VOORSTEL AAN DE RAAD. Evaluatie loket Altena Volgnr

Transcriptie

1 Onderwerp Evaluatie loket Altena Volgnr Portefeuillehouder wethouder B. van Vessem Ambtenaar Peter Hoenselaar Afdeling Loket Altena Datum voorstel 2011 Opiniërende raad 31 januari 2012 Agendapunt 6 Besluitvormende raad 14 februari 2012 Agendapunt Samenvatting De gemeenten Werkendam en Woudrichem werken in loket Altena samen bij de uitvoering van de sociale zekerheid en de WMO. De samenwerkingsafspraken worden om de 4 jaar geëvalueerd. De colleges van Werkendam en Woudrichem stellen voor om de samenwerking te continueren. Door de toegenomen taken zijn de kosten gestegen. Beslispunten Wij stellen u voor om: 1. de samenwerking met de gemeente Werkendam t.a.v. de sociale zekerheid en WMO te continueren; 2. de uitvoering hiervan vorm te geven via loket Altena, conform de huidige situatie; 3. de afspraken vast te leggen in de bij dit besluit behorende raamovereenkomst; 4. de financiële effecten van dit besluit verwerken in de jaarrekening 2011 en structurele financiële effecten te verwerken zoals aangegeven in onderstaande begrotingswijziging (zie besluit). Bijlagen 1. Onderzoeksrapport Transparantie in de samenwerking 2. Raamovereenkomst samenwerking ter inzage in de raadskamer ter inzage in de raadskamer Advies opiniërende vergadering - Reactie college - pagina 1/5

2 1. Inleiding De gemeenten Werkendam en Woudrichem werken sinds 2002 samen op het terrein van de sociale zekerheid en (toen nog) de Wet Voorzieningen Gehandicapten. In 2005 is de samenwerking geëvalueerd. Op grond van die evaluatie werd de bestaande gemeenschappelijke regeling omgezet in een samenwerkingsovereenkomst. Later is de samenwerking verbreed met de Wet Maatschappelijke ondersteuning. Tegelijkertijd werd het zorgloket Almkerk (het voormalige RIO regionaal indicatie orgaan), opgenomen in de samenwerking van loket Altena. Tot dat moment was het zorgloket Almkerk een zelfstandige gemeenschappelijke regeling. In de jaren daarna is de HbH (hulp bij huishouding) en de ondersteunende begeleiding vanuit de ABWZ overgeheveld naar de WMO. Deze taken zijn eveneens opgepakt door loket Altena. De ontwikkelingen zijn niet ten einde, want komend jaar zal de functie begeleiding vanuit de ABWZ worden overgeheveld naar de WMO en moet de Wet Werken naar Vermogen worden ingevoerd. Er is dus alle aanleiding om de samenwerking binnen loket Altena periodiek te evalueren en de klokken gelijk te zetten m.b.t. de bestuurlijke afspraken. Daarnaast is inmiddels de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst verstreken. In deze overeenkomst is opgenomen dat aan het eind van de looptijd de samenwerking wordt geëvalueerd. 2. Beleidskader, doel en effect Eind 2010 is loket Altena door KPMG geëvalueerd. De rapportage transparantie in de samenwerking geeft analyses en oplossingsrichtingen, maar die moeten worden vertaald in concrete voorstellen, waarvoor in beide gemeenten draagvlak bestaat. De rapportage ligt ter inzage. Op de volgende punten is besluitvorming nodig: a) de personeelsformatie en taakomvang van loket Altena b) de door Werkendam aan Woudrichem door te berekenen overhead c) rapportage, monitoring en verantwoording 3. Argumenten en kanttekeningen a. Formatie Loket Altena is opgebouwd uit 3 taakvelden: cliënten, ondersteuning en beleid. M.b.t. de taakvelden cliënten en ondersteuning is de personeelsformatie afgestemd op de workload. Afgezien van een enkele afronding, kunnen deze afspraken gecontinueerd worden. Het taakveld beleid bevat op dit moment 1 fte beleidsmedewerker sociale zaken. Voor de WMO beschikt loket Altena niet over een beleidsfunctie. Dat dient gecorrigeerd te worden; er is 0,5 fte beleidsmedewerker toegevoegd. Daarnaast is er in de huidige overeenkomst niets opgenomen over de inzet van communicatie. Met het toevoegen van 0,5 fte is dat hiermee gecorrigeerd. Tot slot heeft KPMG geconstateerd dat het leidinggeven aan loket Altena te weinig werd doorbelast, gelet op de toename van taken en medewerkers over de afgelopen jaren. Samenvattend stellen wij het volgende voor: personeelsformatie Huidige situatie voorstel Taakveld cliënten Taakveld ondersteuning beleid + coördinatie leiding Vaste formatie loket Altena Tijdelijke inhuur 13,33 fte 6,27 fte 1,00 fte 0,10 fte 20,70 fte 1,50 fte 13,33 fte 6,31 fte 2,10 fte 0,35 fte 22,09 fte 1,50 fte Totale formatie 22,20 fte 23,59 fte pagina 2/5

3 De tijdelijke inhuur is projectformatie voor 2 jaar en betreft o.a. een medewerker uitstroom en activering, die bekostigd wordt door minder uit te besteden aan re-integratiebureaus. In april 2012 worden de afspraken hierover geëvalueerd. Met deze formatie uitbreiding zal loket Altena, naast de sociale zekerheid en de prestatievelden 3 en 6 van de WMO, ook het participatiebudget voor zijn rekening nemen, dus naast de re-integratie (bestaande taak) ook de nieuwe taken inburgering en volwasseneneducatie. Bovendien neemt loket Altena met deze beleidsformatie de invoering op zich van de nieuwe wet Werken naar Vermogen, waar de WSW, Wajong en WWB in opgaan. Ook de verbreding van de WMO wordt beleidsmatig opgepakt binnen de voorgestelde personeelsformatie. Als uit de huidige decentralisatievoorstellen ook nog cliënttaken voortkomen waar extra consulenten voor nodig zijn, dan worden daar t.z.t. nieuwe afspraken over gemaakt, dus zowel voor de Wet Werken naar Vermogen als voor de WMO. De rol van de gemeenten als deelnemer en eigenaar van de gemeenschappelijke regeling WAVA/GO, wordt niet overgenomen door loket Altena. Die taak blijft bij de gemeenten Werkendam en Woudrichem. b. Overhead Op basis van de afspraken uit 2002 draagt Woudrichem op dit moment bij aan de kosten van loket Altena. Als Werkendam een integrale kostprijs zou berekenen, dan stijgen de kosten voor Woudrichem naar , een nadeel van Als Woudrichem de samenwerking zou opzeggen, dan dalen de uitgaven voor Werkendam met , maar de inkomsten dalen met Dat levert voor Werkendam dus een netto nadeel van op. De beide colleges concluderen hieruit dat de afspraken uit 2002 nog steeds een goede basis zijn voor de verdere samenwerking, met 3 aantekeningen: afzonderlijke normen voor ICT, variabele kosten, werkplek en stafdiensten, voegen niets toe. We hanteren voortaan één bedrag voor overhead: per per fte. Dit bedrag wordt tot dusverre jaarlijks met 3% trendmatig aangepast. Dat is te rigide. Met ingang van 1 januari 2012 zullen wij de dienstenprijsindex (DPI) hanteren. Huisvesting wordt dus niet doorgerekend. Dat zou neerkomen op extra per fte. Overhead per fte ICT (Automatisering) 6.344, , ,18 Variabele kosten 4.438, , ,93 Voorziening werkplek 691,06 777,79 801,13 Stafdiensten 2.673, , ,84 totaal , , ,08 c. Rapportage, monitoring en verantwoording Uit de evaluatie blijkt dat betere afspraken nodig zijn over monitoring van input (geld, personeel) en output (cliënten, trajecten, verstrekkingen). We constateren te vaak zaken achteraf, terwijl we er vooraf rekening mee hadden kunnen houden. Om verrassingen achteraf te voorkomen, stellen we het volgende voor: uit de declaratie 2010 blijkt dat er een aanzienlijke post inhuur is. Dat is voor een cliëntgerichte organisatie niet onlogisch. Bij ziekte en zwangerschap moeten werkplekken per ommegaande worden ingevuld. We zullen daarom een post inhuur opnemen, ter grootte van 4% van de bruto salariskosten ( ,00). Dit voorkomt verrassingen bij de afrekening en geeft helderheid bij de rapportages gedurende het jaar. Een bouwkundig medewerker van de unit Ruimte van de gemeente Werkendam verleent ondersteuning bij grote woningaanpassingen. Gelet op de ureninzet in voorgaande jaren, neemt loket Altena hiervoor een vast bedrag van op. De post abonnementen en tijdschriften wordt in de declaratie 2010 fors overschreden. Dat komt voor een deel door eenmalige kosten, maar voor een ander deel zijn het reële uitgaven. Deze post dient verhoogd te worden naar pagina 3/5

4 Voorlichting is een speerpunt in het WMO-uitvoeringsplan, dat nog niet is vertaald in geld. De raming van moet opgetrokken worden naar De oorzaak zijn extra activiteiten zoals o.a. de nieuwe website en de maandelijkse pagina in het Altenanieuws. Eind 2011 zal een evaluatie plaatsvinden en zullen we bezien hoe lang deze beleidsintensivering in deze omvang moet worden doorgezet. 4. Financiën Als we de afspraken uit de vorige paragraaf vertalen in euro s, ontstaat het volgende beeld: financiële stand van zaken loket Altena Analyse KPMG declaratie 2010 voorstel overhead per fte , , ,00 aantal fte 21,57 21,88 23,59 totale overhead , , ,00 bruto salaris personeel incl. werkgeverslasten , , ,00 gratificaties, reiskosten, studietoelagen , , ,00 inhuur personeel , ,00 technische ondersteuning woningaanpassing 0,00 0, ,00 controlekosten , , ,00 abonnementen, kranten en tijdschriften , , ,00 voorlichting en publiciteit 2.500, , ,00 totaal , , ,00 Woudrichem 35% , , ,70 Werkendam 65% , , ,30 totaal , , ,00 Conclusie: qua begroting stijgen de kosten van Woudrichem met In werkelijkheid, gerelateerd aan de afrekening 2010, stijgen de kosten met De beide colleges van B&W hebben afgesproken dat Woudrichem in 3 jaar toegroeit naar dat hogere niveau: in 2011, 2012 en 2013 telkens 1/3. In de 1 e Berap 2011 was het uitgangspunt nog dat het toegroeien naar het hogere niveau zou starten in juli 2011 en uiteindelijk werd bereikt in Dat betekent dat de volgende bedragen in de begroting moeten worden meegenomen: Jaar Begroting vlg dit voorstel Huidige begroting Verschil , , ,-- verwerken in jaarrekening , , ,-- meenemen in begr. wijziging , , ,-- meenemen in begr. wijziging , , ,-- meenemen in begr. wijziging , , ,-- meenemen in begr. wijziging 5. Aanpak De gemaakte afspraken worden vertaald in een raamovereenkomst (die de raad vaststelt) en een uitvoeringsovereenkomst ( die het college vaststelt). De nieuwe raamovereenkomst ligt ter inzage. Vergeleken met de huidige overeenkomst is er met name sprake van tekstuele aanpassingen, waarmee de inhoud up to date wordt gebracht. Verder is in artikel 8.1 het nieuwe bedrag voor overhead opgenomen ( per ), dat op basis van de dienstprijsindex (DPI) trendmatig wordt aangepast. In artikel 8.3 wordt bepaald dat de overeenkomst 6 maanden voor het einde van de vierjaren termijn wordt geëvalueerd. In de huidige overeenkomst is die termijn 3 maanden. Verder hebben we ook artikel 13 lid 2 aangepast. Hierin is nu beter tot uitdrukking pagina 4/5

5 gebracht dat de beide gemeenten samen één uitvoerend apparaat voor sociale zekerheid en WMO hebben en daar een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor voelen, in het geval de overeenkomst ontbonden zou worden. Ons college zal ervoor zorgen dat de financiële gevolgen van de nieuwe afspraken, zoals samengevat in de voorgaande paragraaf, worden verwerkt via een begrotingswijziging. Een ander aspect, dat feitelijk los staat van de evaluatie, is de jaarlijks door Deloitte uitgevoerde gemeentebrede benchmark. In Werkendam was de conclusie dat de kosten van sociale zekerheid en WMO, zoals uitgevoerd door loket Altena, erg laag zijn. In Woudrichem was de conclusie dat de gemeente op drie onderdelen duur is: Woudrichem geeft voor bijstand, zorg en groen 25 per inwoners meer uit dan vergelijkbare gemeenten. Dat is raar en hier willen we nader naar kijken. De hoogte van de uitgaven voor sociale zekerheid worden bepaald door 4 factoren: a) Beleid: gemeenten hebben t.a.v. minimabeleid en zorg een ruime beleidsvrijheid. Wellicht is Woudrichem royaler c.q. socialer dan andere gemeenten van vergelijkbare omvang. Zo zijn Werkendam en Woudrichem terughoudend met het opleggen van het primaat verhuizen, wat zijn neerslag zou kunnen hebben op de kosten van woningaanpassing. Ook qua minimabeleid zijn beide gemeenten ruimhartig. b) Uitvoering: dit aspect is meegenomen in de nu voorliggende evaluatie van KPMG. c) Doelgroep: het ruim definiëren van doelgroepen of het benoemen van nieuwe doelgroepen kan een kostenopdrijvend effect hebben. d) Samenstelling cliëntenbestand: om één voorbeeld te noemen, Woudrichem beschikt over een verpleeghuis met een regionale functie en twee bejaardenoorden die ook patiënten uit de omgeving opnemen. Wellicht wijkt de bevolkingssamenstelling van Woudrichem hierdoor af van vergelijkbare gemeenten en is dit een verklaring voor de hoge kosten van zorg. De benchmark is onvoldoende specifiek om daar besluiten of maatregelen op te baseren. De benchmark kan wel aanleiding zijn voor verder onderzoek. Dat gaan we ook doen. We zullen de 4 bovengenoemde punten analyseren en daarover in mei 2012 rapporteren in de kadernota. Dat staat het continueren van de samenwerking middels loket Altena niet in de weg. 6. Communicatie en burgerparticipatie Dit voorstel is gezamenlijk voorbereid door bestuurders en ambtenaren van Werkendam en Woudrichem. 7. Regionale en lokale aspecten In de raden van Werkendam en Woudrichem staat een identiek voorstel op de raadsagenda. 8. Besluit Wij stellen u voor, het bijgevoegde raadsbesluit vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woudrichem, de secretaris, A.G. Dolislager de burgemeester, dr. F.A. Petter pagina 5/5

6 RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Woudrichem, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 6 december 2011, aangaande de evaluatie van loket Altena gehoord het advies van de opiniërende vergadering d.d. 31 januari 2012 besluit: 1. de samenwerking met de gemeente Werkendam t.a.v. de sociale zekerheid en WMO te continueren; 2. de uitvoering hiervan vorm te geven via loket Altena, conform de huidige situatie; 3. de afspraken vast te leggen in de bij dit besluit behorende raamovereenkomst; 4. in te stemmen met de financiële effecten van dit besluit en deze te verwerken in de jaarrekening 2011 en de structurele financiële effecten te verwerken zoals aangegeven in onderstaande begrotingswijziging. Meerjarenbegrotingwijzing Lasten Productnr Productomschrijving / Apparaatskst LA / Apparaatskst LA Totaal Baten Productnr Productomschrijving Saldo Productnr Productomschrijving / Begrotingssaldo Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Woudrichem van 14 februari de voorzitter, dr. F.A. Petter de griffier, M. Groenenberg-Bouman raadsbesluit nr pagina 1/1