Wapenbreders tijdens lezingen kan de inhud effectief wrden vergebracht. De lezingen dienen z veel mgelijk te wrden ndersteund met de aanwezigheid van een infrmatiestand en infrmatiemateriaal. Om de lezingen aantrekkelijk te maken kunnen deze wrden gecmbineerd met lezingen ver de inzet van nze krijgsmacht in internatinaal verband tijdens de diverse peraties. - Publicaties in de nieuwsmedia Dr de afdelingen wrden jaarlijks een f meer herdenkingen gerganiseerd. Dit is een ideale gelegenheid m ca. 2 weken vr de herdenking cntact te zeken met de lcale media. De mgelijkheden lpen uiteen van het afgeven van een persbericht, het aanbieden van de mgelijkheid van een interview dr de afdelingsvrzitter, uitndigen van reginale radi en/f de TV m aanwezig te zijn bij de herdenkingsplechtigheid. Een practieve huding in de richting van de media is ver het algemeen lnend en de bdschap van ledenwerving kan dan ged ver het vetlicht wrden gebracht. Ok bij andere gelegenheden kan cntact wrden gezcht met de media zals bij de Nieuwjaarsreceptie, lkale Veteranendag, Jubileum en dergelijke. Ledenbehud Bijzndere aandacht wrdt gevraagd van de afdeling ten aanzien van het ledenbehud. Het bestuur van de afdeling kan het ledenbehud p een psitieve wijze beïnvleden dr een intensieve cmmunicatie met de leden. Deze cmmunicatie kan plaatsvinden dr middel van: - infrmatiebulletins van de afdelingen; - cnvcaties vr vergaderingen f andere activiteiten; - - nieuwsbrieven (vaak per ); - de website (zie hiernder). Vrlichting aan rganisaties Het del van vrlichting aan rganisaties is m de Bnd van Wapenbreders bekend te maken bij een bepaalde categrie publiek. Hierbij zijn ndermeer te nderscheiden: - Militaire pleidingscentra en militaire eenheden. Naast het geven van vrlichting tijdens passing ut s, reünies e.d. is tevens het del m leden te werven; - FLO-bijeenkmsten eveneens met het del m leden te werven; - Bedrijven. Naast vrlichting kan de bereidwilligheid tt spnsring dr bedrijven wrden gepeild; - Prvinciale en gemeentelijke instellingen. Naast vrlichting kan de bereidwilligheid tt subsidieverstrekking dr publieke instellingen wrden nderzcht. 6

7 Planning en uitvering Zals nder de uitgangspunten vr het Plan van Aanpak is beschreven, initiëren de bij het RCT WZ-NL aangeslten afdelingen zelf de activiteiten. Ondersteuning dr het RCT WZ-NL met adviezen, materieel/ materiaal en mankracht is mgelijk. - PR-functinaris. Afdelingen wijzen een PR-functinaris aan. Deze PR-functinaris nderhudt cntacten met de PR/Marketing-functinarissen van het RCT WZ-NL. - Prfiel PR-functinaris. Het effectief cmmuniceren en het werven van leden is niet een ieder gegeven. De PR-functinaris dient ten minste ver het vlgende prfiel te beschikken: In het bezit van tenue van de Bnd van Wapenbreders. Bekend met de activiteiten en de delstellingen van de Bnd van Wapenbreders. Representatief. Gede cmmunicatieve eigenschappen. - Functinaris ledenwerving. Naast de PR-functinaris kan de afdeling één f meerdere leden specifiek belasten met de taak van ledenwerving. Aanbevlen wrdt dat deze functinarissen zveel mgelijk vlden aan bvenvermeld prfiel. - Planning. In het begin van het kalenderjaar stellen de afdelingen z mgelijk hun PR activiteitenkalender bekend, waarbij zij hun wensen t.a.v. ndersteuning p het gebied van PR kenbaar maken. De ndersteuning kan bestaan uit de aanvraag vr de infrmatiestand, aanvraag vr wervingsmateriaal en/f ndersteuning dr middel van PR-functinarissen van andere afdelingen. De inventarisatie van de activiteiten wrdt bekendgesteld aan de PR-functinaris van de Bnd van Wapenbreders, Regi Zuid. - Ondersteuning. Een verzek tt ndersteuning wrdt z mgelijk met de jaarplanning ingediend bij het RCT WZ-NL. Indien ndersteuning wrdt gevraagd d.m.v. mankracht, zal RCT WZ-NL cördinerend ptreden en bezien f ndersteuning dr andere afdelingen mgelijk is. - Training. Het uitgangspunt is dat de PR-functinarissen dr de zrg van het Hfdbestuur van de Bnd van Wapenbreders wrden getraind. Z lang hierin ng niet is vrzien, zullen de PR-functinarissen van de afdelingen die samenwerken in het RCT WZ-NL wrden getraind dr de zrg van het RCT WZ-NL. Het del van de training is de delgrep van ptentiële leden p een z efficiënt mgelijke wijze te benaderen en de wervingsbdschap p een gede wijze ver het vetlicht te brengen. Ok ledenwervingsfunctinarissen van de afdelingen kunnen dr het RCT WZ-NL wrden getraind. 7

8 Materiaal Teneinde de vrlichting en de ledenwerving p een adequate wijze te kunnen uitveren is het vlgende materiaal / materieel bendigd ten beheve van: - Vrlichting: Elektrnische apparatuur zals laptp en beamer. Tevens dient adequaat materiaal p DVD de vrlichting te ndersteunen. Infrmatiemateriaal zals flyers, flders, DVD s ten beheve van serieuze belangstellenden. Weggeefmateriaal (zgn. gdies). - Ledenwerving: Infrmatiestand met ft s van de Bnd van Wapenbreders. Elektrnische apparatuur zals hierbven mschreven. Infrmatiemateriaal zals hierbven mschreven. Weggeefmaterieel (zgn. gdies). Klaptafels en stelen. Tent - Vrtgang. Dr de Bnd van Wapenbreders wrdt vanaf 10 juni a.s. 1 cmplete infrmatiestand beschikbaar gesteld ten beheve van Regi Zuid. PRVC nieuwe stijl zal m.i.v. 18 april a.s. van start gaan. Nadere infrmatie vlgt. - Beperkingen. Dr het feit dat er vrlpig geen tent ter beschikking wrdt gesteld, is vrshands het ptreden in de buitenlucht nmgelijk. Het vrshands niet ter beschikking stellen van een laptp en beamer vrmen een beperking. Budgetten Activiteiten p het gebied van Vrlichting en Ledenwerving dr een afdeling kmen in beginsel vr vergeding dr de Bnd in aanmerking. 8

9 Afdelingen van het RCT WZ-NL stellen jaarlijks vr het begin van het kalenderjaar een planning en een begrting p ten aanzien van PR-aangelegenheden. De planning en de begrting wrden vrgelegd aan de Bnds PR-functinaris van de Regi Zuid. Genemde functinaris tetst de planning en de begrting aan de uitgangspunten die neergelegd zijn dr de Bnd. De planning en de begrting kunnen in de lp van het kalenderjaar dr de afdelingen wrden bijgesteld p de actuele behefte. Indien een afdeling een berep det p ndersteuning van een externe PR-functinaris f ledenwervingsfunctinaris, dan kmen de daaraan gerelateerde ksten, waarnder reisksten á 0,19 per km, vr rekening van de betreffende afdeling waarbij de activiteit plaatsvindt. De declaratieregelgeving van de Bnd is hierbij van tepassing. Bij PR activiteiten van langere duur (bijvrbeeld tijdens braderieën en markten, die een grt gedeelte van de dag duren f zelfs ver meerdere dagen verspreid plaatsvinden) kunnen k eenvudige versnaperingen en nietalchlische dranken wrden gedeclareerd. Declaraties wrden dr de afdelingen ingediend bij de Bnds PR-functinaris. Deze tetst en fiatteert de declaraties. Hij zendt de declaraties vervlgens dr naar de budgethuder van de Bnd. Vlledigheidshalve wrdt vermeld dat alle PR-activiteiten van de afdelingen in Regi Zuid en de PR-activiteiten van de identiteitsgrepen in genemde regi wrden getetst en gefiatteerd dr de Bnds PR-functinaris. Website RCT WZ-NL en afdelingen Het RCT WZ-NL beschikt ver een eigen website die gelinkt is aan de landelijke website van de Bnd van Wapenbreders en de dr de aangeslten afdelingen beheerde websites. De webbeheerder van de RCT WZ-NL website kan, p verzek van een afdeling, k de betreffende afdelingswebsite beheren, mits de afdeling in kwestie de te plaatsen infrmatie tijdig aan genemde RCT WZ-NL webbeheerder det tekmen. Vr de interne en externe cmmunicatie kunnen de bvengenemde websites van de afdeling van belang en bijznder nuttig zijn. Indien de websites regelmatig wrden geactualiseerd en van reginaal- en afdelingsnieuws en ft s wrden vrzien, zullen deze websites vanzelf met enige regelmaat wrden bezcht. Ok p treft u bij de verschillende afdelingen vrbeelden aan van interne en externe cmmunicatie. Cördinatie en terugkppeling Twee keer per jaar kmen de met PR belaste functinarissen van de afdelingen en het RCT PR Team in een vergadering bij elkaar nder leiding van de PR functinarissen van het RCT WZ-NL vr cördinatie en terugkppeling (lessns learned). Bijvrkeur vinden deze vergaderingen in de zmer en het najaar plaats. Slt Vrlichting, ledenwerving en ledenbehud zijn bepalend f de Bnd van Wapenbreders in staat is m k in de kmende decennia haar activiteiten te blijven ntplien. De inzet en de medewerking van iedereen p alle niveaus is dan k bijznder gewenst. 9