Heleen van Rosmalen. Geachte griffie(r),

Transcriptie

1 Heleen van Rosmalen Van: Noordam, Andreas Verzonden: maandag 25 april :53 Aan: Griffie (Hattem); Gemeente Heerde; Griffie gemeente Zutphen CC: Woldi Ruitenberg; Rens Bouw; Vliet, Harry van; Hagen, Melanie; Noordam, Andreas Onderwerp: Begroting Vervoercentrale Stedendriehoek; voorstel verevening kosten Bijlagen: Aanbiedingsbrief Begroting aan Gemeenteraden.pdf; Voorstel verevening.pdf; Bedrijfsplan 2-1 Vervoerscentrale.pdf Geachte griffie(r), Bijgaand stuur ik u de begroting van de Vervoercentrale Stedendriehoek en het voorstel tot verevening van de kosten. Wilt u deze doorsturen naar uw raad voor een zienswijze? De raad heeft 8 weken de gelegenheid (tot 25 juni) om een zienswijze in te dienen. Wil u zo vriendelijk zijn om daarmee rekening te houden bij het verzenden van de stukken? De ambtelijk contactpersoon in uw gemeente heeft de stukken inmiddels ontvangen en draagt daarbij zorg voor de concept zienswijze en het raadsvoorstel. In de begeleidende brief staat alleen een adres tot het verzending van de zienswijze. Op dit moment wordt gewerkt aan post- en adressen voor de Vervoercentrale en bestuur. Zodra dit kan, zal ik deze bekendmaken. Ik heb van de onderstaande adressen gebruik gemaakt. Wilt u post voor de raad op een ander adres ontvangen, wilt u dan per kerende het juiste adres hieronder weergeven? Apeldoorn griffie@apeldoorn.nl Brummen a.leenstra@brummen.nl Deventer griffie@deventer.nl Epe Hattem Heerde Vincent.Smit@Epe.nl griffie@hattem.nl gemeente@heerde.nl Lochem m.veenbergen@lochem.nl j.tomy@lochem.nl Voorst m.veenbergen@lochem.nl Zutphen griffie@zutphen.nl Namens het bestuur van de GR Basismobiliteit, Met vriendelijke groet, Andreas Noordam 1

2 Directeur Vervoercentrale Stedendriehoek

3 Gemeenteraden werkgebied GR Basismobiliteit Lochem, 22 april 2016 Geachte raad, De Vervoercentrale van de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Hattem, Heerde, Lochem, Voorst en Zutphen komt voort uit de gemeenschappelijke regeling Basismobiliteit. De Vervoercentrale bestaat op dit moment alleen nog op papier. In juni start de Vervoercentrale met de eerste werkzaamheden. Dit jaar kenmerkt zich door de implementatieactiviteiten en de opbouw van de Vervoercentrale. In 2017 is deze volledig operationeel. Op grond van artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen bieden wij u de begroting aan van de Vervoercentrale Stedendriehoek en het plan tot verevening van de kosten tussen de deelnemende gemeenten. De begroting en vereveningsplan maken onderdeel uit van het Bedrijfsplan. Het Bedrijfsplan biedt u de achtergrondinformatie voor het beoordelen van de begroting. In hoofdstuk 9 en bijlagen 2 t/m 5 vindt u de gegevens van de begroting. Paragraaf 9.3 vindt u informatie de vereveningssystematiek. Mede aan de hand van uw zienswijze stellen wij de begroting definitief vast. U ontvangt van ons een memorandum over de ontvangen zienswijzen en de wijze waarop wij deze verwerkt hebben. Wilt u uw zienswijze uiterlijk 24 juni sturen aan: Het bestuur van de GR Basismobiliteit De heer A. Noordam Hanzeweg CR Lochem Namens het bestuur van de GR Basismobiliteit, Andreas Noordam directeur

4 Bijlage 5 Vereveningsystematiek PORTEFEUILLEHOUDERSOVERLEG Basismobiliteit Datum portefeuillehouders overleg: 24 maart 2016 Onderwerp: Verevening kosten tussen gemeenten Doel bespreking: Instemmen met de wijze van verevenen Auteur: Marijke Eppink, 16 maart 2016 Leidinggevende: Andreas Noordam Besproken met: Kerngroep Basismobiliteit Projectgroep Basismobiliteit Regionale werkgroep financiën Doel Doel van dit agendapunt is afspraken maken over de wijze waarop gemeenten onderling de kosten verrekenen van het gehele vervoersysteem. Dit is nodig omdat we vervoer op een andere wijze gaan inkopen en aansturen. Daar komt bij dat we overgaan van een systeem in zones naar kilometers. De kosten van het vervoer kunnen hierdoor zuiverder worden berekend Gevraagde beslispunten PFO: 1.Instemmen met de voorgestelde vereveningswijze, namelijk: We stappen over op een verevening in kilometers in plaats van zones; Per rit wordt een eenheid van 6 kilometer opgeteld ter dekking van de aanrijtijden en de in- en uitstap kosten (nu voor de Gelderse gemeenten 1 zone); Voor bepaalde indicaties geldt een opslag in het vervoer in verband met hogere vervoerkosten, bijvoorbeeld rolstoelvervoer, altijd alleen reizen of altijd voorin zitten. Ook dit drukken we uit in kilometers; De vervoerkosten worden verrekend op basis van het aandeel afgenomen kilometers (inclusief de opstapeenheid in kilometers en de opslag). De beheerkosten worden naar rato van het aantal inwoners verrekend. De regiekosten worden naar rato van het aantal ritten verrekend. 2. Na afloop van 2017 evalueren we de vereveningssystematiek; 3. Bij eventuele onevenredige effecten voor individuele gemeenten en/ of provincie als direct gevolg van de nieuwe systematiek treden gemeenten en/of provincie in overleg. Soorten kosten De kosten van het vervoersysteem zijn onder te verdelen in beheer-, regie- en vervoerkosten. De totale kosten van de Vervoercentrale (beheer en regie) zijn voor 2017 geschat op ruim 1,5 mln. 1

5 Wat is al besloten? Gemeenten betalen de kosten van het vervoersysteem zo veel mogelijk naar rato van het gebruik, zodat zij het effect van beleidskeuzen (bijvoorbeeld dalende vervoervolumes) hierin terug zien. De gemeenteraden hebben de colleges de opdrachtgegeven om dit verder uit te werken. Voor het jaar 2016 is reeds besloten om de implementatie- en opstartkosten naar rato van het aantal inwoners met elkaar te verevenen. Uitgangspunten - Gemeenten betalen de kosten naar rato van het gebruik en zien daar het effect van eigen beleidskeuzes in terug; - De systematiek is uitlegbaar; - Na het eerste jaar wordt de vereveningssystematiek geëvalueerd. Bij eventuele onevenredige effecten voor individuele gemeenten als direct gevolg van de nieuwe systematiek treden gemeenten in overleg. Voorstel vereveningswijze op hoofdlijnen VERVOER: Opslagen: Wij stellen voor om de gehanteerde opslagen die gelden binnen Regiotaxi Gelderland over te nemen. Op deze wijze komen de meerkosten van het vervoer door bepaalde indicaties (bijvoorbeeld rolstoel of scootmobiel mogen meenemen, altijd voorin moeten zitten of individueel vervoer) ten laste van de betreffende gemeente. Opstapeenheid: Op dit moment hanteren we bij Regiotaxi een opstapeenheid van 1 zone per rit (ter bekostiging van de aanrijtijd, en instap- en uitstaptijd). Nu de zone verdwijnt en we overstappen op kilometers, is de vraag welke opstapeenheid het best passend is. Na doorrekening van de ritgegevens blijkt een opstapeenheid van 6 km het best passend te zijn. Aan iedere rit worden de kosten van 6 reiskilometers toegevoegd. Reizigerskilometers: De afgenomen reizigerskilometers + opslagen+ opstapeenheden drukken we uit in afgenomen kilometers per gemeente. Op deze wijze bepalen we welk aandeel van de vervoerkosten een gemeente moet betalen. Daarbij moeten we rekening houden met het feit dat de omzetting van zone naar kilometer gevolgen heeft. De zones in ons vervoergebied variëren in omvang. Hierdoor zijn er gemeenten waar reizigers gemiddeld veel kilometers per zone reizen of juist weinig. Door de omzetting van zone naar kilometer stijgt of daalt hierdoor het aandeel per gemeente in de vervoerkosten. Tabel 1 eerste kolom effect alleen vervoer geeft het effect van de bovenstaande keuzen weer. De percentages in de onderstaande tabel geven per gemeente aan in hoeverre het relatieve aandeel in de kosten toe - of afneemt in vergelijking met de huidige kosten (nul-situatie). In de tabel wordt alleen een vergelijking gemaakt van de verdeling van de vervoerskosten in de oude situatie (zones) ten opzichte van de verdeling van de vervoerskosten in de nieuwe situatie (reizigerskilometers), om een indicatie te geven van het effect van de verandering in systematiek. Naast de vervoerkosten worden de beheerkosten en regiekosten over de deelnemende gemeenten verevend (=Vervoercentrale kosten). De tweede kolom van tabel 1 geeft een indicatie van het effect op de totale kosten, inclusief de beheerkosten en regiekosten, in de vergelijking met de uitgangssituatie. Hierbij is, door het ontbreken van vergelijkbare cijfers in de uitgangssituatie, het toetreden van Deventer niet in het effect meegenomen. Door de toetreding van Deventer worden de kosten voor beheer en regie over meer gemeenten verdeeld. Voor de andere deelnemende gemeenten betekent dit dat de relatieve bijdrage in de beheerkosten en regiekosten afneemt. Ter info: De hier genoemde vereveningswijze gaat alleen over de wijze waarop gemeenten onderling de verrekenen. Dit staat los van het feit dat de Vervoercentrale de vervoerder per uur bekostigd 2

6 BEHEER EN REGIE (VERVOERCENTRALE): In de huidige situatie plant de vervoerder alle ritten. Dat is versleuteld in de kostprijs van het vervoer. Door de verschuiving van taken naar de Vervoercentrale zijn onder andere de kosten van de planning niet langer verdisconteerd in de kosten van vervoer. Het voorstel is dat we per /3 van de Vervoercentrale kosten (beheerkosten) verdelen naar rato van inwoneraantal en 2/3 naar rato van het aantal Regiotaxiritten (callcenter en plankosten) (t-1). Het effect hiervan is zichtbaar in onderstaande tabel 1 (= effect totaal) Tabel 1 Verhoging of verlaging van het eigen aandeel in het totale systeem per gemeente In bijlage 1 vindt u aanvullende achtergrondinformatie en een verdere uitwerking. In bijlage 2 is specifiek informatie voor de gemeente Deventer opgenomen. Aandachtpunt Inrichten software en managementrapportages. Procesvoorstel: Voorstel verwerken in het Bedrijfsplan 2.1 (begroting); Bestuur stelt 21 april Bedrijfsplan inclusief verevening vast; Bestuur zendt Bedrijfsplan 2.1 aan colleges en raden en verzoekt om een zienswijze. 3

7 Bijlage 1 Uitwerking verevening 2016 en 2017 Uitwerking verevening 2016 Apeldoorn is de enige gemeente die in 2016 al vervoer onder de Vervoercentrale brengt. De kosten van dit vervoer komen volledig ten laste van Apeldoorn evenals de kosten voor het regisseren van dit vervoer. Uitwerking verevening 2017 Voorstel uitwerking vereveningssystematiek 2017: 1. Vervoerkosten: De vervoerkosten kunnen fluctueren en worden maandelijks berekend. Iedere gemeente betaalt de daadwerkelijk afgenomen reizigerskilometers + opstapeenheid + eventuele opslagen. Hierna leggen we dit uit. 2. Beheerkosten: De beheerkosten zijn grotendeels vaste kosten en worden in 2017 verdeeld naar rato van het aantal inwoners. 3. Regiekosten: De regiekosten worden met name veroorzaakt door het vraagafhankelijke vervoer. Dit type vervoer moet, in tegenstelling tot het routegebonden vervoer (bijvoorbeeld Leerlingenvervoer), per rit gepland worden. We stellen daarom voor in 2017 deze kosten te verevenen naar rato van het aantal Regiotaxiritten. Ad 1. VERVOERKOSTEN Opslagen Reizen met een rolstoelvoertuig is duurder dan het reizen met een personenauto. Individueel reizen is duurder dan samen. Het werken met opslagen zorgt dat deze kosten ten laste komen van de gebruiker. Opstapeenheid Nu betalen gemeenten bij iedere rit door Regiotaxi een opstapzone. Het hanteren van een opstapeenheid geeft een juister beeld van de werkelijke kosten. Zo kosten korte ritten relatief 4

8 meer, wat niet in de kilometers sec tot uitdrukking komt (denk aan aanrijtijd en instap- en uitstaptijd). Onderstaande tabellen geven het effect van het hanteren van een opstapeenheid van 4, 5 of 6 kilometer weer. In de onderstaande tabel is voor opstapeenheid 4, 5 en 6 het effect alleen vervoer gepresenteerd. Uitgangspunt bij de keuze voor de opstapeenheid is dat de verdeling van de vervoerkosten zo veel mogelijk aansluit bij de huidige verdeling van de vervoerskosten. In de tabel is zichtbaar dat de effect afneemt, naar mate de opstapeenheid toeneemt. Met andere woorden, wanneer naar het effect van de keuze voor een opstapeenheid van 4, 5 of 6 gekeken wordt, zijn de verschillen ten opzichte van de uitgangssituatie het minst groot bij een opstapeenheid van 6. Een opstapeenheid van 6 reizigerskilometers wordt daarom voorgesteld. Reizigerskilometers De afstand wordt in de voorgestelde vereveningssystematiek niet langer in reizigerszones (zoals nu bij Regiotaxi Gelderland) maar aan de hand van reizigerskilometers berekend. Het hanteren van kilometers sluit beter aan bij de systematiek van het openbaar vervoer en bij de daadwerkelijke kosten van het gerealiseerde vervoer. Dit heeft wel effect op de verevening tussen gemeenten. Afwijkingen ten opzicht van de huidige situatie worden veroorzaakt door de ongelijkheid en ligging van de nu gehanteerde zones. Zo blijkt uit onderzoek dat mensen in Epe gemiddeld meer km s per zone reizen dan reizigers elders in de regio. De overgang van zone s naar km s heeft daarom voor Epe een nadelig effect. Voor Lochem is dit daarentegen een positieve verandering. Ad 2 en 3 BEHEERKOSTEN EN REGIEKOSTEN In de onderstaande tabel ziet u het resultaat van het doorrekenen van de voorgestelde vereveningssystematiek. De tabel maakt onderscheid tussen het effect op vervoer (kolom 1) en het effect op het totaal waarbij ook de verevening van de Vervoercentrale kosten zijn meegenomen (kolom 2: vervoer, beheer en regie). 5

9 Vanwege het ontbreken van identieke data van Deventer (Deventer heeft uitsluitend data in kilometers de rest van de regio in zones) is het niet gelukt om Deventer in zijn geheel in het rekenmodel in te voegen. Meer specifieke informatie over Deventer en wat de wijzigingen voor Deventer betekenen leest u in bijlage 1. Door deelname van Deventer worden de kosten voor beheer en regie over meer gemeenten verdeeld. Voor de andere deelnemende gemeenten betekent dit dat de relatieve bijdrage in de beheerkosten en regiekosten afneemt. Routegebonden vervoer Apeldoorn (2016 tot augustus 2017) Voor het routegebonden vervoer wordt nog onderzocht of eenzelfde systematiek kan worden gehanteerd als bij het vraagafhankelijke vervoer bij de verevening van de vervoerkosten tussen de gemeenten. Om hierover besluiten te kunnen nemen, ontwikkelen we in 2016 hiervoor een rekenmodel. Besluitvorming hierover is eind 2016 voorzien. 6

10 Bijlage 2 De betekenis van de voorgestelde vereveningssystematiek voor Deventer Onderdeel Situatie nu Situatie straks % in totaalkosten In samenwerking In samenwerking met met Overijssel Gelderse gemeenten Beheerkosten Effect positief op kosten Effect negatief op kosten 5% Grotere regio dus groter schaalvoordeel. Mogelijk intensiever beheer in vergelijking met de huidige situatie? Ontwikkeltaak is nieuw Totaal effect circa 0 Overige effecten Invloed gemeente Regiekosten Regie door vervoercentrale. Kosten naar rato aantal ritten 10% Schaalvoordeel regiefunctie Mogelijk hogere kosten centrale lichte + Mate van efficiency van de planning Vervoerkosten 1 all-in prijs per declarabele km Vervoer aangestuurd door vervoercentrale. Vervoerders ontvangen vergoeding per inzet uur. 85% Efficiency voor alleen Regiotaxi is circa 0 (nu ook al samenwerking). Mogelijk meer combinaties mogelijk door meerdere vervoervormen. Mogelijk frictiekosten circa 0 Kosten per eenheid afhankelijk van aanbesteding en marktomstandig heden. Verminderen in te kopen vervoercapaciteit door: beperken toegang tot vervoer, efficiënter plannen, spreiding vervoer, ingroei andere vervoervormen Totaal 100% circa 0 / lichte + De kosteneffecten voor Deventer zijn afhankelijk van: 1. De daadwerkelijke kosten per onderdeel 2. De wijze waarop de kostenonderdelen worden verdeel over de gemeenten. Conclusie: de effecten voor Deventer zitten vooral in de vervoerkosten, vanwege het hoge aandeel hiervan in de totale kosten, en met name in de wijze waarop de vervoerkosten verdeeld worden. De hoogte van de totale kosten is, los van de verdeelsleutel, afhankelijk van diverse factoren, zoals: Effect van aanbesteding / marktontwikkeling Effect van eventuele gewijzigde spelregels (op combinatiegraad) Effect van een eventueel verhoging van de reizigersbijdrage Effect van eventueel wijzigen van het indicatiebeleid van gemeenten Effect van het daadwerkelijk gebruik Effect van toekomstige ingroei van andere vervoervormen ná de start 7

11 Versie

12 Inhoudsopgave 00 Samenvatting Inleiding Missie, visie, doelstellingen en strategie Missie en visie Doelstellingen Producten en diensten Product- en dienstencatalogus Inbreng vervoersstromen Levering van gemeenten aan de vervoercentrale Harmonisatie van beleid en producten Dienstverleningsconcept Klantcontacten vervoercentrale Kanaal telefoon Kanaal digitaal Kanaal post Kanaal fysiek Processen en ICT Processen De processen in kaart gebracht Uitgangspunten bij de procesuitvoering Processen uitgewerkt Communicatie Inleiding De communicatiestrategie Wie is de afzender van de communicatie? Doelgroepen Middelenoverzicht Organisatie Uitgangspunten organisatie-inrichting Functies, werkzaamheden, formatie en flexibele schil Functies en werkzaamheden Voorlopige formatie Flexibele schil Ontwikkeling en opleiding Arbeidsvoorwaarden Besturingsconcept Bedrijfsvoering Planning en control Kwaliteit Huisvesting Naam vervoerregio Implementatieplan op hoofdlijnen Fasen en activiteiten Organisatie van de implementatie Monitoring implementatie Planning op hoofdlijnen Risico s en maatregelen

13 09 Financiën Efficiency voordeel Vervoercentrale Instrumenten voor kostenbeheersing deelnemende gemeente Verevening kosten Vervoercentrale Begroting Vervoercentrale Begroting Vervoercentrale Bijdrage gemeenten : beheer en regie Achterblijvende kosten voor de latende gemeenten Bijlage 1. Regionale organisatiestructuur Basismobiliteit en hoofdtaken Bijlage 2. Kosten vervoercentrale: Bedrijfsplan 2.1 t.o.v. Bedrijfsplan Bijlage 3. Verevening Basismobiliteit Bijlage 4. Detailbegroting Vervoercentrale 2016 & Bijlage 5. Gemeentelijke bijdrage Vervoercentrale Bijlage 6. Communicatiekalender implementatie regionale Vervoercentrale

14 00 Samenvatting De gemeenten Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Hattem, Heerde Lochem, Voorst en Zutphen gaan samen een vervoercentrale realiseren. De basis voor dit plan is de in juli 2015 door de gemeenteraden vastgestelde kadernota Op weg gelegd. Voor u ligt het Bedrijfsplan 2.1, een verdere uitwerking van de eerste contouren die in het Bedrijfsplan 1.0 zijn geschetst. De gemeenten hebben gekozen voor een publieke vervoercentrale die zowel beheer- als regietaken zal verzorgen. Denk bij regietaken aan: reisinformatie & ritadvies, ritaanname, ritplannen en de rit toewijzen aan een voertuig. De vervoercentrale is dagelijks voor reizigers te bereiken met uitzondering van de nachtelijke uren. Dit zijn onderdelen van het primaire proces. De vervoercentrale is een uitvoeringsorganisatie. Gemeenten bepalen het beleid. Zij werken daarbij samen en delen kennis. Missie Mensen prettig, betaalbaar en efficiënt vervoeren wanneer er geen vervoersalternatief is. Visie Meer spreiding van reizigers over de dag en een betere benutting van voertuigen. De vervoercentrale realiseert een goede prijs-kwaliteitverhouding binnen een compacte organisatie en werkt continu aan verbetering en ontwikkeling van haar medewerkers, producten en diensten, werkprocessen en ICT. De vervoercentrale is in gesprek met de deelnemende gemeenten en speelt in op hun behoeften. Instroom vervoerstromen De inrichting van de vervoercentrale is gebaseerd op de volgende planning voor het onderbrengen van de verschillende vervoerstromen per gemeente in de vervoercentrale: - Per augustus 2016 Leerlingenvervoer Apeldoorn. - Per 1 januari 2017 Regiotaxi van alle deelnemende negen gemeenten (inclusief Felua en afspraken enkele instellingen). Provincie Gelderland stopt per deze datum met de uitvoering van regiotaxivervoer. - Per augustus 2017 Leerlingenvervoer overige acht gemeenten. - In het jaar 2017 Wmo-vervoer (nieuwe vervoerstaken per 2015) - In het jaar 2017 Jeugdwet-vervoer (nieuwe vervoerstaken per 2015) Nader onderzoek moet uitwijzen wat een geschikt moment is voor de instroom van de laatste twee genoemde vervoerstromen. Deze instroom van vervoerstromen betekent dat de vervoercentrale in de loop van de tijd groeit en pas naar verwachting in 2018 zijn optimum bereikt. ICT De communicatie en gegevensoverdracht tussen de vervoercentrale en de gecontracteerde chauffeurs is cruciaal. De aanbesteding van het planningspakket loopt momenteel. De betrouwbaarheid van de ICT is een belangrijk punt van aandacht. Communicatie algemeen In de communicatiestrategie staat vooral in het begin het proces van informeren centraal. Verschillende doelgroepen moeten worden geïnformeerd over de werking van het nieuwe vervoerssysteem, en wat dit voor hen of hun organisatie betekent. In de communicatiekalender zijn het Wat, Wie, Wanneer en Hoe verder uitgewerkt. Met betrekking tot communicatie worden de volgende doelgroepen onderscheiden: Ambtenaren gemeente Lochem; Ambtenaren alle regiogemeenten; Wethouders en raadsleden regiogemeenten; WMO-raden en ROCOV; Provincie; Ambtenaren bovenregionaal; Vervoerders. Personeel Het hart van de centrale zijn de telefonisten en de planners. 4

15 De vervoercentrale is een organisatie die nog niet bestaat en die van de grond af opgebouwd moeten worden. Dit betekent dat de tijd moet uitwijzen welke formatie bij een bepaald vervoervolume nodig is. Bij de invulling van formatie wordt hiermee rekening gehouden. 1. Directeur: 1 fte 2. Contractbeheerder: 1 fte 3. Ondersteunend contractbeheerder: 1 fte 4. Data-analist: 0,5 fte 5. Planner: 6 fte 6. Telefonist: 8 fte Voorlopige formatie van fte. De functies moeten nog definitief worden bepaald en gewaardeerd. Planning en control cyclus De planning en control cyclus van de vervoercentrale loopt vooruit op de cyclus van de deelnemende gemeenten. Die gemeenten moeten immers via hun reguliere begrotingscyclus tijdig de financiële en beleidsmatige informatie vanuit de vervoercentrale kunnen verwerken. Daarnaast beschrijft het meerjarenplan de doelstellingen en uitvoeringsstrategie van de vervoercentrale. Strategisch niveau Op het niveau van de vervoercentrale als geheel bepaalt het bestuur welke prestatie-indicatoren zij kritiek vinden bij het functioneren van de vervoercentrale. Monitoring kwaliteit Monitoring van de geleverde kwaliteit vindt continu plaats. De resultaten worden door middel van periodieke rapportages gemeld. Organisatie van de implementatie In de voorbereiding en implementatiefase zijn verschillende werkgroepen binnen het Programma Basismobiliteit actief. Deze stellen dienstverleningsovereenkomsten op, brengen de benodigde voertuigen in beeld, kopen vervoer en ICT in, bereiden communicatie voor en stellen een vervoerreglement op. Maar zij zijn ook bezig met de organisatie en bemensing van de vervoercentrale, inclusief de financiën. Financiën De implementatie- en opstartkosten die gemeenten onderling verevenen zijn in de periode voor de deelnemende gemeenten geschat op iets meer dan 1 miljoen. Op basis van de 5% efficiency en de verwachte vervoervolumes betekent dit dat we vanaf 2018 een structureel voordeel van iets minder dan 7 ton per jaar realiseren en dat de investeringskosten (implementatie- en opstartkosten) in 2 jaar zijn terugverdiend. Deze berekening gaat er wel vanuit dat gemeenten de vervoersstromen volgens planning bij de vervoercentrale onder brengen. In Bijlage 5 vindt u een specificatie van de bijdrage in de beheerkosten en regiekosten en een overzicht van de verwachte vervoersvolumes voor de periode

16 01 Inleiding Met veel genoegen bieden wij u het Bedrijfsplan vervoercentrale versie 2.1 aan. De vervoercentrale is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten: Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Hattem, Heerde Lochem, Voorst en Zutphen. Dit bedrijfsplan is een vervolg op het Bedrijfsplan 1.0 en de Kadernota Op Weg dat halverwege 2015 is vastgesteld in alle deelnemende gemeenteraden. Met de vaststelling van de Kadernota Op Weg is regionaal de keuze gemaakt voor een publieke vervoercentrale die zowel beheertaken als regietaken zal verzorgen. Denk bij regietaken aan: reisinformatie & ritadvies, de rit aannemen, de rit plannen en de rit toewijzen aan een voertuig. De vervoercentrale richt zich uitsluitend op uitvoeringstaken en zal het Wmo-vervoer, het vervoer op basis van de Jeugdwet, Leerlingenvervoer en delen van het aanvullende openbaar vervoer gaan uitvoeren. De autonomie op beleid en het bepalen of een individuele reiziger toegang krijgt tot het systeem bepaalt iedere afzonderlijke gemeenten zelf. Wel werken gemeenten samen, delen kennis en stemmen af. We richten hiervoor een BedrijfsVoeringsOrganisatie (BVO) in die juridisch is verankerd in de Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit. De vervoercentrale heeft een enkelvoudig bestuur. Het bedrijfsplan is geschreven in opdracht van het regionaal portefeuillehoudersoverleg, bestaande uit een bestuurlijke vertegenwoordiging van alle aangesloten gemeenten, verdeeld over alle betrokken domeinen. In dit bedrijfsplan geven we aan hoe de vervoercentrale er in de toekomst uit zal zien en welke stappen we moeten zetten om per 2017 volledig operationeel te zijn. Het creëren van een publieke vervoercentrale is pionieren. De vervoercentrale zal van de grond af opgebouwd moeten worden. Dit plan geeft een duidelijke richting die we de komende jaren zeker verdere zullen moeten uitwerken, vormgeven en fijn slijpen. Dit bedrijfsplan is tot stand gekomen met medewerking van vele betrokkenen. Aan het Programma Basismobiliteit namen en nemen medewerkers deel van alle aangesloten gemeenten onder leiding van een regionale programmaleider. Daarnaast is een kerngroep geformeerd die wekelijks bij elkaar komt en zijn werkgroepen aan de slag gegaan op deelonderwerpen. Het Programma Basismobiliteit heeft inhoudelijke voorstellen voorbereid voor het regionaal portefeuillehouders-overleg Basismobiliteit. De regionale vervoercentrale gaat met name taken vervullen die tot nu toe door private partijen, namelijk vervoerders, werden vervuld. Daarnaast neemt de vervoercentrale taken over van de provinciale beheerorganisatie Regiotaxi. Het gaat dus slechts zeer beperkt over taken die tot nu toe door gemeenten zelf werden ingevuld. Hierdoor is er geen sprake van mens volgt taken. Leeswijzer Het plan is als volgt opgebouwd: In hoofdstuk 2 vindt u een uitwerking van de missie en visie, doelstellingen en strategie van de vervoercentrale. In hoofdstuk 3 treft u een overzicht aan van producten en diensten die de vervoercentrale levert. In hoofdstuk 4 zijn de belangrijkste primaire processen en de harmonisatie ervan kort toegelicht en is uitgewerkt wat de samenwerking betekent voor de ICT. Hoofdstuk 5 gaat over communicatie. Dit onderwerp is er uit gelicht omdat de komst van de vervoercentrale ook een gezamenlijke communicatieopgave betekent. In hoofdstuk 6 is de organisatie uitgewerkt. Dit betreft zowel de organisatorische inrichting, functies, formatie en managementstructuur en andere voorwaarden die nodig zijn voor de vervoercentrale om de producten en diensten te kunnen leveren. Hoofdstuk 7 beschrijft het implementatieplan: de activiteiten en de organisatie daarvan. En in hoofdstuk 8 geeft een overzicht van de risico s en bijbehorende beheersmaatregelen. In hoofdstuk 9 zijn de financiën opgenomen: de begroting 2016 (inclusief incidentele kosten) en de begroting

17 02 Missie, visie, doelstellingen en strategie Dit hoofdstuk beschrijft de missie, visie, doelstellingen en strategie van de regionale vervoercentrale. 2.1 Missie en visie Missie Mensen prettig, betaalbaar en efficiënt vervoeren wanneer er geen vervoersalternatief is. Visie Meer spreiding van reizigers over de dag en een betere benutting van voertuigen. 2.2 Doelstellingen Hieronder volgt de beschrijving van de doelstellingen: Kwaliteit - We gaan voor behoud van klanttevredenheid: Dit betekent een klanttevredenheidscijfer van tenminste een 7,6. - Herkenbare voertuigen en chauffeurs: eveneens een klanttevredenheidscijfer van tenminste een 7,6. Financieel - Structurele besparing van tenminste 5% op het vervoer, als gevolg van het regionaal plannen. Efficiency - Streven naar meer vooraf te plannen vervoer. - Streven naar een afvlakking van piekmomenten in het vervoer. - Verhogen van de bezettingsgraad van de voertuigen. Duurzaamheid - We stimuleren de toepassing van duurzame energie in het vervoer. - Duurzaam ondernemen een vorm van ondernemen gericht op economische prestaties is(profit), met respect voor de sociale kant (people), binnen de ecologische randvoorwaarden (planet). Vergroten zelfredzaamheid - De reiziger weet welke particuliere en vrijwillige vervoerinitiatieven er zijn en maakt hier vaker gebruik van. - Beperken van het gebruik van het maatwerkvervoer wanneer er een passend OV-alternatief is. HRM - Medewerker tevredenheid van minimaal een 7,5. - Ziekteverzuim: maximaal 5%. - Invulling geven aan SROI wens deelnemende gemeenten Een aantal van de bovenstaande doelstellingen moeten nog SMART 1 -er geformuleerd worden. 1 Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden 7

18 2.3 Strategie De vervoercentrale realiseert een goede prijs-kwaliteitverhouding binnen een compacte organisatie en werkt continu aan verbetering en ontwikkeling van haar medewerkers, producten en diensten, werkprocessen en ICT. Bovendien is de vervoercentrale in gesprek met deelnemende gemeenten zodat de organisatie goed in kan spelen op hun behoeften. Het personeelsbeleid is gericht op structurele ontwikkeling van medewerkers. Het is van belang dat de vervoercentrale innoveert in ICT. De ingroei van vervoersstromen verloopt beheerst. Over de jaarschijven staan de volgende activiteiten gepland om de strategische doelstellingen te realiseren: 2015 tot juni 2016: Implementatie- en opstartfase Vaststellen bedrijfsplan; Organisatie ontwerpen; Efficiënt inrichten werkprocessen en opschonen van bestanden; In kaart brengen vervoerstromen en volumes; Inkoop en implementatie ICT; Inkoop Vervoer; Dienstverleningsovereenkomsten per deelnemer (gemeente) getekend. Start voorbereidingen implementatie routegebonden vervoer per augustus Juni 2016 tot 31 december 2016: Start vervoercentrale Start nieuwe organisatie; Start werving personeel; opleidingstraject; Informeren reizigers; Doorontwikkeling organisatie en medewerkers; Start uitvoering routegebonden (leerlingen)vervoer Apeldoorn per augustus 2016 Start voorbereiding implementatie vraagafhankelijk vervoer Start voorbereiding verstrekking nieuwe vervoerspassen Start voorbereidingen inkoopronde 3 (routegebonden vervoer voor de gehele regio) 2017: Doorgroeien en doorontwikkelen Doorontwikkelen uitvoering vraagafhankelijk vervoer inclusief aanvullend openbaar vervoer Gunnen inkoopronde 3: routegebonden vervoer Toevoegen andere gemeentelijke vervoerstromen (per augustus 2017) en wellicht vervoerstromen van instellingen (intramuraal Wlz-vervoer). Sturen op het boeken van ritten via internet. Augustus: uitvoering routegebonden vervoer hele regio (Leerlingen, dagopvang/besteding), Jeugd 2018: Door ontwikkelen en stabiliseren Door de directeur van de vervoercentrale zal een strategisch meerjarenplan opgesteld worden. Dit meerjarenplan beschrijft hoe in de visie gestelde inzichten, en doelstellingen bereikt gaan worden in een samenhangende reeks stappen. 8

19 03 Producten en diensten Dit hoofdstuk beschrijft het overzicht van producten en diensten die de vervoercentrale levert en het dienstverleningsconcept zoals dit zal worden ingericht. Een van de onderdelen van het bedrijfsplan is het opstellen van een overzicht van producten en diensten. Het belang ervan is meervoudig. Het bakent af welke producten de regionale vervoercentrale wel en niet levert. In combinatie met het gekozen dienstverleningsconcept is dit de basis waarop de organisatie van de regionale vervoercentrale wordt ingericht. De afspraken tussen de regionale vervoercentrale en de afzonderlijke gemeentes over de te leveren producten en diensten, het gewenste dienstverleningsniveau en eventuele maatwerkafspraken worden vervolgens vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. In deze dienstverleningsovereenkomst wordt ook vastgelegd welke vervoersstromen vanaf welk moment zullen overgaan naar de vervoercentrale. 3.1 Product- en dienstencatalogus De vervoercentrale kent drie soorten klanten. 1. De reiziger, die vervoer nodig heeft, 2. de gemeentes die ook deelnemer zijn en 3. derden zoals de Provincie en instellingen die (onderdelen van) hun vervoersstromen onderbrengen bij de vervoercentrale. Voor de uitvoering en beheersing van deze taken, levert de vervoercentrale de volgende producten en diensten: Producten / diensten REGIE Verstrekken individuele reisinformatie en reisadvies Afhandelen ritaanvraag vraagafhankelijk vervoer Afhandelen nieuwe of wijziging routevervoer opdrachten Omschrijving Voorafgaand aan een rit verstrekt de vervoercentrale informatie aan reizigers en kan zij reizigers een OV-advies geven die reizigers stimuleert gebruik te maken van het reguliere openbaar vervoer of andere vervoersalternatieven zoals vrijwilligersinitiatieven. Tevens verstrekt de vervoercentrale informatie over gereserveerde of gereisde ritten en het saldo van het reisbudget (indien van toepassing). De vervoercentrale neemt de ritaanvraag van de reiziger aan en zet deze in het plansysteem. Hierbij gelden de volgende taken voor de vervoercentrale: vraagt aan de reiziger of hij/zij een rit wil reserveren met een gewenst ophaaltijdstip of met een gewenst aankomsttijdstip; wijst de reiziger op het geldende ophaalvenster en geeft de maximale tijdsduur van een rit aan; bepaalt met de reiziger de ophaaltijd, waarbij de centrale de reiziger een alternatief vertrekmoment mag aanbieden, binnen door de gemeenten en/of de opdrachtgever nader te bepalen kaders; wijst de reiziger op de geldende marges rondom het ophalen en de reistijd; deelt de reizigerstarieven mede aan de reiziger; biedt de reiziger een terugbelservice aan; bevestigt de ritreservering en herhaalt alle noodzakelijke gegevens. De vervoercentrale verwerkt de routevervoer opdrachten die zij van de opdrachtgever ontvangen. De taken bestaan ten minste uit: Het verwerken van aanmeldingen, mutaties en afmeldingen. Opstellen van een vervoerplan met routes (zoveel mogelijk) in een vaste structuur en een zo (kosten)efficiënt mogelijke planning van ritten Informeren van (ouders/verzorgers/begeleiders van) de reiziger over de individuele ritplanning ( ophaaltijdstip, het tijdstip van afzetten, informatie over de vaste chauffeur indien van toepassing, locatie eventuele opstapplaats). Opstellen ritplanning De vervoercentrale plant de binnengekomen ritten op de meest efficiënt wijze, met een zo hoog mogelijke combinatiegraad, daarbij rekening houdend met de geldende spelregels en de in het reizigersprofiel opgenomen kenmerken. Verdelen van ritten (dispatch) De vervoercentrale verdeelt de geplande ritten op een efficiënte wijze over de beschikbare voertuigen. 9

20 Opstellen prognose voertuigcapaciteit De vervoercentrale stuurt van iedere rit een ritopdracht naar het voertuig. De voertuigen worden door vervoerders beschikbaar gesteld conform een door de vervoercentrale op te stellen inzetrooster. De vervoercentrale bepaalt de benodigde voertuigcapaciteit, binnen door de opdrachtgever vastgestelde uitgangspunten en kaders bij de inkoop van vervoer. De vervoercentrale maakt iedere twee weken voorafgaand aan de start van een nieuwe roosterperiode voor vier weken een inzetrooster en verstrekt dit aan de vervoerders. In het inzetrooster wordt per basispunt per dag van de week, per tijdvak aangegeven welke voertuigcapaciteit nodig is met onderscheid naar type voertuig. Het inzetrooster geldt als eerste bestelling van de voertuigcapaciteit bij de vervoerders. De vervoer centrale kan tot en met de dag voorafgaand aan de daadwerkelijke inzet dag hierin nog mutaties doorvoeren. Producten / diensten BEHEER Omschrijving Algemene Informatievoorziening Operationele Via verschillende communicatiekanalen (website, , telefonisch) informatie en verstrekt de vervoercentrale algemene informatie over het communicatie vervoerssysteem. Op de website zorgt de vervoercentrale voor actuele operationele informatie en nieuws ten aanzien van speciale situaties en mogelijke verstoringen in het vervoer en informatie over afwijkende situaties bij de vervoercentrale (bv afwijkende openingstijden rond feestdagen). Ook verstrekt de vervoercentrale informatie over alternatieve vormen van vervoer via een algemene website. Marktcommunicatie Onder strategische/tactische marktcommunicatie vallen onder andere de volgende activiteiten: Vormgeving van huisstijl en naamgeving Ontwikkeling en beheer van algemene website van het vervoersysteem. Nieuwsbrief. Vervoersreglement Klanttevredenheid Monitoren klanttevredenheid Aanvullende tactische en strategische communicatieacties. De vervoercentrale bundelt in het vervoersreglement de spelregels over het gebruik en achterliggende informatie over de vervoercentrale voor iedereen die bij de vervoercentrale betrokken is. Het wordt primair opgesteld voor de reiziger, maar ook de chauffeurs, de vervoerders, de vervoercentrale en de deelnemende gemeenten vinden er alle informatie. De vervoercentrale meet periodiek de klanttevredenheid over de uitvoering van het vervoer Zij verzamelt actief informatie over de kwaliteitsbeleving van de reizigers en stuurt op basis van de uitkomsten bij- / doet voorstellen voor aanpassing van het systeem met als doel de klanttevredenheid te behouden en/of verbeteren. 10

21 Klantafhandeling Aanname klachten Afhandeling klachten Reizigers kunnen hun klachten telefonisch, schriftelijk of digitaal (via of website) doorgeven. Iedere klacht over de uitvoering wordt door de vervoercentrale geregistreerd en in behandeling genomen. De vervoercentrale bewaakt de klachtenafhandeling en zorgt voor een goede klachtenprocedure waarin de volgende elementen in ieder geval terug komen: Contract & relatiebeheer Relatiebeheer Monitoring De vervoercentrale voert de regie over de totale klachtafhandeling. Klachten over het gemeentelijk beleid (indicatiestelling) worden ter afhandeling doorgezet naar de betreffende gemeente. Klachten over de rituitvoering worden doorgezet naar de vervoerder. De vervoercentrale zorgt zelf voor afhandeling van klachten die betrekking hebben op de kwaliteit van de regietaken (ritaanname, ritplanning en rit toewijzing). De procedure is laagdrempelig en duidelijk. Er is een beroepsmogelijkheid bij een onafhankelijke klachtencommissie. De vervoercentrale onderhoudt actief de relatie met onder andere reizigers, mantelzorgers, ouders, verzorgers, vervoerders, instellingen, scholen, provincie en gemeenten. De vervoercentrale monitort op basis van gedetailleerde data analyses zowel de planning van de ritten als de daadwerkelijke uitvoering van de geplande ritten op de afgesproken criteria en kwaliteitseisen. Producten / diensten Omschrijving Management informatie Management De vervoercentrale rapporteert periodiek over de geleverde prestaties. Waar Rapportage gewenst wordt de informatie zowel voor de gehele regio als op niveau van gemeente geleverd. Ook wordt deze zover als mogelijk per reizigersgroep geleverd. In de type rapportages wordt in ieder geval onderscheid gemaakt in: Managementrapportages over de prestatie van de planning en uitvoering van de verschillende soorten vervoer Managementrapportage financieel voor de hele regio en per gemeente naar de verschillende soorten vervoer Managementrapportage over de prestaties van het callcenter Klachtenrapportage per vervoervorm met daarin inzicht in het totaal aantal klachten, het aantal afgehandelde klachten (uitgesplitst in gegronde en ongegronde klachten), de wijze van afhandeling, de afhandeltijd en de ondernomen acties per klacht. Informatie op klantniveau over gemaakte ritten en aantallen kilometers. Rapportage van de voorstellen en acties die zijn uitgevoerd om de efficiency van het vervoersysteem te vergroten en het effect hiervan. Gebruikersomgeving De vervoercentrale biedt reizigers de mogelijkheid om in te loggen op een individuele beveiligde gebruikersomgeving. Hier worden per reiziger actuele gegevens beschikbaar gesteld over bijvoorbeeld: Verreden ritten Kwaliteit van het vervoer Financiële zaken Klachten Op termijn biedt de vervoercentrale de mogelijkheid aan gemeentes om in te loggen op een omgeving voor managementinfo. 11

22 Administratieve en financiële afhandeling Innen De vervoercentrale zorgt maandelijks voor de inning van de (niet-contante) reizigersbijdrage reizigersbijdragen (met uitzondering van het leerlingenvervoer) en registreert en beheert dit. Doorbelasting kosten vervoercentrale en vervoer aan deelnemers Berekening vervoerskosten Inkoop Vervoerscontracten Op basis van de afgesproken verevening systematiek wordt periodiek de te betalen bijdrage van de opdrachtgever aan de vervoercentrale vastgesteld. De betaling vindt plaats als een voorschot. Het voorschot wordt 2x per jaar her berekend. Maandelijks worden op basis van de werkelijke vervoersstromen de werkelijk gemaakte kosten berekend. Jaarlijks wordt, bij het opstellen van het jaaroverzicht, een eindafrekening over het afgelopen jaar opgesteld. De vervoercentrale stelt uiterlijk de 5de werkdag van de maand de hoogte van de vergoeding vast die de vervoerders ontvangen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de gemaakte vervoerkosten door de vervoerder en de door de vervoerders geïnde contante reizigersbijdrage. De vervoercentrale zorgt voor het aangaan, verlengen en ontbinden van de benodigde vervoerscontracten binnen de met de deelnemende gemeentes afgesproken kaders 3.2 Inbreng vervoersstromen Zodra een gemeente een vervoersstroom onderbrengt bij de vervoercentrale, wordt daarmee ook het totale pakket aan producten en diensten afgenomen. Op verzoek van gemeentes kan maatwerk geleverd worden over aanvullende producten/diensten. Deze worden rechtstreeks doorbelast aan de betreffende gemeente. Afspraken hierover leggen we in de dienstverleningsovereenkomst vast. De inrichting van de vervoercentrale is gebaseerd op de volgende planning voor het onderbrengen van de verschillende vervoerstomen per gemeente in de vervoercentrale: Inkoopronde 1 Soort vervoer Gemeente Startdatum Leerlingenvervoer & gym- en Apeldoorn zwemvervoer Tijdelijke regeling GGZ-Jeugd (Jeugdwet) Apeldoorn Inkoopronde 2 Soort vervoer Gemeente Startdatum Regiotaxi Hele regio Tijdelijke regeling GGZ-Jeugd (Jeugdwet) Brummen, Epe, Hattem, Heerde, Lochem, Voorst en Zutphen. Deventer

23 Inkoopronde 3 Soort vervoer Gemeente Startdatum Leerlingenvervoer & gym- en Apeldoorn, Brummen, zwemvervoer Deventer, Epe, Hattem, Heerde Lochem, Voorst en Zutphen Jeugdwet-vervoer Apeldoorn, Brummen, Streefdatum Epe, Hattem, Heerde, Lochem, Voorst en Zutphen. Jeugdwet-vervoer Deventer Streefdatum Nieuw Wmo-vervoer Apeldoorn, Brummen, Streefdatum Deventer, Epe, Hattem, Heerde, Voorst Nieuw Wmo-vervoer Lochem en Zutphen Streefdatum Nader onderzoek naar de vervoersstromen moet uitwijzen wat voor de laatste twee vervoersstromen, Jeugdwet en nieuw Wmo-vervoer, een goed moment is voor instroom. Daarbij wordt onderzocht of het contractueel mogelijk is (huidige raamovereenkomsten) om flexibele instroom mogelijk te maken. Nadat de vervoercentrale daadwerkelijk operationeel is, kunnen gemeenten en derden (bv. Instellingen) een verzoek indienen om extra vervoerstromen onder de vervoercentrale te brengen. Op hoofdlijnen worden onderstaande stappen gevolgd bij de instroom van een nieuwe vervoerstroom: 1. Een partij meldt zich bij de gemeente met de vraag of zij het vervoer wil gaan verzorgen; 2. De gemeente treedt in overleg met de vervoercentrale 3. de vervoercentrale brengt in kaart: a. hoe dit vervoer het meest efficiënt kan instromen; b. wat de kosten zijn om het vervoer binnen de vervoercentrale te gaan organiseren; c. Indicatie effecten op efficiency en kosten totale vervoerssysteem en de formatie van de vervoercentrale; 4. Het bestuur besluit of een vervoerstroom wordt opgenomen in het werkpakket van de vervoercentrale; 5. Overeenkomst sluiten en implementatiedatum bepalen; 6. Implementatie vervoer in planning. 13

24 3.3 Levering van gemeenten aan de vervoercentrale Om de taken van de vervoercentrale goed te kunnen uitvoeren, moeten gemeenten een aantal taken uitvoeren en zorgen dat de vervoercentrale hierover geïnformeerd wordt. Deze taken en verantwoordelijkheden van de gemeente worden opgenomen in de dienstverleningsovereenkomsten zoals deze tussen de Vervoercentrale en de gemeenten is afgesloten. Het gaat om de volgende onderwerpen: Onderwerp Taken gemeente Beleid en regelgeving Stelt het beleid vast, waaronder het indicatiebeleid (toegang, gebruik en bekostiging); Streeft naar uniforme spelregels en reizigersbijdragen; Bepaalt van het vervoergebied voor het maatwerkvervoer van haar geïndiceerde inwoners; Stelt het vervoerreglement vast. Vervoer Stelt de uitgangspunten voor de inkoop van vervoer vast ICT Stelt de uitgangspunten voor de inkoop en onderhoud van ICT vast. Individuele voorzieningen Levert actuele informatie over het toegekende maatwerkvervoer (individuele voorzieningen). Prognoses vervoerstromen Levert ten behoeve van de aanbesteding van het vervoer de te verwachten vervoervolumes aan. Inclusief een beschrijving van de te verwachten ontwikkeling hiervan gedurende de contractperiode. Informeert de vervoercentrale uiterlijk 3 maanden van te voren over de invoering van maatregelen die van invloed zijn op het vervoervolume. Bij maatregelen die naar verwachting een volume-effect hebben van meer dan 10% geldt een termijn van 6 maanden; Vervoersinitiatieven Informeert de vervoercentrale over wijziging (incl. nieuw en stoppen) van vervoersinitiatieven (zoals vervoer door vrijwilligers) binnen de gemeentegrenzen. Instelling Gaat samen met de vervoercentrale in gesprek met een instelling over het eventueel verschuiven van reistijden 3.4 Harmonisatie van beleid en producten De deelnemende gemeenten blijven hun eigen beleid over de toegang en de hoogte van de ritbijdrage van het vervoerssysteem bepalen. Uitgangspunt uit de kadernota is: de ritbijdrage is regionaal afgestemd en betaalbaar. Harmonisatie van beleid helpt bij optimaliseren van de uitvoering van het vervoer. Bovendien straalt een geharmoniseerd beleid eenduidigheid naar de reizigers uit. De vervoercentrale zal op basis van haar ervaring op het gebied van bedrijfsvoering en klanttevredenheid, signaleren waar volgens haar winst te behalen is. En eventuele harmonisatie mogelijkheden en mogelijkheden voor doorontwikkeling in beeld brengen en dit inbrengen in het ambtelijk overleg Basismobiliteit en/of een ontwikkelteam. Het ambtelijk overleg Basismobiliteit zal op zijn beurt voorstellen voor colleges en eventueel raden voorbereiden. Besluitvorming over beleid blijft bij colleges en raden. 14

25 3.5 Dienstverleningsconcept Klantcontacten vervoercentrale Uitgangspunt is dat de vervoercentrale het gezicht is voor reizigers als het gaat om de uitvoering van het vervoersysteem. Daarnaast heeft de vervoercentrale zakelijke contacten namelijk met partijen zoals gemeenten, provincies en instellingen. Indien mensen zich fysiek bij de gemeente melden, worden zij door het gemeenteloket gewezen op de beschikbare kanalen om de vervoercentrale te bereiken. Uitgangspunt is dat de vervoercentrale één ingang kent voor haar reizigers. De ingang is gelijk, ongeacht het product/ de dienst waar de reiziger contact voor opneemt. Wel heeft de reiziger verschillende kanalen die zij kan gebruiken. Reizigers worden door de vervoercentrale gestimuleerd gebruik te maken van internet, terugkerende ritten vooruit te plannen, op rustige tijden te bellen. De precieze strategie wordt in 2016 verder uitgewerkt. Uitgangspunt van het dienstverleningsconcept is dat de klantcontacten tussen reizigers en vervoercentrale gescheiden is van het contact met de niet-reizigers zoals de deelnemende gemeenten. In de uitwerking van de kanalen van het dienstverleningsconcept is het klantcontact met reizigers verder uitgewerkt Kanaal telefoon Reizigers bellen rechtstreeks naar de vervoercentrale. Als de reiziger toch de eigen gemeente belt, dan wordt hij door de gemeente doorverwezen naar de vervoercentrale. Voor de telefonische bereikbaarheid geldt: De vervoercentrale is te bereiken via één telefoonnummer De gesprekskosten voor de reiziger mogen niet meer bedragen dan het werkelijke telefoontarief dat bij het begin van het gesprek aan de reiziger wordt medegedeeld. De reiziger krijgt een telefoniste aan de lijn, die de ritaanvraag of de informatieaanvraag kan verwerken. Een eventuele informatieboodschap aan de reizigers kan in overleg met de opdrachtgever worden gegeven. Alle inkomende gesprekken moeten door de vervoercentrale worden opgenomen en beheerd. De vervoercentrale stelt hiertoe een protocol op en houdt voldoende privacy in acht. De vervoercentrale is telefonisch bereikbaar op alle dagen met uitzondering van de nachtelijke uren. De gemiddelde wachttijd per maand per reiziger per aanvraag bedraagt niet meer dan 25 seconden. Met wachttijd wordt verstaan de tijd die verstrijkt tussen de eerste beltoon en het feitelijke telefonische contact met een medewerker van de vervoercentrale. Indien de opdrachtgever een pre-bericht toestaat, treden opdrachtgever en opdrachtnemer in overleg over het vaststellen van de wachttijd. Reizigers kunnen terugkerende ritten voor een langere periode (vast) vooruit reserveren. 15

26 3.5.3 Kanaal digitaal Website De vervoercentrale dient via internet bereikbaar te zijn voor ritaanvragen en informatieaanvragen en ontwikkelt hiertoe een beveiligde website geschikt voor gebruik op desktops, laptops, tablets en smartphones die voldoet aan de richtlijnen Drempels weg. Voor de website gelden verder de volgende eisen: De website is gekoppeld aan de bestaande website van de gemeenten. Via deze website moet iedere reiziger één of meerdere ritten kunnen reserveren en/of annuleren. Reizigers kunnen terugkerende ritten voor een langere periode (vast) vooruit reserveren. Bij de reservering via internet ontvangt de reiziger per omgaande een bevestiging van de reservering(en) per . Bij het boeken van de ritaanvraag dient de reiziger stapsgewijs door de reserveringsopties geloodst te worden, waarbij voor reizigers met een reizigersprofiel na inloggen direct een koppeling wordt gemaakt met het dit profiel. Via deze website kunnen alle reizigers via een persoonlijke login informatie inzien. De vervoercentrale communiceert op gezette tijden via nieuwsberichten over bepaalde aangelegenheden. De vervoercentrale is bereikbaar via een eigen-mailadres. s bestemd voor de vervoercentrale die bij de gemeente binnenkomen, worden op werkdagen direct doorgestuurd naar de vervoercentrale met een cc naar de afzender Kanaal post Op alle uitgaande post en informatiemateriaal van de vervoercentrale staan postbusadres, adres, website en telefoonnummer van de vervoercentrale. Indien er post binnen komt bij een gemeente stuurt zij deze door naar de vervoercentrale Kanaal fysiek Uitgangspunt is dat de vervoercentrale geen fysiek loket inricht. 16

27 04 Processen en ICT Dit hoofdstuk beschrijft de uitgangspunten bij de procesuitvoering, de primaire processen en harmonisatie van deze processen. Daarnaast wordt de visie op ICT beschreven. 4.1 Processen Het benoemen van processen heeft een aantal redenen: er ontstaat een gezamenlijk beeld van de primaire processen; het wordt duidelijk op welke wijze de ICT ondersteuning moet bieden aan deze processen; uitwerking van het takenpakket maakt duidelijk welke medewerkers (en fte) in de processen worden ingezet; de (sub)processen zijn relevant bij de vormgeving van de organisatiestructuur. In dit onderdeel wordt een beschrijving gegeven van de processen op hoofdlijnen en van de sub processen De processen in kaart gebracht De vervoercentrale biedt een vrij eenduidig product. In de kern draait het om het aannemen van de rit, de planning van de rit en de uitvoering ervan. De processen zijn hierdoor bruikbaar en overzichtelijk in kaart te brengen. Het gaat onder meer om de volgende processen: De aard, frequentie en wijze van communicatie naar alle (potentiële) reizigers De aard, frequentie en wijze van communicatie naar alle (actieve) individuele reizigers De ontvangst van reizigersvragen De verwerking van reizigersvragen De planning, verfijning en wijziging van reizigersvragen De klachtontvangst, klachtverwerking, klachtafhandeling en controle De monitoring van de wijze waarop reizigersvragen worden ontvangen en afgehandeld De monitoring van de wijze waarop reizigersvragen worden ingepland De monitoring van de wijze waarop de reizen worden uitgevoerd Facturatie naar vervoerders, gemeenten en reizigers. Verantwoording naar het bestuur van de vervoercentrale, gemeenten en Provincie Ondersteuning van de regionaal ambtelijke overleg Basismobiliteit en de ontwikkelteams De wijze waarop de vervoercentrale voorbereid is op calamiteiten en daar gevolg aan geeft Het bewerken en bewaren van gegevens van ritten, planningen, reizigers, klachten en andere problemen, en samenhangende gegevens In het primaire proces zijn de volgende functionarissen direct betrokken, namelijk: de telefonistes en de planners van de vervoercentrale en de chauffeurs van de door de vervoercentrale gecontracteerde vervoerder. Zij vormen het hart van de uitvoering. De communicatie en gegevens overdracht tussen vervoercentrale en chauffeurs/vervoerder is daarbij cruciaal. Er worden regels opgesteld waarin de verwachtingen ten aanzien van deze medewerkers verwoord zijn. In de schil daarom heen worden voorwaarden gerealiseerd waardoor de hiervoor genoemde functionarissen hun werk kunnen uitvoeren. Vanwege het grote aantal uitvoerend medewerkers, zijn procesbeschrijvingen van belang om tot een eenduidige, efficiënte en juiste uitvoering te komen. Bovendien vormt de beschrijving van de processen een effectief controlemiddel om te bepalen of alle aspecten van de uitvoering betrokken zijn. 17

28 4.1.2 Uitgangspunten bij de procesuitvoering Voor een efficiënte uitvoering van de werkprocessen worden de volgende uitgangspunten aangehouden: Een betrouwbare en toekomstbestendige ICT infrastructuur, ICT- middelen en applicaties zijn een primair vereiste. Hierbij gaat vooral om vier zaken: o Continue beschikbaarheid van applicaties en ICT, ook in geval van veel voorkomende problemen als stroomuitval of storingen bij de internet en telefonie provider o Realtime backup van gegevens zodat bij calamiteiten de beschikbaarheid van gegevens gegarandeerd blijft. o Realtime data-uitwisseling tussen voertuigen en vervoercentrale. o Functionaliteit van de applicaties gericht op integrale planning, facturatie, klantbeheer, monitoring en verantwoording. de ICT omgeving is volledig ingericht voordat op het moment dat de vervoercentrale start. De gegevensuitwisseling tussen individuele gemeenten en de vervoercentrale worden in de loop van de tijd geautomatiseerd en gestroomlijnd. Bij de start van de vervoercentrale zijn de regels die worden uitgevoerd, geharmoniseerd Processen uitgewerkt De uitwerking van het primaire proces gebeurt voor de start van de Leerlingenvervoer per augustus 2016 en het vraagafhankelijk vervoer op 1 januari Een deel van de processen wordt in de zomer 2016 uitgewerkt, maar met betrokkenheid van het uitvoerende personeel worden de processen geperfectioneerd en aangevuld. 18

29 05 Communicatie 5.1 Inleiding Bij de totstandkoming van de vervoercentrale zijn tot 1 augustus vele partijen en organisaties betrokken. Om tot een goed werkend vervoersysteem te komen, is een heldere en stevige aanpak van de communicatie met deze partijen noodzakelijk. Voorop staat dat de reiziger zo weinig mogelijk merkt van een overgang. Het belangrijkste verschil is dat het telefoonnummer en de website voor het reserveren van ritten straks anders worden. Over de veranderingen worden de verschillende groepen reizigers tijdig geïnformeerd. Dat zal in de loop van 2016 en 2017 zijn. Tot die tijd verandert er voor hen niets. De medewerkers van de vervoercentrale werken straks in het gemeentehuis van Lochem. Op 1 juni 2016 is de officiële start, dan gaan de medewerkers aan de slag. Op 1 augustus 2016 moet de centrale telefonisch en digitaal bereikbaar zijn voor reizigers. 5.2 De communicatiestrategie In de communicatiestrategie staat vooral in het begin van het proces informeren centraal. Verschillende doelgroepen moeten worden geïnformeerd over de werking van het nieuwe vervoerssysteem, en wat dit voor hen of hun organisatie betekent. In de communicatiekalender zijn het Wat, Wie, Wanneer en Hoe verder uitgewerkt (zie bijlage 6). In de communicatiekalender zijn verschillende mijlpalen genoemd. Per mijlpaal wordt aangegeven welke communicatiedoelgroepen er zijn en wat de communicatiedoelstellingen zijn. Voor iedere mijlpaal zijn de elementen van de kernboodschap geformuleerd. De genoemde communicatiemiddelen zijn afgestemd op de doelgroep. De communicatiekalender is een dynamisch document. Dat betekent dat ieder actie wordt geëvalueerd en kan leiden tot wijzigingen of toevoegingen. 5.3 Wie is de afzender van de communicatie? Alle informatie over de toegang tot het vervoer wordt in principe door de gemeenten zelf gecommuniceerd, in de eigen huisstijl. Zo blijft het voor inwoners helder dat de gemeente de plek is waar je terecht kunt als je extra zorg of ondersteuning nodig hebt. De gemeente kijkt naar de bredere context en bespreekt met de hulpvrager wat de mogelijkheden zijn om zoveel mogelijk te doen in de samenleving en zo lang mogelijk, zo zelfstandig mogelijk te leven en wonen. De communicatie over de toegang tot het doelgroepenvervoer wordt voor de deelnemende gemeenten door de vervoercentrale ondersteund, voorbereid en uitgewerkt. Vanuit de vervoercentrale gaat de informatie naar de aangesloten gemeenten. Daarna wordt het door de gemeenten verspreid via de gemeentelijke communicatiekanalen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over een algemene foldertekst, een nieuwsbericht voor gemeentenieuws, een bericht op de website of een bericht via de eigen social mediakanalen. 5.4 Doelgroepen Wanneer we kijken naar het type reizigers dat straks met de vervoercentrale te maken kan krijgen gaat het om leerlingen, sociaal- recreatieve verplaatsingen, dagbesteding en vervoer volgens de Jeugd wet. Deze bestaande en potentiële reizigers zijn voor het grootste deel bekend bij de gemeenten. Het gaat daarnaast om openbaar vervoer op plekken waar geen reguliere dienstregeling aanwezig is. Voor de laatste groep geldt dat zij in principe niet met een gemeente te maken hoeven te hebben. Ook hier gaat het om bestaande reizigers en nieuwe (potentiële) reizigers waarmee gecommuniceerd moet worden. 19

30 Verdere doelgroepen zijn: Wethouders en raadsleden regiogemeenten; Ambtenaren alle regionaal en bovenregionaal WMO-raden en ROCOV; Provincie; Vervoerders. 5.5 Middelenoverzicht Huisstijl en logo vervoercentrale Website vervoercentrale (responsive) Factsheet/ infographic Nieuwsbericht/ persbericht nieuwsbrief Informatiebijeenkomst Filmpje/animatie Social media (Facebook/ Twitter) Direct mailing (brieven) Folder 20

31 06 Organisatie Dit hoofdstuk beschrijft een eerste aanzet voor de organisatie. Dit betreft zowel de organisatorische inrichting en functies en formatie en managementstructuur die benodigd zijn om de producten en diensten te leveren, als een doorkijk naar de P&O-opgaven. Dit hoofdstuk geeft uitwerking aan het besturingsconcept, de samenwerking met de gemeenten, de bedrijfsvoering, kwaliteitsmanagement, de huisvesting en de naamgeving. 6.1 Uitgangspunten organisatie-inrichting De vervoercentrale voert een aantal processen die we als volgt onderscheiden: Het primaire proces; alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de reiziger. Het sturende proces; Alle activiteiten die nodig zijn om de vervoercentrale en de processen te kunnen besturen: plannen, controleren, evalueren en bijsturen. Het ondersteunende proces; Alle activiteiten die nodig zijn om het primaire proces te faciliteren. Bijvoorbeeld ICT en personeel. Primaire proces Onder het primaire proces van de vervoercentrale verstaan we regietaken, namelijk: informatie en advies, ritaanname, ritplanning en rittoewijzing. Uitgangspunt is dat de vervoercentrale zo licht en efficiënt mogelijk wordt ingericht waarbij de primaire taken leidend zijn bij de formatieve en kwalitatieve invulling. Omdat de bereikbaarheidsperiode groot is (alle dagen van de week met uitzondering van de nachtelijke uren) wordt in ploegen gewerkt. Hierbij is dus aandacht nodig voor de overdracht van taken bij wisseling. Sturende processen Naast regietaken verzorgt de centrale beheertaken, die gericht zijn op het controleren evalueren en bijsturen van de uitvoering van contracten door vervoerders en het verbeteren van de dienstverlening van de regiecentrale. Deze managementinformatie is van belang voor het Bestuur van de vervoercentrale. Daarnaast genereert de vervoercentrale al dan niet op verzoek informatie ten behoeve van de verdere beleidsontwikkeling op basismobiliteit. Het regionaal ambtelijke overleg houdt zich ambtelijk bezig met de controle op de vervoercentrale en bereidt beleidsadviezen voor ten behoeve van het regionaal portefeuillehoudersoverleg Basismobiliteit. Zie bijlage 1 Regionale organisatiestructuur. De evaluatie van de uitvoering is een verantwoordelijkheid van het Bestuur van de vervoercentrale En de beleidsevaluatie is een verantwoordelijkheid van het portefeuillehoudersoverleg Basismobiliteit. Ondersteunende proces De PIOFACH (Personeel, Inkoop 2, Financiën, Administratie /automatisering, Communicatie en Huisvesting/facilitaire zaken), worden zo veel als mogelijk ondergebracht bij de huisvestende gemeente. Aandachtspunt is de juridische ondersteuning bij geschillen met bijvoorbeeld vervoerders, mogelijk kan (wanneer dit zich voordoet) deze kennis worden ingekocht bij de provincie(s). Indien mogelijk wordt tijd en locatieonafhankelijk gewerkt vooral in de stille uren. Dit betekent bijvoorbeeld dat de planner thuis ook de aanvragen registreert. Dit is echter een uitwerkingsvraag die afhankelijk van de ICT mogelijkheden wel of niet uitvoerbaar blijkt. De organisatie kent een drietal klantensoorten. Ten eerste de reizigers die vervoerd moeten worden, ten tweede de vervoerbedrijven en eventueel burgerinitiatieven waarmee contracten worden afgesloten en ten derde gemeenten en instellingen die vervoer namens hun reizigers inbrengen en waarmee een Dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten. 2 De organisatie koopt zelf vervoer in maar maakt gebruik van het regionale inkoopbureau voor de begeleiding en advisering. 21

32 6.2 Functies, werkzaamheden, formatie en flexibele schil Functies en werkzaamheden Er worden een 5-tal functies onderscheiden. In een kleine organisatie, zoals de vervoercentrale, is het van belang om verschillende soorten taken in 1 functie onder te brengen, zodat een kleine slagvaardige organisatie ontstaat. De hieronder staande beschrijvingen per functie zijn een eerste aanzet. De functies moeten nog definitief beschreven en ingeschaald worden. Ook de omvang is nog zeker niet definitief. De praktijk moet uitwijzen welke omvang daadwerkelijk nodig is. 1. Directeur (1fte) De directeur geeft leiding aan de medewerkers. Is secretaris van het bestuur en heeft daar een adviserende stem. Ook is hij/zij lid van zowel het ambtelijk overleg Basismobiliteit als een door dit overleg ingestelde werkgroep, ook wel een ontwikkelteam genoemd. Hij/zij is verantwoordelijk voor de financiële cyclus inclusief meerjarenplan. De directeur is het gezicht van de vervoercentrale en uit dien hoofde eerste aanspreekpunt van de organisatie naar (vervoer)bedrijven, instellingen, provincie en gemeenten. Hoofdtaken: Verantwoordelijk voor de inrichting van de vervoercentrale; Dagelijkse operationele en integrale leiding over de organisatie; Eind verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, het dagelijkse vervoer en de effectiviteit van de vervoercentrale inclusief de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen; Door ontwikkelen van de missie, visie en strategie van de organisatie; Secretaris en eerste adviseur van het bestuur; Verantwoordelijk voor het relatiebeheer naar de gemeentes en vervoerders; Verantwoordelijk voor het relatie en contractbeheer met de hostende gemeente; Verantwoordelijk voor de uitvoering van toekomstige aanbestedingen van vervoer; Verantwoordelijk voor een adequate uitvoering van de planning & control cyclus (begroting, jaarrekening en bestuur rapportages). 2. Contractbeheerder (1fte) De vervoercentrale richt zich op het door private partijen laten leveren van kwalitatief hoogwaardig vervoer voor de reiziger en draagt zorg voor de afrekening met gemeenten, de provincie en derden van de feitelijk geproduceerde vervoersvolumes. De vervoercentrale voert daartoe controle uit op de door vervoerders en de regiecentrale gerealiseerde kwaliteit en volumes. De vervoercentrale verzamelt actief informatie over de kwaliteitsbeleving van de reiziger ten behoeve van het contractbeheer en rapportage aan ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen. De kerntaak van het contractbeheer is te bewaken dat de nieuwe contractpartijen de afspraken naar zowel de letter als de geest van het contract uitvoeren. De contractbeheerder is de contactpersoon voor de vervoerders en de leverancier van (planning)software. Hierbij ligt de nadruk op het monitoren, beheren en het maken van afspraken met de contractpartijen zodat de kwaliteitseisen zoals deze in het bestek zijn opgenomen in de praktijk optimaal tot uitvoering worden gebracht. Hoofdtaken: Het operationele beheer van de overeenkomsten met de verschillende vervoerders, de ICTleverancier, de PIOFACH overeenkomst; Het monitoren en beheren van de kwaliteit van de uitvoering van de contractpartijen. Het uitvoeren van analyses en onderzoeken, het opstellen van rapportages en adviezen en verbetervoorstellen; Het signaleren en proactief meedenken bij het oplossen van knelpunten die tot problemen kunnen leiden in de uitvoering; Het financieel beheer richting vervoerders; Het voorbereiden en uitvoeren van toekomstige aanbestedingen in samenwerking met de deelnemende gemeenten; Inhoudelijke bijdrage leveren aan het (voorbereiden van) bestuurlijke en ambtelijke overleg van de deelnemende gemeenten. Geeft opdracht aan een bureau om klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren; 22

33 3. Ondersteunend contractbeheerder (1fte) De stafmedewerker ondersteunt de directeur en de contractbeheerder in met name de Administratieve en uitvoerende processen. Hoofdtaken: Het periodiek opstellen van management rapportages (zowel in- als extern) Het ontwikkelen van management rapportages (zowel in- als extern) op basis van gewenste stuurinformatie; Opstellen en monitoring facturering aan gemeentes, vervoerders en klanten; Uitbetaling facturen. Uitzetten en bewaken afhandeling klachten en terugkoppeling resultaat naar klanten; Organiseren, voorbereiden en ondersteunen van bijeenkomsten; Voeren van de algemene administratie en facilitaire ondersteuning van de vervoercentrale; Verzorgen van de formele schriftelijke correspondentie van de vervoercentrale 4. Data analist (0,5 fte) De vervoercentrale richt zich op het door private partijen laten leveren van kwalitatief hoogwaardig vervoer voor de reiziger en draagt zorg voor de afrekening met gemeenten en derden (provincie en instellingen) van de feitelijk geproduceerde vervoersvolumes. De vervoercentrale voert daartoe een stringente controle uit op door vervoerders en de regiecentrale gerealiseerde kwaliteit en volumes. De vervoercentrale verzamelt actief informatie over de kwaliteitsbeleving van de reiziger ten behoeve van het contractbeheer en rapportage aan ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen. De kerntaak van de data analist is het analyseren van maandelijkse rapportages van volumes en kwaliteit van de uitgevoerde ritten. Verder voert de data analist specifieke analyses uit ten behoeve van het contractbeheer en is deze verantwoordelijk voor de technische uitwisseling van data tussen vervoercentrale en vervoerders teneinde voldoende adequate stuurimpulsen te geven op de terreinen controle, beleidsontwikkeling en financiën. Daarnaast ligt er een ontwikkelopgave om het vervoer meer volgtijdelijk te organiseren en om het maatwerkvervoer meer af te stemmen op het OV. Ook aan deze beleidsontwikkeling zal de dataanalist een bijdrage leveren. Hoofdtaken: Analyseren/onderzoeken van aangeleverde data op juistheid en volledigheid (conform bestekeisen); Uitvoeren analyses en onderzoeken en op basis hiervan doen van verbetervoorstellen; Signaleren van bijzondere trends, afwijkingen en mogelijke onregelmatigheden. 5. Planner (6 fte) De planner is het hart van het systeem en verwerkt reizigersaanvragen, plant ritten en wijst reizigers toe aan voertuigen van verschillende gecontracteerde vervoerders. Hoofdtaken: Plant vraagafhankelijke en route gebonden ritten in met daarvoor beschikbaar planningssoftware; Houdt daarbij rekening met de individuele mogelijkheden en de afgesproken spelregels; Wijst reizigers toe aan voertuigen; Stelt zo nodig de planning bij; Onderhoudt contacten met vervoerders en de telefonisten; Stelt van te voren een planning op, op basis waarvan de contractbeheerder de levering van voertuigen door de verschillende vervoerders regelt; Verzorgt de ritaanname op momenten dat het erg rustig is; Maakt een rooster voor het aantal benodigde voertuigen per dag van de week. 23

34 6. Front office (8fte) De front-office medewerker is het aanspreekpunt voor de reiziger. Ritaanvragen, informatievoorziening aan de reiziger over ritmogelijkheden worden hier aangenomen waarna de ritopdracht doorgezet wordt naar de planner. Klachten over het vervoer en andere klachten worden aangenomen, geregistreerd en vervolgens doorgezet voor afhandeling naar de veroorzaker. Hoofdtaken: De rit aannemen; In overleg met de reiziger voorstellen om de rittijd aan te passen; Informatie verstrekken aan reizigers over de werking en spelregels van het regionale vervoerssysteem; Informatie vertrekken aan reizigers over vervoersalternatieven: (aanvullend) OV, vrijwilligersinitiatieven etc.; Het registreren van klachten van reizigers betreffende de regiecentrale en/of een van de vervoerders uit de aangesloten vervoergebieden; Signaleren van door reizigers gemelde onvolkomenheden ten behoeve van het contractbeheer. De planners en frontoffice verzorgen het primaire proces binnen de vervoercentrale. Qua formatie vormen deze twee functies het grootste deel van de vervoercentrale. Afhankelijk van de noodzakelijke bereikbaarheid van de vervoercentrale zullen meer of minder planners en frontofficemedewerkers nodig zijn. Deze functies zullen worden gewaardeerd in het functieboek van de huisvestende gemeente. Mocht er geen passende functieomschrijving zijn, dan zal deze worden toegevoegd aan het functieboek Voorlopige formatie Afhankelijk van de verdere invulling van de functies en de daadwerkelijke inschaling in het functieboek wordt uitgegaan van de voorlopige formatie van 17,5 fte: Functie Voorlopig generiek profiel functiehuis Lochem Indicatieve weging Indicatie omvang Directeur vervoercentrale Directeur GR 12 1 fte Contractbeheerder Vakspecialist A 10 1 fte Ondersteunend contractbeheerder Consulent publieke dienstverlening A. of Mw. publieke dienstverlening A fte Data analist N.v.t. Inhuur expertise 0,5 fte Planner Mw. publieke dienstverlening A of 7 6 fte B (schaal 6) Front office medewerker Mw. publieke dienstverlening C 5 8 fte Op basis van verdere invulling van de functies en de waardering van de functies in het functieboek wordt een meer gedetailleerde invulling van de loonkosten gemaakt. In hoofdstuk 9 financiën zijn hiervoor aannames gedaan. 24

35 6.2.3 Flexibele schil De vervoercentrale is een organisatie die nog niet bestaat en die van de grond af opgebouwd zal moeten worden, dit betekent dat de tijd zal moeten uitwijzen welke formatie in de toekomst echt nodig zal zijn. Bij de invulling van formatie zal hiermee rekening gehouden moeten worden. Het is zeker bij de start van de vervoercentrale belangrijk dat het primaire proces voldoende bemenst is. Het kan voorkomen dat het op bepaalde tijden, momenten in het jaar het drukker is dan de basisbezetting van de vervoercentrale aan kan. Dit zal met een flexibele schil aan personeel opgevangen moeten worden, maar de eerste insteek zal zijn dat personeel tijdens vakanties en vrije dagen elkaar vervangt en op drukke tijden extra werkt. 6.3 Ontwikkeling en opleiding Vanuit de visie en ambities die in hoofdstuk 2 zijn beschreven, zijn de volgende kerncompetenties voor de medewerkers van belang: klantgerichtheid; goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; kostenbewust; resultaatgericht; samenwerken; stressbestendig en empatisch vermogen; innovatief. De ontwikkeling van deze competenties vraagt om training en opleiding voor iedereen. Het management zal in de begeleiding en coaching van medewerkers nadrukkelijk aandacht vragen voor deze competenties. Dit vraagt van het management het vervullen een voorbeeldfunctie hierin. Vakinhoudelijke ontwikkeling Het betreft nieuwe functies waarvoor geen personeel uit de gemeenten haar taak volgt. De taken die moeten worden gedaan, worden nu door de provinciale beheercentrale, het callcenter, of de vervoerders gedaan. Dit betekent dat bij de sollicitatieprocedure gezocht wordt naar personeel dat geschikt is voor de uitvoering van de taak. Indien medewerkers uit de deelnemende gemeenten solliciteren op één van de functies en in basis geschikt worden geacht wordt met de latende gemeente overlegd in hoeverre scholing nodig is. In de implementatiefase wordt verder invulling gegeven aan een opleidingsplan. Voor de structurele situatie is een opleidingsbudget van 1,5% van de loonsom gereserveerd om de ontwikkeling van de organisatie en haar medewerkerscontinu vorm te kunnen geven (zie ook hoofdstuk 9 financiën). 6.4 Arbeidsvoorwaarden Het betreft een kleine organisatie met relatief weinig personeel in dienst. Bij in dienst nemen van het personeel moet de organisatie in basis zelf alle personele aspecten regelen (salaris administratie, pensioenopbouw, arbeidsvoorwaarden, frictiebudget e.d.). Al deze zaken worden door de huisvestende gemeente gedaan. De arbeidsvoorwaarden van deze huisvestende gemeente zullen gelden voor de personeelsleden in dienst van de vervoercentrale. Indien sprake is van inhuur van tijdelijke krachten of deskundigheid is dit niet van toepassing en gelden de arbeidsvoorwaarden van de organisatie waarvan personeel wordt ingehuurd. 6.5 Besturingsconcept Het besturingsconcept van de vervoercentrale wordt gekenmerkt door gedeeld eigenaarschap, goed opdrachtgeverschap, dienstverlening op zakelijke grondslag binnen publieke verhoudingen en goed werkgeverschap. Concreet betekent dit het volgende: 25

36 Gedeeld eigenaarschap De deelnemers hebben samen zeggenschap over de vervoercentrale en dragen, door zitting te nemen in het bestuur ook voluit gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de vervoercentrale. Zij stellen de kaders en creëren de noodzakelijke functioneringscondities, waaronder voldoende middelen en duurzame afspraken over bekostiging en deelname, en leggen deze vast in bijvoorbeeld de begroting. De kosten van de vervoercentrale worden verdeeld op basis van de afgesproken verdeelsleutels (zie hoofdstuk 9, financiën). Als er problemen ontstaan met de vervoercentrale, hebben de deelnemers (in hun rol als eigenaar) de gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit op te lossen. Goed opdrachtgeverschap De aard en omvang van de standaard dienstverlening en de prijs-kwaliteitverhouding wordt door de deelnemers gezamenlijk bepaald en is voor ieder van hen dus beïnvloedbaar (binnen wettelijke grenzen). De vervoercentrale toetst de uitvoerbaarheid van nieuwe wensen van de opdrachtgevers. De afspraken over dienstverlening en prestaties worden vastgelegd in een meerjarige dienstverleningsovereenkomst die past binnen de begroting en het financieel meerjarenperspectief dat door de deelnemende gemeenten is vastgesteld. De dienstverleningsovereenkomst wordt door de opdrachtgevers en de vervoercentrale als opdrachtnemer ondertekend. Gemeenten kunnen er voor kiezen om naast de standaard inkoop taken onder te brengen bij de vervoercentrale. Dit heet maatwerk. Iedere deelnemer is individueel opdrachtgever waar het gaat om maatwerk. In de begroting en het jaarverslag is dit maatwerk herkenbaar opgenomen. De deelnemers, in hun rol als opdrachtgever individueel en/of collectief, en de vervoercentrale hebben periodiek overleg in het ontwikkelteam en het ambtelijk overleg Basismobiliteit over de omvang en kwaliteit van producten en diensten, de daarin toegestane afwijkingsruimte en de daaraan verbonden kosten. In dat overleg worden daarover voorstellen geformuleerd voor de deelnemende gemeenten en of provincie Gelderland. De volume-prestaties worden door de afzonderlijke gemeenten geprognotiseerd en afgesproken in het reguliere begrotingsproces (zie ook hoofdstuk 9 financiën), maar hebben tevens hun doorwerking in de dienstverleningsovereenkomst. Bij scherpe afwijking van de opgegeven volumeprestaties of het terugnemen van grote delen van de volumes kunnen financiële effecten optreden bij de andere gemeenten (uittreding is geregeld in de GR). In dat geval zal een afspraak gemaakt gaan worden over de wegvallende gelden en de tegemoetkoming voor de andere gemeenten. Goed werkgeverschap De medewerkers zijn het kapitaal van de vervoercentrale. Hun motivatie en dienstverlenende instelling zijn belangrijke succesfactoren. Het werkgeverschap moet daartoe uitnodigen en stimuleren, door ruimte te bieden voor leren en ontwikkelen om medewerkers te binden en te boeien, en, als dat nodig blijkt, sturend en corrigerend zijn. Social Return on Investment (SROI) De vervoercentrale kan als werkgever een rol vervullen in het streven zoveel mogelijk mensen van een uitkering naar werk te helpen. Dat kan in directe zin door vacatures te melden bij de deelnemende gemeenten die op hun beurt onderzoeken of er mensen met een uitkering zijn die de vacature kunnen vervullen. Het hoeft daarbij niet altijd zo te zijn dat iemand ervaring heeft met het werk. Wanneer iemands kernkwaliteiten aansluiten bij de eisen van de functie, kan ook onderzocht worden of hij/zij er tijdig klaargestoomd kan worden. Vormgeven aan SROI kan ook in indirecte zin door het creëren van stageplaatsen, waardoor via een leer-werktraject de kans op een betaalde functie toeneemt. Governance Om grip op samenwerking te krijgen en te houden is het van belang om voor de verschillende rollen van de gemeenten (eigenaar/opdrachtgever) de juiste controlemechanismen in te zetten. In de loop van 2016 stellen wij een notitie op waarin de governance voor de BVO basismobiliteit wordt uitgewerkt. 26

37 6.6 Bedrijfsvoering De term bedrijfsvoering doelt op de sturing en beheersing van alle primaire en ondersteunende processen in een organisatie. De kern ervan is dat het de aansturing en ondersteuning van de organisatie betreft, zoals die onderscheiden kan worden van de feitelijk uitvoering: de primaire taken (het daadwerkelijk maken van producten en het verlenen van diensten) en van het bepalen van organisatiebeleid (keuzes maken over wat wel en wat niet te doen). Bedrijfsvoeringstaken zijn te onderscheiden in: Ondersteunende taken Ondersteunende taken hebben betrekking op personeel en organisatie, juridische zaken, informatie en automatisering, communicatie, facilitaire zaken, financiële zaken, dossiervorming en archivering en huisvesting. Deze zal de vervoercentrale deels zelf verzorgen en zo veel als mogelijk onderbrengen bij de huisvestende gemeente. Besturende taken Deze taken hebben betrekking op management, ondersteuning zoals secretariaat, contractbeheer, bedrijfsvoeringsadvies, planning en control en kwaliteitsmanagement. De besturende bedrijfsvoeringstaken verricht de vervoercentrale zo veel als mogelijk zelf. De huisvestende gemeente faciliteert de ondersteunende bedrijfsvoeringstaken. De huisvestende gemeente verzorgt zelf de huisvesting en de direct daaraan gerelateerde facilitaire ondersteuning. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat de huisvestende gemeente het enige aanspreekpunt is voor de vervoercentrale voor wat betreft de ondersteunende bedrijfsvoeringstaken. Hoe die gemeente de ondersteuning organiseert is voor de vervoercentrale niet relevant en de vervoercentrale mag daar geen hinder van ondervinden Planning en control Onder verantwoordelijkheid van het bestuur stelt de vervoercentrale jaarlijks een meerjarenplan inclusief begroting en een jaarverslag/jaarrekening op. Dit zijn de P&C-instrumenten waarmee wordt gestuurd, respectievelijk verantwoording wordt afgelegd over onder meer het weerstandsvermogen, de financiële risico s, de rechtmatigheid, getrouwheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van processen en beleid. Deze documenten gaan via het bestuur naar de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. De beleidsmatige sturing blijft bij de deelnemers. Planning en control cyclus De planning en control cyclus van de vervoercentrale loopt, conform de Wgr, vooruit op de cyclus van de deelnemende gemeenten. Die gemeenten moeten immers via hun reguliere begrotingscyclus tijdig de financiële en beleidsmatige informatie vanuit de vervoercentrale kunnen verwerken. De onderdelen van de begrotings-/jaarplancyclus worden voorbereid door de directeur in nauwe samenspraak met het bestuur. Het bestuur houdt toezicht op de uitvoering van de jaarplancyclus. De jaarplancyclus kent de volgende onderdelen: Meerjarenplan Het meerjarenplan beschrijft de doelstellingen en uitvoeringsstrategie van de vervoercentrale. De doelstellingen zijn mede gedefinieerd in streefwaarden op de kritieke prestatie indicatoren (kpi s) zoals die zijn benoemd voor de verschillende processen. Op die manier worden efficiency en kwaliteit geoperationaliseerd en in de organisatie geborgd. Dit plan heeft een perspectief van 3 à 5 jaar en beschrijft de wijze waarop de organisatie op de middellange termijn invulling geeft aan haar activiteiten. Het plan wordt jaarlijks geactualiseerd op basis van de dan bestaande situatie. Zij bevat dan ook jaarlijks de begroting van het komende jaar. Het meerjarenplan is kaderstellend en wordt door het bestuur geaccordeerd na consultatie van het bestuur van de deelnemende gemeenten. Jaarrekening In het jaarverslag/ jaarrekening wordt onder meer opgenomen: de gerealiseerde werklast, zowel totaal als per deelnemer de gerealiseerde opbrengsten, zowel totaal als per deelnemer de gemeentelijke bijdrage begroot en gerealiseerd (input), zowel totaal als per deelnemer de score en voortgang ten aanzien van de kpi s 27

38 Financiële controle De controller heeft een onafhankelijke rol en toetst de bedrijfsvoering aan vigerende wetgeving en reglementen. Hij rapporteert aan de directie, maar kan in voorkomende gevallen rechtstreeks aan het bestuur van de vervoercentrale rapporteren. Daarmee toont de vervoercentrale aan dat alle uitbestede processen beheerst zijn. Dit moet voorkomen dat de gemeenten zelf op de uitbestede processen (verbijzonderde) interne controles moeten verrichten Kwaliteit Met kwaliteit wordt in dit bedrijfsplan gedoeld op de positieve eigenschap of hoedanigheid van een proces, dienst, product of organisatie en de mate waarin voldaan wordt aan de al dan niet uitgesproken verwachting van de reiziger, de gemeente/ instelling. Uitgangspunt voor de bedrijfsvoering is operational excellence 3. Hierbij gaat het om het bieden van: betrouwbare producten; tegen minimale kosten; zo efficiënt mogelijk uitgevoerd. Kwaliteitszorg-basis De gemeenten hebben alleen contact met de vervoercentrale. De vervoercentrale waarborgt de afgesproken kwaliteit, ook als ze voor de uitvoering gebruik maakt van derden. Door samen te werken met het regionale inkoopteam kan zij sturing geven aan de kwaliteit door derden. Ten aanzien van de kwaliteit zijn de volgende algemene uitgangspunten geformuleerd De vervoercentrale voldoet aan wettelijke voorschriften De vervoersorganisatie is actief zoekend naar innovatiemogelijkheden voor het systeem De vervoercentrale neemt deel aan benchlearning / benchmarks, zodra die worden geïntroduceerd (momenteel nog niet) De vervoercentrale voldoet aan het dienstverleningsconcept De vervoercentrale voldoet aan de vastgelegde afspraken in de dienstverleningsovereenkomsten. De vervoercentrale voldoet aan de vastgestelde afspraken met de provincie Gelderland. De vervoercentrale voldoet aan de PIOFACH-overeenkomst met de huisvestende gemeente. Kwaliteitszorg - uitvoering Strategisch niveau Op het niveau van de vervoercentrale als geheel bepaalt het bestuur welke prestatie-indicatoren zij kritiek vinden bij het functioneren van de vervoercentrale. Verder bepaalt het collectief in overleg met de directeur van de vervoercentrale de normen van de kritieke prestatie indicator (kpi s) waarop de vervoercentrale wordt gestuurd. Bij het opstellen van de kpi s op strategisch niveau wordt gestreefd naar maximaal 10 kpi s. Dit houdt het overzichtelijk en dan is sturing goed mogelijk. De volgende kpi s en normen op strategisch niveau worden gehanteerd, te bereiken uiterlijk in 2018: KPI Norm accountsverklaring Goedkeuring Klanttevredenheid reizigers 7,6 (kadernota hoofdstuk 3 3. Kwaliteit) ziekteverzuim 4 5% medewerkerstevredenheid 7,5 3 Operational excellence heeft als doel het maximaliseren van de operationele winst; dit betekent enerzijds de kosten zo laag mogelijk krijgen, maar anderzijds ook zo veel mogelijk waarde toevoegen en meerwaarde bieden voor de klant, zodat de opbrengsten worden verhoogd. 4 Bij een kleinere organisatie is relatief snel een hoog percentage ziekteverzuim als één van de medewerkers voor langere tijd uitvalt 28

39 Operationeel niveau Op het niveau van de producten en diensten staan de kpi s en normen in de product- en dienstencatalogus vermeld. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om: klantcontacten; gegevensleveringen; versturen van facturen; kwaliteit en snelheid klachtenafhandeling De invulling van de operationele kpi s vindt plaats tijdens de implementatiefase. Hetzelfde geldt voor de concretisering van de strategische kpi s (hoe te meten, hoe vaak, etc.) Monitoring Monitoring van de geleverde kwaliteit vindt in eerste instantie plaats via de periodieke rapportages. Deze worden twee maal per jaar opgesteld en daarin legt de vervoercentrale verantwoording af over de afgesproken kwaliteit in relatie tot de normering. Dat betekent overigens niet dat elk kwaliteitscriterium ook twee keer per jaar gemeten moet worden. Uitgangspunt is dat alleen afwijkingen van de norm verder worden uitgewerkt. De rapportage bevat daarvan een beschrijving waarin zaken in perspectief worden geplaatst: waarom zijn bepaalde afspraken niet gehaald, welke maatregelen zijn daarvoor getroffen en op welke termijn wordt dit ingehaald of opgelost. Vanwege de (vele) onderlinge informatiestromen tussen gemeenten/instellingen, de vervoercentrale, de vervoerders en de reizigers ontstaat van daaruit een beeld hoe het staat met de kwaliteit. Het gaat daarbij vooral om nakoming van de wederzijds gemaakte proces/werkafspraken. De vervoercentrale moet gemeenten proactief en vroegtijdig informeren indien de kwaliteit op enig terrein in belangrijke mate verslechtert of dreigt te verslechteren. Zij kan daarmee niet wachten tot de periodieke rapportage. Kwaliteit is vast onderwerp van gesprek in de overleggen tussen gemeente en vervoercentrale. Daarin komen alle kwaliteitsaspecten ter sprake en worden zo nodig afspraken gemaakt over verbetering. 6.7 Huisvesting De vervoercentrale is gehuisvest op de 1 e verdieping in het westelijk gebouwdeel in het gebouw aan de Hanzeweg 8, te Lochem. De voordelen hiervan zijn: de beschikbaarheid van een eigen in- en uitgang; uitstekende bereikbaarheid van dit gebouwdeel via de eigen ingang en de parkeergarage met de lift of via het trappenhuis; toegang en beveiliging van dit gebouwdeel is prima afzonderlijk van de rest van het gebouw te regelen. De toegang tot het gemeentehuis voor de medewerkers geschiedt met behulp van toegangspassen en kaartlezers. De toegangspassen zijn zo te programmeren dat medewerkers van de vervoercentrale met hun toegangspas 7 dagen per week, dag en nacht toegang hebben tot de voor hen beschikbare ruimtes. Tijdens reguliere kantoortijden kunnen medewerkers van de vervoercentrale, naast hun eigen in- en uitgang, ook gebruik maken van de publieksentree van het gemeentehuis. Tevens zijn tijdens de reguliere kantooruren diverse andere faciliteiten beschikbaar voor de vervoercentrale waaronder het vergadercentrum en het bedrijfsrestaurant, beide gesitueerd op de begane grond. De vervoercentrale heeft de beschikking over de volgende ruimtes en voorzieningen: Een ruimte waarin 8 werkplekken zijn gecreëerd voor telefonistes en de planners. Tegenover deze ruimte vinden we de kamer voor de directeur en een kamer voor de data analist en contractbeheerder met twee werkplekken; In de kantoorruimtes zijn voldoende kasten geplaatst om spullen en werkvoorraad op te bergen. Tevens is er in de kelder van de westvleugel een afgesloten bergruimte beschikbaar voor de vervoercentrale. Deze bergruimte is tijdens en buiten de reguliere kantoortijden altijd beschikbaar voor medewerkers van de vervoercentrale; 29

40 In de nabijheid van werkruimten is een vergaderruimte/spreekkamer beschikbaar. Deze vergaderruimte is geschikt voor maximaal 6 personen en is voorzien van een vast beeldscherm met PC voor presentatiedoeleinden; De vervoercentrale heeft voorts de beschikking over 2 toiletten (gescheiden dames- en herentoilet) en een pantry waar gepauzeerd, gegeten en eventueel overlegd kan worden. De pantry is voorzien van een koelkast, warm/koud watervoorziening en een magnetron. In deze pantry kan, eventueel, ook de eigen multifunctional (printen, scannen en kopiëren) komen te staan. 6.8 Naam vervoerregio De vervoercentrale is het werkzame bestanddeel van de Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit en draagt de naam Vervoercentrale Stedendriehoek. Deze naam wordt onder andere gebruikt richting leveranciers, maar is door zijn lengte minder geschikt als naam voor digitaal verkeer. Voor reizigers hebben we daarom een korte naam bedacht: PlusOV. Met die naam wordt de telefoon opgenomen en staat op correspondentie en nieuwsbrieven. Op correspondentie is duidelijk dat beide namen gerelateerd zijn. 30

41 07 Implementatieplan op hoofdlijnen 7.1 Fasen en activiteiten De vervoercentrale krijgt gefaseerd vorm. De besluitvorming van de colleges en gemeenteraden om deel te nemen aan de vervoercentrale is de start van de implementatie. In een dienstverleningsovereenkomst per gemeente wordt vastgelegd welke vervoerstromen op welk moment onder de vervoercentrale worden gebracht. De vervoercentrale is per maart 2016 een juridische entiteit die tekenbevoegd is namens de deelnemers. De programma-organisatie blijft, om de overgang van programma-organisatie naar staande organisatie soepel te laten verlopen, tot 1 juni 2016 operationeel. Ondertussen moeten tal van voorwaarden gerealiseerd worden. Het vervolgproces van de oprichting van de gezamenlijke vervoercentrale bestaat uit een tal van fasen, te weten: 1. Besluitvorming en voorbereiding. In deze fase worden besluiten genomen over het bedrijfsplan en de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. Ook zal in deze fase de aanbesteding van het vervoer en de inkoop van ICT voorbereid worden. Zullen vervoervolumes in kaart worden gebracht en dienstverleningsovereenkomsten worden voorbereid. Het bedrijfsplan is een document dat in ontwikkeling is. Dit zal in de loop van de implementatie worden aangevuld en verbeterd (voortschrijdend inzicht) 2. Implementatie. In deze fase worden alle activiteiten uitgevoerd om te komen tot de start van de gezamenlijke vervoercentrale: Bestuur, kwartiermaker/directie, implementatiebudget, huisvesting, personeel, bedrijfsondersteunende taken, inkoop van noodzakelijk onderdelen, inrichting processen en financiële administratie. 3. Start vervoercentrale. De vervoercentrale start op of omstreeks 1 juni Voorbereiding organisatie vervoercentrale De vervoercentrale voert slechts beperkt taken uit die voorheen door de gemeenten werden uitgevoerd. Er is met name sprake van verplaatsing van taken van de provincie en private vervoerders naar de vervoercentrale, echter zonder personeel. Met de regionalisering naar de zes regio s zijn geen afspraken gemaakt met de provincie over het huidige personeel van de beheerorganisatie Regiotaxi. De vervoercentrale is een uiterst compacte organisatie en bestaat uit ongeveer fte, afhankelijk van de omvang en kwaliteit van taken die door het bestuur gevraagd worden. Omdat met dit personeel dagelijks in ploegen gewerkt wordt (met uitzondering van de nachtelijke uren), zijn ook de huisvestingseisen bescheiden. De ICT opdracht kent wel een aanzienlijke omvang. De PIOFACH taken worden zoveel mogelijk betrokken bij de huisvestende gemeente. Dat draagt bij aan het uitgangspunt van een minimale organisatie. Bovendien draagt het bij aan het verminderen van de kwetsbaarheid (bijvoorbeeld continuïteit bij vakantie en ziekte) waar een dergelijk kleine organisatie mee te maken heeft. De vervoercentrale sluit voor deze te betrekken PIOFACH-taken een dienstverleningscontract af met de huisvestende gemeente. Start vervoercentrale De gemeenschappelijke regeling Basismobiliteit is sinds 9 maart 2016 een feit en heeft een door de colleges samengesteld bestuur. Het bestuur heeft een voorzitter gekozen en een directeur aangesteld. De directeur is verantwoordelijk voor de juridische borging van processen en besluiten en het beheer van de implementatiegelden. Per maart 2016 verloopt de besluitvorming over de uitvoering via de structuur van de vervoercentrale. Besluitvorming over beleid loopt via het portefeuillehouders-overleg Basismobiliteit. Om te voorkomen dat de vervoercentrale direct al verantwoordelijk is voor alle taken die in de GR verwoord staan terwijl de huidige contracten nog lopen, is in de GR tekst bepaald dat het moment van overdracht van vervoersstromen worden bepaald in de dienstverleningsovereenkomsten. 31

42 Aanname personeel Het personeel van de vervoercentrale bestaat getalsmatig vooral uit telefonisten en planners. Bij de start van de vervoercentrale in juni 2016 is de formatie nog gering: directeur, stafmedewerker, planner en ondersteuner contractbeheerder (aanvankelijk via externe inhuur). Na het zomerreces start de werving van telefonisten en andere planners. Op 1 januari 2017 wordt het vraagafhankelijk vervoer via de vervoercentrale afgewikkeld. De personele omvang van de vervoercentrale is dan aanmerkelijk groter; op voorhand wordt ingeschat dat er 6-8 telefonisten en 4-6 planners nodig zijn om 19 uur per dag gedurende 365 dagen per jaar te functioneren. Om per 1 januari 2017 goed te functioneren, dient het personeel uiterlijk 1 december 2016 in dienst te zijn. Die tijdigheid is nodig om te kunnen scholen en trainen, samenwerking uit te werken en te trainen en procedures te doorlopen en te verbeteren. Wanneer in dienst Fte Functie 1 april Directeur 1 juni Contractbeheerder 1 juni Ondersteuner Contractbeheerder 1 juni Planner 1 december Planner 1 december Telefonist Nb: De personele omvang wordt mede bepaald door het type vervoer en het vervoersvolume. De precieze omvang van het aantal fte s moet nog plaatsvinden. Communicatie Voor communicatie tijdens de implementatiefase wordt een plan gemaakt dat tijdens de implementatie wordt uitgevoerd. Zie hoofdstuk communicatie. Plansoftware De plansoftware is het hart van de regievoering. De software draagt zorg voor samenhang in het vervoer. Hierdoor kunnen combinaties van verschillende soorten ritten gemaakt worden, waardoor de bezettingsgraad van voertuigen toeneemt. De software moet niet alleen kunnen plannen, maar ook kunnen uitrekenen wat de kosten zijn. Het gaat om geavanceerde software die zowel het routegebonden vervoer (zoals leerlingenvervoer of vervoer voor dagopvang) en vraagafhankelijk vervoer (zoals Regiotaxi) kan combineren. De plansoftware voor de vervoercentrale is inmiddels ingekocht. Hierop volgt de inkoop van software waarmee reizigers en reizigersprofielen geregistreerd kunnen worden en vervoerpassen verstrekt kunnen worden. Gefaseerde ingroei van het vervoer De vervoercentrale gaat gefaseerd al het gemeentelijk vervoer en aanvullende openbaar vervoer regelen. Deze aanpak heeft de beste garantie dat de uitvoering van het vervoer ook goed verloopt. Bovendien kunnen kinderziektes bij een minder complexe opgave makkelijker en sneller worden opgelost. Overzicht instroom vervoerstromen in de vervoercentrale: - Per augustus 2016 Leerlingenvervoer Apeldoorn. - Per 1 januari 2017 Regiotaxi van alle deelnemende negen gemeenten (inclusief Felua en een pilot met een of enkele instellingen). Provincie Gelderland stopt per deze datum met de aansturing van Regiotaxi. - Per augustus 2017 Leerlingenvervoer overige acht gemeenten. - Per augustus 2017 Wmo-vervoer (nieuwe vervoerstaken per 2015) - Per augustus 2017 Jeugdwet-vervoer (nieuwe vervoerstaken per 2015) Nader onderzoek naar de vervoerstromen moet uitwijzen wat voor de laatste twee vervoersstromen, Jeugdwet en nieuw Wmo-vervoer, een goed moment is voor instroom. Vooralsnog wordt uitgegaan van augustus Daarbij wordt onderzocht of het contractueel mogelijk is binnen de huidige raamovereenkomsten om flexibele instroom mogelijk te maken. Kwaliteit en regelgeving Kwaliteit van de vervoercentrale en de uitvoering van het vervoer zijn belangrijke element om te bepalen of het vervoersysteem naar behoren functioneert. De onderwerpen en criteria worden in de 32

43 implementatiefase vastgelegd en vormen mede de grondslag bij de inkoop van de plansoftware en het vervoer, en het aan te stellen personeel. Omdat zoveel mogelijk aangesloten wordt bij de huidige regelgeving en criteria, komt dit de herkenbaarheid van het systeem ten goede. Het onderwerp kwaliteit komt in vrijwel alle aspecten van de vervoercentrale terug, dit onderwerp wordt daarom gefaseerd uitgewerkt. Een deel is vastgelegd in uitgangspunten vervoerssysteem Eerste helft van 2016 is besluitvorming in de colleges over een vervoersreglement voorzien. Met de komst van een vervoercentrale is het mogelijk om bepaalde systeemkenmerken, zoals omrijtijd of vooraanmeldtijd, later nog aan te passen. 7.2 Organisatie van de implementatie De huidige programma-organisatie blijft tot of omstreeks 1 juni 2016 in stand. Dat is het moment waarop de vervoercentrale in praktische zin start. Het personeel is dan nog niet op volledige sterkte, maar is toegesneden op de eerste uitvoerende taken; het leerlingenvervoer van Apeldoorn. De deelnemers van het portefeuillehoudersoverleg Basismobiliteit vormen ook het bestuur van de vervoercentrale, hoewel er sprake is van gescheiden vergaderingen. De programma-organisatie wordt omgebouwd tot een ambtelijk overleg Basismobiliteit en ontwikkelteams. De ontwikkelteams zijn werkgroepen die door de het ambtelijk overleg kunnen worden ingesteld. Het ontwikkelteam/ de ontwikkelteams start (en) samen met de vervoercentrale op of omstreeks 1 juni In de voorbereiding- en implementatiefase zijn de volgende werkgroepen binnen het programma Basismobiliteit actief: 1. Werkgroep Vervoervolumes, instroom inkoopronde 3 nieuw Wmo en Jeugdwet vervoer Aanpak: Opdracht aan externe partij aangestuurd door een lid van de kerngroep Producten: Algemene informatie ter ondersteuning van de keuze van het van moment van instroom onder de vervoercentrale Informatie op basis waarvan we de huidige aanbieders kunnen meenemen in het proces Specifieke volume-informatie voor de aanbesteding van het vervoer (inkoopronde 3) Input voor het voorliggende bedrijfsplan implementatieplan Informatie op basis waarvan workload vervoercentrale en dus benodigde formatie kan worden bijgesteld. 2. Werkgroep Dienstverleningsovereenkomsten Aanpak: Trekker (interne) jurist. Een afvaardiging van de deelnemers nemen deel aan deze werkgroep. Producten: Iedere gemeente heeft voor 24 maart 2016 een dienstverleningsovereenkomsten gesloten met de vervoercentrale 3. Werkgroep Inkoop vervoer Aanpak: Trekker: directeur. Inkoopdeskundige van de samenwerkende gemeenten. Inhuur van een externe deskundige. Een afvaardiging van de deelnemers nemen deel aan deze werkgroep. Producten: Algemene uitgangspuntennotitie inkoop vervoer t.b.v. besluitvorming colleges en bestuur. We onderscheiden 3 inkoopronden Uitgangspuntennotitie per inkoopronde. Programma van Eisen: besluitvorming bestuur Gunning vervoerders: directeur vervoercentrale. Inkoopronde 1 is reeds gegund. 33

44 4. Werkgroep Inkoop ICT Aanpak: Trekker: lid kerngroep van de kerngroep in samenwerking met een externe deskundige. Een afvaardiging van de deelnemers nemen deel aan deze werkgroep. Producten: Uitgangspuntennotitie t.b.v. besluitvorming colleges(reeds vastgesteld) Bestek (reeds vastgesteld en gepubliceerd) Gunning Inrichting ICT (onderhoud en implementatie en afstemming met hostende gemeente) Telefoniecentrale en software ingekocht en op maat gemaakt. Waarborgen continuïteit 5. Werkgroep Communicatie Aanpak: Trekker: inhoudelijk (interne) deskundige in samenwerking met een lid van de kerngroep. Schrijver: communicatiedeskundige. Afvaardiging deelnemende gemeenten. Producten: Een Plan ten behoeve van de implementatie en de structurele communicatie daarna in eerste instantie voor het leerlingenvervoer en daarna voor de collectief vervoer gebruikers. Concreet materiaal ontwikkelen: website, beeldmerk, communicatieset. 6. Werkgroep Organisatie en bemensing vervoercentrale Aanpak: Trekker P&O van de huisvestende gemeente in samenwerking met een lid van de kerngroep. Een afvaardiging van de deelnemers nemen deel aan deze werkgroep. Producten: Functies Inschaling Contracten Vacatures PIOFACH-overeenkomst 7. Werkgroep Bedrijfsplan/ Financiën Aanpak: Trekker en aanpak: afdeling financiën van de huisvestende gemeente. Producten: Bedrijfsplan vervoercentrale versie 2.1 inclusief begroting Implementatieplan 8. Werkgroep Huisvesting en inrichting vervoercentrale Aanpak: trekker afdeling Facilitair huisvestende gemeente. De kerngroep is vertegenwoordigd. Producten: Ingerichte huisvesting Sleutelplan Contract met huisvestende gemeente 9. Werkgroep Vervoerreglement Aanpak: Trekker: lid kerngroep. Een afvaardiging van de deelnemers nemen deel aan deze werkgroep. Product: Een door colleges vastgesteld vervoerreglement 34

45 10. Werkgroep implementatie vervoerscontract Aanpak: Trekker: directeur. Een afvaardiging van de deelnemers neemt deel aan deze werkgroep. Product: Tijdig en goed uitvoerbaar vervoerscontract Verankering communicatie vervoercentrale voertuigen vervoerder(s) 7.3 Monitoring implementatie Het bestuur van de vervoercentrale zal regelmatig worden geïnformeerd over de voortgang Afwijkingen ten opzichte van de implementatiebegroting zullen tijdig worden gemeld. Gemeenteraden worden halverwege 2016 per brief over de voortgang geïnformeerd. 7.4 Planning op hoofdlijnen In de onderstaande tabel is zijn de activiteiten die de komende periode ondernomen moeten worden weergegeven. Tabel 1 Planning op hoofdlijnen Activiteit Wie gereed Voorbereiding en besluitvorming Colleges en raden stellen gereed vervoercentrale kadernotitie en GR vervoercentrale vast. Voorbereiding aanbesteding Kerngroep Programmateam gereed Vervoer ronde 1 en 2 Vaststelling bestuur Colleges deelnemers gereed Vaststelling voorzitter bestuur Bestuur vervoercentrale gereed Vaststelling reglementen bestuur Bestuur vervoercentrale gereed en directie Aanstelling directeur Bestuur vervoercentrale gereed Dienstverleningsovereenkomst Directeur Voorjaar 2016 PIOFACH-taken Inkoop Plansoftware Gemeente Lochem gereed Implementatie plansoftware Directeur / gemeente Lochem Voorjaar 2016 Bepaling volume vervoer Kerngroep Programmateam gedeeltelijk gereed Dienstverleningsovereenkomsten over o.a. instroom Colleges deelnemers gereed vervoerstromen Vaststelling uitgangspunten en programma van eisen voor inkoop van vervoer Bestuur vervoercentrale + colleges gereed ronde Start zoektocht huisvesting Kerngroep Programmateam gereed Start aanbesteding vervoer directeur Gereed ronde 1, maart 2016 ronde 2 Vervoersreglement vaststellen Colleges September 2016 Start vacaturemelding Planners, telefonisten en andere personeelsleden vervoercentrale directeur voorjaar / najaar 2016 Gefaseerde ingroei van personeel in 2016 Gunning Vervoer ronde 1 directeur gereed Gunning Vervoer ronde 2 directeur Juni 2016 Implementatie directeur Maart december 2016 vervoerscontracten Inrichting vervoercentrale directeur April - juni 2016 Aanstelling ontwikkelteam Colleges deelnemers 1 juni 2016 Start vervoercentrale Directeur 1 juni 2016 Ontwikkeling processen Directeur Mei-december

46 Activiteit Wie gereed Proefdraaien Directeur juni-december 2016 Implementatie leerlingenvervoer Directeur Juni-Augustus 2016 Apeldoorn Implementatie Regiotaxi Directeur Juni-december 2016 Start Regiotaxi Directeur 1 januari 2017 Klachtenregeling Bestuur vervoercentrale Mei 2016 Kaders begroting vaststellen Bestuur gereed Begroting naar gemeenteraad Directeur April 2016 Vaststelling begroting Bestuur Juni / juli 2016 Begroting naar Provincie Directeur Juni / juli

47 08 Risico s en maatregelen De mogelijke risico s en beheersmaatregelen zijn in beeld gebracht (zie tabel 2). Een risicoclassificatie van X houdt in dat het risico als gering wordt ingeschat, terwijl een risicoclassificatie van X X X inhoudt dat het risico aanmerkelijk is. Tabel 2 Een overzicht van risico s en beheersmaatregelen Risico-gebeurtenis 1. Een of meerdere gemeenten stappen uit de GR. 2. Door de beheertaak over te hevelen van provincie naar gemeente en de regietaak publiek in te richten is er sprake van schaal-verkleining, zeker wanneer gemeenten niet alle gemeentelijk vervoer onder de vervoercentrale zouden brengen. 3. Overschrijding van het beschikbare implementatie- en opstartbudget. 4. Gemeenten overschrijden het beschikbare vervoersbudget of uitgaven blijven gelijk. De beoogde efficiency door bundeling van vervoersstromen wordt niet gehaald. Definiëren risico s Gevolgen risico Beheersmaatregelen (waar leidt het risico toe?) Indien een gemeente besluit niet te willen deelnemen, vermindert het volume van het totale systeem. Ook zal dit consequenties hebben voor de optimalisatie van de vervoerstromen in de regio en de kosten van overhead. Hogere regionale beheerkosten. Een vervoercentrale is nieuw voor de samenwerkende gemeenten. Maar ook in Nederland is dit vernieuwend. Regionaal bestaat hiervoor nog geen infrastructuur. Dit moet worden gebouwd. ICT, planningspakketten moeten worden ingekocht en personeel aangenomen. Omdat kennis en ervaring ontbreken kan de implementatie meer inspanningen en geld kosten dan op voorhand ingeschat. Gemeenten gaan aan knoppen draaien: passen de spelregels aan (vervoersreglement), versmallen de toegang, zoeken naar meer samenhang met het OV en instroom in het OV. Door het veranderen van spelregels vermindert mogelijk de kwaliteit en kunnen mensen wellicht minder vaak gesubsidieerd reizen met het maatwerkvervoer dan zij nu gewend zijn. Oktober 2015 besluitvorming over de gemeenschappelijke regeling in de gemeenteraden. De gemeenschappelijke regeling Basismobiliteit bevat artikelen die inen uittreden van gemeenten en vervoersstromen regelen. Om de schaalverkleining te compenseren brengen gemeenten zoveel mogelijk (gemeentelijke) vervoersstromen onder de regionale vervoercentrale. Ter informatie bij Leerlingenvervoer is dan juist sprake van schaalvergroting (van gemeente naar regio). Lean en mean. Kritisch kijken naar de mate van invulling van de beheertaken.. Tijdig deskundigheid uit de markt halen. Open en transparant communiceren over de voortgang en de beren op de weg. Wij willen niet dat reizigers hinder ondervinden van de wijzigingen. De opstartkosten vormen maar een klein percentage van het totale vervoerssysteem. Realiseren dat de kosten voor de baten uitgaan. Aanpassingen in de toegang, de reismogelijkheden met het gesubsidieerde maatwerkvervoer, en de ritbijdragen zijn instrumenten die gemeenten kunnen gebruiken om de kosten te drukken (vervoersvolume) of de inkomsten te verhogen (ritbijdragen). Nieuw is dat door de introductie van de regiecentrale we ook na de implementatie de spelregels kunnen wijzigen. Met de komst van de regiecentrale hebben we meer sturingsmogelijkheden op de kwaliteit en de kosten. Classificatie risico X X X X X X X X X Besef dat de efficiencywinst die berekend is in de 3D vervoersstromenanalyse (Forseti) een theoretische exercitie was. Het feitelijke rendement van vervoerscombinaties en volgtijdelijk vervoer moet zich nog in de praktijk bewijzen. 37

48 Risico-gebeurtenis 5. Het gekozen aansturingsmodel blijkt niet te werken. 6. Vanwege financiële belangen lukt het niet om de aanvullend OV middelen over de verschillende gemeenten te verdelen. Definiëren risico s Gevolgen risico Beheersmaatregelen (waar leidt het risico toe?) Het introduceren van een nieuw vervoerssysteem brengt kinderziektes met zich mee. Het is mogelijk dat cliënten hier tijdens de start of na de start hinder van ondervinden. Ook brengt dit financiële risico s met zich mee. Doordat gekozen wordt voor een regiecentrale, worden wijzigingen doorgevoerd in rolverdelingen en opdrachtgeverschap. Het is mogelijk dat door de financiële belangen van individuele gemeenten, gemeenten moeilijk tot overeenstemming gekomen wordt over de inzet van de aanvullende OV middelen. De provincie verdeelt deze middelen overeenkomst het huidige gebruik. Bij het doorvoeren van deze veranderingen moet aan een aantal basisvoorwaarden worden voldaan, zoals goede en stabiele samenwerking tussen opdrachtgevers en draagvlak. De gemeenten onderling en met de provincie moeten daarom tijdig (nieuwe) afspraken maken over opdrachtgeverschap, rolverdeling en verdeling lasten, efficiency en risico s. Kennis over het model is in Nederland (nog) beperkt en zal deels bij voorbeeld projecten elders in Europa gehaald moeten worden (bijvoorbeeld Denemarken). In Zeeland is al langer een publieke regiecentrale operationeel. Een afvaardiging uit de regio is inmiddels op werkbezoek in Zeeland geweest. Bij de inkleuring van de intergemeentelijke samenwerking zal deze verdeling een aandachtspunt zijn. In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen hoe om te gaan met geschillen. Classificatie risico X X X 7. Bezuinigingen in het OV leiden tot hogere uitgaven van het aanvullend OV dan het beschikbare budget. 8. Door meerdere vervoerders te contracteren is het vervoer duurder Het is mogelijk dat door de bezuinigingen op het OV meer mensen gaan reizen met het aanvullende OV dan past binnen het beschikbare budget. Binnen het huidige systeem krijgt de vervoerder met het beste aanbod het vervoer. Prijs weegt hierin mee. In het nieuwe systeem willen we meerdere vervoerders contracteren, wat betekent dat niet alleen de goedkoopste vervoerder rijdt. Momenteel wordt nagedacht over hoe de regiecentrale ritten aan de verschillende vervoerders zou moeten toedelen. Dit risico is volledig door de provincie Gelderland afgedekt in de samenwerkingsovereenkomst 5 6 ). Door een keer zo hoog budget beschikbaar te stellen dan in 2013 aan aanvullend Regiotaxivervoer besteed is. Met de provincie Overijssel zijn hierover geen afspraken gemaakt. Maximum uurtarief bepalen. Het aantal vervoerders beperken, waardoor er per vervoerder een redelijk vervoersvolume is. X X 5 De beschikbare middelen van de provincie Gelderland voor alle regio s bedragen voor de jaren miljoen per jaar. De verdeling van deze middelen over de regio s vindt plaats op basis van de huidige provinciale bijdragen aan Regiotaxi Gelderland per regio. De bijdrage zal worden opgebouwd uit een vaste, vrij besteedbare bijdrage (in het verlengde van de huidige bijdrage aan het Wmo-vervoer), een vaste provinciale bijdrage aan de regionale organisatie en het beheer, en een bijdrage voor de OV-vangnetfunctie waarvoor de provincie risicodragend is. 6 Het reguliere openbaar lijndienstvervoer en het maatwerkvervoer vormen communicerende vaten. De provincie spant zich in voor het vergroten van de integratiemogelijkheden van mensen met een beperking in het openbaar vervoer. Uiteraard wordt voldaan aan de landelijke eisen die worden gesteld ten aanzien van de toegankelijkheid van materieel, halte-infrastructuur en reisinformatie. Bij het eventueel opheffen van bestaande zwakke buslijnen gedurende de looptijd van het regiocontract, wordt budget beschikbaar gesteld voor het maatwerkvervoer dat door de mobiliteitscentrale als alternatief wordt ontwikkeld en aangeboden. 38

49 Risico-gebeurtenis 9. De vervoerders worden niet langer per beladen zone betaald (per persoon per zone) maar per uur met een opslag voor kilometerkosten. 10. Wanneer de vervoercentrale een verkeerde inschatting maakt van de benodigde voertuigen staan voertuigen stil. Ook inefficiënt plannen kost direct geld. 11. Gemeenten kopen teveel toegankelijke voertuigen in 12. De publieke regiecentrale is niet op tijd operationeel Definiëren risico s Gevolgen risico Beheersmaatregelen (waar leidt het risico toe?) De afrekening van vervoerders De vervoercentrale zou in het bestek wijzigt door de nieuwe een minimum en een maximum systematiek. De effecten van uurprijs kunnen opnemen. deze wijziging zijn vooraf De voorgestelde uurprijs ligt dichter bij moeilijk te bepalen. de kostenstructuur van een vervoerder. De verwachting is dat de vervoerder daarom goed kan bepalen wat de uurprijs moet zijn om de taak te Deze voertuigen moeten betaald worden. Het is mogelijk dat we onvoldoende scherp hebben welke vervoervolumes we moeten inkopen. Door de bezuinigingen in het reguliere OV, die nog niet zijn vormgegeven, is de omvang van het aanvullende openbaar vervoer op dit moment moeilijk in te schatten. Ook hebben we op dit moment nog geen duidelijk zicht op de omvang van de gedecentraliseerde vervoerstaken Wmo en Jeugdwet. Het is ook mogelijk dat de planning van voertuigen in de beginfase nog niet optimaal verloopt of dat door toegangsbepalingen van individuele gemeenten vaker aparte voertuigen ingezet moeten worden. Door een verkeerde inschatting kan een vervoerder in de problemen komen. Op piekmomenten op een dag, zouden ook minder toegankelijke voertuigen ingezet kunnen worden voor een deel van het leerlingenvervoer of het vervoer naar dagbesteding. Het aannemen en plannen van ritten zijn nieuwe taak die gemeenten moeten inrichten. Het is een taak die behoort tot het primaire proces. Geen ritaanname en ritplanning betekent simpelweg dat het regionale vervoerssysteem niet kan functioneren. We lopen het risico dat de publieke regiecentrale is niet op tijd operationeel is. Wij gaan er vanuit dat de vervoercentrale in juni 2016 klaar moet zijn, zodat in augustus 2016 het Apeldoorns Leerlingenvervoer aangestuurd kunnen uitvoeren. Ervaren personeel, goede plansoftware en planners. Vooraf onderzoek naar vervoersvolumes. Reizigers sturen op het vroeger boeken van ritten, zodat het benodigde voertuigen beter ingeschat kan worden. Vast en flexibel vervoer inkopen en vooraf onderzoek doen naar volumes. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van vervoersvolumes en het maken van een goede inschatting voor de toekomst. Gezamenlijke afspraken maken over systeemkenmerken en maatwerkmogelijkheden per gemeenten. Doel zoveel mogelijk gecombineerd vervoer mogelijk maken. Looptijd contract bepalen. Volume bepalen van de voertuigen die volgtijdelijk ingezet moeten. Deze moeten toegankelijk zijn. Met vervoerder werken aan een goede planning van voertuigen. Accepteren dat in de beginfase van het vervoerssysteem er nog geen optimale inzet van voertuigen is, waardoor ervaring een rol in de voertuiginzet kan spelen. Op tijd starten met het werven van deskundig personeel: directeur, telefonistes en ervaren planners benutten voor voorbereidingen en implementatie van de vervoercentrale. Op gezette tijden zal de voortgang worden gemonitord. Op deze momenten kan worden bepaald op welke momenten nieuwe vervoersstromen onder regie van het vervoerssysteem komen. Ontwikkelen plan B (fall back) Classificatie risico X X Bij iedere instroom van nieuw vervoer: X X X Na verloop van tijd: X X / X Bij iedere instroom van nieuw vervoer: X X X Na verloop van tijd: X X / X X X 39

50 kan worden. Risico-gebeurtenis 13. Innovatie komt niet op gang. 14. Noodscenario: Stroomuitval, brand, telefoonstoring. 15. Regionale verschillen in regels. 16. Duurzaamheidseisen werken toch meer kostprijs verhogend dan voorzien. 17. Veranderende centrale regelgeving leidt tot hogere kosten. 18. Ondernemers proberen via rechtszaken wijzigingen in gunning of contracten te bewerkstellingen. Definiëren risico s Gevolgen risico Beheersmaatregelen (waar leidt het risico toe?) Om efficiency te behalen zou soms het tijdstip van vervoer aangepast moeten worden, zodat een voertuig volgtijdelijk ingezet kan worden. Voorbeelden: 1. OV-advies. 2. Innovatie aanvullend OV (budget Provincie), 3. verschuiving van ophaal- en brengtijden. Door problemen in het vervoer komt innovatie in het gedrang. Vervoercentrale onbereikbaar, (plan)software werkt niet, geen vervoer. Minder combinatiemogelijkheden. Korte duur contracten en meerdere vervoerders geven verminderde zekerheid over kosten. Onzekerheid over functionaliteiten plansoftware ten aanzien van elektrische voertuigen. Hogere kosten door bijv.: Investeren in voertuigen, snelladers of pompstations met duurzame brandstof. Overheidsbedrijven die zich op de markt begeven, moeten voortaan net als private ondernemingen winstbelasting betalen. Op 26 mei 2015 heeft de Eerste Kamer ingestemd met dit wetsvoorstel nadat de Europese Commissie Nederland herhaaldelijk gevraagd had om winstbelasting te heffen bij een overheidsonderneming. Momenteel hebben Nederlandse overheidsbedrijven een vrijstelling van de vennootschapsbelastingplicht (vpb). De overheidsbedrijven concurreren echter direct met private bedrijven die deze belasting wel moeten betalen. De winstbelasting zal gelden wanneer decentrale overheden zich op de markt begeven waar ook private bedrijven actief zijn. In de vervoersbranche is het voeren van rechtszittingen heel gewoon. De conflicten die ten grondslag liggen aan de rechtszittingen en de rechtszittingen op zich kunnen een gevaar vormen voor de continuïteit van het vervoer. Ook kunnen er aanzienlijke kosten mee gemoeid zijn. Vanwege de belangen zijn rechtszaken soms niet te voorkomen. Innovatie budget beschikbaar stellen aan de vervoercentrale. Het regionaal ambtelijk overleg Basismobiliteit en het ontwikkelteam toerusten om vernieuwing binnen het vervoerssysteem mogelijk te maken. Back-up plan waarin ook minder aannemelijke risico s worden uitgewerkt. Afspraken maken over de minimale tijd waarin de centrale weer operationeel moet zijn. Vroegtijdig afstemming over invulling vervoersreglement. Afstemming tussen de deelnemende gemeenten over de mate van maatwerk per gemeente en het doorbelasten van kosten. De KAN-regio heeft een TCO ontwikkeld, waardoor inzicht ontstaat in de financiële gevolgen van bepaalde duurzaamheidseisen. Per aug werken met langduriger contracten. De ontwikkeling van een handreiking door onder andere VNG en Ministerie van Financiën moet duidelijkheid geven over de vraag of de vervoercentrale vennootschapsbelasting moet afdragen. Indien dit het geval is, levert dat een financieel nadeel op, dat echter bij inkoop op de private markt ook betaald zou moeten worden. Het vervoer zodanig inkopen dat de kans op rechtszittingen zo gering mogelijk is. Meerdere vervoerders een kans op vervoer gunnen. Een bekostigingssystematiek toepassen waarvoor de vervoerder ook in geval het wat tegenzit, het vervoer kan continueren. Classificatie risico X X XX X X X X X X X X 40

51 Risico-gebeurtenis 19. Geschikt personeel is vooralsnog niet voorhanden. 20. Publieke opinie is negatief over het vervoer. Definiëren risico s Gevolgen risico Beheersmaatregelen (waar leidt het risico toe?) Via private ondernemingen moet ondersteuning ingekocht worden wat kostenverhogend werkt. Er is een vertraging in het bereiken van de gewenste kwaliteit en efficiëntie. Politieke onrust over gemaakte keuzen. Verhoogde kosten om tekorten te repareren. Verhoogde druk op het personeel om beter te presteren. Tijdig starten met werving en zo inzicht krijgen in de belangstelling van de arbeidsmarkt. Regelmatig en gericht informeren van bestuur, colleges, raden en Wmoraden over voortgang. In eerste termijn sturen op kwalitatief hoogwaardig vervoer, nog niet op beoogde efficiëntie (zonder onnodige verkwisting). Classificatie risico X X X X 41

52 09 Financiën In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de financiële impact van dit bedrijfsplan voor de gemeenten. Aan de orde komen: efficiency voordeel vervoercentrale; de begroting 2016; de gemeentelijke bijdrage in 2016; de begroting ; de gemeentelijke bijdrage ; totaaloverzicht gemeentelijke bijdragen; achterblijvende kosten. 9.1 Efficiency voordeel vervoercentrale In de 3D Vervoerstromenanalyse Stedendriehoek van Forseti wordt een structurele substantiële kostenbesparing zichtbaar. Enerzijds hebben we te maken met een kosten stijging door het decentraliseren van de beheertaken van Regiotaxi van de provincie naar de regio. Deze kostenstijging kan waarschijnlijk opgevangen worden door meer gemeentelijke vervoerstromen onder de vervoercentrale te brengen. Bij deze berekeningen is gebruik gemaakt van het onderzoek Verkenning regionale beheerorganisatie basismobiliteit uitgevoerd door PWC en informatie van de provinciale beheerorganisatie Regiotaxi. Door beheer regionaal te organiseren vallen bepaalde schaalvoordelen weg. Anderzijds realiseren we regionaal schaalvoordelen door: 1. Alle gemeentelijke vervoersstromen (Wmo, Jeugdwet, Participatiewet, Leerlingenvervoer) onder de regionale regiecentrale onder te brengen. Op deze wijze vergroten we het regionale vervoersvolume. 2. Beheer- en de regietaken onder te brengen in één regionale vervoercentrale; Verder hangen de kosten van de beheertaken af van: 1. Het gewenste kwaliteitsniveau van de uitvoering van de beheertaken; 2. De gewenste organisatie/ inrichting van de beheertaken; 3. De taken die gemeenten onder beheertaken wensen onder te brengen. Anderzijds hebben we te maken met een kostenbesparing doordat, wanneer alle gemeentelijke vervoerstromen in 2017 onder de vervoercentrale zijn gebracht, het vervoer efficiënter gepland kan worden in de regio. Hierdoor zullen voertuigen in onze regio minder kilometers afleggen om hetzelfde aantal reizigers te vervoeren. Forseti heeft hier in 2013 onderzoek naar gedaan en komt tot de conclusie dat de bundeling van vervoer een besparing van 15-35% zou moeten kunnen opleveren. Zie tabel 1: De besparingsmogelijkheden geschat. Dit is ambitieus. In de berekeningen in dit hoofdstuk gaan we uit van een te realiseren besparing van 5% als gevolg van regionale bundeling, conform besluitvorming in de afzonderlijke gemeenteraden in het najaar van

53 Tabel 1 De besparingsmogelijkheden geschat 7 (3D Vervoersstromen analyse, Forseti/ Hhm, september 2013) In tabel 2 zijn de totale kosten van de vervoercentrale gepresenteerd. De implementatie- en opstartkosten die gemeenten onderling verevenen zijn in de periode voor de deelnemende gemeenten geschat op ongeveer 1,1 miljoen. Op basis van 5% efficiency en de verwachte vervoervolumes betekent dit dat we vanaf 2018 een structureel voordeel van ruim 6 ton per jaar realiseren en dat de investeringskosten (implementatie- en opstartkosten) in 2 jaar zijn terugverdiend. Deze berekening gaat er wel vanuit dat gemeenten de vervoersstromen volgens planning bij de vervoercentrale onder brengen. In bijlage 2 is een vergelijking gemaakt tussen tabel 2 en het totaaloverzicht uit het Bedrijfsplan 1.0. In Bijlage 5 is tevens een specificatie van de bijdrage in de beheerkosten en regiekosten en een overzicht van de verwachte vervoersvolumes voor de periode opgenomen. Tabel 2. Kosten Vervoercentrale incidenteel en structureel OVERZICHT KOSTEN INCIDENTEEL EN STRUCTUREEL Kosten Kosten Vervoercentrale (implementatie, regie en beheer) Kosten Vervoer *Vervoer volume vraagafhankelijk vervoer *Vervoer routegebonden vervoer Totaal vervoervolume Totaal Vervoercentrale & Vervoer Vervoercentrale t.o.v. vervoervolume 16% 12% 12% 12% Efficiency per jaar (5% vervoervolume) Opgemerkt moet worden dat tussen de typen maatregelen sprake is van communicerende vaten. De percentages geven een indicatie voor een voordeel ten opzichte van de huidige situaties als zij los van elkaar worden uitgevoerd. Indien gemeenten eerst de toegang (indicatiestelling) aanpassen leidt dat tot een daling in het vervoer. Als vervolgens vervoer wordt samengevoegd is het extra bundelingsvoordeel minder groot dan wanneer vervoer in de huidige situatie wordt samengevoegd zonder dat de instroom is aangepast. 43

54 9.2 Instrumenten voor kostenbeheersing deelnemende gemeente De gemeente is verantwoordelijk voor het beheersen van het volume. Voor het beheersen van de kosten kan de gemeente onder andere gebruik maken van de volgende instrumenten ( gemeenteknoppen ): o Beperken van het gebruik door het maximeren van het aantal gesubsidieerde te reizen kilometers. o Beperken van het gebruik door middel van tarievenbeleid. o Beperken van het gebruik door toegang tot het professionele maatwerkvervoer te beperken. o Gebruik van het reguliere OV te stimuleren o Vrijwilligersinitiatieven stimuleren o Volgtijdelijke routes mogelijk te maken 9.3 Verevening kosten vervoercentrale Hieronder wordt de verevening van de verschillende kosten van de vervoercentrale Stedendriehoek in 2016 en 2017 nader toegelicht. Verevening kosten vervoercentrale in 2016 In 2016 wordt voor de vervoercentrale onderscheid gemaakt tussen de volgende kosten: Beheerkosten, regiekosten en implementatiekosten Regiekosten Leerlingenvervoer Apeldoorn Vervoerkosten Beheer, Regie & Implementatie Regie (LLV Apeldoorn) Vervoer Vereveningswijze kosten vervoercentrale 2016 Bevoorschotting Afrekening Sleutel % inwoners Sleutel % inwoners regie leerlingenvervoer Apeldoorn Apeldoorn budget leerlingenvervoer Vervoer Apeldoorn regie leerlingenvervoer Apeldoorn Apeldoorn daadwerkelijk leerlingenvervoer Vervoer Apeldoorn Beheerkosten, regiekosten en implementatiekosten De beheerkosten, regiekosten en implementatiekosten betreffen de kosten voor de beheerorganisatie en de opstartfase van de vervoercentrale, inclusief de aanbesteding van vervoer en PIOFACH. In 2016 vindt zowel de bevoorschotting als de afrekening van de beheerkosten, regiekosten en implementatiekosten van de vervoercentrale plaats op basis van een verdeelsleutel, het inwoneraantal (per ) 8. Deze verdeelsleutel wordt opgenomen in de begroting en ligt daarmee vast. Bevoorschotting door de gemeenten aan de vervoercentrale gebeurt op basis van de verdeelsleutel en de begrote implementatie-/beheerkosten. Afrekening door de vervoercentrale met de gemeenten gebeurt op basis van dezelfde verdeelsleutel en daadwerkelijk gerealiseerde implementatie-/beheerkosten. Regiekosten leerlingenvervoer Apeldoorn De regiekosten betreffen de kosten ten behoeve van het verstrekken van ritadvies en reisinformatie, en het verzorgen van de ritaanname, ritplanning en rittoewijzing. In 2016 is het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn de enige vervoersstroom (vanaf augustus 2016) in de vervoercentrale. De 8 De meest actuele cijfers van het CBS worden gehanteerd. Bij het opstellen van de begroting 2016 en begroting waren de meest actuele cijfers van het CBS met betrekking tot inwoneraantallen van de deelnemende gemeenten de gegevens per

55 specifieke regiekosten van de vervoercentrale in 2016 worden daarom met Apeldoorn afgerekend. We gaan er van uit dat met name in de opstartfase (zomer 2016) hiervoor behoorlijke capaciteit van de vervoercentrale zal worden gevraagd. We verwachten dat gedurende het schooljaar deze routes slechts beperkt zullen wijzigen. Vervoerkosten Voor de vervoerkosten van de vervoercentrale in 2016 geldt hetzelfde als voor de specifieke regiekosten voor het leerlingenvervoer van Apeldoorn. In 2016 is het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn de enige vervoerstroom. Bevoorschotting van de kosten voor het leerlingenvervoer van de gemeenten Apeldoorn gebeurt op basis van de begrote kosten. Afrekening door de vervoercentrale met de gemeente Apeldoorn gebeurt op basis van daadwerkelijk gemaakte vervoerkosten. N.B.: Na het eerste jaar wordt de vereveningssystematiek voor de kosten van de vervoercentrale geëvalueerd. Bij eventuele onevenredige effecten voor individuele gemeenten als direct gevolg van de gekozen systematiek treden gemeenten in overleg. Verevening kosten vervoercentrale in 2017 In 2017 is geen sprake meer van implementatiekosten voor de vervoercentrale. Daarom wordt in 2017 onderscheid gemaakt tussen de volgende kosten; Beheerkosten Regiekosten Vervoerkosten Vereveningswijze kosten vervoercentrale 2017 Bevoorschotting Afrekening Beheer Sleutel % inwoners Sleutel % inwoners Regie Sleutel regiotaxi ritten jaar t-1 Sleutel regiotaxi ritten jaar t-1 Vervoer Vervoer daadwerkelijke km's + vervoersbudget Vervoer opstapeenheid (per rit) gemeenten jaar t + opslag(en) Beheerkosten De beheerkosten betreffen de kosten ten behoeve van de beheerorganisatie van de vervoercentrale. In 2017 vindt zowel de bevoorschotting als de afrekening plaats op basis van een verdeelsleutel, het inwoneraantal (per ). Deze verdeelsleutel wordt opgenomen in de begroting en ligt daarmee vast. Bevoorschotting door de gemeenten aan de vervoercentrale gebeurt op basis van de verdeelsleutel en de begrote beheerkosten. Afrekening door de vervoercentrale met de gemeenten gebeurt op basis van dezelfde verdeelsleutel en daadwerkelijk gerealiseerde beheerkosten. De provincie Gelderland draagt in de periode structureel bij aan de beheerkosten van de vervoercentrale. De provinciale bijdrage in deze periode bedraagt ,- per jaar. Dit bedrag wordt verrekend met de bijdragen van de Gelderse gemeenten, volgens dezelfde verdeelsleutel, inwoneraantal (per ), exclusief de gemeente Deventer. De gemeenten Deventer draagt de beheerkosten volledig zelf. Regiekosten De regiekosten betreffen de kosten ten behoeve van het verstrekken van ritadvies en reisinformatie, en het verzorgen van de ritaanname, ritplanning en rittoewijzing. In 2017 vindt zowel de bevoorschotting als de afrekening plaats op basis van een verdeelsleutel, het aantal Regiotaxiritten in 2015 (jaar t-1) 9. De provincie Gelderland draagt in de periode structureel bij aan de regiekosten van de vervoercentrale. De provinciale bijdrage in deze periode bedraagt ongeveer ,- per jaar. Dit bedrag wordt verrekend met de bijdragen van de Gelderse gemeenten, volgens dezelfde 9 Bij het opstellen van de begroting in een bepaald jaar (jaar t) voor het daaropvolgende jaar (jaar t+1), wordt bij het bepalen van de verdeelsleutel van de regiekosten gekeken naar het gerealiseerde aantal (Regiotaxi) ritten in het voorgaande jaar (jaar t-1). 45

56 verdeelsleutel, het aantal Regiotaxi ritten in 2015, exclusief de gemeente Deventer. De gemeente Deventer draagt de regiekosten volledig zelf. De vervoerkosten van de vervoercentrale zijn in 2017 aanzienlijk hoger dan in Per 1 januari 2017 verzorgt de vervoercentrale niet alleen het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn, maar ook het Regiotaxivervoer van alle deelnemende gemeenten aan de vervoercentrale. Per 1 augustus 2017 gaat de vervoercentrale het leerlingenvervoer van de overige gemeenten verzorgen. Daarnaast komen per 1 augustus 2017 nog eens enkele vervoerstromen over van de deelnemende gemeenten, namelijk WMO-nieuw (dagbesteding), Jeugdwet vervoer en mogelijk WLZ-vervoer. Vervoerkosten Voor de verevening van de vervoerskosten worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Gemeenten betalen de kosten naar rato van gebruik en zien daar het effect van beleidskeuzes terug; De systematiek voor verevening van de vervoerskosten is uitlegbaar. De vervoerkosten van de vervoercentrale worden op systeemniveau afgerekend. Hierbij wordt bepaald in welke mate reizigers van de verschillende gemeenten gebruik hebben gemaakt van het vervoersysteem. Vervolgens worden de totale kosten van het vervoer naar rato van dit gebruik over de gemeenten verdeeld. Vraagafhankelijk vervoer (nu Regiotaxi) Per 1 januari 2017 verzorgt de vervoercentrale het collectief vraagafhankelijk vervoer voor de deelnemende gemeenten. De Gelderse gemeenten zijn gewend om de kosten van dit vervoer te betalen per reizigerszone, terwijl de gemeente Deventer gewend is om af te rekenen op reizigerskilometers. De verdeelsleutel reizigerszone komt te vervallen. Daarvoor in de plaats komt een nieuwe verdeelsleutel: reizigerseenheden, bestaande uit de reizigerskilometers (via de kortste route) plus een x-aantal opstapeenheden. Deze opbouw past bij de werkelijke kostenopbouw van het vervoer. Denk aan de tijd die nodig is voor het aanrijden en het in- en uitstappen. Het aantal opstapeenheden is bepaald aan de hand van een rekenmodel van Forseti op basis van huidige rit data. Er is gekozen voor een opstapeenheid van 6 reizigerskilometers, omdat hierbij de verdeling van de vervoerskosten het minst afwijkt van de huidige verdeling. In bijlage 3 zijn de verschillen tussen de huidige verevening en de voorgestelde verevening in een illustratie weergegeven. Daarnaast worden er opslagen voor rechten en hulpmiddelen gehanteerd (bijvoorbeeld voor het reizen met een rolstoel). De inzet van een rolstoelvoertuig is duurder dan de inzet van een personenauto. Daarmee past het hanteren van opslagen bij de werkelijke kostenopbouw van het vervoer. De gemeente kan via de indicatiesteling de opties die ingezet worden beïnvloeden en daarmee de opslagen die toegepast worden. De opslagen voor rechten en hulpmiddelen zijn: Hulpmiddelen Voertuiginzet Opslag (Duw)rolstoel Rolstoelvoertuig 20% Elektrische rolstoel Rolstoelvoertuig 20% Afwijkende rolstoel Rolstoelvoertuig 20% Scootmobiel Rolstoelvoertuig 20% Opvouwbare rolstoel Alle Geen Rollator Alle Geen Recht Voertuiginzet Opslag Altijd taxipersonenwagen Taxipersonenwagen 10% Altijd taxibus Taxibus 10% Altijd voorin Alle 10% Altijd Individueel vervoer Alle 25% Kamer-tot-kamer vervoer Alle 25% Gezinsvervoer Alle 25% De bovenstaande opslagen worden op dit moment ook gehanteerd bij Regiotaxi Gelderland. 46

57 Route-gebonden vervoer Voor het route-gebonden vervoer wordt nog onderzocht of eenzelfde systematiek kan worden gehanteerd als bij het vraagafhankelijke vervoer bij de verevening van de vervoerkosten tussen de gemeenten. Om hierover besluiten te kunnen nemen ontwikkelen we in 2016 een rekenmodel. Besluitvorming hierover is eind 2016 voorzien. N.B.: Na het tweede jaar wordt de vereveningssystematiek geëvalueerd. Bij eventuele onevenredige effecten voor individuele gemeenten als direct gevolg van de nieuwe systematiek treden gemeenten in overleg. 47

58 9.4 Begroting vervoercentrale 2016 In deze paragraaf wordt de begroting van de vervoercentrale 2016 nader toegelicht. De begroting 2016 is onder andere gebaseerd op de implementatiebegroting 2016 uit het Bedrijfsplan 1.0 en het voorstel uit het Regionaal programmaplan Basismobiliteit In het volgende overzicht wordt de begroting 2016 op hoofdlijnen gepresenteerd en toegelicht. Voor de detailbegroting 2016 wordt verwezen naar bijlage 4. Lasten Beheerkosten, Regiekosten & Implementatiekosten 2016 Begroting fte 2016 Beheer 1. Personeelskosten 2, Bedrijfsvoering Directe materiële kosten Facilitaire diensten Bestuurskosten Subtotaal Beheer Regie 1. Personeelskosten 0, Bedrijfsvoering Directe materiële kosten Facilitaire diensten Bestuurskosten Subtotaal Beheer Implementatie Implementatiekosten Nog uit te voeren implementatie werkzaamheden Subtotaal implementatiekosten Overige kosten: Onvoorzien Subtotaal overige kosten Totaal Beheer, Regie & Implementatie Regie (Leerlingenvervoer Apeldoorn) 1. Personeelskosten 1, Subtotaal Regie (LLV Apeldoorn) Totaal lasten Vervoercentrale 2016 (excl. vervoer) Exploitatiekosten (vervoer) Leerlingenvervoer gemeenten Apeldoorn Subtotaal exploitatiekosten Totaal lasten Vervoerscentrale 2016 (incl. vervoer)

59 Baten Begroting 2016 Restant budget 2015 (implementatie) Bijdragen gemeenten (Beheer, Regie & Implementatie) % INW Bijdrage Apeldoorn 35,59% Brummen 4,72% Deventer 22,18% Epe 7,25% Hattem 2,66% Heerde 4,17% Lochem 7,48% Voorst 5,38% Zutphen 10,55% Totaal bijdragen gemeenten (Beheer, Regie & Implementatie) 100% Bijdrage gemeenten (Regie Leerlingenvervoer 2016) % Vervoer Bijdrage Apeldoorn 100% Brummen 0% - Deventer 0% - Epe 0% - Hattem 0% - Heerde 0% - Lochem 0% - Voorst 0% - Zutphen 0% - Totaal bijdragen gemeenten (Regie Leerlingenvervoer 2016) 100% Bijdragen vervoer Bijdrage gemeente Apeldoorn (leerlingenvervoer) Subtotaal bijdragen vervoer Totaal Baten Vervoerscentrale Toelichting begroting Lasten: Personeelskosten Betreft naast de loonkosten kosten voor vorming, opleiding en training. Hiervoor is 1,5% van de loonsom geraamd. Daarnaast zijn overige personeelskosten opgenomen. Dit zijn kosten voor secundaire arbeidsvoorwaarden (reiskosten, werving en selectie, individuele beloningen, etc.). Hiervoor is 2% van de loonsom geraamd. Bij de personeelskosten is onderscheid gemaakt tussen beheerkosten en regiekosten. Daarnaast zijn er personeelskosten die te maken hebben met de regie van het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn, de enige vervoerstroom in de vervoercentrale in Deze specifieke personeelskosten worden aan de gemeente Apeldoorn in rekening gebracht en worden apart gepresenteerd in de begroting. Bedrijfsvoering Op het gebied van de bedrijfsvoering wordt de vervoercentrale ondersteund door de gemeente Lochem. Het gaat hierbij om ondersteuning op de PIOFACH taken: HRM, ICT, communicatie, juridische zaken, financiën en inkoop. De kosten van de bedrijfsvoering worden verdeeld tussen beheer en regie. Hiervoor worden de totale personeelskosten voor beheer en regie als verdeelsleutel gehanteerd. 49

60 Directe materiële kosten Onder directe materiële kosten zijn de ICT-kosten voor de ritplanning, informatievoorziening en ritboekingsmogelijkheden voor reizigers meegenomen. Het ICT-pakket wordt tevens gebruikt voor managementinformatie en financiële afrekening tussen gemeenten, vervoercentrale, reiziger, vervoerders en de provincie. Tevens zijn de jaarlijkse licentiekosten en kapitaallasten van de investering in het ICT-pakket meegenomen. Alle kosten met betrekking tot het ICT-pakket worden, gezien de aard, meegenomen onder de regiekosten. Onder directe materiële kosten worden ook de kosten voor uitgaven aan vervoerspassen en een klanttevredenheidsonderzoek meegenomen. Deze kosten worden meegenomen in het overzicht van de beheerkosten. Facilitaire diensten Onder facilitaire diensten worden de jaarlijkse huisvestingskosten, voor de huisvesting in het gemeentehuis van Lochem, van de vervoercentrale meegenomen. Daarnaast worden de ICT-kosten voor de werkplekken van de medewerkers van de vervoercentrale meegenomen. Tevens zijn de geraamde kapitaallasten als gevolg van de investeringen in de ICT-werkplek opgenomen. De kosten voor facilitaire diensten worden verdeeld tussen beheer en regie. Hiervoor worden de totale personeelskosten voor beheer en regie als verdeelsleutel gehanteerd. Bestuurskosten Onder bestuurskosten zijn ramingen opgenomen voor uitgaven van het bestuur, bijvoorbeeld als in incidentele gevallen externe ondersteuning noodzakelijk is, accountantskosten, bankkosten en kosten van verzekeringen. De bestuurskosten worden verdeeld tussen beheer en regie. Hiervoor worden de totale personeelskosten voor beheer en regie als verdeelsleutel gehanteerd. Implementatie: Incidentele implementatiekosten Onder incidentele implementatiekosten zijn kosten voor de ontwikkelformatie ( ,-) en communicatie opgenomen ( ,-). Tevens zijn kosten geraamd voor het werven van personeel en de inrichting van de salarisadministratie, financiën, huisvesting en PIOFACH. Restant budget 2015 Het totaal beschikbaar gestelde budget voor de implementatie van de vervoercentrale in 2015 ( ,-) is niet in zijn geheel aangewend. Het restant is doorgeschoven naar 2016 en is verrekend met de deelnemersbijdragen voor Onvoorzien Post onvoorzien opgenomen van ongeveer 10% van de exploitatiekosten. Gezien de onzekerheden en risico s in de opstartperiode is dit noodzakelijk. Baten: Exploitatiekosten vervoer Het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn is in 2016 de enige vervoerstroom van de vervoercentrale. De exploitatiekosten betreffen in 2016 dan ook alleen de kosten van het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn. Bijdragen gemeenten (beheer, regie en implementatie) De kosten voor het beheer, regie en implementatie van de vervoercentrale in 2016 zijn aan de hand van het aantal inwoners over de verschillende deelnemende gemeenten verdeeld. Hierbij is het restant budget uit 2015 op dezelfde wijze met de bijdrage verrekend. Bijdragen gemeenten (regie leerlingenvervoer Apeldoorn) Het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn is de enige vervoerstroom in de vervoercentrale in De specifieke personeelskosten die de regie van deze vervoerstroom met zich mee brengt worden aan de gemeente Apeldoorn in rekening gebracht. 50

61 Bijdragen vervoer Het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn is in 2016 de enige vervoerstroom van de vervoercentrale. De exploitatiekosten betreffen in 2016 dan ook alleen de kosten van het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn. BTW In de begroting is nog geen rekening gehouden met BTW-aspecten. De vervoercentrale verleent vervoersdiensten aan de deelnemende gemeenten, die niet onder de onbelaste overheidsactiviteiten vallen. De vervoercentrale zal voor de verleende vervoersdiensten facturen met BTW verzenden aan de afnemende gemeenten. Met een fiscalist en belastingdeskundigen van de deelnemende gemeenten wordt onderzocht in hoeverre de inkoop-btw bij de Belastingdienst terug te vragen is. Nadat alle BTW-aspecten uitgezocht zijn wordt een overleg gepland met de Belastingdienst. Vennootschapsbelasting (VPB) Met ingang van 2016 is de VPB voor overheidsbedrijven ingevoerd. Momenteel wordt nog onderzocht of dit consequenties heeft voor de vervoercentrale. 9.5 Begroting vervoercentrale In deze paragraaf wordt de begroting van de vervoercentrale nader toegelicht. De begroting is onder andere gebaseerd op de begroting uit het Bedrijfsplan 1.0. In het volgende overzicht wordt de begroting op hoofdlijnen gepresenteerd en toegelicht. Voor de detailbegroting wordt verwezen naar bijlage 4. Begroting fte Lasten Beheerkosten 1. Personeelskosten 3, Bedrijfsvoering Directe materiële kosten Facilitaire diensten Bestuurskosten Overige kosten: Stelpost loon- en prijscompensatie Storting Weerstandsvermogen Onvoorzien Subtotaal Beheerkosten Regiekosten 1. Personeelskosten 14, Bedrijfsvoering Directe materiële kosten Facilitaire diensten Bestuurskosten Subtotaal Regiekosten Vervoerkosten Leerlingenvervoer WMO-vervoer (Regiotaxi) WMO-vervoer (dagbesteding) Jeugdwet vervoer Aanvullend OV Subtotaal vervoerkosten TOTAAL LASTEN

62 Baten Beheer Bijdrage provincie Gelderland Bijdragen gemeenten Subtotaal Beheer Regie Bijdrage provincie Gelderland Bijdragen gemeenten Subtotaal Regie Vervoer Bijdrage provincie Gelderland: WMO-vervoer Bijdragen gemeenten Leerlingenvervoer Bijdragen gemeenten WMO-vervoer (Regiotaxi) Bijdragen gemeenten WMO-vervoer (dagbesteding) Bijdragen gemeenten Jeugdwet vervoer Bijdrage provincie Gelderland: aanvullend OV Efficiency Subtotaal Vervoer TOTAAL BATEN Toelichting begroting Lasten: Personeelskosten Betreft naast de loonkosten kosten voor vorming, opleiding en training. Hiervoor is 1,5% van de loonsom geraamd. Daarnaast zijn overige personeelskosten opgenomen. Dit zijn kosten voor secundaire arbeidsvoorwaarden (reiskosten, werving en selectie, individuele beloningen, etc.). Hiervoor is 2% van de loonsom geraamd. De personeelskosten zijn verdeeld over beheer en regie. De personeelskosten van de directeur, contractbeheerder, ondersteunend contractbeheerder en de data analist vallen onder de beheerkosten. De personeelskosten van de planners en de telefonisten vallen onder de regiekosten. Bedrijfsvoering Op het gebied van de bedrijfsvoering wordt de vervoercentrale ondersteund door de gemeente Lochem. Het gaat hierbij om ondersteuning op de PIOFACH taken: HRM, ICT, communicatie, juridische zaken, financiën en inkoop. De kosten van de bedrijfsvoering worden verdeeld tussen beheer en regie. Hiervoor worden de totale personeelskosten voor beheer en regie als verdeelsleutel gehanteerd. Directe materiële kosten Onder directe materiële kosten zijn de ICT-kosten voor de ritplanning, informatievoorziening en ritboekingsmogelijkheden voor reizigers meegenomen. Het ICT-pakket wordt tevens gebruikt voor managementinformatie en financiële afrekening tussen gemeenten, vervoercentrale, reiziger, vervoerders en de provincie. Tevens zijn de jaarlijkse licentiekosten en kapitaallasten van de investering in het ICT-pakket meegenomen. Alle kosten met betrekking tot het ICT-pakket worden, gezien de aard, meegenomen onder de regiekosten. Onder directe materiële kosten worden ook de kosten voor uitgaven aan vervoerspassen en een klanttevredenheidsonderzoek meegenomen. Deze kosten worden meegenomen in het overzicht van de beheerkosten. 52

63 Facilitaire diensten Onder facilitaire diensten worden de jaarlijkse huisvestingskosten, voor de huisvesting in het gemeentehuis van Lochem, van de vervoercentrale meegenomen. Daarnaast worden de ICT-kosten voor de werkplekken van de medewerkers van de vervoercentrale meegenomen. Tevens zijn de geraamde kapitaallasten als gevolg van de investeringen in de ICT-werkplek opgenomen. De kosten voor facilitaire diensten worden verdeeld tussen beheer en regie. Hiervoor worden de totale personeelskosten voor beheer en regie als verdeelsleutel gehanteerd. Bestuurskosten Onder bestuurskosten zijn ramingen opgenomen voor uitgaven van het bestuur, bijvoorbeeld als in incidentele gevallen externe ondersteuning noodzakelijk is, accountantskosten, bankkosten en kosten van verzekeringen. De bestuurskosten worden verdeeld tussen beheer en regie. Hiervoor worden de totale personeelskosten voor beheer en regie als verdeelsleutel gehanteerd. Stelpost loon- en prijscompensatie Om te corrigeren voor jaarlijkse loon- en prijsstijgingen in de beheer- en regiekosten is een stelpost opgenomen. De stelpost is gebaseerd op de ramingen van het CPB voor De salarissen van de medewerkers van de vervoercentrale zijn gecorrigeerd volgens de index Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers, de overige kosten zijn gecorrigeerd volgens de index Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc). De grondslagen van de stelpost dien jaarlijks geactualiseerd te worden. Storting weerstandsvermogen In artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit is vastgelegd dat het bestuur een algemene reserve instelt om bedrijfsmatige risico s op te vangen. Daarbij is vastgesteld dat de omvang van de reserves maximaal 5% van de jaarlijkse exploitatielasten mag bedragen. Voorgesteld wordt om het weerstandsvermogen geleidelijk op te bouwen, door met ingang van de begroting 2017 een jaarlijkse dotatie van ,- op te nemen. Onvoorzien Post onvoorzien opgenomen van ongeveer 2% van de exploitatiekosten. Gezien de onzekerheden en risico s in de opstartperiode is dit noodzakelijk. Het bestuur zal jaarlijks in de programmabegroting deze raming dienen te onderbouwen. In de gemeenschappelijke regeling is geregeld, dat de vervoercentrale reserves mag vormen tot 5% van de exploitatiekosten gelet op het risicoprofiel van de vervoercentrale. Exploitatiekosten vervoer In 2017 lopen er verschillende vervoerstromen via de vervoercentrale. Naast het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn verzorgt de vervoercentrale vanaf 1 januari 2017 het Regiotaxi vervoer voor de deelnemende gemeenten. Vanaf 1 augustus 2017 stroomt het leerlingenvervoer van de overige gemeenten in, evenals het WMO-nieuw (dagbesteding) vervoer en het Jeugdwet vervoer. De verwachte jaarlijkse vervoersvolumes zijn per vervoerstroom gepresenteerd. Bijdrage aanvullend OV provincie Gelderland De vervoercentrale ontvangt van de provincie Gelderland in de periode op jaarbasis een taakstellend budget ad ,- voor het aanvullend OV. Van deze bijdrage kan maximaal ,- (15%) worden aangewend voor de regietaken van de vervoercentrale. De overige ,- (85%) zijn bedoeld voor het initiatieven in het kader van OV-vangnet. Baten: Bijdragen gemeenten (beheer) De beheerkosten van de vervoercentrale in de periode zijn aan de hand van het aantal inwoners (per ) over de verschillende deelnemende gemeenten verdeeld. De provincie Gelderland draagt in de periode een bedrag ad ,- per jaar bij aan de beheerkosten van de vervoercentrale. Deze bijdrage van de provincie is aan de hand van het aantal inwoners over de Gelderse gemeenten verdeeld en verrekend met de bijdrage voor de jaren De gemeente Deventer draagt de beheerkosten volledig zelf. 53

64 Bijdragen gemeenten (regie) De regiekosten van de vervoercentrale in de periode aan de hand van het aantal Regiotaxi ritten in 2015 over de verschillende deelnemende gemeenten verdeeld. De provincie Gelderland draagt in de periode een bedrag ad ,- per jaar bij aan de regiekosten van de vervoercentrale. Deze bedrage van de provincie is aan de hand van het aantal Regiotaxi ritten in 2015 over de Gelderse gemeenten verdeeld en verrekend met de bijdrage voor de jaren De gemeente Deventer draagt de regiekosten volledig zelf. Bijdragen vervoer In 2017 lopen er verschillende vervoerstromen via de vervoercentrale. Naast het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn verzorgt de vervoercentrale vanaf 1 januari 2017 het Regiotaxi vervoer voor de deelnemende gemeenten. Vanaf 1 augustus 2017 stroomt het leerlingenvervoer van de overige gemeenten in, evenals het WMO-nieuw (dagbesteding) vervoer en het Jeugdwet vervoer. De verwachte jaarlijkse vervoersvolumes zijn per vervoerstroom gepresenteerd. Het gaat hierbij om de netto vervoerstromen, de vervoerskosten minus, indien van toepassing, de eigen reizigersbijdrage. De provincie Gelderland draagt in de periode een bedrag ad ,- bij aan het WMO-vervoer van de Gelderse gemeenten. De verdeling van de bijdrage van de provincie is gebeurd op basis van het aantal gereisde zones WMO in 2013 en ligt daarmee vast. De bijdrage van de provincie is met de verwachte bijdrage van de Gelderse gemeenten verrekend. De gemeente Deventer draagt de kosten voor het WMO-vervoer volledig zelf. Daarnaast stelt de provincie Gelderland een bedrag ad ,- per jaar beschikbaar voor aanvullend OV. Efficiency Bij de start van de vervoercentrale wordt uitgegaan van een jaarlijks efficiency voordeel van 5% op het totale vervoersvolume. De gepresenteerde efficiency is berekend op basis van de door de gemeenten aangeleverde cijfers met betrekking tot de verwachte vervoerstromen. In de gepresenteerde verwachte vervoercijfers in de begroting is de efficiencytaakstelling (5%) reeds verwerkt. BTW In de begroting is nog geen rekening gehouden met BTW-aspecten. De vervoercentrale verleent vervoersdiensten aan de deelnemende gemeenten, die niet onder de onbelaste overheidsactiviteiten vallen. De vervoercentrale zal voor de verleende vervoersdiensten facturen met BTW verzenden aan de afnemende gemeenten. Met een fiscalist en belastingdeskundigen van de deelnemende gemeenten wordt onderzocht in hoeverre de inkoop-btw bij de Belastingdienst terug te vragen is. Nadat alle BTW-aspecten uitgezocht zijn wordt een overleg gepland met de Belastingdienst. Vennootschapsbelasting (VPB) Met ingang van 2016 is de Vpb voor overheidsbedrijven ingevoerd. Momenteel wordt nog onderzocht of dit consequenties heeft voor de vervoercentrale. Niet opgenomen: Proceskostenvergoeding In de begroting is geen rekening gehouden met mogelijke rechtszaken met vervoerders. 54

65 9.6 Bijdrage gemeenten : beheer en regie In de volgende tabel wordt de gemeentelijke bijdrage aan de beheerkosten en regiekosten van de vervoercentrale in de periode gepresenteerd. Bijdrage Beheer & Regie Bijdrage provincie Gelderland Bijdrage provincie beheer Bijdrage provincie regie Subtotaal bijdrage provincie Gelderland Bijdrage gemeenten beheer & regie Apeldoorn Brummen Deventer Epe Hattem Heerde Lochem Voorst Zutphen Subtotaal bijdrage gemeenten Totaal beheer & regie De provincie Gelderland draagt in de periode ,- bij aan de beheerkosten en regiekosten van de vervoercentrale. Deze bijdrage is verrekend met de bijdragen van de Gelderse gemeenten. De gemeente Deventer draagt de beheerkosten en regiekosten volledig zelf. In bijlage 4 is een detailoverzicht van de gemeentelijke bedragen over de periode opgenomen. In bijlage 4 zijn ook de verwachte vervoersstromen en bijbehorende verwachte gemeentelijke bijdragen opgenomen. 9.7 Achterblijvende kosten voor de latende gemeenten De deelnemende gemeenten moeten rekening houden met bijkomende incidentele en structurele kosten of risico s: a. Frictiekosten Er is slechts beperkt sprake van overgang van taken van de gemeente naar de vervoercentrale. De vervoercentrale gaat met name taken uitvoeren die nu bij de provinciale beheerorganisatie zijn belegd en bij private partijen; vervoerders. De frictiekosten zullen daarom zeer beperkt zijn en zullen niet separaat in beeld worden gebracht door de programmaorganisatie. b. Regiefunctie (beleid en innovatie) De gemeenten worden opdrachtgever van de vervoercentrale en brengen hier vervoersstromen onder op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Dit vraagt om regie en bestuursondersteuning. De regiefunctionaris heeft zowel een rol tussen gemeenten als tussen gemeenten en de vervoercentrale. De kosten voor extra ambtelijke inzet, ,-, worden naar rato van het aantal inwoners onder de gemeenten verdeeld. 55

66 Bijlage 1. Regionale organisatiestructuur Basismobiliteit en hoofdtaken 56

67 Bijlage 2. Kosten vervoercentrale: Bedrijfsplan 2.1 t.o.v. Bedrijfsplan 1.0 Tabel 4. Kosten Vervoercentrale incidenteel en structureel Bedrijfsplan 1.0 (pag. 44) OVERZICHT KOSTEN INCIDENTEEL EN STRUCTUREEL Kosten Kosten Vervoercentrale (implementatie, regie en beheer) Kosten Vervoer *Vervoer volume vraagafhankelijk vervoer *Vervoer routegebonden vervoer Totaal vervoervolume Totaal Vervoercentrale & Vervoer Vervoercentrale t.o.v. vervoervolume 18% 15% 15% - Efficiency per jaar (5% vervoervolume) Tabel 2. Kosten Vervoercentrale incidenteel en structureel Bedrijfsplan 2.0 (pag. 41) OVERZICHT KOSTEN INCIDENTEEL EN STRUCTUREEL Kosten Kosten Vervoercentrale (implementatie, regie en beheer) Kosten Vervoer *Vervoer volume vraagafhankelijk vervoer *Vervoer routegebonden vervoer Totaal vervoervolume Totaal Vervoercentrale & Vervoer Vervoercentrale t.o.v. vervoervolume 16% 12% 12% 12% Efficiency per jaar (5% vervoervolume)

68 Bijlage 3. Verevening Basismobiliteit Zonekaart 58