Online betalen. E-captain help E-captain help

Transcriptie

1 1 / 12 Online betalen Met e-captain kunt u ook online betalingen laten verrichten. Hiervoor is een overeenkomst aangegaan met een betalingsservice provider. U kunt betalingen in e-captain via de volgende onderdelen laten verrichten : Activiteiten Formulieren - (Dus ook donaties, giften) Inschrijfgelden Openstaande facturen betalen Module reserveringen De module online betalen is geïntegreerd in e-captain. Er is een aparte overeenkomst nodig met uw informatie waarbij vermeld is op welke bank, de betalingen, de uitkeringen van de betalingen et cetera. Online betalen instellen in e-captain U zult voorafgaand aan het gebruik van enkele instellingen moeten plaatsen. Aangezien online betalingen gezien worden als vooruitbetalingen in e-captain zal er een rekening in het grootboekschema gemaakt moeten worden waar alle betaaltransacties naar toe geschreven worden. Bij het later afhandelen van de ontvangsten zullen alle betaalregels op de online betalingen tussenrekening worden tegengeboekt en zullen de kosten vanuit de ontvangen batchbetaling (u ontvangt een overzicht per uitbetaling) worden tegengeboekt op deze rekening U gaat naar de boekhouding en maakt een tussenrekening ideal Kruisposten aan. Wij kunnen deze niet automatisch aanmaken, omdat wij niet weten hoe uw grootboekrekening schema door u is opgebouwd. Bekijk dit document voor de online help van grootboekrekeningen Betalingen met ideal kosten via e-captain eurocent per betaling. Bij elke transactie die dus gedaan wordt via uw website met e-captain online betalen zal eurocent worden ingehouden door de bank-afhandelaar om de kosten direct te verwerken. Een batch die naar u betaald wordt ( een aantal betalingen in een bepaalde periode die vooraf vastlegt) kost per batch eurocent. De twee samen zijn de kosten die u voor online betalen betaald. Bij een uitbetaling worden deze kosten direct in mindering gebracht op uw ontvangsten. Voorbeeld 1 : Er zijn 10 leden die allemaal producten van de vereniging, stichting of het bedrijf afnemen met een totaalbedrag van 45 euro. Er worden in dit geval 10 betalingen gedaan. Deze 10 betalingen kosten de vereniging 10 * 60 eurocent. Als deze 10 betalingen naar u worden uitgekeerd dan komen daar nog de batchkosten bij. Deze bedragen per batch 25 eurocent.

2 2 / 12 In het totaal wordt er dus 10 * 60 eurocent (6 euro) en 1 * 25 eurocent (samen 6,25 euro ingehouden op het bedrag dat naar u wordt betaald. Aangezien de originele betaling 45 euro zou zijn wordt deze verminderd met de kosten van 6,25 euro. U ontvangt dus op uw rekening 38,75 euro aan ontvangsten vanuit de 10 betalingen. De 6.25 euro zijn de kosten die u betaalt om de transacties rond te krijgen. Instellingen online betalen per module Als u module online betalen aan heeft staan en u heeft een kruisposten rekening ten behoeve van ideal gemaakt dan kunt u nu verder met het instellen bij welke onderdelen u ideal wilt gebruiken. Ga hiervoor in het hoofd-menu naar Beheercentrum Klik op Online betalen Kies hier voor Instellingen Sisow om daar eerst de instellingen te plaatsen Bovenaan in het scherm van de instellingen ziet u dat er meteen wordt gevraagd naar de rekening waar de online betalingen op binnenkomen. Vervolgens wordt er meteen gevraagd naar de rekening waar de kosten die u betaalt aan de bank en provider naar toe geboekt mogen worden. In voorbeeld 1 is dit al uitgebreid aangegeven. Minimum te betalen Tevens ziet u hier een veld met het minimum bedrag. Betalingen lager dat het minimum bedrag zullen worden geweigerd. Het heeft ook geen zin om aan te geven dat een lid of relatie bv 2 euro zou moeten betalen. Aangezien de kosten van één ideal transactie al 60 cent bedragen en de batch (stel dat er maar één post in zit) 25 cent, dan zijn de kosten al 85 cent. Van de 2

3 3 / 12 euro houdt u dus maar 1,15 euro over, als u deze laat uitbetalen als 1 batch. Het is moeilijk te zeggen wat het minimumbedrag zou moeten zijn. Het is echter goed denkbaar dat het minimum bv 7,50 euro zou moeten zijn. Bij een minimum van deze grootte betaalt u 8% van het bedrag aan kosten. Als u opgeeft euro, dan is het nog maar 4%. Facturen betalen via online betalen Leden kunnen via de module online betalen ook openstaande facturen betalen. U zult als organisatie dan moeten toestaan dat leden mogen inloggen. Daarnaast zult u moeten toestaan dat leden de eigen financiële informatie mogen bekijken. Dit zijn instellingen waar u in e-captain gebruik van kunt maken. Als de 2 bovenstaande opties aan staan kunt u op zeer eenvoudige wijze online betalen integreren. U zet online betalen aan in Mijn Captain financieel op JA Vervolgens geeft u bij kenmerk op bijvoorbeeld : de factuur en de afkorting van de verenigingsnaam. Als deze 2 zijn ingevuld klikt u op de knop Opslaan Leden die nu inloggen kunnen het tabblad financieel van henzelf zien. Dit wordt zichtbaar door na het inloggen op de tekst Financieel Overzicht Na het aanklikken van de menukeuze financieel overzicht, wordt het tabblad financieel uit de ledenkaart opgehaald en op het beeldscherm getoond. Hier staan alle facturen die aangemaakt zijn vanuit e-captain naar het lid. In bovenstaand voorbeeld staan er nog 2 facturen open om te betalen. Het lid kan deze aanvinken en vervolgens op de knop ideal klikken om de betaling in gang te zetten. Activiteiten betalen via online betalen Online betalen kan verplicht gesteld zijn door de vereniging. Dan wordt er direct doorgegaan naar de ideal betaling. Betalingen met ideal is afhankelijk van instellingen binnen e-captain. Ga voor deze instellingen naar Beheercentrum Kies hier voor online betalen Klik op het item Instellingen Sisow (ideal)

4 4 / 12 Neem onderstaande instellingen over om de betalingen van de activiteiten via online betalen goed te laten verlopen. In het online betalen scherm wat nu getoond wordt, wordt het totaal bedrag getoond. Kies hier uw bank uit en klik op Betalen om verder te gaan. U wordt nu doorgestuurd naar het internetbankieren van uw eigen bank. Als uw betaling succesvol is voltooid, zal het onderstaande scherm worden geopend.

5 5 / 12 Er zijn momenteel 8 banken die meedoen met online betalen. ABN AMRO ASN Bank Friesland Bank ING Rabo Bank SNS Bank / Regio Bank Triodos Van Landschot Bankiers Onze partner in deze weet voor wie de betaling is. Uw scherm en data is voorzien van de kenmerken van uw online betalen account in e-captain. Op deze wijze wordt het geld ook naar de juiste afnemer gestort. Reserveringen betalen via online betalen Bij de e-captain reserveringen kunt u online betalen gebruiken. U kunt dit toevoegen als betaal mogelijkheid. U kunt ook aangeven dat uitsluitend via online betalen betaald kan worden. Reserveringen is een aparte module, deze wordt onder andere gebruikt voor: verhuren reserveren van roeiboten zeilboten sportuitrustingen sportzalen Als u bij een te reserveren goed (bijvoorbeeld een boot) een bedrag zet wat het kost om dat goed te reserveren, zal e-captain dat afhandelen. De afhandeling gaat gelijk aan de afhandeling van een factuur, betaling of bijvoorbeeld donatie. Inschrijfgeld betalen via online betalen

6 6 / 12 Bij de e-captain inschrijfgelden kunt u online betalen gebruiken. U kunt dit toevoegen als betaal mogelijkheid. Ook hier kunt u aangeven dat uitsluitend via online betalen betaald kan worden. Inschrijfgeld is te koppelen aan het lidmaatschap. Het lidmaatschap bij veel verenigingen is een combinatie van leden. De combinatie bepaalt wat er betaald moet worden aan lidmaatschapsgelden. Aangezien dat variabele is, kan op dit moment niet de contributie worden betaald via online betalen omdat de prijsberekening voor combinaties in lidmaatschappen niet gemaakt kan worden. Voorbeeld: 2e lid 10% korting. 3e lid 20% korting => Het is nu niet te bepalen wat er aan contributie betaald moet worden. 3 leden voor de prijs van 2 leden => Het is nu niet te bepalen wat er aan contributie betaald moet worden. 1 volwassene + 1 kind kost X 2 volwassenen + 1 kind kost Y 2 volwassenen + 2 kinderen kosten Z => Het is nu niet te bepalen wat er aan contributie betaald moet worden. De vereniging zal dat handmatig moeten oplossen door de juiste berekening toe te voegen. Vervolgens zal een contributiefactuur gemaakt worden. Die is dan wel te betalen via online betalen Donaties, giften en losse betalingen doen via online betalen Bij de e-captain activiteiten kunt u online betalen gebruiken. U kunt dit toevoegen als betaal mogelijkheid. U kunt ook aangeven dat uitsluitend via online betalen betaald kan worden. Voorbeeldscherm - Formulier losse bestelling Het linker scherm is een voorbeeld formulier dat is gemaakt. In dit voorbeeld worden petten verkocht van de organisatie voor 7,50 euro per stuk. Er kan ingevuld worden het aantal te bestellen petten. Tevens moet worden uitgerekend aantal maal prijs van 7,50 Het minimumbedrag te betalen is altijd 7,50, gelijk aan 1 pet.

7 7 / 12 Bij het aanklikken van online betalen zal er worden doorgeschakeld naar het betaalscherm dat e-captain heeft en waar gekozen wordt voor de juiste bank om de betaling af te werken. Als de juiste bank is gekozen wordt op de knop betalen geklikt. Nu komt het bankscherm in beeld om de betaling verder af te werken. Donaties In dit voorbeeld is gekozen voor de Rabobank om te betalen. De besteller zal nu bankinfo en betaalinfo moeten ingeven om de bestelling af te ronden. Na afronding van de bestelling komt de betaler terug op de website vanwaar is gestart om de betaling te doen. Een donatie wordt identiek afgehandeld aan een bestelling. Het is een incidentele betaling. Het berdrag is vermoedelijk vrij om te betalen mits voldaan is aan een minimum van... Zoals al aangegeven heeft een donatie van 2 euro door middel van online betalen weinig zin omdat 60 eurocent al wordt verbruikt om de betaling af te handelen door alle partijen. Zo hebben veel patiëntenverenigingen een minimum van bv 20 of 25 euro. Meer betalen mag altijd, maar het verzoek is om minimaal het aangegeven bedrag te betalen. De manier van werken en afhandelen is in deze beide situaties gelijk. Het betreft nl losse betalingen die niet gekoppeld zijn aan een vast onderdeel in e- Captain. Afhandelingsteksten die voorkomen, instellen Er worden tijdens het afhandelen en betalen een aantal instructiemomenten op het beeldscherm gezet. Deze teksten kunt u zelf bepalen. Bij de instellingen kunt u de teksten aangeven uitbreiden of vervangen die u wilt laten zien aan personen die via online betalen gaan betalen. Onderstaand ziet u voorbeelden van teksten die geplaatst kunnen worden. Het advies is om de teksten kort en helder te houden zodat er niet teveel gelezen hoeft te worden bij het betalen via onlinebetalen.

8 8 / 12 Uitbetaling naar uw bank of gironummer Als er betalingen zijn gedaan via online betalen dan zal er een moment komen dat de betaalde gelden naar uw rekening worden geschreven. Als een betaling plaats vindt naar uw rekening dan ontvangt u vooraf een met daarin de informatie over het bedrag en het aantal online betalingen dat aan u wordt overgemaakt. Tevens ziet u welke kosten er worden ingehouden door de provider. (bank en afhandelaars). In onderstaand voorbeeld wordt ontvangen aan betalingen 2.539,25 Het betreft in dit voorbeeld 65 transacties die gedaan zijn

9 9 / 12 De kosten worden in mindering gebracht op het ontvangen bedrag. Deze bedragen 39 euro voor 65 transacties en 0,25 euro voor de afhandeling van de batch die wordt gedaan. Het restant, in dit voorbeeld 2500 euro, wordt overgemaakt naar de rekening van de ontvanger. Het afrekenen naar u toe, kan door u worden opgegeven aan DISPI b.v. Zij plaatsen de instellingen die u wenst te gebruiken. Er is één beheerder die opgegeven is die dit kan wijzigen door middel van een nieuwe formulier in te vullen en naar DISPI b.v. op te sturen. Boekhouding functies Selecteer online betalen. Als u de module online betalen heeft dan vindt in u in het menu online betalen nog overzichten van de betalingen (pogingen tot, geannuleerde en succesvolle betalingen). Verder heeft u hier ook het overzicht van de batches die worden uitbetaald. U ontvangt een zoals beschreven met informatie over de batch die is betaald, daarnaast is in e-captain ook de batch zelf met alle transacties opvraagbaar. Op deze wijze krijgt u de betalingen ook apart in beeld. Groot voordeel is hier dat u kunt zien wie er betaald heeft en zelfs vanuit welke bank of gironummer de betaling is ontvangen. Bekijk online betalen transacties De transacties die plaats hebben gevonden worden allemaal gelogd in e-captain. De registratie vindt plaats in de boekhouding. Daarom is een 2-tal overzichtsbestanden aangemaakt die u kunt bekijken.

10 10 / 12 Alle transacties worden bewaard. Dat heeft onder andere te maken met het kunnen reproduceren van transacties, het kunnen nakijken van betalingen, maar ook met de boekhouding. In de transactielijst worden bij succesvolle transacties meteen de juiste koppelingen gemaakt. In onderstaand voorbeeld is gelijk zichtbaar, nadat een succesvolle transactie is geregistreerd, en de batchbetaling gedaan is, dat de posten in de betalingsbatch terug zijn te vinden. Zo weet u precies wat er in een betalingsbatch zit. Als een factuur betaald wordt vanuit mijn e-captain, via online betalen, dan wordt de factuur gelijk gekoppeld aan de online betalen betaalregel. Zo ziet u meteen bij de transacties welke facturen zijn voldaan via online betalen. Overzicht op de ontvangen - uitbetaalde batches De uitbetalingen die naar u gedaan worden, gebeuren op basis van de door u opgegeven parameters. Dit is per dag, per bedrag of aantal transacties. Een batch wordt door u ontvangen per . e-captain vangt de batchbetalingen ook op in e-captain. De betalingsinformatie wordt geregistreerd in e-captain. Een batchregel wordt geplaatst in het bestand online betalen uitbetalingen. Op basis hiervan kunt u via het icoon links in de batchregel, de individuele posten die voorkomen in de batch bekijken. Zo is snel te achterhalen of de betaling van een persoon ook al bij u binnen is vanuit de bank. Beide bestanden zijn voor controle en om inzicht te krijgen in wat online betalen voor u doet. Onderstaand voorbeeld geeft de regels weer voorkomend in de batch in het voorgaande scherm. Het bedrag maar ook de persoon die betaald heeft is hier zichtbaar. ideal via app Sinds juni 2015 (sommigen eerder) is het voor uw klanten die ideal gebruiken ook mogelijk via de app te betalen. Dit werkt als volgt: Indien de klant in e-captain op ideal klikt en een bank kiest controleert het systeem van de bank of hun betaal app is geinstalleerd op het (mobiele) apparaat. Zo JA dan krijgt u de keuze om via de app te betalen of via de webpagina. De afhandeling kan per bank verschillen. Zo is het bij ABN-AMRO nog wel nodig om de e-identifier te gebruiken indien uw klant nog niet eerder wat afgerekend heeft via ideal bij uw organisatie. Meestal is het invoeren van de 5 cijferige identificatiecode voldoende. Ook bij andere betaalwijzen zoals Sofort is het mogelijk dat de klant de keuze krijgt voor een app indien beschikbaar. Voor u als ontvanger is er geen verschil welke weg de klant gevolgd heeft.

11 11 / 12 Alternatieven voor IDEAL ideal is met afstand de goedkoopste online betaalwijze. Maar voor klanten zonder Nederlandse rekening onbruikbaar. Hiervoor hebben we de volgende alternatieven. Bij alle betaalwijzes staat een richtprijs voor de kosten. Hieraan kunnen geen rechten ontleend worden. De prijs kan door de aanbieder gewijzigd worden en hangt soms ook af van het volume. ideal 0,60 per geslaagde transactie Sofort 0,30 en 1% per geslaagde transactie Mr Cash, 0,40 en 1,8% per geslaagde transactie PayPal 0,60 en 1,5%-3,4% per geslaagde transactie (3.4% geldt tot omzet per maand, daarboven stapsgewijs korting, zie: Credit cards (afhankelijk van aanbieder, maar als indicatie kunt u de PayPal tarieven aanhouden) Sofort geldt ook wel als de Duitse ideal en is te gebruiken in: Nederland, België, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Engeland, Spanje, Italië, Frankrijk en Polen. Op dit moment is dit ons goedkoopste internationale alternatief voor online betalen. Indien u Sofort of Mr Cash wenst te accepteren dan loopt dit via het bedrijf Sisow. Indien u al ideal gebruikt dan heeft u al een contract en dient u alleen de gewenste betaalwijze(s) in uw account te laten activeren. Indien u in e-captain via beheercentrum naar online betalen gaat dan doet e-captain een online opvraag van de actuele Sisow betaalwijzes. Deze komen dan in het menu waarna u de gewenste instellingen per betaalwijze kunt instellen. Het is dus mogelijk om Sofort bijvoorbeeld alleen voor activiteiten aan te zetten en niet voor het betalen van een factuur. Indien u credit cards wenst te accepteren dan kan dat in e-captain via 2 PSP s (Payment Service Providers) : PayPal en CardGate. Indien u PayPal gebruikt dan krijgt u eigenlijk automatisch ook creditcards. Een klant kan namelijk zonder PayPal rekening via PayPal iets afrekenen met zijn credit-card. Het is gebleken dat vooral voor stichtingen dit veel handiger is dan een direct credit card acceptant worden met de daarbij horende aanvraag procedures. PayPal Voor PayPal dient u een PayPal account te hebben, hierop wordt de uitbetaling gedaan.paypal kent een zogenaamde uitgestelde (pending) status, zie Het kan vele 10 dagen duren voordat de betaling definitief is gemaakt. In die tijd is de activiteit waarvoor men bijvoorbeeld inschrijft mogelijk al geweest. Deze betaalwijze wordt NIET door e-captain ondersteund. De pending status zal als afgekeurd worden afgehandeld, ook als er later wel een betaling binnenkomt. U dient daarom deze betaalwijze in uw PayPal account te blokkeren: Log in op uw PayPal-rekening op Klik op de subtab Profiel Klik op Verkoopvoorkeuren Klik op Bijwerken naast Betalingen blokkeren Vink de volgende optie aan: uitgestelde bankbetalingen voor Webwinkelbetalingen of Duitse bankoverschrijvingen voor alle Webwinkelbetalingen behalve ebay Klik op Opslaan. Andere betaalwijzes Niet genoemde betaalwijzes zoals MyBank worden niet ondersteund maar neem altijd even contact op met de helpdesk we horen graag aan welke betaalwijzes behoefte is. Aanbetaling online betalen Indien u gebruik maakt van bevestigingen in de passanten module dan kunt u deze optie gebruiken. Meestal wordt een reservering pas gefactureerd bij vertrek van de gast zodat er nog extra dagen of opties bij gezet kunnen worden. U kunt (aan)betalingen boeken op deze reserveringen. De aanbetaling wordt dan een aparte factuur (met het artikel aanbetaling) die u via de kassa of bankboek op betaald zet, en er wordt voor datzelfde bedrag met aantal -1 een openstaande aanbetaling artikel op de artikelkaart gezet. Deze wordt ook aan de reservering gekoppeld. Het totaalbedrag van de reservering blijft hierdoor gelijk maar het openstaande bedrag is nu lager.

12 Powered by TCPDF ( 12 Bij vertrek worden simpelweg alle nog te factureren artikel gefactureerd, het resultaat kan dan 0 zijn. Indien u ideal of een andere online betaalmethode heeft dan kunt u bij de instellingen van deze betaalwijze kiezen Sisow ideal in bevestiging mail? (tekst afhankelijk van uw actieve betaalwijze). Als u deze op Ja zet dan kunt u in de mail template van de bevestiging de code %_AANBETALING_URL_NL% gebruiken. Voorbeeld: Via deze link kunt u de aanbetaling doen %_AANBETALING_URL_NL% Deze % code wordt vertaald naar een link waarop de klant kan klikken. Als naam krijgt de link Betaal online. U kunt ook de Duitse variant gebruiken: %_AANBETALING_URL_DE%. Deze krijgt als naam: Online bezahlen Klik op deze link om het actuele openstaande bedrag voor deze reservering op te halen. Indien aanbetaling toegestaan was dan krijgt de klant de keuze tussen dit bedrag of het volledige bedrag. Men kan niet zelf een bedrag invullen. Alle tekst is in de taal van de gast (afhankelijk van taalkeuze bij relatie dan wel gekozen land). Alleen Nederlands, Duits en Engels wordt ondersteund. Alle overige landen zien de Engelse tekst. Bij de betaalwijzes komen de online betaalwijzes waarbij u deze optie heeft aangevinkt. Als kenmerk gebruikt e-captain hetgeen ingevuld is bij Bet. Kenmerk verhuur bij de online betaalwijze. Indien u Sofort gebruikt kunt u hier het kenmerk in het Duits invullen. Bij Mr. Cash in NL/FR et cetera Als omschrijving wordt het reserveringsnummer gebruikt. Met betalen gaat de klant naar de gekozen afhandelaar. Als de betaling gelukt is maakt e-captain de boekingen zoals bij een aanbetaling maar de aanbetaling factuur wordt ook op betaald gezet. Als de klant alleen een aanbetaling heeft gedaan dan kan hij later nogmaals op de originele link klikken om het restant te betalen. Vertraagde geslaagde betaling Een bijzondere situatie ontstaat wanneer uw klant betaalt bij de bank maar vervolgens niet op de normale wijze terugkeert naar e-captain. Meestal is de klant hier zelf schuldig aan: De klant sluit de browser De klant klikt op vorige of surft naar een andere website De klant doet helemaal niets (laat die pagina staan omdat ze weggelopen zijn) Maar de verbinding kan natuurlijk ook precies op dat moment wegvallen etc. Het is dus belangrijk dat de klant altijd op Verder of Terug naar winkel klikt (tekst verschilt per bank en betaalwijze). Alleen dan geeft de bank het resultaat direct naar e-captain door. Gelukkig is dit in de praktijk ook vrijwel altijd het geval. Maar als er niet op Verder wordt geklikt dan geldt er nog een vertraagde terugmelding, dit gebeurt uiteraard zonder dat de klant dit merkt en via een speciale koppeling. In het e-captain systeem is de afhandeling dan gelijk als bij de normale betaling. Dus bij een activiteit bijvoorbeeld wordt de inschrijving gewoon gemaakt, bedrag in boekhouding gezet etc. Indien er een gestuurd wordt, wordt die ook gewoon gestuurd en krijgt de klant dus alsnog een bevestiging. Maar indien er normaal ook geen wordt gestuurd kan de klant dus in onzekerheid verkeren of het nu gelukt is. Ook kan hij niet een factuur/orderbevestiging downloaden et cetera indien dat voor die betaling normaal wel mogelijk was. Hetzelfde geldt indien men de browser sluit na starten transactie of na mislukken en niet terugkeren. Ook dan blijft de transactie openstaan (er is geen status) en komt pas enige tijd later in e-captain dat de betaling mislukt is. De maximale tijd tussen starten transactie en terugmelding van de status bij niet terugkeren naar e-captain is: ideal: 20 minuten Mr. Cash: 1 uur Sofort: 3 uur Deze tijden zijn eigenschappen van de betaalwijze, e-captain heeft hier geen invloed op. / 12