Klarna online. Gebruikershandleiding. Versie 1.0

Transcriptie

1 Klarna online Gebruikershandleiding Versie 1.0

2 Welkom bij Klarna! Wij houden van wat we doen. Het voor consumenten gemakkelijker te maken om in uw winkel te kopen. Om vertrouwen te scheppen tussen verkoper en koper. En om uw omzet te verhogen. Zoals u waarschijnlijk weet is Klarna in Scandinavië de toonaangevende leverancier van betaaloplossingen voor e-handel. Diensten die worden aangeboden door duizenden webwinkels en gebruikt zijn door miljoenen consumenten. In hetzelfde tempo dat het getal van de eerstaangesloten webwinkel steeg van 1 naar , hebben wij een heleboel geleerd, zowel wat e-handel betreft als wat het vraagt om de omzet van uw winkel te verhogen. De eerste stap naar een verhoogde omzet geeft u zojuist gezet met het aanbieden van de meest populaire betaalmogelijkheid beschikbaar op de markt. Over deze handleiding Deze handleiding is een hulpmiddel voor degenen die gebruik maken Klarna Online: het systeem waarin orders worden behandeld. Het bevat tips over de eenvoudigste manier om verkopen, orders en retourzendingen te behandelen. Maar ook hoe u uw boekhouding vereenvoudigt door het genereren van financiële rapporten en overzichten. Soms kan de informatie enigszins afwijken, afhankelijk van het land waarin of waar naar toe u verkoopt. Deze paragrafen zijn gemarkeerd met landspecifieke vlaggen. Als u bijvoorbeeld zowel naar Zweden als Duitsland verkoopt, dient u de informatie naast de Duitse vlag te gebruiken als het omzet in Duitsland betreft. Als er tijdens het werken met Klarna Online vragen of problemen ontstaan, bent u meer dan welkom contact op nemen met onze supportafdeling. U kunt ons bereiken via webwinkelt@klarna.nl of op telefoonnummer Meer contactgegevens vindt u op de laatste pagina.

3 INHOUDSOPGAVE 4 Als een aankoop wordt gedaan 4 Kredietbeoordeling 4 Waarom wordt er een kredietbeoordeling gedaan? 4 5 Passieve factuur of reservering 5 Het verschil tussen een passieve factuur en een reservering 5 Passieve factuur 5 5 De voor- en nadelen van passieve facturen 5 Reservering 5 5 De voor- en nadelen van reserveringen 6 Wanneer een aankoop is goedgekeurd 6 Hoe vind ik mijn facturen? 6 Hoe vind ik mijn reserveringen? 6 Order wijzigen 6 Hoe wijzig ik een passieve factuur? 6 Hoe wijzig ik een reservering? 6 6 Annulering van een niet verzonden order 6 Hoe verwijder ik een passieve factuur? 6 Hoe verwijder ik een reservering? 6 Activering 7 Hoe activeer ik een passieve factuur? 7 Hoe activeer ik een reservering? 7 7 Gedeeltelijke activering 7 Hoe activeer ik een passieve factuur gedeeltelijk? 8 Hoe activeer ik een reservering gedeeltelijk? 8 9 Retourzendingen, kortingen en vervaldatum 9 Retourzendingen 9 Hoe registreer ik een retourzending? 9 9 Wat betekent dit voor mij? 9 Gedeeltelijke retourzending 9 Hoe registreer ik een gedeeltelijke retourzending? 9 10 Wat betekent dit voor mij? 10 Korting 10 Hoe kan ik korting geven? Wat betekent dit voor mij? 10 Krediettermijn verlengen 10 Hoe verplaats ik een vervaldatum? Uitbetaling 11 Hoe Klarna betaalt uit? 11 Hoe kan ik zien waarvoor ik betaald word? 12 Rapporten 12 Welke rapporten zijn beschikbaar en hoe worden ze gebruikt? 12 Kosten 13 Afrekeningsnota 13 Factuurspecificatie 13 Transactienota's (alleen voor Zweedse webwinkels) 14 Vordering 14 Batchrapport 15 Het aanmaken van een handmatige factuur in Klarna Online 15 Nieuwe klant 16 Remboursfacturen 16 Hoe maak ik een remboursfactuur aan? Gegevens over de webwinkel 17 Contactgegevens voor Klarna 17 Hoe verander ik gegevens die op de factuur staan? 17 Hoe voeg ik een logo toe aan de factuur? 18 Gebruikers 18 Wat houden de verschillende typen gebruikers in? 18 Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe? 19 Hoe kom ik in contact met Klarna? 19 Zweden 19 Finland 19 Noorwegen 19 Denemarken 20 Duitsland 20 Nederland Klarna online gebruikershandleiding

4 Als een aankoop wordt gedaan Als een klant ervoor kiest om via Klarna te betalen, voeren we soms een kredietbeoordeling uit. De beoordeling duurt slechts een paar seconden en vertelt de klant direct of de aankoop is goedgekeurd of niet. Kredietbeoordeling Wanneer een kredietbeoordeling wordt uitgevoerd, wordt een aantal controles gedaan op de persoon die de aankoop doet. Het is daarom belangrijk dat de klant de juiste naam, adres, persoonsnummer, telefoonnummer en adres invoert. Wanneer een kredietbeoordeling wordt uitgevoerd, wordt een aantal controles gedaan op de persoon die de aankoop doet. Het is daarom belangrijk dat de klant de juiste naam, huisadres, geboortedatum, telefoonnummer, geslacht en e- mailadres invoert. Als een kredietbeoordeling wordt uitgevoerd, winnen we soms inlichten in bij een informatieverstrekker van kredietwaardigheid. Waarom wordt er een kredietbeoordeling gedaan? Het uitvoeren van een kredietbeoordeling is een goede gewoonte voor kredietgevers. Tegelijkertijd is het voor ons een manier om te weten aan wie we krediet verstrekken. Als we zien dat een persoon niet in staat zal zijn om het krediet terug te betalen, willen we niet riskeren dat die persoon in de schulden raakt. Onze kredietbeoordelingen worden nooit met derden gedeeld, wat betekent dat ze nooit gezien worden door andere bedrijven die geld uitlenen. Op die manier beïnvloedt een kredietbeoordeling nooit de kredietwaardigheid van de klant. Als we een kredietbeoordeling uitvoeren, krijgt de klant overeenkomstig de wet altijd een kopie van de kredietwaardigheidcontrole. 4

5 Passieve factuur of reservering Als de koop wordt goedgekeurd, wordt er hetzij een passieve factuur dan wel een reservering aangemaakt. Wat er wordt aangemaakt hangt af van hoe de webwinkel met ons communiceert. Hieronder vindt u informatie over het onderscheidt tussen een passieve factuur en een reservering. Het verschil tussen een passieve factuur en een reservering Het belangrijkste verschil tussen een passieve factuur en een reservering is dat de lijst met goederen op een passieve factuur alleen in Klarna Online veranderd kan worden, terwijl de lijst met goederen op een reservering veranderd kan worden via een API-aanroep. Maakt u gebruik van reserveringen, kunt u ook een ander factuuradres toevoegen. Passieve factuur Een passieve factuur wordt aangemaakt als u gebruik maakt van een zogenaamde standaardintegratie. Met een dergelijke integratie wordt de factuur automatisch in Klarna Online aangemaakt, en bevat dan een kant-en-klare lijst met goederen. De factuur is klaar om geactiveerd te worden als de bestelling klaar is voor levering. Een passieve factuur kan handmatig gewijzigd worden in Klarna Online. Meer hierover kunt u vinden in de paragraaf Order wijzigen. Lees meer over de verschillende manieren van integreren in onze integratiehandleiding. Als een passieve factuur wordt aangemaakt, is het aankoopbedrag de hoogte van het krediet aan de klant. Dit is het geval totdat de factuur geactiveerd en tenslotte betaald wordt, of totdat de passieve factuur verwijderd wordt. Opdat de kredietruimte van de klant niet volledig wordt benut, is het belangrijk passieve facturen te verwijderen als de klant de aankoop afbestelt. De voor- en nadelen van passieve facturen Voordelen Het enige vereiste om een order bij ons aan te maken, is dat uw winkel een functie aanroept. Eenmaal geïnstalleerd, kunt u direct uw bestellingen verwerken in Klarna Online. Nadelen Eventuele wijzigingen in de passieve factuur moeten worden gedaan in Klarna Online. Reservering Een reservering wordt aangemaakt als u gebruik maakt van een zogenaamde geavanceerde integratie. Met een dergelijke integratie wordt alleen het aankoopbedrag gereserveerd op het krediet van de klant. Omdat we alleen een bedrag reserveren, kan de lijst met goederen altijd gewijzigd worden via een API-aanroep bij de levering. Hetzelfde geldt voor het gereserveerde bedrag dat ook eenvoudig gewijzigd kan worden via een API-aanroep, bijvoorbeeld als de klant producten wil toevoegen aan de oorspronkelijke bestelling. Lees meer over de verschillende manieren van integreren in onze integratiehandleiding. Reserveringen zijn altijd 7 dagen geldig. Dat betekent dat het krediet voor de klant evenzoveel dagen is gereserveerd. Gedurende deze tijd dient de order geactiveerd en naar de klant gestuurd te worden. Pas wanneer de klant zijn/haar factuur betaalt, wordt de kredietruimte vrijgegeven. De voor- en nadelen van reserveringen Voordelen U kunt de inhoud van een bestelling tot en met de levering met een API-aanroep wijzigen. Bovendien kunt u verschillende factuur- en afleveradressen aangeven voor een reservering. Nadelen Het verwijderen of activeren van een reservering in Klarna Online dient te geschieden via een APIaanroep. 5

6 Wanneer een aankoop is goedgekeurd Wanneer een aankoop is goedgekeurd, is het tijd de factuur te behandelen. Hoe uw bestellingen behandeld dienen te worden, hangt af van hoe de webwinkel met ons communiceert, dat wil zeggen of u een passieve factuur dan wel een reservering aanmaakt. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u een bestelling behandelt, ongeacht het type. Hoe vind ik mijn facturen? Er zijn twee manieren: A) met behulp van het zoekveld Factuur- /Ordernummer. Hier voert u het door ons aangemaakte factuurnummer of het ordernummer in. Druk op de Enter. U ziet ofwel op de pagina met de factuur, dan wel een lijst van alle facturen met hetzelfde ordernummer. B) Door te klikken op de Zoek facturen. Hier heeft u meer geavanceerde zoekmogelijkheden om de factuur te vinden. Er worden maximaal treffers per zoekopdracht getoond. Hoe vind ik mijn reserveringen? Er zijn twee manieren: A) met behulp van het zoekveld Factuur- /Ordernummer. Hier voert u het reserveringsnummer in en drukt op Enter. U bent ziet nu de pagina met de reservering. B) Door te klikken op de Zoek reservering. Hier heeft u meer geavanceerde zoekmogelijkheden om de reservering te vinden. Order wijzigen Indien de klant zijn/haar aankoop betreurt of een ander product wil, moet de order gewijzigd worden. Hoe wijzig ik een passieve factuur? 1. Ga naar de passieve factuur die u wilt wijzigen 2. Klik in het menu op Lijst met goederen veranderen 3. Klik op Opslaan In Lijst met goederen veranderen kunt u, behalve artikelregels toevoegen, wijzigen en verwijderen, ook vergoedingen als factuur- en vrachtkosten toevoegen. Hier kunt u ook artikelnummers, hoeveelheid, productbeschrijvingen, prijs, korting en BTW aanpassen. Hoe wijzig ik een reservering? 1. Ga naar de reservering die u wilt wijzigen 2. Verander het bedrag in het vakje prijs/stuk 3. Activering geschiedt vervolgens met een APIaanroep NB: U kunt het bedrag alleen in Klarna Online wijzigen, niet in de lijst met goederen zelf. Als u een wijziging aanbrengt die het factuurbedrag verhoogt, wordt er een kredietcontrole uitgevoerd. Dit is om vast te stellen of de klant kan handelen voor het nieuwe bedrag. Indien de aankoop van de klant wordt geweigerd, wordt de foutmelding Credit limit exceeded getoond. Annulering van een niet verzonden order Soms krijgt de klant spijt van zijn bestelling. Wanneer dit gebeurt, is het belangrijk dat u de order in Klarna Online verwijdert zodat de kredietruimte van de klant wordt vrijgegeven. Hoe verwijder ik een passieve factuur? 1. Ga naar de passieve factuur die u wilt verwijderen 2. Klik in het menu op Verwijder 3. Klik op Ja om het verwijderen te bevestigen NB: U kunt een verwijderde passieve factuur niet terughalen. 6

7 Hoe verwijder ik een reservering? Het verwijderen van een reservering dient te geschieden via een API-aanroep. Lees meer over hoe API's functioneren in de integratiehandleiding. Activering Wanneer een reservering wordt geactiveerd, begint de krediettermijn voor de klant af te tellen. Tegelijkertijd wordt ons een mededeling gestuurd dat het product aan de klant geleverd wordt en dat u daarom door ons betaald dient te worden. Daarom is het belangrijk dat activering altijd geschiedt op de verwachte leverdatum. Opdat de klant de factuur niet kan missen, raden wij aan de factuur met de bestelling mee te sturen. De factuur kan ook als brief of verstuurd worden. NB: Ongeacht of de klant heeft gekozen voor een factuur dan wel een betaling in termijnen geschiedt activering op precies dezelfde manier. Hoe activeer ik een passieve factuur? U kunt de factuur op twee manieren activeren: ofwel één voor één, dan wel meerdere tegelijkertijd. Volg deze stappen voor het activeren van één factuur: 1. Kies de factuur die u wilt activeren 2. Klik op Activeren in het menu 3. Controleer de lijst met goederen en klik vervolgens op Activeren 4. Klik op Print geactiveerde factuur om de factuur te tonen als een printbaar PDF. Wilt u de factuur liever als brief of versturen, dient u terug te gaan naar de factuur en een van de opties onderaan het scherm te kiezen. Volg deze stappen voor het activeren van meerdere facturen tegelijkertijd: 1. Klik in het hoofdmenu op Passieve facturen en remboursfacturen 2. Selecteer alle facturen die u wilt activeren 3. Kies vervolgens hoe u de facturen wilt versturen. U kunt kiezen tussen afdrukken en de factuur met de bestelling meesturen, en de factuur per brief of te versturen Hoe activeer ik een reservering? Een reservering wordt geactiveerd via een APIaanroep. Lees meer over hoe API's functioneren in de integratiehandleiding. Als er een passieve factuur of een reservering wordt geactiveerd, begint de krediettermijn voor de klant af te tellen. Als betaling door de klant uitblijft, wordt een herinnering verstuurd. Als de herinnering niet wordt betaald, wordt de zaak overgedragen aan ons incassobureau Segoria. Segoria stuurt vervolgens een incassobrief. Omdat alles automatisch gaat, betekent dit dat u als webwinkel slechts de factuur hoeft te activeren en de eerste factuur aan de klant dient te versturen. Als de klant tegen alle verwachtingen in niet zou betalen, wordt u desondanks gegarandeerd door ons uitbetaald. Als de klant de producten terugstuurt, is het belangrijk dat u de retourzending verwerkt. Meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk Retourzendingen. Gedeeltelijke activering Als u niet alle goederen die de klant besteld heeft op voorraad heeft, dient u een gedeeltelijke activering te doen. Dat betekent dat u alleen de artikelen activeert die op voorraad zijn. Hoe activeer ik een passieve factuur gedeeltelijk? 1. Kies de factuur die u gedeeltelijk wilt activeren 2. Klik in het menu op Activeren 3. Wijzig de hoeveelheid of verander de producten die u op nalevering wilt zetten door aan te geven welke producten u kunt leveren. 4. Wanneer u klaar bent, klikt u op Activeren Nu heeft u de factuur gedeeltelijk geactiveerd voor de producten die u kunt leveren. Gelijktijdig is er een nieuwe passieve factuur aangemaakt die de artikelen bevat die nog niet geactiveerd zijn. Activering van deze nieuwe factuur geschiedt op precies dezelfde manier. Om de gedeeltelijk geactiveerd factuur te versturen, klikt u op het factuurnummer van de actieve factuur en klikt u vervolgens op een van de 7

8 volgende knoppen: Print, Stuur via post, of Stuur via . Hoe activeer ik een reservering gedeeltelijk? De enige manier om een reservering gedeeltelijk te activeren is via een API-aanroep. Lees meer over hoe API's functioneren in de integratiehandleiding. Omdat u het deel van de factuur activeert dat geleverd wordt, hoeft de klant dus alleen voor deze producten te betalen. De krediettermijn voor de betaling is de termijn die eerder overeengekomen is. Als de klant de rest van de order zou annuleren, is het belangrijk dat de passieve factuur met de resterende artikelen wordt verwijderd. Als dat niet gebeurt, wordt de kredietruimte van de klant onnodig in beslag genomen. 8

9 Retourzendingen, kortingen en vervaldatum In dit hoofdstuk vindt u informatie over hoe u een retourzending verwerkt en waarom het zo belangrijk is om retourzendingen te registreren in Klarna Online. Hier vindt u ook eenvoudige stap-voorstaphandleidingen over hoe u kortingen geeft en de vervaldatum naar achter verschuift. Retourzendingen Wanneer een klant zijn producten terugstuurt, moet u dit registreren als een retourzending op de factuur. Als u dit niet doet, krijgt de klant een herinnering toegestuurd wat kan resulteren in een slechte winkelervaring, en uiteindelijk er toe bijdraagt dat de klant ervoor kiest in een andere winkel handelen. Hoe registreer ik een retourzending? 1. Kies de factuur waarop u de retourzending wilt registreren 2. Klik in het menu op Retour/korting 3. Kies Hele factuur retourneren 4. Klik op Volgende Klik vervolgens op Ja NB: Een retourzending kan niet geregistreerd worden als de klant het volledige factuurbedrag al aan Klarna heeft betaald. In plaats daarvan dient u een rechtstreekse uitbetaling aan de klant te doen. Als de klant nog niet heeft betaald In dat geval kan de klant afzien van de factuur. Als de klant al betaald heeft In dat geval betaalt u het volledige bedrag terug aan de klant. Wat betekent dit voor mij? Als u nog geen betaling van ons heeft ontvangen In dat geval zal zowel een positieve als een negatieve post op uw afrekeningsnota getoond worden, een voor de verkoop en een voor de retourzending. Het geld zal dus nooit op uw bankrekening gestort worden. Als u al wel een betaling van ons heeft ontvangen In dat geval zal er een aftrek voor de retourzending gedaan worden op onze volgende uitbetaling. Gedeeltelijke retourzending Indien slechts een deel van de bestelling wordt geretourneerd, registreert u een gedeeltelijke retourzending. Het is belangrijk dat u retourzending registreert omdat de klant anders een herinnering van ons krijgt voor de resterende artikelen. Hoe registreer ik een gedeeltelijke retourzending? 1. Ga naar de factuur waarop u de gedeeltelijke retourzending wilt registreren 2. Klik in het menu op Retour/korting 3. Selecteer Retourneren/afprijzen afzonderlijke waren 4. Wijzig de hoeveelheid van de artikelen waarvoor u de retourzending wilt registreren 5. Als u ook de factuur- of vrachtkosten wilt verwijderen, zet dan een vinkje in de kolom Verwijder 6. Klik op Opslaan Als de klant nog niet heeft betaald In dat geval moet u de klant meedelen hoeveel betaald moet worden op de originele factuur. Hier is het belangrijk dat u ook de vervaldatum naar achteren schuift, om te voorkomen dat de herinnering te vroeg wordt verstuurd. Meer informatie hierover vindt u in de paragraaf Krediettermijn verlengen. Als de klant het oorspronkelijke bedrag heeft betaald In dat geval doet u een uitbetaling aan de klant. Als de klant heeft betaald voor de goederen die hij/zij behouden heeft In dat geval registreert u slechts de retourgezonden producten. Als de retourzending niet wordt geregistreerd nadat de klant heeft betaald voor de goederen die hij/zij behouden heeft, zal ons systeem aannemen dat de klant zijn 9

10 aankoop wil betalen in termijnen. Er wordt dan automatisch een rekening voor betaling in termijnen aangemaakt, en informatie hierover naar de klant gestuurd. Wat betekent dit voor mij? Als u nog geen betaling van ons heeft ontvangen In dat geval zal zowel een positieve als een negatieve post op uw afrekeningsnota getoond worden, een voor de verkoop en een voor de retourzending. Het geld zal dus nooit op uw bankrekening gestort worden. Als u al wel een betaling van ons heeft ontvangen In dat geval zal er een aftrek voor de retourzending gedaan worden op onze volgende uitbetaling. Korting Korting kan worden gebruikt als u bijvoorbeeld de klant een lagere prijs wilt geven, in plaats van dat de klant de producten terug stuurt. Hoe kan ik korting geven? 1. Ga naar de factuur waarop u korting wilt geven 2. Klik in het menu op Retour/korting 3. Selecteer Geef korting bedrag en klik op Volgende Voer het bedrag in dat u als korting wilt geven en klik op Opslaan Als de klant nog niet heeft betaald In dat geval moet u de klant meedelen hoeveel betaald moet worden op de originele factuur. Hier is het belangrijk dat u ook de vervaldatum naar achteren schuift, om te voorkomen dat de herinnering te vroeg wordt verstuurd. Meer informatie hierover vindt u in de paragraaf Krediettermijn verlengen. worden, een voor de verkoop en een voor de korting. Het geld zal dus nooit op uw bankrekening gestort worden. Als u al wel een betaling van ons ontvangen heeft In dat geval zal er een aftrek voor de korting gedaan worden op onze volgende uitbetaling. Krediettermijn verlengen Soms moet de vervaldatum naar achteren verschoven worden. Dit kan gedaan worden voor zowel originele facturen als voor herinneringsfacturen. Hoe verplaats ik een vervaldatum? 1. Ga naar de factuur waarvan u de vervaldatum naar achteren wilt verschuiven. 2. Kies in het menu Krediettijd wijzigen 3. Schrijf de nieuwe krediettermijn en klik op Volgende... NB: Als de vervaldatum naar achteren wordt verschoven, kunnen extra kosten ontstaan. U kunt ervoor kiezen deze kosten zelf te dragen, of deze aan de klant door te berekenen. Als u ervoor kiest om de extra kosten aan de klant door te berekenen, dient de klant dit goed te keuren. De oorspronkelijke krediettermijn is 14 dagen. Als u de vervaldatum naar achteren verschuift, heeft de klant dus meer tijd om de aankoop te betalen. Als u ervoor kiest om de eventuele extra kosten aan de klant door te berekenen in plaats van deze zelf te dragen, moet de klant hieraan vooraf zijn goedkeuring verlenen. Indien de klant het oorspronkelijke bedrag heeft betaald In dat geval dient u de klant terug te betalen voor het bedrag van de retourgezonden producten. Wat betekent dit voor mij? Als u nog geen betaling van ons ontvangen heeft In dat geval zal zowel een positieve als een negatieve post op uw afrekeningsnota getoond 10

11 Uitbetaling In dit hoofdstuk bespreken we hoe de uitbetaling gedaan wordt voor iedere goedgekeurde aankoop. Hoe Klarna betaalt uit? Als bij Klarna aangesloten webwinkel wordt u gegarandeerd uitbetaald nadat u een factuur heeft geactiveerd en de bestelling heeft geleverd. Uitbetaling geschiedt altijd periodiek. In uw overeenkomst kunt u nakijken wanneer u uitbetalingen van ons zal ontvangen. Daar zijn ook de kosten gespecificeerd die automatisch verrekend worden met het bedrag dat u van ons ontvangt. De verrekening van de kosten wordt altijd in combinatie met de betaling gedaan. Bijvoorbeeld: Aankoop via Klarna Klarna's kosten Uit te betalen bedrag 100 EUR 4,51 EUR 95,49 EUR Hoe kan ik zien waarvoor ik betaald word? In het menu onder Rapporten vindt u meer informatie over onze uitbetalingen. Hier ziet u welke rapporten beschikbaar zijn en krijgt u informatie over hoe deze samen te stellen. 11

12 Rapporten Hier vindt u informatie over alle rapporten die u aan kunt maken in Klarna Online. Welke rapporten zijn beschikbaar en hoe worden ze gebruikt? Er zijn in totaal acht rapporten: kosten, afrekeningsnota's, factuurspecificatie, transactienota, balans, mislukte aankoop, vordering en batchrapport. Kosten Het rapport Kosten toont alle kosten die wij uw webwinkel in rekening hebben gebracht gedurende de gekozen periode. Het toont ook de totale omzet en eventuele retourzendingen voor dezelfde periode. Behalve overzicht houden op uw omzet en kosten, kan het rapport ook gebruikt worden om een voorlopige berekening te maken van de uitbetaling voor de komende week. Let op dat het kostenrapport maximaal 31 dagen kan tonen. Volg deze stappen om een kostenrapport te genereren: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten 2. Kies Kosten 3. Vul het gewenste datuminterval in 4. Kies het land en valuta in de lijst Land en valuta 5. Klik op Toon PDF Een specificatie van alle kosten en de omzet is nu aangemaakt. Bereken de uitbetalingvoor de komende week Benieuwd wat de uitbetaling volgende week zal worden? Hier helpen wij u uit te rekenen wat de uitbetaling voor de komende week zal zijn. Let op dat u slechts een voorlopig bedrag van de uitbetaling krijgt, aangezien eventuele retourzendingen de definitieve uitbetaling kunnen beïnvloeden. 1. Begin met het vaststellen welke verkoopperiode afgerekend zal worden bij de eerstvolgende uitbetaling. Tip! Kijk op de afrekeningsnota's om te zien welke verkoopperiode afgerekend werd bij de laatste uitbetaling. De periode staat aangegeven links bovenaan de afrekeningsnota. Laten we zeggen dat de laatste uitbetaling de verkoopperiode van tot en met (week 25) betrof. De komende afrekening zal dus de verkoopperiode van tot en met (week 26) betreffen. 2. Klik in het menu op Kosten 3. Voer de datums van de komende afrekeningsperiode in 4. Klik vervolgens op Toon PDF om uw voorlopige uitbetaling te bekijken. Zie het bedrag vermeld onder Totale uitbetaling Afrekeningsnota Wat is een afrekeningsnota? Een afrekeningsnota is een rapport dat de basis vormt voor de periodieke uitbetalingen. Onder de menukeuze Afrekeningsnota's vindt u alle afrekeningsnota's die voor uw webwinkel zijn aangemaakt. Als u een afrekeningsnota van een uitbetaling wilt inzien die ouder is dan 31 dagen, vergroot u heel eenvoudig het aangegeven datuminterval. Als in meerdere landen omzet heeft, kiest u in de dropdown lijst Land en valuta het gewenste land. Wat toont een afrekeningsnota en hoe interpreteer ik het? De afrekeningsnota toont alle gedurende de verkoopperiode geactiveerde facturen waarop de uitbetaling betrekking heeft. Ook worden alle eventuele retourzendingen getoond die geregistreerd zijn tot en met de zondag vóór de datum van uitbetaling. Als u een bepaalde afrekeningsnota wilt bekijken, kunt u op Toon afrekeningsnota als PDF klikken om een overzichtelijke specificatie aan te maken die de totale omzet, eventuele retourzendingen en kosten voor die periode toont. De som vermeld bij Totale uitbetaling komt overeen met de van ons te ontvangen uitbetaling. 12

13 Op maat gemaakte afrekeningsnota's Indien gewenst, kunt u afrekeningsnota's in op maat gemaakte bestanden krijgen om deze direct in uw order- of bedrijfssysteem te importeren. Daarvoor moeten we weten wat de bestandsindeling is en welk bestandformaat u wilt hebben. Een voorbeeld is een XML-bestand, een bankgirobestand of een CSV-bestand. Deze bestanden kunnen naar u verstuurd worden via FTP, klaargezet worden op een FTP-account bij ons, of u kunt deze handmatig ophalen voor iedere uitbetaling. Wilt u meer hierover weten of een bestand krijgen dat aansluit op uw systeem, neem dan contact op met onze afdeling webwinkelondersteuning via webwinkel@klarna.nl. Factuurspecificatie Een factuurspecificatie is een rapport waarop alle door ons berekende kosten worden getoond, bijvoorbeeld factoring- en factuurkosten. Alle kosten worden gespecificeerd per factuur. Als u alle in rekening gebrachte kosten op aparte facturen wilt hebben, dient u een speciale overeenkomst met ons af te sluiten. Neem contact op met onze verkoopafdeling voor meer informatie hierover. Transactienota's (alleen voor Zweedse webwinkels) Wat is een transactienota? Een transactienota is een rapport dat alle transacties bevat die hebben plaatsgevonden tussen uw webwinkel en Klarna gedurende een bepaalde periode. Aangezien de transactienota alle transacties bevat, toont het behalve informatie over omzet en kosten, ook alle uitbetalingen aan uw webwinkel. Het is belangrijk te beseffen dat de uitbetalingen in een bepaalde periode niet overeenkomen met de omzet voor die periode. Dit is omdat uitbetaling enigszins vertraagd is. Bij het aanmaken van een transactienota, wordt ook een boeking gegenereerd, dat wil zeggen een ingevulde boekhoudstempel. Het voordeel van een boeking is dat u deze handmatig of automatisch in kunt lezen als boekhoudkundig document in uw boekhouding. Transactienota's kunnen worden geopend in verschillende formaten: PDF, tekstbestand en SIEbestand. Als u het bestand opent als PDF, krijgt u een overzichtelijke specificatie van de totale omzet, alle kosten en uitbetalingen. Het document bevat ook gedetailleerde informatie over iedere afzonderlijke factuur voor de gekozen periode en uitbetalingstermijn. Kan ik handmatig een transactienota aanmaken? Ja, dat kunt u. Het is aan te raden een handmatige transactienota aan te maken als u wilt zien hoe transactienota's eruit zien zonder deze te activeren. Of als u wilt controleren of uw accountinstellingen correct zijn ingesteld. Het handmatig aanmaken van een transactienota is ook aan te raden als u een transactienota over een eerdere periode wilt hebben. NB: Handmatig aangemaakte transactienota's kunnen niet opgeslagen worden in Klarna Online. Deze krijgen ook geen controlenummer. Dat betekent dat zij bestaande of toekomstige transactienota's niet zullen beïnvloeden. Volg deze stappen om een transactienota aan te maken: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten 2. Kies Transactienota 3. Onderaan de pagina staat Klik hier voor het creëren van een transactienotitie, voor willekeurige tijdsintervallen. 4. Voer de gewenste datum in, het maximale interval is 31 dagen. Klik vervolgens op Maken 5. Zodra de pagina is bijgewerkt, klikt u op Toon de transactienota's als PDF. U kunt er ook voor kiezen de transactienota te openen als een tekstbestand of een SIE-bestand Instellingen en activering Voordat u een transactienota activeert, dient u de volgende instellingen te controleren. Dit zorgt ervoor dat de transactienota's uw bedrijf zo goed mogelijk van informatie voorzien. 1. Klik op Transactienota's, Instellingen en kies vervolgens de gewenste periodiciteit. Met periodiciteit wordt bedoeld hoe vaak u wilt dat de transactienota's worden aangemaakt. Momenteel 13

14 zijn er vier verschillende opties die beschreven zijn bij de instellingen. 2. Onderaan de pagina vindt u Mailings, hier kunt u een willekeurige overgangsdatum ( break datum) invullen. Met overgangsdatum wordt de datum bedoeld waarop uw boekjaar begint en verificatiereeks opnieuw start. Als het boekjaar van 1 januari tot en met 31 december loopt, is de overgangsmaand 1 en de overgangsdag 1, dat wil zeggen 1 januari. 3. Kies vervolgens het verificatienummer voor de eerste transactienota en geef het verificatieprefix in indien gewenst. Klik op Opslaan 4. Ga vervolgens naar Accountinstellingen. Hier kunt u de instellingen aanpassen, zodat deze overeenkomen met het door u gebruikte grootboekrekeningen. Klik op Opslaan. Het is belangrijk dat u ook de grootboekrekeningen voor retourzendingen/kortingen aanpast als u bijvoorbeeld de grootboekrekening voor de omzet wijzigt. NB: Voordat u verder gaat en de transactienota's activeert, raden wij u aan handmatig een transactienota aan te maken. Op die manier kunt u eenvoudig controleren of uw accountinstellingen correct zijn. Voor instructies voor het aanmaken van een handmatige transactienota, zie bovenstaande paragraaf Kan ik handmatig een transactienota aanmaken?. 5. Als alle instellingen zijn gezet, is het tijd om de transactienota's te activeren. Dit kunt u doen door op Activeren te klikken in het menu aan de linkerbovenkant Wat gebeurt er na activering? Transactienota's worden nu gegenereerd met de gekozen frequentie en met de naam van het tijdsinterval. De transactienota's zijn te vinden in het menu onder Transactienota. Hier kunt u kiezen om de transactienota's te openen als PDF, tekstbestand of SIE-bestand. PDF-bestand Het voordeel van PDF is dat het de transactienota eenvoudig te overzien en te printen is. Tekstbestand Door een transactienota te openen als een tekstbestand, ziet u de transacties in door komma gescheiden kolommen. Het voordeel van dit formaat is dat gegevens eenvoudig naar een ander programma kunnen worden gekopieerd voor verdere verwerking en weergave. SIE-bestand Vanuit een SIE-bestand kunnen de gegevens eenvoudig worden ingelezen in een boekhoud- en bedrijfssysteem dat dit bestandsformaat ondersteund. Heeft uw webwinkel een FTP-server? In dat geval worden de transactienota's rechtstreeks naar uw FTP-adres gestuurd. Het voordeel van het gebruik van FTP is dat u niet hoeft in te loggen op Klarna Online om uw transactienota's te openen. NB: Het bestand dat naar een FTP-server wordt gestuurd is altijd een standaard tekstbestand. Volg deze stappen om de transactienota's naar uw FTP-adres te laten versturen: 1. Ga naar Transactienota 2. Klik op Instellingen 3. Vul de informatie in onder FTP 4. Klik op Opslaan Vordering Wat toont het rapport vordering en hoe interpreteer ik het rapport? Een vordering is een rapport dat toont hoe groot uw schuld aan of vordering op Klarna is gedurende een bepaalde periode. In het rapport vindt u ook de totale vordering, zowel als de facturen met betrekking tot de vordering, dat wil zeggen alle geactiveerde facturen die nog niet aan uw webwinkel zijn uitbetaald. Het rapport toont ook alle eventuele retourzendingen die nog niet zijn gecorrigeerd. Batchrapport Een batchrapport kan alleen gebruikt worden als u met behulp van batches gegevens naar ons opstuurt. Het rapport toont alle batchbestanden die naar ons verstuurd zijn, en of deze zijn aangekomen. De rapporten die voorzien zijn van 14

15 een foutcode zijn onder andere bestanden die niet aangekomen zijn. Heeft u hulp nodig met batchrapporten, neem dan contact op met onze webwinkelondersteuning via webwinkel@klarna.nl 15

16 Het aanmaken van een handmatige factuur in Klarna Online Soms is het nodig handmatig een factuur voor een klant aan te maken. Hier vertellen we hoe dat in zijn werk gaat. Om een nieuwe factuur aan te kunnen maken, dient u eerst een klantnummer voor de klant aan te maken. Hoe u dit doet vindt u in de paragraaf Nieuwe klant. Volg deze stappen om handmatig een nieuwe factuur aan te maken: 1. Klik in het hoofdmenu op Nieuwe factuur 2. Vul in het veld Klantnummer het klantnummer, persoonsnummer of organisatienummer in. Vul ook het ordernummer, telefoonnummer en adres in. 3. Als de klant heeft gekozen om te betalen in termijnen, kiest u de overeenkomstige campagne. 4. Klik op Maken 5. Kies Lijst met goederen veranderen en voeg de gewenste producten toe. 6. Sluit af met Opslaan 7. Activeer vervolgens de factuur via Activeren en stuur samen met de levering naar de klant. NB: Er wordt een kredietbeoordeling uitgevoerd bij het opslaan van de goederenlijst. Overschrijdt het totale bedrag op de factuur de kredietgrens van de klant, verschijnt de waarschuwingstekst Credit limit exceeded. Nieuwe klant Als u handmatig een factuur wilt aanmaken, dient u eerst een fictief klantnummer aan te maken. Iedere keer dat de klant een aankoop doet, of probeert te betalen via Klarna wordt een nieuw fictief klantnummer aangemaakt. Deze vindt u onder KlantId van de klant. Volg deze stappen om een nieuw klantnummer aan te maken: 1. Klik in het hoofdmenu op Nieuwe klant 2. Kies voor Keuze B 3. Vul alle met een sterretje gemarkeerde velden in. Het is belangrijk dat de gegevens juist en volledig zijn. 4. Klik op Maken 16

17 Remboursfacturen Een remboursfactuur wordt gebruikt om klanten na te factureren die hun levering of factuurbestelling niet hebben opgehaald. Om deze functie te kunnen gebruiken, moet de klant in kwestie zijn goedkeuring hebben gegeven. Goedkeuring kan verkregen worden in samenhang met de aankoop als u in uw verkoopvoorwaarden heeft bepaald dat de klant een vergoeding voor niet opgehaalde pakketten in rekening wordt gebracht. Hoe maak ik een remboursfactuur aan? 1. Klik in het menu op Post-Remboursfacturen 2. Vul de naam en het adres van de klant in, en het totale bedrag van de factuur, echter geen hoger bedrag dan wat wordt aangegeven in de voorwaarden op uw website. U hoeft hier u niet het persoonsnummer van de klant in te vullen, aangezien er in plaats daarvan een fictief persoonsnummer wordt aangemaakt. Het fictieve persoonsnummer begint met FF. 3. Als alle gegevens ingevuld zijn, klikt u op Maken, activeren en sturen. De factuur wordt vervolgens de volgende dag verstuurd. NB: We berekenen momenteel 19,00 SEK per factuur, exclusief BTW. Wanneer de klant de factuur heeft betaald, zullen wij deze aan u uitbetalen. Als de klant de factuur niet betaalt zal een herinnering verstuurd worden. Als de herinnering op zijn beurt niet wordt betaald, wordt de zaak overgedragen aan ons incassobureau Segoria, die vervolgens een incassobrief verstuurd. 17

18 Gegevens over de webwinkel Wanneer u uw gegevens invult, is het belangrijk dat u de juiste informatie opgeeft. Deels zodat wij contact met u op kunnen nemen, deels omdat de informatie zal worden opgenomen op de facturen die naar uw klanten worden verstuurd. Op die manier ziet de klant dat de factuur van uw webwinkel afkomstig is. Contactgegevens voor Klarna Volg deze stappen om uw contactgegevens in te vullen: 1. Klik in het menu op Toon webwinkel 2. Ga naar De webwinkels adres- en contactgegevens (gebruikt door Klarna) 3. Vul alle gevraagde gegevens in en klik onderaan de pagina op Opslaan op precies dezelfde manier als het uploaden van een logo. Hoe verander ik gegevens die op de factuur staan? 1. Klik in het menu op Toon webwinkel 2. Ga naar Factuurinformatie 3. Vul alle gegevens in die u op de factuur wilt weergeven en klik onderaan de pagina op Opslaan Hoe voeg ik een logo toe aan de factuur? 1. Klik in het menu op Toon webwinkel 2. Ga naar Factuurontwerp 3. Voor het uploaden van uw logo, klik op Browse Vind het juiste logotype 5. Klik onderaan de pagina op Opslaan 6. Kies onderaan de pagina Toon testfactuur om te zien hoe uw factuur er uit ziet Als u niet tevreden bent met hoe uw logo eruit ziet, kunt u grootte en positie naar wens aanpassen. U doet dit door onder het kopje Factuurontwerp de waardes voor grootte en positie te veranderen. NB: Gebruik geen transparante afbeeldingen, omdat deze geïnverteerd worden, dat wil zeggen dat wit zwart wordt en omgekeerd. Wilt u het logo verwijderen, moet u deze vervangen door een witte afbeelding. Dat doet u 18

19 Gebruikers In Klarna Online kunt u kiezen tussen vier verschillende typen gebruikers. Deze accounts zijn er zodat u zelf kunt bestemmen wie en hoeveel personen toegang tot uw systeem en de facturen heeft. Standaard wordt altijd een beheerder aangemaakt op basis van de gegevens die in het contract tussen uw webwinkel en Klarna zijn vastgelegd. Als beheerder heeft u volledige toegang tot Klarna Online met al zijn functies. Wat houden de verschillende typen gebruikers in? U kunt kiezen uit vier verschillende typen gebruikers. Het verschil tussen de verschillende typen zit hem in de bevoegdheden die de gebruiker heeft. Beheerder - is de enige met volledige bevoegdheden in Klarna Online. De beheerder kan alle financiële rapporten bekijken, facturen verwerken en nieuwe gebruikersaccounts aanmaken. Gebruiker - heeft dezelfde rechten als hierboven, maar kan geen nieuwe gebruikersaccounts aanmaken. Ingeschakeld - kan alleen facturen verwerken. Leesrechten - kan alleen maar facturen inzien. Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe? 1 Klik in het hoofdmenu op Gebruikers 2. Kies Voeg gebruiker toe en voer het e- mailadres van uw collega in en geef aan welke rol hij/zij heeft. 3. Er wordt nu een activerings verstuurd naar het opgegeven adres. Uw collega dient de instructies in deze op te volgen. 19

20 Hoe kom ik in contact met Klarna? Zweden Webwinkelondersteuning Telefoon: Klantenservice Telefoon: Telefooncentrale: Fax: Website: Adres Klarna AB Norra Stationsgatan Stockholm Zweden Finland Webwinkelondersteuning Telefoon: Klantenservice Telefoon: Telefooncentrale: Fax: Website: Adres Klarna OY Melkonkatu 22A Helsinki Finland Noorwegen Webwinkelondersteuning Telefoon: Klantenservice Telefoon: Telefooncentrale Fax: Website: Adres Klarna AB Gjerdrumsvei Oslo Noorwegen Denemarken Webwinkelondersteuning Telefoon: Klantenservice Telefoon: Telefooncentrale: Fax: Website: Adres Klarna AB Norra Stationsgatan Stockholm Zweden 20