De openingsrede academisch jaar Ifmec door professor dr. Ed Vosselman getiteld: De slinger tussen zelf doen en uitbesteding.

Transcriptie

1 De openingsrede academisch jaar Ifmec door professor dr. Ed Vosselman getiteld: De slinger tussen zelf doen en uitbesteding. De opening van het academisch jaar van de Ifmec Academy in Doorn heeft plaatsgevonden op landgoed Zonheuvel. Professor dr. Ed Vosselman, is als hoogleraar Management en Accounting verbonden aan de Radboud Universiteit (RU) en het Zijlstra Instituut van de Vrije Universiteit (VU) te Amsterdam. De rede van Vosselman, zie de essentie hiervan hieronder, had als thema in- en outsourcing: economie en vertrouwen. Dit thema bracht, onder de vijftig genodigden, een levendige discussie teweeg. Op weg naar uitsteden In het facilitaire werkveld gaat het continue over de vraag wat besteden we uit en wat doen we zelf?. Steeds meer bedrijven gaan over tot uitbesteding. Maar waar is het allemaal mee begonnen? Ed Vosselman geeft aan dat de keuze voor zelf doen en uitbesteding al heel lang speelt. Hij gaat in zijn rede terug naar de jaren 80. In deze tijd waren de facilitaire werkzaamheden veelal in eigen beheer. Met enige weemoed denkt Vosselman terug aan de koffiejuffrouw op de school waar hij werkzaam was. Iedereen wist wie ze was, wat ze kwam doen en respecteerde haar. Er bestond nog zoiets als onderlinge betrokkenheid. Deze onderlinge betrokkenheid neemt gaandeweg af op de route, die bedrijven doorlopen op weg naar volledige uitbesteding. De eerste stap die bedrijven doormaken, richting volledige uitbesteding, is dat de services geen onderdeel zijn van een afdeling. Ze worden geplaatst in aparte organisatorische eenheden. Er is tevens sprake van verticale governance. Governance is kort gezegd het spel dat er gespeeld wordt tussen de corporate en de business units soms ook wel vertaald met control. Het is belangrijk dat in deze hiërarchische constructie iedereen verantwoording aflegt. De belangrijkste reden waarom bedrijven overgaan tot deze vorm van interne verzelfstandiging is kostenbeheersing en synergie voordelen. Nog een stap verder richting uitbesteding is de horizontalisering van de governance binnen een organisatie. Dit betekent dat resultaatverantwoordelijke eenheden aparte afspraken met elkaar maken op horizontaal niveau. Dit is het punt waarbij er een einde komt aan de persoonlijke ofwel fysieke vorm van interactie. Er vinden nu interacties op afstand plaats, ook wel transacties genoemd. Door middel van Service Level Agreements (SLA s) en Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI s) willen ze de beoogde kwaliteit in de transacties waarborgen. De facilitaire afdeling is in dit geval een interne leverancier en de afnemende afdeling de klant.

2 Nog een stap verder weg van onderlinge betrokkenheid is dat bedrijven overgaan tot de horizontalisering van governance met marktwerking. Interne afdelingen kunnen nu ook buiten de deur inkopen doen en services afnemen. De gedachte is dat door het afschaffen van de gedwongen winkelnering afnemers meer nadenken over een goede prijs/kwaliteitverhouding. Er is nu sprake van een volledig vrije marktwerking waarbij nauwelijks meer sprake is van hiërarchische sturing. Ed Vosselman geeft aan dat de overgang naar volledige uitbesteding niet altijd de beste manier is, maar het is mooi dat je verschillende partijen tegen elkaar kunt afwegen. Je moet je als bedrijf zijnde wel beseffen dat uitbesteden volgens deze vorm niet altijd automatisch goedkoper is. Overgang tot uitbesteding De reden dat deze beweging naar volledige uitbesteding zo krachtig is, is omdat managers deze vorm van uitbesteding zien als het meest efficiënt door economies of scale. Kostenbesparing en flexibiliteit door vermindering van het personeel zijn twee belangrijke zaken waar managers rekening mee houden. Deze managers vormen met hun gedachtegang, figuurlijk gezien, een muur waar iedereen in het werkveld van FM tegenop loopt. Zij willen overgaan tot uitbesteding omdat ze uitbesteding als norm zien. Ze worden getriggerd door een beweging in onze samenleving, die de nadruk legt op het economisch aspect. Uitbesteden met zicht op economisch voordeel in enge zin- stelt Vosselman - doet de onderlinge betrokkenheid van de jaren 80 binnen bedrijven teniet. Vosselman geeft aan dat de voordelen van uitbesteden, door consultants en in de vakliteratuur, veel sterker wordt benadrukt dan de nadelen. Uitbesteden op zich is niet slecht, zo geeft Vosselman aan, maar het moet niet altijd en alleen om het economische aspect draaien, het gaat namelijk ten koste van de onderlinge betrokkenheid binnen bedrijven. Dat het veelal om het economisch motief gaat komt naar voren uit het gegeven dat bedrijven tegenwoordig alles willen vastleggen in KPI s. Het opstellen van KPI s is als het ware een trend. Toch is het een groot misverstand dat KPI s de prestaties van de externe partij representeren. Ze zijn volgens Ed Vosselman hooguit een gebrekkige representatie. De economische crisis waar we nu langzaam uitkomen draait om het gebrek in de representaties, zo geeft Vosselman aan. Want waar staan die KPI s nu eigenlijk voor? En wat betekenen ze? Zo worden er verschillende manieren gebruikt om winst te berekenen. Bedrijven kiezen veelal een manier, die voor hen gunstig is. Zo hebben - net als facility managers - accountants last van de crisis. Bedrijven willen grip houden op de uitgaven, waardoor ze in de externe contracten veel vastleggen en controleren. We moeten echter oppassen dat we hierin niet te veel doordraven en nog meer regels willen opstellen en toezicht willen houden. We willen dat mensen betrokken blijven bij de bedrijfsvoering, want een lagere betrokkenheid betekent uiteindelijk de ondergang van de innovatiekracht..

3 Een weg terug? Je ziet op de weg terug in de praktijk twee bewegingen Enerzijds gaan bedrijven terug naar het handson management. Anderzijds zie je dat bedrijven op zoek gaan naar een vorm van samenwerking op basis van vertrouwen. Bedrijven moeten elkaar meer gaan vertrouwen en langduriger relaties met elkaar aangaan, stelt Vosselman. Op het moment dat bedrijven een contract met elkaar aangaan is het belangrijk dat beide partijen - vanaf het begin - iets extra s doen voor elkaar om de relatie te onderhouden. Kosten vormen daarbij niet meer het belangrijkste uitgangspunt, maar ook kennisproductie en kennisdeling. Discussie De weg terug naar meer onderlinge betrokkenheid lijkt mooi, maar de denkbeelden erachter zijn nog steeds hetzelfde. Cijfers kunnen we niet afschaffen, maar we moeten wel anders gebruik maken van deze cijfers. Cijfers zijn geen bewijsstuk meer, maar een middel om de bedrijfsvoering te helpen of te ondersteunen in het opbouwen van vertrouwen en onderlinge betrokkenheid. We moeten dus in principe zoeken naar een vorm om ons samenwerkend vermogen te versterken. Het op een andere manier inzetten van cijfers kan hierbij helpen. We moeten cijfers gaan gebruiken om te socialiseren, om meer onderlinge communicatie over en weer te krijgen en de dialoog te versterken gericht op innovatie en kennisdeling. Als we de markt zo inrichten dat we ons meer bezig gaan houden met deze zogenaamde minder rationele elementen, dan komt er vanzelf een ommekeer. Aan de andere kant moeten we waken voor blind vertrouwen. Vossselman zegt hierover in zijn rede: We denken in onze maatschappij dat controle tegenover vertrouwen staat, maar dat is niet zo: het interacteert. Soms kan de totstandkoming van een contract basisvertrouwen geven, maar dit kan verwateren doordat er mensen weggaan. Aan de andere kant kan een overvloed aan regels en procedures ook alles ontregelen. Het is een subtiele balans die je moet zien te vinden. Ik zie ook in de praktijk dat veel partijen hier mee worstelen. De weg terug is dan ook niet zo eenvoudig als de route richting uitbesteding. Wilt u meer weten over de Ifmec Academy? Stuur dan een naar academy@ifmec.nl

4

5 De opening van het academisch jaar door professor dr. Ir. Jan van Dalen. Van Dalen geeft aan dat dit academisch jaar van de Ifmec Academy iets in zijn mars heeft. De Ifmec Academy probeert namelijk voorop te lopen! Vanuit de startpositie met de post- HBO is de executive Master of Business Administration (MBA) gekomen. Deze uitdagende en intrigerende MBA voor FM-ers is ook voor anderen toegankelijk. Inmiddels is er al een kleine groep FM-ers ontstaan die op een originele, innovatieve en bovenal succesvolle manier het vak uitoefenen. Ze zijn zich er allemaal van bewust dat FM toegevoegde waarde heeft. Na de MBA is de Master of Science (MSc) gekomen. De MSc biedt veel perspectieven voor studenten en afgestudeerden. Mede dankzij onze buitenlandse partners in Spanje, Frankrijk, Oostenrijk en UK is het hoogste wetenschappelijke niveau binnen handbereik: het doctoraat, in de vorm van: Doctor of Business Administration (DBA). Het is anders dan het traditionele, meer toegespitst op de praktijk. Een nieuwe uitdaging voor de FM-er die wil doorstoten naar leiderschapsposities. Op deze manier bieden wij onze alumni weer iets nieuws aan! DBA-ers kunnen uit eigen ervaring verantwoorden waarom onderzoek zinvol is. Zij kunnen wetenschappelijk onderzoek uitzetten in bedrijven of bij de overheid. De essentie van FM heeft geleid tot nieuwe inzichten daarover. Inmiddels zijn wij als FM-ers gewend om alleen nog maar te spreken over enabling ofwel mogelijk maken. Een nieuwe conceptuele, maar zeker ook praktische, benadering van activiteiten die tot dusver werden weggestopt onder de titel ondersteuning of secondaire processen. Alles wordt anders, en de Ifmec Academy, probeert voorop te lopen! Wij hopen natuurlijk dat u met ons mee blijft lopen en u zich lid wilt voelen binnen onze community. Ondertussen proberen wij de muziek niet kwijt te raken. Wilt u meer weten over de Ifmec Academy? Stuur dan een naar academy@ifmec.nl Note: Sinds kort kent Ifmec Academy een Raad van Advies (RvA). Deze staat de organisatie bij met wijze raad over de toekomst van de Ifmec Academy. De Raad houdt verder toezicht over de kwaliteit van producten en diensten binnen de Ifmec Academy.