Houvast bij uw pgb-administratie. Informatie voor budgethouders

Transcriptie

1 Houvast bij uw pgb-administratie Informatie voor budgethouders

2 Inhoud 01 Inleiding 3 02 Uw administratie op orde 6 03 Uw pgb uitstippelen Salaris of uurtarief Financiële administratie Verantwoording Adressen Afkortingen en begrippen Wat doet Per Saldo voor u 46 2

3 01 Inleiding Deze brochure is een praktische handreiking voor u als budgethouder of u als wettelijk vertegenwoordiger van een budgethouder. Hier vindt u informatie die u nodig hebt om uw pgb goed te kunnen beheren en uw administratie op orde te brengen én te houden. Dit is voor de meeste mensen geen moeilijke, maar wel een veelomvattende klus. We raden u aan deze brochure te lezen voordat u uw basisadministratie aanlegt. Vervolgens kunt u de brochure als naslagwerk beschikbaar houden. Gaandeweg zult u hierin weer tips vinden die u op dat moment nodig hebt. Vanwege de veelomvattende informatie zal deze brochure niet volledig zijn. Voor al uw specifieke vragen kunt u daarom altijd bij Per Saldo terecht, telefonisch of via . Afhankelijk van de soort zorg zijn er vier loketten waar u een pgb kunt krijgen. U kunt er ook meerdere krijgen: het zorgkantoor, voor een pgb vanuit de Algemene Wet Bijzonder Ziektekosten (AWBZ) voor persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, tijdelijk verblijf en verblijf (het zogenoemde zorgzwaartepakket) uw gemeente, voor een pgb vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) voor huishoudelijke hulp, hulpmiddelen en individuele voorzieningen bijvoorbeeld voor vervoer en woningaanpassing uw zorgverzekeraar, voor een pgb vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw) voor behandeling in de geestelijke gezondheidszorg en voor hulpmiddelen voor mensen met een visuele beperking (landelijke regeling vervalt per 1 januari 2010; er zijn zorgverzekeraars die plannen maken om ermee door te gaan; informeer bij uw eigen zorgverzekeraar) uw gemeente, voor een pgb vanuit de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) voor begeleiding bij werk bij een gewone baas 3

4 Verreweg de meeste pgb s worden verstrekt vanuit de AWBZ. Deze brochure richt zich daarom op de administratie van een pgb-awbz. Hebt u meerdere pgb s, dan kunt u hetzelfde systeem hanteren. Belangrijk is de administratie van deze verschillende pgb s gescheiden te houden. Zo krijgt u overzicht en bent u in staat de uitgaven van de budgetten per loket te verantwoorden. Nieuw in 2008 en 2009 is het experiment met het pgb-awbz in combinatie met WIA-werkvoorzieningen (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen), het participatiebudget Werk en Zorg. Nadat de indicatiebesluiten van het UWV en van het CIZ zijn verstrekt, verloopt alles rond dit experimentele pgb via het zorgkantoor. Per Saldo Deze brochure is samengesteld door Per Saldo, de onafhankelijke, landelijke belangenvereniging van en voor mensen met een persoonsgebonden budget (pgb). 4

5 Wat doet Per Saldo voor budgethouders? Informeren Via de website Met magazine EigenWijs dat zes keer per jaar verschijnt Met schriftelijke informatiemateriaal in de vorm van brochures en factsheets Tijdens kortdurende cursussen en bijeenkomsten Ondersteunen Budgethouders kunnen van maandag tot en met donderdag met al hun vragen bellen naar de informatie en advieslijn ( of 0900-pgbhulp, à 0,20 per minuut, van 9 tot 12 uur en van 13 tot 17 uur; op maandag vanaf 10 uur). Leden van Per Saldo kunnen met het nummer van de ledenservice bellen. Aan dit nummer wordt geen algemene bekendheid gegeven. Bij aanmelding wordt dit aan nieuwe leden verstrekt. Juridische ondersteuning is mogelijk voor leden met een pluslidmaatschap. Belangen behartigen Per Saldo volgt de politieke ontwikkelingen en komt op voor de belangen van budgethouders. Ontwikkelen Per Saldo ijvert onder andere voor betere regelingen rond het pgb, met een eenvoudiger uitvoering, marktconforme pgb-tarieven, meer bestedingsvrijheid en een eenvoudiger verantwoording. Per Saldo pleit voor brede invoering van pgb s op allerlei terreinen, bijvoorbeeld in het onderwijs, bij de verstrekking van hulpmiddelen en voorzieningen en bij re-integratie op de arbeidsmarkt. Uiteindelijk streven is één participatiebudget, waarbij alle zorg, hulp en voorzieningen zijn ondergebracht in één pgb, dat verkrijgbaar is via één indicatie en met verantwoording aan één instantie. In deze brochure wordt gesproken over zorgverleners, ook als het gaat om begeleiders, assistenten, dienstverleners of hulpverleners die werken op basis van een pgb AWBZ. Waar zorgverlener staat kunt u ook zorgverleenster lezen. Waar hij of zijn staat, kunt u ook zij of haar lezen. Geldigheid De informatie in deze brochure is met de meeste zorg samengesteld, op grond van informatie die ons in september 2009 bekend is. Kijk op voor de meest actuele informatie. 5

6 6 02 Uw administratie op orde

7 Uw administratie op orde In dit hoofdstuk leest u hoe u uw administratie op orde kunt brengen en houden. Een praktisch hulpmiddel hierbij is de pgb-map die u van uw zorgkantoor hebt gekregen. Voor een goede financiële administratie is het belangrijk dat u alle correspondentie met alle betrokken organisaties op een overzichtelijke manier opbergt. Denk daarbij aan de officiële brieven, formulieren en overeenkomsten. Als u het beheer van uw pgb uitbesteedt aan een familielid, een kennis of een bureau, geeft u hen dan kopieën van de belangrijkste documenten. De originele documenten houdt u in eigen bezit. U bent tenslotte zelf verantwoordelijk voor uw pgb. De informatie- en bewaarmap van het zorgkantoor Na de eerste toekenning van uw pgb ontvangt u van het zorgkantoor een Informatie- en bewaarmap. Deze map heeft een vaste indeling met voorbedrukte tabbladen. U kunt de map gebruiken om uw correspondentie in op te bergen. Niet alles in de map bewaren In de aanloop naar de aanvraag van uw pgb hebt u al veel formulieren en andere informatie ontvangen. U hebt waarschijnlijk niet alle documenten nodig. Dit is afhankelijk van de manier waarop u uw zorg organiseert en het type overeenkomsten dat u sluit. Om uw map overzichtelijk te houden, kunt u het beste de informatie die u niet (direct) nodig hebt, op een andere plek opbergen, bijvoorbeeld in een reservemap. Als uw situatie verandert en u bijvoorbeeld een andere overeenkomst nodig hebt, kunt u die uit de reservemap halen. Nieuwe modelovereenkomsten en andere formulieren kunt u downloaden via of nabestellen bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Over de SVB leest u meer op pagina 33. tip maak kopieën van uw ingevulde formulieren U bent verplicht om een volledige administratie van uw pgb bij te houden. Maak daarom, voordat u ingevulde formulieren opstuurt naar de verschillende instanties, een kopie voor uw eigen administratie. tip schaf postbakjes aan Een suggestie voor de indeling: Post in: voor alle inkomende post die nog niet is gelezen. Opbergen: voor alle niet-financiële post die is gelezen en kan worden opgeborgen in de informatie- en bewaarmap. Doen: voor alle niet-financiële post die is gelezen en waar u nog iets mee moet doen voordat u het kunt opbergen (overeenkomsten, formulieren). Te betalen: voor alle financiële post waar een betaling aan gekoppeld is (facturen, loonoverzichten). Betaald en te boeken: voor alle financiële post (facturen, bankafschriften, belastingaanslagen) en andere documenten (bonnetjes, declaraties) die nog moeten worden geboekt in uw kasboek of in uw computerprogramma. Geboekt: voor alle financiële documenten die kunnen worden opgeborgen. Post uit: voor alle eigen correspondentie die moet worden verzonden. 7

8 De indeling van de map De Informatie- en bewaarmap van het zorgkantoor bevat een aantal tabbladen. Hieronder wordt per tabblad beschreven welke documenten u achter welk tabblad kunt opbergen. Tabblad 1: Belangrijke adressen Hier bewaart u onder andere het adres en de overige gegevens van uw zorgkantoor (dit is het zorgkantoor in uw regio). Tabblad 2: Indicatiebesluit Achter dit tabblad plaatst u alle correspondentie over uw indicatie. Een aantal documenten moet u hier terug kunnen vinden. De contactgegevens van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) of het Bureau Jeugdzorg (BJZ) en de organisaties die u hebben ondersteund bij uw aanvraag (bijvoorbeeld de ondersteuningsorganisatie MEE of Per Saldo). Een kopie van uw ingevulde aanvraagformulier voor de indicatie plus de originelen van de bijlagen bij de indicatie, zoals bijvoorbeeld het zorgmomentenoverzicht. Het indicatiebesluit dat u hebt ontvangen van het CIZ of het Bureau Jeugdzorg. Het indicatiebesluit is de beschikking waarin staat welk soort zorg en hoeveel uren zorg per week u nodig hebt. Er staat ook in hoe lang u recht hebt op deze zorg (dit is de geldigheidsduur van de indicatie). In het indicatiebesluit staat meestal uw keuze voor het pgb vermeld. Het komt ook voor dat uw keuze voor pgb of zorg in natura in de toekenningsbeschikking van het zorgkantoor staat beschreven. Het CIZ of het Bureau Jeugdzorg stuurt het indicatiebesluit naar u en naar het zorgkantoor. Het indicatiebesluit van het UWV (als u deelneemt aan het experiment participatiebudget Werk en Zorg. In dit indicatiebesluit staat beschreven welk soort begeleiding, vervoersvoorzieningen en/of hulpmiddelen u nodig hebt. Uw eventuele bezwaarschrift. Uw eventuele vervolgindicaties. tip let op de geldigheidsduur van de indicatie Op het indicatiebesluit staat de periode waarvoor de indicatie geldig is. Neem ruim voor het einde van deze periode (6 tot 8 weken) contact op met het CIZ of het Bureau Jeugdzorg (of als u deelneemt aan het experiment met het Participatiebudget Werk en Zorg, met het UWV) voor een nieuwe indicatie. Ga goed na of er ondertussen wijzigingen zijn in de regeling van het pgb en of deze van invloed kunnen zijn op uw indicatie. Bent u lid van Per Saldo, dan kunt u hierover zo nodig advies vragen bij een pgb-consulent van Per Saldo via de ledenservice. tip Neemt u deel aan het experiment met het participatiebudget Werk en Zorg, leg hiervoor dan een extra tabblad aan achter het tabblad indicatie. U noemt dit tabblad indicatie UWV Hierbij maakt u globaal dezelfde indeling als bij het voorgaande tabblad. Tabblad 3: Toekenningsbeschikking van het zorgkantoor Achter dit tabblad plaatst u alle correspondentie over de toekenningsbeschikking van uw zorgkantoor. Deze toekenningsbeschikking geeft u belangrijke informatie. Wat de omvang van het pgb is waarmee u de zorg en/of begeleiding kunt inkopen, die u volgens het indicatiebesluit nodig hebt. Op de toekenningsbeschikking staat zowel het bruto- als het netto-pgb vermeld. Het netto-pgb ontvangt u van het zorgkantoor. Dit is het bruto-pgb na aftrek van uw eigen bijdrage (zie hoofdstuk 4). Ook de eigen bijdrage staat op de toekenningsbeschikking. 8

9 Voor welke periode deze toekenning geldt. Over welke perioden het pgb op uw bank- of girorekening wordt overgemaakt. Dit zijn de voorschotperioden en voorschotbedragen (zie hoofdstuk 4). Elke keer wanneer u een nieuwe (voorlopige of definitieve) toekenningsbeschikking krijgt, vervalt de vorige. Alleen de laatste toekenningsbeschikking is geldig. Het is wel verstandig om de voorgaande beschikkingen te bewaren. Hebt u een voorlopige toekenningsbeschikking ontvangen, dan is dit meestal omdat de eigen bijdrage nog niet definitief is vastgesteld. Pas als deze is vastgesteld, ontvangt u een definitieve toekenningsbeschikking. Het kan dus zijn dat uw definitieve netto-pgb later wordt aangepast. Wellicht krijgt u dan minder of juist meer. Daar kunt u bij het plannen van het budget alvast rekening mee houden. Tabblad 4: Definitieve afrekening van het zorgkantoor In de vaststellingsbeschikking wordt het pgb dat in het vorige jaar is toegekend, definitief afgerekend. Ook hierin staat voor u belangrijke informatie. Welke bedragen het zorgkantoor aan u heeft overgemaakt. Welke bedragen u aan het zorgkantoor hebt verantwoord. Wat u eventueel nog moet terugbetalen aan het zorgkantoor. Tabblad 5: Zorgovereenkomsten U sluit zelf overeenkomsten af met de personen of organisaties die zorg aan u verlenen. Er bestaan verschillende soorten overeenkomsten, afhankelijk van het type zorgverlener dat u inhuurt. In samenspraak met Per Saldo heeft het Servicecentrum PGB van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) een aantal modelovereenkomsten gemaakt die u in de map aantreft: zorgovereenkomst (overeenkomst van opdracht) met uw partner of met een inwonend familielid. zorgovereenkomst (overeenkomst van opdracht) met een zorginstelling. zorgovereenkomst (overeenkomst van opdracht) met een freelancer. arbeidsovereenkomst (deze overeenkomst sluit u af met zorgverleners voor wie de andere overeenkomsten niet van toepassing zijn). U kunt deze modelovereenkomsten gratis downloaden van de websites van Per Saldo ( en het Servicecentrum PGB ( Ook kunt u bij de SVB de papieren versies bestellen. tip maak aparte tabbladen per zorgverlener Achter het tabblad Zorgovereenkomsten kunt u ook de overige informatie van uw zorgverlener(s) opbergen. Het is handig om voor elke zorgverlener een apart tabblad te nemen waarachter u zijn documenten bewaart. De persoonlijke gegevens van uw zorgverlener en (indien van toepassing) een kopie van zijn paspoort. Dit laatste is verplicht als u een zorgverlener in dienst neemt voor wie u loonheffing moet afdragen. De overeenkomst met uw zorgverlener. U bewaart zelf het origineel en geeft een kopie aan de zorgverlener en als daarnaar wordt gevraagd, aan het zorgkantoor en het Servicecentrum PGB van de Sociale Verzekeringsbank. Verklaring Omtrent Gedrag (met name belangrijk bij zorg aan minderjarigen) en referenties van derden over uw zorgverlener. Als dit van toepassing is: kopie van de Verklaring ArbeidsRelatie (VAR-verklaring) van uw zorgverlener. Als dit van toepassing is: een kopie van de loonbelastingverklaring. Verslagen van functioneringsgesprekken. 9

10 Tabblad 6: Declaratieformulier van het zorgkantoor Hier bergt u de declaratieformulieren op van de zorgverleners met wie u een overeenkomst van opdracht hebt en van zorgverleners met een arbeidsovereenkomst die minder dan drie dagen voor u werken. Om uw zorgverleners te kunnen uitbetalen, moet u door hen ondertekende rekeningen hebben. Hierop staan in elk geval de hierna genoemde gegevens. De dagen waarop is gewerkt. Het bedrag dat u per uur hebt betaald. Het aantal betaalde werkuren. De naam, het adres en het burgerservicenummer of btw-nummer van uw zorgverlener. Vraag uw zorgverlener om binnen vier weken de declaratie bij u in te dienen. In de modelovereenkomsten met uw zorgverleners staat weliswaar dat zij de declaratie binnen zes weken na de maand waarin de zorg is verleend bij u moeten indienen. Deze termijn is vastgelegd in de officiële subsidieregeling pgb en is daarom in de modelovereenkomsten overgenomen. Maar handig is dat niet. U moet immers als budgethouder binnen zes weken na afloop van de verantwoordingsperiode uw verantwoordingsformulier indienen bij het zorgkantoor. Om uw verantwoordingsformulier op tijd te kunnen insturen moet uw zorgverlener de declaratieformulieren twee weken eerder indienen dan in de modelovereenkomst staat. In de map vindt u een exemplaar van het declaratieformulier. U kunt dit formulier kopiëren als u meer formulieren nodig hebt. U bent verplicht de declaraties zeven jaar te bewaren, want het zorgkantoor kan u vragen om ze op te sturen. tip houd de uren bij in een agenda Als uw zorgverlener geen vaste werktijden heeft, houd de gewerkte uren dan dagelijks bij in een agenda, zodat u zelf een goed overzicht hebt van de gewerkte uren. Tabblad 7: Declaratieformulier SVB bij ziekte of zwangerschap van uw zorgverlener Dit formulier hebt u nodig bij ziekte of zwangerschap van uw zorgverlener met wie u een arbeidsovereenkomst hebt afgesloten. U krijgt extra pgb van het Servicecentrum PGB om een zieke zorgverlener door te betalen. Daar bent u als werkgever namelijk wettelijk toe verplicht. U kunt uw gewone pgb dan gebruiken om een vervanger in te huren. Als uw zorgverlener zwanger is en u een arbeidsovereenkomst met haar heeft, kan zij tijdens het zwangerschapsverlof een zwangerschapsuitkering krijgen. Uw zorgverlener krijgt dan haar loon doorbetaald tijdens het hele zwangerschapsverlof van maximaal 16 weken. Het UWV beslist hierover. U moet ziekte van uw zorgverleners met een arbeidsovereenkomst altijd direct (binnen 24 uur) melden bij het Servicecentrum PGB. Dat kan telefonisch, tussen 8.00 uur en uur s morgens, via telefoonnummer (030) of per via pgb@svb.nl. Hebt u de salarisadministratie niet ondergebracht bij het Servicecentrum PGB, dan ontvangt u van het Servicecentrum PGB een declaratieformulier met toelichting. Met dit formulier kunt u vergoeding van loon of vakantiegeld terugvragen. U vult per maand en per zorgverlener een declaratie in. Hebt u de salarisadministratie wel ondergebracht bij het Servicecentrum PGB, dan neemt het Servicecentrum PGB de loondoorbetaling bij ziekte direct over en hoeft u de kosten hiervoor dus niet apart bij hen te declareren. 10

11 Meld bij zwangerschap uiterlijk 4 weken van tevoren aan de SVB dat uw zorgverlener met zwangerschapsverlof gaat. Zwangerschapsverlof begint 4 tot 6 weken voor de uitgerekende bevallingsdatum. Nadat u het zwangerschapsverlof aan de SVB heeft doorgegeven, sturen zij u een brochure en een formulier. Met het formulier kan uw zorgverlener de uitkering aanvragen bij het UWV. Het UWV betaalt het netto loon aan de zorgverlener. Het UWV houdt dus òòk de verschuldigde loonheffing in en zorgt voor de jaaropgave. Tijdens het zwangerschapsverlof hoeft u uw zorgverlener geen loon te betalen. U kunt uw budget gebruiken om vervangende hulp in te schakelen. Geef na afloop van het verlof aan de SVB door dat uw zorgverlener weer aan het werk is. Tabblad 8: Afschriften van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) Als u uw salarisadministratie volledig uitbesteedt aan het Servicecentrum PGB, kunt u hier uw correspondentie en financiële documenten opbergen. U leest meer over het uitbesteden van uw salarisadministratie in hoofdstuk 6. Let op! Na aanmelding bij het Servicecentrum PGB krijgt u een uniek klantnummer toegekend. Dit nummer is weer anders dan het dossiernummer van het zorgkantoor. Let er dus op dat u in de correspondentie met de beide instanties het juiste nummer gebruikt. Tabblad 9: Rekeningen van zorgorganisaties Hier bergt u de rekeningen op van de instellingen en/of leveranciers waar u zorg inkoopt. U hebt die rekeningen nodig voor de verantwoording aan het zorgkantoor. Vraag de zorginstelling om de rekening op te sturen binnen vier weken na afloop van de maand waarin u de zorg hebt ingekocht. U hebt die rekeningen nodig voor de verantwoording aan het zorgkantoor. U moet zelf immers binnen zes weken na het einde van de verantwoordingsperiode uw verantwoording insturen. Maak dus goede afspraken met de zorginstellingen over het op tijd toesturen van de rekeningen. Leg dit bijvoorbeeld vast in de zorgovereenkomst met de instelling. Tabblad 10: Verantwoordingsformulier voor het zorgkantoor Hier bewaart u het verantwoordingsformulier dat u binnen zes weken na afloop van de verantwoordingsperiode (per half jaar bij een budget hoger dan 5.000; per jaar voor een budget lager dan 5.000) moet terugsturen naar het zorgkantoor. Zodra u alle declaratieformulieren en rekeningen binnen hebt, kunt u op het formulier invullen wat u in de afgelopen verantwoordingsperiode aan zorg en begeleiding hebt uitgegeven. Bij het verantwoordingsformulier zit een verzamelformulier waarop u alle zorgverleners moet vermelden die in de afgelopen verantwoordingsperiode voor u hebben gewerkt. In hoofdstuk 7 vindt u instructies voor het invullen van het verantwoordingsformulier. In de map van het zorgkantoor zit een voorbeeldformulier met invulinstructie. Het verantwoordingsformulier dat u moet invullen, ontvangt u van het zorgkantoor. Als u dit formulier hebt ingestuurd, ontvangt u automatisch een nieuw formulier voor de volgende verantwoordingsperiode. tip Op vindt u een programma waarmee u uw pgb-administratie kunt vereenvoudigen. Hiermee kunt u uw volledig digitaal ingevulde verantwoordingsformulier uitprinten en vervolgens opsturen naar het zorgkantoor. Zie ook bladzijde

12 Tabblad 11: Opgaafformulier voor de Belastingdienst Hier bewaart u het formulier Opgaaf Uitbetaald bedrag uit een pgb. Dit is een formulier waarmee u voor de Belastingdienst de bedragen verantwoordt die u hebt betaald aan de zorgverleners die het afgelopen jaar voor u hebben gewerkt. U hoeft dit formulier niet in te vullen voor zorgverleners voor wie al loonbelasting is ingehouden en afgedragen (bijvoorbeeld door de SVB). U moet per zorgverlener een opgaafformulier invullen. De ingevulde formulieren stuurt u tegelijk met het verantwoordingsformulier over de laatste verantwoordingsperiode van het jaar naar het zorgkantoor. U ontvangt het opgaafformulier voor de Belastingdienst van uw zorgkantoor, tegelijk met het verantwoordingsformulier over de laatste verantwoordingsperiode van het afgelopen jaar. Als u meerdere exemplaren nodig hebt, kunt u zelf kopieën maken. U kunt het formulier ook downloaden van de website van Per Saldo, In de map van het zorgkantoor vindt u een voorbeeldformulier. Gebruikers van kunnen de formulieren volledig digitaal invullen en vervolgens uitprinten en meesturen met het verantwoordingsformulier. Zie ook bladzijde 13. Naast het opgaafformulier kunt u achter dit tabblad meer informatie opbergen. De contactgegevens van de Belastingdienst. Bewijs van aanmelding (bij zorgverleners met een arbeidsovereenkomst meer dan drie dagen) als werkgever van uw zorgverleners. Kopieën (indien van toepassing) van de loonbelastingverklaringen, als werkgever van uw zorgverleners. Tabblad 12: Wijzigingsformulier Hier bewaart u het formulier dat u kunt gebruiken om alle veranderingen die van belang zijn voor uw pgb door te geven aan het zorgkantoor. Dit formulier gebruikt u bijvoorbeeld om een verhuizing door te geven of een wijziging van uw rekeningnummer. In de map zit al een exemplaar van het wijzigingsformulier. U kunt zelf kopieën maken als u meerdere exemplaren nodig hebt. tip geef wijzigingen apart door aan het servicecentrum pgb Als u uw salarisadministratie hebt uitbesteed aan het Servicecentrum PGB, moet u wijzigingen ook apart aan het Servicecentrum PGB doorgeven. Tabblad 13: Bankafschriften en betalingsbewijzen Hier kunt u alle bewijzen van betalingen bewaren. Het is belangrijk dat u van iedere uitgave een bewijs van betaling kunt laten zien. Betaalt u bijvoorbeeld uw zorgverlener een keer contant uit, laat hem dan een kwitantie ondertekenen, zodat u later kunt bewijzen dat u hebt betaald. Als uw pgb niet zo groot is en u huurt slechts één of twee zorgverleners in, dan kunt u uw financiële administratie in de map van het zorgkantoor bewaren. Hebt u meer ruimte nodig voor uw financiële administratie, dan raden wij u aan om een aparte map aan te schaffen of de map te gebruiken die u van uw bank hebt gekregen voor het opbergen van uw afschriften. In hoofdstuk 6 leest u meer over de financiële administratie van uw pgb. 12

13 Tabblad 14: Pgb-brochures en voorbeeldformulieren Hier kunt u naar eigen behoefte uw informatie bewaren. De CVZ-brochure Pgb. Zelf uw zorg inkopen in 8 stappen. Deze brochure Houvast bij uw pgb-administratie. De brochure SVB Servicecentrum PGB Administratieve hulp en persoonlijk advies voor budgethouders. Suggesties voor aanvullende tabbladen Hieronder vindt u nog een aantal suggesties voor aanvullende tabbladen. Tabblad Per Saldo Als lid kunt u met al uw vragen terecht bij deskundige pgb-consulenten van Per Saldo. U wordt gevraagd naar uw lidnummer. Voor een snelle afhandeling van uw vragen is het handig om uw lidnummer van Per Saldo en alle belangrijke documenten bij de hand te hebben. Enkele suggesties wat u achter dit extra tabblad kunt bewaren. Contactgegevens Per Saldo: het speciale telefoonnummer voor leden, uw lidnummer en de inlogcode voor de website. Correspondentie met Per Saldo. Schriftelijke uitgaven van Per Saldo met laatste ontwikkelingen rond het pgb. Gegevens vastgelegd in epgb (zie tip hieronder). tip epgb is een computerprogramma waarmee u uw pgb-administratie kunt vergemakkelijken. epgb is veilig, eenvoudig en door iedereen te gebruiken. wat kunt u met epgb? Invoeren welke taken uw zorgverleners uitvoeren en wat ze verdienen. Invoeren hoeveel uur uw zorgverleners bij u werken. Een handige online agenda voor u en uw zorgverleners bijhouden. Invoeren van facturen van zorgverleners. Invoeren van onkosten en reiskosten. Urenbriefjes maken (declaratieformulieren). Pgb-verantwoordingsformulier maken. Opgaafformulier belastingdienst maken. Handige berekeningen maken. U kunt zich via aanmelden. U kunt epgb eerst 30 dagen gratis proberen. Bevalt het niet, dan betaalt u niets. NB Stichting epgb is in augustus 2007 opgericht vanuit Per Saldo en het Persoonlijk ZorgNetwerk Tabblad Administratiekantoor Als u besluit om uw financiële administratie uit te besteden aan een ander administratiekantoor dan het Servicecentrum PGB, dan kunt u achter dit tabblad de correspondentie met dit kantoor in uw map opbergen. De contactgegevens van uw administratiekantoor. Uw contract met het administratiekantoor. Overige correspondentie. 13

14 14 03 Uw pgb uitstippelen

15 Uw pgb uitstippelen Om aan het eind van het jaar goed uit te komen, moet u de besteding van uw pgb van tevoren zorgvuldig plannen. U moet weten hoeveel geld u kunt uitgeven en waaraan u het pgb kunt en wilt besteden. Aan de hand van onderstaande vragen kunt u uw pgb plannen. Hoeveel pgb heb ik tot mijn beschikking? In de toekenningsbeschikking van het zorgkantoor staat zowel het bruto-pgb (vóór de korting met de eigen bijdrage) als het netto-pgb (het bedrag dat u daadwerkelijk in handen krijgt). Het bruto pgb Op basis van het indicatiebesluit van het CIZ berekent het zorgkantoor de hoogte van uw bruto-pgb. Daarbij hanteert het zorgkantoor een lijst met tarieven die de overheid jaarlijks vaststelt. Elke zorgfunctie (soort zorg) en elke zorgklasse (hoeveelheid zorg) heeft zijn eigen tarief. Hebt u een indicatie voor verschillende zorgfuncties in verschillende klassen, dan is uw bruto-pgb dus een optelsom van alle tarieven die voor elke functie en klasse in de tabellen staan. Neemt u deel aan het experiment met het participatiebudget Werk en Zorg, dan staat op de beschikking ook de hoogte van het bruto-pgb voor het onderdeel WIA-werkvoorzieningen vermeld. De eigen bijdrage U krijgt het bruto-pgb in een aantal gevallen niet in zijn geheel in handen. Eerst gaat uw eventuele eigen bijdrage ervan af. Wat overblijft is het netto-pgb. Dat is het bedrag dat het zorgkantoor aan u uitbetaalt. De eigen bijdrage is afhankelijk van uw leeftijd en de soort zorg die u krijgt. Voor jongeren tot 18 jaar wordt geen eigen bijdrage berekend. Het bruto-pgb is voor hen gelijk aan het netto-pgb. Voor begeleiding en tijdelijk verblijf wordt in 2009 geen eigen bijdrage gevraagd. De regering is van plan in 2010 een eigen bijdrage bij begeleiding in te voeren. U betaalt bij uw pgb-awbz dus alléén een eigen bijdrage voor de zorgfuncties persoonlijke verzorging, verpleging en bij een zorgzwaartepakket en alléén als u 18 jaar of ouder bent. Er geldt een maximum, afhankelijk van uw inkomen, uw leeftijd en uw gezinssituatie. De berekening van de maximale eigen bijdrage is te ingewikkeld om hier uit te leggen. Op de website (> zorg zonder verblijf > bereken uw eigen bijdrage) vindt u een rekenmodule waarmee u in een handomdraai uw maximale eigen bijdrage kunt berekenen. Twijfelt u of uw eigen bijdrage juist is vastgesteld en bent u lid van Per Saldo, bel dan met een pgb-consulent van de ledenservice. 15

16 Maximale eigen bijdrage De eigen bijdrage voor zorg uit de AWBZ komt bovenop de eigen bijdrage voor hulp uit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), zoals hulp bij het huishouden. Voor deze beide eigen bijdragen samen geldt een maximum. Over de hoogte van uw eigen bijdrage in de Wmo krijgt u een brief van het CAK (bij bruto uitbetaling door uw gemeente) of van uw gemeente (bij netto uitbetaling van uw gemeente). De maximale eigen bijdrage wordt gebaseerd op uw verzamelinkomen (bruto belastbaar inkomen) van twee jaar geleden, het zogenoemde peiljaar. Als u verwacht dat uw verzamelinkomen in het jaar 2009 minstens lager zal zijn dan het verzamelinkomen in 2007, dan kunt u het CAK verzoeken om de eigen bijdrage te baseren op uw verzamelinkomen van U verzoekt het CAK dan om een zogenoemde peiljaarverlegging. Kijk voor meer informatie op >> zorg zonder verblijf >> download brochure >> Eigen bijdrage zonder verblijf Korting op eigen bijdrage Vanaf 2009 kunnen veel buitengewone uitgaven (waaronder de eigen bijdrage binnen de AWBZ en de Wmo) voor chronisch zieken en gehandicapten niet meer van de belasting worden afgetrokken. Als tegemoetkoming krijgen budgethouders daarom vanaf 1 januari 2009 een korting van 33% op de eigen bijdrage. Bij nieuwe aanvragen wordt het kortingspercentage direct toegepast. Voor lopende indicaties is dit niet het geval. Betaalt u een eigen bijdrage vanwege een pgb-awbz dan dient het zorgkantoor met ingang van 1 juli 2009 de korting te hebben verwerkt in de uitbetaling van uw budget. Heeft u daarnaast (of alleen) een pgb-wmo, dan krijgt u de korting over 2009 pas begin 2010 in één keer uitbetaald door het CAK. Vanaf 2010 wordt de korting door het CAK wel direct verrekend op de factuur. Netto pgb Het netto-pgb is het bedrag dat u daadwerkelijk van het zorgkantoor als voorschot op uw bankrekening gestort krijgt. Het netto-pgb is het brut0-pgb verminderd met de eigen bijdrage. Wordt er geen eigen bijdrage van u verlangd, dan is het netto-pgb dus gelijk aan het bruto-pgb. NB Het volledig te besteden bedrag is het netto-pgb plus de eigen bijdrage die u zelf betaalt. Vrij besteedbaar bedrag en te verantwoorden bedrag Het netto-pgb bestaat uit twee delen. Een verantwoordingsvrij bedrag dat 1,5% van uw pgb bedraagt met een minimum van 250 en een maximum van per (volledig) kalenderjaar, afhankelijk van de hoogte van uw pgb. Het toegekende pgb minus dit verantwoordingsvrije bedrag is het te verantwoorden bedrag. Over dit bedrag moet u verantwoording afleggen aan het zorgkantoor. In welke termijnen krijg ik de voorschotten uitbetaald? Het zorgkantoor stort het netto-pgb rechtstreeks op uw rekening in de vorm van voorschotten. Hoe hoger uw pgb, hoe korter de voorschotperiodes: tot per jaar: voorschot in één keer; tussen en per jaar: voorschot per halfjaar tussen en per jaar: voorschot per kwartaal boven per jaar: maandelijks voorschot 16

17 U hoeft de voorschotten niet te besteden in de betreffende periode. U kunt het pgb het gehele jaar, zolang uw toekenningsbeschikking nog geldig is, gebruiken om zorg en begeleiding in te kopen. Waar mag ik mijn pgb wel en niet aan besteden? Uit het deel van uw pgb waarover u verantwoording moet afleggen, mag u twee zaken betalen. De directe zorgkosten. Dat zijn het loon of honorarium en de eventuele onkostenvergoedingen aan uw zorgverleners of de facturen van particuliere bureaus en zorgorganisaties. Bemiddelingskosten. Dit zijn de kosten die een bemiddelingsbureau maakt om goede zorgverleners voor u te vinden. Neemt u deel aan het experiment met het participatiebudget Werk en Zorg, dan mag u uw pgb ook besteden aan het volgende (WIA-werkvoorzieningen). Meeneembare werkvoorzieningen, bijvoorbeeld orthopedisch schoeisel, communicatiehulpmiddelen. Intermediaire activiteiten voor doven en blinden, bijvoorbeeld doventolk, voorleeshulp. Noodzakelijke persoonlijke ondersteuning, bijvoorbeeld jobcoach, hulpmiddelen voor lezen en schrijven. Kosten voor kinderopvang tijdens een reintegratietraject. Vervoersvoorzieningen, zoals autoaanpassingen, kilometervergoedingen om de werkplek te bereiken. Overige kosten Andere kosten die u maakt om de zorg rond te krijgen, mag u niet betalen uit het te verantwoorden bedrag. U kunt hier wel uw verantwoordingsvrije bedrag voor gebruiken. Denk daarbij aan de kosten voor het plaatsen van advertenties, het inhuren van een administratiekantoor, voor postzegels, voor telefoonkosten of het lidmaatschap van Per Saldo. Bestedingsvrijheid U mag zelf weten hoe u uw pgb verdeelt over de zorgfuncties zoals die omschreven zijn binnen het pgb -AWBZ (persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, tijdelijk verblijf en verblijf, het zogenoemde zzp). Dus ook als u voor bepaalde zorgfuncties in dit lijstje géén indicatie hebt, mag u het pgb daar wél aan besteden. Voor verpleging geldt overigens een beperking: heeft u een pgb op grond van een verstandelijke of zintuiglijke beperking of op grond van een psychiatrische aandoening, dan kunt u uw pgb niet inzetten voor verpleging. U kunt wel schuiven tussen de overige functies en dat ook zo opgeven op het verantwoordingsformulier. Neemt u deel aan het experiment met het participatiebudget Werk en Zorg, dan mag u ook schuiven tussen het deel WIA-werkvoorzieningen en het zorgdeel. Dit kunt u ook verantwoorden op het verantwoordingsformulier. Hoeveel uren zorg en begeleiding wil ik inhuren? Voorafgaand aan het indicatiegesprek met het CIZ of het Bureau Jeugdzorg moet u goed bekijken welke zorg en begeleiding u nodig hebt en op welke momenten. Nadat u van het zorgkantoor een pgb hebt gekregen (op basis van het indicatiebesluit), is het goed om opnieuw te bekijken hoeveel zorg u wilt inhuren. U hoeft bij de besteding van uw pgb niet precies uw indicatie te volgen. Voorafgaand aan het indicatiegesprek met het UWV voor WIA-werkvoorzieningen, is het zinvol bij uzelf na te gaan welke hulpmiddelen, hoeveel coaching of welke vervoersvoorzieningen u nodig hebt op uw (toekomstige) werk. 17

18 Wat kan en wil ik mijn zorgverleners betalen? Als u weet hoeveel zorg u nodig hebt en hoeveel uw maximale budget is, kunt u met uw zorgverleners gaan onderhandelen over hun salaris of uurtarief. U zult moeten uitkomen op een tarief dat binnen uw pgb past én dat aanvaardbaar is voor uw zorgverleners. Om goed uit te komen met uw pgb, kunt u regelmatig controleren of dat lukt met het beschikbare bedrag en kunt u eventueel op tijd bijsturen. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld goedkopere mensen in te huren of door minder uren af te nemen. Tarieven Er zijn geen landelijke tarieven voor zorgverleners. Wel moeten de ingeschakelde zorgverleners worden betaald volgens de Nederlandse marktomstandigheden. Met andere woorden: wanneer u betalingen opvoert die niet in verhouding staan tot gangbare tarieven, kan het zorgkantoor de kosten afwijzen. U kunt bij het bepalen van het salaris of het uurtarief rekening houden met de opleiding, ervaring, kennis van zaken en de professionele inzet van uw zorgverleners, bijvoorbeeld door aan te sluiten bij de tarieven van een vergelijkbare collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) in de sector zorg en welzijn. Informatie daarover is te vinden op internet, op de website van de vakbonden voor werknemers in de sectoren zorg en welzijn. Zie onder andere van de FNV. Minimumloon Aan zorgverleners die op basis van een arbeidsovereenkomst bij u werken, bent u verplicht ten minste het wettelijk minimumloon (plus 8% vakantiegeld) te betalen. Hebt u een overeenkomst van opdracht met uw zorgverlener, of is uw zorgverlener 65 jaar of ouder, dan bent u niet verplicht een honorarium ter hoogte van het minimumloon te betalen. Maar voor een goede verstandhouding is dat wel aan te bevelen. Op de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ( vindt u een tabel met de minimumlonen. Per uur of vast bedrag U kunt uw zorgverlener per uur uitbetalen of elke maand een vast bedrag overmaken voor een vastgesteld aantal gewerkte uren. Het voordeel van een vast bedrag is dat u uw pgb beter kunt plannen, omdat het aantal uren van tevoren vaststaat. Uw zorgverlener is echter minder flexibel inzetbaar. Vakantiegeld Zorgverleners met een arbeidsovereenkomst hebben recht op 8% vakantiegeld over hun brutoloon. U kunt dit vakantiegeld in het brutoloon verwerken. U betaalt dan het loon inclusief vakantiegeld. U hoeft het vakantiegeld zodoende niet op te sparen om het één keer per jaar uit te betalen. Vakantiedagen Zorgverleners met een arbeidsovereenkomst hebben recht op één betaald uur verlof (vrije dagen en vakantie) voor elke 13 uur die ze bij u werken. U kunt deze betaalde vrije uren in het brutoloon verwerken. U betaalt dan het loon inclusief vakantie-uren. U hoeft uw zorgverlener in dat geval niet door te betalen tijdens vrije dagen of vakanties. Kiest u er toch voor om met uw zorgverlener een betaalde vakantieperiode af te spreken, houd dan rekening met de kosten voor vervangende zorg. 18

19 Btw Sinds 1 januari 2007 zijn alle zorgfuncties vrijgesteld van btw. De vrijstelling geldt voor alle zorgfuncties waarvoor u een pgb kunt krijgen op grond van de AWBZ, namelijk persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, tijdelijk verblijf en langdurig verblijf in de vorm van een zorgzwaartepakket (zzp). De vrijstelling geldt ook voor huishoudelijke zorg die u inkoopt met een pgb dat u van de gemeente krijgt op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Het maakt voor de btw vrijstelling niet uit of de diensten worden geleverd door een bedrijf, een instelling, een zelfstandig ondernemer of een freelancer. Ook maakt het niet uit of de diensten bij u aan huis worden geleverd of ergens anders. Mocht uw zorgverlener van mening zijn dat hij wel btw in rekening moet brengen, neemt u dan contact op met de Belastingdienst via of de belastingtelefoon De vrijstelling geldt niet voor bemiddelingskosten en administratieve ondersteuning. Vervanging bij ziekte en zwangerschap U hoeft geen pgb te reserveren voor het uitbetalen van vervangers, mocht uw zorgverlener ziek of zwanger worden. Zorgverleners met een overeenkomst van opdracht (dit is het geval bij het inhuren van familieleden in de 1e of 2e graad, zorginstellingen, particuliere bureaus en freelancers) hoeft u niet door te betalen bij ziekte of zwangerschap. Zorgverleners met een arbeidsovereenkomst moet u wel doorbetalen bij ziekte of zwangerschap (het maakt niet uit op hoeveel dagen de zorgverlener bij u werkt), maar u krijgt deze loondoorbetaling volledig vergoed door het Servicecentrum PGB van de Sociale Verzekeringsbank. U moet ziekte van uw zorgverleners met een arbeidsovereenkomst daarom altijd direct (binnen 24 uur) melden bij het Servicecentrum PGB. Dat kan telefonisch, op nummer (030) of per naar pgb@svb.nl. Welke extra vergoedingen wil ik aan mijn zorgverleners betalen? Naast het loon of honorarium kunt u ook een aantal vergoedingen aan uw zorgverleners betalen. De regelingen rond de extra vergoedingen zijn vaak ingewikkeld. Ze verschillen bovendien per soort overeenkomst die u hebt afgesloten met uw zorgverlener. Bent u lid van Per Saldo, raadpleeg dan de uitgebreide informatie over dit onderwerp op of bel met een pgb-consulent van de ledenservice. Belastingvrije vergoedingen Aan zorgverleners voor wie u loonheffing afdraagt, kunt u een aantal onkosten belastingvrij vergoeden. U draagt loonheffing af voor zorgverleners die op meer dan drie dagen bij u werken en voor zorgverleners voor wie u hebt gekozen voor opting-in (zie pagina 33). Reiskostenvergoeding (maximaal 0,19 per kilometer of een vergoeding van de werkelijke kosten voor openbaar vervoer). Werkkleding en hulpmiddelen die uw zorgverlener nodig heeft om u te helpen. Maaltijden bij overwerk. U kunt aan zorgverleners voor wie u loonheffing afdraagt, ook een aantal zaken belastingvrij verstrekken. Werkkleding en hulpmiddelen die uw zorgverlener nodig heeft om u te helpen. Een feestdagengeschenk, (bijvoorbeeld een kerstpakket), mits dat niet duurder is dan 70 per persoon per jaar of een feestdagenuitkering van maximaal 136 per keer tot een maximum van 272 per jaar. Uw zorgverlener betaalt hier geen belasting over, maar u als budgethouder betaalt wel een zogenoemde eindheffing van 15% over dit geschenk of deze uitkering. In de praktijk is het helaas lastig om dit te regelen. 19

20 Aftrekbare betalingen Ook aan zorgverleners voor wie u geen loonheffing afdraagt (zoals freelancers en mensen die met een familieovereenkomst bij u werken en voor wie u niet hebt gekozen voor opting-in), kunt u een aantal onkostenvergoedingen uitbetalen. Zij moeten die betalingen bij de aangifte inkomstenbelasting eerst bij hun inkomen (winst of opbrengsten uit overige werkzaamheden) optellen. Ze kunnen de betreffende kosten vervolgens weer als verwervingskosten aftrekken. Dat komt in feite op hetzelfde neer als een belastingvrije vergoeding. Welke bedragen ben ik als werkgever nog meer verplicht te betalen? Voor zorgverleners met een arbeidsovereenkomst die op meer dan drie dagen per week bij u werken, moet u loonheffing en premies werknemersverzekeringen afdragen. Ook moet u deze zorgverleners een vergoeding betalen voor de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet. Loonheffing omvat loonbelasting en premies volksverzekeringen (zoals de AWBZ en de AOW). Werknemersverzekeringen betreffen onder andere de WW en de WIA (voorheen de WAO). De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet is het deel van de zorgpremie dat door de Belastingdienst op het inkomen van uw zorgverlener wordt ingehouden. De loonheffing en het werknemersdeel van de premies werknemersverzekeringen kunt u inhouden op het brutoloon. Het werkgeversdeel van de premies werknemersverzekeringen en de vergoeding van de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet komen daar nog eens bovenop. Een werknemer die op meer dan drie dagen per week bij u werkt, kost u dus méér dan alleen zijn brutoloon. In de praktijk betaalt u zo n 16% tot 20% meer, vanwege deze werkgeverslasten. U kunt de loonheffing, de premies werknemersverzekeringen en de vergoeding voor de zorgverzekering uiteraard uit het te verantwoorden deel van uw pgb betalen. 20