Leidraad samenwerkingsverbanden

Transcriptie

1 Leidraad samenwerkingsverbanden 1. Inleiding Probleemsituaties Wettelijk kader Systematische verstrekkingen Plaatsonafhankelijke verstrekking Lokale verstrekking Kernbegrippen Raadplegen, verstrekken en (door)leveren Taken Gemeentelijke gegevensmagazijnen Authentieke gegevens Bijhouding Casussen Gemeenschappelijke regeling (WGR artikel 8) Enige bijzondere samenwerkingsverbanden Verstrekking op grond van de BRP versus op grond van de WBP Kan een KCC gegevens uit de BRP krijgen? Gegevens over inwoners van een andere gemeente opvragen Hoe kan het Inlichtingenbureau gegevens verstrekt krijgen? Verstrekken en samenwerken Page 1

2 Verstrekken en samenwerken Page 2

3 1. Inleiding De basisregistratie personen heeft volgens de Wet BRP tot doel overheidsorganen van gegevens te voorzien voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak. 1 Het gaat hierbij om gegevens die in de basisregistratie personen (verder kortheidshalve aangeduid als basisregistratie ) zijn opgenomen; ze voorziet niet in alle gegevens die overheidsorganen nodig hebben voor hun taak. Een deel van de gegevens in de basisregistratie is authentiek op grond van het bepaalde in de Wet BRP. In het geval dat een bestuursorgaan bij de vervulling van zijn taak informatie nodig heeft die in de vorm van een authentiek gegeven uit de basisregistratie beschikbaar is, moet dat bestuursorgaan op grond van de Wet BRP voor die informatie dat authentieke gegeven gebruiken. Op die verplichting is een beperkt aantal uitzonderingen. Deze heldere omschrijving van het doel van de basisregistratie en het zelfs dwingend voorgeschreven gebruik van de authentieke gegevens uit de basisregistratie voor bestuursorganen, betekent niet dat elk overheidsorgaan zonder meer toegang heeft tot de gegevens in de basisregistratie. Elk gebruik van persoonsgegevens impliceert immers een aantasting van de persoonlijke levenssfeer van degene over wie gegevens worden gebruikt. Er dient daarom de nodige zorgvuldigheid in acht te worden genomen voordat gebruik kan worden toegestaan. Die zorgvuldigheid komt tot uitdrukking in voorwaarden en procedures in de regelgeving waaraan de verwerker van gegevens zich dient te houden. De kern daarvan is dat in het geval van de basisregistratie bijvoorbeeld het overheidsorgaan waaraan gegevens worden verstrekt dient aan te tonen dat de gegevens noodzakelijk zijn voor het vervullen van zijn taak. Voorwaarden en procedures zijn dus onlosmakelijk verbonden aan het gebruik van persoonsgegevens uit de basisregistratie (verder kortheidshalve aangeduid als het gebruik van de basisregistratie). Ze leiden in sommige gevallen tot al dan niet vermeende problemen bij het gebruik van de basisregistratie. Dat geldt in het bijzonder wanneer er sprake is van samenwerking tussen overheidsorganen. Samenwerkingsverbanden kunnen niet zonder meer op eenzelfde wijze van de basisregistratie gebruikmaken als de afzonderlijke samenwerkende partijen. Bij samenwerking tussen gemeenten onderling en/of met andere overheidsorganen blijkt het in de praktijk voor te komen dat het moeilijk is om aan de benodigde persoonsgegevens uit de basisregistratie personen te komen. Er is sprake van barrières: Onduidelijkheid over het overheidsorgaan dat een bepaalde taak uitvoert. Weerstanden om gegevens ter beschikking te stellen bij de deelnemende partijen. Verschil tussen de technische voorzieningen van het rijk en van de gemeenten die beiden gegevens kunnen verstrekken. Benodigde tijd en energie gemoeid met de procedure om geautoriseerd te worden en voor het verzorgen van de technische aansluiting nodig om voor verstrekking van gegevens in aanmerking te komen. 1 Daarnaast heeft de basisregistratie mede tot doel derden te voorzien van gegevens in bij of krachtens de Wet BRP aangewezen gevallen. Verstrekken en samenwerken Page 3

4 In deze notitie wordt de verstrekking van gegevens uit de BRP aan overheidsorganen (en derden) aan de orde gesteld, met de nadruk op de aspecten die voor samenwerkingsverbanden van belang zijn. Doelstelling is om misvattingen die leven weg te nemen. In het tweede hoofdstuk worden de problemen beschreven die zijn aangekaart in notities in het kader van de taskforce Beter en Concreter, correspondentie die door het ministerie van BZK is gevoerd en enige gesprekken die zijn gevoerd met de Drechtsteden en met de BELcombinatie om zicht te krijgen op de gemeentelijke ervaringen. In het derde hoofdstuk wordt het wettelijk kader geschetst dat op de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie van toepassing is. Hoofdstuk vier is gewijd aan een aantal onderwerpen dat enerzijds voor de begripsvorming van belang is en anderzijds voor veel misverstanden in het (nabije) verleden hebben gezorgd. Daarna wordt in hoofdstuk vijf een aantal casussen besproken en de daarbij horende oplossing. Verstrekken en samenwerken Page 4

5 2. Probleemsituaties De hieronder vermeldde probleemsituaties zijn in 2013 verzameld. Ze hebben betrekking op de situatie onder de Wet GBA. Inmiddels is op 6 januari 2014 de Wet BRP in werking getreden. De bewoording van de probleemsituaties kan daardoor afwijken van de terminologie van de Wet BRP. 1. Samenwerkingsverbanden worden niet officieel erkend. Het gevolg is dat een aantal zaken nog steeds per gemeente geregeld moeten worden en niet in een keer voor het samenwerkingsverband kunnen worden geregeld. Voorbeelden zijn: drie beveiligingshandboeken, drie audit s, drie RAAS systemen, drie GBA applicaties en drie balies. Bron: interview BEL combinatie. 2. Er worden per jaar meerdere onderzoeken door een samenwerkingsverband uitgevoerd, een aantal vaste als basisproduct en een aantal wisselende op verzoek van een individuele gemeente of van alle aan de samenwerking deelnemende gemeenten gezamenlijk. De gemeenten reageren verschillend op de verzoeken om de gegevens: de ene vraagt geld, de ander weigert omdat het een buitengemeentelijke afnemer zou betreffen, een derde levert en een vierde vindt dat het steeds tijd kost en weigert nog langer te leveren. 3. Bij het aanvragen van een autorisatie op de GBA-V ontstaat het probleem dat het verkrijgen van gegevens voor onderzoeken vereist dat per onderzoek een autorisatie van de minister moet worden verkregen, omdat de onderzoeksvragen niet in één keurslijf passen. Het aanvragen daarvan en de tijd nodig voor de afhandeling vergt naar de mening van de probleemsteller onnodige energie en onnodig tijdverlies. Bron: notitie Drechtsteden van 27 augustus De uitvoerende organisatie voert steekproeven uit ten behoeve van onderzoeken. Voor elk onderzoek is een andere, op maat gesneden steekproeftrekking nodig. Ook hier geldt dat het aanvragen van autorisaties en de tijd nodig voor de afhandeling naar de mening van de probleemsteller onnodige energie en onnodig tijdverlies vergt. Bron: notitie Drechtsteden van 27 augustus Voor elke uitvoeringstaak moet een aanvraag voor buitengemeentelijke verstrekking worden gedaan, ondanks dat de gemeenten eigenaar zijn van de gemeenschappelijke regeling en de mensen die voorheen het werk deden binnen de gemeente hetzelfde werk blijven doen binnen de gemeenschappelijke regeling. Bron: notitie Drechtsteden. 6. Het verkrijgen van een aansluiting (op het GBA netwerk) kost 6 maanden in doorlooptijd en geld om expertise in te kopen om het traject te begeleiden. Bron: notitie Drechtsteden. Verstrekken en samenwerken Page 5

6 7. Verstrekking uit de regionale midoffice aan buitengemeentelijke afnemers is flexibeler en kan sneller gebeuren dan verstrekking vanuit de GBA-V. De midoffice biedt een aantal functionaliteiten die de huidige GBA-V nog niet biedt en de verstrekking kan sneller worden gerealiseerd. Het is (klaarblijkelijk) niet duidelijk of deze verstrekkingen zijn toegestaan. Bron: gespreksverslag Drechtsteden met BZK (BPR, mgba) van 25 maart Verstrekking aan het samenwerkingsverband voor gemandateerde taken. Het bezwaar richt zich tegen de idee dat voor deze verstrekkingen ten behoeve van taken die aan een samenwerkingsverband gemandateerd zijn ook een (ministerieel) autorisatietraject zou moeten worden doorlopen. Bron: gespreksverslag Drechtsteden met BZK (BPR, mgba) van 25 maart Een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een centrumgemeenteconstructie kan geen autorisatie verkrijgen omdat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taken blijft berusten bij de afzonderlijke gemeenten. De bevoegdheden voor de goede uitvoering van de taak zijn weliswaar gemandateerd aan de centrumgemeente, maar de verantwoordelijkheid is niet overgegaan. Bron: Antwoordbrief agentschap BPR op een verzoek van de gemeente Damwoude van 21 juli Het intergemeentelijk samenwerkingsorgaan Midden-Holland (ISMH) voert taken voor de deelnemende gemeenten uit in mandaat. Dat betekent dat (ingevolge artikel 10:1 van de Awb) het ISMH geen eigen bevoegdheden heeft maar handelt namens het mandaatgevende bestuursorgaan. Ook is het ISMH geen bijzondere derde in de zin van de Wet GBA. In artikel 99 van de Wet GBA is limitatief aangegeven welke organisaties bijzondere derde kunnen zijn. Een regionale uitvoeringsdienst valt daar niet onder. Bron: mail van agentschap BPR aan de gemeente Gouda van 7 februari In het geval van het instellen van een centrumgemeente (art. 8 lid 3 WGR) en in het geval van het oprichten van een gemeenschappelijk orgaan (art. 8 lid 2 WGR) ervaren gemeenten in de regel geen problemen met betrekking tot de toegang tot de GBA. Een centrumgemeente voert voor een andere gemeente taken uit die in de gemeenschappelijke regeling zijn opgenomen, zonder dat de bevoegdheden zelf overgegaan. Om gebruik te maken van elkaars GBA-gegevens, dient de centrumgemeente daarvoor gemandateerd te worden door de deelnemende gemeente. In de praktijk gebeurt dat door een overeenkomst. Een autorisatiebesluit wordt (in een concrete casus) niet nodig gevonden. Bron: Notitie voor de taskforce Beter en Concreter van voorjaar In het geval van de instelling van een gemeenschappelijke regeling als openbaar lichaam is er sprake van een nieuw, zelfstandig orgaan. Het nieuwe orgaan krijgt bevoegdheden overgedragen of gemandateerd van de deelnemende gemeenten. Dat betekent dat elk organisatieonderdeel/dienst van een gemeenschappelijke regeling Verstrekken en samenwerken Page 6

7 een afzonderlijk autorisatieverzoek bij het ministerie moet indienen om toegang te krijgen tot GBA-gegevens. Dat betekent veel tijd en uitzoekwerk voor het autorisatieverzoek, bij aanvullende gegevens een nieuw autorisatieverzoek. Voorts worden de gegevens uit de zogenaamde landelijke voorziening betrokken die niet volledig actueel is maar vaak een paar dagen oud. Bron: Notitie voor de taskforce Beter en Concreter van voorjaar De registratie van voortijdige schoolverlaters in de RMC-regio Zuid Holland Zuid. In de praktijk krijgt een groot aantal van deze regio s de registratie niet sluitend omdat sommige gemeenten geen gegevens uit de GBA leveren, waaronder het burgerservicenummer. Gemeenten zijn namelijk niet verplicht om deze aan de regio te leveren. Wanneer er vanuit gemeenteraden ad-hoc vragen komen, bijvoorbeeld naar specifieke doelgroepen, dan kan hieraan niet worden voldaan omdat een dergelijk verzoek niet onder het autorisatiebesluit van het ministerie valt. Er dient dan opnieuw een autorisatieverzoek te worden ingediend. Bron: Notitie voor de taskforce Beter en Concreter van voorjaar De toegang voor de Gemeenschappelijke Belasting- en Registratiedienst Parkstad Limburg is niet optimaal. Zij kan door de beperkte afbakening van het autorisatiebesluit bij ingang tot de GBA-V via één belastingplichtige niet verder zoeken op andere bewoners van hetzelfde adres. Om toch belastingplichtigen te kunnen aanwijzen, zoekt zij daarom op postcode en huisnummer. Daarbij doet zich het probleem voor dat ook personen worden weergegeven die vertrokken zijn of overleden zonder dat het overzicht een ingangsdatum en einddatum omvat. Bron: Notitie voor de taskforce Beter en Concreter van voorjaar Voor het uitvoeren van een bepaalde toets door het Inlichtingenbureau heeft de Gemeenschappelijke Belasting- en Registratiedienst Parkstad Limburg gegevens over de gezinssamenstelling nodig en heeft daarom gegevens nodig over alle inwonenden op een adres. Het verzoek daartoe werd door het agentschap BPR afgewezen omdat niet alle inwoners met kinderen tot de doelgroep behoorden. Bron: Notitie voor de taskforce Beter en Concreter van voorjaar Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (RSD KRH) loopt tegen de volgende problemen aan. De GBA-V is persoonsgericht terwijl men regelmatige de bewonershistorie van een adres wil controleren. Bij het zoeken op adres wordt door de GBA-V een foutmelding gegenereerd wanneer er meer dan tien zoekresultaten worden getoond. Voorts is het GBA-V scherm niet overzichtelijk. Om het tijdvak van bewoning te kunnen raadplegen moet er doorgeklikt worden. Dat in tegenstelling tot het gewone GBA-scherm. Bron: Notitie voor de taskforce Beter en Concreter van voorjaar Indien gemeenschappelijke regelingen van gemeenten in voorkomende gevallen via de weg van een autorisatiebesluit toegang tot de GBA-V nodig hebben, dan wordt aanbevolen dat de toegang die gemeenten per taak hebben als blauwdruk geldt voor Verstrekken en samenwerken Page 7

8 de toegang van gemeenschappelijke regelingen. Er wordt dan gewerkt met standaardlijsten per taak. Bron: Notitie voor de taskforce Beter en Concreter van voorjaar De uitvoerende organisatie heeft voor een bepaalde taak geen eigen autorisatie. Door de zes gemeenten dient zowel een toegang tot de eigen, lokale GBA als tot de GBA-V ter beschikking te worden gesteld. Dat betekent: (1) extra beheeractiviteiten om de toegang te regelen en te autoriseren tot die gemeentelijke systemen en de landelijke voorziening, (2) inefficiënte situatie voor de medewerkers die meerdere icoontjes op hun scherm hebben (enige icoontjes voor de lokale GBA en enige icoontjes voor de GBA-V) en (3) zeer grote kans op gebruik verkeerde autorisatie. Bron: overzicht van de Drechtsteden van 4 augustus De regionale uitvoeringsdiensten (RUD) voeren taken uit voor provincies, gemeenten en waterschappen waarvoor ze de basisregistratie personen moeten gebruiken. Omdat de RUD s echter geen zelfstandige bestuursorganen zijn, mag de GBA wettelijk niet leveren. 2 De RUD s voeren taken in mandaat uit en kunnen naar het lijkt geen toegang aanvragen tot de GBA-V maar moeten meeliften op het autorisatiebesluit van hun opdrachtgevers in combinatie met het mandaatbesluit. Dat is onhandig en arbeidsintensief voor ze. Bron: mailwisseling tussen het IPO en agentschap BPR juli De gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Rivierenland voert namens de aangesloten gemeenten en de provincie Gelderland taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Hiervoor is een gezamenlijke administratie ingericht. Voor de taken is een koppeling nodig aan de GBA. Omdat het gaat om een gemeenschappelijke regeling die werkt onder mandaat, is er geen sprake van een zelfstandig orgaan. De uitweg dat de deelnemende gemeenten elk de ODR aanwijzen als binnengemeentelijke afnemer stuit op het bezwaar dat hiervoor aansluitingen moeten worden geregeld en GBA-verordeningen en GBA-reglementen moeten worden aangepast. Bron: Brief van afdeling Burgerzaken van de gemeente Buren, oktober Hier wordt vermoedelijk beoogd aan te geven dat een RUD niet juridisch geautoriseerd kan worden. Verstrekken en samenwerken Page 8

9 3. Wettelijk kader Verstrekkingen uit de BRP worden geregeld in hoofdstuk 3 van de Wet BRP. De eerste drie paragrafen bevatten de kern van het regime van verstrekkingen. Daarbij gaat het in de eerste plaats om de systematische verstrekkingen, dat zijn verstrekkingen door de minister van BZK op grond van een autorisatiebesluit. In de tweede plaats gaat het om de zogeheten plaatsonafhankelijke verstrekking door een college van B&W. In de derde plaats gaat het om de lokale verstrekking door een college van gegevens over zijn eigen inwoners. Deze drie vormen van verstrekken worden hierna beschreven. 3.1 Systematische verstrekkingen Overheidsorganen Systematische verstrekkingen vinden plaats op grond van een autorisatiebesluit van de minister van BZK. Een overheidsorgaan kan voor zo n autorisatiebesluit in aanmerking komen als de gegevens die het wil verkrijgen noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van zijn taak. Een autorisatiebesluit wordt genomen op verzoek van het overheidsorgaan. In dat verzoek moet het overheidsorgaan de gronden voor de verstrekking opgeven en de gegevens waarop het verzoek betrekking heeft. Het verzoek moet gedaan worden met behulp van het autorisatie aanvraagformulier (AAF). In een autorisatiebesluit wordt in ieder geval bepaald over welke categorieën van personen gegevens worden verstrekt, welke gegevens het betreft en in welke gevallen gegevens worden verstrekt. Bij categorieën personen gaat het bijvoorbeeld om de groep personen die geboren zijn voor een bepaalde datum of om de groep personen die gehuwd zijn. Bij de bepaling van de gegevens gaat het om de gegevens zoals die nader zijn bepaald in bijlage 1 bij het Besluit BRP en in de Regeling BRP. Voor wat betreft de wijze van verstrekken gaat het om drie mogelijkheden: er worden gegevens verstrekt zodra er sprake is van een verandering in de gegevens ( spontane mutaties ), er worden eenmalig of periodiek gegevens verstrekt aan de hand van vooraf gedefinieerde selectiecriteria of er worden gegevens verstrekt op basis van een vooraf vastgesteld type vraag die resulteert in een (eveneens vooraf vastgesteld type) antwoord. De minister kan een besluit weigeren te nemen of het besluit intrekken in het geval de gevraagde gegevensverstrekking zodanig is dat plaatsonafhankelijke verstrekking door het college aangewezen is. Dat is bijvoorbeeld het geval als het een eenmalige gegevensverstrekking betreft waarbij het gaat om gegevens over een heel beperkt aantal personen. Een verzoek hoeft niet noodzakelijkerwijs te worden gedaan voor een enkele taak van het overheidsorgaan. Het kan ook betrekking hebben op verschillende taken van het overheidsorgaan. Het is dus mogelijk dat in één autorisatiebesluit de verstrekking van gegevens voor meerdere taken wordt behandeld. 3 3 Op dit punt bestaat beleidsvrijheid. Het is niet verplicht om slechts één autorisatiebesluit te nemen op grond van één verzoek. Verstrekken en samenwerken Page 9

10 Derden Naast overheidsorganen kunnen ook anderen - zogenoemde derden - in aanmerking komen voor systematische verstrekking van gegevens uit de basisregistratie. 4 In het geval dat derden werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang verrichten kunnen zij voor gegevensverstrekking in aanmerking komen mits de betrokken werkzaamheden voldoen aan een van de volgende drie eisen. Het moet gaan om (1) werkzaamheden die samenhangen met een overheidstaak, of om (2) werkzaamheden die strekken tot het in stand houden van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg of om (3) werkzaamheden waarbij anderszins gelet op de overheidsbemoeienis met die werkzaamheden ondersteuning door gegevensverstrekking uit de basisregistratie is gerechtvaardigd. In bijlage 4 bij artikel 39 van het Besluit BRP zijn de desbetreffende derden en werkzaamheden nader bepaald. Om in aanmerking te komen voor gegevensverstrekking moeten de in die bijlage genoemde derden ook een verzoek indienen op grond waarvan de minister van BZK een besluit neemt. Hetgeen hiervoor is uiteengezet over het autorisatiebesluit voor gegevensverstrekking aan een overheidsorgaan is ook op autorisatiebesluiten voor systematische gegevensverstrekking aan deze derden van toepassing. Gemeenten Ook gemeentelijke diensten komen in aanmerking voor systematische gegevensverstrekking. Dat kon al onder de Wet GBA, maar met de restrictie dat de gegevens dan alleen betrekking konden hebben op de personen die geen ingezetenen zijn van de eigen gemeente 5. Onder de Wet BRP is deze restrictie vervallen en kunnen gemeentelijke diensten in beginsel alle gegevens op een systematische wijze verstrekt krijgen. Daarnaast kunnen gemeentelijke diensten natuurlijk ook een beroep doen op een verstrekking van gegevens door hun (eigen) college. Het voorgaande geldt ook in de overgangssituatie die ligt tussen de datum van inwerkingtreding van de Wet BRP en de datum waarop de implementatie van de Operatie BRP bij alle gemeenten is voltooid. Bestaande zogeheten GABA autorisaties waarbij de gemeente als afnemer systematisch gegevens verstrekt kan krijgen over ingezetenen die niet in hun gemeente wonen kunnen in beginsel gecontinueerd worden op grond van de overgangsbepalingen in de wet. Bij de omzetting van bestaande GABA autorisaties naar autorisaties op grond van hoofdstuk 3 van de Wet BRP, is het in beginsel mogelijk om de autorisatie uit te breiden zodat deze ook de ingezetenen van de gemeente omvat (wat in de opzet van de Wet GBA niet mogelijk was). 6 In beginsel is het denkbaar dat elke afzonderlijke gemeentelijke dienst voor de uitvoering van haar taak een eigen autorisatie aanvraagt voor systematische gegevensverstrekking. 4 Deze derden zijn in de Wet gedefinieerd: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed. 5 Het betrof de zogenoemde GABA autorisaties: gemeente als buitengemeentelijke afnemer. 6 Uiteraard moet wel aan de vereisten die gelden voor het verkrijgen van een uitgebreider autorisatiebesluit voldaan zijn. Verstrekken en samenwerken Page 10

11 Het ligt in de rede dat een gemeente een of hooguit enkele gebundelde autorisaties voor de systematische gegevensverstrekking verkrijgt. Zo zou bijvoorbeeld met één autorisatie kunnen worden volstaan, indien gebruik wordt gemaakt van een gemeentelijk gegevensmagazijn. 7 Die autorisatie zou dan worden gegeven voor de taak om een gegevensmagazijn bij te houden ten behoeve van de uitvoering van gemeentelijke taken. De gemeente dient dan wel deze taak in een gemeentelijke verordening vast te leggen. 8 De gegevensstroom zou dan via een gemeentelijk gegevensmagazijn kunnen worden geleid waaruit de gemeentelijke diensten kunnen putten. Een andere mogelijkheid is dat er een autorisatiebesluit wordt afgegeven voor verschillende gemeentelijke taken/diensten. Het feit dat levering van gegevens uit een gegevensmagazijn plaats vindt, terwijl die gegevens afkomstig zijn uit de BRP, betekent niet dat de burger nu niet meer kan nagaan aan welke overheidsorganen en derden gegevens die op hem betrekking hebben, worden verstrekt. Levering uit een gegevensmagazijn is een gegevensverwerking waarop de WBP van toepassing is, in het bijzonder artikel 35. Betrokkene heeft het recht om een volledig overzicht te verkrijgen van de omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers. 3.2 Plaatsonafhankelijke verstrekking Een college kan gegevens verstrekken over ingeschrevenen zonder dat daaraan de restrictie verbonden is dat de betrokkenen inwoner zijn van zijn gemeente. Wanneer deze plaatsonafhankelijke verstrekking plaatsvindt aan een overheidsorgaan, dan moet het overheidsorgaan daartoe een verzoek doen dat de gronden voor de verstrekking bevat. Als het overheidsorgaan de gegevens (metterdaad) nodig heeft voor de goede vervulling van zijn taak, verstrekt het college de gegevens. Het verzoek wordt echter geweigerd als de gevraagde gegevensverstrekking zodanig is dat systematische verstrekking (dus verstrekking op grond van een autorisatiebesluit van de minister van BZK) nodig is. In het Besluit BRP is bepaald dat het college de hier bedoelde plaatsonafhankelijke verstrekking van gegevens weigert indien het aantal verstrekkingen per jaar aan het overheidsorgaan naar redelijke verwachting van het college meer zal zijn dan vijfduizend verstrekkingen. Plaatsonafhankelijke verstrekking kan ook (op verzoek) plaatsvinden aan derden. Dergelijke verstrekkingen moeten worden gedaan in een van de volgende drie omstandigheden. De eerste omstandigheid is dat het gebruik van de gegevens is voorgeschreven in een 7. Een gemeentelijk gegevensmagazijn is een registratie die tot doel heeft om gemeentelijke diensten te voorzien van gegevens voor de uitvoering van hun taken. Een gemeentelijk gegevensmagazijn bevat gegevens die afkomstig zijn uit de basisregistratie personen en daarnaast andere gegevens bijvoorbeeld afkomstig uit de basisregistratie adressen en gebouwen of verstrekt door burgers zelf. Ook kunnen de zogeheten aangehaakte gegevens daarin worden bijgehouden. Een gemeentelijk gegevensmagazijn valt niet onder het regime van de Wet BRP. Zie paragraaf 4.3 voor een uitgebreidere bespreking. 8 De verordening beschrijft het doel, de inhoud, het beheer en de gebruikers van het gegevensmagazijn. Verstrekken en samenwerken Page 11

12 algemeen verbindend voorschrift. 9 De tweede omstandigheid is dat de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt. De derde omstandigheid is dat in een algemene maatregel van bestuur door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden aangewezen, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. In de maatregel worden tevens de categorieën van derden bepaald die voor verstrekking in aanmerking komen. De maatregel kan beperkingen bevatten ten aanzien van de gegevens die kunnen worden verstrekt. 10 Indien het verzoek aan de wettelijke voorwaarden voldoet, dient het college tot verstrekking over te gaan Lokale verstrekking De lokale verstrekking van gegevens gaat over de verstrekking door een college van burgemeester en wethouders van gegevens over de (eigen) ingezetenen van de gemeente. 12 Hierin zijn twee smaken: verstrekking aan overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente en verstrekkingen aan derden. In beide gevallen geldt dat de verstrekking van gegevens zijn grondslag vindt in een gemeentelijke verordening. 13 Organen van een gemeente Verstrekkingen aan overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente kunnen bij of krachtens gemeentelijke verordening worden geregeld. 14 Derden Naast gemeentelijke organen kunnen ook derden informatie verstrekt krijgen uit de basisregistratie in de vorm van een lokale verstrekking. Daarvoor staan twee wegen open. 9 Als algemeen verbindend voorschrift, vastgesteld vanwege het Rijk, wordt beschouwd een naar buiten werkende algemene regel, vastgesteld bij of krachtens wet dan wel, in bijzondere gevallen, bij of krachtens zelfstandige algemene maatregel van bestuur. Algemeen verbindende voorschriften worden vanwege het Rijk niet op andere wijze vastgesteld dan bij: (a) een wet in formele zin, (b) een algemene maatregel van bestuur, (c) een ministeriële regeling of (d) een regeling van een zelfstandig bestuursorgaan (NB: Regelgevende bevoegdheden worden aan een zelfstandig bestuursorgaan uitsluitend toegekend. voor zover het betreft organisatorische of technische onderwerpen, of in bijzondere gevallen mits voorzien is in de bevoegdheid tot goedkeuring van de regeling door een minister (zie in dit verband aanwijzingen 19, 20 en 124c van de Aanwijzingen voor de Regelgeving). Naast de rijksoverheid kunnen algemeen verbindende voorschriften ook zijn neergelegd in besluiten van EU-instellingen, van decentrale overheden en van openbare lichamen als bedoeld in artikel 134 van de Grondwet. Zeer uiteenlopende zaken kunnen op deze manier geregeld worden. 10 Zie in dit verband bijlage 4 bij het besluit. Aan een steunpunt huiselijk geweld inmiddels opgegaan in Advies & Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK) -. worden bijvoorbeeld alleen de algemene gegevens, bedoeld in artikel 2.7, eerste lid, onderdeel a, onder 1 tot en met 6, van de wet verstrekt (dat komt neer op algemene gegevens over de burgerlijke staat, curatele, gezag, nationaliteit, verblijfsrecht en de bijhoudingsgemeente). 11 In de GBA-V kunnen plaatsonafhankelijke verstrekkingen nog niet worden toegepast. Reden hiervoor is dat de GBA-V niet voorziet in centrale protocollering van dergelijke verstrekkingen, zoals die uiteindelijk wel zal plaatsvinden na volledige invoering van het nieuwe Logisch Ontwerp BRP. 12 Preciezer gezegd: over ingeschrevenen ten aanzien van wie het college verantwoordelijk is voor de bijhouding van de persoonslijst op grond van artikel 1.4 van de Wet BRP. 13 Door VNG/NVVB is hiervoor een modelverordening opgesteld. 14 Deze verstrekkingen werden onder de Wet GBA aangeduid als binnengemeentelijke leveringen. Verstrekken en samenwerken Page 12

13 De eerste weg bestaat erin dat de derde voorafgaand schriftelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene waarover gegevens worden verstrekt. 15 De tweede weg bestaat erin dat bij gemeentelijke verordening door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente worden aangewezen. De verordening bepaalt tevens de categorieën van derden die voor de verstrekking in aanmerking komen. En de verordening staat slechts verstrekking toe voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. In het concrete geval dat door een derde op een van deze gronden gegevens worden verzocht, moet het college uiteraard ook nog een besluit nemen. Buitengemeentelijke overheidsorganen Merk op dat verstrekkingen door een college van gegevens over de eigen inwoners aan een overheidsorgaan dat geen onderdeel is van de gemeente niet op basis van de derde paragraaf van hoofdstuk 3 van de wet plaats kan vinden, maar op basis van de tweede paragraaf van hoofdstuk Voor een eenmalige verstrekking van gegevens lijkt het vooraf schriftelijk toestemming verkrijgen geen bijzonder praktische weg. Maar het kan wel degelijk zinvol zijn om op deze manier een jaarlijkse update van de adresgegevens te verkrijgen of om relatiegegevens op deze manier mogelijk ook digitaal te verkrijgen. Verstrekken en samenwerken Page 13

14 4. Kernbegrippen 4.1 Raadplegen, verstrekken en (door)leveren De gegevens in de basisregistratie kunnen op verschillende manieren gebruikt worden. 16 Er is het gebruik van de basisregistratie ten behoeve van de bijhouding, het verstrekken van inzage in en afschriften van gegevens aan de ingeschrevene zelf en het doen van verstrekkingen aan overheidsorganen en derden. In al deze gevallen vindt raadpleging van de gegevens plaats, door deze op te halen uit de basisregistratie. De raadpleging van gegevens uit de basisregistratie is het meest zichtbaar, indien deze plaatsvindt uit de centrale voorzieningen en wordt gedaan door de gemeenten met het oog op de door deze in het kader van de Wet BRP nader te verrichten handelingen (bijhouden, inzage geven, verstrekken aan het loket). Echter ook in het geval van systematische verstrekking van gegevens aan overheidorganen en derden uit de centrale voorzieningen door de minister is er sprake van raadpleging. Het ophalen van de gegevens is dan echter een integraal onderdeel van het technische proces van de geautomatiseerde verstrekking en als zodanig minder zichtbaar. Tenslotte hebben we het gebruik van gegevens nadat zij uit de basisregistratie verstrekt zijn. Indien die gegevens niet direct worden gebruikt in het kader van een inhoudelijk werkproces, maar met gebruikmaking van een informatiesysteem van de ontvanger nader worden gerouteerd naar andere registraties, wordt wel gesproken over doorlevering van gegevens. Aangezien het echter altijd gaat om gegevens die al uit de basisregistratie personen zijn verstrekt, is op een dergelijk gebruik van de gegevens niet de Wet BRP van toepassing, maar het algemene wettelijke regime van de Wbp of eventuele specifieke privacyregelgeving waaraan degene die de ontvangen gegevens verwerkt, is onderworpen. Schematisch ziet het voorgaande er als volgt uit: Bijhouden van de basisregistratie Gegevens in de basisregistratie 13 WBP regime C Gebruik van verstrekte gegevens Inzage Raadplegen van de basisregistratie Geautomatiseerd verstrekken Verstrekken na raadplegen Leveren van verstrekte gegevens Met dit instrumentarium behandelen we de verschillende praktijksituaties die zich voordoen bij het gebruik van de basisregistratie. 16 De basisregistratie omvat op dit moment de centrale voorzieningen en de huidige (lokale) GBAsystemen. Het begrip raadplegen komt overeen met de term raadplegen in de Wet BRP, waarin deze term wordt gebruikt in verband met de noodzaak om regels te stellen voor het raadplegen van de centrale voorzieningen. Die regels worden gesteld in de systeembeschrijving BRP. Zie hiervoor bijlage 3 van het Besluit basisregistratie personen. Verstrekken en samenwerken Page 14

15 Raadplegen Raadplegen is het opzoeken c.q. verzamelen van gegevens in de BRP om een handeling te kunnen verrichten in het kader van de uitvoering van de wet zoals het bijhouden van gegevens Om gegevens bij te houden is het bijna altijd nodig om kennis te nemen van de bestaande gegevens of van de gegevens van een relatie van de persoon over wie gegevens worden bijgehouden. Raadplegen kan ook de voorbereidende handeling zijn met het oog op een naderhand uit te voeren verstrekking. Als een verstrekking op papier plaatsvindt, dan kan het raadplegen erin bestaan dat de gegevens die verstrekt moeten worden in het systeem worden opgeroepen en daarvan een afdruk wordt gemaakt. Het overhandigen van deze afdruk aan een andere overheidsorganisatie, aan een derde of aan de ingeschrevene zelf is daarbij het verstrekken respectievelijk het verlenen van inzage. 19 Het voorgaande betekent dat het raadplegen van gegevens zich altijd binnen de grenzen van de Wet BRP afspeelt, terwijl bij verstrekken de gegevens het domein van de Wet BRP wordt verlaten. Geautomatiseerd verstrekken Geautomatiseerd verstrekken betekent dat gegevens uit de basisregistratie worden gebruikt zonder dat daarbij sprake is van bijhouding, voorbereiding van verstrekking, inzage bieden, het voldoen aan verzoeken van de geregistreerde zelf en andere zaken die verbonden zijn met de uitvoering van de Wet BRP. Bij verstrekking zal altijd het domein van de Wet BRP worden verlaten. Veelal zal dat het geval zijn, omdat de te verstrekken gegevens nodig zijn voor de uitvoering van een andere overheidstaak dan de uitvoering van de Wet BRP. Het kan zijn dat die andere overheidstaak uitgevoerd wordt door een andere overheidsorganisatie. Het kan echter ook zijn dat die andere overheidstaak wordt uitgevoerd door dezelfde organisatie en onder de verantwoordelijkheid van dezelfde minister of van hetzelfde college. Zo is bijvoorbeeld de gegevensverstrekking van de minister van BZK aan een situatie waarin de minister als verantwoordelijke voor de BRP aan zichzelf verstrekt in zijn hoedanigheid als verantwoordelijke voor Evenzo kan een college als verantwoordelijke voor bepaalde verstrekkingen uit de BRP gegevens verstrekken aan 17 Het begrip raadplegen wordt gebruikt in artikel 1.9, vierde lid, van de Wet BRP en in bijlage 3 van het Besluit BRP, waarin de uitvoering van de wet overeenkomstig de systeembeschrijving nader wordt bepaald. Het gaat onder meer over Het raadplegen van de centrale voorzieningen in verband met de bijhouding door de bijhoudingsgemeente (respectievelijk de minister), het raadplegen van de centrale voorzieningen in verband met het verstrekken van gegevens door het college en het raadplegen van de centrale voorzieningen in verband met het uitvoering geven aan de rechten van de burger. 18 Raadplegen kan gezien worden als een juridische term om gegevensoverdracht te onderscheiden van verstrekken, omdat de gegevensoverdracht bij raadpleging binnen de uitvoering van de Wet BRP blijft. 19 Het begrip raadplegen in de zin van de wet valt niet samen met het alledaagse begrip raadplegen. Wanneer bijvoorbeeld een ambtenaar van een andere overheidsorganisatie de gegevens krijgt te zien van een bepaalde persoon doordat het hem toegestaan wordt om een blik te werpen op een beeldscherm van de bijhoudingsgemeente, is er in de zin van de wet geen sprake van het raadplegen van gegevens, maar van het verstrekken van gegevens. In dat geval bestaat het element raadplegen in de zin van de wet uit het oproepen van de gegevens op het beeldscherm door degene die de ander de gelegenheid biedt om mee te kijken. Verstrekken en samenwerken Page 15

16 zichzelf als verantwoordelijke voor de uitvoering van de Wet werk en inkomen. 20 In het geval dat verstrekking aan een derde plaatsvindt, wordt het domein van de BRP uiteraard ook verlaten. Aan een verstrekking gaan altijd twee zaken vooraf: 1. de beslissing om tot verstrekking over te gaan, waarbij tevens wordt bepaald welke gegevens worden verstrekt en 2. het raadplegen van het systeem waarin de te verstrekken gegevens zijn opgeslagen. In het geval van geautomatiseerde verstrekking wordt gebruik gemaakt van programmatuur waarmee enerzijds voor zo ver mogelijk wordt vastgelegd dat er een beslissing over de verstrekking is genomen (de autorisatie) en anderzijds gezorgd dat de te verstrekken gegevens in het systeem worden opgezocht en vervolgens worden verstuurd aan de geautoriseerde partij (overheidsorgaan of derde). Aangezien de raadpleging in dit geval een integraal onderdeel is van het technische proces van de geautomatiseerde verstrekking, is bij de geautomatiseerde verstrekking in het schema dan ook geen apart vakje raadplegen opgenomen. BRP en Wbp Zodra verstrekking van gegevens heeft plaatsgevonden, valt het verwerken van deze verstrekte gegevens niet langer onder de regels die de Wet BRP daaraan stelt. In plaats daarvan is over het algemeen het regime van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing, al dan niet in combinatie met specifieke regelgeving die opgesteld is ten aanzien van de uitvoering van de taak met het oog waarop de gegevens zijn verstrekt. Wanneer bijvoorbeeld gegevens worden verstrekt aan het ministerie van Financiën met het oog op de uitvoering van taken ten aanzien van belastingheffing, dan zijn na de verstrekking van de gegevens zowel de WBP als de Algemene wet inzake rijksbelastingen, die regels stelt ten aanzien van belastingheffing, van toepassing. Wanneer het een verstrekking door het college betreft met het oog op de uitvoering van de bijstandswetgeving aan de GSD, dan is de WBP in combinatie met de bijstandsregelgeving van toepassing. In een beperkt aantal gevallen treedt de situatie op dat de specifieke regelgeving de WBP niet van toepassing verklaart, zoals bijvoorbeeld bij de politiewetgeving. Die wetgeving zal dan doorgaans een eigen regime hebben voor de verwerking van persoonsgegevens (zoals bij de politiewetgeving ook het geval is). (Door)Leveren Het voorgaande impliceert dat het leveren van gegevens door een overheidsorganisatie die uit de BRP gegevens verstrekt heeft gekregen, geen BRP-verstrekking meer is maar een Wbp-plus verstrekking. De aanduiding Wbp-plus staat hier voor Wbp plus eventuele aanvullende sectorale regelgeving. Leveren van gegevens die verstrekt zijn uit de BRP is immers een vorm van verwerken van gegevens. Bij deze levering speelt de herkomst van de gegevens dus geen beduidende rol meer. De ratio achter deze begrenzing van de reikwijdte van de BRP is als volgt. De algemene wet met regels inzake de bescherming van persoonsgegevens is de Wet bescherming persoonsgegevens. Die algemene wet is, blijkens artikel 2, tweede lid, onderdeel d, van die 20 Het betreft dan feitelijk verstrekking aan het betrokken orgaan van de gemeente. Van dat orgaan is het college de verantwoordelijke. Verstrekken en samenwerken Page 16

17 wet, niet van toepassing op verwerking van persoonsgegevens die is geregeld bij of krachtens de Wet BRP. Met andere woorden, op de verwerking van persoonsgegevens waar de Wet BRP geen regels over stelt, is de Wbp van toepassing en/of sectorale wetgeving. 21 Waar de Wet BRP bijvoorbeeld geen regels over stelt, is over de uitvoering van andere taken dan de uitvoering van de Wet BRP zelf. Waar de Wet BRP bijvoorbeeld (uitzonderingen daargelaten 22 ) ook geen regels over stelt, is over de verwerking van persoonsgegevens door het overheidsorgaan of de derde die gegevens uit de BRP verstrekt heeft gekregen. Op die andere taken en op die verdere verwerking is het regime van de Wbp en/of sectorale wetgeving van toepassing. Uitvoeren van bijstandsregelgeving is een concreet voorbeeld van zo'n andere taak. In het kader van die andere taak worden gegevens verzameld waaronder die uit de basisregistratie en worden op grond van die gegevens besluiten en dergelijke genomen. Bij de voorbereiding van de besluiten kan het nodig zijn om samen te werken met andere overheidsinstanties die (bijvoorbeeld) andere taken uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen van het vermogen van een persoon waartoe met de RDW gegevens uitgewisseld worden. De toelaatbaarheid van die gegevensuitwisseling wordt door de Wbp en de sectorale regelgeving bepaald. De Wet BRP heeft daar niets mee te maken, ook al betreft het gegevens die mogelijk voor een deel aan de basisregistratie zijn ontleend. 4.2 Taken Met betrekking tot de taak waarvoor de gegevens noodzakelijk zijn, doet zich de vraag voor op welke wijze zeker wordt gesteld dat de betreffende taak ook daadwerkelijk een taak is van het betrokken overheidsorgaan. Wanneer het gaat om een taak die expliciet in een wet is omschreven en die bij wet is opgedragen aan een bepaald overheidsorgaan, kunnen er geen onzekerheden bestaan bij de vaststelling of taak en overheidsorgaan bij elkaar horen. Het is echter denkbaar dat een overheidsorgaan een taak in meerdere of mindere mate heeft overgedragen aan een andere organisatie. De vraag is dan wiens taak het betreft: is het de taak van het overheidsorgaan genoemd in de wet of is het de taak van de andere organisatie die is ingeschakeld door het in de wet genoemde overheidsorgaan? Het antwoord op deze vraag wordt bepaald door de manier waarop de tweede organisatie is ingeschakeld. Betreft het bijvoorbeeld een bewerkersconstructie, waarbij de tweede organisatie het (uitvoerende) werk verricht zonder dat alle bevoegdheden en verantwoordelijkheden die de wet heeft verbonden aan de taak zijn overgedragen (mandaat), dan betreft het geen zelfstandige taak van de tweede organisatie. En dus komt de tweede organisatie niet in aanmerking voor juridische autorisatie voor gegevensverstrekking uit de basisregistratie voor de taak in kwestie. Wel kunnen rechtstreeks feitelijk gegevens worden geleverd onder verantwoordelijkheid van de juridisch geautoriseerde aan deze organisatie, die dan in opdracht van de geautoriseerde als bewerker optreedt. 21 Artikel 2, tweede lid, van de Wbp noemt naast de Wet BRP ook andere wetten waarop de Wbp niet van toepassing is, zoals de Kieswet en de Wiv Wat betreft de verstrekkingen voor wetenschappelijk onderzoek bijvoorbeeld wordt de verdere verwerking wel nader geclausuleerd in de BRP-regelgeving zelf. Verstrekken en samenwerken Page 17

18 De wijze waarop bepaalde taken door of in samenwerking met andere partijen kunnen worden uitgevoerd kan bij of krachtens wet zijn geregeld, zoals dat bijvoorbeeld bij het Inlichtingenbureau het geval is. 23 Het zijn dan de formuleringen in de wet die bepalen of waaruit valt af te leiden of er sprake is van een bewerkerstaak of van een zelfstandige taak. De overdracht van een taak aan een andere organisatie kan ook met behulp van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). Deze wet biedt daarvoor een aantal hulpmiddelen aan, met name de mogelijkheid om een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan te vormen en de mogelijkheid om bevoegdheden over te dragen aan het openbaar lichaam respectievelijk het gemeenschappelijk orgaan. Daarnaast zijn er de algemene noties van mandatering en delegatie. In voorkomende gevallen kan aan de hand van de inzet van deze hulpmiddelen worden vastgesteld of er sprake is van een bewerkersconstructie of een zelfstandige taak: 1. Bij mandatering worden de bevoegdheden voor het nemen van besluiten 24 niet overgedragen (het mandaterende bestuursorgaan blijft verantwoordelijk voor de bevoegdheidsuitoefening en blijft daarover zeggenschap houden) en heeft het samenwerkingsverband de rol van een bewerker, die niet zelfstandig een autorisatie van de minister kan verkrijgen. 2. Bij delegatie is er sprake van een zelfstandige bevoegdheid tot het nemen van besluiten (de bevoegdheidsuitoefening ligt bij degene aan wie is gedelegeerd en het delegerende bestuursorgaan is de zeggenschap over de wijze van bevoegdheidsuitoefening kwijt) van het samenwerkingsverband, dat in dat geval dus zelf een autorisatie kan aanvragen. Het kan evenzeer voorkomen dat (de overdracht van) een bevoegdheid niet in een wet maar op een andere wijze is geregeld zoals in een gemeentelijke verordening of een besluit van een college van burgemeester en wethouders. Het hiervoor gestelde is dan op overeenkomstige wijze van toepassing. 4.3 Gemeentelijke gegevensmagazijnen Sinds invoering van de Wet BRP is er juridisch geen sprake meer van afzonderlijke gemeentelijke basisadministraties maar van één basisregistratie personen. De afzonderlijke gemeentelijke GBA-bestanden zijn onderdeel van de basisregistratie. Na invoering van de Operatie BRP kan het in bepaalde gevallen en/of situaties wenselijk zijn dat van een deel van de centrale basisregistratie een lokale kopie van de persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen wordt gemaakt. Een lokale kopie van de persoonsgegevens verschilt essentieel van een gemeentelijk gegevensmagazijn, doordat een lokale kopie van de persoonsgegevens in juridische zin een systeem is waarin gegevens worden verwerkt waarop de Wet BRP van toepassing is. Een gemeentelijk gegevensmagazijn daarentegen is 23 Zie bijvoorbeeld artikel 5.23 en artikel 5.24 van het Besluit SUWI. 24 Artikel 10:11 Awb over het ondertekeningsmandaat blijft hier verder buiten beschouwing. Overigens zijn de bepalingen over mandaat in de Awb ook van overeenkomstige toepassing (onder andere) in het geval machtiging wordt verleend tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (bv. niet-schriftelijke beslissingen) (art. 10.:12 Awb). Verstrekken en samenwerken Page 18

19 een systeem waarin gegevens worden verwerkt waarop de Wet BRP niet van toepassing is. Een gegevensmagazijn zal in het algemeen niet alleen gegevens bevatten die verstrekt zijn uit de basisregistratie personen maar ook andere gegevens, bijvoorbeeld afkomstig uit de basisregistratie adressen en gebouwen of de zogeheten aangehaakte gegevens. In het vervolg van deze paragraaf gaan we eerst in op de manieren waarop een gemeente binnengemeentelijk gegevens kan verstrekken om vervolgens het verschijnsel gemeentelijk gegevensmagazijn nader in kaart te brengen. De eerste manier waarop een gemeente gegevens in eigen huis kan verstrekken is door eerst deze (centrale) basisregistratie te raadplegen en de gegevens dan te verstrekken aan de organisatieonderdelen van de gemeente. Een tweede manier bestaat erin dat een gemeente in de huidige duale situatie zijn eigen GBA-systeem raadpleegt en de verstrekking van daaruit laat plaatsvinden. Aangezien het eigen GBA-systeem en de gegevens daarin, onder de Wet BRP juridisch onderdeel uitmaken van de basisregistratie, staat niets het gebruik ervan in de weg. Het gebruik ervan betekent dat de bestaande situatie kan worden gecontinueerd. 25 Na implementatie van Operatie BRP en uitfasering van de GBA-systemen kan een gemeente nog steeds een lokale kopie van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen hanteren en deze in voorkomende gevallen raadplegen. 26 Over het algemeen zal zo een lokale kopie van persoonsgegevens niet nodig zijn en slechts tot redundantie in de gegevens in de basisregistratie leiden. De derde manier is dat de gemeente gebruik maakt van een gemeentelijk gegevensmagazijn, waarin de gegevens uit de basisregistratie, eventueel samen met andere gegevens zijn opgeslagen. Die andere gegevens kunnen gegevens zijn over de ingezetenen van de eigen gemeente, gegevens over ingeschrevenen die in een andere gemeente woonachtig zijn, maar ook gegevens uit andere basisregistraties (zoals de BAG) en gegevens uit heel andere systemen (zoals bijvoorbeeld zaaksystemen). Zo een gemeentelijk gegevensmagazijn is niet te beschouwen als een kopie van (een deel van) de basisregistratie, zelfs niet als daarin uitsluitend gegevens zijn opgeslagen die uit de basisregistratie afkomstig zijn. Het gegevensmagazijn heeft een zelfstandig karakter en de gegevensverwerking valt onder een ander wettelijk regime dan de Wet BRP. Het voorzien van een gegevensmagazijn met gegevens die afkomstig zijn uit de basisregistratie is daarom een gegevensverstrekking in de zin van de Wet BRP. Door gegevens te verstrekken uit de BRP aan een gegevensmagazijn, verlaten die gegevens het BRP-domein en komen ze in het WBP(-plus)-domein. Het (door)leveren van gegevens uit het gemeentelijke gegevensmagazijn aan binnengemeentelijke gebruikers valt dus niet onder de Wet BRP maar onder de WBP. 25 Merk op dat het gebruik van de eigen gemeentelijke basisregistratie of na de implementatie van Operatie BRP een lokale kopie) niet impliceert dat er sprake is van systematische verstrekking door de minister. Het blijven verstrekkingen op grond van paragraaf 2 en 3 van hoofdstuk 3 van de Wet BRP. 26 Het instellen van lokale kopieën zal overigens slechts kunnen plaatsvinden, indien de systeembeschrijving van de BRP daartoe de mogelijkheid biedt en conform de daarin opgenomen voorschriften. Zo n lokale kopie is dus geen gegevensmagazijn. Verstrekken en samenwerken Page 19

20 Vulling en actualisatie van het gegevensmagazijn De eerste en meest efficiënte manier bestaat er in om de weg van systematische verstrekkingen te volgen. De gegevens worden dan op grond van een autorisatiebesluit als bedoeld in artikel 3.2 Wet BRP door de minister aan het college verstrekt ten behoeve van het bijhouden van het gegevensmagazijn. De tweede manier waarop het vullen en actueel houden van de gegevens in het gegevensmagazijn vorm gegeven kan worden, is de weg van verstrekking van gegevens door het college op grond van artikel 3.5 of 3.8 van de Wet BRP, waarbij het college de basisregistratie eerst raadpleegt om de gegevens op te halen. Het college kan na raadplegen de gegevens vervolgens aan zichzelf verstrekken ten behoeve van het bijhouden van een gegevensmagazijn. Veelal is het nodig dat het gegevensmagazijn niet alleen gegevens over de eigen ingezetenen bevat, maar ook gegevens over personen anders dan eigen ingezetenen en daaraan gerelateerden. Om dit mogelijk te maken moet eerst het gemeentelijke gegevensmagazijn gepositioneerd worden als een registratie die tot doel heeft om gemeentelijke diensten te voorzien van gegevens voor de uitvoering van hun taken. Met behulp van deze doelomschrijving kan door het college een verzoek op grond van artikel 3.5 van de Wet BRP worden gericht aan zichzelf tot verstrekking van gegevens over de bredere groep van personen die vervolgens aan het gemeentelijk gegevensmagazijn worden verstrekt. 27 Het is ook mogelijk dat het college op grond van artikel 3.8 Wet BRP gegevens aan zichzelf verstrekt ten behoeve van het bijhouden van een gemeentelijk gegevensmagazijn. In dat geval geldt de beperking van 5000 verstrekkingen per jaar niet. Dergelijke verstrekkingen kunnen echter slechts betrekking hebben op de eigen ingezetenen. Om deze verstrekkingen te kunnen doen is het wel nodig dat eerst een gemeentelijke verordening wordt opgesteld. Het feit dat er in juridische zin verschillende wegen worden onderscheiden, betekent niet noodzakelijkerwijs dat het ook om verschillende technische systemen gaat. In alle gevallen kan gebruik worden gemaakt van een initiële vulling van het gegevensmagazijn, de uitbreiding van de groep betrokkenen op basis van het technisch mechanisme van de ad hoc vraag en voor de actualisatie van het technisch mechanisme van de spontane mutaties. De gebruiker van de gegevens zou wel onderscheiden moeten worden, te weten in college als raadpleger, college als verstrekker en college als verzoeker. Bij de tweede manier (artikel 3,5 en 3.8 Wet BRP) is het college raadpleger, vervolgens verstrekker (aan het gemeentelijk gegevensmagazijn) en tenslotte ook nog eens de partij die gegevens verzoekt en verstrekt krijgt (als verantwoordelijke voor het gemeentelijke gegevensmagazijn). Bij de 27 De verstrekking kan zowel betrekking hebben op gegevens over personen die ingezetene zijn van de eigen gemeente, ingezetene zijn van een andere gemeente of die zijn ingeschreven als nietingezetene. Daarbij geldt wel een maximum van verstrekkingen per jaar. Verstrekken en samenwerken Page 20